30. (AUDIT) RIB inzake Interne Controle plan 2021.pdf

Aan: Gemeente Vijfheerenlanden T.a.v. de Auditcommissie Postbus 11 4140 AA Leerdam

Ons kenmerk

: 318051

Onderwerp

: Interne controleplan 2021

Datum

: 23 september 2021

Geachte leden van de auditcommissie, Onlangs heeft het college het interne controleplan 2021 vastgesteld. Dit plan is de basis voor de verplichting conform artikel 212/213 van de Gemeentewet zorg te dragen voor de toetsing van de rechtmatigheid van het financiële beheer en de inrichting van de financiële organisatie. In de Financiële verordening gemeente Vijfheerenlanden 2019 artikel 25 is opgenomen dat het college zorgt voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, de rechtmatigheid van de beheershandelingen, de systematische controle van de registratie en de ontwikkeling van bezittingen en het vermogen van de gemeente. Lid 3 van artikel 25 van de financiële verordening stelt dat de kaders voor interne toetsing jaarlijks worden vastgelegd in het controleplan dat vastgesteld wordt door het college. De uitvoering van artikel 25 van de financiële verordening is neergelegd bij het team control. Het interne controleplan geeft aan op welke wijze invulling wordt gegeven aan de verbijzonderde interne controlewerkzaamheden. De verbijzonderde interne controle (VIC) voert dit plan uit om op onderdelen van de processen de getrouwheid en de rechtmatigheid van de verantwoording te kunnen vaststellen.

Het doel van het plan is bij te dragen aan het (aantoonbaar) in control zijn van de bedrijfsvoering en meer specifiek de financiële rechtmatigheid in de processen op de bedrijfsvoering. De VIC is een belangrijk verbeterinstrument. Vanuit de bevindingen is het immers mogelijk om risico’s op te sporen, processen te optimaliseren en werkafspraken, waar nodig, aan te passen. Verder wordt beschreven wie betrokken zijn bij het interne controleplan. De uitvoering van interne controles is niet alleen een ‘ding’ van het team control. Het is een organisatie breed fenomeen. Vervolgens worden de kaders van de werkzaamheden en de samenhang met andere werkzaamheden beschreven. De kaders worden gevormd door zowel externe als interne wetgeving en regels. De verbijzonderde interne controle heeft een verband met andere werkzaamheden. Uiteraard staan we in dit plan stil bij de vanaf 2022 verplichte rechtmatigheidsverantwoording die afgelegd moet worden door het college. Over 2021 geldt deze verantwoordingsplicht nog niet, maar zal bij wijze van proef toch worden uitgevoerd. Tenslotte wordt in dit plan aangeven welke processen gecontroleerd gaan worden. Hierbij gaat het om de reguliere VIC’s op diverse kritische processen, geselecteerd vanuit de financiële- en rechtmatigheidsrisico’s.

Naast de reguliere (verbijzonderde) interne controles kan het zijn dat in 2021 ook incidentele of aanvullende interne controles uitgevoerd gaan worden. Dit naar aanleiding van aanbevelingen van de accountant, verzoeken van directie, en/of bestuur en als gevolg van interne- en of externe ontwikkelingen

Gemeente Vijfheerenlanden / Postbus 11, 4140 AA Leerdam / 088 – 599 7000 / vijfheerenlanden.nl / info@vijfheerenlanden.nl

Omdat u als auditcommissie een toezichthoudende en controlerende bevoegdheid heeft op het gebied van de beheersing van de (financiële) rechtmatigheid is het goed om u kennis te laten nemen van de inhoud van het interne controleplan 2021. Met vriendelijke groet, het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Vijfheerenlanden

de secretaris,

de burgemeester,

{{signer1}} 23/09/2021 15:09:53 CEST

{{signer2}} 23/09/2021 22:19:27 CEST

Signed By: n.van.ameijde@vijfheerenlanden.nl ID: 380aa78d-575c-46db-bc6f-51f60dbcd2ca Auth: Consent

N. (Nanette) van Ameijde-Poortman

Bijlage: Interne controleplan 2021.

Signed By: s.frohlich@vijfheerenlanden.nl ID: 380aa78d-575c-46db-bc6f-51f60dbcd2ca Auth: Consent

S. (Sjors) Fröhlich