ADVIES FOCUSGROEP raad - inrichting raadzaal gemeentehuis Vijfheerenlanden

Notitie Focusgroep raad – inrichting raadzaal gemeentehuis VHL Van:

Focusgroep raad

Aan:

Gemeenteraad Vijfheerenlanden

Datum: 29 september 2025 --------------------------------------------------------------------------------------------------Inleiding De focusgroep raad heeft in diverse sessies intensief meegedacht over de inrichting van de raadzaal in het nieuwe gemeentehuis. Het huidige voorstel is het resultaat van een reeks optimalisaties en afwegingen, mede naar aanleiding van eerdere moties en wensen vanuit de raad. Proces en voorgeschiedenis De focusgroep wijst erop dat de inrichting van de raadzaal in eerste instantie niet was opgenomen in de totale verbouwingsbegroting. Dit leidde tot een motie van de raad waarin werd verzocht om de inrichting alsnog mee te nemen. Vervolgens is een voorstel met meerdere scenario’s uitgewerkt, waarbij kosten zijn gereduceerd om binnen de financiële kaders te blijven. Die kostenreductie is te niet gedaan door tegenvallers als extra funderingskosten. Het valt de focusgroep op dat de vraag waarom de raadzaal oorspronkelijk buiten de verbouwingsbegroting is gehouden, in het huidige voorstel niet wordt beantwoord. Dit roept vragen op over de integraliteit van de projectaanpak en de transparantie van het financiële proces.

Financiële beoordeling Hoewel het voorstel nu financieel sluitend lijkt door het inzetten van de DUMAVAsubsidie, plaatst de focusgroep hier kanttekeningen bij: - De subsidie is bedoeld voor verduurzaming, en wordt nu indirect gebruikt om een gat van €400.000 te dichten dat is ontstaan door tegenvallers in de fundering. - Dit wekt de indruk dat het project financieel sluitend wordt gepresenteerd, terwijl er sprake is van verschuiving van middelen en gebrek aan structurele dekking voor de raadzaalinrichting. - De focusgroep mist een heldere toelichting op de oorspronkelijke keuzes en afwegingen die tot deze situatie hebben geleid.

Inhoudelijke beoordeling Het ontwerp voldoet aan de wensen van de focusgroep: -

Opschaling naar 35 raadsleden is meegenomen.

-

AV-middelen zijn geoptimaliseerd en grotendeels passend bij de functionele eisen. De focusgroep vraagt de griffie hier kritisch op mee te blijven kijken.

-

Er is aandacht voor hybride vergaderen, slechthorenden, en presentatiemogelijkheden.

Risico’s en randvoorwaarden De focusgroep onderschrijft de risicoparagraaf in het raadsvoorstel en benadrukt: -

Het belang van monitoring tijdens de uitvoering, vooral bij technische integratie van audiovisuele middelen en vraagt hier de inzet van de griffie op..

-

Het risico dat de definitieve beschikking van de subsidie lager uitvalt.

-

Het uitgangspunt dat extra wensen alleen binnen het bestaande budget kunnen worden gerealiseerd.

Conclusie en advies De focusgroep spreekt haar waardering uit voor het ontwerp en de samenwerking, maar benadrukt dat een goed ontwerp niet los gezien kan worden van een transparant en zorgvuldig financieel proces. De focusgroep mist een duidelijke toelichting op de oorspronkelijke keuze om de zaalinrichting niet mee te nemen in de verbouwingsbegroting.