23. (AZ) RIB inzake stand van zaken rechtmatigheid inhuur tijdelijk personeel.pdf

Aan: Gemeente Vijfheerenlanden T.a.v. de leden van de Gemeenteraad Postbus 11 4140 AA Leerdam

Ons kenmerk

: 213525

Onderwerp

: Stand van zaken rechtmatigheid inhuur van tijdelijk personeel

Datum

: 12 januari 2021

Geachte leden van de raad, De gemeentelijke organisatie maakt gebruik van tijdelijke inhuur om tijdelijke en structurele werkzaamheden uit te kunnen voeren. Het werven van deze inhuurkrachten moet gebeuren conform wet- en regelgeving. Dat is de afgelopen jaren niet altijd mogelijk gebleken omwille van de continuïteit van de dienstverlening en behoud van het benodigde kennisniveau. Begin 2020 bent u geïnformeerd over de constateringen van de accountant en de te nemen en al genomen vervolgstappen om de rechtmatige inkoop naar de toekomst te waarborgen (raadsinformatiebrief kenmerk 110563). Met deze brief willen wij u informeren over de stand van zaken 2020 en een doorkijk geven naar 2021 toe. Verbeteracties onrechtmatige inkoop inhuurkrachte n In het accountantsverslag van de jaarrekeningen 2018, dat in het najaar van 2019 is gedeeld met de ambtelijke organisatie, constateert de accountant , dat de organisatie niet voldoende de (Europese) aanbestedingsrichtlijnen heeft nageleefd. Dat heeft geleid tot een aantal verbeteracties, die in 2019 in gang zijn gezet: - Inzichtelijk maken van de inhuur (omvang en kosten in managementdashboard) . - Borging en verbetering inkoopbeleid aanbestedingen tijdelijk personeel. - Aanbesteden inkoop via preferred suppliers. - Toevoegen functie Inkoopadviseur aan de organisatie.

- Inrichting binnen het zaaksysteem van specifieke zaaktypes voor inkoop. - Bepalen omvang onrechtmatigheid bij aanbestedingen tijdelijk personeel. Met voorgenoemde verbeteracties willen we als gemeente vanaf 2021 voldoen aan de (Europese) aanbestedingsrichtlijnen en op rechtmatige wijze tijdelijk personeel inkopen. Huidige stand van zaken Er is in 2020 een goed inzicht van de inhuur van tijdelijk personeel. Met het aantrekken van een inkoopadviseur zijn de kennis en capaciteit geborgd. Ook is de inkoopprocedure vastgelegd en wordt deze ondersteund door het zaaksysteem. In 2020 zijn overeenkomsten aangegaan met zogenaamde preferred suppliers. Aangezien de preferred suppliers Europees zijn aanbesteed, is de inhuur vanuit de preferred suppliers rechtmatig. Ondanks deze verbeteracties is de omvang van de onrechtmatigheid toch nog gestegen ten opzichte van 2019:

Gemeente Vijf heerenlanden / P os tbus 1 1 , 4 1 4 0 A A L eerdam / 0 8 8 – 5 9 9 7 0 0 0 / vijfheerenlanden.nl / info@ vijfheerenlanden.nl

-Het overschrijdingsbedrag bedraagt in 2019 €782.754. -Het overschrijdingsbedrag bedraagt in 2020 €1.009.275. Deze stijging wordt veroorzaakt door een aantal zaken. Bij het berekenen van de hoogte van de onrechtmatigheid wordt de gehele waarde boven de Europese drempel meegenomen. Bij doorlopende contracten stapelt dus het bedrag op. Door het grote aantal vacatures en de gespannen arbeidsmarkt zijn een aantal benodigde verlengingen doorgevoerd eind 2019 om de continuïteit van de dienstverlening en bedrijfsvoe ring te garanderen. Door de benodigde verlengingen is het bedrag voor 2020 dus gestegen. Het effect van het onderbrengen van bestaande inhuurrelaties bij preferred suppliers zal dan ook pas goed zichtbaar worden in 2021. De contracten die begin 2020 zijn verlengd, vielen op dat moment nog niet onder deze nieuwe constructie. Ook is of zal een aantal contracten eindigen in 2020 en is er personeel vast in dienst gekomen. Met de ingezette acties is de verwachting dat er nagenoeg geen onrechtmatige inkoop van tijdelijk personeel in 2021 meer zal plaatsvinden. Mocht er in 2021 onrechtmatige inkoop moeten plaatsvinden, zal het college daar eerst mee akkoord moeten gaan. Bij het sociaal team worden ook externe medewerkers ingezet op basis van een subsidierelatie (dus geen inkoop).

Deze “gesubsidieerde” medewerkers zijn niet meegenomen in deze analyse, aangezien niet duidelijk is of zij onder de aanbestedingsregels vallen. Dit betreft een landelijk vraagstuk waarop nog geen duidelijkheid is of dit wel of niet onder de inkoopregelgeving valt. Hierover wordt advies afgewacht om duidelijkheid te krijgen. Dynamisch Aankoopsysteem In de afgelopen tijd is ook gekeken naar de voordelen van het invoeren van een Dynamisch Aankoopsysteem (DAS). Dat is een elektronisch proc es voor het doen van aankopen binnen het segment waar een DAS voor is ingesteld. Elke leverancier, die voldoet aan de gestelde geschiktheidscriteria, kan zich aansluiten op het DAS. Als we een inkoop in de markt willen zetten, dan zetten we deze inkoopbehoefte uit binnen het DAS en kunnen alle leveranciers die aangesloten zijn een offerte aanbieden. Vervolgens gaat daarna het gunningsproces lopen conform een reguliere aanbesteding. Uit een inventarisatie binnen de organisatie blijkt dat de behoefte aan extern personeel, dat niet door de preferred suppliers kan worden ingevuld, minder is dan 15 Fte. Gelet op deze geringe omvang is het invoeren van een DAS om hiermee rechtmatig in te kunnen kopen nu niet opportuun. Wel wordt nader bekeken of een DAS op termijn financieel aantrekkelijker is dan het werken met preferred suppliers.

Het in de begroting opgenomen bedrag voor het instellen van een DAS zal dus in 2021 hiervoor niet aangesproken worden.

Met vriendelijke groet, het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Vijfheerenlanden, de secretaris,

de burgemeester,

Signed By: n.van.ameijde@vijfheerenlanden.nl {{signer1}} 12/01/2021 18:26:31 CET

Signed By: s.frohlich@vijfheerenlanden.nl {{signer2}} 12/01/2021 19:05:55 CET

ID: 8ed200b2-b686-4493-ad2a-57a1ad49095f Auth: Consent

N. (Nanette) van Ameijde-Poortman

ID: 8ed200b2-b686-4493-ad2a-57a1ad49095f Auth: Consent

S. (Sjors) Fröhlich