40. (AUDIT) Interne controleplan 2022 def.pdf

Interne controleplan 2022

Gemeente Vijfheerenlanden

Inhoudsopgave Inleiding ..................................................................................................................... 3 1

Doelstelling van interne controleplan ................................................................... 4 1.1

2

3

Doelstelling ........................................................................................................... 4

Wie zijn er betrokken bij het interne controleplan ................................................ 5 2.1

De Raad ............................................................................................................... 5

2.2

Het College ........................................................................................................... 5

2.3

De audit commissie ................................................................................................ 5

2.4

De accountant ....................................................................................................... 5

2.5

Het managementteam ............................................................................................ 6

2.6

De medewerkers van de afzonderlijke teams ............................................................. 6

Kaders werkzaamheden interne controleplan en samenhang ............................... 7 3.1

Kaders ................................................................................................................. 7

3.2

Samenhang (verbijzonderde) interne controle en accountantscontrole .......................... 7

3.3

Samenhang met risicomanagement ......................................................................... 7

3.4

Samenhang met doelmatigheid en doeltreffendheid ................................................... 8

4

Rechtmatigheidsverantwoording (Uitgesteld naar verslagjaar 2023) ................... 9

5

Goedkeuringstolerantie, verantwoordingsgrens en rapportagegrens.................. 10

6

5.1

Goedkeuringstolerantie.......................................................................................... 10

5.2

Verantwoordingsgrens ........................................................................................... 10

5.3

Rapportagegrens .................................................................................................. 10

Uit te voeren controles 2022 ............................................................................... 12 6.1

7

Planning .............................................................................................................. 13

Rapportages ........................................................................................................ 14

Interne controleplan 2022 gemeente Vijfheerenlanden

Pagina 2 van 14

Inleiding Voor u ligt het interne controleplan 2022 van de gemeente Vijfheerenlanden. Dit plan vormt de basis voor de verplichting zorg te dragen voor de toetsing van de rechtmatigheid van het financiële beheer en de inrichting van de financiële organisatie conform artikel 212/213 van de Gemeentewet. Het college zorgt voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de (financiële) rechtmatigheid binnen onze gemeente. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel. Het is verplicht de kaders voor interne toetsing jaarlijks vast te leggen in een controleplan dat vastgesteld wordt door het college. De uitvoering van de toetsing op (financiële) rechtmatigheid is vooral neergelegd bij het team control. Dit plan geeft aan op welke wijze het team control invulling geeft aan de VIC werkzaamheden. De medewerkers van het subteam AO/IC voert dit plan uit om op onderdelen van de processen de getrouwheid en de rechtmatigheid van de verantwoording te kunnen vaststellen. Een belangrijk aspect in de uitvoering van de interne controles is de rechtmatigheidsverantwoording door het college van burgemeester en wethouders. De rechtmatigheidsverantwoording is wederom doorgeschoven naar verslagjaar 2023. Dit houdt in dat over het verslagjaar 2022 de verantwoording (net als over 2020 en 2021) bij wijze van proef wordt afgelegd.

Alles over de rechtmatigheidsverantwoording is terug te lezen in het ‘Plan van aanpak rechtmatigheidsverantwoording’ die in de loop van 2022 gereed zal komen. Dit interne controleplan bestaat uit een aantal onderdelen. Hoofstuk 1 beschrijft de doelstelling. Het doel van dit plan is bij te dragen aan het (aantoonbaar) in control zijn van de bedrijfsvoering en meer specifiek de financiële rechtmatigheid in de processen op de bedrijfsvoering. De verbijzonderde interne controle (verder aangeduid als VIC) is een belangrijk verbeterinstrument. Vanuit de bevindingen is het immers mogelijk om risico’s op te sporen, processen te optimaliseren en werkafspraken, waar nodig, aan te passen. Hoofdstuk 2 beschrijft wie betrokken zijn bij het interne controleplan. De uitvoering van interne controles is niet alleen een ‘ding’ van het team control. Het is een organisatie breed fenomeen. Het hele controle proces is mede nodig om uiteindelijk te komen tot de rechtmatigheidsverantwoording door het college aan de raad. Vervolgens worden in hoofdstuk 3 de kaders van de werkzaamheden en de samenhang met andere werkzaamheden beschreven. De kaders worden gevormd door zowel externe als interne wetgeving en regels. De VIC heeft een verband met andere werkzaamheden. Denk hierbij aan de accountantscontrole, risicomanagement en de doelmatigheid en doeltreffendheid.

Tenslotte wordt in dit plan aangeven welke processen gecontroleerd gaan worden. Hierbij gaat het om de reguliere VIC’s op diverse kritische processen, geselecteerd vanuit de financiële- en rechtmatigheidsrisico’s. Naast de reguliere VIC’s kan het zijn dat in 2022 ook incidentele of aanvullende controles uitgevoerd gaan worden. Dit naar aanleiding van aanbevelingen van de accountant, verzoeken van directie, en/of bestuur en als gevolg van interne- en of externe ontwikkelingen Dit interne controle plan is beoordeeld door de concerncontroller en afgestemd met de accountant, waarna goedkeuring door de directie en vaststelling in het college plaatsvindt.

Interne controleplan 2022 gemeente Vijfheerenlanden

Pagina 3 van 14

1

Doelstelling van interne controleplan

1.1 Doelstelling Het doel van het interne controleplan is het bijdragen aan het (aantoonbaar) in control zijn van de bedrijfsvoering en meer specifiek de financiële rechtmatigheid in de processen van de bedrijfsvoering. Bij de aanpak van de interne controle ligt daarom de focus op:  het onderkennen van de risico's en beheersingsmaatregelen in de bedrijfsprocessen met de grootste financiële omvang en de grootste inherente risico’s op bijvoorbeeld fraude, misbruik en oneigenlijk gebruik;  het toetsen van beheersingsmaatregelen die waarborgen dat de procesrisico's zijn afgedekt;  het uitvoeren van controles in het kader van de financiële beheersing ten behoeve van het komen tot een rechtmatigheidsverantwoording door het college;  samenhang met de werkzaamheden van de externe accountant op het gebied van de getrouwheid zodat er efficiency ontstaat in beide werkzaamheden. De interne beheersing waarborgt het getrouw en rechtmatig uitvoeren van (financiële) beheershandelingen. Hierbij is het van belang dat controles zichtbaar worden vastgelegd. De resultaten van de controles geven informatie over de mate waarin de gemeente Vijfheerenlanden de bedrijfsvoering beheerst, oftewel in hoeverre de gemeente ‘in control’ is.

De mate waarin de gemeente Vijfheerenlanden in control is, is afhankelijk van de invulling van de volgende punten:  Heldere kaders (doelstellingen en randvoorwaarden). Hieronder vallen de programmabegroting en de verordeningen ex art. 212, 213, 213a Gemeentewet en de opdracht van de raad aan het college op het gebied van rechtmatigheid, het normenkader rechtmatigheid;  Goede kwaliteit van tussentijdse informatievoorziening. Betrouwbare tussentijdse informatie is essentieel om de (financiële) ontwikkeling naar aanleiding van de uitgevoerde activiteiten van de gemeente tijdig in beeld te krijgen en te spiegelen aan de begroting;  Goede opzet en beschrijving van de administratieve organisatie en interne controle (AO/IC). Deze beschrijvingen bevatten in het bijzonder de essentiële functiescheidingen en de maatregelen van interne controle binnen de processen. Ook valt hieronder de mandaatregeling en de regeling resultaatverantwoordelijkheid;  Risicomanagement. Niet alleen de wettelijk verplichte paragraaf weerstandvermogen en risicobeheersing zoals opgenomen in de begroting en jaarrekening, maar ook aandacht voor fraude, misbruik en oneigenlijk gebruik, IT, risico’s in de processen en beheersing van de realisatie van de opgaven van de gemeente Vijfheerenlanden;  Interne Controle (IC).

Dit is de interne controle binnen de processen op de afdelingen (in de lijn);  VIC Het sluitstuk van ‘control’ vormt de VIC controle, waarbij wordt vastgesteld of in opzet sprake is van een goede AO/IC (opzet en bestaan), de processen worden uitgevoerd conform de beschreven opzet (werking) en de interne controlemaatregelen worden uitgevoerd conform de gestelde kwaliteitseisen.

Interne controleplan 2022 gemeente Vijfheerenlanden

Pagina 4 van 14

2

Wie zijn er betrokken bij het interne controleplan

2.1 De Raad De raad heeft op grond van artikel 213 lid 2 Gemeentewet de accountant aangewezen (Q Concepts) en zorgt voor de jaarlijkse opdrachtverstrekking aan deze accountant. In het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden is vastgelegd wat deze controle minimaal inhoudt. Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording (vanaf 2023) zorgt de raad ook voor de jaarlijkse opdrachtverstrekking voor de controle op de rechtmatigheid aan het college. In deze opdracht is opgenomen:  de te hanteren goedkeuringstoleranties ten behoeve van de controles door college en accountant;  de te hanteren verantwoordingsgrens ten behoeve van de rechtmatigheidsverantwoording door het college;  de rapporteringsgrens ten behoeve het opnemen en toelichten van geconstateerde onrechtmatigheden door het college in de paragraaf bedrijfsvoering. Daarnaast stelt de raad het normenkader (rechtmatigheid) vast dat bij de controles gehanteerd wordt.

2.2 Het College Het College:  draagt op basis van de controleverordening en de financiële verordening verplicht zorg voor de interne toetsing van de getrouwheid en de rechtmatigheid van de jaarrekening, en voor het daaraan ten grondslag liggende (financieel) beheer;  treft zodanige maatregelen dat de rechtmatigheid van de financiële beheershandelingen geborgd is. Een van die maatregelen is het laten opstellen van een interne controleplan;  legt verantwoording af aan de raad via de rechtmatigheidsverantwoording over de uitvoering van haar opdracht (conform vastgesteld normenkader en toleranties/grenzen);  is opdrachtgever voor het onderwerp rechtmatigheid aan het management;  geeft bij de jaarrekening een schriftelijke bevestiging af aan de accountant waarin het de juiste en volledige informatieverstrekking verklaart voor zaken die in het kader van de getrouwheid van belang kunnen zijn. Het College stelt het IC plan vast. Opdrachtgever is de gemeentesecretaris. Bestuurlijk verantwoordelijk voor de voortgang van de uitvoering van het (gehele) IC programma is de wethouder Financiën en bestuurlijk verantwoordelijk voor de voortgang en de resultaten (bevindingen en aanbevelingen) van de individuele IC’s zijn de betreffende portefeuillehouders, waar het proces in de portefeuille zit.

2.3 De audit commissie De Auditcommissie is een bij verordening ingesteld orgaan binnen de gemeente Vijfheerenlanden. De commissie heeft als doel, ten behoeve van de raad, de afstemming te bevorderen van alle activiteiten in de gemeente op het gebied van auditing, financieel beheer en aangrenzende gebieden en het overleg daarover tussen de raad, de accountant, het college, de Rekenkamer en de ambtelijke organisatie. De commissie heeft als aandachtsgebied alle activiteiten die van belang zijn voor een goede beheersing van de gemeente op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid in het kader van de kaderstellende en controlerende verantwoordelijkheid van de raad. De Auditcommissie wordt betrokken bij de voorbereiding van de opdracht aan het college waarover in de rechtmatigheidsverantwoording verslag wordt gedaan.

2.4 De accountant De accountant controleert de jaarrekening en verstrekt een controleverklaring waarin hij een oordeel geeft over het getrouwe beeld. Met ingang van 2023 ook over de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording. De accountant is verantwoordelijk voor een degelijke en begrijpelijke onderbouwing van zijn oordeel in het verslag van bevindingen (accountantsverslag). Interne controleplan 2022 gemeente Vijfheerenlanden

Pagina 5 van 14

Daarnaast rapporteert de accountant aan de raad zijn constateringen vanuit de interim controle in een Managementletter.

2.5 Het managementteam Het managementteam (directie en netwerkmanagers) is verantwoordelijk voor de administratieve organisatie en interne beheersing (interne controle) binnen de teams. Per bedrijfsproces is een netwerkmanager aangewezen als proceseigenaar en als zodanig borgen zij de rechtmatigheid in de processen waar zij verantwoordelijk voor zijn. Om dit goed uit te kunnen voeren, vinden in de loop van 2022 gesprekken plaats tussen de verantwoordelijk netwerkmanager, enkele medewerkers van het betrokken team, het AO/IC team en (eventueel) de accountant. De bedoeling hiervan is de (maatregelen ter verbetering van de) processen te bespreken en daarnaast ook een evenwicht te vinden tussen controle en het doen van de basistaken van de teams, bijvoorbeeld het verlenen van zorg en dienstverlening.

2.6 De medewerkers van de afzonderlijke teams Hoewel hierin nog een slag te slaan is, zouden medewerkers van de afzonderlijke teams de interne controles moeten uitvoeren binnen de administratieve organisatie. Deze interne controle moet ingebouwd worden in de processen als waarborg voor het noodzakelijk gewenste verloop van de administratieve organisatie. Deze controlemomenten kunnen worden afgedwongen door de diverse systemen of zijn handelingen die medewerkers zelf uitvoeren (het 4-ogen principe) en vastleggen. De VIC voert vervolgens een controle uit op de naleving van de administratieve organisatie en de interne controle. Het uiteindelijke doel is dat de VIC kan steunen op de interne controles die gedaan worden binnen de teams.

Interne controleplan 2022 gemeente Vijfheerenlanden

Pagina 6 van 14

3

Kaders werkzaamheden interne controleplan en samenhang

De controle werkzaamheden vinden niet zo maar plaats. Niet alleen hebben zij een oorsprong in de wet (externe kaders), ook zijn er intern afspraken gemaakt (interne kaders). Daarnaast maken ook anderen gebruik van de uitgevoerde werkzaamheden.

3.1 Kaders Het kader voor de (verbijzonderde) interne controle is geregeld in: Externe kaders:  Gemeentewet;  Besluit Accountantscontrole Decentrale overheden (BADO);  Besluit begroting en verantwoording (BBV);  Notitie rechtmatigheidsverantwoording (commissie BBV). Interne kaders:  Financiële verordening gemeente Vijfheerenlanden 2022;  Controleverordening gemeente Vijfheerenlanden 2019;  Normenkader 2022 (nog vast te stellen door de raad);  Nota risicomanagement en weerstandsvermogen;  Overige interne regelgeving.

3.2 Samenhang (verbijzonderde) interne controle en accountantscontrole Maximale aansluiting tussen de uitgevoerde (verbijzonderde) interne controlewerkzaamheden en de door de accountant te verrichten (externe) controlewerkzaamheden is gewenst. Daarom is het belangrijk om de accountant als adviseur bij de werkzaamheden te betrekken, waarbij de gemeente wel zijn eigen verantwoordelijkheid blijft behouden. Volgens de Nadere Voorschriften Controle en Overige Standaarden (ook wel NV COS genoemd) toetst de accountant jaarlijks de kwaliteit van de opzet, het bestaan en de werking van de belangrijkste interne controlemaatregelen voor alle significante financiële bedrijfsprocessen. Hierbij maakt de accountant gebruik van de intern uitgevoerde en vastgelegde VIC’s. Het Interne Controleplan sluit aan op de opdracht van de raad aan het college en het Normenkader Rechtmatigheid 2022. Het normenkader wordt binnenkort ter vaststelling aangeboden aan het college en ter kennisname voorgelegd aan de raad.

3.3 Samenhang met risicomanagement Kwaliteitsverbetering, interne controle en risicomanagement kunnen niet los van elkaar worden gezien. Aandacht voor risico’s en het managen van deze risico’s is nodig bij:  het realiseren van de opgaven van de gemeente Vijfheerenlanden: hoe managen wij wat niet goed kan gaan bij het realiseren van de opgaven?  het beheersen van de bedrijfsvoeringsprocessen: hoe managen wij het risico dat rechtmatigheid niet geborgd is in de processen? Beide vragen beginnen met het onderkennen van deze risico’s. Eén van de uitgangspunten is het beheersen van de risico’s die het rechtmatig handelen in de processen belemmeren. Deze risico’s vormen de basis voor de opmaak van checklists bij de uitvoering van de VIC’s. Immers, de VIC stelt vast dat de beheersmaatregelen werken en risico’s beheerst worden. De gemeente Vijfheerenlanden heeft een actief risicomanagement. De nota Risicomanagement en weerstandsvermogen 2020-2023 is op 16 juli 2020 aan de raad voorgelegd en goedgekeurd. Conform deze nota wordt jaarlijks het uit zes stappen bestaande risicomanagement proces uitgevoerd en de daarmee samenhangende taak-, bevoegdheids-, en verantwoordelijkheidsverdeling voor raad, college, directie en ambtelijke organisatie.

In het kader van de rechtmatigheidsverantwoording wordt tevens aandacht besteed aan risico’s op fraude, misbruik en oneigenlijk gebruik, IT en begrotingsoverschrijdingen.

Interne controleplan 2022 gemeente Vijfheerenlanden

Pagina 7 van 14

3.4 Samenhang met doelmatigheid en doeltreffendheid Dit interne controleplan is erop gericht de rechtmatigheid bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen vast te stellen ten behoeve uiteindelijk van de op te maken rechtmatigheidsverantwoording. Bij de uitvoering van de werkzaamheden ontstaat ook zicht op de doelmatigheid en de doeltreffendheid van de uitgevoerde werkzaamheden. Het is geen primair object van onderzoek bij de interne controle. In de begroting worden jaarlijks minimaal twee onderwerpen opgenomen waarop, conform artikel 213a van de Gemeentewet, een doelmatigheids-en doeltreffendheidonderzoek wordt uitgevoerd door het team Control. Voor 2022 zijn dat:  Kwaliteit beschikkingen Sociaal Domein  Kostendekkendheid tarieven  Effectiviteit investerings- en pilotprojecten in het sociaal domein  Efficiency en effectiviteit wijk- en dorpsbeleid en budget inwonersinitiatieven Daarnaast is in de controleverordening van de gemeente Vijfheerenlanden 2019 (artikel 6 lid 1) opgenomen dat de accountant gevraagd kan worden onderzoeken naar doelmatigheid en doeltreffendheid uit te voeren voor zover dit te combineren is met zijn onafhankelijke rol als controlerend accountant.

Interne controleplan 2022 gemeente Vijfheerenlanden

Pagina 8 van 14

4

Rechtmatigheidsverantwoording (Uitgesteld naar verslagjaar 2023)

De nadere invulling van het begrip rechtmatigheid ligt vast in het Besluit accountantscontrole decentrale overheid, de Kadernota Rechtmatigheidsverantwoording van de commissie BBV (Besluit Begroting en Verantwoording) en de Notitie Rechtmatigheidsverantwoording van de commissie BADO. In het kader van de rechtmatigheidscontrole worden negen rechtmatigheidscriteria onderkend:  Calculatiecriterium  Valuteringscriterium  Adresseringscriterium  Volledigheidscriterium  Aanvaardbaarheidscriterium  Leveringscriterium  Begrotingscriterium  Voorwaardecriterium  Misbruik en oneigenlijk criterium (M&O) De laatste drie criteria komen expliciet tot uitdrukking in de rechtmatigheidsverantwoording. De accountant stelt de getrouwheid van de jaarrekening vast, inclusief de door het college gegeven rechtmatigheidsverantwoording – als een onderdeel van de jaarrekening. In de controleverklaring wordt geen afzonderlijk oordeel meer gegeven over het aspect van de rechtmatigheid. Bij de controle zijn de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur zijn gesteld op grond van artikel 213, lid 6 Gemeentewet, het besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden, de notitie Rechtmatigheidsverantwoording en de stellige uitspraken van de commissie BBV, bepalend voor de uit te voeren werkzaamheden.

In de opgestelde interne controleplannen van voorgaande jaren is hier uitgebreid op ingegaan. Daarnaast wordt een plan aanpak rechtmatigheidsverantwoording 2023 opgesteld. Voor overige informatie over de rechtmatigheidsverantwoording wordt u verwezen naar de interne controleplannen van voorgaande jaren. Het plan van aanpak rechtmatigheidsverantwoording wordt in de loop van 2022 aan u voorgelegd.

Interne controleplan 2022 gemeente Vijfheerenlanden

Pagina 9 van 14

5

Goedkeuringstolerantie, verantwoordingsgrens en rapportagegrens

De accountant accepteert in de controle toleranties en richt de controle daarop in. De accountant controleert niet ieder document of iedere financiële handeling, maar richt de controle zodanig in dat voldoende zekerheid wordt verkregen over het getrouwe beeld van de jaarrekening inclusief de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording. Dit met in achtneming van de toleranties.

5.1 Goedkeuringstolerantie De definitie van de goedkeuringstolerantie is: “De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers kan worden beïnvloed”. De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming en bepaald de strekking van de af te geven controleverklaring. In het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden zijn minimumeisen voor de in de controle te hanteren goedkeuringstoleranties voorgeschreven. Gemeenteraden mogen de goedkeuringstoleranties scherper vaststellen. In praktijk wordt nauwelijks afgeweken van deze toleranties. In onderstaand schema zijn de goedkeuringstoleranties opgenomen zoals door de gemeenteraad Vijfheerenlanden is vastgesteld. Deze komen overeen met het wettelijk minimum.

5.2 Verantwoordingsgrens Naast de goedkeuringstolerantie wordt de verantwoordingsgrens onderkend. Deze kan als volgt worden gedefinieerd: “De verantwoordingsgrens is een door de gemeenteraad vastgesteld bedrag, waarboven het College van B&W de afwijkingen (fouten en onduidelijkheden) moet opnemen in de rechtmatigheidsverantwoording. De verantwoordingsgrens valt binnen de bandbreedte van 0% tot 3% van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves”. De gemeenteraad is vrij om binnen de eerdergenoemde bandbreedte de grens te bepalen. Hierbij is van belang om op te merken dat voor fouten en onduidelijkheden hetzelfde percentage geldt. Fouten en onduidelijkheden mogen daarbij niet bij elkaar opgeteld te worden. Er wordt voorgesteld voor de gemeente Vijfheerenlanden een verantwoordingsgrens van 1% van de totale lasten inclusief dotaties aan de reserves te kiezen. Hierbij vindt aansluiting plaats met de grens van 1% voor de accountant ten behoeve van de afgifte van de goedkeurende controleverklaring (goedkeuringstolerantie). Omdat over verslagjaar 2022 de rechtmatigheidsverantwoording bij wijze van proef wordt uitgevoerd, hebben we dit percentage overgenomen en niet door de raad laten vaststellen. In 2023 zal hiervoor wel een raadsvoorstel opgesteld worden.

5.3 Rapportagegrens Het college is verplicht om onrechtmatigheden toe te lichten in de paragraaf Bedrijfsvoering indien de geconstateerde onrechtmatigheid de verantwoordingsgrens overschrijdt. Het college hecht waarde aan het gesprek over de bevindingen uit de rechtmatigheidscontroles. Interne controleplan 2022 gemeente Vijfheerenlanden

Pagina 10 van 14

Daarom beperkt het college zich niet alleen tot het geven van een toelichting louter bij overschrijden van de verantwoordingsgrens. Het college rapporteert derhalve alle bevindingen omtrent de financiële rechtmatigheid boven de rapportagegrens in de paragraaf Rechtmatigheid met een toelichting vanuit haar actieve informatieverstrekking richting de raad. Er wordt voorgesteld deze rapportagegrens vast te stellen op € 50.000. Bij de jaarrekening wordt in de paragraaf bedrijfsvoering, op basis van de kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV aanvullende informatie opgenomen over de individueel geconstateerde afwijkingen in de rechtmatigheidsverantwoording. Hierbij worden ook niet-financiële onrechtmatigheden in verband met het niet naleven van de bepalingen in de Wet Fido en bijbehorende Regelingen opgenomen en toegelicht. De verantwoordings- en rapportagegrens wordt, op basis van de totale lasten van de begroting 2022, in onderstaande tabel weergegeven:

Omdat over verslagjaar de rechtmatigheidsverantwoording bij wijze van proef wordt uitgevoerd, hebben we het genoemde bedrag niet door de raad laten vaststellen. Voor 2023 zal hiervoor wel een raadsvoorstel opgesteld worden.

Interne controleplan 2022 gemeente Vijfheerenlanden

Pagina 11 van 14

6

Uit te voeren controles 2022

De bevindingen van zowel de accountant als ons eigen AO/IC team van voorgaande jaren bepalen voor een groot deel de te controleren processen in 2022. Daarnaast is de omvang van de gelden opgenomen in de begroting bepalend voor de uit voeren controles. Onderstaande tabel geeft weer welke processen zijn opgenomen, hoe de risicobepaling eruit ziet en wat de planning is. Risicobepaling Proces

Fin

RM

Planning Prio Netwerkmanager

1 Automatisering

L

G

L

M. Scholten

2 Belastingen en retributies (toepassing juiste tarieven) Kwijtscheldingen 3 Burgerleges

H

G

H

L. Huberts

L

G

G

S. van Hezik

4 Crediteuren

H

L

G

L. Huberts

5 Debiteuren

G

L

L

L. Huberts

6 Gemeenschappelijke regelingen

H

H

H

7 Grondexploitaties

H

G

G

D. Piek, K. Boot, C. Uittenbogaard, F. Jongmans C. Uittenbogaard

8 Helsdingen.

L

G

G

K. Boot

9 Huuropbrengsten

G

H

G

F. Jongmans, C. Uittenbogaard

10 Inhuur derden

H

H

H

T. van Helsdingen

11 Jeugd

H

H

H

D. Piek

12 Kapitaallasten

G

G

G

L. Huberts

13 Leerlingenvervoer

L

G

G

S. van Hezik, D. Piek

14 Omgevingsvergunningen

G

H

G

C. Uittenbogaard

15 Personeel

L

L

L

T. van Helsdingen

16 Sociaal Domein WMO

H

H

H

17 Spendanalyse

H

H

H

S. van Hezik, D. Piek Allen

18 Subsidieverstrekking

H

H

H

D. Piek, C. Uittenbogaard

19 Subsidieontvangsten

G

H

G

C. Uittenbogaard

Portefeuillehouder

P1

P2

P3

01-08-2022 15-10-2022 t/m t/m 15-10-2022 31-01-2022 J. van der Velden Change management Logische toegangsbeveiliging Back-up en recovery Incidentenmanagement om risico’s te vermijden T. van Maanen Rapport Waarderingskamer Steekproef T. van Maanen Lijncontrole J. van der Velden Tarieven, aanbevelingen T. van Maanen Lijncontrole Aanbevelingen + Aanbevelingen steekproef Steekproef T. van Maanen Lijncontrole Aanbevelingen Steekproef Allen Aanbevelingen Aanbevelingen en Steekproef actiepunten Steekproef op verantwoording 2021 T. van Maanen Aanbevelingen/+ Aanbevelingen + steekproef steekproef K. Bel Frauderisico, interne controle (op onvoorspelbaarheid).

Steekproef Controle op wijzigingen in tarieven Aanbevelingen + steekproef

T. van Maanen

Steekproef

Steekproef

Risico op aanbestedingsgrens + steekproef Steekproef

Risico op aanbestedingsgrens + steekproef

Monitoren aanbevelingen Steekproef J. van Montfoort Risico op aanbestedingsgrens Steekproef K. Bel Lijncontrole Steekproef T. van Maanen

01-02-2023 t/m 31-03-2023

Controle op vaststelling en monitoring gedurende het jaar (steekproef) Aanbevelingen + steekproef Frauderisico, interne controle (op onvoorspelbaarheid)

Steekproef

Alleen nieuwe investeringskredieten. Verschuivingen tussen kredieten K. Bel Lijncontrole Monitoren aanbevelin- Monitoren aanbevelingen Monitoren aanbevelin- gen Steekproef gen Steekproef Steekproef T. van Maanen Lijncontrole Steekproef Steekproef Monitoren aanbevelingen Steekproef J. van Montfoort Monitoren aanbevelin- Steekproef Steekproef gen K. Bel Lijncontrole Steekproef Steekproef Steekproef T. van Maanen Risico op aanbesteGehele spendanalyse dingsgrens K. Bel Lijncontrole Monitoring aanbevelin- Steekproef T. Meijdam Steekproef op vergen T. van Maanen strekkingen Steekproef op vaststellingen 2021 T. van Maanen Steekproef Verantwoording 2022

Fin. = financieel risico; RM. = rechtmatigheid risico; Prio = prioriteit; H = hoog; G = gemiddeld; L = laag

Interne controleplan 2022 gemeente Vijfheerenlanden

Pagina 12 van 14

Het is van belang de aanbevelingen van de accountant en van de VIC te monitoren om de vooruitgang van de verbetertrajecten zichtbaar te maken en eventueel bij te sturen waar dat nodig is. Daarom wordt op een aantal processen in P1 (en P2) een controle gedaan op de aanbevelingen en verbeteracties, waarvan uiteraard wel verslag wordt gedaan. Hierover zullen met enkele medewerkers uit de teams en verantwoordelijk netwerkmanagers gesprekken worden gevoerd. In periode 1 en 2 worden tevens de lijncontroles uitgevoerd. De omvang van de selectie en de steekproef worden gedaan door de accountant.

6.1 Planning In totaal beslaat de VIC uit 19 processen in 2022. Onderstaande vindt u de planning van de uit te voeren werkzaamheden in 2022 en begin 2023. VIC 2021

01-01-2021

Opstellen en vaststellen IC plan 2022

01-04-2022

01-08-2022

Uitvoerig IC plan P1 (interim)

15-10-2022

Uitvoering IC plan P2

Uitvoering IC plan P3

30-01-2023

01-03-2023

Bij de oplevering van controles conform bovengenoemde planning is het team AO/IC mede afhankelijk van juiste en tijdige medewerking vanuit de diverse teams. Indien nodig zal door het team AO/IC worden geëscaleerd naar de betreffende netwerkmanagers. Het behalen van de controle planning is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van de organisatie de teams.

Interne controleplan 2022 gemeente Vijfheerenlanden

Pagina 13 van 14

7

Rapportages

Van iedere uitgevoerde procescontrole of monitoring op de aanbevelingen wordt een controlememo opgesteld. Aan het einde van periode 3 bij de jaarrekening wordt een totaalrapportage opgesteld. In de rapportage is aandacht voor:  Hoe het zit met de getrouwheid en rechtmatigheid binnen dit proces;  De interne controlemaatregelen binnen dit proces;  De opvolging van de aanbevelingen uit voorgaande controles;  De opvolging van de aanbevelingen van de accountant;  Welke fouten en onzekerheden zijn in het proces zijn geconstateerd en wat zijn hiervan de oorzaken;  Aanbevelingen om hiermee om te gaan;  Correcties die uitgevoerd moeten worden op basis van de controles. De uitkomsten van de controles en de eindrapportage worden teruggekoppeld naar de teams voor hoor-en wederhoor alvorens het definitief te maken. De verantwoordelijk netwerkmanager wordt gevraagd een managementrespons te schrijven, dat wordt opgenomen in het definitieve eindrapport. In de response geeft de netwerkmanager aan welke opvolging de aanbevelingen krijgen. Het eindrapport wordt eveneens naar de verantwoordelijk portefeuillehouder gestuurd. Daarnaast wordt een overzicht met alle bevindingen, risico’s en aanbevelingen opgesteld naar aanleiding van de interne controles en de door de accountant opgestelde managementletter en accountantsverslag.

Dit overzicht wordt, samen met de eindrapportage, besproken in het management en college. Aan de hand daarvan kunnen de netwerkmanagers met hun teams maatregelen treffen om verbeteringen door te voeren. De verantwoordelijk portefeuillehouders kunnen in de pfo’s actief volgen wat de stand van zaken is bij de opvolging van de aanbevelingen. Een samenvatting van de eindrapportage wordt opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording Vanuit het team control komen op diverse onderwerpen (juridisch control, risicomanagement, privacy en informatieveiligheid) aanbevelingen hoe we onze processen meer (financieel) rechtmatig, doelmatig, doeltreffend en risicomijdend kunnen inrichten. In 2022 worden de toetsvragen op enkele processen uitgebreid met bovengenoemde onderwerpen en worden de verschillende aanbevelingen gebundeld in de controlememo’s en de eindrapportage die kan worden besproken in het managementoverleg en met de betreffende portefeuillehouders. Deze manier van werken voorkomt dat teams vanuit diverse hoeken worden overspoeld met aanbevelingen en het overzicht kwijt zijn. Uiteraard zal in deze rapportage ook stil gestaan worden bij de punten die goed gaan en waar verbeteringen geconstateerd zijn.

De processen waarop integrale advisering wordt gedaan zijn:  Jeugd  Wmo  Subsidies  Omgevingsvergunningen Als tijdens de uitvoering van de controles (het vermoeden van) gevallen van fraude en misbruik en oneigenlijk (M&O) gebruik worden geconstateerd zal dit volgens de juiste procedures worden aangekaart en op worden geacteerd. Aanvullend op de rapportages van de interne controles wordt een separaat overzicht van fraude en M&O opgesteld met daarbij de gevolgde procedures en aanbevelingen voor beheersingsmaatregelen ter beheersing en voorkoming van fraude en M&O.

Interne controleplan 2022 gemeente Vijfheerenlanden

Pagina 14 van 14