7. (AZ) RIB inzake Verantwoording over het archief- en informatiebeheer over 2020 Ondertekend.pdf

Aan: Gemeente Vijfheerenlanden T.a.v. de leden van de Gemeenteraad Postbus 11 4140 AA Leerdam

Ons kenmerk

: 291051

Onderwerp

: Verantwoording archief- en informatiebeheer 2020

Datum

: 8 juni 2021

Geachte leden van de raad, Met deze brief informeren wij u over het archief- en informatiebeheer 2020. Het college is bij wet aangewezen als zorgdrager voor de archieven en de gemeenteraad houdt toezicht op de uitvoering van deze wettelijke taak. Het college legt in het kader van dit horizontale toezicht jaarlijks verantwoording af aan de gemeenteraad. Om de verantwoording eenduidig te laten gebeuren wordt dit gedaan aan de hand van de kritische prestatie indicatoren (kpi’s) volgens het model van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten. Bij deze brief treft u aan het Verslag ten behoeve van de horizontale verantwoording over 2020. In dit verslag staan ook verbeterpunten genoemd waaraan gewerkt moet gaan worden. Bij deze brief treft u ook aan het Jaarverslag 2020 van de gemeentearchivaris van de gemeente Vijfheerenlanden over het toezicht op het archief- en informatiebeheer en op het beheer van de archiefbewaarplaats. Er zijn sinds de vorige verslaglegging positieve ontwikkelingen op het gebied van duurzaam informatiebeheer geweest: 

De Beheerregeling informatiebeheer Vijfheerenlanden 2020 is door ons college vastgesteld.



Met het Regionaal Archief Zuid-Utrecht is een Prestatieovereenkomst gesloten voor het afsluiten van de archieven van de voormalige gemeenten. Deze heeft een looptijd van 10 jaar, tot en met 31 december 2029. In het verslagjaar is met de uitvoering van deze overeenkomst voortvarend gestart.



Het Strategisch Informatie Overleg is in het verslagjaar gestart en is voor de eerste keer bijeengekomen.



De archieven van de voormalige gemeenten Kedichem (1811-1985) en Schoonrewoerd (1795-1985) zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht.

Gemeente Vijfheerenlanden / Postbus 11, 4140 AA Leerdam / 088 – 599 7000 / vijfheerenlanden.nl / info@vijfheerenlanden.nl

Aan de volgende verbeterpunten zal in het volgende verslagjaar (2021) aandacht worden gegeven: 

Opstellen en vaststellen van een Calamiteitenplan voor de archieven;



Inrichten van een kwaliteitssysteem op basis van het Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Decentrale Overheden (KIDO). Hierin worden alle verantwoordelijkheden, procedures, processen en voorzieningen vastgelegd die nodig zijn voor het ten uitvoer brengen van de kwaliteitszorg op het informatiebeheer.



Het onder centraal beheer brengen van alle informatiestromen w.o. ook informatie in decentrale vakapplicaties, emailboxen en netwerkschijven.



Opstellen en vaststellen van een besluit tot vervanging van archiefbescheiden en van het Handboek Vervanging.

Met vriendelijke groet, het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Vijfheerenlanden, de secretaris,

de burgemeester,

Signed By: n.van.ameijde@vijfheerenlanden.nl {{signer1}} 08/06/2021 20:45:55 CEST

Signed By: s.frohlich@vijfheerenlanden.nl {{signer2}} 08/06/2021 22:00:21 CEST

ID: 636375e3-7488-48d4-9460-239f89977a2f Auth: Consent

N. (Nanette) van Ameijde-Poortman

ID: 636375e3-7488-48d4-9460-239f89977a2f Auth: Consent

S. (Sjors) Fröhlich