30. (AUDIT)Interne controleplan 2021.pdf

Interne controleplan 2021

Gemeente Vijfheerenlanden

Inhoudsopgave 1

Inleiding ............................................................................................................... 3

2

Doelstelling van interne controleplan ................................................................... 4 2.1

3

4

5

6

7

8

Wie zijn er betrokken bij het interne controleplan ................................................ 5 3.1

De Raad ............................................................................................................... 5

3.2

Het College ........................................................................................................... 5

3.3

De audit commissie ................................................................................................ 5

3.4

De accountant ....................................................................................................... 5

3.5

Het managementteam ............................................................................................ 6

3.6

De medewerkers van de afzonderlijke teams ............................................................. 6

Kaders werkzaamheden interne controleplan en samenhang ............................... 7 4.1

Kaders ................................................................................................................. 7

4.2

Samenhang (verbijzonderde) interne controle en accountantscontrole .......................... 7

4.3

Samenhang met risicomanagement ......................................................................... 7

4.4

Samenhang met doelmatigheid en doeltreffendheid ................................................... 7

Rechtmatigheidsverantwoording .......................................................................... 9 5.1

Het calculatiecriterium ............................................................................................ 9

5.2

Het Valuteringscriterium ......................................................................................... 9

5.3

Het Adresseringscriterium ...................................................................................... 10

5.4

Het Volledigheidscriterium ..................................................................................... 10

5.5

Het Aanvaardbaarheidscriterium ............................................................................. 10

5.6

Het Leveringscriterium .......................................................................................... 10

Reikwijdte rechtmatigheidscontrole ................................................................... 11 6.1

Het begrotingscriterium ......................................................................................... 11

6.2

Het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium ........................................................... 11

6.3

Het voorwaardencriterium...................................................................................... 11

Goedkeuringstolerantie, verantwoordingsgrens en rapportagegrens.................. 13 7.1

Goedkeuringstolerantie.......................................................................................... 13

7.2

Verantwoordingsgrens ........................................................................................... 13

7.3

Rapportagegrens .................................................................................................. 13

Uit te voeren controles 2021 ............................................................................... 15 8.1

9

Doelstelling ........................................................................................................... 4

Planning .............................................................................................................. 16

Rapportages ........................................................................................................ 17

Interne controleplan 2021 gemeente Vijfheerenlanden

Pagina 2 van 17

1

Inleiding

Voor u ligt het interne controleplan 2021 van de gemeente Vijfheerenlanden. Dit plan vormt de basis voor de verplichting zorg te dragen voor de toetsing van de rechtmatigheid van het financiële beheer en de inrichting van de financiële organisatie conform artikel 212/213 van de Gemeentewet. Dit plan is opgesteld conform artikel 25 Financiële verordening gemeente Vijfheerenlanden 2019. In dit artikel is gesteld dat het college zorgt voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen (conform art 213, derde lid onder a en b) en de systematische controle van de registratie en de ontwikkeling van bezittingen en het vermogen van de gemeente. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel. Lid 3 van artikel 25 van de financiële verordening stelt dat de kaders voor interne toetsing jaarlijks worden vastgelegd in het controleplan dat vastgesteld wordt door het college. De uitvoering van artikel 25 van de financiële verordening is neergelegd bij het team control. Dit plan geeft aan op welke wijze het team control invulling geeft aan de verbijzonderde interne controlewerkzaamheden. De verbijzonderde interne controle (VIC) voert dit plan uit om op onderdelen van de processen de getrouwheid en de rechtmatigheid van de verantwoording te kunnen vaststellen. Dit plan bestaat uit een aantal onderdelen.

Hoofstuk 1 beschrijft de doelstelling van het interne controleplan. Het doel van het plan is bij te dragen aan het (aantoonbaar) in control zijn van de bedrijfsvoering en meer specifiek de financiële rechtmatigheid in de processen op de bedrijfsvoering. De VIC is een belangrijk verbeterinstrument. Vanuit de bevindingen is het immers mogelijk om risico’s op te sporen, processen te optimaliseren en werkafspraken, waar nodig, aan te passen. Hoofdstuk 2 beschrijft wie betrokken zijn bij het interne controleplan. De uitvoering van interne controles is niet alleen een ‘ding’ van het team control. Het is een organisatie breed fenomeen. Bij de uitvoering hiervan moet evenwicht gezocht worden tussen de controles (zowel de interne controles binnen de teams en de uiteindelijke verbijzonderde interne controle door het team AO/IC) en de basistaken van de teams. Denk hierbij vooral aan het sociaal domein die het verlenen van zorg als basistaak heeft en teams die staan voor een goede dienstverlening. Het streven is om de controle, in overleg met de accountant, het AO/IC team en de betrokken teams te integreren in de processen om de mogelijke piekmomenten en ballast, die ervaren wordt, bij de verbijzonderde interne controle te verminderen.

Het hele controle proces is mede nodig om uiteindelijk te komen tot de rechtmatigheidsverantwoording door het college aan de raad, die over het verslagjaar 2022 verplicht wordt gesteld. Vervolgens worden in hoofdstuk 3 de kaders van de werkzaamheden en de samenhang met andere werkzaamheden beschreven. De kaders worden gevormd door zowel externe als interne wetgeving en regels. De verbijzonderde interne controle heeft een verband met andere werkzaamheden. Denk hierbij aan de accountantscontrole, risicomanagement en de doelmatigheid en doeltreffendheid. Uiteraard staan we in dit plan stil bij de vanaf 2022 verplichte rechtmatigheidsverantwoording die afgelegd moet worden door het college. Hiervoor moet het college met de raad afspraken maken omtrent de rapporteringstolerantie in euro’s en de verantwoordingsgrens voor fouten en onduidelijkheden in het kader van de rechtmatigheid in een percentage van de totale lasten inclusief donaties aan de reserves en een rapportagegrens in de vorm van een raadsvoorstel. Over 2021 geldt deze verantwoordingsplicht nog niet, maar zal bij wijze van proef toch worden uitgevoerd. Tenslotte wordt in dit plan aangeven welke processen gecontroleerd gaan worden. Hierbij gaat het om de reguliere VIC’s op diverse kritische processen, geselecteerd vanuit de financiële- en rechtmatigheidsrisico’s.

Naast de reguliere (verbijzonderde) interne controles kan het zijn dat in 2021 ook incidentele of aanvullende interne controles uitgevoerd gaan worden. Dit naar aanleiding van aanbevelingen van de accountant, verzoeken van directie, en/of bestuur en als gevolg van interne- en of externe ontwikkelingen Dit interne controle plan is beoordeeld door de concerncontroller en afgestemd met de accountant, waarna goedkeuring door de directie en vaststelling in het college plaatsvindt.

Interne controleplan 2021 gemeente Vijfheerenlanden

Pagina 3 van 17

2

Doelstelling van interne controleplan

2.1 Doelstelling Het doel van het interne controleplan is het bijdragen aan het (aantoonbaar) in control zijn van de bedrijfsvoering en meer specifiek de financiële rechtmatigheid in de processen van de bedrijfsvoering. Bij de aanpak van de Interne controle ligt daarom de focus op:  het onderkennen van de risico's en beheersingsmaatregelen in de bedrijfsprocessen met de grootste financiële omvang;  het toetsen van beheersingsmaatregelen die waarborgen dat de procesrisico's zijn afgedekt;  het uitvoeren van controles in het kader van de financiële beheersing ten behoeve van het komen tot een rechtmatigheidsverantwoording door het college;  samenhang met de werkzaamheden van de externe accountant op het gebied van de getrouwheid zodat er efficiency ontstaat in beide werkzaamheden. De externe accountant toetst namelijk de getrouwheid van de jaarrekening 2021 inclusief de rechtmatigheidsverantwoording van het college. De interne beheersing waarborgt het getrouw en rechtmatig uitvoeren van (financiële) beheershandelingen. Hierbij is het van belang dat de interne controles zichtbaar worden vastgelegd. De resultaten van de interne controles geven informatie over de mate waarin de gemeente Vijfheerenlanden de bedrijfsvoering beheerst, oftewel in hoeverre de gemeente ‘in control’ is.

De mate waarin de gemeente Vijfheerenlanden in control is, is afhankelijk van de invulling van de volgende punten:  Heldere kaders (doelstellingen en randvoorwaarden). Hieronder vallen de programmabegroting en de verordeningen ex art. 212, 213, 213a Gemeentewet en de opdracht van de raad aan het college op het gebied van rechtmatigheid, het normenkader rechtmatigheid;  Goede kwaliteit van tussentijdse informatievoorziening. Betrouwbare tussentijdse informatie is essentieel om de (financiële) ontwikkeling naar aanleiding van de uitgevoerde activiteiten van de gemeente tijdig in beeld te krijgen en te spiegelen aan de begroting;  Goede opzet en beschrijving van de administratieve organisatie en interne controle (AO/IC). Deze beschrijvingen bevatten in het bijzonder de essentiële functiescheidingen en de maatregelen van interne controle binnen de processen. Ook valt hieronder de mandaatregeling en de regeling resultaatverantwoordelijkheid;  Risicomanagement. Niet alleen de wettelijk verplichte paragraaf weerstandvermogen en risicobeheersing zoals opgenomen in de begroting en jaarrekening, maar ook aandacht voor fraude, misbruik en oneigenlijk gebruik, risico’s in de processen en beheersing van de realisatie van de opgaven van de gemeente Vijfheerenlanden;  Interne Controle (IC).

Dit is de interne controle binnen de processen op de afdelingen (in de lijn);  Verbijzonderde Interne Controle (VIC) Het sluitstuk van ‘control’ vormt de verbijzonderde controle, waarbij wordt vastgesteld of in opzet sprake is van een goede AO/IC (opzet en bestaan), de processen worden uitgevoerd conform de beschreven opzet (werking) en de interne controlemaatregelen worden uitgevoerd conform de gestelde kwaliteitseisen.

Interne controleplan 2021 gemeente Vijfheerenlanden

Pagina 4 van 17

3

Wie zijn er betrokken bij het interne controleplan

3.1 De Raad De raad heeft op grond van artikel 213 lid 2 Gemeentewet de accountant aangewezen (Q Concepts) en zorgt voor de jaarlijkse opdrachtverstrekking aan deze accountant. In het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden is vastgelegd wat deze controle minimaal inhoudt. Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording zorgt de raad ook voor de jaarlijkse opdrachtverstrekking voor de controle op de rechtmatigheid aan het college. In deze opdracht is opgenomen:  de te hanteren goedkeuringstoleranties ten behoeve van de controles door college en accountant;  de te hanteren verantwoordingsgrens ten behoeve van de rechtmatigheidsverantwoording door het college;  de rapporteringsgrens ten behoeve het opnemen en toelichten van geconstateerde onrechtmatigheden door het college in de paragraaf bedrijfsvoering. Daarnaast stelt de raad het normenkader (rechtmatigheid) vast dat bij de controles gehanteerd wordt.

3.2 Het College Het College:  draagt op basis van de controleverordening en de financiële verordening verplicht zorg voor de interne toetsing van de getrouwheid en de rechtmatigheid van de jaarrekening, en voor het daaraan ten grondslag liggende (financieel) beheer;  treft zodanige maatregelen dat de rechtmatigheid van de financiële beheershandelingen geborgd is. Een van die maatregelen is het laten opstellen van een interne controleplan;  legt verantwoording af aan de raad via de rechtmatigheidsverantwoording over de uitvoering van haar opdracht (conform vastgesteld normenkader en toleranties/grenzen);  is opdrachtgever voor het onderwerp rechtmatigheid aan het management;  geeft bij de jaarrekening een schriftelijke bevestiging af aan de accountant (Letter of representation, LOR) waarin het de juiste en volledige informatieverstrekking verklaart voor zaken die in het kader van de getrouwheid van belang kunnen zijn. Het College stelt het IC plan vast. Opdrachtgever is de gemeentesecretaris. Bestuurlijk verantwoordelijk voor de voortgang van de uitvoering van het (gehele) IC programma is de wethouder Financiën en bestuurlijk verantwoordelijk voor de voortgang en de resultaten (bevindingen en aanbevelingen) van de individuele IC’s zijn de betreffende portefeuillehouders, waar het proces in de portefeuille zit.

3.3 De audit commissie De Auditcommissie is een bij verordening ingesteld orgaan binnen de gemeente Vijfheerenlanden. De commissie heeft als doel, ten behoeve van de raad, de afstemming te bevorderen van alle activiteiten in de gemeente op het gebied van auditing, financieel beheer en aangrenzende gebieden en het overleg daarover tussen de raad, de accountant, het college, de Rekenkamer en de ambtelijke organisatie. De commissie heeft als aandachtsgebied alle activiteiten die van belang zijn voor een goede beheersing van de gemeente op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid in het kader van de kaderstellende en controlerende verantwoordelijkheid van de raad. De Auditcommissie wordt betrokken bij de voorbereiding van de opdracht aan het college waarover in de rechtmatigheidsverantwoording verslag wordt gedaan.

3.4 De accountant De accountant controleert de jaarrekening en verstrekt een controleverklaring waarin hij een oordeel geeft over het getrouwe beeld. Met ingang van 2022 ook over de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording. De accountant is verantwoordelijk voor een degelijke en begrijpelijke onderbouwing van zijn oordeel in het verslag van bevindingen (accountantsverslag). Daarnaast rapporteert de accountant aan de raad zijn constateringen vanuit de interim controle in een Managementletter. Interne controleplan 2021 gemeente Vijfheerenlanden

Pagina 5 van 17

3.5 Het managementteam Het managementteam (directie en netwerkmanagers) is verantwoordelijk voor de administratieve organisatie en interne beheersing (interne controle) binnen de teams. Per bedrijfsproces is een netwerkmanager aangewezen als proceseigenaar en als zodanig borgen zij de rechtmatigheid in de processen waar zij verantwoordelijk voor zijn. Om dit goed uit te kunnen voeren, vinden in de loop van 2021 gesprekken plaats tussen de verantwoordelijk netwerkmanager, enkele medewerkers van het betrokken team, het AO/IC team en de accountant. De bedoeling hiervan is de (maatregelen ter verbetering van de) processen te bespreken en daarnaast ook een evenwicht te vinden tussen controle en het doen van de basistaken van de teams, bijvoorbeeld het verlenen van zorg en dienstverlening.

3.6 De medewerkers van de afzonderlijke teams De medewerkers van de afzonderlijke teams voeren de interne controles uit binnen de administratieve organisatie. Deze interne controle is ingebouwd in de processen als waarborg voor de noodzakelijke gewenste verloop van de administratieve organisatie. Deze controlemomenten kunnen worden afgedwongen door de diverse systemen of zijn handelingen die medewerkers zelf uitvoeren (het 4-ogen principe) en vastleggen. De VIC voert een controle uit op de naleving van de administratieve organisatie en de interne controle.

Interne controleplan 2021 gemeente Vijfheerenlanden

Pagina 6 van 17

4

Kaders werkzaamheden interne controleplan en samenhang

De controle werkzaamheden vinden niet zo maar plaats. Niet alleen hebben zij een oorsprong in de wet (externe kaders), ook zijn er intern afspraken gemaakt (interne kaders). Daarnaast maken ook anderen gebruik van de uitgevoerde werkzaamheden.

4.1 Kaders Het wettelijk kader voor de interne controle is geregeld in: Externe kaders:  Gemeentewet;  Besluit Accountantscontrole Decentrale overheden (BADO);  Besluit begroting en verantwoording (BBV);  Notitie rechtmatigheidsverantwoording (commissie BBV). Interne kaders:  Financiële verordening gemeente Vijfheerenlanden 2019;  Controleverordening gemeente Vijfheerenlanden 2019;  Normenkader 2021 (nog vast te stellen door de raad);  Nota risicomanagement en weerstandsvermogen;  Overige interne wet- en regelgeving.

4.2 Samenhang (verbijzonderde) interne controle en accountantscontrole Maximale aansluiting tussen de uitgevoerde (verbijzonderde) interne controlewerkzaamheden en de door de accountant te verrichten (externe) controlewerkzaamheden is gewenst. Daarom is het belangrijk om de accountant als adviseur bij de werkzaamheden te betrekken, waarbij de gemeente wel zijn eigen verantwoordelijkheid blijft behouden. Volgens de Nadere Voorschriften Controle en Overige Standaarden (ook wel NV COS genoemd) toetst de accountant jaarlijks de kwaliteit van de opzet, het bestaan en de werking van de belangrijkste interne controlemaatregelen voor alle significante financiële bedrijfsprocessen. Hierbij maakt de accountant gebruik van de intern uitgevoerde en vastgelegde verbijzonderde interne controles. Het Interne Controleplan sluit aan op de opdracht van de raad aan het college en het Normenkader Rechtmatigheid 2021. Het normenkader wordt binnenkort ter vaststelling aangeboden aan het college en ter kennisname voorgelegd aan de raad.

4.3 Samenhang met risicomanagement Kwaliteitsverbetering, interne controle en risicomanagement kunnen niet los van elkaar worden gezien. Aandacht voor risico’s en het managen van deze risico’s is nodig bij:  het realiseren van de opgaven van de gemeente Vijfheerenlanden: hoe managen wij wat niet goed kan gaan bij het realiseren van de opgaven?  het beheersen van de bedrijfsvoeringsprocessen: hoe managen wij het risico dat rechtmatigheid niet geborgd is in de processen? Beide vragen beginnen met het onderkennen van deze risico’s. Eén van de uitgangspunten is het beheersen van de risico’s die het rechtmatig handelen in de processen belemmeren. Deze risico’s vormen de basis voor de opmaak van checklists bij de uitvoering van de verbijzonderde interne controle. Immers, de verbijzonderde interne controle stelt vast dat de beheersmaatregelen werken en risico’s beheerst worden. De gemeente Vijfheerenlanden heeft een actief risico management. De nota Risicomanagement en weerstandsvermogen 2020-2023 is op 16 juli 2020 aan de raad voorgelegd en goedgekeurd. Conform deze nota wordt jaarlijks het uit zes stappen bestaande risicomanagement proces uitgevoerd en de daarmee samenhangende taak-, bevoegdheids-, en verantwoordelijkheidsverdeling voor raad, college, directie en ambtelijke organisatie.

4.4 Samenhang met doelmatigheid en doeltreffendheid Dit interne controleplan is erop gericht de rechtmatigheid bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen vast te stellen ten behoeve uiteindelijk van de op te maken rechtmatigheids-verantwoording. Bij de uitvoering van de werkzaamheden ontstaat ook zicht op de doelInterne controleplan 2021 gemeente Vijfheerenlanden

Pagina 7 van 17

matigheid en de doeltreffendheid van de uitgevoerde werkzaamheden. Het is geen primair object van onderzoek bij de interne controle. In de begroting worden jaarlijks minimaal twee onderwerpen opgenomen waarop, conform artikel 213a van de Gemeentewet, een doelmatigheids-en doeltreffendheidonderzoek wordt uitgevoerd door het team Control. Daarnaast is in de controleverordening van de gemeente Vijfheerenlanden (artikel 6 lid 1) is opgenomen dat de accountant gevraagd kan worden onderzoeken naar doelmatigheid en doeltreffendheid uit te voeren voor zover dit te combineren is met zijn onafhankelijke rol als controlerend accountant.

Interne controleplan 2021 gemeente Vijfheerenlanden

Pagina 8 van 17

5

Rechtmatigheidsverantwoording

Tot voor kort zou met ingang van het verslagjaar 2021 het college van Burgemeester en Wethouders verantwoordelijk worden voor een rechtmatigheidsverantwoording. Op 17 juni 2021 is de tweede nota van wijziging wetsvoorstel versterking decentrale rekenkamers aangeboden. In de IBI nieuwsbrief nr. 103 van juni 2021 is opgenomen dat de rechtmatigheidsverantwoording uitgesteld gaat worden met 1 jaar tot 2022. Over het verslagjaar 2020 is bij wijze van proef de rechtmatigheidsverantwoording door het college aan de raad uitgevoerd. Over het verslagjaar 2021 wordt dit wederom gedaan, zij het in een uitgebreidere vorm. Dit om zowel de raad, als het college als de ambtelijke organisatie goed voor te bereiden op de uiteindelijke rechtmatigheidsverantwoording. Dit plan is dan ook gebaseerd op het idee dat de rechtmatigheidsverantwoording reeds over het jaar 2021 plaatsvindt. Op grond van artikel 213 Gemeentewet stelt de raad bij verordening regels vast voor de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie. Deze controle verordening waarborgt dat de rechtmatigheid van het financiële beheer en van de inrichting van de financiële organisatie wordt getoetst en is op 14 november 2019 door de raad van de gemeente Vijfheerenlanden vastgesteld.

De nadere invulling van het begrip rechtmatigheid ligt vast in het Besluit accountantscontrole decentrale overheid, de Kadernota Rechtmatigheidsverantwoording van de commissie BADO en de Notitie Rechtmatigheidsverantwoording van de commissie BBV (Besluit Begroting en Verantwoording). In het kader van de rechtmatigheidscontrole worden negen rechtmatigheidscriteria onderkend:

De bovenste zes (blauwe) criteria zien toe op de getrouwheid en blijven van toepassing op het vaststellen van de jaarrekening door het college. Over deze criteria wordt niet afzonderlijk gerapporteerd in de rechtmatigheidsverantwoording, maar blijven wel onderdeel uitmaken van het control-framework van het college. Daarnaast blijven deze criteria onderdeel uitmaken van de regulier jaarrekeningcontrole en de controleverklaring van de accountant.

5.1 Het calculatiecriterium Het calculatiecriterium betreft de juistheid van het vastgestelde bedrag. Dit is een aspect dat allereerst via de interne procedures moet worden gewaarborgd. Het betreft zaken als het in rekening brengen van de juiste bedragen op grond van tarieven dan wel inzake door te belasten bedragen.

5.2 Het Valuteringscriterium Het valuteringscriterium betreft het verantwoorden van baten en lasten in de periode waarop deze betrekking hebben. Het gaat dus om de juistheid van het tijdstip van betaling en verantwoording van verplichting. Onder een stelsel van baten en lasten valt het valuteringscriterium in beginsel samen met het begrotingscriterium

Interne controleplan 2021 gemeente Vijfheerenlanden

Pagina 9 van 17

5.3 Het Adresseringscriterium Bij het adresseringscriterium gaat het om de betaling aan de (juiste) rechthebbende. Daarbij wordt primair nagegaan of rechthebbenden intern op een zorgvuldige wijze worden geïnformeerd omtrent hun rechten en de wijze waarop betaling zal plaatsvinden (financieel adres). De (functie)scheiding tussen bepaling en betaling van de vastgestelde rechten en de binnenkomst van eventuele klachten bieden de primaire zekerheid dat een en ander geen bijzondere nader te onderzoeken risico’s bevat.

5.4 Het Volledigheidscriterium Bij het volledigheidscriterium gaat het om de volledigheid van de opbrengsten (heffingen). Er moeten voldoende interne waarborgen zijn getroffen om de heffingen volledig op te leggen. Onderdeel van het volledigheidscriterium betreft de afwikkeling van ontstane vorderingen, indien deze vorderingen als een zelfstandig controleobject worden beschouwd. Uitgangspunt is dat alle in te vorderen bedragen adequaat worden opgeboekt.

5.5 Het Aanvaardbaarheidscriterium Het aanvaardbaarheidscriterium gaat het er om dat de financiële beheershandelingen, zowel ten aanzien van de lasten als baten, passen binnen de doelstellingen en kaders van de organisatie. Via interne normen inzake aanvaardbare kosten en via goedkeuringsprocedures zou het een en ander gewaarborgd kunnen worden.

5.6 Het Leveringscriterium Bij het leveringscriterium gaat het erom of de juiste tegenprestatie is geleverd/ontvangen. De drie (rode) overblijvende criteria komen expliciet tot uitdrukking in de rechtmatigheidsverantwoording.  het begrotingscriterium;  het voorwaardencriterium;  het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium (M&O-criterium) Rechtmatigheidscriteria die ook de getrouwheid raken zijn geen onderdeel van de rechtmatigheidsverantwoording. Bijvoorbeeld: constatering van een verslaggevingsfout is geen onderdeel van de rechtmatigheidsverantwoording. Ook de constatering dat een post in de jaarrekening niet voldoet aan de uitgangspunten van het BBV (Besluit Begroting en Verantwoording) hoeft niet opgenomen te worden in de rechtmatigheidsverantwoording. De accountant stelt de getrouwheid van de jaarrekening vast, inclusief de door het college gegeven rechtmatigheidsverantwoording – als een onderdeel van de jaarrekening. In de controleverklaring wordt geen afzonderlijk oordeel meer gegeven over het aspect van de rechtmatigheid. Bij de controle zijn de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur zijn gesteld op grond van artikel 213, lid 6 Gemeentewet, het besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden, de notitie Rechtmatigheidsverantwoording en de stellige uitspraken van de commissie BBV, bepalend voor de uit te voeren werkzaamheden.

Interne controleplan 2021 gemeente Vijfheerenlanden

Pagina 10 van 17

6

Reikwijdte rechtmatigheidscontrole

Onder rechtmatigheid wordt begrepen de definitie volgens het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden dat “de in de rekening verantwoorde lasten, baten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen, dat wil zeggen “in overeenstemming zijn met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder de gemeentelijke verordeningen". De controle op rechtmatigheid is gericht op de naleving van externe en interne regelgeving, zoals die opgenomen zijn in het normenkader. Het normenkader wordt jaarlijks geactualiseerd en vastgesteld door het college en ter kennisname aangeboden aan de gemeenteraad. De controle op rechtmatigheid is uitsluitend van toepassing voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen. De commissie BBV heeft een standaardtekst opgesteld voor de rechtmatigheidsverantwoording (zie bijlage bij dit rapport). De standaardtekst zal door gemeente worden opgenomen worden in de jaarrekening. Het kader van de (financiële) rechtmatigheidsverantwoording bestaat (zoals in het vorige hoofdstuk al is aangegeven) uit de volgende criteria:  het begrotingscriterium;  het voorwaardencriterium;  misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O)

6.1 Het begrotingscriterium Bij de rechtmatigheidscontrole is het begrotingscriterium een belangrijk toetsingscriterium. In de toelichting op het BBV wordt begrotingsrechtmatigheid omschreven als: “Financiële beheershandelingen, die ten grondslag liggen aan de baten en lasten, alsmede de balansposten, dienen tot stand te zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en hiermee samenhangende programma’s (begrotingscriterium). In de begroting zijn de maxima voor de lasten vermeld die door de raad zijn vastgesteld. Dit houdt in dat de financiële beheershandelingen dienen te passen binnen de begroting, waarbij het juiste programma, de toereikendheid van het begrotingsbedrag, alsmede het begrotingsjaar van belang zijn.” Onderdeel van de rechtmatigheidsonderbouwing is vaststellen of er sprake is van dit soort overschrijdingen en of ze passen binnen het gemeentelijk beleid en met reden zijn toegelicht in de jaarrekening. Als de overschrijdingen zijn toegelicht en de jaarrekening wordt vastgesteld door de raad, zijn deze overschrijdingen alsnog rechtmatig. Alleen een begrotingsoverschrijding die onrechtmatig is, wordt vermeld in de rechtmatigheidsverantwoording.

6.2 Het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium Onder misbruik wordt verstaan: “Het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens met als doel ten onrechte overheidssubsidies of -uitkeringen te verkrijgen of niet dan wel een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen”. Onder oneigenlijk gebruik wordt verstaan: “Het door het aangaan van rechtshandelingen, al dan niet gecombineerd met feitelijke handelingen, verkrijgen van overheidsbijdragen of het niet dan wel tot een te laag bedrag betalen van heffingen aan de overheid, in overeenstemming met de bewoordingen van de regelgeving, maar in strijd met het doel en de strekking daarvan”. De gemeente dient effectieve maatregelen te nemen om misbruik en oneigenlijk gebruik (afgekort M&O) te voorkomen. De controle richt zich op:  toetsing in hoeverre in bestaande procedures deugdelijke maatregelen ter voorkoming van misbruik- en oneigenlijk gebruik zijn genomen alsmede de werking van de getroffen maatregelen vaststellen;  actualiteit van het M&O-beleid

6.3 Het voorwaardencriterium Besteding en inning van gelden door een gemeente zijn aan bepaalde voorwaarden verbonden, waarop door het college wordt getoetst. Deze voorwaarden liggen vast in wetten en regels van hogere overheden en de (eigen) gemeentelijke verordeningen. Interne controleplan 2021 gemeente Vijfheerenlanden

Pagina 11 van 17

Bij het voorwaardencriterium wordt vooral gekeken of de financiële beheershandelingen binnen de gemeente voldoen aan de voorwaarden zoals die gesteld zijn in de wet- en regelgeving, de zogeheten recht, hoogte en duur bepalingen. In het Normenkader Rechtmatigheid zijn de interne en externe regels opgenomen, die het college in zijn controle van het voorwaardencriterium moet betrekken. Indien en voor zover bij de controle financiële onrechtmatige handelingen worden geconstateerd worden deze in de rapportage en oordeelsvorming uitsluitend betrokken indien en voor zover het door de raad of hogere overheden vastgestelde regels en kaderstellende besluiten betreft. Met andere woorden: het betreft relevante wetgeving en door de raad vastgestelde verordeningen en-regels. Interne regels van college naar ambtelijke organisatie en andere dan kaderstellende collegebesluiten vallen hier buiten. Mocht tijdens de toetsing toch blijken dat het normenkader niet juist of compleet is en dit consequenties heeft gehad voor de controles, dan geeft het college in dit in de daarvoor bedoelde paragraaf rechtmatigheid in de jaarstukken aan welke regels het betreft. De accountant moet dit in zijn verslag bevestigen.

Interne controleplan 2021 gemeente Vijfheerenlanden

Pagina 12 van 17

7

Goedkeuringstolerantie, verantwoordingsgrens en rapportagegrens

De accountant accepteert in de controle toleranties en richt de controle daarop in. De accountant controleert niet ieder document of iedere financiële handeling, maar richt de controle zodanig in dat voldoende zekerheid wordt verkregen over het getrouwe beeld van de jaarrekening inclusief de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording. Dit met in achtneming van de toleranties.

7.1 Goedkeuringstolerantie De definitie van de goedkeuringstolerantie is: “De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers kan worden beïnvloed”. De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming en bepaald de strekking van de af te geven controleverklaring. In het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden zijn minimumeisen voor de in de controle te hanteren goedkeuringstoleranties voorgeschreven. Gemeenteraden mogen de goedkeuringstoleranties scherper vaststellen. In praktijk wordt nauwelijks afgeweken van deze toleranties. In onderstaand schema zijn de goedkeuringstoleranties opgenomen zoals door de gemeenteraad Vijfheerenlanden is vastgesteld. Deze komen overeen met het wettelijk minimum.

7.2 Verantwoordingsgrens Naast de goedkeuringstolerantie wordt de verantwoordingsgrens onderkend. Deze kan als volgt worden gedefinieerd: “De verantwoordingsgrens is een door de gemeenteraad vastgesteld bedrag, waarboven het College van B&W de afwijkingen (fouten en onduidelijkheden) moet opnemen in de rechtmatigheids-verantwoording. De verantwoordingsgrens valt binnen de bandbreedte van 0% tot 3% van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves”. De gemeenteraad is vrij om binnen de eerdergenoemde bandbreedte de grens te bepalen. Hierbij is van belang om op te merken dat voor fouten en onduidelijkheden hetzelfde percentage geldt. Fouten en onduidelijkheden mogen daarbij niet bij elkaar opgeteld te worden. Er wordt voorgesteld voor de gemeente Vijfheerenlanden een verantwoordingsgrens van 1% van de totale lasten inclusief dotaties aan de reserves te kiezen. Hierbij vindt aansluiting plaats met de grens van 1% voor de accountant ten behoeve van de afgifte van de goedkeurende controleverklaring (goedkeuringstolerantie). Omdat over verslagjaar de rechtmatigheidsverantwoording bij wijze van proef wordt uitgevoerd, hebben we dit percentage overgenomen en niet door de raad laten vaststellen. In 2022 zal hiervoor wel een raadsvoorstel opgesteld worden.

7.3 Rapportagegrens Het college is verplicht om onrechtmatigheden toe te lichten in de paragraaf Bedrijfsvoering indien de geconstateerde onrechtmatigheid de verantwoordingsgrens overschrijdt. Bij de gemeente Vijfheerenlanden zal voor de toelichting van onrechtmatigheden een aparte paragraaf Interne controleplan 2021 gemeente Vijfheerenlanden

Pagina 13 van 17

Rechtmatigheid worden opgenomen in het jaarverslag. Het college hecht waarde aan het gesprek over de bevindingen uit de rechtmatigheidscontroles. Daarom beperkt het college zich niet alleen tot het geven van een toelichting louter bij overschrijden van de verantwoordingsgrens. Het college rapporteert derhalve alle bevindingen omtrent de financiële rechtmatigheid boven de rapportagegrens in de paragraaf Rechtmatigheid met een toelichting vanuit haar actieve informatieverstrekking richting de raad. Er wordt voorgesteld deze rapportagegrens vast te stellen op € 50.000. De verantwoordings- en rapportagegrens wordt, op basis van de totale lasten van de begroting 2021, in onderstaande tabel weergegeven:

Omdat over verslagjaar de rechtmatigheidsverantwoording bij wijze van proef wordt uitgevoerd, hebben we het genoemde bedrag niet door de raad laten vaststellen. In 2022 zal hiervoor wel een raadsvoorstel opgesteld worden.

Interne controleplan 2021 gemeente Vijfheerenlanden

Pagina 14 van 17

8

Uit te voeren controles 2021

De bevindingen van zowel de accountant als ons eigen AO/IC team van voorgaande jaren bepalen voor een groot deel de te controleren processen in 2021. Daarnaast is de omvang van de gelden opgenomen in de begroting bepalend voor de uit voeren controles. Onderstaande tabel geeft weer welke processen zijn opgenomen, hoe de risicobepaling eruit ziet2 en wat de planning is. Risicobepaling Proces

Planning

Fin

RM

Prio Netwerkmanager

1 Automatisering

L

G

L

M. Scholten

H. Zevenhuizen

2 Belastingen en retributies

H

G

H

L. Huberts

M. van Middelkoop

3 Burgerleges

L

G

G

S. van Hezik

S. Fröhlich

4 Crediteuren

H

L

G

L. Huberts

5 Debiteuren

G

L

L

L. Huberts

6 Gemeenschappelijke regelingen

H

H

H

7 Grondexploitaties

H

G

G

D. Piek, K. Boot, C. Uittenbogaard, F. Jongmans C. Uittenbogaard

M. van Middelkoop M. van Middelkoop Allen

8 Helsdingen

L

G

G

K. Boot

9 Huuropbrengsten

G

H

G

10 Inhuur derden

H

H

H

F. Jongmans, C. Uittenbogaard T. van Helsdingen

11 Inkopen aanbesteden

H

H

H

Allen

12 Jeugd 13 Kapitaallasten

H G

H G

H G

D. Piek L. Huberts

14 Leerlingenvervoer

L

G

G

15 Omgevingsvergunningen 16 Personeel

G

H

G

S. van Heezik, D. Piek C. Uittenbogaard

L

L

L

T. van Helsdingen

17 Sociaal Domein WMO

H

H

H

18 Spendanalyse

H

H

H

S. van Heezik, D. Piek Allen

19 Subsidieverstrekking

H

H

H

D. Piek, C. Uittenbogaard

20 Subsidieontvangsten

G

H

G

C. Uittenbogaard

P1 P2 15-07-2021 30-09-2021 t/m t/m 15-09-2021 30-11-2021 Hoe zijn de systemen ingericht mbt Change management, logische toegangsbeveiliging, back-up en recovery en incidentenmanagement om risico’s te vermijden Kohiercontrole, aanbevelingen, excepties (bezwaren, correcties), volledigheid tov BAG Tarieven, aanbevelingen Aanbevelingen + Aanbevelingen + steekproef steekproef Excepties, opvallende zaken Aanbevelingen (vooral Aanbevelingen en RBL), Bijdragen aan GR actiepunten en (steekproef)

H. van Zevenhui- Aanbevelingen/+ zen steekproef T. Kamstra Frauderisico, interne C. Hendriksen controle (op onvoorspelbaarheid) M. van MiddelMonitoren aanbevelinkoop gen M. Verweij Risico op aanbestedingsgrens + steekproef M. van MiddelSteekproef koop T. Kamstra Steekproef M. van MiddelAlleen nieuwe investekoop ringskredieten. Verschuivingen tussen kredieten T. Kamstra Monitoren aanbevelingen H. Zevenhuizen Monitoren aanbevelingen M. Verweij Monitoren aanbevelingen Steekproef M. Verweij Steekproef M. van Middelkoop T. Kamstra M. Verweij C. Hendriksen H. Zevenhuizen

P3 01-01-2022 t/m 18-02-2022

Controle op wijzigingen in tarieven Aanbevelingen + steekproef

Controle op vaststelling en monitoring gedurende het jaar (steekproef)

Aanbevelingen + steekproef Frauderisico, interne controle (op onvoorspelbaarheid) Steekproef

Aanbevelingen + steekproef Frauderisico, interne controle (op onvoorspelbaarheid) Steekproef

Risico op aanbestedingsgrens + steekproef Steekproef

Risico op aanbestedingsgrens + steekproef

Steekproef Alleen nieuwe investeringskredieten. Verschuivingen tussen kredieten Monitoren aanbevelingen Steekproef

Steekproef Alleen nieuwe investeringskredieten. Verschuivingen tussen kredieten

Steekproef

Steekproef

Steekproef

Steekproef

Steekproef

Monitoren aanbevelingen Steekproef

Risico op aanbesteRisico op aanbesteGehele spendanalyse dingsgrens dingsgrens Steekproef op verlenin- Monitoring aanbevelin- Steekproef vaststellingen gen gen Afwijkingen en specifieke onderdelen (geen SISA)

Afwijkingen en specifieke onderdelen (geen SISA)

Fin. = financieel risico; RM. = rechtmatigheid risico; Prio = prioriteit; H = hoog; G = gemiddeld; L = laag

Interne controleplan 2021 gemeente Vijfheerenlanden

Pagina 15 van 17

Met betrekking tot de te controleren processen is voor een andere insteek gekozen dan in voorgaande jaren gebruikelijk was. Het is van belang de aanbevelingen van de accountant en van ons eigen AO/IC team te monitoren om de vooruitgang van de verbetertrajecten zichtbaar te maken en eventueel bij te sturen waar dat nodig is. Daarom wordt op een aantal processen in P1 (en P2) alleen een controle gedaan op de aanbevelingen en verbeteracties, waarvan uiteraard wel verslag wordt gedaan. Hierover zullen met enkele medewerkers uit de teams en verantwoordelijk netwerkmanagers gesprekken worden gevoerd. De omvang van de selectie en de steekproef worden gedaan door de accountant.

8.1 Planning In totaal beslaat de verbijzonderde interne controle 20 processen in 2021. Onderstaande vindt u de planning van de uit te voeren werkzaamheden in 2021 en begin 2022. VIC 2020

01-01-2021

Opstellen en vaststellen IC plan 2021

01-05-2021

01-07-2021

Start uitvoerig IC plan P1

Start uitvoering IC plan P2

15-09-2021

Start uitvoering IC plan P3

30-11-2021

01-01-2022

Bij de oplevering van controles conform bovengenoemde planning is het team AO/IC mede afhankelijk van juiste en tijdige medewerking vanuit de diverse teams. Indien nodig zal door het team AO/IC worden geëscaleerd naar de betreffende netwerkmanagers. Het behalen van de controle planning is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van de organisatie de teams.

Interne controleplan 2021 gemeente Vijfheerenlanden

Pagina 16 van 17

9

Rapportages

Van iedere uitgevoerde procescontrole of monitoring op de aanbevelingen wordt een rapportage of controlememo opgesteld. In de rapportage is aandacht voor:  Wat de gecontroleerde omvang is voor dit proces en wat de totale massa is voor het proces;  Hoe het zit met de getrouwheid en rechtmatigheid binnen dit proces;  De interne controlemaatregelen binnen dit proces;  De opvolging van de aanbevelingen uit voorgaande controles;  De opvolging van de aanbevelingen van de accountant;  Welke fouten en onzekerheden zijn in het proces zijn geconstateerd en wat zijn hiervan de oorzaken;  Aanbevelingen om hiermee om te gaan;  Correcties die uitgevoerd moeten worden op basis van de controles. De concept rapportage wordt teruggekoppeld naar de teams voor hoor-en wederhoor alvorens het definitief te maken. De verantwoordelijk netwerkmanager wordt gevraagd een managementrespons te schrijven, dat wordt opgenomen in het definitieve rapport. In de response geeft de netwerkmanager aan welke opvolging de aanbevelingen krijgen. Het definitieve rapport wordt eveneens naar de verantwoordelijk portefeuillehouder gestuurd. Daarnaast wordt een overzicht met PROA’s (Probleem, Risico, Oorzaak en Acties) opgesteld naar aanleiding van de interne controles en de door de accountant opgestelde managementletter en accountantsverslag. Dit overzicht wordt besproken in het management en college.

Aan de hand daarvan kunnen de netwerkmanagers met hun teams maatregelen treffen om verbeteringen door te voeren. De verantwoordelijk portefeuillehouders kunnen in de pfo’s actief volgen wat de stand van zaken is bij de opvolging van de aanbevelingen. Vanuit het team control komen op diverse onderwerpen (juridisch control, risicomanagement, privacy en informatieveiligheid) aanbevelingen hoe we onze processen meer (financieel) rechtmatig, doelmatig, doeltreffend en risicomijdend kunnen inrichten. De ambitie is om de verschillende aanbevelingen te bundelen in één overzichtelijke (tussentijdse) rapportage die kan worden besproken in het managementoverleg en met de betreffende portefeuillehouders. Deze manier van werken voorkomt dat teams vanuit diverse hoeken worden overspoeld met aanbevelingen en het overzicht kwijt zijn. Uiteraard zal in deze rapportage ook stil gestaan worden bij de punten die goed gaan en waar verbeteringen geconstateerd zijn. Na volledige uitvoering van de VIC en andere uitgevoerde audits wordt een eindrapportage opgesteld. Hierin is een samenvatting opgenomen van de belangrijkste bevindingen en aanbevelingen. Een samenvatting van de eindrapportage wordt opgenomen in de jaarstukken als onderdeel van de rechtmatigheidsverantwoording door het college aan de raad.

Als tijdens de uitvoering van de controles (het vermoeden van) gevallen van misbruik en oneigenlijk (M&O) gebruik worden geconstateerd zal dit volgens de juiste procedures worden aangekaart en op worden geacteerd. Aanvullend op de rapportages van de interne controles wordt een separaat overzicht van M&O opgesteld met daarbij de gevolgde procedures en aanbevelingen voor beheersingsmaatregelen ter voorkoming van M&O.

Interne controleplan 2021 gemeente Vijfheerenlanden

Pagina 17 van 17