4. (AZ) PvA audit inhuur externen.doc

Plan van aanpak audit ex artikel 213a

Inhuur van externen door de gemeente Vijfheerenlanden 1.

Aanleiding Het onderwerp ‘inhuur van externen’ staat zowel bij het Rijk als bij vele gemeenten in de belangstelling. Dit onderwerp komt dan ook voor in de top vijf van meest onderzochte onderwerpen van lokale rekenkamercommissies in het land. Nu de gemeente Vijfheerenlanden al enige tijd bestaat en in 2018 en 2019 de grote hoeveelheid vacatures binnen de gemeentelijke organisatie is weggewerkt, is het een goed moment om te onderzoeken of de gemeente Vijfheerenlanden als nieuwe gemeente voldoende waarborgen heeft georganiseerd om te komen tot een efficiënte en rechtmatige inhuur van derden. Het onderzoek heeft betrekking op het jaar 2020.

2.

Opdracht: object van onderzoek Deze audit betreft primair een onderzoek naar de efficiency van inhuur. Daarbij wordt echter ook de rechtmatigheid en doeltreffendheid van inhuur beschouwd. Niet goed aanbesteden draagt immers niet bij aan efficiency (bijvoorbeeld het realiseren van prijsvoordelen) en kan dus ook vanuit een oogpunt van rechtmatigheid bezwaarlijk zijn. Een doeltreffendheidsvraagstuk (als afgeleide doelstelling) kan aan de orde zijn wanneer er bij aanvang van de inhuur onvoldoende concrete doelen worden gesteld. De centrale vraagstelling voor het te houden onderzoek luidt dan ook: “Is de inhuur van derden door de gemeente Vijfheerenlanden efficiënt, rechtmatig en doeltreffend?” Uit deze centrale vraag vloeien deelvragen voort waarop in het onderzoek antwoord moeten worden gegeven:  Welke wetgeving is van toepassing op het onderwerp inhuur van externen en welk gemeentelijk beleid en welke gemeentelijke procedures?  In hoeverre zijn deze gericht op de efficiency, rechtmatigheid en doeltreffendheid van de inhuur van externen?  In hoeverre wordt deze wetgeving, het gemeentelijk beleid en de gemeentelijke procedures betreffende inhuur van externen ook gevolgd in de praktijk?  In hoeverre leiden het gemeentelijke beleid en de gemeentelijke procedures in de praktijk tot een efficiënte, rechtmatige en doeltreffende inhuur van externen?  Hoeveel is er in de praktijk in

2020 besteed aan inhuur, in welke categorieën valt deze inhuur te onderscheiden en hoe wordt er hierop binnen de gemeentelijke organisatie gestuurd.  Op welke wijze worden directie, college van B&W en de gemeenteraad geïnformeerd over de inhuur van externen en de resultaten hiervan?

3.

Reikwijdte van onderzoek Onder inhuur van externen wordt hier verstaan: tijdelijke inhuur van personeel en diensten van derden voor taken die de gemeente in principe ook zelf zou kunnen vervullen, maar waar de gemeente niet zelf in heeft voorzien. Op basis van de reden voor inhuur van externen kunnen vier categorieën van externe inhuur worden onderscheiden:

1. Voortkomend uit de rolopvatting van de gemeente: Inhuur ten behoeve van een benodigde flexibele schil, die samen met de vaste formatie het werk van de gemeente uitvoert. Deze inhuur past bij een gemeente die zich wil toeleggen op een regiefunctie. 2. Specialistische kennis, vaardigheden en capaciteit: Inhuur om kennis, kunde en/of capaciteit in huis te halen, waarover de gemeente niet zelf beschikt en waarvoor het ook geen vaste functie wil creëren. Het kan hier gaan om kennis, kunde of capaciteit voor specifieke onderzoeken, adviezen of projecten. Bij deze vorm van inhuur speelt doeltreffendheid een belangrijke rol. Daarbij zijn ook de vaak hoge kosten voor deze vorm van inhuur en de wenselijkheid tot behoud van kennis onderwerp van afweging. Het onderwerp doeltreffendheid zal dan ook onderzocht worden wanneer er sprake is van deze vorm van inhuur. 3. Vervanging/ad interim: Inhuur in verband met de (tijdelijke) afwezigheid van een vaste medewerker van de gemeente, bijvoorbeeld wegens ziekte, zwangerschap, langdurig verlof en dergelijke. Of als er op een bepaald moment geen geschikte kandidaten zijn te vinden (vacatures). Ook het inschakelen van interimmanagement kan hieronder vallen, bijvoorbeeld omdat het niet lukt om de functie tijdig op te vullen. 4.

Piekdrukte: Inhuur om werkzaamheden te verrichten die alleen gedurende een bepaalde piekperiode nodig zijn, waardoor er voor deze functie geen vaste formatieplaats wordt vrijgemaakt. Niet alle inhuur van externen wordt in het onderzoek betrokken. De inhuur van stagiaires (deze worden veelal niet volledig productief ingeschakeld in het werkproces) en de detachering van personeel (dit gebeurt veelal in het kader van re-integratie of outplacement) maken geen deel uit van het onderzoek. Ook de uitbesteding van reguliere werkzaamheden aan bijvoorbeeld aannemers (zoals bij het groenonderhoud) maken geen deel uit van het onderzoek. 4.

Onderzoeksmethode en wijze van uitvoering Het onderzoek wordt uitgevoerd door middel van een combinatie van literatuuronderzoek (deskresearch), data-analyse en interviews. Literatuuronderzoek: In deze fase wordt de relevante wet- en regelgeving verzameld en worden de voor het onderzoek relevante gemeentelijke stukken van de gemeente opgevraagd. Het betreft hierbij:  Aanbestedingswet 2016  Gids proportionaliteit  Gemeentelijk inkoopbeleid  Mandaatregeling Vijfheerenlanden  Budgethoudersregeling  Overige relevante gemeentelijke regelgeving  Werkproces inkoop en inhuur externen  Correspondentie over dit onderwerp met directie, college en raad  Spendanalyse 2020  IC crediteuren 2020 (inhuur externen)

Data-analyse: Vanuit de crediteurenadministratie 2020 zal een overzicht worden opgesteld van alle in het boekjaar 2020 betaalde privaatrechtelijke facturen met betrekking tot inhuur van externen. Dit overzicht zal worden vergeleken met een al beschikbaar overzicht van in 2020 ingehuurde medewerkers. Alle inhuur zal worden ingedeeld op basis van bovenstaande vier inhuurcategorieën. Ook zal van alle inhuur de wijze van aanbesteding worden beoordeeld. Interviews: Na (en mede op basis van) het literatuuronderzoek en de uitkomsten van de data-analyse, zal de bekendheid van de wet- en regelgeving en de gemeentelijke regelgeving worden geverifieerd bij een aantal verantwoordelijke sleutelpersonen bij de gemeente Vijfheerenlanden. Dit betreft de verantwoordelijk portefeuillehouder, de gemeentesecretaris, de inkoopcoördinator en een aantal budgethouders (netwerkmanagers). In deze gesprekken wordt ingegaan op de resultaten van de spendanalyse 2020, de IC crediteuren 2020 en de data-analyse. Ook zal worden ingegaan op de vraag vanuit welke efficiencyoverwegingen budgethouders (laten) inhuren en op welke wijze zij efficiency met betrekking tot inhuur borgen. Ten behoeve van de vergelijkbaarheid zal een vragenlijst worden opgesteld die in alle interviews wordt gehanteerd. 5.

Benodigde middelen (uren en out-of-pocket kosten) De verwachte ureninzet bedraagt 150 uur: 25 uur voor het dossieronderzoek, 50 uur voor de dataanalyse en het daarbij behorende bronnenonderzoek, 25 uur voor het interviewen van betrokkenen, en 50 uur voor het maken van een rapportage. Er is geen sprake van kosten voor ICT of externe adviseurs.

6.

Planning Mijlpalen

Tot en met

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

16 maart 2021 26 maart 2021 16 april 2021 23 april 2021 14 mei 2021 28 mei 2021 11 juni 2021 25 juni 2021 Juli 2021

Vaststelling plan van aanpak door college Verzamelen documentatie literatuuronderzoek gereed Literatuuronderzoek gereed > resultaat normenkader Aanleveren overzichten data-analyse Data-analyse gereed Interviews met verantwoordelijke sleutelpersonen gereed Rapportage gereed Verificatie rapportage met financiële administratie en directie Voorleggen rapportage aan B&W