8. toezichtsbrief GS IBT informatiebeheer gemeente Vijfheerenlanden 2020-2021.pdf

Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Vijfheerenlanden Postbus 11 4140 AA LEERDAM

DATUM NUMMER UW BRIEF VAN UW NUMMER BIJLAGE

03-06-2022 82472DCA 08-06-2021 291051 Geen

TEAM REFERENTIE DOORKIESNUMMER E-MAILADRES ONDERWERP

BEI / IBT informatie- en archiefbeheer M.E.C. Jansen-ten Berge +31652769749 marielle.ten.berge@provincie-utrecht.nl Beoordeling Interbestuurlijk Toezicht, informatiebeheer over 2020-2021

Geacht college,

U heeft ons in het kader van interbestuurlijk toezicht (IBT) informatie toegezonden over de uitvoering van de Archiefwet. Wij beoordelen de prestaties van gemeenten als ‘voldoet’, ‘voldoet deels’ of ‘voldoet niet’. Het oordeel voor uw organisatie over de uitvoering van het informatie- en archiefbeheer in 2020-2021 luidt ‘voldoet deels’. Dit betekent dat uw informatiebeheer deels aan de vereisten van de Archiefwet voldoet, maar deels ook nog niet. In onze vorige toezichtbrief over 2018-2019 (2020) gaven wij aan dat er een aantal verbeteringen uitgevoerd moesten worden. Ten opzichte daarvan zien wij wel dat er de afgelopen periode stappen worden gezet, zodat wij uw informatiebeheer nu ook beoordelen als ’voldoet deels’. Hieronder lichten wij toe welke veranderingen wij zien in uw informatiebeheer ten opzichte van onze vorige beoordeling en op welke onderdelen wij nog actie van u verwachten. Over het jaar 2020 hebben wij van u in juni 2021 toezichtinformatie ontvangen. Door het moeten inzetten van extra capaciteit op andere toezichtdomeinen, hebben wij de beoordeling van deze informatie later in de toezichtronde uitgevoerd. We hebben daardoor de toetsing over 2020 grotendeels gecombineerd met die van 2021.

Naast beoordeling van de aangeleverde toezichtinformatie heeft onze toezichthouder op 7 april 2022 een gesprek gevoerd met uw netwerkmanager Informatievoorziening (bedrijfsvoering) en uw medewerkers DIV. Bij dit gesprek was ook de archiefinspecteur van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht (RAZU) aanwezig. De informatie uit dit gesprek over de toezichtinformatie en de actuele ontwikkelingen is in deze beoordeling meegenomen, zodat deze toezichtbrief ook betrekking heeft op uw informatiebeheer van 2021. Toetsingscriteria Bij de beoordeling van uw informatie- en archiefbeheer toetsen wij, net als voorgaande jaren, of u voldoet aan de eisen die de Archiefwet- en regelgeving voorschrijven. In ons ‘Aanvullend beleidskader voor het interbestuurlijk archieftoezicht’ staan de risicogebieden waar wij specifiek naar kijken. Dit zijn: de omslag naar digitaal werken; het duurzaam beheren van analoge en digitale informatie; en de informatiehuishouding bij reorganisaties, herindelingen en samenwerkingsverbanden. Bij het uitvoeren van ons toezicht hanteren wij de interventieladder, die landelijk tussen Rijk, IPO en VNG is afgesproken. Deze interventieladder is te vinden op onze website www.provincie-utrecht.nl/werkwijze-ibt. Dhr. R.C.L. Strijk

Lid van het college van gedeputeerde staten Archimedeslaan 6 Postbus 80300, 3508 TH Utrecht T 030-2589111

Bevindingen en beoordeling Uit het verslag van uw archivaris en uit het gesprek dat wij gevoerd hebben blijkt dat er vorderingen zijn gemaakt. Er is op basis van een eerder uitgevoerde KIDO-audit een verbeterplan opgesteld waarmee de vorderingen op het gebied informatie- en archiefbeheer worden bijgehouden. U heeft inmiddels een vervangingsbesluit genomen en u bent bezig met de uitvoering van dit besluit met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2019. Een samenhangend overzicht van de informatie op netwerkschijven en in decentrale applicaties wordt opgesteld. Wat betreft het kwaliteitssysteem heeft u stappen gezet, u heeft bijvoorbeeld een vernietigingsprocedure opgesteld, maar u bent nog niet gekomen tot een volwaardig kwaliteitssysteem zoals bedoeld in artikel 16 van de Archiefregeling. Het bewerken en overbrengen van de archieven van uw rechtsvoorgangers wordt op een projectmatige manier aangepakt door het RAZU. Hieronder lichten wij onze belangrijkste bevindingen en verbeterpunten uit deze beoordelingsronde toe. Een deel van deze punten is al opgenomen in het verbeterplan van de gemeente Vijfheerenlanden. We dringen er op aan dat u verder gaat met het uitvoeren van uw t verbeterplan en deze blijft koppelen aan onze aanbevelingen en die van uw gemeentearchivaris.

Zoals ook opgemerkt in onze toezichtbrief van 12 oktober 2020 blijft een belangrijk aandachtspunt de beschikbare structurele capaciteit voor het uitvoeren van het verbeterplan. Omslag naar digitaal werken / inrichting (duurzame) digitale informatiehuishouding U heeft in december 2021 een vervangingsbesluit genomen met terugwerkende kracht. U heeft het vervangingsproces ingericht. Er is nog niet met terugwerkende kracht vervangen omdat de vereiste controles hiervoor nog moeten worden uitgevoerd. Onderdelen van een digitale bewaarstrategie zijn gerealiseerd, maar het vereiste metadata schema of standaardformaten zijn nog niet vastgesteld. U maakt afspraken over de informatie die decentraal is opgeslagen, zodat deze informatie goed beheerd wordt. Verbeterpunten: 1. Werk verder aan het uitvoeren van de vervanging met terugwerkende kracht. 2. Werk in overleg met uw archivaris verder aan een digitale bewaarstrategie, inclusief een meta dataschema en standaardformaten, waarmee u de duurzame toegankelijkheid van digitale informatie in uw organisatie borgt. Controleer dit periodiek via het kwaliteitssysteem. 3. Zorg voor een continu actueel overzicht van alle archiefwaardige informatie in de organisatie, ook buiten het centrale zaaksysteem. Gebruik dit overzicht om alle informatiestromen onder beheer te krijgen. Kwaliteitssysteem U heeft in 2019 een KIDO audit laten uitvoeren.

Onderdelen zijn gerealiseerd, maar er is nog geen werkend kwaliteitssysteem. Ons verbeterpunt uit de toezichtbrief van oktober 2020 blijft daarom staan. Verbeterpunt: 4. Ontwikkel het kwaliteitssysteem verder door tot een systeem zoals bedoeld in de archiefregeling (art. 16) en gebruik hierbij de aanbevelingen uit het KIDO traject. Selectie en vernietiging U heeft een vernietigingsprocedure opgesteld. En u bent bezig met het aanvragen van een doorlopende machtiging voor vernietiging van een aantal zaaktypen uit uw archiefsysteem. Verder heeft u een kleine achterstand in het vernietigen van digitale informatiebestanden. Verbeterpunten: 5. Werk de achterstanden in de vernietiging van de digitale informatiebestanden weg en voer dit uit volgens de wettelijk vereiste procedure en binnen de gestelde termijnen.

2

Informatiehuishouding bij reorganisaties, herindeling en samenwerkingsvormen Uit de toezichtinformatie blijkt dat u een begin hebt gemaakt om tot beheerafspraken met de ODRU en met AVRES te komen, maar dat u niet met alle partijen afspraken hebt gemaakt. Daarnaast moeten deze beheerafspraken periodiek getoetst worden. Verbeterpunt: 6. Maak met uw verbonden partijen praktische beheerafspraken voor het archief- en informatiebeheer en monitor de uitvoering van deze afspraken via het kwaliteitssysteem. Personele aspecten Een aantal werkzaamheden in uw planning is niet uitgevoerd door capaciteitsproblemen. We zien dat dit een bredere ontwikkeling is: meer organisaties hebben door de elkaar snel opvolgende veranderingen op het gebied van informatiebeheer en de krapte op de arbeidsmarkt een probleem om voldoende mensen met de benodigde competenties en expertise aan te trekken. Het blijft voor uw organisatie van belang om de personele situatie aan te passen op het uitsluitend digitaal werken en archiveren. Tot slot Hiermee is voor ons deze toetsingsronde afgerond. Wij gaan ervan uit dat u de verbeterpunten van uw archivaris en van ons doorvoert. De volledige toezichtinformatie over de periode 2021 ontvangen wij graag uiterlijk 15 juli 2022. We voeren graag in het kader van de volgende beoordelingsronde in het najaar een ambtelijk overleg over de realisatie van de verbeteringen.

Naast toezicht op uw informatie- en archiefbeheer, toetsen wij ook uw taakuitvoering op de terreinen omgevingsrecht, huisvesting vergunninghouders en financiën. Vanwege een ander beoordelingsritme door wettelijke bepalingen, ontvangt u hiervan op een ander tijdstip onze toezichtbrieven. Een afschrift van deze brief sturen wij ter kennisgeving aan uw gemeenteraad. Wij publiceren de resultaten van ons toezicht op de interactieve IBT-kaart. Zie daarvoor www.provincieutrecht.nl/interbestuurlijktoezicht. Deze brief wordt via deze kaart ook toegankelijk.

Hoogachtend, Gedeputeerde Staten van Utrecht, Namens hen,

R.C.L. (Robert) Strijk Gedeputeerde Financiën, Organisatie, Economie en Europa

cc. gemeentearchivaris RAZU

3