Aanbevelingen werkgroepje 1.docx

Opbrengst werkgroep 1 Werkgroep 1 presenteert in dit stuk verschillende aandachtspunten en maatregelen voor het verloop van de raads- en commissievergaderingen. Bij de inspiratiesessie op 12 mei hebben we door middel van ‘tegelwijsheden’ laten zien waar wij ons over verbazen, als het gaat over de orde van onze vergaderingen. In dit stuk hebben we deze verbazing vertaald naar maatregelen. Over deze maatregelen willen we graag een ieders mening horen. Sommige maatregelen vinden wij echt een goed idee. Bij andere maatregelen hebben we ook alternatieven geformuleerd, om goed te horen hoe de commissie hierover denkt. Ons hoofddoel: efficiënte vergaderingen De inhoud moet de aandacht krijgen die het verdient. Maar we moeten niet debatteren om het debatteren. Het moet ergens toe leiden. Het debat is een middel, geen doel. We hebben genoeg te bespreken. Juist daarom moeten we dat op een efficiënte manier doen. We hebben gekeken naar het Reglement van Orde en andere middelen die kunnen helpen. Hoe versterken we onze procedures, onze competenties en onze cultuur? Doel 1: We volgen de verordening en we volgen BOB. De voorzitter is cruciaal voor een efficiënte vergadering. Met andere woorden: we kunnen van alles aanpassen in de verordening, maar de uitwerking daarvan valt of staat met de voorzitter.

 We bieden de voorzitters voldoende training aan, gericht op de verordening en de toepassing van het BOB model. In de verordening staan de spelregels van de vergadering. Het spreekt voor zich dat kennis van alle deelnemers van het reglement bijdraagt aan een efficiënte vergadering. Vergelijk het met een scheidsrechter die niet telkens voor een overtreding hoeft te fluiten omdat de voetballers zich aan de regels houden. Dan is het spel sneller en leuker.  In de Raadsbreed komt maandelijks een rubriek ‘hoe heurt het eigenlijk’.  In het Spiekbriefje voor nieuwe raadsleden wordt een uitleg van BOB toegevoegd. Ook wordt de verordening uitgebreid toegelicht.  We accepteren dat de voorzitter sneller ingrijpt. In de vergaderingen moet nog strakker vastgehouden worden aan het BOB model. Raadsleden stellen dan bijvoorbeeld technische vragen vóór de commissievergadering en niet tijdens de commissievergadering. Dat vereist dus goede voorbereiding, anders ben je te laat. De commissievergadering is gericht op oordeelsvorming en dus ook op onderling debat. De raadsvergadering is voor besluitvorming. De fase van debat is dan voorbij. De voorzitter moet hier ook op sturen.

 De voorzitter draagt een steller van technische vragen op om deze op de mail te zetten.  De voorzitter draagt raadsleden op om bij het onderwerp te blijven.  Met de ambtelijke organisatie wordt een deadline afgesproken, waarbinnen technische vragen nog gegarandeerd vóór de commissie beantwoord worden. Bijvoorbeeld 2 werkdagen voor het begin van de commissie. Dit helpt de organisatie en de griffie.  Interrupties in de eerste termijn (nu alleen bedoeld voor verduidelijking) worden afgeschaft. In de tweede termijn mogen interrupties onbeperkt, zolang geen herhaling van dezelfde argumenten plaatsvindt. Een debat is het uitwisselen van standpunten, niet een welles-nietes. De verordeningen kunnen worden aangescherpt om meer recht te doen aan het BOB model, maar ook ruimte te geven voor politiek debat.  De raadsvergadering hoort gericht te zijn op besluitvorming, maar nu wordt vaak ook de commissie deels opnieuw gedaan. Daarom wordt de norm dat besluiten in de raad worden geagendeerd als hamerstuk, met 2 uitzonderingen: o als er een amendement of motie bij wordt ingediend. Het college krijgt in de raad dan ook alleen het woord om te reageren op een motie of amendement. o als er zware politieke redenen zijn om toch iets over het stuk te willen zeggen. Bij het vaststellen van de agenda kan dat worden aangegeven.

Bij de overige agendapunten kan iedere partij een stemverklaring afgeven.  Als toevoeging/alternatief: we voegen een categorie toe tussen hamerstukken en bespreekstukken: hamerstuk met toelichting. Een fractie kan voor deze categorie kiezen bij het vaststellen van de agenda: de fracties die dit willen krijgen dan 2 minuten spreektijd. Er is één termijn, geen vragen aan het college en geen interrupties.  Stemverklaringen worden beperkt tot max. 20 seconden.  Voor het laten plaatsvinden van een interpellatiedebat dient minimaal 1/3 van de raad (11 raadsleden) voor het verzoek te stemmen. Op dit moment is voor het aanvragen van een interpellatiedebat een raadsmeerderheid nodig. Dit betekent dat ook altijd een coalitiepartij nodig is om een interpellatiedebat te laten plaats vinden. Maar, dit belangrijke instrument moet voor alle raadsleden beschikbaar zijn om het college ter verantwoording te kunnen roepen. Doel 2: We zetten minder onderwerpen op onze agenda. Regelmatig moeten vergaderingen op een ander tijdstip worden vervolgd, omdat het niet is gelukt om de hele agenda af te werken. Dat is voor iedereen vervelend. Een volle agenda zorgt er ook voor dat onderwerpen onder druk moeten worden behandeld. Dit samen is niet goed voor een snelle en inhoudelijke behandeling van de besluiten.

In praktijk zet de agendacommissie vaak alle voorstellen vanuit het college op de agenda. Maar de raad gaat over zijn eigen agenda: de agendacommissie mag kwantitatief en kwalitatief kieskeurig zijn.  Bij de agendacommissie schuift, op verzoek na oordeel van de griffie, de gemeentesecretaris aan om advies te geven over de noodzaak en urgentie van het behandelen van de verschillende voorstellen. De gemeentesecretaris kan een inhoudelijke toelichting geven indien nodig, maar kan ook aangeven wat de consequenties zijn van een eventuele keuze een voorstel een cyclus door te schuiven. De gemeentesecretaris schuift dan alleen aan voor vragen over de agenda. De commissie behoudt het laatste woord. Dit voorstel is op de tafel van de werkgroep gekomen, nadat de gemeentesecretaris dit heeft voorgesteld. Werkgroep 1 acht het aanschuiven van de gemeentesecretaris bij de agendacommissie in strijd met het dualisme en geeft hierbij daarom een negatief advies.  Als alternatieven: als duidelijk is dat de agenda volloopt, vraagt de griffier aan de gemeentesecretaris wat de consequenties zijn van het uitstellen van de behandeling voorstel. Deze informatie wordt meegenomen in de agendacommissie. Of: in de raadsvoorstellen wordt standaard een extra kopje toegevoegd met een uiterste deadline en gevolgen als het stuk niet op de agenda wordt geplaatst.

 Als vooraf al duidelijk is dat de agenda waarschijnlijk niet voor 11 uur wordt afgerond, wordt direct al een reserve avond geprikt. Dit voorkomt dat dit pas een paar dagen van te voren bekend is. Door dit direct bij de agendacommissie te doen, kan iedereen hier alvast rekening mee houden.