40. (AUDIT) RIB inzake Interne Controleplan 2022.pdf

Gemeente Vijfheerenlanden T.a.v. de leden van de auditcommissie Postbus 11 4140 AA LEERDAM

Ons kenmerk

: 520847

Onderwerp

: Interne Controleplan 2022

Datum

: 13 september 2022

Geachte leden van de auditcommissie, Onlangs heeft het college het interne controleplan 2022 vastgesteld. Dit plan vormt de basis voor de verplichting zorg te dragen voor de toetsing van de rechtmatigheid van het financiële beheer en de inrichting van de financiële organisatie conform artikel 212/213 van de Gemeentewet. Het college zorgt voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de (financiële) rechtmatigheid binnen onze gemeente. Het is verplicht de kaders voor interne toetsing jaarlijks vast te leggen in een controleplan dat vastgesteld wordt door het college. De uitvoering van de toetsing op (financiële) rechtmatigheid is vooral neergelegd bij het team Control. Dit plan geeft aan op welke wijze het team Control invulling geeft aan de VIC (Verbijzonderde Interne Controle)werkzaamheden. De medewerkers van het subteam AO/IC voeren dit plan uit om op onderdelen van de processen de getrouwheid en de rechtmatigheid van de verantwoording te kunnen vaststellen. Een belangrijk aspect in de uitvoering van de interne controles is de rechtmatigheidsverantwoording door het college van burgemeester en wethouders. De rechtmatigheidsverantwoording is wederom doorgeschoven naar verslagjaar 2023. Dit houdt in dat over het verslagjaar 2022 de verantwoording (net als over 2020 en 2021) bij wijze van proef wordt afgelegd.

Alles over de rechtmatigheidsverantwoording is terug te lezen in het ‘Plan van aanpak rechtmatigheidsverantwoording’, dat in de loop van 2022 gereed zal komen. Het doel van het plan is bij te dragen aan het (aantoonbaar) in control zijn van de bedrijfsvoering en meer specifiek de financiële rechtmatigheid in de processen op de bedrijfsvoering. De VIC is een belangrijk verbeterinstrument. Vanuit de bevindingen is het immers mogelijk om risico’s op te sporen, processen te optimaliseren en werkafspraken, waar nodig, aan te passen. Verder wordt beschreven wie betrokken zijn bij het interne controleplan. De uitvoering van interne controles is niet alleen een ‘ding’ van het team control. Het is een organisatie breed fenomeen. Vervolgens worden de kaders van de werkzaamheden en de samenhang met andere werkzaamheden beschreven. De kaders worden gevormd door zowel externe als interne wetgeving en regels. De verbijzonderde interne controle heeft een verband met andere

Gemeente Vijfheerenlanden / Postbus 11, 4140 AA Leerdam / 088 – 599 7000 / vijfheerenlanden.nl / info@vijfheerenlanden.nl

werkzaamheden. Tenslotte wordt in dit plan aangeven welke processen gecontroleerd gaan worden. Hierbij gaat het om de reguliere VIC’s op diverse kritische processen, geselecteerd vanuit de financiële en rechtmatigheidsrisico’s. Naast de reguliere (verbijzonderde) interne controles kan het zijn dat in 2022 ook incidentele of aanvullende interne controles uitgevoerd gaan worden. Dit naar aanleiding van aanbevelingen van de accountant, verzoeken van directie, en/of bestuur en als gevolg van interne- en of externe ontwikkelingen. Omdat u als auditcommissie een toezichthoudende en controlerende bevoegdheid heeft op het gebied van de beheersing van de (financiële) rechtmatigheid adviseren wij u kennis te nemen van de inhoud van het interne controleplan 2022. Met vriendelijke groet, het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Vijfheerenlanden, de secretaris, Signed By: n.van.ameijde@vijfheerenlanden.nl

13/09/2022 12:09:51 CEST {{signer1}}

de burgemeester, Signed By: s.frohlich@vijfheerenlanden.nl

13/09/2022 14:08:54 CEST {{signer2}}

ID: 856aefd5-6a36-4696-94a9-e000718a9275

ID: 856aefd5-6a36-4696-94a9-e000718a9275

Auth: Consent

Auth: Consent

N. (Nanette) van Ameijde-Poortman Bijlage: Interne controleplan 2022

S. (Sjors) Fröhlich