5.1.1 plan van aanpak werkgroepje 1 incl deelopdracht.docx

Plan van aanpak werkgroepje 1 DWR

IN/AANLEIDING Op 2 januari 2019 is de nieuwe gemeente Vijfheerenlanden gestart met een nieuwe raad en een nieuw vergaderstelsel met de daarbij behorende reglementen van orde. De Reglementen zijn vastgesteld met de afspraak dat het vergaderstelsel en de reglementen na 1 jaar zouden worden geëvalueerd. Deze evaluatie heeft vorm gekregen in een enquête. Uit de enquête kwam naar voren dat de raads- en commissieleden tevreden zijn met de wijze waarop het vergaderstelsel werkt, maar dat er wel aandachtspunten zijn die voor verbetering vatbaar zijn. Datzelfde geldt voor de college- en directieleden. In de raad van 1 oktober 2020 is besloten een commissie doorontwikkeling werkwijze raad in te stellen die voor de zomer van 2021 een voorstel aan de raad zal voorleggen met verbeterpunten.

Probleemstelling/Opdracht In het raadsvoorstel van oktober 2020 staat dat er op een vijftal onderwerpen verbeteringen mogelijk zijn. Deze onderwerpen zijn: de beeldvormende fase, het proces van technische vragen, de rondvraag bij commissievergaderingen, de kwaliteit van voorgelegde stukken en de informatiewaarde van raadsvoorstellen en ten slotte de invloedsmogelijkheden van inwoners op het besluitvormingsproces van de raad. In de commissie DWR van 18 januari 2021 zijn drie werkgroepjes ingesteld. Werkgroepje 1 bestaat uit Joop van Montfoort, Dick den Hertog, Wim van Dijk, Nald Rietbergen (eenmalig deelgenomen) en Dick Barelds (voorzitter). Joost-Jan kool verleent ondersteuning vanuit de griffie. De werkgroep is daarna twee keer bij elkaar gekomen en heeft een deelopdracht geformuleerd.

Deelopdracht Onze werkgroep houdt zich bezig met het onderwerp: Functionele verbeteringen op raadsinstrumenten. De volgende vraag staat daarbij centraal: Wat loopt er nu niet goed en kunnen we aanpassen? Mogelijke onderwerpen die hierbij de revue kunnen passeren zijn: aanpassen van reglementen van Orde, vb. deadline technische vragen, rondvraag, hamerstukken enefficiënt vergaderen.

Eindproduct Werkgroepje 1 komt voor de commissie DWR van 31 mei met aanbevelingen. De aanbevelingen richten zich op de functionele verbeteringen van het gebruik van raadsinstrumenten. Aanbevelingen hebben betrekking op de procedures, de cultuur en de competenties.

Ons eindproduct bestaat uit een uitwerking van de volgende onderdelen: 

We onderzoeken of het reglement van orde uitgebreid kan worden met een aantal gedragsregels die van invloed zijn op de vergadercultuur.



We onderzoeken of er verscherping noodzakelijk/mogelijk is van bestaande regels en onderzoeken daarbij specifiek de noodzaak van een aanvullend en specifiek reglement voor de commissievergaderingen (procedures).



We gaan aan de slag met een uitbreiding van de spiekbrief raadsinstrumenten met een laagdrempelige uitleg van het BOB-systeem (competentie).



Eens in de maand komt er een ‘Hoe heurt het eigenlijk’ rubriek in Raadsbreed. (competentie en cultuur)



We onderzoeken de mogelijkheden om de efficiency van onze vergaderingen periodiek te evalueren.

Planning: Activiteit

Periode

1.

Ophalen voorbeelden van andere, vergelijkbare gemeenten. Dit zal hoofdzakelijk digitaal plaatsvinden ne bestaan uit het beluisteren van vergaderingen van andere raden en het spreken met andere griffies. Onder meer op basis daarvan werken we de deelopdrachten uit.

17 februari-29 maart

2.

Presentatie uitwerking deelopdrachten.

Overleg werkgroep 29 maart

3.

Formuleren van aanbevelingen nav tussenbijeenkomst en voorbereiden terugkoppeling commissie DWR

13 april -24 mei

4.

Aanbevelingen presenteren aan de commissie DWR

31 mei