Aanbevelingen werkgroepje 2.docx
Tekst van het document
Aanbevelingen werkgroepje 2 DWR In/aanleiding Na 1 jaar werken met het BOB model is deze manier van werken volgens afspraak geëvalueerd met een enquête. Hieruit bleek dat raads- en commissieleden en collegeleden tevreden zijn met de wijze waarop het vergaderstelsel werkt, maar dat er wel aandachtspunten zijn, waaronder de invulling van de beeldvormende fase. In de raad van 1 oktober 2020 is besloten een commissie doorontwikkeling werkwijze raad in te stellen die voor de zomer van 2021 een voorstel aan de raad zal voorleggen met verbeterpunten. Probleemstelling/Opdracht In de commissie DWR van 18 januari 2021 zijn drie werkgroepjes ingesteld. Werkgroepje 2 heeft de opdracht gekregen om te verkennen hoe de beeldvormende fase zo ingericht kan worden dat: 1. De raad zo breed mogelijk geïnformeerd is over zoveel mogelijk aspecten van een onderwerp; 2. De raad door het inzetten van informeren en ontmoeten meer invulling kan geven aan zijn volksvertegenwoordigende rol; 3. Er meer ruimte is voor participatie van inwoners, bedrijven en maatschappelijke organisaties. Inspiratiesessie Op 12 april jl. hebben de drie werkgroepjes in een speciaal daarvoor georganiseerde vergadering van de commissie DWR elkaar en de overige leden van de raad, commissies en het college meegenomen in de inspirerende voorbeelden die de werkgroepjes in hun zoektocht naar doorontwikkeling hadden opgedaan.
Werkgroepje twee maakte hierbij gebruik van de inbreng van de griffier van gemeente Den Bosch, Wim Amesz, die vertelde op welke manier zijn gemeente met informeren en ontmoeten-bijeenkomsten invulling geeft aan de beeldvormende fase. Aanbevelingen Volgens planning komt werkgroepje 2 voor de commissie DWR van 31 mei met een aantal aanbevelingen voor verbetering van de beeldvormende fase en de invloedsmogelijkheden van inwoners op het besluitvormingsproces van de raad. Op basis van gesprekken die gevoerd zijn binnen de werkgroep en op basis van de inspirerende bijdrage van gemeente Den Bosch worden de volgende aanbevelingen voorgesteld: -
De VHL pleinen van 14 oktober en 25 november worden gebruikt als proefavonden voor een aangepast VHL plein waarbij naast ruimte voor het delen van informatie (vanuit het college of andere partijen) ook ruimte voor ontmoeting is.
-
Het ontmoeten (inspreken inwoners) in deze twee bijeenkomsten komt in de plaats van de inspraakmogelijkheid in de commissievergaderingen in de cyclus van november en december.
-
Briefschrijvers/insprekers worden actief benaderd om deel te nemen aan het VHL plein.
-
De tijd tussen presidium en VHL plein is kort. Dat maakt het lastig voor insprekers om zich goed voor te bereiden op geagendeerde onderwerpen. We zoeken naar een mogelijkheden om dit ongemak zo veel mogelijk te beperken.
-
Het aantal onderwerpen dat fysiek (of live digitaal) wordt gepresenteerd is beperkt. Het gebruik van een webinar (of iets dergelijks) wordt gestimuleerd.
-
We onderzoeken de mogelijkheid om met het aangepaste plein andere locaties aan te doen (rondreizend ‘circus’).
-
In het derde kwartaal 2022 volgt een evaluatie van deze werkwijze en wordt besloten of deze manier van werken (eventueel aangepast) de nieuwe vorm van beeldvorming wordt.