4. (AZ) PvA audit betalingsverkeer.doc

Plan van aanpak audit ex artikel 213a

Betalingsverkeer: regelgeving, beleid en wijze van uitvoering 1.

Aanleiding De overheid dient een betrouwbare partner te zijn. Ook in het privaatrechtelijke verkeer met anderen dient de overheid te handelen in overeenstemming met de uitgangspunten van behoorlijk bestuur. In contractuele zin dient de overheid haar verplichtingen na te komen. Dit geldt dus ook voor de betalingen op grond van verplichtingen die de gemeente is aangegaan. Sinds 16 maart 2014 is de Wet ter implementatie van de Richtlijn 2011/7/EU betreffende bestrijding van betalingsachterstand bij handelstransacties van kracht. Deze wet legt overheden de wettelijke plicht op om binnen dertig dagen hun facturen te voldoen. Hoewel bijna alle overheden zeggen dat zij facturen over het algemeen binnen dertig dagen betalen, betalen zij een deel van de facturen in de praktijk toch niet binnen die wettelijke termijn. 58% van de gemeenten betaalt minder dan negentig procent van de facturen binnen de wettelijke termijn. Van de provincies haalt 92% die norm en het Rijk 95%. Het jaar 2020 is recentelijk administratief afgesloten. 2020 was het eerste jaar waarin de gemeente Vijfheerenlanden niet met administratieve problemen werd geconfronteerd. 2020 is dus een prima jaar om te onderzoeken in hoeverre de gemeente Vijfheerenlanden zijn betalingsverplichtingen wat betreft tijdigheid van betaling nakomt.

2.

Opdracht: object van onderzoek Het doel van het onderzoek is om het (in)formeel geformuleerde dan wel gehanteerde betalingsbeleid van de gemeente Vijfheerenlanden in kaart te brengen en te onderzoeken in hoeverre dit gemeentelijke betalingsbeleid voldoet aan wet- en overige regelgeving en in hoeverre er in de praktijk ook overeenkomstig dit gemeentelijke betalingsbeleid wordt gewerkt. De centrale onderzoeksvraag luidt: “Welk beleid en/of werkwijze hanteert de gemeente Vijfheerenlanden ten aanzien van het betalingsverkeer en wordt er in overeenstemming met dit beleid en/of werkwijze gehandeld?’’ Van deze centrale onderzoeksvraag worden drie deelvragen afgeleid, namelijk:  Welk gemeentelijk beleid en/of werkwijze is vastgesteld, dan wel wordt impliciet gehanteerd?  Voldoet dit gemeentelijke beleid aan wet- en overige regelgeving?  Hoe wordt uitvoering gegeven aan dit beleid en/of werkwijze?

3.

Reikwijdte van onderzoek Onderwerp van onderzoek is het betalingsbeleid en de uitvoering daarvan van de gemeente Vijfheerenlanden. Daarbij worden alle privaatrechtelijke betalingen 2020 (“facturen”) als onderzoeksobject aangemerkt. Er wordt niet gekeken naar betalingen op grond van publieke verplichtingen en/of subsidierelaties.

4.

Onderzoeksmethode en wijze van uitvoering Het onderzoek wordt uitgevoerd door middel van een combinatie van literatuuronderzoek (deskresearch), interviews en data-analyse.

1

Literatuuronderzoek: In deze fase wordt de relevante wet- en regelgeving verzameld en worden de voor het onderzoek relevante gemeentelijke stukken van de gemeente opgevraagd. Het betreft hierbij:  Wet ter implementatie van de Richtlijn 2011/7/EU  Eventueel ander beleid en richtlijnen voor betalingsverkeer.  Mandaatregeling Vijfheerenlanden  Budgethoudersregeling  Procesbeschrijving inzake (digitaliseren) facturen  Algemene inkoopvoorwaarden Interviews: Na het literatuuronderzoek zal de bekendheid van de wet- en regelgeving en de gemeentelijke regelgeving worden geverifieerd bij een aantal verantwoordelijke sleutelpersonen bij de gemeente Vijfheerenlanden. Dit betreft de verantwoordelijk portefeuillehouder, de gemeentesecretaris, de budgethouders (netwerkmanagers), de medewerkers van het team financiële administratie en de adviseur IC. Ook zal in deze gesprekken worden uitgevraagd of er nog sprake is van aanvullende regels wat betreft het gemeentelijke betalingsverkeer. Regels die niet zijn vastgelegd in bovenvermelde regelgeving. Data-analyse: Vanuit de crediteurenadministratie 2020 zal een overzicht worden opgesteld van alle in het boekjaar 2020 betaalde privaatrechtelijke facturen. Van deze facturen zal de doorlooptijd worden bepaald, waarbij in percentages zichtbaar is hoe snel een factuur na ontvangst is verwerkt en betaalbaar gesteld.

Dit zal in vijf categorieën worden gepresenteerd: 1-15 dagen; 16-30 dagen; 31-45 dagen; 4660 dagen en tenslotte 61 dagen en langer. Met betrekking tot de laatste drie categorieën zal per categorie een steekproef van vijf facturen worden getrokken. Deze facturen zullen nader worden onderzocht om zicht te krijgen op de mogelijke oorzaken van vertraagde betalingen. 5.

Benodigde middelen (uren en out-of-pocket kosten) De verwachte ureninzet bedraagt 100 uur: 15 uur dossieronderzoek, 15 uur voor het interviewen van betrokkenen, 40 uur voor de data-analyse en de verdiepende steekproeven en 30 uur voor het maken van een rapportage. Er is geen sprake van kosten voor ICT of externe adviseurs.

6.

Planning Mijlpalen

Tot en met

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

16 maart 2021 19 maart 2021 26 maart 2021 9 april 2021 9 april 2021 16 april 2021 30 april 2021 14 mei 2021 28 mei 2021 Juni 2021

Vaststelling plan van aanpak door college Verzamelen documentatie literatuuronderzoek Literatuuronderzoek gereed Interviews met verantwoordelijke sleutelpersonen gereed Aanleveren overzicht crediteurenadministratie Data-analyse gereed Resultaten analyse steekproeven op data-analyse gereed Rapportage gereed Verificatie rapportage met financiële administratie en directie Voorleggen rapportage aan B&W

2