Aanbestedingsdocument Accountantscontrole 24-01-2024
Tekst van het document
Aanbestedingsdocument:
ACCOUNTANTSCONTROLE - GEMEENTE VIJFHEERENLANDEN
IBMN-2023-VIJ-AH-011
Aanbestedingsdocument: Accountantscontrole met kenmerk IBMN-2023-VIJ-AH-011 _____________________________________________________________________________________
INHOUDSOPGAVE 1.
Algemeen .........................................................................................................................................5
1.1
Inleiding ........................................................................................................................................5
1.2
Definities .......................................................................................................................................5
1.3
Leeswijzer en inhoud aanbestedingsdocument ...........................................................................6
1.4
Aanbestedingsprocedure..............................................................................................................6
1.5
Communicatie...............................................................................................................................6
1.6
Elektronisch medium ....................................................................................................................6
1.7
Klachten ........................................................................................................................................7
1.8
Instemming toepasselijkheid ........................................................................................................7
1.9
Inkoopvoorwaarden .....................................................................................................................7
1.10
Garanties ......................................................................................................................................7
1.11
Eventuele gebreken, onvolkomenheden etc. ...............................................................................7
1.12
Mededelingen en uitwisselingen van informatie .........................................................................7
1.13
Voorbehouden ..............................................................................................................................7
1.14
Varianten (alternatieven) .............................................................................................................8
1.15
Motiveringen ................................................................................................................................8
1.15.1
Artikel 1.5 Aanbestedingswet 2012 ......................................................................................8
1.15.2
Artikel 1.10 Aanbestedingswet 2012 ....................................................................................8
1.16
Planning ........................................................................................................................................8
1.17
Artikel 2.81 Aanbestedingswet 2012 ............................................................................................8
1.18
Aantal inschrijvingen ....................................................................................................................9
1.19
Inschrijven als combinatie ............................................................................................................9
1.20
Kennelijk onredelijke en/of irreële en/of ongeloofwaardige (eenheids-)prijzen .........................9
2.
Eisen met betrekking tot de uitvoering .........................................................................................11 2.1
Programma van Eisen .................................................................................................................11
2.2
Overige uitvoeringseisen en -aspecten ......................................................................................11
2.2.1
Nederlandse taal.................................................................................................................11
2.2.2
Inschakeling onderaannemers bij de opdracht ..................................................................11
2.2.3
Geen ongeoorloofde inbreuk op rechten van derden ........................................................11
3.
Minimumeisen (uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen) ........................................................12 3.1
Uitsluitingsgronden ....................................................................................................................12
3.1.1
Artikel 2.86 Aanbestedingswet 2012 ..................................................................................12
_____________________________________________________________________________________ Pagina 2 van 31
Aanbestedingsdocument: Accountantscontrole met kenmerk IBMN-2023-VIJ-AH-011 _____________________________________________________________________________________ 3.1.2
Artikel 2.87 Aanbestedingswet ...........................................................................................12
3.1.3
Bewijs bij inschrijving ..........................................................................................................13
3.1.4
Bewijsstukken na inschrijving .............................................................................................13
3.15
Uitsluitingsgrond (-en) in verband met het Sanctiepakket Rusland ...................................13
3.2
Geschiktheidseisen .....................................................................................................................14
3.2.1
De technische bekwaamheid en beroepsbekwaamheid ........................................................14
3.3
Een (eventueel) gebrek...............................................................................................................14
4.
Aanbestedingsprocedure...............................................................................................................15 4.1
Aanbestedende dienst ................................................................................................................15
4.2
De inschrijving ............................................................................................................................15
4.2.1
Te late Inschrijving ..............................................................................................................16
4.2.2
Ongeldige Inschrijvingen ....................................................................................................16
4.2.3
Gestanddoeningstermijn ....................................................................................................16
4.2.4
Inschrijving intrekken .........................................................................................................16
4.3
Inlichtingen en nota van inlichtingen .........................................................................................16
4.4
(Eventuele) gunning van de opdracht ........................................................................................16
4.5
Eventuele loting ..........................................................................................................................17
4.6
Voornemen tot gunning en rechtsbescherming .........................................................................17
4.6.1 5.
Bevoegde rechter ...............................................................................................................17
De inschrijving en wijze en weging van beoordeling en gunning ..................................................18 5.1
Gunning op ‘beste prijs-kwaliteitverhouding (BPKV)’ ................................................................18
5.2
De beoordeling ...........................................................................................................................19
5.3
(Eventuele) Gunning ...................................................................................................................20
6.
Contractvorming en afrondende bepalingen ................................................................................21 6.1
Contractvorming .........................................................................................................................21
6.2
Kostenvergoeding .......................................................................................................................21
6.3
Voertaal ......................................................................................................................................21
6.4
Diversen ......................................................................................................................................21
6.5
Vertrouwelijkheid .......................................................................................................................21
Bijlage A: Bijlage B: Bijlage C: Bijlage D:
Programma van Eisen ‘Accountantscontrole’ inclusief bijlagen Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) Nota van inlichtingen sjabloon Gunnings- en beoordelingsmatrix
_____________________________________________________________________________________ Pagina 3 van 31
Aanbestedingsdocument: Accountantscontrole met kenmerk IBMN-2023-VIJ-AH-011 _____________________________________________________________________________________ Bijlage E: Bijlage F: Bijlage G: Bijlage H:
Document Bewijsstuk referentie Prijzenblad (Concept-) Overeenkomst Algemene voorwaarden NBA
Versie: Datum:
Definitief 24 januari 2024
_____________________________________________________________________________________ Pagina 4 van 31
Aanbestedingsdocument: Accountantscontrole met kenmerk IBMN-2023-VIJ-AH-011 _____________________________________________________________________________________
1.
Algemeen
1.1
Inleiding
De Aanbestedende dienst is gemeente Vijfheerenlanden. De Aanbestedende dienst wenst voor de duur van 15 juli 2024 tot en met 15 juli 2028 met de optie tot verlenging door Aanbestedende dienst van twee keer één jaar een Overeenkomst af te sluiten met één (1) professionele en betrouwbare Ondernemer ten behoeve van de uitvoering van de Dienst, waarbij de werkzaamheden (inclusief verlenging) betrekking hebben op de controlejaren 2024 t/m 2029. De accountantscontrole omvat op hoofdlijnen: • Controle op de jaarrekening; • Interim controle; • Advieswerkzaamheden in het kader van de natuurlijke adviesfunctie; • Opleveren van deelverklaringen; • Rapportages en besprekingen die in het kader van voorgaande punten nodig zijn. Voor de specificatie van de werkzaamheden, zie bijlage A Programma van Eisen. Ter zake wordt aanbesteed. De Aanbestedingsprocedure vindt plaats overeenkomstig de door de Aanbestedende dienst in dit Aanbestedingsdocument inclusief bijlagen gestelde eisen en (rand-) voorwaarden. Contractvorming met betrekking tot de Opdracht vindt plaats met inachtneming van de bepalingen van dit Aanbestedingsdocument inclusief bijlagen, de (eventueel) opgemaakte Nota(‘s) van Inlichtingen en de inschrijving van de gegunde Ondernemer, alsmede overeenkomstig de als bijlage G aan dit aanbestedingsdocument gehechte (concept-)Overeenkomst.
In dit Aanbestedingsdocument inclusief bijlagen worden de te volgen Aanbestedingsprocedure en de relevante aspecten omtrent de (uitvoering van de) Opdracht c.q. Overeenkomst beschreven.
1.2
Definities
In onderhavig document worden de navolgende begrippen - al dan niet geschreven met een hoofdletter - als volgt gedefinieerd: Aanbestedende dienst: Aanbestedingsdocument: bijlagen. Aanbestedingsprocedure: Aankondiging: Dag: Dienst: Gemeente: Inkoopvoorwaarden: Inschrijver:
De gemeente Vijfheerenlanden. Onderhavig Aanbestedingsdocument ‘Accountantscontrole’ inclusief De aanbestedingsprocedure zoals beschreven in het Aanbestedingsdocument. De aankondiging op/via TenderNed en TED. Kalenderdag, behoudens uitdrukkelijk anders in het Aanbestedingsdocument bepaald. De dienst (-en) die het voorwerp van de Opdracht betreft. De gemeente Vijfheerenlanden. Algemene voorwaarden NBA 2017 De Ondernemer die een inschrijving heeft gedaan op de Aanbestedingsprocedure.
_____________________________________________________________________________________ Pagina 5 van 31
Aanbestedingsdocument: Accountantscontrole met kenmerk IBMN-2023-VIJ-AH-011 _____________________________________________________________________________________ Nota van inlichtingen: Ondernemer: Opdracht: Opdrachtgever: Opdrachtnemer: Overeenkomst: Programma van Eisen:
1.3
Document als bedoeld in de artikelen 2.53 en 2.54 Aanbestedingswet 2012. Een aannemer, leverancier of dienstverlener. De overheidsopdracht die het onderwerp is van de Aanbestedingsprocedure en die in de Overeenkomst is vastgelegd. De gemeente tijdens de uitvoering van de Overeenkomst. De wederpartij van de Opdrachtgever. De overeenkomst die wordt aangegaan met de in de Aanbestedingsprocedure gegunde Ondernemer. Het Programma van Eisen ‘Accountantscontrole’ inclusief bijlagen.
Leeswijzer en inhoud aanbestedingsdocument
In dit Aanbestedingsdocument worden de te volgen Aanbestedingsprocedure en de relevante aspecten omtrent de (uitvoering van de) Opdracht c.q. Overeenkomst beschreven. Dit Aanbestedingsdocument omvat een aantal bijlagen, zijnde: Bijlage A: Bijlage B: Bijlage C: Bijlage D: Bijlage E: Bijlage F: Bijlage G: Bijlage H:
1.4
Programma van Eisen ‘Accountantscontrole’ inclusief bijlagen; Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA); Nota van inlichtingen sjabloon; Gunnings- en beoordelingsmatrix; Document Bewijsstuk referentie; Prijzenblad; (Concept-) Overeenkomst; Algemene voorwaarden NBA
Aanbestedingsprocedure
De Aanbestedingsprocedure vindt plaats volgens een (Europese) openbare procedure op basis van de richtlijn 2014/24/EU die in de Nederlandse wetgeving is geïmplementeerd door de Aanbestedingswet 2012 van 1 november 2012, Staatsblad 2012, 542, Staatsblad 2016, 241. De openbare procedure bestaat uit één fase. Ondernemers worden derhalve uitgenodigd om in te schrijven op basis van onderhavig Aanbestedingsdocument.
1.5
Communicatie
Alle communicatie aangaande de Aanbestedingsprocedure verloopt uitsluitend via een medewerker van Inkoopbureau Midden Nederland (IBMN). Het is Ondernemers, op straffe van uitsluiting van de Aanbestedingsprocedure, verboden om in verband met de Aanbestedingsprocedure contact te zoeken met, of informatie in te winnen bij, medewerkers en/of bestuurders van de Aanbestedende dienst.
1.6
Elektronisch medium
In de Aanbestedingsprocedure worden ALLE aanbestedingsstukken middels een elektronisch medium digitaal ter beschikking gesteld. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van TenderNed. Het aanbrengen van wijzigingen in/van door de Aanbestedende dienst verstrekte/vermelde gegevens in de documenten die ter beschikking zijn gesteld, is NIET toegestaan.
_____________________________________________________________________________________ Pagina 6 van 31
Aanbestedingsdocument: Accountantscontrole met kenmerk IBMN-2023-VIJ-AH-011 _____________________________________________________________________________________
1.7
Klachten
Klachten met betrekking tot onderhavige Aanbestedingsprocedure kunnen worden ingediend bij het klachtenmeldpunt van de Aanbestedende dienst via het e-mailadres: klachten@ibmn.eu. Een klacht zal worden behandeld door het Dagelijks Bestuur van IBMN dat niet direct betrokken is bij onderhavige Aanbestedingsprocedure. Het streven is om binnen drie werkdagen schriftelijk te reageren op een klacht.
1.8
Instemming toepasselijkheid
De Ondernemer die tegenover de Aanbestedende dienst blijk heeft gegeven voornemens te zijn een inschrijving te doen, dan wel concreet een inschrijving heeft gedaan, wordt geacht te hebben ingestemd met de toepasselijkheid en inhoud van dit Aanbestedingsdocument.
1.9
Inkoopvoorwaarden
De Inkoopvoorwaarden, voorwaarden van de NBA, zijn van toepassing op de Overeenkomst. Voornoemde Inkoopvoorwaarden zijn als bijlage H bij dit Aanbestedingsdocument gevoegd. Eventuele algemene voorwaarden of verkoopvoorwaarden van (een) Inschrijver(s) worden uitdrukkelijk niet van toepassing verklaard op de Overeenkomst.
1.10 Garanties Waar in dit Aanbestedingsdocument melding wordt gemaakt van door een Inschrijver te verstrekken garanties, of waar staat vermeld ‘dient te garanderen’, wordt (worden), voor zover niet naar een expliciete schriftelijke garantie bij inschrijving wordt gevraagd, de betreffende garantie(s) geacht impliciet onvoorwaardelijk door de Ondernemer te zijn gegeven bij Inschrijving op de Aanbestedingsprocedure.
1.11 Eventuele gebreken, onvolkomenheden etc. Dit Aanbestedingsdocument is met grote zorg samengesteld. Mocht een Inschrijver/Ondernemer echter onvolkomenheden, tegenstrijdigheden, gebreken of bepalingen in strijd met de Aanbestedingswet 2012 en/of het (overige) aanbestedingsrecht constateren of anderszins bezwaren hebben tegen de Aanbestedingsprocedure en de daarin gestelde voorwaarden en eisen, dan wordt de Inschrijver/Ondernemer dringend verzocht hiervan zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk vóór publicatie van de Nota van Inlichtingen, schriftelijk melding te maken bij de Aanbestedende dienst om zo nodig een en ander te (kunnen) corrigeren of bij te (kunnen) stellen. Maakt een Inschrijver van vorenbedoelde gelegenheid geen gebruik, dan is dat voor risico van die Ondernemer en mogen de Aanbestedende dienst en overige Ondernemers er in beginsel gerechtvaardigd op vertrouwen, dat ter zake geen onduidelijkheden en/of bezwaren aanwezig zijn/waren. ‘Proactief’ reageren en handelen is in onderhavig verband (dringend) gewenst en vereist.
1.12 Mededelingen en uitwisselingen van informatie De mededelingen en uitwisselingen van informatie in de Aanbestedingsprocedure worden in beginsel gedaan door middel van TenderNed.
1.13 Voorbehouden De Aanbestedende dienst behoudt zich zonder meer én zonder in het voorkomende geval tot enigerlei (vorm van) schadeplichtigheid te zijn gehouden, in ieder geval het recht voor: _____________________________________________________________________________________ Pagina 7 van 31
Aanbestedingsdocument: Accountantscontrole met kenmerk IBMN-2023-VIJ-AH-011 _____________________________________________________________________________________ -
De Aanbestedingsprocedure tussentijds om haar moverende redenen op te schorten, af te breken of te beëindigen; De Opdracht c.q. de Overeenkomst in het voorkomend geval niet te gunnen; De (tijds-) planning te wijzigen.
-
1.14 Varianten (alternatieven) Het staat een Inschrijver niet vrij om, naast een Inschrijving overeenkomstig dit Aanbestedingsdocument, bij de inschrijving varianten (alternatieven) in te dienen.
1.15 Motiveringen 1.15.1 Artikel 1.5 Aanbestedingswet 2012 De Aanbestedende dienst heeft de Opdracht niet in percelen opgedeeld, omdat: • • •
Opsplitsing van de Opdracht in percelen eenvoudigweg niet mogelijk is; De samenstelling van de Opdracht (immers) betrekking heeft op activiteiten die logisch samenhangen en onlosmakelijk met elkaar verbonden zijn; De opdracht betreft (immers) soortgelijke en nauw met elkaar verband houdende diensten op het gebied van de Accountantscontrole bij een gemeente.
De Aanbestedende dienst heeft (ook) geen opdrachten (onnodig) samengevoegd.
1.15.2 Artikel 1.10 Aanbestedingswet 2012 De motiveringen met betrekking tot (de afwijkingen van) de voorschriften uit de Gids Proportionaliteit als bedoeld in artikel 1.10 lid 4 Aanbestedingswet 2012 luiden als volgt: Van de voorschriften 3.3 A, 3.3. B, 3.4 A, 3.5 A, 3.5 B, 3.5 D, 3.5 E 3.5 F, 3.5 G, 3.5 H, 3.6, 3.7, 3.8 A, 3.8 B, 3.9 A, 3.9 B, 3.9 C, 3.9 D, 3.9 E en 4.2 wordt niet afgeweken.
1.16 Planning De thans voorgenomen planning luidt als volgt: Fase Aankondiging Stellen vragen inlichtingenronde I Vrijgave Nota van Inlichtingen I Stellen vragen inlichtingenronde 2 Vrijgave Nota van Inlichtingen 2 Datum en tijd ontvangst inschrijvingen Beoordeling Voornemen tot gunning Benoeming accountant door de Raad Contractafstemming en ondertekening Ingangsdatum Overeenkomst/start uitvoering
Datum Maandag 12 februari 2024 Woensdag 28 februari 2024 12.00 uur Maandag 11 maart 2024 Dinsdag 19 maart 2024 12.00 uur Woensdag 27 maart 2024 Donderdag 11 april 2024 12.00 uur Tussenliggende periode Donderdag 6 juni 2024 Donderdag 4 juli 2024 Tussenliggende periode Maandag 15 juli 2024
1.17 Artikel 2.81 Aanbestedingswet 2012 Bij de navolgende organen kan informatie worden verkregen over verplichtingen ten aanzien van de bepalingen inzake belastingen, milieubescherming, arbeidsbescherming en arbeidsvoorwaarden die gelden in Nederland: _____________________________________________________________________________________ Pagina 8 van 31
Aanbestedingsdocument: Accountantscontrole met kenmerk IBMN-2023-VIJ-AH-011 _____________________________________________________________________________________ -
-
Met betrekking tot Belastingen: Ministerie van Financiën, Den Haag (www.rijksoverheid.nl/ministeries/fin en/of www.belastingdienst.nl); Met betrekking tot Milieubescherming: Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat, Den Haag (https://www.rijksoverheid.nl/ministeries/ministerie-van-infrastructuur-en-waterstaat) en Ministerie van Economische Zaken en Klimaat (https://www.rijksoverheid.nl/ministeries/ministerie-van-economische-zaken-en-klimaat); Met betrekking tot Arbeidsbescherming en Arbeidsvoorwaarden: Ministerie van Sociale zaken en Werkgelegenheid, Den Haag (www.rijksoverheid.nl/ministeries/szw).
Door inschrijving op de Aanbestedingsprocedure geeft de Inschrijver aan respectievelijk verklaart hij, dat hij bij het opstellen van zijn inschrijving rekening heeft gehouden met de verplichtingen uit hoofde van de bepalingen inzake de arbeidsbescherming en de arbeidsvoorwaarden die gelden op de plaats waar de verrichting (-en) wordt (-en) uitgevoerd.
1.18 Aantal inschrijvingen Een natuurlijk persoon of rechtspersoon kan slechts éénmaal, hetzij individueel, hetzij in combinatie (een samenwerkingsverband van ondernemers) op deze Aanbestedingsprocedure inschrijven. Indien de Aanbestedende dienst constateert dat is ingeschreven in strijd met het vorenstaande, zijn alle inschrijvingen van de betreffende (rechts-) persoon ongeldig.
1.19 Inschrijven als combinatie Inschrijven als combinatie - een samenwerkingsverband van ondernemers - is toegestaan. Een combinatie geldt als één inschrijver. Na inschrijving kan de combinatie niet meer van deelnemers/combinanten wisselen. De combinanten zijn na gunning hoofdelijk aansprakelijk voor de nakoming van alle uit de Overeenkomst voortvloeiende verplichtingen.
1.20 Kennelijk onredelijke en/of irreële en/of ongeloofwaardige (eenheids)prijzen De Aanbestedende dienst behoudt zich uitdrukkelijk het recht voor kennelijk onredelijke en/of irreële en/of ongeloofwaardige (eenheids-) prijzen, dan wel de betreffende inschrijving terzijde te leggen en/of de betreffende Inschrijver uit te sluiten van (eventuele) gunning van de Overeenkomst (Opdracht). De Aanbestedende dienst is uitdrukkelijk niet gebaat bij strategische en/of manipulatieve inschrijvingen. Onder een manipulatieve inschrijving wordt in deze verstaan: “Een inschrijving waarmee een inschrijver de gunnings- c.q. beoordelingssystematiek bewust en in strijd met de kenbare bedoelingen van de aanbestedende dienst om realistische en marktconforme prijzen aan te (moeten) bieden, op slinkse wijze beïnvloedt en waarbij de grenzen van een geoorloofde strategische inschrijving zijn/worden overschreden.
En/of een inschrijving waarbij de beoordelingssystematiek zo wordt gemanipuleerd dat het daarmee door de aanbestedende dienst beoogde doel wordt verstoord.” Benadrukt wordt, dat de Aanbestedende dienst (slechts) geïnteresseerd is in aanbiedingen (inschrijvingen), waarvoor de Inschrijver/Opdrachtnemer de Opdracht ook daadwerkelijk, naar tevredenheid van Opdrachtgever en Opdrachtnemer, voor een eerlijke en marktconforme prijs kan _____________________________________________________________________________________ Pagina 9 van 31
Aanbestedingsdocument: Accountantscontrole met kenmerk IBMN-2023-VIJ-AH-011 _____________________________________________________________________________________ uitvoeren. Hetgeen bijvoorbeeld voordelen zal hebben tijdens de uitvoering (-speriode) van de Opdracht respectievelijk de voortgang daarvan.
_____________________________________________________________________________________ Pagina 10 van 31
Aanbestedingsdocument: Accountantscontrole met kenmerk IBMN-2023-VIJ-AH-011 _____________________________________________________________________________________
2.
Eisen met betrekking tot de uitvoering
2.1
Programma van Eisen
De Opdracht c.q. de Overeenkomst wordt uitgevoerd overeenkomstig hetgeen daartoe bepaald is in het Programma van Eisen dat als bijlage A aan dit Aanbestedingsdocument is gehecht. In geval in het Programma van Eisen verwezen wordt naar een bepaald fabricaat, een bepaalde herkomst of een bijzondere werkwijze die kenmerkend is voor de producten of diensten van een bepaalde Ondernemer, een merk, een octrooi of een type, een bepaalde oorsprong of een bepaalde productie, dan dient daarbij/daarachter gelezen te worden ‘of gelijkwaardig’. De bewijsplicht en -last ter zake de gelijkwaardigheid ligt bij de Inschrijver. In/middels/bij zijn inschrijving levert de Inschrijver het betreffende bewijs van gelijkwaardigheid. De Aanbestedende dienst aanvaardt ter zake elk passend (bewijs-) middel.
2.2
Overige uitvoeringseisen en -aspecten
2.2.1 Nederlandse taal Tijdens de uitvoering van de Opdracht c.q. de Overeenkomst zal door alle personen, werknemers en ingezette derden welke zorg dragen voor de uitvoering van de Opdracht c.q. Overeenkomst in de contacten met de Opdrachtgever en haar medewerkers, alsmede in de contacten met derden, de Nederlandse taal in woord en geschrift worden gebruikt. Een en ander wordt door Inschrijving gegarandeerd.
2.2.2 Inschakeling onderaannemers bij de opdracht Inschakeling van niet bij deze Aanbestedingsprocedure voorgestelde onderaannemers bij de uitvoering van de Opdracht behoeft te allen tijde steeds voorafgaande schriftelijke toestemming van de Opdrachtgever.
2.2.3 Geen ongeoorloofde inbreuk op rechten van derden De door Opdrachtnemer krachtens de Overeenkomst op- en afgeleverde diensten en leveringen en, zo mogelijk de daarmee verband houdende documenten, maken geen ongeoorloofde inbreuk op rechten van derden, zodat Opdrachtgever bij het gebruik van een en ander niet geconfronteerd kan/zal worden met aanspraken van (die) derden. De Opdrachtgever kan na op- en aflevering van een en ander dan ook in beginsel vrij over de betreffende diensten en leveringen, en eventueel de daarmee verband houdende documenten, beschikken en deze in het voorkomend geval verspreiden en/of verveelvoudigen.
_____________________________________________________________________________________ Pagina 11 van 31
Aanbestedingsdocument: Accountantscontrole met kenmerk IBMN-2023-VIJ-AH-011 _____________________________________________________________________________________
3.
Minimumeisen (uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen)
In deze Aanbestedingsprocedure gelden minimumeisen ter zake uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen. Om in aanmerking te kunnen komen voor (eventuele) gunning van de Opdracht mogen op de Inschrijver geen van de in dit hoofdstuk genoemde uitsluitingsgronden van toepassing zijn én dient de Inschrijver te voldoen aan de in dit hoofdstuk genoemde geschiktheidseisen. Indien een Inschrijver zich ter zake de geschiktheidseisen wenst te beroepen op de draagkracht, middelen, ervaringen etc. van (een) derde(n), dan dient hij bij zijn inschrijving aan te tonen dat hij tijdens de uitvoering van de Overeenkomst (Opdracht) ook daadwerkelijk kan beschikken over de voor de uitvoering van de Overeenkomst (Opdracht) noodzakelijke draagkracht, middelen, ervaringen etc. van die derde(n) én dat de betreffende derde(n) ook daadwerkelijk - in ieder geval voor dat (onder-)deel waarop een beroep op die derde(n) wordt gedaan - zal (zullen) worden ingeschakeld bij de uitvoering van de Overeenkomst (Opdracht). Indien een Inschrijver zich beroept op de draagkracht, middelen, ervaringen etc. van (een) derde(n), dan moet(-en) die derde(n) middels overlegging van een (eigen) UEA (bijlage B) bij/tezamen met de inschrijving aantonen, dat op hem geen van de (in dit hoofdstuk genoemde) uitsluitingsgronden van toepassing zijn.
De Aanbesteder behoudt zich uitdrukkelijk het recht voor om aan hem over gelegde informatie, gegevens en bescheiden (op juistheid) te controleren en te verifiëren.
3.1
Uitsluitingsgronden
3.1.1 Artikel 2.86 Aanbestedingswet 2012 Van deelname aan de Aanbestedingsprocedure en gunning van de Opdracht wordt uitgesloten, elke Inschrijver op wie in de periode van vijf jaar gelegen voorafgaande aan aanbestedingsdatum de verplichte uitsluitingsgronden als bedoeld in de artikelen 2.86 lid 2 t/m 2.86 lid 6 Aanbestedingswet 2012 van toepassing zijn. Van deelname aan de Aanbestedingsprocedure en gunning van de Opdracht wordt uitgesloten, elke combinatie (een samenwerkingsverband van Ondernemers) waarvan voor/op één of meer van de deelnemers/combinanten op wie in de periode van vijf jaar gelegen voorafgaande aan aanbestedingsdatum de verplichte uitsluitingsgronden als bedoeld in de artikelen 2.86 lid 2 t/m 2.86 lid 6 Aanbestedingswet 2012 van toepassing zijn.
3.1.2 Artikel 2.87 Aanbestedingswet Van deelname aan de Aanbestedingsprocedure en gunning van de Opdracht wordt uitgesloten, elke Inschrijver die in een omstandigheid verkeert zoals opgenomen in artikel 2.87 lid 1 sub b Aanbestedingswet 2012 en/of in artikel 2.87 lid 1 sub j Aanbestedingswet 2012. Van deelname aan de Aanbestedingsprocedure wordt uitgesloten, elke combinatie (een samenwerkingsverband van Ondernemers) waarvan op één of meer van de deelnemers/combinanten die in een omstandigheid verkeert zoals opgenomen in 2.87 lid 1 sub b Aanbestedingswet 2012 en/of in artikel 2.87 lid 1 sub j Aanbestedingswet 2012.
_____________________________________________________________________________________ Pagina 12 van 31
Aanbestedingsdocument: Accountantscontrole met kenmerk IBMN-2023-VIJ-AH-011 _____________________________________________________________________________________
3.1.3 Bewijs bij inschrijving Ten behoeve van het bepaalde in de paragrafen 3.1.1 en 3.1.2 voornoemd vult de Ondernemer (Inschrijver) het als bijlage B aan dit Aanbestedingsdocument gehechte UEA nader in, ondertekent deze en voegt deze toe onder Eis 1.1.
3.1.4 Bewijsstukken na inschrijving De bewijsmiddelen in verband met het bepaalde in de paragrafen 3.1.1, 3.1.2 en 3.1.3 voornoemd als bedoeld in artikel 2.102 lid 1 Aanbestedingswet 2012 zijn: Er worden na inschrijving ter zake geen nadere bewijsstukken verlangd.
3.15
Uitsluitingsgrond (-en) in verband met het Sanctiepakket Rusland
Van deelname aan de aanbestedingsprocedure en gunning van de Opdracht wordt uitgesloten, elke Inschrijver in de hoedanigheid van (volgens de Circulaire ‘Nieuw sanctiepakket Rusland heeft gevolgen voor overheidsaanbestedingen - aangepaste versie d.d. 20 mei 2022’ van het Ministerie van Economische Zaken en Klimaat met kenmerk CE-MC / 22156112): a. b. c. d.
Persoon met een Russische nationaliteit en/of persoon of rechtspersoon (bedrijf, entiteit of orgaan) die gevestigd is in Rusland, of; Rechtspersoon die voor meer dan 50% eigendom is van een Russische partij zoals genoemd onder a. hierboven, of; Persoon of rechtspersoon die handelt in belang van of op aanwijzing van een onder a. en b. hierboven genoemde Russische partij, of; Niet-Russische entiteit, waarbij meer dan 10% van de contractwaarde van de (aanbestede) Opdracht geleverd wordt, of gaat worden, door (een) onderaannemer(s), leverancier(s) of entiteit(en) die als Russische entiteit(en) kunnen worden aangemerkt op basis van het bovenstaande onder a. onder b. en/of onder c.
Van deelname aan de aanbestedingsprocedure en gunning van de Opdracht wordt uitgesloten, elke combinatie (een samenwerkingsverband van ondernemers) waar één of meer van de deelnemers/combinanten in de hoedanigheid verkeert/verkeren van (volgens de Circulaire ‘Nieuw sanctiepakket Rusland heeft gevolgen voor overheidsaanbestedingen - aangepaste versie d.d. 20 mei 2022’ van het Ministerie van Economische Zaken en Klimaat met kenmerk CE-MC / 22156112): a. b. c. d.
Persoon met een Russische nationaliteit en/of persoon of rechtspersoon (bedrijf, entiteit of orgaan) die gevestigd is in Rusland, of; Rechtspersoon die voor meer dan 50% eigendom is van een Russische partij zoals genoemd onder a. hierboven, of; Persoon of rechtspersoon die handelt in belang van of op aanwijzing van een onder a. en b. hierboven genoemde Russische partij, of; Niet-Russische entiteit, waarbij meer dan 10% van de contractwaarde van de (aanbestede) Opdracht geleverd wordt, of gaat worden, door (een) onderaannemer(s), leverancier(s) of entiteit(en) die als Russische entiteit(en) kunnen worden aangemerkt op basis van het bovenstaande onder a. onder b. en/of onder c.
Door (zijn) inschrijving verklaart Inschrijver, dat geen van bovengenoemde uitsluitingsgronden (a, b, c, of d) op hem van toepassing zijn.
_____________________________________________________________________________________ Pagina 13 van 31
Aanbestedingsdocument: Accountantscontrole met kenmerk IBMN-2023-VIJ-AH-011 _____________________________________________________________________________________
3.2
Geschiktheidseisen
Voor eventuele gunning van de Opdracht komt uitsluitend in aanmerking de Inschrijver die, naar het oordeel van de Aanbestedende dienst, tijdig heeft aangetoond te voldoen aan de hieronder in deze paragraaf (met subparagrafen) gestelde minimumeisen met betrekking tot: • De technische bekwaamheid en beroepsbekwaamheid (artikel 2.93 Aanbestedingswet 2012).
3.2.1 De technische bekwaamheid en beroepsbekwaamheid Om in aanmerking te (kunnen) komen voor de Opdracht, dient een Inschrijver te beschikken over aantoonbare ervaring met de uitvoering van tenminste één (1) ‘Opdracht’ in de afgelopen drie (3) jaar (voorafgaande aan datum inschrijving) die betrekking heeft (had) op: Kerncompetentie 1: Het uitvoeren van de accountantscontrole van de jaarrekening inclusief het leveren van het daarmee verbonden rapporteren van bevindingen en het aanleveren van de management letter voor een provincie, waterschap of een gemeente.
3.2.1.1 Bewijs bij inschrijving Ten behoeve van het bepaalde in paragraaf 3.2.1 voornoemd vult de Inschrijver het als bijlage E aan dit Aanbestedingsdocument gehechte Document Bewijsstuk referentie in, ondertekent dit en voegt dit toe onder Eis 1.2. (zie paragraaf 4.2).
3.2.1.2 Bewijsmiddelen na Inschrijving De bewijsmiddelen in verband met het bepaalde in de paragrafen 3.2.1 en 3.2.1.1 als bedoeld in artikel 2.102 lid 1 Aanbestedingswet 2012 zijn: Er worden na inschrijving ter zake geen nadere bewijsstukken verlangd.
3.3
Een (eventueel) gebrek
In het geval van een gebrek in het (als bijlage B aan dit Aanbestedingsdocument gehechte) UEA of in geval van een gebrek met betrekking tot de bewijsmiddelen/bewijsstukken stelt de Aanbestedende dienst de betreffende Inschrijver in de gelegenheid om het gebrek te herstellen binnen een termijn van twee (2) werkdagen, te rekenen vanaf de dag van verzending van een verzoek daartoe. De Aanbestedende dienst verzendt dit bericht per elektronisch bericht. Indien de Aanbestedende dienst het gevraagde niet binnen de daartoe gestelde termijn heeft ontvangen of indien het gebrek niet door het antwoord is hersteld, komt de Inschrijver niet in aanmerking voor verdere deelname aan de Aanbestedingsprocedure.
_____________________________________________________________________________________ Pagina 14 van 31
Aanbestedingsdocument: Accountantscontrole met kenmerk IBMN-2023-VIJ-AH-011 _____________________________________________________________________________________
4.
Aanbestedingsprocedure
4.1
Aanbestedende dienst
De kerngegevens van de Aanbestedende dienst voor deze Aanbestedingsprocedure betreffen: Gemeente Vijfheerenlanden Postbus 11 4140 AA Leerdam Bezoekadres: Dokter Reilinghplein 1, 4141 DA Leerdam Contactpersoon: Inkoop Bureau Midden Nederland t.a.v. Kenniscentrum (kenniscentrum@ibmn.eu).
4.2
De inschrijving
De inschrijving geschiedt via TenderNed. Andere of andersoortige inschrijvingen zullen (dan ook) niet in behandeling worden genomen. De uiterste datum en het uiterste tijdstip voor de ontvangst van de inschrijvingen is vermeld in TenderNed. De inschrijving moet voldoen aan de voorschriften en voorwaarden zoals opgenomen in dit Aanbestedingsdocument. De inschrijving dient op Aanbestedingsdatum en -tijdstip én op straffe van directe uitsluiting van de Aanbestedingsprocedure en/of op straffe van ongeldigheid van de inschrijving, de navolgende documenten/bescheiden te (be-) omvatten: a.
Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) Het nader ingevulde en rechtsgeldig ondertekende Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) (bijlage B) als genoemd in hoofdstuk 3 van dit Aanbestedingsdocument, en;
b.
Document Bewijsstuk referentie Het rechtsgeldig ondertekende en volledig ingevulde Document Bewijsstuk referentie dat als bijlage E bij het Aanbestedingsdocument is gevoegd, en;
c.
Kwalitatieve documenten De Kwalitatieve documenten bestaande uit: Onderdeel A Plan van Aanpak, met maximale omvang 7 pagina’s A4. Onderdeel B Samenstelling en borgen kwaliteit van het controleteam, met maximale omvang 3 pagina’s A4. Onderdeel C Natuurlijke adviesfunctie, met maximale omvang 2 pagina’s A4. De aan te leveren Kwalitatieve documenten hebben een maximale omvang zoals hierboven beschreven en zijn (enkelzijdige) pagina’s met normale lay-out en lettertype. Een eventueel toegevoegd voorblad, inhoudsopgave, (verwijzingen naar) bijlagen e.d. worden niet beschouwd als een onderdeel van het Kwalitatieve documenten en worden niet beoordeeld en niet gewaardeerd.
_____________________________________________________________________________________ Pagina 15 van 31
Aanbestedingsdocument: Accountantscontrole met kenmerk IBMN-2023-VIJ-AH-011 _____________________________________________________________________________________ d.
Financiële document(-en) Prijzenblad Het volledig ingevulde Prijzenblad dat als bijlage F bij het Aanbestedingsdocument is gevoegd.
Zo spoedig mogelijk na het uiterste tijdstip voor de ontvangst van de inschrijvingen zal de opening van de inschrijvingen (c.q. van de digitale kluis) plaatsvinden. Een en ander geschiedt NIET in het openbaar. Er vindt dus geen openbare aanbestedingszitting plaats. Er worden derhalve geen Inschrijvers toegelaten bij de opening. Van het openen van de inschrijvingen wordt proces-verbaal opgemaakt dat zal worden toegezonden aan de Inschrijvers.
4.2.1 Te late Inschrijving Inschrijvingen die na de in TenderNed vermelde uiterste datum en het uiterste tijdstip voor de ontvangst van de inschrijvingen door de Aanbestedende dienst worden ontvangen, worden zonder meer uitgesloten van de Aanbestedingsprocedure en zullen derhalve niet in behandeling worden genomen.
4.2.2 Ongeldige Inschrijvingen Een inschrijving die niet voldoet aan de eisen en voorwaarden gesteld in dit Aanbestedingsdocument is ongeldig. Ongeldige inschrijvingen worden niet in behandeling genomen.
Eveneens ongeldig is een inschrijving waaraan één of meer voorwaarden of voorbehouden zijn verbonden. 4.2.3 Gestanddoeningstermijn De inschrijving c.q. de aanbieding moet een gestanddoeningstermijn hebben van tenminste honderd (100) dagen. De Aanbestedende dienst kan verzoeken de gestanddoeningstermijn te verlengen. In geval een kort geding als bedoeld in paragraaf 4.6 van dit Aanbestedingsdocument aanhangig wordt gemaakt, eindigt de termijn van gestanddoening (evenwel) 16 kalenderdagen na de dag waarop in eerste aanleg is beslist.
4.2.4 Inschrijving intrekken Een inschrijver kan (slechts) tot uiterlijk Aanbestedingsdatum en -tijdstip door middel van een duidelijke, ondertekende verklaring zijn inschrijving intrekken.
4.3
Inlichtingen en nota van inlichtingen
Vragen en/of nadere Inlichtingen met betrekking tot het Programma van Eisen en de overige Aanbestedingsstukken als bedoeld in de artikelen 2.53 en 2.54 Aanbestedingswet 2012 dienen via TenderNed te worden gesteld. Hierbij dient gebruik te worden gemaakt van het ter beschikking gestelde sjabloon in bijlage C van dit Aanbestedingsdocument. De vragen en nadere Inlichtingen kunnen worden gesteld tot de datum en het tijdstip welke zijn vermeld in paragraaf 1.16 van dit Aanbestedingsdocument.
4.4
(Eventuele) gunning van de opdracht
Gunning geschiedt op basis van het gunningscriterium ‘economisch meest voordelige inschrijving vastgesteld op basis van de beste prijs-kwaliteitverhouding’ (BPKV). Een opgave van hetgeen daartoe _____________________________________________________________________________________ Pagina 16 van 31
Aanbestedingsdocument: Accountantscontrole met kenmerk IBMN-2023-VIJ-AH-011 _____________________________________________________________________________________ door de Inschrijver bij inschrijving moet worden ingediend (paragraaf 4.2) en de wijze en weging van beoordeling en gunning is vermeld in hoofdstuk 5 van dit Aanbestedingsdocument.
4.5
Eventuele loting
Indien twee of meer Inschrijvers gelijkelijk voor gunning van de Opdracht c.q. de Overeenkomst in aanmerking komen, zal aan de inschrijver met de hoogste beoordeling/score op de kwalitatieve aspecten van de inschrijving/aanbieding gegund worden. In geval geen onderscheid voornoemd valt op te maken, beslist het lot aan wie van hen de Opdracht c.q. Overeenkomst zal worden opgedragen. De desbetreffende Inschrijvers worden er tijdig van in kennis gesteld, dat een loting zal plaatsvinden en waar, wanneer en door wie de loting zal worden gehouden. Zij zijn bevoegd daarbij in persoon of bij gemachtigde tegenwoordig te zijn.
4.6
Voornemen tot gunning en rechtsbescherming
Het (eventuele) voornemen tot gunning (§ 2.3.8.8 Aanbestedingswet 2012) zal aan alle Inschrijvers schriftelijk (via TenderNed) kenbaar worden gemaakt. De Aanbestedende dienst zal in beginsel gedurende een termijn van tenminste 20 kalenderdagen (ingaande de dag na verzending van het voornemen tot gunning via TenderNed), geen uitvoering geven aan die beslissing en niet tot ondertekening van de Overeenkomst en/of tot opdrachtverlening voor de Opdracht overgaan, teneinde inschrijvers gedurende die ‘standstill-termijn’ gelegenheid te bieden een kort geding aanhangig te maken tegen het voornemen tot gunning. Een kort geding dient op straffe van verval van rechten binnen de standstill-termijn daadwerkelijk aanhangig te worden gemaakt, hetgeen onder meer betekent dat de betreffende dagvaarding binnen de standstill-termijn aan de Aanbestedende dienst daadwerkelijk betekend dient te worden/zijn. De concrete standstill-termijn zal bij aankondiging en in de brieven met het voornemen tot gunning aan de Inschrijvers bekend worden gemaakt.
4.6.1 Bevoegde rechter Op de Aanbestedingsprocedure is Nederlands recht van toepassing. Geschillen die ontstaan naar aanleiding van de Aanbestedingsprocedure dienen te worden voorgelegd aan de bevoegde (voorzieningen-) rechter in het arrondissement van rechtbank Midden-Nederland.
_____________________________________________________________________________________ Pagina 17 van 31
Aanbestedingsdocument: Accountantscontrole met kenmerk IBMN-2023-VIJ-AH-011 _____________________________________________________________________________________
5.
De inschrijving en wijze en weging van beoordeling en gunning
5.1
Gunning op ‘beste prijs-kwaliteitverhouding (BPKV)’
Gunning door de Aanbestedende dienst geschiedt op basis van het gunningscriterium (zie artikel 2.114 lid 1 Aanbestedingswet 2012) ‘economisch meest voordelige inschrijving vastgesteld op basis van de beste prijs-kwaliteitverhouding (BPKV)’. Kwaliteit telt voor 60% mee en prijs voor 40%. De inschrijving met de beste prijs-kwaliteitverhouding is de inschrijving met het hoogste aantal punten. In onderstaande tabel zijn de gunningscriteria met bijbehorende weging en het aantal punten vermeld. Gunningscriterium A Plan van Aanpak B Samenstelling en borgen kwaliteit van het controleteam C Natuurlijke adviesfunctie Prijs Totaal
Weging 30% 18%
Punten 30 18
12% 40% 100%
12 40 100
De subgunningscriteria betreffende (de) ‘beste prijs-kwaliteit verhouding’ (BPKV) zijn: 1. 2.
Prijs (Inschrijvingssom als vermeld op het Prijzenblad Kwaliteit volgens de navolgende subgunningscriteria: A Plan van Aanpak B Samenstelling en borgen kwaliteit van het controleteam C Natuurlijke adviesfunctie
A: Plan van Aanpak Voor Aanbestedende dienst is het van essentieel belang om inzicht te krijgen in de wijze waarop Opdrachtnemer de Opdracht doorgrondt en de uitvoering van de Opdracht aanpakt. In het Plan van Aanpak dient Inschrijver (daarom) de volgende onderdelen uit te werken: • De wijze waarop de interimcontrole en de jaarrekeningcontrole is ingericht en welke controletechnieken worden toegepast. • De omgang met gevonden fouten. • De wijze waarop de Raad door de Opdrachtnemer wordt ondersteund in de uitvoering van de controlerende rol en hoe de communicatie met de Raad plaats vindt. • De verwachtingen van de Inschrijver ten aanzien van de ambtelijke organisatie in relatie tot de interim- en eindejaar (jaarrekening) controle en op welke wijze Inschrijver daarover met de organisatie communiceert. • Planning inclusief op welke wijze de planning wordt vormgegeven en hoe geborgd wordt dat deze planning wordt nagekomen. • De wijze waarop Inschrijver de gemeente (Opdrachtgever) informeert over de uitgevoerde werkzaamheden. B: Samenstelling en borgen kwaliteit van het controleteam Voor Aanbestedende dienst is het van essentieel belang dat de continuïteit van de werkzaamheden geborgd blijft en de Opdracht door een deskundig controleteam wordt uitgevoerd.
Inschrijver dient (daarom) de volgende onderdelen uit te werken: • Samenstelling en kwaliteitsniveau van de medewerkers van het controleteam. _____________________________________________________________________________________ Pagina 18 van 31
Aanbestedingsdocument: Accountantscontrole met kenmerk IBMN-2023-VIJ-AH-011 _____________________________________________________________________________________ • • •
Voorkomen van en omgang met mutaties in het team om de continuïteit van het controleteam te waarborgen. Kennisuitwisseling en borging van de werkzaamheden voor gemeente Vijfheerenlanden. Borgen van afspraken over planning en uit te voeren werkzaamheden en flexibiliteit bij gewijzigde omstandigheden.
C: Natuurlijke adviesfunctie Opdrachtnemer dient invulling te geven aan de natuurlijke adviesfunctie. Aanbestedende dienst wil inzicht verkrijgen in de wijze waarop u de natuurlijke adviesfunctie invult. Inschrijver dient daarom de volgende onderdelen uit te werken: • De wijze waarop invulling wordt gegeven aan de natuurlijke adviesfunctie. • Op welke wijze Inschrijver de gemeente op de hoogte houdt van ontwikkelingen. • Stimuleren van kwaliteitsontwikkeling bij de gemeente. • De rol die Inschrijver neemt bij het opvolgen van de adviezen van de Opdrachtnemer aan de gemeente Vijfheerenlanden.
5.2
De beoordeling
De inschrijvingen worden volgens dit hoofdstuk van het Aanbestedingsdocument door de Aanbestedende dienst beoordeeld. De (natuurlijke) personen zijn daarbij feitelijk niet relevant, want zij zijn slechts vertegenwoordigers van de Aanbestedende dienst. De Aanbestedende dienst beoordeeld met inachtneming van de relevante functies. De beoordeling door de Aanbestedende dienst van de prijs en de hierboven genoemde kwalitatieve subsubgunningscriteria vindt conform de beschrijving in dit document plaats. Bijlage D betreft een voorbeeld van een gunnings- en beoordelingsmatrix, waarbij een aantal willekeurige beoordelingen op prijs en kwaliteit zijn uitgewerkt. Kwaliteit De kwalitatieve subsubgunningscriteria A, B en C worden ieder afzonderlijk door de Aanbestedende dienst beoordeeld. De beoordeling (geen invulling, matig, voldoende, goed of uitstekend) wordt vervolgens per gunningscriterium omgerekend naar een percentage van het maximaal te behalen aantal punten. Beoordeling Geen invulling Matig Voldoende Goed Uitstekend
% van het maximale aantal punten 0% 20% 50% 80% 100%
De uitwerking van subsubgunningscriteria A, B en C van de Inschrijver wordt beoordeeld op: • De mate waarin inschrijver compleet is in de beantwoording. Een antwoord (‘invulling’) is compleet als alle genoemde aandachtspunten terugkomen en het antwoord volledig is; • De mate waarin de uitwerking (‘het aangebodene’) consistent is. Van consistentie is sprake als er geen tegenstrijdigheden zitten tussen de antwoorden; • De mate waarin de uitwerking aansluit/toepasbaar is voor de Aanbestedende dienst; • De mate waarin de uitwerking inhoudelijk relevant is; _____________________________________________________________________________________ Pagina 19 van 31
Aanbestedingsdocument: Accountantscontrole met kenmerk IBMN-2023-VIJ-AH-011 _____________________________________________________________________________________ • • • •
De mate waarin de uitwerking concreet en praktisch uitvoerbaar is voor de Aanbestedende dienst; De mate waarin de uitwerking reëel haalbaar is voor de Aanbestedende dienst; De mate waarin de uitwerking met maatregelen is geborgd; De mate waarin de uitwerking een meerwaarde biedt voor Aanbestedende dienst.
Voor subsubgunningscriterium B Samenstelling en borgen kwaliteit van het controleteam geldt daarnaast ook onderstaand punt: • De mate waarin de in te zetten medewerkers aansluiten op de kennis en ervaring die nodig zijn voor het uitvoeren van de opdracht, aantal jaren (relevante) ervaring en de mix van vaardigheden en deskundigheid. De beoordeling ‘Geen invulling’ op subsubgunningscriterium A, B of C kan nimmer tot gunning leiden. Prijs De totaalprijs in cel E51 van Bijlage F Prijzenblad wordt gebruikt om het aantal punten op prijs te berekenen. De inschrijver met de laagste totaalprijs ontvangt 40 punten. Het aantal punten van de overige inschrijvers op het onderdeel prijs wordt als volgt berekend: laagste prijs / prijs inschrijver * 40.
5.3
(Eventuele) Gunning
De (eventuele) gunning door de Aanbestedende dienst (‘aanbesteder’) geschiedt aan de Inschrijver met de economisch meest voordelige inschrijving vastgesteld op basis van de beste prijskwaliteitverhouding.
_____________________________________________________________________________________ Pagina 20 van 31
Aanbestedingsdocument: Accountantscontrole met kenmerk IBMN-2023-VIJ-AH-011 _____________________________________________________________________________________
6.
Contractvorming en afrondende bepalingen
6.1
Contractvorming
Contractvorming met betrekking tot de Opdracht vindt plaats met inachtneming van de bepalingen van dit Aanbestedingsdocument, de (eventueel) opgemaakte Nota(‘s) van Inlichtingen en de inschrijving van de gegunde ondernemer, alsmede overeenkomstig de als bijlage G aan dit aanbestedingsdocument gehechte (concept-)Overeenkomst. Aan de hand van vorengenoemde documenten, zal de als bijlage G aan dit Aanbestedingsdocument gehechte (concept-)Overeenkomst definitief worden opgemaakt en ter ondertekening aan de betreffende gegunde Ondernemer worden voorgelegd. Indien nodig zal ter zake een (voorbereidende) contractbespreking worden belegd. Onderhandelingen zullen evenwel niet plaatsvinden.
6.2
Kostenvergoeding
De door een Inschrijver (eventueel) gemaakte kosten in verband met de deelname aan de Aanbestedingsprocedure worden niet vergoed.
6.3
Voertaal
De voertaal in de Aanbestedingsprocedure is Nederlands. De bij en eventueel na de inschrijving te verstrekken bescheiden/documenten moeten in de Nederlandse taal zijn gesteld.
6.4
Diversen
Tijdens de Aanbestedingsprocedure geldt dat in geval van tegenstrijdigheden in opgestelde Nota’s van Inlichtingen en de overige onderdelen en bijlagen van dit Aanbestedingsdocument inclusief bijlagen, de nota’s van inlichtingen in rangorde vóór gaan op (de onderdelen van) dit Aanbestedingsdocument. Indien Nota’s van Inlichtingen onderlinge tegenstrijdigheden bevatten, prevaleert een later opgestelde Nota van Inlichtingen boven de eerder opgestelde Nota van Inlichtingen. Niettegenstaande bovenstaande rangorde dienen deelnemers aan de Aanbestedingsprocedure zo spoedig mogelijk de Aanbestedende dienst op de hoogte te stellen van tegenstrijdigheden. Na sluitingsdatum voor het indienen van de inschrijvingen kan hierop in beginsel geen beroep meer worden gedaan.
6.5
Vertrouwelijkheid
Onverminderd de op haar rustende wettelijke verplichtingen zal de Aanbestedende dienst alle door haar tijdens de Aanbestedingsprocedure en tijdens de uitvoering van de Overeenkomst van een Inschrijver/Opdrachtnemer verkregen informatie en gegevens/documenten vertrouwelijk behandelen. Voornoemde bepaling is wederkerig, althans daar gaat de Aanbestedende dienst van uit.
_____________________________________________________________________________________ Pagina 21 van 31
Aanbestedingsdocument: Accountantscontrole met kenmerk IBMN-2023-VIJ-AH-011 _____________________________________________________________________________________
Bijlage A: Programma van Eisen ‘Accountantscontrole’ Separaat toegevoegd in PDF document.
_____________________________________________________________________________________ Pagina 22 van 31
Aanbestedingsdocument: Accountantscontrole met kenmerk IBMN-2023-VIJ-AH-011 _____________________________________________________________________________________
Bijlage B: Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) Separaat toegevoegd in PDF document.
_____________________________________________________________________________________ Pagina 23 van 31
Aanbestedingsdocument: Accountantscontrole met kenmerk IBMN-2023-VIJ-AH-011 _____________________________________________________________________________________
Bijlage C: Nota van inlichtingen sjabloon Separaat toegevoegd in Excel document.
_____________________________________________________________________________________ Pagina 24 van 31
Bijlage D: Gunnings- en beoordelingsmatrix Hieronder een voorbeeld van de gunnings- en beoordelingsmatrix. Inschrijver Gunningscriterium A Plan van Aanpak B Samenstelling en borgen kwaliteit van het controleteam C Natuurlijke adviesfunctie Totaal aantal punten kwaliteit Prijs Totaal
Inschrijver A Beoordeling Aantal punten
Inschrijver B Inschrijver C Beoordeling Aantal Beoordeling Aantal punten punten
Goed Voldoende
24,00 9,00
Voldoende Voldoende
15,00 9,00
Voldoende Goed
15,00 14,40
Goed
9,60 42,60 37,71 80,31
Voldoende
6,00 30,00 38,54 68,54
Uitstekend
12,00 41,40 40,00 81,40
€ 700.000,00
€ 685.000,00
€ 660.000,00
Aanbestedingsdocument: Accountantscontrole met kenmerk IBMN-2023-VIJ-AH-011 _____________________________________________________________________________________
Bijlage E: Document Bewijsstuk referentie Om in aanmerking te (kunnen) komen voor gunning van de Opdracht, dient een Inschrijver te beschikken over aantoonbare ervaring met de uitvoering (Kerncompetentie 1) van tenminste één (1) ‘opdracht’ in de afgelopen drie (3) jaar (voorafgaande aan datum inschrijving) die betrekking heeft (had) op: Kerncompetentie 1: Het uitvoeren van de accountantscontrole van de jaarrekening inclusief het leveren van het daarmee verbonden rapporteren van bevindingen en het aanleveren van de management letter voor een provincie, waterschap of een gemeente.
Naam/omschrijving opdracht Plaats van uitvoering Periode van uitvoering Datum van oplevering Beschrijving (maximaal 1.000 woorden) van de referentieopdracht c.q. de ervaringen van de Inschrijver, waaruit concreet volgt, dat (met inachtneming van het Aanbestedingsdocument) aan de betreffende kerncompetentie(s) wordt voldaan:
..…………………..…………………….. 2024, te……………………………………..……………………….…….………………….(plaats), door …………………………………..………………………..……………………….……………. (rechtsgeldig vertegenwoordiger) van ……………………………………...…….……………..…………………………………………….....… (Ondernemer/Inschrijver). Handtekening: ……………………………………………...................................................................……………………………
_____________________________________________________________________________________ Pagina 26 van 31
Aanbestedingsdocument: Accountantscontrole met kenmerk IBMN-2023-VIJ-AH-011 _____________________________________________________________________________________
Bijlage F: Prijzenblad Separaat toegevoegd in Excel document.
_____________________________________________________________________________________ Pagina 27 van 31
Aanbestedingsdocument: Accountantscontrole met kenmerk IBMN-2023-VIJ-AH-011 _____________________________________________________________________________________
Bijlage G: (Concept-) Overeenkomst Overeenkomst van opdracht uitvoering Accountantscontrole De ondergetekenden: 1.
De gemeente Vijfheerenlanden, gevestigd aan het adres Dokter Reilinghplein 1 (4141 DA) te Leerdam te dezen, ingevolge van artikel 171 van de Gemeentewet, rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar burgemeester, de heer/mevrouw <naam>, hierna te noemen: ‘(de) Opdrachtgever’;
en 2.
<naam inschrijver> kantoor houdende op het adres <straat en nummer> (PC) te <plaats> te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door <functie>, <naam> hierna te noemen: ‘(de) Opdrachtnemer’;
Gezamenlijk te noemen: ‘Partijen’. In aanmerking genomen dat: Opdrachtgever een Europese openbare aanbestedingsprocedure heeft uitgeschreven in verband met de uitvoering van Accountantscontrole , hierna ‘de Opdracht’, en dat daartoe door Opdrachtgever aanbestedingsstukken, waaronder een Aanbestedingsdocument inclusief bijlagen, zijn opgesteld. Opdrachtnemer een inschrijving, hierna: ‘Aanbieding’, heeft gedaan op de aanbestedingsprocedure. Opdrachtgever op basis van het gunningsresultaat in de aanbestedingsprocedure, thans middels deze Overeenkomst opdracht aan Opdrachtnemer wenst te verstrekken. Verklaren te zijn overeengekomen als volgt:
Artikel 1 Opdracht 1.1 Opdrachtgever verleent opdracht aan Opdrachtnemer, hetgeen door Opdrachtnemer wordt aanvaard, tot uitvoering van de Opdracht. 1.2 De Opdracht wordt uitgevoerd overeenkomstig het bepaalde in: a. Deze Overeenkomst, en; b. Het als bijlage 1 aan deze Overeenkomst gehechte Aanbestedingsdocument inclusief bijlagen met datum < > en kenmerk < >, en; c. De als bijlage 2 aan deze Overeenkomst gehechte Nota van Inlichtingen inclusief bijlagen, en; d. De als bijlage 3 aan deze Overeenkomst gehechte Algemene Inkoopvoorwaarden van de Gemeente, en; e. De als bijlage 4 aan deze Overeenkomst gehechte Aanbieding van Opdrachtnemer. 1.3 Indien contractdocumenten onderling tegenstrijdig zijn, geldt, tenzij een andere bedoeling uit deze Overeenkomst voortvloeit, de volgende rangorde: a. De bepalingen van deze Overeenkomst; _____________________________________________________________________________________ Pagina 28 van 31
Aanbestedingsdocument: Accountantscontrole met kenmerk IBMN-2023-VIJ-AH-011 _____________________________________________________________________________________
b.
De als bijlage 2 aan deze Overeenkomst gehechte Nota van Inlichtingen inclusief bijlagen; c. Het als bijlage 1 aan deze Overeenkomst gehechte Aanbestedingsdocument inclusief bijlagen; d. De als bijlage 3 aan deze Overeenkomst gehechte Algemene Inkoopvoorwaarden van de Gemeente; e. De als bijlage 4 aan deze Overeenkomst gehechte Aanbieding van Opdrachtnemer. Artikel 2 Duur van de overeenkomst De overeenkomst heeft een looptijd van 15 juli 2024 tot en met 15 juli 2028. Na het verstrijken van deze looptijd kan de overeenkomst met maximaal twee (2) keer één (1) jaar worden verlengd, waarna de overeenkomst van rechtswege eindigt zonder dat opzegging vereist is. Indien een Partij geen gebruik wil maken van de verlengingsoptie, dient dit schriftelijk minimaal vijf (5) maanden voor het einde van de looptijd kenbaar worden gemaakt aan de andere Partij. De werkzaamheden van Opdrachtnemer hebben – inclusief verlenging - betrekking op de controlejaren 2024 t/m 2029. Artikel 3 Vergoeding 3.1 De door Opdrachtgever aan Opdrachtnemer ter zake de Opdracht verschuldigde vergoeding is gebaseerd op, en vindt plaats met inachtneming van, de in/op het, tot de Aanbieding (bijlage 4) behorende, Prijzenblad vermelde prijs. 3.2 Prijzen zijn aangegeven in Euro’s (exclusief BTW) en zijn vast t/m 31 juli 2025.
3.3 Opdrachtnemer dient de facturatie van de werkzaamheden voor een boekjaar in vier gelijke termijnen van 25% in rekening te brengen bij de Opdrachtgever. Iedere termijn dient te zijn voorzien van een prestatieverklaring. De eerste termijn van 25% kan in rekening worden gebracht na schriftelijke goedkeuring van uw controleplan door de Auditcommissie. De tweede termijn van 25% kan in rekening worden gebracht na bespreking van uw management letter in de Auditcommissie. De derde termijn van 25% kan in rekening worden gebracht na het afronden van de controleactiviteiten in het kader van de jaarrekeningcontrole. De vierde en laatste termijn van 25% kan in rekening worden gebracht na het uitbrengen van uw controlerapport en verklaring. 3.4 De in lid 1 van dit artikel genoemde jaarvergoeding kan jaarlijks, voor de eerste keer per 1 augustus 2025 worden geïndexeerd conform het CBS indexcijfer voor Dienstenprijzen; commerciële dienstverlening en transport (index 2015=100); klasse 6920 Accountants, boekhouders en belastingconsulenten. Artikel 4 Overdracht rechten en verplichtingen Partijen bij deze Overeenkomst zijn niet bevoegd hun rechten en verplichtingen uit deze Overeenkomst aan derden over te dragen of deze met beperkte rechten te bezwaren, dan na verkregen schriftelijke toestemming door de wederpartij.