7. (AZ) Toezichtverslag Gemeentearchivaris over 2020.pdf

Jaarverslag 2020 van de gemeentearchivaris van Vijfheerenlanden

23 maart 2021

Ria Mink-Gijzen, Wietse Bakker en Bram Klapwijk

Inhoud 3

Geleidebrief

4

KPI Verslag

10

Aanbevelingen 2020

11

Aanbevelingen eerdere jaren

12

Verbonden partijen

Afbeelding voorzijde: Een van de acht nog aanwezige zegelfragmenten aan een charter uit 1557 in het Weeskamerarchief Wijk bij Duurstede, gefotografeerd door vrijwilliger Winfried Leeman. RAZU - Archief 076, inventarisnr. 19-9 Bezoekadres Karel de Grotestraat 30 3962 CL in Wijk bij Duurstede Postadres Regionaal Archief Zuid-Utrecht Postbus 64 3960 BB Wijk bij Duurstede Telefoon: 088 5300 170 E-mail: info@razu.nl

2

Geleidebrief Geacht college, Voor u ligt het jaarverslag over 2020. Dit verslag betreft allereerst het toezicht op het beheer van informatie of archieven van uw gemeente voor zover die nog niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht (RAZU). Het is ook een verslag over het beheer van de archiefbewaarplaats. Een dergelijke verslaglegging is voorgeschreven in artikel 2 van de Archiefverordening Gemeente Vijfheerenlanden 2019 en vindt jaarlijks plaats door de gemeentearchivaris van uw gemeente. Dit verslag is bestemd voor het college van burgemeester en wethouders. Het college is belast met de zorg (bestuurlijke verantwoordelijkheid) voor de naleving van de Archiefwet 1995. Het verslag dient tevens als basis voor de jaarlijkse verantwoording van het college aan de gemeenteraad, zoals voorgeschreven in artikel 3 van de archiefverordening. Na behandeling in de gemeenteraad verwacht de provincie deze verantwoording te ontvangen als onderdeel van de interbestuurlijke toezichtinformatie, eventueel samen met de verslaglegging vanuit de ambtelijke organisatie op basis van de ‘kritische prestatie-indicatoren’ (KPl’s) van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG). De deadline voor aanleveren van toezichtsinformatie archieven is dit jaar 15 juli 2021.

In dit jaarverslag behandel ik de belangrijkste ontwikkelingen en aandachtspunten die in de loop van het jaar 2020 zijn geconstateerd. Het gaat zowel over de gemeente Vijfheerenlanden, als over de partijen waarmee de gemeente zich verbonden heeft. lk ga in dit jaarverslag ook in op de openstaande aanbevelingen uit vorige jaren. Deze worden bij voorkeur opgepakt binnen het Strategisch Informatieoverleg (SIO) van uw gemeente. Voor de goede orde verwijs ik u ook naar het publieksbericht van het RAZU en naar de programmaverantwoording in de jaarrekening over 2020, die uiterlijk eind april 2021 op de website www.razu.nl worden gepubliceerd. In 2020 hebben de gemeente Vijfheerenlanden en het RAZU een prestatieovereenkomst afgesloten voor het bewerken van de analoge archieven van de voormalige gemeenten Vianen, Leerdam en Zederik. Daarmee gaan wij gezamenlijk een mooi project aan voor de komende jaren (2020-uiterlijk 2030). In 2020 kwam uw visie op informatievoorziening gereed. Deze visie geeft richting voor de jaren 2021 tot en met 2024. Voor het opzetten van een verbeterplan met tijdpad maakte u in 2020 geld vrij. Graag blijft het RAZU betrokken bij de ontwikkelingen. In het verbeterplan zullen het opzetten en nader uitwerken van instrumenten nodig voor volledig digitaal werken terugkeren, want dergelijke instrumenten ontbreken nu nog.

Zo kunt u zonder besluit vervanging nooit volledig digitaal werken. In 2020 overlegde het RAZU met de gemeente over de taakverdeling tussen de archiefinspecteur en de beide informatieadviseurs van het RAZU. In een document hierover staat om welke taken het gaat. Verder hoopt het team toezicht & advies dat uw gemeente de archiefdienst blijft vinden en betrekken bij de vraagstukken die leven, zelfs als hier geen wettelijke verplichting toe bestaat. De archiefinspecteur zal hoofdzakelijk op de (wettelijke) kaders toezien en de beide adviseurs bieden advies om te voldoen aan die kaders, maar kunnen ook meer in detail adviseren indien dit wenselijk is. Graag ontvang ik uw reactie op dit verslag en word ik geïnformeerd over uw verantwoording aan de gemeenteraad en de toezending van het verslag aan de provinciale toezichthouder. Uiteraard ben ik bereid het verslag nader toe te lichten. Hoogachtend, Mw. M.A. van der Eerden-Vonk, gemeentearchivaris van Vijfheerenlanden.

3

KPI Verslag

Jaarlijks wordt een projectenplanning opgesteld, welke ook in het college behandeld zal worden. De projectenplanning voor het jaar 2021 is op het moment van schrijven al in het college behandeld en ter informatie aan het RAZU toegestuurd.

Betekenis van de in het verslag gebruikte kleuraanduiding Voldoet

De gemeente Vijfheerenlanden neemt deel in een groot aantal verbonden partijen. Voor dit onderwerp verwijs ik u naar het afzonderlijke hoofdstuk over verbonden partijen.

Voldoet deels Voldoet niet 1. Lokale regelingen

De Archiefverordening en de Beheerregeling Informatievoorzening zijn in 2019 en 2020 door de raad en het college vastgesteld. Daarmee zijn beide regelingen geactualiseerd.

Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? De Archiefverordening van de gemeente Vijfheerenlanden werd vastgesteld in de openbare vergadering van de gemeenteraad van 11 juli 2019. In 2020 stelde het college in de vergadering van 26 mei 2020 de Beheerregeling Informatiebeheer gemeente Vijfheerenlanden 2020 vast. Beide regelingen dient u in 2021 nog mede te delen aan Gedeputeerde Staten van de Provincie Utrecht.

Het SIO van de gemeente Vijfheerenlanden is ingericht, operationeel en in 2020 voor de eerste keer bijeen gekomen. De vereiste vakdisciplines zijn vertegenwoordigd. De gemeente Vijfheerenlanden stelde in 2020 de visie op informatisering vast voor de jaren 2021-2024. Eventuele actualisatie en bijstelling kan plaatsvinden in het SIO.

In de Beheerregeling van 2020 stelde de gemeente een Strategisch Informatieoverleg (SIO) in voor structureel overleg dat de besluitvorming inzake de informatiehuishouding vanuit de verantwoordelijkheid voor de informatieketen in samenhang voorbereidt. De Chief Information Security Officer (CISO) van uw gemeente nam de organisatie op zich. Deelnemers zijn verder de gemeentesecretaris, de strategisch informatie adviseur, beleidsmedewerker DIV en de gemeentearchivaris. Het SIO kwam in 2020 voor de eerste keer bijeen op 14 december 2020.

Met de verbonden partijen, waar u taken aan heeft uitbesteed, zijn nog niet in alle gevallen praktische informatieafspraken gemaakt. 2. Mensen en middelen Kan de gemeente beredeneerd aangeven, gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer, hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau? Er is inzicht in de beschikbare middelen en mensen voor de archief- en informatiefunctie voor Vijfheerenlanden voor de korte termijn. Er is onvoldoende inzicht in de benodigde middelen en mensen voor de toekomstige en onvermijdelijke transformatie van het informatie- en archiefbeheer. Hiervoor is een toekomstvisie noodzakelijk. Het voornemen is aanwezig om dit gezamenlijk binnen RAZUverband op te pakken.

Op 5 november 2020 stelde de gemeenteraad de Visie op informatievoorziening Gemeente Vijfheerenlanden 2021-2024 vast. Hierin beschrijft de gemeente haar visie op de informatisering. “Dienstverlening vindt steeds meer digitaal plaats. Het goed vastleggen, beschermen en gebruiken van gegevens is daarbij essentieel. Net als het digitaal toegankelijk maken van gegevens zodat inwoners, bedrijven en instellingen vanaf iedere plek en op elk moment gebruik kunnen maken van onze diensten.”

In 2020 verliet een tweetal medewerkers op het gebied van informatiebeheer en informatievoorziening de gemeente. De gemeente heeft een vacaturestop en de vacatures worden vooralsnog niet opgevuld. Wel besloot uw gemeente in 2020 tijdelijk personeel in te huren voor een aantal noodzakelijke projecten (o.a. het schrijven van het verbeterplan Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Decentrale Overheden (KIDO), het handboek vervanging en het collectiehulpverleningsplan).

In deze visie stelt u dat permanent te bewaren documenten en zaakinformatie in de vakapplicatie bij afronding van de zaak overgebracht worden naar het centrale zaaksysteem. Op termijn te vernietigen documenten en zaakinformatie in de vakapplicatie worden beheerd binnen de vakapplicatie als de vakapplicatie voldoet aan de landelijke en eigen normen en eisen voor archiefopslag en beheer.

Voor de bewerking van de archieven van de 4

voormalige gemeenten Vianen, Leerdam en Zederik stelde uw college in 2020 extra geld ter beschikking. Uitvoering geschiedt tussen 2020 en 2030 door medewerkers van het RAZU. Een deel van de werkzaamheden (de inventarisatie van de bouwvergunningen) verricht uw gemeente zelf. Het RAZU startte in 2020 met de uitvoering van de werkzaamheden. Kort na de aanvang van uw werkzaamheden aan de bouwvergunningen werd Nederland getroffen door de coronacrisis. Vanwege het thuiswerken is daarna niet gewerkt aan het onderdeel bouwvergunningen.

drie rechtsvoorgangers bevatten nog informatie. Het is zaak om de inhoud goed in beeld te brengen en daarna maatregelen te treffen om de informatie op een digitaal duurzame wijze veilig te stellen. Het I-team heeft wel in beeld welke netwerkschijven er zijn, maar nog niet of er archiefwaardige informatie op staat. Grip krijgen op alle informatiestromen binnen uw organisatie is essentieel voor het duurzaam beheren van informatie. Het lukt slechts deels om een overzicht te maken van de applicaties binnen de gemeente Vijfheerenlanden. Daarnaast is er ook nog sprake van opslag in een mappenstructuur. Na het samenstellen van een overzicht van applicaties, dient u in beeld te brengen in welke applicaties zich archiefwaardige informatie bevindt. Dit is de volgende stap naar het compleet en logisch samenhangend overzicht en daarmee onder beheer krijgen van alle informatiestromen .

Archiefdienst Voor wat betreft het beheer van de statische archieven en het toezicht op het beheer van de niet-overgebrachte archieven door het RAZU zijn de kosten gespecificeerd in de begroting en jaarrekening. Deze stukken worden jaarlijks door het bestuur van het RAZU vastgesteld.

Diverse teams schaffen eigen applicaties aan:

Er is inzicht in de beschikbare middelen en mensen voor de gehele archief- en informatiefunctie voor Vijfheerenlanden op korte termijn. Er is geen duidelijk inzicht of de beschikbare middelen, voor de gehele archiefen informatiefunctie, voldoende zijn voor de toekomstige ontwikkelingen.

• Applicatie voor eHRM (ADP). • WOZ-applicatie voor belastingen (GouwIT). • Applicatie voor sociaal domein (Gidso). • Applicatie voor vergunningen en handhaving (Squit).

Voor de bewerking en overbrenging van de analoge archieven van Vijfheerenlanden is met ingang van 2020 extra geld beschikbaar gesteld.

In de visie wordt aangegeven dat archivering van vernietigbare archiefbescheiden in applicaties kan plaatsvinden als de vakapplicatie voldoet aan de landelijke en eigen normen en eisen voor archiefopslag en beheer. In het SIO is door het RAZU ingebracht dat het SIO een juist platform is om de aanschaf van dergelijke applicaties te bespreken. In een aantal gevallen moet informatie langdurig bewaard worden.

3. Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde? De archiefruimte van de voormalige gemeente Vianen voldoet aan de eisen in de Archiefregeling. Vermoedelijk is er in Leerdam en Meerkerk ook sprake van een goedgekeurde archiefruimte. De archiefruimten zijn niet bezocht door de archiefinspecteur. In verband met de coronamaatregelen was dat in 2020 ook niet mogelijk. In 2021 wil de archiefinspecteur wel graag alle archiefruimten waarin te bewaren informatie wordt opgeslagen bezoeken en inspecteren.

Archiefdienst De gemeente Vijfheerenlanden wees op 6 maart 2019 de archiefbewaarplaats van het RAZU in Wijk bij Duurstede als de gemeentelijke archiefbewaarplaats aan. Deze is in juni 2011 in gebruik genomen na goedkeuring door de provincie. In 2019 is in regionale samenwerking met de andere RAZU-gemeenten besloten om over te gaan tot een pilot e-depot in de jaren 20202021. De gemeente Vijfherenlanden participeert wekelijks in de projectgroep van de pilot. In deze pilot vervult Vijfheerenlanden uiteraard ook een regie- en klankbordfunctie. In 2020 zijn de regie- en klankbordgroep elk eenmaal bijeengekomen. De gemeente Vijfheerenlanden heeft aan beide vergaderingen deelgenomen. Met de aankomende wijziging van de Archiefwet en de verkorting van de overbrengingstermijn wordt het regelen van een e-depotvoorziening

Vijfheerenlanden beschikt niet over een calamiteitenplan voor analoge archieven waarin is vastgelegd wat er met de archieven moet gebeuren ingeval zich een calamiteit voordoet. Het verdient aanbeveling om een dergelijk plan snel op te stellen en te laten vaststellen. De voormalige gemeenten hebben allemaal een dergelijk plan, Vijfheerenlanden nog niet. De gemeente maakt voor het archiveren van de te bewaren informatie gebruik van Zaaksysteem. nl. De oude zaaksystemen en DMS-en van de 5

alleen maar urgenter. Voortzetting van de inzet vanuit uw organisatie om te komen tot een e-depot is belangrijk en wordt door het RAZU zeer gewaardeerd.

beheer van zijn archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem.. De gemeente Vijfheerenlanden heeft nog geen integraal kwaliteitssysteem. De basis daarvoor is gelegd aan de hand van één zaaktype. Op onderdelen vinden wel controles plaats, maar dit is niet procedureel en structureel geregeld. Het advies is een integraal kwaliteitszorgsysteem te ontwikkelen op basis van de handreiking KIDO en dit te koppelen aan een auditcyclus. Mogelijk kan dit gezamenlijk met een aantal andere RAZU-gemeenten worden opgepakt.

Het RAZU beschikt sinds mei 2015 over een collectiehulpverleningsplan (CHV-plan). In dit plan is vastgelegd wat er met de archieven moet gebeuren ingeval zich een calamiteit voordoet. Het RAZU was voornemens het CHV-plan in 2020 te actualiseren. Vanwege het thuiswerken door corona is de uitvoering vertraagd. Een verbeterde versie is wel aanwezig, maar nog niet geformaliseerd.

Met de KIDO-workshop uit 2018 zijn de aandachtspunten in beeld gebracht voor wat betreft de inrichting van de informatievoorziening voor Vijfheerenlanden. In september 2019 is een KIDO-toets uitgevoerd. Uit de resultaten bleek welke tekortkomingen moeten worden opgelost. Dit kan met behulp van een op te stellen verbeterplan met tijdpad. Dat plan werd gedurende het verslagjaar nog niet opgeleverd. Er is wel een prioriteitenlijst opgesteld. Een aantal belangrijke verbeteringen moeten echter nog doorgevoerd worden om uw informatiehuishouding duurzaam en betrouwbaar te laten zijn. Het RAZU maakt zich zorgen over de vertraging in eerder geplande verbeteringen, met name op het vlak van het duurzaam regelen van uw digitale informatiehuishouding.

De gemeente beschikt over diverse goedgekeurde archiefruimten. In 2021 (indien mogelijk) worden de archiefruimten opnieuw geïnspecteerd. De gemeente Vijfheerenlanden beschikt nog niet over een vastgesteld calamiteitenplan voor analoge archieven. Volledig beheer van alle digitale archiefbescheiden is nog niet gerealiseerd. Er dient beter inzichtelijk te worden gemaakt in welke applicaties zich archiefwaardige informatie bevindt. De gemeente Vijfheerenlanden heeft de archiefbewaarplaats van het RAZU in Wijk bij Duurstede aangewezen als archiefbewaarplaats. Deze is in juni 2011 in gebruik genomen na goedkeuring van de Provincie.

Archiefdienst Ingevolge artikel 2 van de Archiefverordening gemeente Vijfheerenlanden 2019 brengt de gemeentearchivaris jaarlijks verslag uit aan het college inzake de verrichte werkzaamheden in het kader van het toezicht op de nog niet overgebrachte archieven. Artikel 3 bepaalt dat het college eenmaal per jaar aan de raad verslag doet over de uitgevoerde activiteiten met betrekking tot de overgebrachte archieven en collecties. Het college legt in dat kader het verslag over dat door de gemeentearchivaris aan hen is uitgebracht.

In 2019 is in regionale samenwerking met de andere RAZU-gemeenten besloten om over te gaan tot een pilot e-depot in de jaren 2020-2021. De gemeente Vijfheerenlanden participeert wekelijks in de projectgroep van de pilot. In deze pilot vervult Vijfheerenlanden uiteraard ook een regie- en klankbordfunctie. Uit het KIDO-onderzoek blijkt welke verbeterpunten moeten worden uitgevoerd om in de toekomst klaar te zijn voor een e-Depot. Het college dient voldoende mensen en middelen beschikbaar te stellen om de eventuele tekortkomingen op te heffen aan de kant van de gemeente.

In verband met de inwerkingtreding van de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren is de Archiefwet gewijzigd ten aanzien van het benoemen van de gemeentearchivaris. Die moet niet langer worden benoemd, maar aangewezen. Eén en ander dient voor de gemeente Vijfheerenlanden nog te worden geformaliseerd. Het RAZU zal daartoe in 2021 het initiatief nemen.

Het RAZU beschikt sinds mei 2015 over een CHV-plan. Het RAZU heeft het plan in 2020 geactualiseerd. Formalisering vindt plaats in 2021. 4. Interne kwaliteitszorg en toezicht Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding?

Er dient een integraal kwaliteitszorgsysteem voor archiefbescheiden te worden ontwikkeld op basis van de handreiking KIDO. Toepassing ervan leidt tot verbetering van het informatiebewustzijn binnen de organisatie. De basis voor een kwaliteitssysteem is gelegd

Volgens artikel 16 van de Archiefregeling dient het college ervoor te zorgen dat het 6

met een zaaktype waarmee gemonitord kan worden.

De gemeente Vijfheerenlanden heeft een compleet, actueel en logisch samenhangend overzicht van analoge archiefbescheiden.

De gemeente Vijfheerenlanden zal in 2021 een verbeterplan op laten stellen i.v.m. de uitkomsten van het KIDO-onderzoek uit 2019. Afstemming daarover vindt plaats met het RAZU.

De gemeente Vijfheerenlanden heeft op het gebied van digitale archiefbescheiden nog geen compleet, actueel en logisch samenhangend overzicht.

Het aanwijzen van de gemeentearchivaris voor Vijfheerenlanden is nog niet geformaliseerd. Dat zal in 2021 gebeuren op initiatief van het RAZU.

De gemeente Vijfheerenlanden beschikt niet over een vastgesteld en geïmplementeerd metadataschema. De gemeente Vijfheerenlanden beschikt nog niet over een digitale bewaarstrategie.

5. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid

Voor het archiveren van de website wordt gebruik gemaakt van ‘Archiefweb’. De gemeente Vijfheerenlanden is bezig met een project om ook sociale media te archiveren.

Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context en toegankelijkheid en de duurzaamheid van de archiefbescheiden?

6. Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding

De huidige archiefwetgeving stelt een compleet, actueel en logisch samenhangend overzicht van archiefbescheiden verplicht. De gemeente Vijfheerenlanden heeft dat voor de analoge archieven beschikbaar, maar voor het digitale gedeelte is het nog in ontwikkeling. De informatiehuishouding van de gemeente Vijfheerenlanden is ingericht op volledig digitaal werken.

Weegt de gemeente zorgvuldig af of vorm, inhoud en/of context van bescheiden van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie? De gemeente Vijfheerenlanden is met ingang van 1 januari 2019 volledig digitaal gaan werken en archiveren. Het nemen van een besluit tot vervanging en het daarbij opstellen van een handboek vervanging is een randvoorwaarde om te kunnen stellen dat de gemeente volledig digitaal werkt. In 2020 sloot de gemeente Vijfheerenlanden aan bij de werkgroep ‘handboek vervanging’ van het RAZU. In de werkgroep stellen alle deelnemende gemeenten een eigen handboek op, de werkgroep wordt gebruikt om kennis uit te wisselen.

Er is nog geen vastgesteld en geïmplementeerd metadataschema. Informeel wordt gebruik gemaakt van het Toepassingsmodel Metadata Lokale Overheden (TMLO) van de VNG. In 2021 zal het TMLO worden opgevolgd door ‘Metagegevens Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie’ (MDTO). Een eerste gesprek over het MDTO heeft plaatsgevonden tussen het RAZU en de aangesloten gemeenten. Het verdient aanbeveling dat Vijfheerenlanden het metadataschema in 2021 aanpast aan het MDTO. De informatieadviseurs van het RAZU zullen u hierbij behulpzaam zijn.

De gemeente Vijfheerenlanden heeft nog geen formeel vastgesteld beleid voor conversie en migratie. In 2020 startte de gemeente met een migratie vanuit de applicatie Squit naar zaaksysteem. nl. Dit project loopt door in het jaar 2021. De rol van de archiefinspecteur is bekend bij de gemeente. Vanuit het RAZU zal toegelicht worden welke aandachtspunten er archiefwettelijk zijn bij een migratie.

Onderdeel van het beheren van digitale archiefbescheiden vormt ook de migratie en conversie. Er is nog geen digitale bewaarstrategie vastgesteld waarin deze aspecten worden beschreven. De website van de gemeente is aangesloten bij Archiefweb en wordt gearchiveerd. Veel gemeenten hebben inmiddels ook maatregelen getroffen om hun sociale media geautomatiseerd te archiveren. Het is aan te bevelen dat gemeente Vijfheerenlanden hier ook voor kiest. Dit geldt voor het gebruik van bijvoorbeeld Twitter, Facebook en Instagram. In 2020 heeft een interne werkgroep zich met deze materie bezig gehouden Dit project loopt door in 2021, maar de eerste resultaten zien er veelbelovend uit.

Jaarlijks worden door de gemeenten op basis van de selectielijst vernietigingsvoorstellen samengesteld en ter goedkeuring voorgelegd aan de gemeentearchivaris. In 2020 is de vernietigingslijst voor de voormalige gemeente Vianen over het jaar 2020 voorgelegd. Een machtiging tot vernietiging werd afgegeven op 10 oktober 2020. De verklaring van vernietiging is ontvangen. Vernietiging van de archiefbescheiden heeft plaatsgevonden in de maand oktober 2020 door De Graaf Security 7

7. Overbrenging

B.V. in Purmerend. Vernietigingsvoorstellen voor het jaar 2020 voor de voormalige gemeenten Leerdam en Zederik zijn gedurende het verslagjaar niet vervangen.

Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet ‘te bewaren archiefbescheiden na bij wet vastgestelde termijn overbrengen, tenzij met redenen omkleed’ correct in de praktijk?

In 2020 vond overleg plaats over vernietiging in het zaaksysteem, maar dit heeft nog niet geresulteerd in een formeel vernietigingsvoorstel. Vernietiging in de diverse andere applicaties en netwerkschijven vond nog niet plaats.

De gemeentelijke archiefbescheiden van de voormalige gemeente Vianen uit de periode 1811-1995 zijn opgenomen in de archiefbewaarplaats van het RAZU te Wijk bij Duurstede. De archieven zijn geïnventariseerd en in de studiezaal beschikbaar voor het publiek. De verklaring van overbrenging met de beperkingen ten aanzien van de openbaarheid, aangepast aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), verkeert in een afrondende fase. Een groot deel van de archieven van de voormalige gemeenten Leerdam en Zederik moet nog worden bewerkt in het project waarover u in een eerder hoofdstuk informatie aantrof. De oudste archieven zijn eind 2019 vanuit het Regionaal Archief Gorinchem en het Nationaal Archief verhuisd naar de archiefbewaarplaats van het RAZU.

Bij de gemeente Vijfheerenlanden is geen hotspotmonitor vastgesteld. In 2020 bracht het RAZU het advies uit om de coronacrisis aan te wijzen als hotspot. Het SIO nam in december 2020 het besluit om corona als hotspot aan te wijzen. Formele vaststelling zal nog plaatsvinden via een besluit van het college. Vijfheerenlanden is daarmee, voor zover bekend de eerste gemeente in ons werkgebied die de eerste stap zet voor het formaliseren van een hotspot. Er is nog geen besluit tot vervanging genomen door het college. Hierdoor blijft de hybride werkwijze bestaan, waardoor het risico op incomplete archiefvorming toeneemt. Het nemen van een besluit tot vervanging en het daarbij opstellen van een handboek vervanging is een randvoorwaarde om te stellen dat de gemeente Vijfheerenlanden volledig digitaal werkt.

De bouwvergunningen van de voormalige gemeente Vianen uit de periode 1903-1995 zijn in 2017 bewerkt en gedigitaliseerd. De analoge bouwvergunningen zijn nog niet overgebracht naar het RAZU. De bouwvergunningen van de voormalige gemeenten Leerdam en Zederik moeten nog worden bewerkt en overgebracht. U dient een machtiging tot opschorting van de overbrengingstermijn van de bouwvergunningen aan te vragen bij Gedeputeerde Staten van de Provincie Utrecht.

De gemeente Vijfheerenlanden heeft nog geen formeel vastgesteld beleid voor conversie en migratie. De gemeente Vijfheerenlanden bereidt een migratie voor van de applicatie Squit. Het RAZU blijft graag betrokken.

In 2020 is ook gesproken over het digitaliseren en daarna mogelijk vervroegd overbrengen van de registers van de burgerlijke stand. Dit is in 2020 niet afgerond.

De jaarlijkse vernietiging van analoge archiefbescheiden vindt plaats volgens de wettelijke procedure op basis van de selectielijst.

Met de introductie van digitaal werken vanaf 2019 worden de bestaande analoge archieven niet vergeten. Deze moeten correct worden afgesloten en bewerkt voordat overbrenging naar het RAZU kan plaatsvinden. Hiervoor heeft uw gemeente met het RAZU een prestatieovereenkomst gesloten.

De gemeente heeft in 2020 geen vernietigingslijsten voorgelegd voor digitale vernietiging. De voor vernietiging in aanmerking komende gegevens die in vakapplicaties en op netwerkschijven zijn opgeslagen worden, ondanks de verplichting daartoe, niet vernietigd, of het is onduidelijk of dit gebeurt.

Na overbrenging van de archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats is de informatie openbaar tenzij er in goed overleg beperkingen ten aanzien van de openbaarheid zijn gesteld. Tijdens de openingstijden van de studiezaal zijn openbare en originele archiefbescheiden kosteloos te raadplegen door derden. Het bezoekersreglement is in 2018 aangepast aan de bepalingen conform de AVG en gepubliceerd op de website. Veel geraadpleegde bronnen zoals bijvoorbeeld de Doop-, Trouw- en Begraafboeken (DTB), krantencollecties en

De gemeente Vijfheerenlanden heeft nog geen hotspotmonitor vastgesteld. In het SIO van december 2020 is het besluit genomen om corona als hotspot aan te wijzen. Het college moet daartoe nog een formeel besluit nemen.

8

beeldmateriaal zijn gratis te raadplegen via de website. Voor niet-openbare archiefbescheiden is een procedure vastgesteld om ontheffing voor de raadpleging aan te vragen. De voormalige gemeente Vianen heeft haar archieven tot en met 1995 overgebracht naar de archiefbewaarplaats van het RAZU te Wijk bij Duurstede. De archieven zijn geschoond en geïnventariseerd. De verklaring van overbrenging met de beperkingen ten aanzien van de openbaarheid is nagenoeg gereed. De recente archieven van de voormalige gemeenten Leerdam en Zederik moeten nog worden bewerkt en overgebracht. De voormalige gemeente Vianen heeft de bouwvergunningenseries uit de periode 19031995 in 2017 bewerkt en gedigitaliseerd. De overbrenging naar de archiefbewaarplaats van het RAZU heeft nog niet plaatsgevonden. De bouwvergunningenseries van de voormalige gemeenten Leerdam en Zederik moeten nog worden bewerkt en overgebracht. U dient een machtiging tot opschorting van de overbrengingstermijn van de bouwvergunningen aan te vragen bij Gedeputeerde Staten van de Provincie Utrecht.

9

Aanbevelingen 2020

Hoofdstuk 6: Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding

Aanbevelingen die u al eerder kreeg worden aangeduid met een *.

2020-10: * Stel een handboek vervanging op en laat door het college van burgemeester en wethouders een besluit tot vervanging nemen. Dit nadat de archiefinspecteur van het RAZU een audit heeft uitgevoerd.

Hoofdstuk 1: Lokale regelingen 2020-1: * Maak met alle verbonden partijen praktische beheerafspraken en zorg ervoor dat dit voldoende prioriteit krijgt binnen de organisatie. Toets deze afspraken periodiek via het kwaliteitssysteem.

2020-11: * Zorg ervoor dat ook de gegevens in de diverse applicaties, schijven en e-mailboxen conform de Archiefwet- en -regelgeving vernietigd worden.

Hoofdstuk 2: Mensen en middelen

2020-12: Stel in het SIO een hotspotmonitor vast. Het college dient de hotspot corona nog formeel aan te wijzen.

2020-2: * Maak inzichtelijk welke middelen op middellange en lange beschikbaar zijn voor de gehele archief- en informatiefunctie. Stel een toekomstvisie op waarin u ingaat op de onvermijdelijke transformatie van het informatie- en archiefbeheer. Breng daarbij de benodigde activiteiten en competenties in kaart.

Hoofdstuk 7: Overbrenging 2020-13: Start na de bewerking van de archieven in overleg met het RAZU de archiefwettelijke overbrenging.

Hoofdstuk 3: Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot

2020-14: Vraag een machtiging tot opschorting van de overbrengingstermijn van de bouwvergunningen aan bij Gedeputeerde Staten van de Provincie Utrecht.

2020-3: * Zorg voor een door het college vastgesteld calamiteitenplan voor analoge archieven. 2020-4: Stem de aanschaf van decentrale vakapplicaties met te bewaren informatie (waarbij geen koppeling met het zaaksysteem wordt gerealiseerd) altijd af met de informatieadviseurs van het RAZU. Hoofdstuk 4: Interne kwaliteitszorg en toezicht 2020-5: * Richt een kwaliteitszorgsysteem in op basis van KIDO en toets op de kwaliteit van informatie die is opgeslagen in het zaaksysteem en de digitale applicaties die in de gemeente Vijfheerenlanden worden gebruikt. 2020-6: Stel een intern verbeterplan n.a.v. het KIDO-onderzoek op met een realistisch tijdpad. Zorg voor voldoende mensen en middelen voor uitvoering van het plan. Hoofdstuk 5: Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid 2020-7: * Werk verder aan het onder (centraal) beheer brengen van alle informatiestromen in uw organisatie (ook informatie in decentrale vakapplicaties, e-mailboxen, schijven) en stel daarvoor een digitale bewaarstrategie op. Neem hierbij ook beleid op voor conversie en migratie. 2020-8: * Stel in 2021 het metadataschema na gereedkomen met het MDTO in samenwerking met het RAZU vast. Dit kan als bijlage bij het handboek vervanging. 2020-9: Realiseer in 2021 het archiveren van uitingen op sociale media van de gemeente Vijfheerenlanden. 10

Aanbevelingen eerdere jaren

Zorg voor een door het college vastgesteld calamiteitenplan.

Deze bijlage beschrijft de mate van invulling van openstaande aanbevelingen uit eerdere jaarverslagen. Omwille van de leesbaarheid is hier gekozen voor een kleurcodering.

Maak inzichtelijk welke middelen beschikbaar zijn voor de gehele archief- en informatiefunctie. Stel een toekomstvisie op waarin deze functie een rol krijgt en breng de benodigde activiteiten en competenties in kaart.

Groen is ingevuld en komt niet meer terug in een volgend jaarverslag. Geel is niet ingevuld (blijft aan de orde). Rood is niet ingevuld en urgent. Controleer tweejaarlijks (of bij een reorganisatie) of actualisatie van de Archiefverordening en/of Beheerregeling noodzakelijk is. In de regelingen met verbonden partijen dient een archiefparagraaf te zijn opgenomen. Stel op centraal en strategisch niveau beleid vast inzake het informatiebeheer, de archiveringsfunctie en -processen. Richt een gecontroleerde omgeving in voor informatiemanagement en informatiebeheer en regel het toezicht op de uitvoering en het realiseren van vastgesteld beleid, regels en gemaakte afspraken. Richt een SIO in en betrek de gemeentearchivaris bij dit overleg. Richt een kwaliteitszorgsysteem in op basis van KIDO en toets op de kwaliteit van informatie die is opgeslagen in het zaaksysteem en in applicaties met archiefwaardige informatie. Zorg voor een compleet actueel overzicht van (te bewaren) analoge en digitale archiefbescheiden. Stel een metadatasysteem vast op basis van het Toepassingsmodel Metadatering Lagere Overheden (TMLO). Stel een handboek vervanging op dat door het college van burgemeester en wethouders van Vijfheerenlanden kan worden vastgesteld.

Maak een overzicht van archiefwaardige gegevens in de diverse applicaties, geef aan hoe hiermee moet worden omgegaan en neem dit mee in een plan van aanpak met tijdpad. Zorg ervoor dat ook de gegevens in de diverse applicaties, netwerkschijven en e-mailboxen conform de Archiefwet en -regelgeving vernietigd worden. Bewerk het archiefblok 1996-2017 volgens de Lopai-normen in het kader van de wettelijke overbrenging. 11

Verbonden partijen

de gemeente, de gemeentearchivaris van Gorinchem en de archiefinspecteur van het RAZU.

Onder deze titel worden de organisaties verstaan die openbare gezagstaken van de gemeente Vijfheerenlanden uitvoeren veelal onder mandaat of delegatie. In de regel zijn dit gemeenschappelijke regelingen, deels ingesteld vanwege een wettelijke verplichting. Hoewel de gemeentearchivaris bij elk van deze partijen een toezichtverantwoordelijkheid heeft, is de uitvoering hiervan verdeeld in procesafspraken met andere toezichthouders. Alleen in het geval van de Regionale ICT-Dienst Utrecht heeft uw gemeentearchivaris een directe toezichtrelatie. De overige partijen hebben een andere archiefdienst als directe toezichthouder.

Bureau openbare Verlichting Lek Merwede (OVL) Toezichthouder: gemeentearchivaris Hardinxveld-Giessendam (Regionaal Archief Dordrecht) Het Bureau OVL regelt het beheer en het onderhoud van de openbare verlichting. Ook verzorgt het bureau het opstellen van een bestek voor het onderhoud en de aanbesteding hiervan en is het belast met de controle en toezicht op de uitvoering. De deelnemende gemeenten zijn Gorinchem, Hardinxveld-Giessendam, HendrikIdo-Ambacht, Molenlanden, Papendrecht en Vijfheerenlanden. Het dagelijks bestuur is zorgdrager voor de archiefbescheiden. De algemeen manager is belast met het beheer. Bij opheffing van de regeling worden de archiefbescheiden geplaatst in het regionaal archief of een door het algemeen bestuur aan te wijzen archiefbewaarplaats. De gemeentearchivaris van HardinxveldGiessendam oefent de inspectie uit op het beheer van de archiefbescheiden, als bedoeld in artikel 32 tweede lid van de Archiefwet. Hoe het informatiebeheer is geregeld is op dit moment niet inzichtelijk.

Afvalverwijdering Utrecht (AVU) Toezichthouder: gemeentearchivaris Soest (Archief Eemland) De AVU is een kleine gemeenschappelijke regeling. In 2020 zijn in een toezichtsbrief verschillende aanbevelingen en verbetervoorstellen gedaan. Met deze aanbevelingen gaat de AVU aan het werk. De AVU werkt met analoge dossiers. Het analoge archief is beperkt van omvang, bevindt zich in twee afgesloten kasten en is op orde. Het archief wordt structureel bijgewerkt door DOXsupport. De vernietigbare dossiers worden bij OASIS opgeslagen. De te bewaren dossiers worden overgedragen aan de beheerder van de archiefbewaarplaats (Archief Eemland). De financiële administratie werkt digitaal met Exact online. Exact kent een bewaaromgeving waarbij op eenvoudige wijze informatie ook weer is terug te vinden. De leverancier biedt diverse garanties dat de documenten, ook als de AVU zou besluiten over te gaan naar een ander financieel pakket, toegankelijk blijven. Het voornemen bestaat om in 2021 aan de AVU een aantal specifieke vragen te stellen. Op basis daarvan zal dan een nieuwe brief over de stand van zaken worden opgesteld.

DataLand (samenwerkingsverband) Toezichthouder: gemeentearchivaris Gouda (Streekarchief Midden-Holland) DataLand verzorgt voor gemeenten de distributie van objectgegevens en data uit basisregistraties. DataLand voert tevens het secretariaat van het Gemeentelijk Geo-Beraad (GGB) en organiseert jaarlijkse congressen voor gemeenten. De vestigingsplaats is Gouda. Aan het einde van 2020 is nog niet vastgesteld of DataLand wettelijke gemeentelijke taken uitvoert en hoe het informatiebeheer hierbij is geregeld. Dataland beëindigt haar activiteiten per 1 januari 2022. De VNG en het Kadaster nemen een groot deel van de werkzaamheden over.

AVRES Toezichthouder gemeentearchivaris Gorinchem (Regionaal Archief Gorinchem)

Gemeentelijke Gezondheidsdienst regio Utrecht (GGDrU)

In 2020 heeft de archiefinspecteur van het RAZU vragen gesteld aan uw gemeente ten aanzien van de verantwoordelijkheden voor de archivering binnen Avres. De tekst van de gemeenschappelijke regeling en de tekst uit de archiefverordening van Avres uit 2018 spreken elkaar tegen. In 2019 ondertekenden de gemeente Vijfheerenlanden, Werk en Inkomen Lekstroom (WIL) en Avres een verklaring van overdracht en terbeschikkingstelling van archiefbescheiden van de voormalige gemeente Vianen. In 2021 zal overleg plaatsvinden tussen

Toezichthouder: gemeentearchivaris Utrecht (Het Utrechts Archief) Op 30 januari 2020 riep de Wereldgezondheidsorganisatie de uitbraak van een nieuw coronavirus in de regio Wuhan in China uit tot een internationale bedreiging voor de volksgezondheid. Op 1 maart stelde het RIVM vast dat een inwoner van Houten was besmet met het coronavirus. Al snel bleek dat het 12

coronavirus ook in Nederland de hele zorgketen raakte en dat de GGDrU evenals het team van de GHOR aangestuurd door de directeur publieke gezondheid, een leidende rol moesten spelen. Sindsdien heeft de GGDrU alle zeilen bijgezet.

de drie recreatieschappen uit. Deze publieke taken zijn het in stand houden, verbeteren en uitbreiden van de openbare recreatieftoeristische infrastructuur in het werkgebied van de recreatieschappen. Daarbij wordt tevens bescherming van het landschappelijk karakter van het gebied beoogd. De gemeente Vijfheerenlanden (als rechtsopvolger van de voormalige gemeente Leerdam) participeert hierin via de gemeenschappelijke regeling Natuur- en Recreatieschap Lingegebied. Hoe het informatiebeheer is geregeld is op dit moment niet inzichtelijk.

De reguliere taken van de GGDrU werden afgeschaald en het zwaartepunt verschoof naar het crisisteam. Toen het besef doordrong dat het coronavirus lang zou blijven heersen, werden medewerkers aangenomen en opgeleid. Tevens werd voor de coronawerkzaamheden een projectmatige organisatie opgezet: het Coronabedrijf GGDrU. Door aanpassing van de (tijdelijke) organisatiestructuur van de GGDrU konden vanaf 1 september jl. de reguliere taken van de GGDrU weer opgepakt worden. Zo ook werden ook activiteiten opgestart ter verbetering van o.a. de informatiehuishouding, die stop waren gezet: de invoering van zelforganisatie, de implementatie van de applicaties SharePoint en GGiD, en het inrichten van een scanstraat.

Omgevingsdienst Regio Utrecht (OdrU) Toezichthouder: gemeentearchivaris Amersfoort (archief Eemland) In 2020 werd een verbeterplan 2021 opgesteld door de OdrU. In 2020 heeft geen formele verslaglegging plaatsgevonden door Archief Eemland (AE), wel een begeleidende brief. AE gaat in 2021 het verbeterplan monitoren. Het RAZU heeft zelf in 2020 een aantal keren overleg gehad met de medewerkers informatiebeheer van de OdrU over de plannen voor vervanging van dossiers van uw gemeente. Dit project is gedurende het verslagjaar niet afgerond. Uiteraard wordt u hierbij betrokken in 2021. Ook heeft een eerste overleg plaatsgevonden over het teruggeven van originele dossiers, die u jaren geleden aan één van de rechtsvoorgangers ter beschikking heeft gesteld. Afronding van dit project is voorzien voor 2021.

De actualisering van de samenwerkingsovereenkomst van de GGDrU en Het Utrechts Archief voor het toezicht tot 2023 is eind 2020 in gang gezet. Hierbij moest worden onderkend dat voorgenomen toezichtactiviteiten in 2020 grotendeels geen doorgang konden vinden door de coronamaatregelen. Het aanwijzen en vaststellen van een archiefhotspot corona is voor 2021 op de agenda van de GGDrU gezet. Gemeenschappelijke regeling Vuilverwerking Dordrecht en Omstreken (Gevudo)

Regio Alblasserwaard Vijfheerenlanden (AV)

Toezichthouder: geen directe toezichthouder archieven bekend

Toezichthouder: geen directe toezichthouder archieven bekend

Via Gevudo participeert uw gemeente (via de voormalige gemeente Zederik) in de NV Huisvuilcentrale Noord-Holland (HVC). De NV Huisvuilcentrale Noord-Holland is eigendom van 45 gemeenten en 6 waterschappen uit 4 provincies. Het doel van Gevudo is het behartigen van aandeelhoudersbelangen van de deelnemers in de NV HVC, in de ruimste zin van het woord, en het daarbij uitoefenen van stemrecht in de aandeelhoudersvergaderingen. Hoe het informatiebeheer is geregeld is op dit moment niet inzichtelijk.

De gemeenschappelijke regeling AlblasserwaardVijfheerenlanden is opgericht op 1 december 2007 door 6 gemeenten in de AlblasserwaardVijfheerenlanden. In verband met vermindering van het aantal gemeenten en een provinciale grensverschuiving is per 1 januari 2019 een nieuwe vorm van samenwerking opgezet. De nieuwe wijze van samenwerken is gebaseerd op het vormen van coalities die gezamenlijke belangen delen en zelf verantwoordelijk zijn voor het vormgeven van de opgaven en het bereiken van resultaten. De regeling heeft ten doel om de samenwerking binnen de regio Alblasserwaard en Vijfheerenlanden te bevorderen door middel van het coördineren, stimuleren en faciliteren van de opgaven die worden benoemd in de Regionaal Maatschappelijke Agenda (RMA). Het dagelijks bestuur is belast met de zorg, het toezicht en het beheer van de archiefbescheiden. De tekst van de gemeenschappelijke regeling meldt verder dat de netwerkmanager is belast met de bewaring en het beheer van de

Natuur- en recreatieschap Lingegebied Toezichthouder: gemeentearchivaris Tiel (Regionaal Archief Rivierenland) Het Natuur- en Recreatieschap Lingegebied houdt samen met het Recreatieschap Nederrijn, Lek en Waal en het Recreatieschap Over-Betuwe de B.V. Recreatiemaatschappij Rivierengebied (handelsnaam Uit®waarde) in stand. Deze B.V. voert de publieke taken van 13

archiefbescheiden overeenkomstig de door het dagelijks bestuur vast te stellen regels. Hoe het informatiebeheer in de praktijk is geregeld is op dit moment niet inzichtelijk.

wens die voor ICT en informatiehuishouding grote gevolgen heeft: werknemers van de deelnemende gemeenten kunnen niet zonder meer werken in de systemen van WIL. De privacywetgeving en informatiebeveiliging leggen hierbij beperkingen op. Hiervoor moesten medewerkers door WIL worden ingehuurd, met navenante afspraken over de informatiehuishouding. Het zaakgericht werken bij WIL faciliteert het lokale werken. De informatiehuishouding is centraal geregeld, waardoor locatie-onafhankelijk werken in 2020 gerealiseerd kon worden. Er is wel een toename van hybride archivering geconstateerd; een risico voor de bedrijfsvoering dat eind 2020 nog vroeg om mitigerende maatregelen.

Regionaal Archief Zuid-Utrecht (RAZU) In 2020 is de gemeenschappelijke regeling RHC Zuidoost Utrecht gewijzigd en veranderde de naam van de GR. Dit in verband met het toetreden van de gemeente Vijfheerenlanden. In september 2020 trof een inwoner van de gemeente Wijk bij Duurstede ruim 60 archiefdozen met kopieën van archiefmateriaal aan in een papiercontainer. Naar aanleiding van dit incident vond er een intern en extern onderzoek plaats naar de bescherming van persoonsgegevens bij het RAZU. De rapporten zijn besproken in de bestuursvergadering van december 2020. Aan de aanbevelingen zal gevolg worden gegeven in 2021, ook in overleg met uw gemeente.

Het jaar 2020 kende nog een aantal aandachtspunten. Zo heeft de wettelijke taak van vernietiging van informatie in 2020 nog niet tot concrete stappen geleid. Het informatiebeheerplan van WIL is niet formeel vastgesteld en niet meer up-to-date. Gebleken is ook dat het verbeterplan van WIL voor de informatiehuishouding meer aandacht nodig heeft. Een speerpunt voor 2021 is een verbeteragenda te formuleren voor de informatiehuishouding binnen de processen van het MT en bestuur van WIL.

Regionale Backoffice Lekstroom (RBL) Toezichthouder: geen directe toezichthouder archieven bekend De Lekstroomgemeenten (Houten, IJsselstein, Lopik, Nieuwegein en Vijfheerenlanden) hebben een gezamenlijke backoffice waar de administratie van de jeugdhulp plaats vindt. Deze backoffice is gevestigd in het gemeentehuis van Houten. Voor de uitvoering is een samenwerkingsovereenkomst opgesteld. Hoe het informatiebeheer is geregeld is op dit moment niet inzichtelijk. Regionale Sociale Dienst Werk en lnkomen Lekstroom (WIL)

Niettemin waren er ook vorderingen. Een aanvullend deel van de werkprocessen van WIL is in 2020 verwerkt in het zaaksysteem, met de nodige voorzieningen voor informatiebeheer. Andere primaire processen zijn voorzien vanaf 2021. Hierna komen de bestuurlijke processen aan bod. Een focus op de mogelijke relevantie van de zgn. archiefhotspot corona bij WIL is verplaatst naar 2021.

Toezichthouder: gemeentearchivaris Nieuwegein

Reinigingsdienst Waardlanden

In juni 2020 heeft het SIO van WIL plaatsgevonden. Hierin is vooruitgekeken op de beperkingen en zorgen rondom de coronamaatregelen en de bedrijfsvoering van WIL. Deze maatregelen hebben enerzijds ontwikkelingen versneld, maar andere aspecten moesten tijdelijk in de wacht worden geplaatst.

Toezichthouder gemeentearchivaris Gorinchem (Regionaal Archief Gorinchem) Reinigingsdienst Waardlanden is de reinigingsdienst voor de gemeenten Gorinchem, Hardinxveld-Giessendam, Molenlanden en Vijfheerenlanden. Zij verzorgt de inzameling van huishoudelijk afval en grondstoffen (zoals papier en glas) voor de gemeenten. Volgens de tekst van de gemeenschappelijke regeling draagt het bestuur zorg voor de archiefbescheiden van de bedrijfsvoeringsorganisatie Waardlanden overeenkomstig een door het bestuur vast te stellen regeling. De secretaris is belast met het beheer van de archiefbescheiden. Hoe het informatiebeheer is geregeld is op dit moment niet inzichtelijk.

Nagenoeg afgerond is de overdracht van analoge en digitale bestanden van WIL aan de nieuwe gemeente Vijfheeerenlanden en de intergemeentelijke sociale dienst Avres. Deze overdracht vond plaats als gevolg van de herindeling van Vianen, Zederik en Leerdam. De migratie van informatiebestanden van WIL aan Avres is gerealiseerd; al stonden daarover eind 2020 nog enkele vragen open die nog nadere duiding behoefden.

SchoolWerkt is het regionale samenwerkingsverband voor de aanpak van voortijdig schoolverlaten voor de RMC-regio Utrecht, met als regiegemeente Utrecht. Deze

Een aantal deelnemende gemeenten binnen WIL heeft in 2020 de wens uitgesproken voor decentrale dienstverlening. Dit is een 14

Schoolwerkt / RMC Regio Utrecht

Informatiemanagement en ICT (I&I). Voorts werden in december met het aantreden van een teamleider Informatievoorziening, hoofd Informatiemanagement & ICT en chief information officer (CIO) openstaande functies binnen het onderdeel I&I vervuld. De organisatiebrede omwenteling ter verbetering van het digitale informatiebeheer ging in het najaar van start. Het handboek ‘Digitale vervanging archiefbescheiden 2021-2024’ van de VRU werd getoetst door Het Utrechts Archief. Het formele advies van de archivaris op dit handboek en het daarop voorgenomen vervangingsbesluit, is over de jaarwisseling getild.

Toezichthouder: gemeentearchivaris Utrecht (Het Utrechts Archief) SchoolWerkt is het regionale samenwerkingsverband voor de aanpak van voortijdig schoolverlaten voor de RMC-regio Utrecht, met als regiegemeente Utrecht. Deze organisatie heeft in 2020 nog niet gereageerd op vragen van de kant van Het Utrechts Archief aangaande de informatiehuishouding. Vervolgacties lopen over de jaarwisseling heen. U10-samenwerking Toezichthouder: gemeentearchivaris Utrecht (Het Utrechts Archief)

In april werd de archiefhotspot ‘COVID-19 VRU’ vastgesteld en een plan van aanpak voor de uitvoering hiervan geschreven. De samenwerkingsovereenkomst van de VRU en Het Utrechts Archief voor het toezicht werd tot en met 2022 geactualiseerd, met daarin voorzien een follow-up op de reeds uitgevoerde nulmeting naar de informatiehuishouding bij de VRU.

U10 is het samenwerkingsverband onder bestuursconvenant van gemeenten in de stadsregio Utrecht. Voor de structurele bemensing van U10 is een projectorganisatie ondergebracht bij het Bedrijfsvoering- en Strategienetwerk (BSN) van de gemeente Utrecht. Uit het laatste Informatiebeheer- en beveiligingsplan van BSN valt op te maken dat de recordmanager met U10 voornamelijk afspraken heeft gemaakt over duurzaam beheer van de website: hiervan wordt dagelijks een back-up gemaakt door een externe partij. Medio 2020 is het convenant voor U10 herzien. Dit nieuwe convenant bevat geen bepalingen omtrent de informatiehuishouding binnen het U10-netwerk. De gemeentearchivaris van Utrecht heeft hier reeds in 2017 een aanbeveling over uitgebracht bij de inspectie van de toenmalige Bestuurs- en Concernstaf (BCS).

Veiligheidshuis regio Utrecht (VHRU) en Regionaal Informatie- en Expertisecentrum Midden-Nederland (RIEC) Toezichthouder: gemeentearchivaris Utrecht (Het Utrechts Archief) Na de toetsing van voorgenomen wettelijke bewaartermijnen in de applicatie PGAx in augustus 2019, heeft in 2020 geen vervolgcontact plaatsgevonden in het kader het van archieftoezicht. Verbeteringen in de informatiehuishouding bij RIEC en VHRU worden vanuit het toezicht gevolgd via het Plan Informatiebeheer & Gegevensbescherming van de afdeling Openbare Orde en Veiligheid van gemeente Utrecht. Binnen dat plan worden beide organisaties behandeld als een onderdeel van deze afdeling. Op de aanbevelingen van het inspectierapport van december 2015 is nog geen concrete follow-up uitgevoerd. Dit is afhankelijk van procesafspraken van Het Utrechts Archief met de gemeente Utrecht.

Vanuit het toezicht is nog geen contact opgenomen met U10 over de archiefhotspot corona: deze activiteiten worden binnen de gemeente Utrecht gecoördineerd. Veiligheidsregio Utrecht (VRU) Toezichthouder: gemeentearchivaris Utrecht (Het Utrechts Archief) Vanwege de coronamaatregelen werkten de medewerkers van de VRU vanaf medio maart 2020 niet op locatie, met uitzondering van toezichtsactiviteiten. Nadat de onderhandelingen met de zaaksysteemleverancier Brein door de VRU waren stopgezet, ging men op zoek naar een nieuw document managementsysteem (DMS). Het aanbestedingstraject voor het DMS werd in 2020 doorlopen; de gunning was eind 2020 nog niet bekend. De transitie van het team Informatiebeheer van de VRU van operationeel naar tactisch niveau kwam tot een afronding, door plaatsing van de adviseurs bij het team 15