5.1.3 plan van aanpak werkgroepje 3 incl deelopdracht.docx
Tekst van het document
Plan van aanpak werkgroepje 3 DWR
Probleemstelling/Opdracht Werkgroepje 3 heeft de volgende probleemstelling gedefinieerd: Hoe werken de verschillende bestuursorganen op een constructieve én prettige manier samen met het juiste rolbesef en rolinvulling. Deelvragen die daarbij horen zijn: •
De raad heeft een kaderstellende rol, geeft richting aan en bepaalt de koers. Hoe verhoudt zich dat met de planning en voorbereiding van beleid dat bij het college ligt? Hoe kun je als raad sturen zonder processen juist te vertragen?
•
Hoe speel je je politieke rol zodat je invloed hebt op de agenda zowel als coalitie als oppositie?
•
Hoe kan het college deze sturende rol van de raad gebruiken om een effectieve besluitvormingsproces in te richten? En wanneer moet of wil je de raad vragen en wanneer niet?
•
Wat is het doel van een opiniërende bespreking? Voor het college en voor de raad?
•
Wat als je als raad “aan de voorkant mee wil denken”? Hoe zit je dan goed in je rol en niet op de stoel van het college?
•
Wat zijn de voordelen van een benen-op-tafel gesprek tussen raad-collegeorganisatie en wat zijn daar de risico’s van, hoe kan dat ook anders georganiseerd worden waardoor je mogelijke risico’s ondervangt?
Verloop werkgroepje Tijdens de eerste afspraak heeft werkgroep 3 de probleemstelling met elkaar vastgesteld en de deelvragen die daarbij horen. We hebben ook gebrainstormd wat of wie ons kan helpen in het beantwoorden van deze vragen. 2 acties kwamen daaruit: 1. Ga op zoek naar ervaringen bij andere gemeenten (Altena en vanuit het college kwam het voorstel om contact op te nemen met de griffier van Almere voor goede ideeën over de samenwerking tussen college, ambtelijk apparaat en raad) 2. Wat zijn precies de pijnpunten die in organisatie worden gevoeld of de behoeften van onze strategische ambtenaren, gekeken naar het gebruik van een LTA. (vanuit college; iedereen vond het een goed idee om zo’n gespreksronde te houden met een aantal strategische beleidsmedewerkers, collegeleden en raad. Er zijn al een paar namen genoemd, maar misschien is het nog goed om daar anders een oproep op JIP voor te plaatsen? Dan melden zich misschien ook mensen die hier over mee willen denken.
Ad1 Griffier heeft contact gezocht met de griffiers van Altena en Almere en daar de probleemstelling en onderliggende memo’s naar toe gestuurd. Op maandag 22 februari heeft de griffier 2 afspraken gehad met zowel de griffier van Altena, Hans Peet als met de griffier van Almere, Jan Dirk Pruim. Ad2 graag zouden we ook onze ambtenaren/collegeleden/directie willen bevragen op wat de behoeftes zijn en wat de ervaringen zijn mbt het gebruik van de LTA. Hoe ga je om met een verzoek vanuit de raad terwijl je zelf een andere planning had? Hoe ga je om als 2 bestuursorganen iets anders aan je vragen? Wat doe je als je de raad eigenlijk voor aan in het proces wil betrekken? Waar gebruik je een VHL plein voor en waar een opinie vergadering? Tijdens de tweede afspraak van de werkgroep is het volgende besloten: 1. Beide griffiers (Altena en Almere) kunnen reflecteren vanuit hun eigen ervaringen op ons proces/probleemstelling. Interessant om deze blik ook de commissie te gunnen op 12 april. Almere zou een wat algemenere reflectie kunnen geven over waarmee help je de raad om in positie te komen? de voordelen en valkuilen van het werken met een Lange Termijn Agenda. De constatering dat het moet passen in de heersende cultuur en dat het een dynamisch proces blijft lijkt inspirerend.
Altena kan een concreet voorbeeld schetsen op het gebied van wonen en hoe dat proces is ingericht zodat de raad in positie komt in goede samenwerking met college en organisatie. Dit kan de griffier doen in samenwerking met de portefeuillehouder “wonen” van Altena. 2. We organiseren een dialoogsessie (of meerdere sessies) met een klein clubje strategische ambtenaren om het gesprek aan te gaan over de vastgestelde probleemstelling en deelvragen. De dialoogsessie(s) willen we voorafgaand aan de presentatie/inspiratie sessie doen van 12 april. Het resultaat gebruiken we op creatieve wijze voor de inspiratiesessie.
Uitwerking/planning
Activiteit
Wie
Wanneer
1
Jan Dirk Pruim, griffier Almere uitnodigen met uitgeschreven verzoek voor 12 april
Krista
Na cie 1 maart
2
Hans Peet, griffie Altena uitnodigen met uitgeschreven verzoek voor 12 april
Krista
Na cie 1 maart
3
Lijstje strategische collega’s samen stellen om uit te nodigen
Krista ism Tirtsa en Nanette
4
Dialoogsessies plannen
Krista
Week 11 en 12
5
Uitnodigen en gesprekken voorbereiden
Krista met werkgroepleden die de voorzittersrol op zich willen nemen
Week 10
6
Resultaat van sessies verwerken
Krista
Voor werkgroep van 30 maart
7
Voorbereiden inspiratiesessie
Werkgroep 3
30 maart
8
Inspiratiesessie
Commissie DWR
12 april
9
Brainstorm aanbevelingen
Werkgroep 3
21 april
10
Uitschrijven aanbevelingen en reactie
Werkgroep 3
18 mei
11
Presenteren aanbevelingen
Commissie DWR
31 mei
12
Schrijven concept raadsvoorstel
Griffie
10 juni
Aanbieden agendacommissie 13
Ter advisering raadsvoorstel
Commissie DWR
28 juni
14
Ter besluit raadsvoorstel
Raad
13 juli