Aanbevelingen werkgroepje 3.docx

Aanbevelingen werkgroepje 3 DWR Probleemstelling/Opdracht Binnen de commissie doorontwikkeling werkwijze raad, heeft werkgroepje 3 zich gebogen over de volgende probleemstelling: Hoe werken de verschillende bestuursorganen op een constructieve én prettige manier samen met het juiste rolbesef en rolinvulling. Inspiratiesessie: Op 12 april jl. hebben de drie werkgroepjes in een speciaal daarvoor georganiseerde vergadering van de commissie DWR elkaar en de overige leden van de raad, commissies en het college meegenomen in de inspirerende voorbeelden die de werkgroepjes in hun zoektocht naar doorontwikkeling hadden opgedaan. Werkgroepje drie maakte hierbij gebruik van de inbreng van 3 dialoogsessie die zij georganiseerd hadden met achtereenvolgens het college, raadsleden en strategisch ambtenaren. In deze dialoogsessies is gesproken over de probleemstelling zoals hierboven genoemd. De verschillende groepen hebben hierop vanuit hun eigen perspectief gereageerd. Naast de dialoogsessies heeft werkgroepje 3 de griffier en wethouder wonen van de gemeente Altena, Hans Peet & Hans Tanis, die vertelden op welke manier de gemeente Altena vorm geeft aan de sturende rol van de raad en een constructieve samenwerking met het college.

Uitgangspunten: Tijdens de dialoogsessie zijn vele vormen van bijeenkomsten voorbij gekomen zoals pizza-overleg, koffiemomenten, schoolpleinsessies en benen-op-tafel overleg. Voor en nadelen zijn met de verschillende groepen besproken. Werkgroep 3 adviseert om met de volgende uitgangspunten te werken: 

Alles is openbaar tenzij….



Juiste rolinvulling



Juiste rolbesef

Transparantie van het politieke besluitvormingsproces is een groot goed. Waar het gaat om oordeelsvorming, discussie op de inhoud zullen overlegvormen dan ook altijd openbaar zijn. Sommige onderwerpen lenen zich voor een besloten werksessie omdat het gaat over werkafspraken of over technische procesafspraken. Bovenstaande moet dus met de juiste rolinvulling en met het juiste rolbesef. Doordat de raad eerder in het besluitvormingsproces betrokken raakt, bestaat het gevaar dat de raad op de stoel van het college gaat zitten dan wel dat op de verkeerde tijd en plaats het politieke debat ontstaat. Aanbevelingen: Er is veel enthousiasme over de manier van werken die gepresenteerd is door gemeente Altena en kan een antwoord zijn op een aantal behoeften die opgehaald is in de verschillende dialoogsessies en de probleemstelling die de werkgroep heeft onderzocht. De aanbevelingen gaan hoofdzakelijk over het werken met een Lange Termijn Agenda en verdere uitwerking daarvan. Naast deze aanbevelingen heeft werkgroepje 3 de ruimte

genomen om ook aanbevelingen op te nemen die op andere gebieden kunnen helpen in de doorontwikkeling werkwijze raad.

Aanbevelingen Lange Termijn Agenda: De raad van VHL heeft de ambitie om op een aantal majeure onderwerpen aan de voorkant betrokken te zijn en te sturen in het proces.

De LTA is een instrument om als raad, in samenspraak met het college, sturing te geven aan de raadsagenda en het verloop van belangrijke beleidsprocessen. De LTA maakt het dus mogelijk om als raad een proces-architect rol te vervullen. Kortom, waar wil de raad op inzetten om een (pro-)actieve rol te spelen en ook maatschappelijk toegevoegde waarde zichtbaar te maken? Wat is er nodig om actief met de Lange Termijn Agenda te werken? 1.

Maak categorieën in de LTA

a. Raad op kop b. Raad stuurt c. Raad volgt

2.

Vul de LTA in samenwerking

De Lange Termijn Agenda moet worden gevuld, dit kan vanuit de begroting, dit kan op aandragen van verschillende partijen en kan op aandragen van het college. Belangrijke aandachtspunten hierbij is communicatie en tijd. De Lange Termijn Agenda moet uitgelegd worden aan zowel raadsleden als collegeleden maar vooral ook in de organisatie. Wat betekent het werken met een LTA en wat wordt er dan van je verwacht. 

3. 

4.

De griffie vult in samenwerking met de organisatie/directie de LTA voor wat betreft de categorie De Raad Volgt, dit wordt gedaan op basis van de vastgestelde begroting en de concernplanning.

Werksessie met raadsleden zorgen voor onderverdeling van categorieën De griffie organiseert 2 keer per jaar werksessies met raadsleden om de LTA te vullen voor wat betreft de 2 andere categorieën, De Raad op Kop en De Raad Stuurt. In deze werksessies kan hier langer bij stil gestaan worden. Vervolgens zal deze door het presidium worden vastgesteld. Binnen de presidiumvergaderingen blijkt hier niet genoeg tijd en aandacht voor te zijn.

Richt Kleine Slimme Groepjes in voor categorie 1 De Raad op Kop

Doel van Kleine Slimme Groepjes/begeleidingsgroepjes    

Kennis delen van raadsleden die deskundig zijn op het onderwerp Portefeuillehouder heeft een belangrijke rol Niet alle fracties aanwezig (2 raadsleden, 1 coalitie en 1 oppositie) (Strategisch) ambtenaar deelt kennis en adviseert



5.

Raadsadviseur is penvoerder

Klein Slim Groepje maakt een bestuursopdracht

  

Zo is de opdracht afgebakend Presidium stelt bestuursopdracht vast Bestuursopdracht wordt gepubliceerd

6.

Stel een hoofdlijnennota vast

Voer opinie discussie in de commissie, college neemt opbrengst mee en schrijft hoofdlijnennota, deze hoofdlijnennota wordt besproken en vastgesteld door de raad. Belangrijk onderdeel van deze nota zal inwonersparticipatie zijn. Hoe wordt dit vormgegeven en door wie. Wat wordt er gevraagd en wat mogen de verwachtingen zijn? 7.  

Gebruik ook de categorie De Raad Volgt Dit helpt om grote pieken in aanlevering van stukken op tijd te kunnen sturen Dit mag geen afrekentool worden

Aanbevelingen Opinie uitwisseling: 1. Geef meer ruimte aan college tijdens een opiniërende bespreking. Op dit moment worden opiniebesprekingen volgens dezelfde vorm als adviesbesprekingen gevoerd. Om meer opbrengst te hebben vanuit de opiniebesprekingen is de aanbeveling het college hier meer ruimte te geven in de vorm van interrupties. Wanneer het college kan interrumperen kunnen zij meer doorvragen naar wat de fractie inbrengt.  

Interrupties moeten meer mogelijk zijn zodat er een echte discussie gevoerd kan worden met het college. College kan duidelijker antwoord krijgen op de vragen die gesteld zijn.

2. Train voorzitters om er zoveel mogelijk uit te halen en te sturen op inhoud

Aanbevelingen efficiënter vergaderen: 1. Geef ruimte aan inspraak van inwoners op de juiste plek Gericht aan werkgroep 2--> gehoord hebbende de behoefte meer te kunnen met betrokken inwoners is er veel draagvlak voor Informeren en Ontmoeten. Deze behoefte kwam vooral uit de dialoogsessie met de raadsleden. Misschien moet ook de naam “VHLplein” veranderen.

2. Sturende rol van presidium op agendering

Het presidium zou een meer sturende rol moeten nemen in het agenderen van stukken. Het zou goed zijn als het presidium deze rol wat meer zou intekenen voor zichzelf.  

Wanneer stuur je stukken terug? Op welke manier (communicatie) Voorbereiding van presidium, om te agenderen moet je de inhoud kennen.

3. Secretaris & Griffier bekijk mogelijkheden voor mandatering/delegatie Het lijkt de moeite waard om te leren van andere middelgrote gemeenten om te kijken of de grens van mandatering wel goed ligt in Vijfheerenlanden. Er komen nu stukken op de agenda van de raad waarvan je zou kunnen bekijken  

Wat is aan de raad om vast te stellen, wat wil de raad wellicht mandateren? Secretaris en griffier op stage bij andere middelgrote gemeenten om te kijken waar zij de grens leggen?