3. (RVE) bijlage 03. Kwartaalrapportage Q1 en Q2-2021 (003).pdf

Rapportage Bureau Openbare Verlichting Q1 en Q2-2021

Opgesteld door Arko Veefkind (Bureau OVL) Datum: juli 2021

Halfjaarrapportage Q1-Q2 2021 Bureau Openbare Verlichting Augustus 2021 Inhoud 1

INLEIDING.......................................................................................................................2

2

SAMENVATTING .............................................................................................................2

3

ALGEMEEN .....................................................................................................................3 3.1 Bedrijfsvoering ................................................................................................................... 3 3.2 Operationeel beheer .......................................................................................................... 3 3.3 Communicatie .................................................................................................................... 4

4

UITWERKING ..................................................................................................................4 4.1 Beheer ................................................................................................................................ 4 4.1.1 Kern- en beheergegevens ............................................................................................. 4 4.2 Onderhoud ......................................................................................................................... 5 4.3 Onderhoud ....................................................................................................................... 11 4.3.1 Schouw ........................................................................................................................ 11 4.3.2 Remplace ..................................................................................................................... 11 4.4 Projecten .......................................................................................................................... 11

5

FINANCIËLE RAPPORTAGE 2021, Q1-Q2 ......................................................................... 12

6

VERKLARING ................................................................................................................. 14 6.1 Baten ................................................................................................................................ 14 6.2 Lasten ............................................................................................................................... 14 6.3 Resultaat ........................................................................................................................... 14

Halfjaarrapportage Q1-Q2 2021

Bureau Openbare Verlichting

Augustus 2021 Pagina 1

1

INLEIDING

Deze managementrapportage laat zien hoe BOVL heeft gepresteerd in de eerste 6 maanden van 2021. De financiële cijfers zijn in relatie tot de herziene begroting van 2021 (goedgekeurd door AB op 23-6-2021).

2

SAMENVATTING

Het was een interessant half jaar voor BOVL. Vanwege het feit dat de manager uit zijn functie is ontheven ontstond er een nieuwe situatie voor zowel medewerkers als bestuur en ambtenaren. De werkwijze is in de afgelopen maanden behoorlijk veranderd. Er is hard gewerkt aan communicatie en de werving van een nieuwe manager moest worden opgestart. Ondertussen was er sprake van een paar slepende dossiers, zoals de afhandeling van de samenwerking met Heijmans, de moeizame samenwerking met de huidige aannemer VDV en de aanbesteding die op de markt gebracht moest worden. In de maand mei is de aanbesteding ingetrokken en zal het proces opnieuw worden opgestart. Er is fors geïnvesteerd in in- en externe communicatie en op onderdelen zijn taken die eerst bij de manager lagen, belegd bij medewerkers. De jaarstukken van 2020 zijn gepresenteerd en door het bestuur goedgekeurd, zij het dat er een oordeel van onrechtmatigheid door de accountant is afgegeven. De belangrijkste veroorzaker van dit feit is dat er eenmalige grote uitgaven zijn gedaan die niet in een herziene begroting zijn verantwoord. Omdat er voor 2021 opnieuw grote eenmalige uitgaven aan de orde zijn, is voor dit jaar wel een herziene begroting opgesteld die door het AB is goedgekeurd.

Naar aanleiding van de concept jaarrekening 2020, de herziene begroting 2021, alsmede de begroting 2020 hebben de aangesloten gemeentes zienswijzen ingediend. De reacties op die zienswijzen zullen na de vakantieperiode verstuurd worden. Eind juni kon het bestuur besluiten met één van de kandidaten voor de functie van Algemeen Manager tot finale gesprekken te komen. Ten tijde van het schrijven van deze rapportage is bekend geworden dat een nieuwe manager is aangesteld per 1-9-2021.

Halfjaarrapportage Q1-Q2 2021

Bureau Openbare Verlichting

Augustus 2021 Pagina 2

3

ALGEMEEN

3.1 Bedrijfsvoering Personeel De personele bezetting bestond op 1 januari 2021 uit 3,4 fte’s vast personeel (vier medewerkers) en 3,2 fte aan inhuur medewerkers (vijf medewerkers). In de maand februari is de manager uit zijn functie ontheven en enkele maanden later met een vaststellingsovereenkomst vertrokken bij BOVL. Daarmee is een vacature ontstaan voor de functie van algemeen manager. Het wervingsproces is gestart en zal naar verwachting voor 30-6-2021 worden afgerond. De adviseur die het management ondersteunde is per 18-2-2021 benoemd als interim-manager. De overeenkomst met de manager a.i. eindigt op 30-9-2021. 1 januari 2021

Aantal mdw.

Vast

Inhuur

Aantal Fte

Aantal Fte

Aantal Fte

Algemeen Management

1

1,0

1

1,0

Team Beheer

4

3,4

4

3,4

Team Projecten

4

3,2

2

2,0

2 1,2

Totaal

9

7,6

7

6,4

2 1,2

3.2 Operationeel beheer Het totaal aantal lichtobjecten op 1 januari 2021 bedraagt 48.668 stuks. Per gemeente betreft dit: Vijfheerenlanden: 13.298 Molenlanden: 10.275 Papendrecht: 6.397 Hendrik Ido Ambacht: 7.341 Hardinxveld-Giessendam: 3.338 Gorinchem: 8.019 Heijmans Het eerste halfjaar is nog veel tijd en energie geïnvesteerd in de afronding van de samenwerking met Heijmans. De stand per 30-6-2021 is dat nagenoeg alles is afgerond. De openstaande factuur van Heijmans inzake de voorraad lichtmasten wordt in termijnen voldaan. Stedin De samenwerking verloopt goed en er zijn geen bijzonderheden te melden. In het maandelijks overleg met de beheerders komt het onderwerp standaard langs. VDV De samenwerking met VDV ging niet van een leien dakje voor wat betreft hun bedrijfsvoering en de communicatie. De uitvoering van de werkzaamheden verliep en verloopt redelijk tot goed. Vanwege hun bedrijfsvoering zijn wel achterstanden ontstaan doordat leveranciers niet of mondjesmaat bereid zijn te leveren. De hierdoor ontstane achterstanden proberen we zo snel als mogelijk weg te werken. Eén van de interventies is dat BOVL zelf de bestellingen en betalingen regelt zodat continuïteit in de aanvoer van materialen terugkomt. We hebben hierover regelmatig met de gemeentes contact, in zowel de taskforce als het beheerdersoverleg. Halfjaarrapportage Q1-Q2 2021

Bureau Openbare Verlichting

Augustus 2021 Pagina 3

3.3 Communicatie Nieuwsbrieven Al eerder is verzocht om een maandelijkse nieuwsbrief te versturen. Dat bleek in het eerste half jaar niet realiseerbaar. Wel is afgesproken dat er een (twee) wekelijkse update vanuit het management komt. Dat wordt inmiddels gedaan. Taskforce In februari is een zogenaamde taskforce ingesteld om de communicatie tussen BOVL en de aangesloten gemeentes te verbeteren. De sfeer en de samenwerking zijn verbeterd, er is begrip voor de ontstane situatie bij BOVL en er wordt constructief gewerkt aan een goed functionerend BOVL. Intern Binnen de organisatie is ook gewerkt aan betere communicatie en teamvorming. We merken dat het de goede kant op gaat en de samenwerking verloopt over het algemeen goed. Er is aandacht voor medewerkers individueel en het team als collectief. Tegelijkertijd is de managementtijd beperkt zodat het suboptimaal is. Dat zal veranderen als een nieuwe manager operationeel is (1-9-2021).

4

UITWERKING

4.1 Beheer De beheertaak is gedurende het eerste halfjaar van 2021, zoals eerder genoemd, uitgevoerd in het nieuwe beheersysteem Moon.

4.1.1 Kern- en beheergegevens Aantal lichtobjecten Het totaal aantal lichtobjecten bedraagt op 30-6-2021 48.669 stuks. Er zijn in de loop van de tijd nauwelijks mutaties waar te nemen, het areaal is stabiel.

Gemeente Gorinchem Hardinxveld-Giessendam Hendrik-Ido-Ambacht Molenlanden Papendrecht Vijfheerenlanden Totaal

Halfjaarrapportage Q1-Q2 2021

Lichtobjecten Inwoners 8.019 3.338 7.341 10.275 6.397 13.298 48.668

Oppervlakte (ha) Lichtobjecten Lichtobjecten per inwoner per ha

36.682 18.051 30.699 43.858 32.290 55.712 217.292

Bureau Openbare Verlichting

2.193 1.935 1.190 19.158 1.079 15.331 40.886

0,22 0,18 0,24 0,23 0,20 0,24 0,22

3,66 1,73 6,17 0,54 5,93 0,87 1,19

Augustus 2021 Pagina 4

4.2 Onderhoud De meldingen betreffen vooral het niet functioneren van lichtobjecten door defecte lampen en of voorschakelapparaten/drivers en ontstane schades. Alle meldingen worden dagelijks volgens afspraak digitaal doorgegeven aan de aannemer. Dagelijks vindt hierop bewaking plaats door Bureau OVL. In onderstaande grafieken is het aantal meldingen tot en met het tweede kwartaal van 2021, verdeeld naar gemeente en onderverdeeld naar activiteit. Vergelijk met 2020 over dezelfde periode is veel uitzoekwerk omdat er in 2020 met twee verschillende beheersystemen is gewerkt. Per saldo kan worden gesteld dat het aantal storingen alsmede de prestaties stabiel zijn. Storingen en prestaties per gemeente Gorinchem (8.019 objecten)

Aantal storingen Q1-Q2 2021 38 36

259

Lampststoring

Netwerkstoring

Project ovl

Prestatie Q1-Q2 2021

96,8%

99,5%

99,6%

Lampststoring

Halfjaarrapportage Q1-Q2 2021

Netwerkstoring

Project ovl

Bureau Openbare Verlichting

Augustus 2021 Pagina 5

Hardinxveld-Giessendam (3.338 opjecten)

Aantal storingen Q1-Q2 2021

26

25 92

Lampststoring

Netwerkstoring

Project ovl

Prestaties Q1-Q2 2021

97,3%

99,2%

99,3%

Lampststoring

Halfjaarrapportage Q1-Q2 2021

Netwerkstoring

Project ovl

Bureau Openbare Verlichting

Augustus 2021 Pagina 6

Hendrik Ido Ambacht ( 7.341) objecten

Aantal storingenQ1-Q2 2021 50 49

287

Lampststoring

Netwerkstoring

Project ovl

Prestatie Q1-Q2 2021

96,1%

99,3%

99,3%

Lampststoring

Halfjaarrapportage Q1-Q2 2021

Netwerkstoring

Project ovl

Bureau Openbare Verlichting

Augustus 2021 Pagina 7

Molenlanden (10.275 objecten)

Aantal storingen Q1-Q2 2021

98

117 396

Lampstoring

Netwerkstoring

Project ovl

Prestatie Q1-Q2 2021

96,1%

99,1%

98,9%

Lampstoring

Halfjaarrapportage Q1-Q2 2021

Netwerkstoring

Project ovl

Bureau Openbare Verlichting

Augustus 2021 Pagina 8

Papendrecht (6.397 objecten)

Aantal storingen Q1-Q2 2021

39

51 158

Lampststoring

Netwerkstoring

Project ovl

Prestatie Q1-Q2 2021

97,5%

99,4%

99,2%

Lampststoring

Halfjaarrapportage Q1-Q2 2021

Netwerkstoring

Project ovl

Bureau Openbare Verlichting

Augustus 2021 Pagina 9

Vijfheerenlanden (13.298 objecten)

Aantal storingen Q1-Q2 2021

192

139 652

Lampststoring

Netwerkstoring

Project ovl

Prestatie Q1-Q2 2021

95,2%

98,6%

99,0%

Lampststoring

Halfjaarrapportage Q1-Q2 2021

Netwerkstoring

Project ovl

Bureau Openbare Verlichting

Augustus 2021 Pagina 10

4.3 Onderhoud Vanaf 1 mei 2020 voert VDV Infra het onderhoud uit, het contract loopt af op 30-6-2021. Dit contract zal echter worden verlengd omdat de aanbesteding is teruggetrokken waardoor we genoodzaakt zijn een overbruggingscontract te sluiten. De finale afspraken zullen in juli 2021 gemaakt worden en worden vastgelegd in een nieuwe (tijdelijke) overeenkomst,

4.3.1 Schouw Er vindt er regelmatig een schouw plaats, afhankelijk van de situatie en de gemeente, twee tot vijf keer per jaar.

4.3.2 Remplace Uiteraard heeft ook openbare verlichting een bepaalde levensduur. Door veroudering kunnen vermindering van lichtopbrengst of andere kwaliteitsproblemen ontstaan. Dergelijke slijtage noopt uiteindelijk tot vervanging. Dit vergt planning en voorbereiding. Bureau OVL levert de deelnemende gemeenten een planning en begroting van de te vervangen lampen en voert vervolgens directie bij de uitvoering van de remplace door de aannemer.

4.4 Projecten Naast het reguliere beheer en onderhoud voert Bureau OVL ook projecten uit voor gemeentes. De gemeentes zijn vrij om te beslissen of hun projecten al dan niet bij Bureau OVL worden ondergebracht.

Halfjaarrapportage Q1-Q2 2021

Bureau Openbare Verlichting

Augustus 2021 Pagina 11

5

FINANCIËLE RAPPORTAGE 2021, Q1-Q2

Het eerste half jaar is er sprake van overgang van een financieel minder rooskleurige situatie naar normalisatie. Er was in 2020 sprake van een negatief resultaat (zie hiervoor de rapportages) en dat resultaat is meegenomen het nieuwe jaar in. Om het negatieve resultaat te dekken is aan de gemeentes een extra bijdrage gevraagd die inmiddels is gefactureerd en betaald. De gemeentes zijn middels een Raadsinformatiebrief over de ontstane situatie geïnformeerd. Omdat ook in 2021 een tekort verwacht werd is een herziene begroting ingediend, die door het bestuur is geaccordeerd op 23-6-2021 tijdens de vergadering van het AB. Hieronder volgt het financiële overzicht van het eerste half jaar van 2021. Omdat we vanuit een wat mindere positie komen is de uitgebreide V&W weergegeven. Normaal gesproken zou een gecomprimeerde versie volstaan.

Halfjaarrapportage Q1-Q2 2021

Bureau Openbare Verlichting

Augustus 2021 Pagina 12

Administratie: 415605 - Bureau Openbare Verlichting Datum: 6 september 2021 door Arko Veefkind Balans / Winst- en verliesrekening

Boekjaar Vergelijken met

Vorige: Boekjaar

2021 Periode Verschil

1 -6

2021

Lasten Projectkosten 4892 - Inkopen tbv projecten 4893 - Inkopen tbv diensten voor derden Totaal: Projectkosten Personeelslasten 4000 - Bruto lonen 4020 - Sociale lasten 4025 - Pensioenlasten 4050 - Reiskosten vergoeding 4080 - Inhuur personeel 4090 - Overige personeelskosten 4099 - Ontvangen ziekengeld 4491 - Onkosten vergoeding Totaal: Personeelslasten Huisvestingskosten 4100 - Huur pand 4110 - Gas, water en elektra 4130 - Onroerende zaaklasten 4190 - Overige huisvestingkosten Totaal: Huisvestingskosten Beheerslasten 4250 - Licenties 4302 - Onderhoud kantoorautomatisering 4350 - Overige kantoorautomatisering Totaal: Beheerslasten

€

Eindsaldo (Credit)

Eindsaldo (Debet)

€

53.472

€

Eindsaldo (Credit)

Verschil (%)

€ €

345.524 299.938

€ €

6.339 651.801

106

50.630,62% € € € € €

-

237.659 41.681 30.732 7.107 317.180

45,39% 619,60% -100,00% -10,81% 105,50%

€ € €

188.088 18.640 206.728

€ € €

54.207 34.802 89.009

246,98% -46,44% 132,26%

€ € € € € €

219.401 29.200 29.725 4.762 113.719 450

€ € € € € €

121.849 18.540 19.951 1.985 64.879 905

€ €

210 397.468

€ €

150 214.150

80,06% 57,50% 48,99% 139,87% 75,28% -50,25% 100,00% 40,00% 85,60%

€ € € € €

10.503 1.265 265 1.738 13.771

€ € € € €

10.242 1.127 296 1.761 13.427

2,55% 12,17% -10,67% -1,30% 2,56%

€ €

12.520 12.939

€

25.459

€ € € €

17.777 10.404 1.739 29.921

-29,57% 24,36% -100,00% -14,91%

€ € €

958 847 1.805

-100,00% -100,00% -100,00%

€ € € € € € €

4.050 51 1.853 88 2.220 3.575 4.611

€

19 346 216 54.877 71.906

-27,55% -100,00% -44,68% 703,71% 24,73% -25,87% 206,49% 100,00% -100,00% 100,00% -14,21% -91,69% -100,00% -43,69%

€

Afschrijvingen 4501 - Afschrijving beheerpakket 4516 - Afschrijving kantoorautomatisering Totaal: Afschrijvingen Algemene kosten 4800 - Abonnementen en contributies 4805 - Representatiekosten 4810 - Telefoonkosten 4820 - Kantoorbenodigdheden 4830 - Administratie 4840 - Accountantskosten 4850 - Algemene verzekeringen 4860 - Advieskosten 4870 - Autokosten 4875 - Studiekosten 4885 - Bankkosten 4890 - Overige algemene kosten 4999 - Onvoorzien Totaal: Algemene kosten

v v

2020

Eindsaldo (Debet) Staat van baten en lasten 8001 - Doorbelaste 16c kosten Baten 8000 - Gemeentelijke bijdragen 8200 - Projecten 8300 - Extra diensten gemeenten 8400 - Bijdragen i.v.m. uittreden Totaal: Baten

Na boeken Verschil (%)

14.110

€

2.934

€ € € € € €

1.025 707 2.769 2.650 14.133 14.507

€ € €

1.450 297 18

€

40.490

€ € € €

Totaal: Lasten Buitengewone baten en lasten 9000 - Diverse lasten Totaal: Buitengewone baten en lasten

€

683.915

€

420.218

62,75%

€ €

11.804 11.804

€ €

17.495 17.495

-32,53% -32,53%

Resultaat

€

9.553

Halfjaarrapportage Q1-Q2 2021

Bureau Openbare Verlichting

€

120.638

107,92%

Augustus 2021 Pagina 13

6

VERKLARING

6.1 Baten De inkomsten zijn in het eerste half jaar flink gestegen. Enerzijds is de veroorzaker een project in Vijfheerenlanden waarvan de facturatie via BOVL loopt, anderzijds door extra bijdragen gemeentes. Ook is BOVL vanaf medio februari afgestapt van kwartaalfacturatie (behoudens de kwartaalfacturen aan de gemeentes) en is de frequentie omhoog naar elke twee weken, of zoveel eerder als mogelijk is.

6.2 Lasten a. Personeelslasten stijgen vanwege meer mensen op de loonlijst die in de eerste helft van 2020 nog niet op te loonlijst stonden. Ook inhuur extern personeel is een veroorzaker van hogere kosten. b. Inkopen van projecten stijgen vanzelfsprekend ook, vanwege de relatie met de gestegen inkomsten op projecten.

6.3 Resultaat Het resultaat is in deze periode licht positief (€ 9.553,-) ten opzichte van een groot tekort in 2020 in dezelfde periode (€ 120.638,-)

Halfjaarrapportage Q1-Q2 2021

Bureau Openbare Verlichting

Augustus 2021 Pagina 14