29. (AZ) Griffieplan VHL 2021 (deel I).docx

Griffieplan Vijfheerenlanden

De missie van de griffie van de gemeenteraad van Vijfheerenlanden

´faciliteren, verbinden en inspireren´

Inleiding. De gemeenteraad is het hoogste orgaan van de gemeente en is gekozen door de inwoners. Daarmee is de gemeenteraad door de inwoners van de gemeente Vijfheerenlanden gemandateerd om de volgende taken voor hen uit te voeren: 1. 2. 3.

Kaders stellen/beleid te maken. Het college controleren. Banden onderhouden met samenleving (volksvertegenwoordiging)

De griffie heeft als primaire taak de raad te ondersteunen bij het uitvoeren van deze taken. Met dit griffieplan maken wij duidelijk 1. Op basis van welke overtuiging wij deze ondersteuning willen bieden (missie) 2. Wat wij hiermee (op langere termijn) willen bereiken (visie). Hoewel dit niet in beton gegoten is, vormen de missie en de visie het statische deel (deel I) van dit griffieplan. Ofwel het geraamte waarop de organisatie en de activiteiten van ons team is gebaseerd. De organisatie en de activiteiten van het team vormen het dynamische deel (deel II) van ons griffieplan.

DEEL I MISSIE EN VISIE 1.

De missie en visie van de griffie

De missie en visie vormen de basis van onze werkzaamheden. In dit hoofdstuk worden deze uitgewerkt.

Missie De griffie heeft als primaire taak de gemeenteraad, de raadsfracties en de raadsleden te ondersteunen in en te adviseren over hun raadswerk. In het verlengde daarvan heeft de griffie een rol te spelen in het versterken van de lokale democratie. In beide opdrachten is het belang van de gemeenteraad als geheel leidend in ons handelen. De missie die voortkomt uit deze opdracht luidt: De griffie wil faciliteren, inspireren en verbinden. Deze missie is vertaald in de volgende uitgangspunten: 1. De griffie is professioneel, zorgvuldig, pro-actief en onafhankelijke ondersteunend bij het dagelijks functioneren van de raad en de raadsfracties. 2. De griffie heeft een stevige, zichtbare, constructief-kritische en verbindende positie in het samenspel met college en organisatie, waarbij het belang van de raad voorop staat. 3. De griffie is aanjagend, innoverend en faciliterend in de relatie tussen gemeenteraad, samenleving en regionale partners. Hoewel de ondersteuning van de gemeenteraad primair de verantwoordelijkheid van de griffie is, is een gestroomlijnde samenwerking met de ambtelijke organisatie essentieel. Deze samenwerking krijgt vorm binnen de driehoek burgemeester-griffier-gemeentesecretaris.

Visie De griffie doet haar werk omdat ze er een bepaald doel mee wil bereiken. Die ambitie is gebaseerd op onze visie. Deze visie luidt: De griffie wil de raad in zijn kracht zetten. Dat betekent dat de ambities van de griffie ten dienste staan van de ambities en draagkracht van de raad. Wat echter niet wil zeggen dat de ambitie van de griffie die van de raad niet mag overstijgen. In dat geval kan onze griffie een stimulerend invloed proberen uit te oefenen op het vergroten van de ambitie van de raad of individuele raadsleden. Het is echter altijd aan de gemeenteraad of deze ambitie wordt overgenomen. Relevant daarbij is het gegeven dat het belang van de gemeenteraad beïnvloed wordt door de politiek. Dat laatste kan zorgen voor plots veranderende, en soms ook, sterk uiteenlopende belangen en ambities. Het belang van de gemeenteraad als geheel is echter altijd leidend in ons handelen. In dat geval heeft de griffie duidelijk een verbindende rol. Als griffie zijn wij in staat om vanuit een vaste basis flexibel mee te kunnen te kunnen bewegen.

2. Raadscommunicatie. De gemeenteraad is het hoogste bestuursorgaan van de gemeente. Voor de inwoners is de gemeenteraad de meest tastbare uiting van onze democratie. Die positie is gebaat bij openheid en transparantie. Raadscommunicatie definiëren we als ‘communicatie door en vanuit de gemeenteraad als geheel’. Wat daarbuiten valt, is en blijft het domein van politieke partijen, fracties of individuele raadsleden. Partijpolitieke standpunten communiceren is daarmee dus een verantwoordelijkheid van de politieke partijen zelf. Dat maakt raadscommunicatie a-politiek en neutraal. Met de communicatie vanuit de raad willen wij: 1. De gemeenteraad en bewoners zo volledig mogelijk en zonder politieke kleur (onafhankelijk) informeren over (actuele) zaken rondom de gemeenteraad (faciliteren/informeren) 2. De gemeenteraad en bewoners ondersteunen bij het benutten van de mogelijkheden om elkaar te ontmoeten (verbinden) 3. De gemeenteraad bewust te maken van zijn unieke (volksvertegenwoordigende) rol in onze democratie en na te denken over communicatie uitingen die eraan bijdragen dat de raad die positie daadwerkelijk door inwoners wordt gegund (inspireren)

3. Advisering Als griffie ondersteunen wij de raad bij de invulling van zijn vertegenwoordigende, kader stellende en controlerende rol. Voor een deel is die ondersteuning heel praktisch; de griffie zorgt dat de raad kan vergaderen, dat iedereen weet dat er vergadert gaat worden en waarover. Ondersteuning van de raad kent echter ook een inhoudelijke en strategische kant. Het draait daarbij om de vraag hoe de raadsleden* invulling geven aan eerdergenoemde rollen. Dat vraagt om keuzes. De griffie vervult daarbij een adviserende rol. Niet door deze keuzes voor raadsleden te maken, maar door hen, met behulp van de juiste vragen en op basis van een advies, zelf de juiste keuzes te laten maken. Daarnaast heeft de raad een aantal praktische raadsinstrumenten tot zijn beschikking. Advisering over het gebruik van deze instrumenten vormt ook een belangrijk onderdeel van deze ondersteunende taak. Het gaat daarbij niet alleen om de advisering over de wijze waarop de instrumenten kunnen worden ingezet (instrumenteel), maar ook om advisering in welke situatie ze kunnen worden ingezet. (strategisch). De griffie adviseert raads- en/of commissieleden wanneer daar concreet om wordt gevraagd. Hiervoor is de griffie zichtbaar en toegankelijk. Er is echter niet altijd sprake van een specifieke vraag. Soms is er een situatie die vraagt om een advies.

Hiervoor is de griffie alert op kansen en/of bedreigingen die van invloed zijn op de positie van onze raad in de lokale democratie. In lijn met onze visie is advisering erop gericht de raad in zijn kracht te zetten.

Een belangrijk uitgangspunt van advisering is dat de griffie aanreikt en dat de raads- en commissieleden zelf bepalen wat zij concreet met deze adviezen doen. *Bij het woord raadsleden kan ook gelezen worden: fracties, commissieleden, raad.

4. Producten diensten en taken. De griffie voert vaste activiteiten uit gebaseerd op de logistieke en inhoudelijke ondersteuning van: 1. De gemeenteraad. 2. Raadsleden en commissieleden. 3. De commissie vergaderingen. 4. Het VHL plein. 5. De raadsvergaderingen. 6. Het presidium/agendacommissie 7. De auditcommissie. 8. De rekenkamercommissie. 9. Het raadsinformatiesysteem (RIS). 10. De werkgeverscommissie.

In lijn met onze visie wil de griffie in een faciliterende rol vervullen door de uitvoering van de volgende kernactiviteiten:

1. Het plannen, voorbereiden, begeleiden en afhandelen van alle vergaderingen. 2. Het ondersteunen van commissie- en raadsleden. 3. Het adviseren en voeren van secretariaat voor de voornoemde commissies. 4. Het bewaken van vastgestelde procedures. 5. Kenniscentrum voor de organisatie waar het raadsaangelegenheden zijn. 6. Opstellen en waarborgen kwaliteit besluitvormingsproces. 7. Verantwoordelijk voor het opstellen en uitvoeren van het communicatieplan van de gemeenteraad. 8. Verantwoordelijk voor het opstellen en uitvoeren van het opleidingsprogramma KennispaRaad.