9. (AZ) RIB Doorontwikkeling P_C cyclus - getekend.pdf

Aan: Gemeente Vijfheerenlanden T.a.v. de leden van de Gemeenteraad Postbus 11 4140 AA LEERDAM

Ons kenmerk

: 468460

Onderwerp

: Doorontwikkeling P&C cyclus

Datum

: 29 juni 2022

Geachte leden van de raad, Bij de vorming van de gemeente Vijfheerenlanden is de P(lanning) & C(ontrol)-cyclus van de nieuwe gemeente op pragmatische wijze vormgegeven. Het doel hiervan was het functioneren van raad, college en ambtelijke organisatie te ondersteunen door middel van het tijdig leveren van financiële en beleidsinhoudelijke sturingsinformatie. Dit met P&C producten die op efficiënte wijze tot stand moesten kunnen worden gebracht. Doordat de financiële functie van de nieuwe gemeente onder druk stond en de financiële basis niet in alle gevallen op orde was, is er bij de vormgeving van de P&C cyclus van de gemeente Vijfheerenlanden vooral aangesloten op de praktijk van de drie voormalige gemeenten. Grote innovatieve stappen vooruit zijn niet gezet. Evaluatie gemeentelijke P&C cyclus De basis is inmiddels op orde. De tijd is dan ook gekomen om de gemeentelijke P&C cyclus inhoudelijk door te ontwikkelen, daarbij gebruik makend van de ervaringen van de afgelopen drie jaren. Voor het oordeel over de doeltreffendheid van de huidige P&C cyclus (heeft deze voldoende informatieve waarde voor de raad om inhoudelijk goed te kunnen sturen op de beleidsuitvoering en het financieel beleid) is op 22 februari jl. een gesprek met de leden van de Auditcommissie gevoerd. Voor de in dit kader aan de orde gekomen vragen, verwijzen wij u naar bijgevoegde notitie.

Het gesprek met de Auditcommissie heeft een aantal conclusies opgeleverd: •

•

Er bestaat bij de leden van de Auditcommissie tevredenheid over de opzet en inhoud van de huidige P&C documenten. Wel bestaat er behoefte om deze documenten (vooral de programmabegroting) meer in te laten gaan op de gewenste (inhoudelijke) effecten van beleidsvoorstellen. Breed wordt er door de leden van Auditcommissie een voorkeur uitgesproken om de inhoudelijke kant van de P&C documenten voortaan ook in de desbetreffende vakcommissies te agenderen. Dus niet alleen een behandeling in de commissie AZ, maar bijvoorbeeld het programma sociaal domein ook inhoudelijk bespreken in de commissie Welzijn, Onderwijs en Sport (WOS).

Gemeente Vijfheerenlanden / Postbus 11, 4140 AA Leerdam / 088 – 599 7000 / vijfheerenlanden.nl / info@vijfheerenlanden.nl

•

• •

De meeste leden van Auditcommissie hebben een voorkeur voor één bestuursrapportage die in september in de raad wordt besproken. Deze bestuursrapportage mag op basis van het principe van “management by exception” zijn opgesteld. En dus dunner van omvang zijn, dan de huidige rapportages. Er wordt door de leden van Auditcommissie meer aandacht gewenst voor (en sturing op) KPI’s (kritische prestatie-indicatoren). Daarbij moet waar mogelijk aangesloten worden op de indicatoren van waarstaatjegemeente.nl. De indeling in de huidige negen programma’s vinden de meeste leden van Auditcommissie prima. Daarbij is wel aangegeven, dat indien het college en de ambtelijke organisatie een beter voorstel hebben, de leden van de Auditcommissie daarvoor ook openstaan.

Rol raad In artikel 2 van de financiële verordening 2022 van de gemeente Vijfheerenlanden staat opgenomen, dat de raad bij aanvang van iedere raadsperiode een programma-indeling voor die raadsperiode vaststelt. Ook wordt in dit artikel geregeld, dat de raad taakvelden en beleidsindicatoren per programma vaststelt. Tenslotte staat in dit artikel opgenomen dat de raad ook de onderwerpen vaststelt waarvoor de raad (naast de verplichte paragrafen van de begroting en de jaarstukken) middels het opnemen van extra paragrafen kaders wil stellen. De raad doet dit alles op voorstel van het college. Veelal gebeurt dit bij het vaststellen van de eerste begroting van een nieuwe collegeperiode. Wanneer het college voornemens is om de raad voor te stellen te komen tot aanpassingen in de opzet van de gemeentelijke P&C cyclus, is het vanzelfsprekend om deze aanpassingen vooraf voor te leggen aan de Auditcommissie en de Commissie Algemene Zaken. Wanneer er bij beide commissies draagvlak bestaat voor de aanpassingen, dan kunnen deze door het college worden verwerkt in de gemeentelijke P&C cyclus en in de betreffende P&C documenten en vervolgens (bij behandeling van de betreffende P&C documenten) door de raad worden vastgesteld.

Houtskoolschets opzet nieuwe P&C cyclus Op basis van de uitspraken van de leden van de Auditcommissie is een aantal uitgangspunten bepaald voor de doorontwikkeling van de P&C cyclus. Dit betreft uitgangspunten die overigens nog verder inhoudelijk uitgewerkt moeten worden: 1.

2. 3.

4.

Eén bestuursrapportage die opgesteld wordt vanuit het principe van “management by exception”. Daar hoort (vanuit het oogpunt van begrotings- en kredietrechtmatigheid) een beknopte slotwijziging bij, die in de laatste raadsvergadering van het begrotingsjaar wordt vastgesteld (waarin ook een kredietrapportage is opgenomen). De uitvraag van de bestuursrapportage heeft dan als ijkmoment 1 juni. Vaststelling vindt plaats in het college van medio juli en in de raad van september. Een steviger onderscheid tussen kadernota en programmabegroting, waarbij de Kadernota zich alleen richt op kaderstellende besluiten, die verder inhoudelijk worden uitgewerkt in de programmabegroting. Een betere aansluiting tussen programma’s en paragrafen. Daardoor wordt dubbele informatie voorkomen en kan de focus bij de programma’s liggen op besluitvormingsinformatie en effectsturing (kpi’s) en in de paragrafen op achtergrondinformatie (waaronder een beknopt overzicht van actueel beleid en inclusief de wettelijk verplichte informatie). Een nieuwe indeling van de programma’s waardoor deze beter aansluiten bij de inrichting van de organisatie, bij de indeling van de drie raadscommissies én bij de paragrafen. Een nieuwe programma-indeling heeft overigens geen consequenties voor

vergelijkbaarheid van historische informatie. Omdat de indeling van de (onderliggende) taakvelden niet verandert, kunnen deze taakvelden zowel opgeteld worden naar de oude programma-indeling als naar de nieuwe. De volgende programma-indeling heeft daarbij onze voorkeur: Nieuw programma Oud programma Bijbehorende paragraaf Bestuur, dienstverlening Bestuur en organisatie (0), Bedrijfsvoering en organisatie (A) Wijk- en buurtgericht werken Gemeenschappelijke (6) regelingen Beheer en gebruik Veiligheid (1), Wegenbeheer Onderhoud kapitaalgoederen openbare ruimte (B) (2), groen (5), afval, riolering en begraven (7) Sociaal domein (C) Onderwijs (4), sociaal domein Sociaal domein (nieuw) (6) en gezondheid (7) Ontplooiing (D) Bibliotheek (4), sport, kunst Ontplooiing (nieuw) en cultuur, media en erfgoed (5), buurthuizen (6) Ruimtelijke ontwikkeling Mobiliteit (2), EZ (3), milieu Grondexploitaties (E) en duurzaamheid (7), Wonen (8) en RO (8) Financiën (F) Financiën (0), overhead (0) Lokale heffingen Financiering Weerstandsvermogen 5.

6.

Een goede inhoudelijke beoordeling op de door waarstaatjegemeente.nl gebruikte indicatoren en een keuze welke indicatoren beleidsrelevant zijn voor de gemeente Vijfheerenlanden. Deze indicatoren worden dan opgenomen in de P&C cyclus (als kpi’s) en waar mogelijk intensiever gemonitord. Dit in het kader van de door de raad gewenste effectmonitoring. Het behandelen van P&C documenten in alle vakcommissies van de raad (voor wat betreft de relevante onderdelen). Hierover zal nog wel het gesprek met de Griffie moeten worden gevoerd.

Planning De invoering van de vernieuwde planning en control cyclus zal geleidelijk geschieden. Daarbij wordt de gehele jaarcyclus 2023 gebruikt voor de vernieuwing van de P&C producten. Daarbij kunnen de volgende resultaten worden gerealiseerd: Product Coalitieakkoord 2022-2026

Resultaat Zicht op bestuurlijke prioriteiten. Is besproken in raad van 8 juni 2022. Notitie doorontwikkeling P&C Vaststelling van notitie en bijbehorende raadsinformatiebrief cyclus (en bijbehorende RIB) in de collegevergadering van 5 juli 2022 in college Raadsinformatiebrief (RIB) Bespreking in commissie AZ van 7 september 2022. Ingeval hier draagvlak bestaat voor nieuwe programma-indeling dan wordt deze verwerkt in de Programmabegroting 2023. Programmabegroting 2023 Toepassing nieuwe programma-indeling (op basis van bestaande formats) Bestuursrapportage(s) 2023 Toepassing nieuwe opzet bestuursrapportage Kadernota 2024 Toepassing nieuwe opzet kadernota Programmabegroting 2024 Toepassing nieuwe programmaformats en nieuwe paragraafformats. Gebruik van twee nieuwe paragrafen. Slotwijziging 2023 Toepassing nieuw format slotwijziging Jaarstukken 2023 Toepassing nieuw format jaarstukken

Proces Indien de commissie AZ kan instemmen met de uitgangspunten van bovenstaande houtskoolschets zal de nieuwe programma-indeling al worden toegepast bij de programmabegroting 2023. De verdere inhoudelijke uitwerking van de overige uitgangspunten zal vervolgens in overleg met de leden van de Auditcommissie geschieden. Met vriendelijke groet, het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Vijfheerenlanden, de secretaris,

de burgemeester,

Signed By: n.van.ameijde@vijfheerenlanden.nl {{signer1}} 05/07/2022 11:18:58 CEST

Signed By: s.frohlich@vijfheerenlanden.nl {{signer2}} 05/07/2022 12:06:14 CEST

ID: a6d78c28-497d-4614-a05a-3cfb89edb606 Auth: Consent

N. (Nanette) van Ameijde-Poortman Bijlage: Notitie doorontwikkeling P&C-cyclus

ID: a6d78c28-497d-4614-a05a-3cfb89edb606 Auth: Consent

S. (Sjors) Fröhlich