4. (AZ) RIB inzake stand van zaken artikel 213a programma.pdf

Aan: Gemeente Vijfheerenlanden T.a.v. de leden van de Gemeenteraad Postbus 11 4140 AA Leerdam

Ons kenmerk

: 242276

Onderwerp

: Stand van zaken artikel 213a programma

Datum

: 16 maart 2021

Geachte leden van de raad, Bij het vaststellen van de “Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid gemeente Vijfheerenlanden” heeft de raad in juni 2019 ook het auditprogramma 2019 vastgesteld. Dit betreft de onderzoeken onderwijshuisvesting en ICT. Dit vanuit de ambitie om jaarlijks twee audits uit te voeren . Vervolgens heeft de raad in november 2019 de Programmabegroting 2020 vastgesteld. Daarin is het auditprogramma 2020 opgenomen. Dit betreft de onderzoeken inhuur externen en betalingsbeleid en -uitvoering. Daarna heeft het college bij de behandeling van de Programmabegroting 2020 de raad echter toegezegd om uiterlijk bij de behandeling van de Kadernota 2021 de resultaten van twee aanvullende onderzoeken toe te zenden. Dit betreft een vergelijkende budgetanalyse (nieuw) en een benchmark naar de omvang van de gemeentelijke formatie (vervroegd). Tenslotte heeft het college bij de behandeling van de Kadernota 2021 toegezegd om een verdieping uit te voeren op de benchmark naar de omvang van de gemeentelijke formatie (nieuw). In eerste instantie waren er dus voor 2019 en 2020 vier audits voorzien. Daarvan is er één uitgevoerd (onderwijshuisvesting). Op verzoek van de raad zijn door het college drie nieuwe audits toegezegd. Deze zijn alle drie in 2020 opgeleverd.

Drie audits uit 2019 en 2020 moeten dus nog worden opgeleverd en ook moet nog een besluit worden genomen over de twee nieuwe audits die in 2021 aan het auditprogramma moeten worden toegevoegd. In deze brief informeren wij u over de stand van zaken en over de twee in 2021 aan het auditprogramma toe te voegen audits. Stand van zaken In mei 2020 is de raad door het college geïnformeerd over de herziene planning voor het auditprogramma 2019 en 2020. Ook de uitvoering van deze herziene planning is echter vertraagd. Dit heeft drie redenen. Allereerst is (na vaststelling van de herzieneplanning) op verzoek van de raad de verdieping op de benchmark uitgevoerd. Deze diende tegelijkertijd met de oplevering van de Programmabegroting 2021 aan de raad ter beschikking te worden gesteld. Dit is gelukt. Ten tweede is het noodzakelijk geweest om vanaf juni 2020 door medewerkers van het team control en de concerncontroller extra inzet te leveren ten behoeve van een tijdige oplevering van de jaarstukken 2019. Deze extra inzet is succesvol geweest. Ten derde was het de bedoeling om de ICT audit extern te laten uitvoeren door Berenschot in de vorm van een benchmark. De uitvoering hiervan is echter vertraagd. Per nog uit te voeren audit kan het volgende worden vermeld: 

Audit ICT (voorgenomen in 2019) Deze audit betreft een doelmatigheidsonderzoek (efficiency) waarbij wordt beoordeeld in hoeverre de huidige ICT budgetten en organisatie adequaat zijn om de beoogde verdere doorontwikkeling van dienstverlening en participatie binnen de gemeente Vijfheerenlanden invulling te geven. Deze audit wordt door Berenschot uitgevoerd in de vorm van een nieuw te ontwikkelen benchmark voor de ICT van gemeenten. De ontwikkeling van dit nieuwe product door Berenschot is echter flink vertraagd. Dit mede in verband met corona. Voorzien is nu, dat

Gemeente Vijfheerenlanden/ Postbus 11, 4140 AA Leerdam / 088 – 599 7000 /vijfheerenlanden.nl / info@vijfheerenlanden.nl

met deze benchmark gestart zal gaan worden in het tweede kwartaal. Het moment van oplevering van de resultaten is vooralsnog niet aan te geven. 

Audit betalingsbeleid (voorgenomen in 2020) In deze audit wordt onderzocht welk beleid en/of werkwijze de gemeente Vijfheerenlanden hanteert met betrekking tot het betalingsverkeer en of er in overeenstemming met dit beleid en/of werkwijze wordt gehandeld. Deze audit wordt in de eerste helft van 2021 uitgevoerd waarbij gebruik gemaakt wordt van de resultaten uit de nu in uitvoering zijnde interne controle 2020. Een plan van aanpak vindt u bijgevoegd.



Audit inhuur externen (voorgenomen in 2020) In deze audit wordt de efficiency van inhuur onderzocht. Daarbij wordt echter ook de rechtmatigheid van inhuur beschouwd. Niet goed aanbesteden draagt immers niet bij aan efficiency (het realiseren van prijsvoordelen) en kan ook vanuit een oogpunt van rechtmatigheid bezwaarlijk zijn. Deze audit wordt in de eerste helft van 2021 uitgevoerd waarbij ook gebruik gemaakt wordt van de resultaten van de nu in uitvoering zijnde interne controle 2020 en spendanalyse 2020. Een plan van aanpak vindt u bijgevoegd.

Toe te voegen audits 2021 Het college heeft bij de keuze voor de nieuw in 2021 uit te voeren audits als uitgangspunt gehanteerd dat dit onderwerpen moet betreffen die sowieso in 2021 inhoudelijk nader verdiept moeten worden. Dit heeft geleid tot een keuze voor de volgende twee onderwerpen. 

Audit kwaliteit en doeltreffendheid beschikkingen sociaal domein In deze audit wordt onderzocht of door de gemeente Vijfheerenlanden in het sociaal domein verstrekte beschikkingen een goede basis zijn voor financiële sturing en of deze voldoen aan de eisen die wet- en (gemeentelijke) regelgeving daaraan stellen. In het onderzoek wordt onder meer gebruik gemaakt van - en aangesloten op - de resultaten van de interne controle 2020 en de Legal audit 2020. Uitvoering zal plaatsvinden in de tweede helft van 2021.



Audit kostendekkendheid(is doelmatigheid én doeltreffendheid) tarieven In 2020 zijn nieuwe tarieven (en kostenonderbouwingen) vastgesteld voor de afvalstoffenheffing en rioolheffing. In deze audit wordt onderzocht hoe de kostentoerekening- en onderbouwing is van een aantal andere belangrijke gemeentelijke leges en tarieven, te weten: vergunningen omgevingswet; begraafrechten; leges burgerzaken; marktgelden en precario. Uitvoering zal plaatsvinden in de tweede helft van 2021.

Met vriendelijke groet, het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Vijfheerenlanden, de secretaris, de burgemeester, Signed By: n.van.ameijde@vijfheerenlanden.nl {{signer1}} 16/03/2021 16:37:00 CET

Signed By: s.frohlich@vijfheerenlanden.nl {{signer2}} 16/03/2021 16:49:09 CET

ID: 9c51575f-585d-4de6-8360-34b5587bd27f

ID: 9c51575f-585d-4de6-8360-34b5587bd27f

Auth: Consent

Auth: Consent

N. (Nanette) van Ameijde-Poortman

S. (Sjors) Fröhlich