8. (AUDIT) RIB inzake 2e rapportage 2021 ontwikkelplan financiële functie.pdf

Aan: Gemeente Vijfheerenlanden T.a.v. de leden van de auditcommissie Postbus 11 4140 AA Leerdam

Ons kenmerk

: 330492

Onderwerp

: 2e rapportage 2021 ontwikkelplan financiële functie

Datum : 5 oktober 2021

Geachte leden van de auditcommissie, Bij de 1e rapportage 2021 van het ontwikkelplan financiële functie is de prioritering van de activiteiten uit het ontwikkelplan herzien. De activiteiten zijn in drie prioriteiten opgedeeld en zijn vervolgens toegedeeld aan het eerste halfjaar van 2021, het tweede halfjaar van 2021 en aan 2022. Onderstaand treft u de stand van zaken aan van de in de eerste helft van 2021 in uitvoering genomen activiteiten. Eerder bent u hierover al geïnformeerd middels een concept raadsinformatiebrief die in uw overleg van 31 augustus jl. is behandeld. De voorliggende brief betreft de definitieve versie van deze brief. Stand van zaken prioriteit 1: gereed eind juni 2021 In het eerste halfjaar van 2021 zijn die activiteiten uitgevoerd die noodzakelijk zijn om tot en verbetering te komen van de uitvoering van een aantal belangrijke financiële processen. Die verbetering zit onder meer in het actualiseren van een aantal kaderstellende documenten, het opnieuw vastleggen van een aantal werkprocessen c.q. werkinstructies die de afgelopen jaren aan verandering onderhevig zijn geweest en de ontwikkeling van de financiële functie binnen en buiten het team financiën (bijvoorbeeld door het voorbereiden van opleidingen). In onderstaand overzicht treft u de stand van zaken van deze in uitvoering genomen activiteiten aan. Groene activiteiten zijn ambtelijk gereed.

Oranje activiteiten zijn vertraagd maar zullen wel worden opgeleverd in de tweede helft van 2021 en rode activiteiten worden pas opgeleverd in 2022. Daar waar er sprake is van vertraging (dus van een oranje of rode activiteit), wordt deze vertraging in de kolom “omschrijving” toegelicht. Van de 37 voorgenomen activiteiten zijn er 28 groen en dus gereed, 8 oranje en 1 rood.

Nr. 2

Naam Actualiseren financiële verordening

4

Notitie kostprijscalculatie

4a

Uurtarieven

Omschrijving Het actualiseren van de financiële verordening. De actualisering dient plaats te vinden op basis van de analyse van de controle 2018 en 2019 en het verwerken van de actuele BBV regelgeving. Het opstellen van een notitie waarin de algemene principes van gemeentelijke kostprijscalculatie worden vastgesteld. TOELICHTING: Alle onderliggende bouwstenen (zoals notitie overhead, personeelsbegroting) zijn klaar. Deze moeten nu nog worden gecombineerd tot uitgangspunten. Een beter inzicht in de opbouw van de overhead zal ook worden opgenomen in de nieuwe programmabegroting 2022. Eenduidige en goed onderbouwde uurtarieven.

Gemeente Vijfheerenlanden / Postbus 11, 4140 AA Leerdam / 088 – 599 7000 / vijfheerenlanden.nl / info@vijfheerenlanden.nl

7 9 14

Implementatie notities commissie BBV Actualiseren treasurystatuut Uitwerken standaard proces budgetgesprekken

17

Waarborgen kennis Gemeentefonds

18

Beschrijving standaard proces Gemeentefonds

26e

Procesbeschrijving * Memoriaal

26g

Procesbeschrijving * Tussenrekeningen Procesbeschrijving * Aangifte BTW Procesbeschrijving * Correcties Vaststellen managementinformatie reguliere financiële processen

26k 26l 27

29a 29b 29c 29d 29e 29f 30c 30f 30h 30i 30j 31

Procesbeschrijving * Heffing / aanslagoplegging Procesbeschrijving * Invordering Procesbeschrijving * Kwijtschelding Procesbeschrijving * Banken Procesbeschrijving * Bezwaren Procesbeschrijving * Correcties Procesbeschrijving * Memoriaal Procesbeschrijving * SPUK regeling Procesbeschrijving * Algemene uitkering Procesbeschrijving * SiSa Procesbeschrijving * Aansluitcontroles Beschrijving financiële afsluitingsprocessen

37

Ontwikkelen verplichtingenadministratie

41

IC plan invoering rechtmatigheidstraject 2021

45

Begrotingswijziging

46

Financiële paragraaf college- en raadsvoorstellen

48d

Procesbeschrijving * Begrotingswijzigingen Invulling (met formatie) taakonderdeel treasury

52

53

Invulling (met formatie) taakonderdeel verzekeringen

54

Opstellen werkafspraken team Financiën ter waarborging van

TOELICHTING: De personeelsbegroting is klaar. Deze wordt nu uitgewerkt tot uurtarieven. Deze worden opgenomen in de programmabegroting 2022. Het in het kader van het jaarrekeningproces 2020 implementeren van in 2019 en 2020 vernieuwde regelgeving van de commissie BBV. Het actualiseren en moderniseren van het treasurystatuut. Het beschrijven (en invoeren) van het proces "budgetgesprekken" voor de adviseurs van het team Financiën. Dit moet leiden een wijze van werken die maakt dat budgetgesprekken door alle adviseurs op vergelijkbare wijze worden voorbereid en uitgevoerd en dat de resultaten en conclusies op gelijke en tijdige wijze worden vastgelegd en afgestemd (met verantwoordelijken). TOELICHTING: Dit moet nog worden opgepakt. Deze actie volgt op actie 46 (zie hieronder). Het vergroten van de kennis van het Gemeentefonds. Enerzijds door het vergroten van de kennis van de trends en ontwikkelingen (gekoppeld aan het verdeelmodel) die leiden tot wijzigingen in de baten uit het Gemeentefonds. Anderzijds door het vergroten van de kennis over welke gemeentelijke budgetten "gekoppeld zijn" aan het Gemeentefonds. TOELICHTING: Deze actie volgt op actie 30h en moet nog worden opgepakt. Aan deze actie wordt invulling gegeven door de inhoudelijke implementatie van de LIAS PAUW applicatie. Hiermee wordt gestart na bekendwording van de resultaten van de herijking van het gemeentefonds.

Het beschrijven (en invoeren) van het proces "Gemeentefonds" gericht op een gestandaardiseerde analyse van Gemeentefondscirculaires inclusief de daarbij behorende afstemming met betrokken en verantwoordelijken. * Memoriaal (salarissen, burgerzaken, belastingen, Helsdingen, WMO, WIL, internetkassa en marktgelden (pinnen) * Tussenrekeningen * Aangifte BTW * Correcties Het vaststellen van een periodiek op te leveren standaardrapportage met management informatie over de uitvoering van het financieel administratieve proces. * Heffing / aanslagoplegging * Invordering * Kwijtschelding * Banken * Bezwaren * Correcties * Memoriaal * SPUK regeling * Algemene uitkering * SiSa * Aansluitcontroles Het vastleggen van afsluitingsprocessen waarbij per proces de elementaire functiescheiding; de IC punten en de (eventueel relevante) management informatie wordt vastgelegd. Het betreft de volgende processen: Het vaststellen van het PvE (inclusief gewenste functionaliteit) voor de inrichting van een verplichtingenadministratie. Een goede koppeling tussen contractenadministratie en crediteurenadministratie moet uitgangspunt zijn. Het betreft hierbij zowel lasten als baten) Het in overleg met de (nog nieuw aan te wijzen) accountant opstellen en uitvoeren van een IC plan 2021 waarbinnen alle VIC activiteiten 2021 planmatig zijn opgenomen.

Onderdeel van dit plan is ook een beschrijving van het controleframework dat in 2021 wordt ingevoerd om te kunnen voldoen aan professionele eisen om over 2021 zelf een verklaring te kunnen afgeven over de mate van rechtmatigheid van de gemeente Vijfheerenlanden. Het vaststellen (i.o.m. met de Auditcommissie) van de doelstelling, opzet, inhoud en vormgeving van begrotingswijzigingen. Het inrichten van een logboek begrotingswijzigingen. TOELICHTING: Dit moet nog worden opgepakt. Deze actie volgt op actie 46 (zie hieronder). Het vaststellen (i.o.m. met de Auditcommissie) van de doelstelling, opzet, inhoud en vormgeving van de financiële paragraaf bij college- en raadsvoorstellen. Taakstellend is dat deze conform de BBV zijn en zodanig duidelijk zijn dat deze probleemloos verwerkt kunnen worden in de begroting en in het financieel systeem. * Begrotingswijzigingen Het verbijzonderen van de werkzaamheden die behoren hij het taakveld treasury, het regelen van de daarvoor benodigde formatie en het aanwijzen en trainen van de verantwoordelijken. Het verbijzonderen van de werkzaamheden die behoren hij het taakveld verzekeringen, het regelen van de daarvoor benodigde formatie en het aanwijzen en trainen van de verantwoordelijken. Het maken van werkafspraken met als doel dat de kwaliteit van de producten van het team Financiën beter gewaarborgd wordt. De daarvoor benodigde

kwaliteit producten

56

61

Invulling geven aan rollen spelverdeler, teamcontroller en netwerker binnen team Financiën Aanwijzen eigenaren van de twee JIP communities en opstellen communicatieprogramma

62

Inventarisatie van trainings- en opleidingsbehoefte budgethouders, concern-, team- en businesscontrollers en PAV'ers

64

Opstellen programma ter ontwikkeling van ambtelijke en bestuurlijke sensitiviteit financieel adviseurs

67

Opstellen trainingsprogramma in vaardigheden en vakkennis (waaronder BBV) voor medewerkers team Financiën

vaardigheden en competenties moeten hierbij in beeld worden gebracht. TOELICHTING: De uitvoering van deze taak heeft een relatie en volgt uit taak 46. Na vaststelling van de in taak 46 opgenomen notitie vindt uitwerking hiervan plaats in praktische werkafspraken. Deze vloeien ook voort uit het position paper zoals toegelicht bij taak 52 en 53. Het aanwijzen van de roleigenaren binnen het team Financiën en het in beeld brengen van de hiervoor benodigde vaardigheden en competenties. Het aanwijzen van eigenaren (redacteuren) van de twee communities die actief de JIP groep beheren, conform een vooraf vastgesteld communicatieprogramma met doelstellingen. TOELICHTING: Een position paper is opgesteld, dat de taak, rol, werkverdeling en taakverdeling van en binnen het team financieel beleid regelt. Het aanwijzen van eigenaren is hierin opgenomen. Met dit position paper is inhoudelijk ingestemd door de medewerkers, alleen over de onderlinge taakverdeling vinden nog gesprekken plaats tussen de medewerkers. In september wordt deze notitie ambtelijk vastgesteld. Een inventarisatie van gewenste en noodzakelijke trainingen en opleidingen die bij voorkeur inhuis gegeven worden. Dit betreft bijvoorbeeld trainingen of informatiebijeenkomsten wat betreft BBV, het gemeentelijke financieel beleid, BTW en VPB en de mogelijkheden van het financieel systeem en rapportagetools.

TOELICHTING: Gestart is met de uitvoering van een opleiding in het kader van risicomanagement. Na het uitvoeren van de terugkomdag met betrekking tot deze opleiding (in september) wordt bij de doelgroep een inventarisatie uitgevoerd naar de overige opleidingsnoodzaak en wensen. Dit programma is gericht om de financieel adviseurs meer inzicht te geven in de werking van de ambtelijke en bestuurlijke organisatie. Dit door de financieel adviseurs in direct gesprek te krijgen met beleidsambtenaren, managers en bestuurders (waaronder ook raadsleden) over de vraagstukken en dilemma's waarmee zij (wederzijds) te maken hebben en de rol die de financieel adviseurs kunnen spelen bij het signaleren, analyseren en oplossen daarvan. TOELICHTING: Dit programma moet nog worden opgestart. Het is overigens geen opleiding maar een aantal gesprekken van de medewerkers van het team financieel beleid met belangrijke (financiële) sleutelpersonen binnen onze organisatie. Het is de bedoeling om deze gesprekken in het laatste kwartaal van dit jaar te voeren. Een inventarisatie van gewenste en noodzakelijke trainingen en opleidingen die bij voorkeur inhuis gegeven worden. Dit betreft bijvoorbeeld trainingen of informatiebijeenkomsten wat betreft BBV, het gemeentelijke financieel beleid en de mogelijkheden van het financieel systeem en rapportagetools.

De vertraging in de oplevering van de 8 oranje activiteiten en 1 rode activiteit kan worden verklaard door het feit, dat het voor het ontwikkelprogramma in de eerste helft van 2021 beschikbare aantal uren minder was dan gehoopt. Dit had een aantal oorzaken.   



Twee medewerkers zijn elk een aantal weken uitgevallen in verband met corona. De totstandkoming van de Kadernota 2022 heeft door de nieuwe opzet veel meer capaciteit gekost dan eerder geraamd. Het opstellen van het dekkingsplan en de herfinanciering van de gemeente Vijfheerenlanden (als uitvloeisel van de uitspraak Niemans) hebben meer capaciteit gekost dan eerder ingeschat. Dit is een gevolg van het feit dat er is gekozen voor raadpleging van de raad over het voorstel tot herfinanciering en er ook bestuurlijk is gekozen tot financiering van de toekomstige investeringsbehoefte. Ook het voorstel LTF Stedin heeft flink wat niet geraamde capaciteit gevraagd. En dat was ook het geval met de integrale actualisatie van alle grondexploitaties en de advieswerkzaamheden in verband met een nieuw gemeentehuis.

Desondanks is het overgrote deel van de activiteiten uit het ontwikkelplan inmiddels ambtelijk afgerond. De nog niet afgeronde activiteiten zullen naar verwachting in de tweede helft van 2021 worden afgerond. Dat zal mogelijk ook nog het geval zijn bij activiteit 17 (waarborgen kennis Gemeentefonds). Inmiddels zijn namelijk de resultaten van de herijking gemeentefonds bekend met betrekking tot het begrotingsjaar 2019. Dat betekent, dat er is gestart met deze activiteit. De iets vertraagde oplevering van resultaten zal overigens niet leiden tot vertraging in het realiseren van één van de belangrijkste doelen van het ontwikkelplan, te weten een kwalitatief goed en zelforganiserend team financieel beleid. Dit doel moet eind 2021 zijn gerealiseerd.

Prioriteit 2: gereed eind 2021 De bovenstaande 9 nog in uitvoering zijnde activiteiten zullen worden toegevoegd aan de onderstaande 37 activiteiten die voor de tweede helft van 2021 zijn voorgenomen. Bij deze nieuw toe te voegen activiteiten verschuift de prioriteit naar het uitvoeren van het opleidingsprogramma (dit in de veronderstelling, dat de belemmeringen in verband met corona dan achter de rug zijn), het verbinden van de financiële functie door het actiever gebruik van intranet (JIP), het beschrijven van het merendeel van de overige financiële processen (ter borging van de juiste uitvoering hiervan, niet ter verbetering hiervan) en wordt begonnen met de doorontwikkeling van de P&C cyclus. Dit laatste zal samen met de Auditcommissie geschieden. In de tweede helft van 2021 verschuift de focus dus naar de gehele financiële functie van de gemeente Vijfheerenlanden en is dus niet meer alleen beperkt tot de medewerkers van het team financieel beleid. Nr. 6

Naam Opstellen nota investeren, activeren en afschrijven

12

Opstellen programma budgetplannen

13

Uitwerken technieken ZeroBase budgetting

26

Beschrijving processen financiële administratie

26a 26b 26c

33

Procesbeschrijving * Crediteuren Procesbeschrijving * Debiteuren Procesbeschrijving * Treasury (geldleningen, schatkistbankieren, liquiditeitenbeheer en projectfinanciering) Procesbeschrijving * Banken Procesbeschrijving * Inning Procesbeschrijving * Journaalposten overige applicaties Procesbeschrijving * Verwerken rekening courant SVN Procesbeschrijving * Verzamelkostenplaatsen RC en energie Procesbeschrijving * Contante geldstromen Procesbeschrijving * Gemeenschappelijke regelingen Procesbeschrijving * IV3 Procesbeschrijving * Vennootschapsbelasting Procesbeschrijving * Doeluitkeringen Procesbeschrijving * Grondexploitatie Procesbeschrijving * Vaste activa Procesbeschrijving * Reserves en voorzieningen Procesbeschrijving * Verzekeringen Procesbeschrijving * Rentetoerekening Procesbeschrijving * Periodeafsluiting Ontwikkelen subsidieadministratie

35

Ontwikkelen contractadministratie

26d 26f 26h 26i 26j

26m 30a 30b 30d 30e 30g 30k 30l 30m 30n 31a

Omschrijving Het opleveren van een nieuwe beleidsnota waarin het beleid wordt vastgelegd betreffende de vraag wat een project is en wat niet en ook wordt vastgelegd wat de gemeentelijke kaders zijn betreffende projectmatig werken en het activeren en afschrijven van gemeentelijke activa. Het uitwerken van een verbeterprogramma gericht op een betere en meer inhoudelijke onderbouwing van de gemeentelijke budgetten. Zowel betreffende lasten als baten. Standaardisering van onderbouwingen is daarbij geen doelstelling. Het inventariseren van technieken, vaardigheden en competenties die door de adviseurs van het team Financiën kunnen worden toegepast om een volwaardig gesprekspartner te kunnen zijn van de overige teams bij de beoordeling van en het gesprek over de budgetplannen van de teams. Het vastleggen van alle financieel administratieve processen waarbij per proces de elementaire functiescheiding; de IC punten en de (eventueel relevante) management informatie wordt vastgelegd. Het betreft de volgende processen: * Crediteuren * Debiteuren * Treasury (geldleningen, schatkistbankieren, liquiditeitenbeheer en projectfinanciering)

* Banken * Inning * Journaalposten overige applicaties * Verwerken rekening courant SVN * Verzamelkostenplaatsen RC en energie

* Contante geldstromen * Gemeenschappelijke regelingen * IV3 * Vennootschapsbelasting * Doeluitkeringen * Grondexploitatie * Vaste activa * Reserves en voorzieningen * Verzekeringen * Rentetoerekening * Periodeafsluiting Het in overleg met de subsidieverstrekkende teams vaststellen van het PvE (inclusief gewenste functionaliteit) voor de inrichting van een subsidieadministratie. Bij de inrichting moet de te leveren managementinformatie een uitgangspunt zijn. Het in overleg met de inkoopfunctie vaststellen van het PvE (inclusief gewenste functionaliteit) voor de inrichting van een contractadministratie. Bij

38

Inrichten en implementeren verplichtingenadministratie

42

Kadernota

44

Bestuursrapportages

47

Jaarstukken

55

Training voor financieel adviseurs team Financiën ter ontwikkeling van de voor kwaliteitscontrole benodigde vaardigheden Training voor roleigenaren team Financiën ter ontwikkeling van daarvoor benodigde competenties Instellen JIP community budgethouders, concern-, businessen teamcontrollers en financieel adviseurs Instellen JIP community medewerkers team Financiën en PAV'ers Opleidingsprogramma (inhuis) voor budgethouders, concern-, businessen controllers en PAV'ers Uitvoeren programma ter ontwikkeling van ambtelijke en bestuurlijke sensitiviteit financieel adviseurs Training adviesvaardigheden voor financieel adviseurs team Financiën

57

59

60

63

65

66

68

Uitvoeren van trainingsprogramma in vaardigheden en vakkennis (waaronder BBV) voor medewerkers team Financiën

de inrichting moet de te leveren managementinformatie een uitgangspunt zijn. Het inrichten en implementeren van een administratie (onderdeel van de crediteurenadministratie) waarbinnen alle inkooptransacties worden vastgelegd inclusief relevante verwijzingen naar het zaaksysteem. Daarbij kan overwogen worden om alleen verplichtingen boven een bepaalde grens verplicht te registreren. Het vaststellen (samen met de Auditcommissie) van de doelstelling, opzet, inhoud en vormgeving van de Kadernota. Daarbij is ook duidelijk welke teams/medewerkers voor de totstandkoming van welke onderdelen van de Kadernota verantwoordelijk zijn. Het vaststellen (i.o.m. met de Auditcommissie) van de doelstelling, opzet, inhoud en de vormgeving van de Bestuursrapportage. Daarbij is ook duidelijk welke teams/medewerkers voor de totstandkoming van welke onderdelen van de Bestuursrapportage verantwoordelijk zijn. Het vaststellen (i.o.m. met de Auditcommissie) van de doelstelling, opzet, inhoud en vormgeving van de Jaarstukken. Daarbij is ook duidelijk welke teams/medewerkers voor de totstandkoming van welke onderdelen van de Jaarstukken verantwoordelijk zijn. Het trainen van vaardigheden en technieken ten behoeve van kwaliteitscontrole door de adviseurs van het team Financiën.

Het trainen van vaardigheden en competenties door de roleigenaren van het team Financiën. Het realiseren van een actieve JIP community. Doel van deze community is een snelle en gelijke informatieverstrekking aan alle betrokken medewerkers, waarbij er niet alleen "gezonden" wordt, maar ook "ontvangen." Het realiseren van een actieve JIP community. Doel van deze community is een snelle en gelijke informatieverstrekking aan alle medewerkers, waarbij er niet alleen "gezonden" wordt, maar ook "ontvangen." Het uitvoeren van dit trainingsprogramma.

Het uitvoeren van dit trainingsprogramma.

Het uitvoeren van een training adviesvaardigheden voor financieel adviseurs waarbij oplossingsgericht adviseren centraal staat en de daarvoor vereiste competenties worden getraind (waaronder LSD). Het uitvoeren van dit trainingsprogramma.

Uitvoerbaarheid Al bij het vaststellen van het ontwikkelplan financiële functie is aangegeven, dat de planning ambitieus was. Dit omdat het naast de reguliere werkzaamheden en vooral ook door eigen medewerkers wordt uitgevoerd. Concreet betekent dit dat er weinig ruimte is voor extra werkzaamheden zonder dat die ten koste gaan van één of enkele punten uit het ontwikkelplan. In de eerste helft van 2021 hebben we dit ook geconstateerd bij de extra werkzaamheden zoals die zijn benoemd op pagina 3 van deze rapportage (corona, ontwikkelen tool Kadernota, dekkingsplan/herfinanciering, LTF Stedin en grondexploitaties). Er is in de tweede helft van 2021 dus sprake van in totaal 46 uit te voeren activiteiten, inclusief de punten die zijn doorgeschoven uit de eerste helft van 2021. Ook dat is ambitieus. Weliswaar zal er naar verwachting vanaf september geen sprake meer zijn van corona-belemmeringen. Daar staat echter tegenover, dat meerjarig de financiële situatie van de gemeente Vijfheerenlanden (met het bekend worden van de meest recente voorstellen van het Rijk wat betreft de herijking van het gemeentefonds) aanzienlijk is verslechterd. Dat betekent, dat er in de komende maanden onvermijdelijk financiële bijstellingen en bezuinigingen moeten worden geïnventariseerd, uitgewerkt en in

besluitvorming gebracht die een groot beroep zullen gaan doen op inhoudelijke ondersteuning door de medewerkers van de teams financieel beleid en control. Dat zal dus veel tijd en capaciteit gaan vragen. Tijd die ten koste zal gaan van de uitvoering van het ontwikkelplan. De precieze impact hiervan is nu echter nog niet in te schatten. Indien noodzakelijk zal er (in overleg met portefeuillehouder Financiën) worden geprioriteerd; hierover zullen we u dan informeren in de volgende rapportage. Met vriendelijke groet, het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Vijfheerenlanden, de secretaris,

de burgemeester,

Signed By: n.van.ameijde@vijfheerenlanden.nl {{signer1}} 05/10/2021 11:59:47 CEST

Signed By: s.frohlich@vijfheerenlanden.nl {{signer2}} 05/10/2021 12:36:11 CEST

ID: b9dc0747-78ee-4a8f-8c87-69dc3d3661d9 Auth: Consent

N. (Nanette) van Ameijde-Poortman

ID: b9dc0747-78ee-4a8f-8c87-69dc3d3661d9 Auth: Consent

S. (Sjors) Fröhlich