27. (AZ) bijlage risicoanalyse ONTWERPFASE.pdf

Project : Nieuwe huisvesting Vijfheerenlanden - ONTWERPFASE Grootschalige renovatie en uitbreiding gemeentehuis Leerdam

D. Schultz / H. Stroeven

Onderdeel : Risico analyse

: Score >15 (hoog / urgent)

Datum / versie : 31-1-2022

Kans (1-5)

Impact (1-5)

Score (0-25) 0 - 3 = minimaal 3 - 5 = laag 5 - 10 = gemiddeld 10 - 19 = hoog 20 - 25 = urgent

Beheersmaatregelen

Oorzaak

1 = Zeer klein 2 = klein 3 = mogelijk 4 = groot 5 = zeer groot

Gevolg

1 = tot 100k 2 = tot 250k 3 = 500k 4 = 1 mio 5 = boven 1 mio

1 OR heeft zich eerder geuit dat zij geen voorstander is van de afgeslankte versie (0,5 flexfactor)

Management/bestuur is van mening dat deze flexfactor past in de huidige tijdsgeest (incl. Covid). Balans tussen wens van personeel om te werken op kantoor niet aansluit bij de flexfactor. Oftewel te weinig werkplekken

2

Extra werkplekken creeeren ten koste van andere m2s (bijvoorbeeld vergaderen. Extra m2s huren (uitbreiding servicepunten?) Vergroting geplande nieuwbouw stationszijde

4

8 Marge aangehouden van 10%, gerenomeerde bureau's als adviseur, nauw overleg met gebruikers en OR, nader onderzoek door ontwerpteam

D. Schultz

2 Renovatie Leerdam blijkt minder geschikt dan Nieuwbouw, qua flexibiliteit, inrichting, werkconcept, etc

Advies was scenario Nieuwbouw; gemeenteraad heeft gekozen voor grootschalige renovatie Leerdam

2

Extra werkplekken creeeren ten koste van andere m2s (bijvoorbeeld vergaderen. Extra m2s huren (uitbreiding servicepunten?) Vergroting geplande nieuwbouw stationszijde

4

8 Marge aangehouden van 10%, gerenomeerde bureau's als adviseur, nauw overleg met gebruikers en OR, nader onderzoek door ontwerpteam

Ontwerpteam

3 Herbestemming achterblijflocatie Vianen blijkt niet mogelijk 4 Herbestemming Vianen - huurders

Hoge boekwaarde (5,7 mio) en hoge historische waarde Politie en IBMN huren ruimten in pand

4

Flinke eenmalige afboeking van de boekwaarde

5

20 OMU erbij betrekken

D. Schultz / Team Vastgoed

1

Beperkte gevolgen. Kleine huurders

1

1 Overleg met huurder

Team Vastgoed

5 Herbestemming achterblijflocatie Meerkerk blijkt niet mogelijk 6 Verplaatsen bibliotheek Leerdam

Herbestemming pand, mede door huurders. Courantheid verkoop Niet vinden van locatie die past qua exploitatiem grootte, bestemmingsplan, etc

1

Mogelijkheden tot hogere opbrengst dan geprognostiseerde As-Is-waarde

1

Team Vastgoed

4

Planningstechnisch in verband met verhuis (bijvoorbeeld door bestemmingsplanwijziging)

5

1 FIEN wonen: Contract is inmiddels ontbonden Bibiotheek: Kan wellicht blijven zitten, heeft eigen entree 20 OMU betrekken Zo snel mogelijk overleg met stakeholders, beeld beschikbare locaties, beeld plussen/minnen

7 Overschrijding van voorbereidingskrediet door

Te lage inschatting ten opzichte van de opgave

3

Overschrijding van ingeschatte uren (wellicht overschrijding van voorbereidingskrediet). Doelstelling op anders discip[lines komen onder druk te staan

2

6 Betere inschatting uren, betere urenverantwoording, beter benoemen verantwoordelijkheden, goede periodieke D. Schultz bewaking (rapportage),

Te lage inschatting ten opzichte van de opgave

2

Overschrijding van ingeschatte kosten (wellicht overschrijding van voorbereidingskrediet)

3

6 Goede bewaking op kosten, periodieke rapportages

D. Schultz

Te wenig gekwalificeerd personeel met voldoende beschikbare tijd. Nieuwe materie. Onvoldoende ervaring 10 Vertraging en extra kosten door onvoorziene Verhoogde kans door renovatie van bestaand omstandigheden en mate van participatie pand. Aangescherpte (milieu/bouwkundige) eisen. Kennis over gebruik grond in het verleden. Participatie 11 Wijzigingen op kaders door voorschrijdend inzicht Nieuwe verkiezingen, aangepaste ambities, voortschrijdend inzicht

3

Extra kosten door inhuur. Wellicht overschrijding van voorbereidingskrediet.

2

6 Goede bewaking, rapporteren, transparantie, kennisuitbreiding, heldere verwachtingsmanagment, vastleggen verwachtingen en afspraken

D. Schultz

3

Onbekend, onvoorzien, gasfabriek in de buurt

5

15 Tijdig en nauwkeurig onderzoeken, Voldoende (voor)onderzoeken, adquate actie op resultaten, transparant en tijdig rapporteren

D. Schultz / Team Vastgoed

3

Aanpassing in kaders, uitgangspunten en dus gevolgen voor planning en krediet

3

9 "Stick-to-the-plan", tijdig signaleren, transparant naar de gebruikers, college, gemeenteraad, etc

D. Schultz

12 Grillige bouwmarkt, qua planning en prijzen

Huidige markt, mede ook door corona, is instabiel

3

Aanpassing in kaders, uitgangspunten en dus gevolgen voor planning en krediet

5

15 Traditioneel voorbereiden, er is een index ingebouwd in de explotatie, tijdig discussie, nauwgezet bouwwereld in D. Schultz / Ontwerpteam de gaten houden, bezuinigen binnen de kaders

13 Stijging van de financieringsrente

Nu 0,55% in de begroting; kans op oplopen van de rentelast in de komende 7 jaar

1

Overschrijding van kader 2,8 mio

5

5 Contractuele afspraken over leningen waarbij langdurig (tm 2029) het renterisico is opgevangen

Nr

Risico

inzet teveel ambtelijke uren 8 Overschrijding van voorbereidingskrediet door

externe kosten (advies, onderzoeken, etc) 9 Bemensing organisatie (capaciteit, kwaliteit)

14 15 16

Actiehouder

Lex Maurer (team Vastgoed)

R. Penning / H. Stroeven

Status