3. (RVE) bijlage 03. Kwartaalrapportage Q3-2021 mba def_.pdf
Tekst van het document
Kwartaalrapportage Bureau Openbare Verlichting Q3-2021
Opgesteld door Rien Bal (Bureau OVL) Datum: november 2021
Kwartaalrapportage Q3-2021 Bureau Openbare Verlichting november 2021 Inhoud 1
INLEIDING.......................................................................................................................2
2
SAMENVATTING .............................................................................................................2
3
ALGEMEEN .....................................................................................................................3 3.1 3.2 3.3
4
Bedrijfsvoering ................................................................................................................................. 3 Operationeel beheer ........................................................................................................................ 3 communicatie ................................................................................................................................... 4
UITWERKING ..................................................................................................................4 4.1
Beheer .............................................................................................................................................. 4
4.1.1 4.2 4.3
4.3.1 4.3.2 4.4
Kern- en beheergegevens ..................................................................................................... 4
Onderhoud ....................................................................................................................................... 5 Onderhoud ....................................................................................................................................... 5
Schouw...................................................................................................................................... 5 Remplace .................................................................................................................................. 5
Projecten .......................................................................................................................................... 6
5
FINANCIËLE RAPPORTAGE 2020-Q3 (INCLUSIEF PROGNOSE)2021 .....................................7
6
VERKLARING ...................................................................................................................8 6.1 6.2 6.3 6.4
Algemeen.......................................................................................................................................... 8 Baten ................................................................................................................................................ 8 Lasten ............................................................................................................................................... 8 Resultaat ........................................................................................................................................... 8
Kwartaalrapportage Q3-2021
Bureau Openbare Verlichting
november 2021 Pagina 1
1
INLEIDING
Deze managementrapportage laat zien hoe BOVL heeft gepresteerd in de eerste drie kwartalen van 2021. De financiële cijfers zijn in relatie tot de herziene begroting van 2021(goedgekeurd door AB op 23-06-2021)
2
SAMENVATTING
In Q 3 is de organisatie ondersteund door interimmanager Arko Veefkind, die druk is geweest met de afhandeling van diverse slepende zaken tussen BOVL en Heijmans, de afgewezen aannemers als gevolg het terugtrekken van het bestek, de sores op gebied van contractvorming en organisatie rondom de aannemer VDV en de optimalisering van de bedrijfsvoering. Daarnaast heeft deze manager schriftelijke reacties opgesteld naar aanleiding van de zienswijzen die door de deelnemende gemeenten zijn ingediend. Op 1 september is Rien Bal als Algemeen Manager van Bureau-OVL aangesteld. Rien is tot 1 maart 2022 gedetacheerd vanuit de gemeente Papendrecht. In de maand September heeft er een warme overdracht plaats gevonden, waarbij de focus van Arko was om zoveel mogelijk oud-zeer op te ruimen terwijl Rien focust op de toekomst; herstel onderling vertrouwen en samenwerking van team BOVL, externe tevredenheid en wegwerken negatieve beeldvorming, managen van de tijdelijke aannemer VDV, bedrijfsmatige zaken zoals financiën, declarabiliteit projecten, personeelszaken en de totstandkoming van het nieuwe bestek. Arko Veefkind heeft op 30 september afscheid genomen als Interim Manager van het team BOVL. Alle zware discussiepunten uit het Heijmansdossier zijn op een, voor BOVL wenselijke manier opgelost en kan er nu gewerkt worden aan de herinrichting en herpositionering.
“Er is nog veel te doen en we hebben weinig tijd”
Kwartaalrapportage Q3-2021
Bureau Openbare Verlichting
november 2021 Pagina 2
3
ALGEMEEN
3.1 Bedrijfsvoering De personele bezetting bestond op 1 januari 2021 uit 6,4 fte’s vast personeel en 1,2 fte aan inhuurmedewerkers. Voor het algemeen management is een algemeen manager (1 fte) in vaste dienst. Het administratief storingenbeheer, databeheer en de overige administratieve werkzaamheden worden uitgevoerd door een team van drie medewerkers (2,4 fte) Team Beheer.; In augustus is aan een medewerker, op eigenverzoek, ontslag verleend. Directievoering en toezicht, werkvoorbereiding en projectleiding worden uitgevoerd door vier medewerkers (3,2 fte); team Projecten. Op 1 september is er een nieuwe manager aangesteld. 1 januari 2021
Aantal mdw.
Vast
Algemeen Management Team Beheer Team Projecten Totaal
Aantal Fte Aantal Fte Aantal Fte 1 1,0 1 1,0 4 3,4 4 3,4 4 3,2 2 2,0 2 1,2 9 7,6 7 6,4 2 1,2
1 oktober 2021
Aantal mdw.
Algemeen Management Team Beheer Team Projecten Totaal
Aantal Fte Aantal Fte Aantal Fte 1 1,0 1 1,0 3 2,4 3 2,4 4 3,2 2 2,0 2 1,2 8 6,6 6 5,4 2 1,2
Vast
Inhuur
Inhuur
Er is nog behoefte om de ontstane vacature in te vullen als extra personeel voor administratieve ondersteuning van projecten en voor ondersteuning van de operationele processen. Momenteel wordt samen met team BOVL gekeken aan welk functieprofiel er precies behoefte is.
3.2 Operationeel beheer Het operationeel beheer omvat alle uitvoerende diensten die verricht moeten worden ten behoeve van het goed en veilig functioneren van de openbare verlichting, zowel ondergronds als bovengronds. De technische uitvoering voor de ondergrondse werkzaamheden aan netten van de netbeheerder is bij wet voorbehouden aan de netbeheerder. Voor de deelnemende gemeenten geldt dat zij allen in het gebied van Stedin gesitueerd zijn. Het totaal aantal licht objecten op 1 januari 2021 bedraagt 48.668 stuks. Heijmans De laatste openstaande discussies uit het Heijmans dossier zijn door de interim manager voor BOVL positief opgelost. Stedin De werkzaamheden op gebied van storingen en projecten met netbeheerder Stedin vergen veel afstemming. Storingen worden wel steeds beter opgevolgd. Bureau OVL neemt deel aan diverse locale en regionale overleggen samen met Stedin om te komen tot goede landelijke afspraken.
Kwartaalrapportage Q3-2021
Bureau Openbare Verlichting
november 2021 Pagina 3
VDV De samenwerking met VDV blijft lastig op gebied van bedrijfsvoering. De werkenorganisatie is rommelig en niet in control. BOVL heet daar veel last van. Ook de financiële status van VDV baar zorgen. Vanaf 1 juni organiseert BOVL de leveringen van de materialen, omdat leveranciers niet meer willen leveren. Ook dit legt administratief druk bij het toch al onderbezette team beheer.
3.3 communicatie Kennismaking deelnemende gemeenten GR BOVL In de kennismakingsronde van de Algemeen Manager met de bestuursleden(wethouders) en de gemeentelijke OV beheerders was het punt beeldvorming en communicatie een breed besproken onderwerp. Met de meegekregen tips en suggesties wordt inmiddels rekening gehouden. Beheerders worden nauw betrokken bij het samenstellen van het bestek, bijgepraat op “tactisch niveau” en geïnformeerd over de door BOVL te nemen of genomen stappen. Door open te communiceren begint er ook weer langzaam vertrouwen te groeien. Wel is er nog veel energie te steken in de omvorming van de totale beeldvorming. BOVL moet worden gezien als verlengstuk van de afdelingen beheer bij de aangesloten gemeenten in plaats van een op zich zelf staand aannemersbedrijf. De komende tijd zullen hierover serieuze besluiten moeten worden genomen. Intern Binnen de organisatie wordt ook gewerkt aan beter, onderlinge communicatie en teamvorming. De samenwerking is goed. De organisatie is echter erg fragiel als gevolg van de ontstane onderbezetting. Goed communiceren is dus van groot belang.
4
UITWERKING
4.1 Beheer De beheertaak is gedurende de drie kwartalen van 2021, zoals eerder genoemd, uitgevoerd in het nieuwe beheersysteem Moon. Inmiddels is MOON 3.0 volledig geïnstalleerd.
4.1.1 Kern- en beheergegevens Aantal lichtobjecten Het totaal aantal lichtobjecten bedraagt op 30-09-2021 48.669 stuks. De verwachting is dat eind Q4 het aantal toegenomen zal zijn. Er worden dan redelijk wat nieuwe projecten opgeleverd en via revisie in het beheersysteem gezet.
Kwartaalrapportage Q3-2021
Bureau Openbare Verlichting
november 2021 Pagina 4
4.2 Onderhoud De meldingen betreffen vooral het niet functioneren van lichtobjecten door defecte lampen en of voorschakelapparaten/drivers en ontstane schades. Alle meldingen worden dagelijks volgens afspraak digitaal doorgegeven aan de aannemer. Elke dag vindt hierop bewaking plaats door Bureau OVL. Daarnaast worden wekelijks de openstaande en langlopende storingen besproken. In onderstaand overzicht is het aantal storingen t/m Q3 in beeld gebracht. Er is geen vergelijk gemaakt met de voorgaande kwartalen en voorgaande jaren omwille van de beschikbare tijd. Het aantal storingen alsmede de prestaties zijn stabiel en goed beheersbaar. Mocht er behoefte zijn om voor Q3 verdere onderbouwing te krijgen zijn de cijfers beschikbaar.
Gemeente
type melding
Lichtmaststoring Gorinchem Netwerkstoring Project ovl Lichtmaststoring Hardinxveld Netwerkstoring Project ovl Lichtmaststoring HI Ambacht Netwerkstoring Project ovl Lichtmaststoring Molenlanden Netwerkstoring Project ovl Lichtmaststoring Papendrecht Netwerkstoring Project ovl Lichtmaststoring Vijfheerenlanden Netwerkstoring Project ovl
storingen aantal 466 53 71 117 30 33 400 68 82 583 154 164 224 62 61 953 202 292
meldingen percentage 5,81% 0,66% 0,88% 3,48% 0,89% 0,98% 5,47% 0,93% 1,12% 5,68% 1,50% 1,60% 3,49% 0,96% 0,95% 7,02% 1,49% 2,15%
prestatie 94,19% 99,34% 99,12% 96,52% 99,11% 99,02% 94,53% 99,07% 98,88% 94,32% 98,50% 98,40% 96,51% 99,04% 99,05% 92,98% 98,51% 97,85%
4.3 Onderhoud Het onderhoud wordt uitgevoerd door VDV. Het tijdelijke contract met deze aannemer loopt af op 1 april 2022. Op die datum treedt er een nieuwe aannemer aan.
4.3.1 Schouw In Q 4 zullen er binnen enkele gemeenten een schouw worden uitgevoerd; Hardinxveld, Hendrik-Ido Ambacht, Papendrecht en een gedeelte Molenlanden (deel voormalig Molenwaard)
4.3.2 Remplace Uiteraard heeft ook openbare verlichting een bepaalde levensduur. Door veroudering kunnen vermindering van lichtopbrengst of andere kwaliteitsproblemen ontstaan. Dergelijke slijtage noopt uiteindelijk tot vervanging. Dit vergt planning en voorbereiding. Bureau OVL levert de deelnemende gemeenten een Kwartaalrapportage Q3-2021
Bureau Openbare Verlichting
november 2021 Pagina 5
planning en begroting van de te vervangen lampen en voert vervolgens directie bij de uitvoering van de remplace door de aannemer.
4.4 Projecten Naast het reguliere beheer en onderhoud voert Bureau OVL ook projecten uit voor gemeentes. De gemeentes zijn vrij om te beslissen of hun projecten al dan niet bij Bureau OVL worden ondergebracht. Ook voor de bij Bureau ondergebrachte projecten hoeven niet persé worden uitgevoerd door VDV. Hiervoor worden altijd bij drie verschillende partijen een prijs uitgevraagd.
Kwartaalrapportage Q3-2021
Bureau Openbare Verlichting
november 2021 Pagina 6
5
FINANCIËLE RAPPORTAGE 2020-Q3 (INCLUSIEF PROGNOSE)2021
Financiële rapportage 2021-Q3 aantal masten aantal masten in beheer
prijs/mast 48.668 €
Staat van baten en lasten
€
12,75
Bijdrage Gemeenten
€
620.517,00 €
totaal opbrengst
per periode
12,75 €
620.517,00
465.387,75 €
155.129,25
12
periode opbrengst 9 €
€
aantal masten
aantal masten
465.387,75
465.387,75 €
155.129,25 €
620.517,00 €
-
9
Budget 2021
Budget 2021
Budget 2021
Saldo 2021
Saldo 2021
Saldo 2021
Prognose 2021
jaar
t/m per. 9
nog te gaan
t/m per. 9
nog te verwachten
jaar
w/v
Baten 8000 - Gemeentelijke bijdragen
€ 620.402,00
€ 465.301,50
€ 155.100,50
€
465.266,00 €
155.251,00 €
620.517,00 €
115,00
8001 - Gemeentelijke bijdragen 16c
€
25.955,00
€
19.466,25
€
6.488,75
€
- €
25.000,00 €
25.000,00 €
-955,00
8099 - Gemeentelijke bijdragen - nagekomen opbrengsten 2020
€
-
€
-
€
-
€
102.183,90
€
- €
102.183,90 €
102.183,90
8200 - Projecten
€ 273.500,00
€ 205.125,00
€
68.375,00
€
419.911,23 €
162.869,77 €
582.781,00 €
309.281,00
8300 - Extra diensten gemeenten
€
-
€
-
€
-
€
8720 - Rente banktegoeden
€
-
€
-
€
-
€
8400 - Bijdrage i.v.m. uittreden
€
12.678,50
€
9.508,88
€
3.169,63 €
Totaal: Baten
€
932.535,50
€
699.401,63
€
-
-
€
-
€
-
€
-
€
-
€
-
€
9.508,50 €
3.170,00
€
12.678,50
€
-
233.133,88
€
996.869,63 €
346.290,77 €
1.343.160,40 €
410.624,90
272.745,22
Lasten Projectkosten 4892 - Inkopen tbv projecten materialen
€ 106.610,00
€
79.957,50
€
26.652,50
€
302.355,22 €
77.000,00 €
379.355,22 €
4893 - Inkopen tbv diensten voor derden
€
-
€
-
€
-
€
17.399,78 €
3.500,00 €
20.899,78 €
20.899,78
4894 - Inkopen tbv project uren
€
-
€
-
€
-
€
82.683,75 €
29.900,00 €
112.583,75 €
112.583,75
26.652,50
€
402.438,75 €
110.400,00 €
512.838,75 €
406.228,75
Totaal: Projectkosten
€
106.610,00
€
79.957,50
€
Personeelslasten 4000 - Bruto lonen
€ 368.187,00
€ 276.140,25
€
92.046,75
€
281.894,64 €
44.100,00 €
325.994,64 €
-42.192,36
4020 - Sociale lasten
€
69.129,00
€
51.846,75
€
17.282,25
€
38.295,57 €
5.733,00 €
44.028,57 €
-25.100,43
4025 - Pensioenlasten
€
67.479,00
€
50.609,25
€
16.869,75
€
39.632,86 €
6.615,00 €
46.247,86 €
-21.231,14
4050 - Reiskosten vergoeding
€
3.000,00
€
2.250,00
€
750,00
€
8.162,58 €
2.250,00 €
10.412,58 €
7.412,58
4080 - Inhuur personeel projecten
€ 101.850,00
€
76.387,50
€
25.462,50
€
60.553,69 €
36.900,00 €
97.453,69 €
-4.396,31
4081 - Inhuur personeel beheerskosten
€
-
€
-
€
-
€
22.803,87 €
7.600,12 €
30.403,99 €
30.403,99
4090 - Overige personeelskosten
€
50.000,00
€
37.500,00
€
12.500,00
€
1.743,08 €
750,00 €
2.493,08 €
-47.506,92
4099 - Ontvangen ziekengeld
€
-
€
-
€
-
€
-
€
-
4491 - onkosten vergoeding
€
-
€
-
€
-
€
315,00 €
105,00 €
420,00 €
420,00
164.911,25
€
453.401,29 €
104.053,12 €
557.454,41 €
-102.190,59
Totaal: Personeelslasten
€
659.645,00
€
494.733,75
€
€
-
€
-
Huisvestingskosten 4100 - Huur pand
€
22.900,00
€
17.175,00
€
5.725,00
€
15.754,68 €
5.251,58 €
21.006,26 €
-1.893,74
4110 - Gas, water en elektra
€
3.000,00
€
2.250,00
€
750,00
€
1.940,30 €
198,36 €
2.138,66 €
-861,34
4130 - Onroerende zaaklasten
€
650,00
€
487,50
€
162,50
€
397,26 €
132,41 €
529,67 €
-120,33
4190 - Overige huisvestingkosten
€
4.000,00
€
3.000,00
€
1.000,00
€
3.094,85 €
-58,88 €
3.035,97 €
-964,03
7.637,50
€
21.187,09 €
5.523,47 €
26.710,56 €
-3.839,44
18.664,72 €
6.152,88 €
Totaal: Huisvestingskosten
€
30.550,00
€
22.912,50
€
Beheerslasten 4250 - Licenties
€
25.600,00
€
19.200,00
€
6.400,00
€
4290 - Overige adminstratieve beheerslasten
€
2.500,00
€
1.875,00
€
625,00
€
4302 - Onderhoud kantoorautomatisering
€
21.000,00
€
15.750,00
€
5.250,00
€
4350 - Overige kantoorautomatisering
€
4.000,00
€
3.000,00
€
1.000,00
€
13.275,00
€
Totaal: Beheerslasten
€
53.100,00
€
39.825,00
€
-
€
17.695,62 €
24.817,60 €
-782,40
€
- €
-2.500,00
5.216,46 €
-
22.912,08 €
1.912,08
€
- €
-4.000,00
36.360,34 €
11.369,34 €
47.729,68 €
-5.370,32
-
€
-
Afschrijvingen 4501 - Afschrijving beheerpakket
€
1.695,00
€
1.271,25
€
423,75
€
2.872,50 €
957,50 €
3.830,00 €
2.135,00
4516 - Afschrijving kantoorautomatisering
€
-
€
-
€
-
€
1.364,41 €
603,58 €
1.967,99 €
1.967,99
423,75
€
4.236,91 €
1.561,08 €
5.797,99 €
4.102,99
6.887,76 €
1.402,53 €
Totaal: Afschrijvingen
€
1.695,00 €
1.271,25 €
Algemene kosten 4800 - Abonnementen en contributies
€
10.000,00
€
7.500,00
€
2.500,00
€
4805 - Representatiekosten
€
1.000,00
€
750,00
€
250,00
€
8.290,29 €
-1.709,71
€
- €
4810 - Telefoonkosten
€
3.500,00
€
2.625,00
€
875,00
€
-1.000,00
2.316,49 €
390,00 €
2.706,49 €
4820 - Kantoorbenodigdheden
€
1.500,00
€
1.125,00
€
375,00
-793,51
€
896,02 €
103,00 €
999,02 €
4830 - Administratie
€
9.000,00
€
6.750,00
€
2.250,00
-500,98
€
9.165,60 €
3.600,00 €
12.765,60 €
3.765,60
4840 - Accountantskosten
€
8.000,00
€
6.000,00
€
2.000,00
4850 - Algemene verzekeringen
€
15.250,00
€
11.437,50
€
3.812,50
€
7.250,03 €
1.249,97 €
8.500,00 €
500,00
€
18.884,65 €
4.752,09 €
23.636,74 €
8.386,74
4860 - Advieskosten
€
20.000,00
€
15.000,00
€
5.000,00
€
4870 - Autokosten
€
100,00
€
75,00
€
25,00
€
55.359,00 €
2.500,00 €
57.859,00 €
37.859,00
- €
4875 - Studiekosten
€
3.000,00
€
2.250,00
€
750,00
€
1.450,00 €
1.550,00 €
-100,00
4885 - Bankkosten
€
750,00
€
562,50
€
187,50
€
428,88 €
4890 - Overige algemene kosten
€
2.000,00
€
1.500,00
€
500,00
€
17,94
4999 - Onvoorzien
€
3.000,00
€
2.250,00
€
750,00
€
-
€
-
-
€
€
-
-
€
3.000,00
€
-
145,65 €
574,53 €
-175,47
€
- €
17,94 €
-1.982,06
€
-
€
- €
-3.000,00
102.656,37 €
15.693,24 €
118.349,61 €
41.249,61
Totaal: Algemene kosten
€
77.100,00
€
57.825,00
€
19.275,00
Totaal: Lasten
€
928.700,00
€
696.525,00
€
232.175,00
€
1.020.280,75 €
248.600,25 €
1.268.881,00 €
340.181,00
Resultaat
€
2.876,63 €
958,88
€
-23.411,12 €
97.690,52 €
74.279,40 €
70.443,90
18.071,25
3.835,50 €
Diverse baten en lasten 9000 - Diverse baten en lasten
€
-
€
-
€
-
€
18.071,25
€
- €
18.071,25 €
9100 - Boekverlies inventaris
€
-
€
-
€
-
€
1.421,00
€
- €
1.421,00 €
1.421,00
€
-
€
19.492,25
€
- €
19.492,25 €
19.492,25
2.876,63 €
958,88
€
-42.903,37 €
97.690,52 €
54.787,15 €
50.951,65
Totaal: Diverse baten en lasten
€
-
Resultaat
€
3.835,50 €
Kwartaalrapportage Q3-2021
€
-
Bureau Openbare Verlichting
november 2021 Pagina 7
6
VERKLARING
6.1 Algemeen Inmiddels is er een aanzet gemaakt tot het logischer benoemen van de bewakingsposten. Hierdoor wordt het coderen van facturen en het toewijzen van kosten aan budgetten een stuk eenvoudiger en verhoogt de duidelijkheid. Door al voor de boeking kosten te splitsen besparen we ons een hoop administratief werk en kunnen er in het programma Exact online op ieder gewenst moment kosten/opbrengsten worden uitgedraaid. We proberen hierdoor zo snel mogelijk afscheid te nemen van ingewikkelde Excel-sheets, die door hun ingewikkeldheid grote fouten kunnen bevatten Inmiddels worden door de medewerkers wekelijks hun uren in Exact online gezet, en verdeeld naar project- of beheerkosten en of zij declarabel of niet declarabel zijn. Het periodiek factureren van kosten aan gemeenten maakt dat prognoses meer betrouwbaar wordt en dat moeilijke discussies met gemeentelijke projectleiders (achteraf) worden voorkomen. Er wordt momenteel ook bewaakt dat de gemeentes op tijd betalen, zodat BOVL ook aan haar financiël verplichtingen kunnen voldoen. Door het herverdelen van posten, maar ook het op de juiste plaats zetten van boekingen ontstaat er een meer betrouwbaar overzicht eb zijn kosten voor een bepaald item niet over diverse posten verdeeld, dus beter uitlegbaar waar de eventuele “overs” of “tekorten” door zijn ontstaan.
6.2 Baten Er is een post 8099 toegevoegd voor de inkomsten die betrekking hebben op de betaling van Q4-2020. Dit bedraagt € 102.183,90. Post 8001 – Gemeentelijke bijdrage 16C moet in zijn geheel nog worden gefactureerd. Post 8200 – Projecten vertekent omdat er een groot project in uitvoering is waarbij de volledige facturatie door de boeken gaat van BOVL
6.3 Lasten De kosten zijn herverdeeld naar kosten Beheer en kosten Projecten. Als de geldstromen ingeregeld zijn kan uit exact ook het verdienmodel (van DVO+) worden gegenereerd. Veel kosten gemaakt door afscheid Algemeen manager, Inhuren van een Interim Manager en het mislukken van een aanbesteding.
6.4 Resultaat Het resultaat voor Q3 is een momentopname, er wordt hard gewerkt aan een inhaalslag qua facturatie, maar door het op een andere manier van rapporteren kan er wel een prognose einde jaar worden afgegeven. Het resultaat zal nog positief worden beïnvloed door de afhandeling van de laatste kwestie met de firma Heijmans.
Kwartaalrapportage Q3-2021
Bureau Openbare Verlichting
november 2021 Pagina 8