22. (AZ) RIB inzake P_C cyclus definitief.pdf

Aan: Gemeente Vijfheerenlanden T.a.v. de leden van de Gemeenteraad Postbus 11 4140 AA Leerdam

Ons kenmerk

: 200961

Onderwerp

: Planning P&C-cyclus 2021

Datum

: 14 januari 2021

Geachte leden van de raad, Sinds de fusie hebben we nog geen reguliere jaarlijkse Planning & Control-cyclus (P&Ccyclus) kunnen doorlopen. Voornamelijk bij het samenstellen van de jaarstukken liepen we qua planning en inhoud als het ware “achter de feiten” aan. Het in 2019 in gang gezette verbetertraject van de financiële functie levert nu zijn vruchten op. We zijn als het ware weer aan de voorkant van het proces gekomen en we verwachten voor kalenderjaar 2021, ondanks het onlangs afgekondigde preventief toezichtregime, weer de “reguliere P&C-cyclus” te kunnen volgen waarbij dus ook de jaarstukken, tijdig door de gemeenteraad kunnen worden vastgesteld. Voor alle P&C-documenten geldt natuurlijk dat deze kwalitatief op niveau moeten zijn en voldoende houvast moeten blijven bieden voor een goede sturing en verantwoording. De “reguliere P&C-cyclus” De reguliere jaarlijkse P&C-cyclus is vastgelegd in de Financiële Verordening van de gemeente die door uw raad in 2019 is vastgesteld. In deze verordening is opgenomen welke planning- en controldocumenten jaarlijks aan uw gemeenteraad ter vaststelling moeten worden voorgelegd (in volgorde cyclus): een kadernota, een begroting, twee bestuursrapportages (beraps) en de jaarstukken. In de bijlage bij deze brief wordt een uitgebreide beschrijving gegeven van doel en inhoud van deze P&C-documenten.

De in de Verordening opgenomen “slotwijziging” is hierbij niet opgenomen. Sinds kalenderjaar 2020 worden namelijk verzoeken om incidentele budgetten over te hevelen naar een volgend kalenderjaar opgenomen in de 2e bestuursrapportage. Optimalisaties binnen P&C-planning 2021 Doordat er geen afzonderlijke slotwijziging meer wordt opgesteld, zijn we eerder kunnen starten (vanaf november 2020) met het totstandkomingsproces voor de jaarstukken 2020. Ook gaan we in kalenderjaar 2021 het begrotingsproces slanker vormgeven. Naast efficiencyvoordelen geeft dit ook meer ruimte binnen de planning om met uw raad vooraf van gedachten te wisselen over mogelijke voorstellen voor het komende begrotingsjaar 2022 e.v. Uiteindelijk zal tijdens de begrotingsbehandeling hierover het debat gevoerd gaan worden. Gelet op de importantie van het begrotingsproces is in 2021 een afzonderlijke raadsvergadering belegd voor de Kadernota 2022 (raadsvergadering van 13 juli 2021) en Programmabegroting 2022 (raadsvergadering van 11 november 2021).

Gemeente Vijfheerenlanden / Postbus 11, 4140 AA Leerdam / 088 – 599 7000 / vijfheerenlanden.nl / info@vijfheerenlanden.nl

Overigens geven de optimalisaties nu ook de ruimte om binnen de planning de vanuit het preventief toezicht noodzakelijke extra afstemmingsmomenten met de provinciale toezichthouder op te vangen. We verwachten dat het onlangs afgekondigde preventief begrotingstoezicht dan ook niet tot vertragingen gaat leiden. P&C-cyclus kalenderjaar 2021 in schematische vorm Elk kalenderjaar wordt door de organisatie gewerkt aan drie boekjaren. In onderstaand schema is dit in kleuren weergegeven. Er wordt gerapporteerd over het vorig jaar (via de Jaarstukken), het lopende jaar (via twee Voortgangsrapportages/Bestuursrapportage) en alvast vooruitgekeken naar het volgende en drie daarop volgende boekjaren (Kadernota en Begroting). Schematisch is dit als volgt weer te geven: PLANNING P&C-DOCUMENTEN KALENDERJAAR 2021 jan-21 feb-21 mrt-21 apr-21 mei-21

Jaarstukken 2020 1e Bestuursrapportage 2021 2e Bestuursrapportage 2021 Kadernota 2022 Programmabegroting 2022

jun-21

23-jun

jul-21 aug-21 sep-21 okt-21 nov-21 dec-21 8-jul 8-jul reces 4-nov 13-jul reces 13-okt 11-nov

Legenda: Vorig boekjaar Huidig boekjaar Volgend boekjaar Technische sessies

Bovenstaand schema geeft weer dat bijvoorbeeld het volledige begrotingsproces met als resultaat een Kadernota 2022 en Programmabegroting 2022 een periode van 9 maanden behelst. (incl. reces). Ook geeft het schema de piekbelastingen voor de organisatie in het voorjaar (april t/m juni) en na het zomerreces (augustus t/m oktober) weer. Tijdens die piekmomenten wordt gelijktijdig aan meerdere P&C-documenten gewerkt. Dit is echter onvermijdelijk. We gaan ervan uit dat we in kalenderjaar 2021 deze reguliere planning tijdig en met voldoende kwaliteit kunnen realiseren. Vernieuwing P&C-cyclus (pas vanaf kalenderjaar 2022 en verder) In de hiervoor opgenomen planning voor kalenderjaar 2021 is de basis weer op orde brengen als uitgangspunt gehanteerd. Tevens hebben we mogelijke optimalisaties binnen dit reguliere proces meegenomen. Dit zal het nodige van de organisatie gaan vergen. We verwachten in het laatste kwartaal van 2021 en 1e kwartaal van 2022 capaciteit te kunnen vrijmaken om de vernieuwing van de P&C-cyclus weer op de agenda te zetten. Dan komen we uiteraard bij uw raad hier op terug. Met vriendelijke groet, het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Vijfheerenlanden, de secretaris,

de burgemeester,

Signed By: n.van.ameijde@vijfheerenlanden.nl {{signer1}} 14/01/2021 10:09:44 CET

Signed By: s.frohlich@vijfheerenlanden.nl {{signer2}} 14/01/2021 10:18:24 CET

ID: 5e06632c-6817-4d60-a2d7-6f8b553707c1 Auth: Consent

N. (Nanette) van Ameijde-Poortman

ID: 5e06632c-6817-4d60-a2d7-6f8b553707c1 Auth: Consent

S. (Sjors) Fröhlich

BIJLAGE: DOEL EN INHOUD P&C-DOCUMENTEN In deze bijlage wordt de doel en inhoud geschetst van de documenten die het resultaat zijn van onze jaarlijkse P&C-cyclus. Deze P&C-documenten staan ook afzonderlijk opgenomen in de in 2019 vastgestelde Financiële Verordening van de gemeente. Concreet gaat het om de volgende in de Financiële Verordening 2019 opgenomen producten (in volgorde van de begrotingscyclus). Tevens is bij elk product aangegeven of het een planning- of een controldocument is. NAAM P&C-DOCUMENT KADERNOTA (Planningsdocument)

INHOUD P&C-DOCUMENT In artikel 4 van de financiële verordening van de gemeente is opgenomen dat het College voor het zomerreces de raad een Kadernota aanbiedt met een voorstel voor het beleid en de financiële kaders voor de begroting voor het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming. De Kadernota is daarmee richting gevend voor wat in de Programmabegroting voor het komende jaar mag worden opgenomen. De Kadernota dient volgens de Verordening voor 15 juli door de gemeenteraad te worden vastgesteld. Na vaststelling is het vervolgens aan het College van B&W om de in Kadernota vastgelegde kaders naders uit te werken in de Programmabegroting die in het najaar wordt behandeld. Kortom: de Kadernota bevat het kader en keuzes en vormt de opmaat naar de Programmabegroting waar de keuzes uit de Kadernota voor het eerstvolgende begrotingsjaar verder door het College van B&W inhoudelijk en financieel worden uitgewerkt. Via de Kadernota heeft de gemeenteraad veel invloed op het begrotingsproces. Het begrotingsproces die in het voorjaar van 2021 start met het opstellen van de kadernota en voor 15 november 2021 eindigt met vaststelling van de Programmabegroting door de gemeenteraad. Een totale doorlooptijd van 8 maanden. De totale doorlooptijd staat eigenlijk wel vast.

We zien echter mogelijkheden om dit begrotingsproces, die een Kadernota in het voorjaar en Programmabegroting in het najaar oplevert, te optimaliseren. Het proces kan slanker. Later in deze notitie geven we aan hoe we dit willen gaan realiseren.

BEGROTING (Planningsdocument)

In de Programmabegroting worden, op basis van de in de Kadernota uitgezette lijn, het nieuw beleid, de tariefstelling, de beleidsprioriteiten en eventuele ombuigingen verder uitgewerkt en geconcretiseerd. De Programmabegroting kent daarbij een indeling in programma’s en paragrafen zoals deze door de gemeenteraad bij aanvang van een nieuwe raadsperiode is vastgesteld (artikel 2 van de Financiële Verordening). Het voorstel van het college van B&W bevat vooral de verplichte set beleidsindicatoren volgens artikel 25 van de BBV maar ook gemeentespecifieke beleidsindicatoren waarvoor de behoeften bij de auditcommissie gepeild zullen worden. Naast het concretiseren en uitwerken van bij Kadernota gemaakte keuzes worden gelijktijdig de resultaten uit de 2e bestuursrapportage 2021 en de uitkomsten van de Septembercirculaire Gemeentefonds meegenomen. Deze uitkomsten bepalen uiteindelijk de daadwerkelijk aanwezige financiële ruimte waardoor bij de begrotingsbehandeling door de

gemeenteraad mogelijk keuzes gemaakt moeten worden uit de bij Kadernota aangedragen wensen. De Programmabegroting moet uiteindelijk voor 15 november 2021 door de gemeenteraad zijn vastgesteld. De vastgestelde programmabegroting moet namelijk uiterlijk 15 november bij de Provincie liggen. TWEE VOORTGANGSRAPPORTAGES/ BESTUURSRAPPORTAGES (Controldocumenten)

Het college van B&W informeert de gemeenteraad door middel van twee tussentijdse Voortgangsrapportages over de realisatie van de begroting van de gemeente over resp. de eerste vier maanden en de eerste acht maanden van het lopende boekjaar (artikel 6 Financiële Verordening). Om spraakverwarring te voorkomen, gebruiken we in de praktijk de benamingen 1e bestuursrapportage (1e berap) en 2e bestuursrapportage (2e berap) voor beide in Verordening benoemde “Voortgangsrapportages”. In dezelfde artikel 6 van de Financiële Verordening is opgenomen dat einde van het boekjaar een zogenaamde Slotwijziging wordt opgesteld. In afwijking van deze Verordening wordt al vanaf dit kalenderjaar 2020 geen slotwijziging meer opgesteld. Ook voor kalenderjaar 2021 is een dergelijke slotwijziging niet voorzien. Beide bestuursrapportages (de 1e berap in het voorjaar en 2e berap in het najaar) bevatten beiden een beleidsinhoudelijke en financiële voortgangsrapportage. Een bestuursrapportage is al enige jaren niet louter een financieel document. De beleidsinhoudelijke component van de bestuursrapportage wordt steeds belangrijker. Natuurlijk bevatten beide bestuursrapportages ook een financiële uiteenzetting over de uitvoering van het lopende kalenderjaar.

Volgens de Financiële Verordening legt het college van B&W bij de behandeling van deze bestuursrapportages voorstellen voor aan de raad voor het wijzigen van geautoriseerde budgetten, wijzigen van geautoriseerde investeringskredieten, voorstellen voor nieuwe investeringskredieten en het bijstellen van beleid.

JAARSTUKKEN (Controldocumenten)

Het verantwoordingsdocument van het college aan de raad op zowel beleidsinhoudelijke voortgang en beheersmatige onderwerpen (het jaarverslag) als de financiële stand van zaken (de jaarstukken). In de jaarstukken legt het college van B&W richting raad verantwoording af over de uitvoering van de programma’s waarbij aangegeven wordt wat is gedaan, wat is bereikt, en wat het heeft gekost. De jaarstukken dienen vergezeld van een (natuurlijk het liefst een goedkeurende) accountantsverklaring voor 15 juli van het volgende kalanderjaar door gemeenteraad te worden vastgesteld. Op het moment van vaststelling door de raad, moet wel in ogenschouw worden gehouden dat gebeurtenissen na balansdatum voor zover mogelijk meegenomen moeten worden. Ook is het van belang te vermelden dat we bij de jaarstukken 2020 als proef een rechtmatigheidsverklaring willen gaan opnemen. Een dergelijke verklaring van het college van B&W is namelijk vanaf de jaarstukken 2021 verplicht. De (structurele) uitkomsten van de jaarstukken dienen weer als input voor de Kadernota. De beleidsinhoudelijke voortgang borduurt voort op de in de begroting afgesproken concrete resultaten (waarover al twee keer in beide Bestuursrapportage is gerapporteerd) aangevuld met de meest actuele meetgegevens van de in de begroting benoemde verplichte en gemeentespecifieke beleidsindicatoren.