22. (AZ) concept afsprakenlijst deel I auditcommissie 09.02.2021.docx

Auditcommissie Concept afsprakenlijst deel I 9 februari 2021 Aanvang 20.00 uur Digitaal

NR 1

ONDERWERP Opening

AFSPRAKEN De voorzitter opent de vergadering en heet de leden en de adviseurs van harte welkom. Afwezig: Christel van ’t Pad en Harry Wolting

2

Mededelingen

De heer de Groot meldt dat hij tot 21.00 uur aanwezig kan zijn.

3 3.1

Vaststellen Agenda

3.2

Afsprakenlijst deel I

De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. De afsprakenlijst van 12.01.2021 wordt ongewijzigd vastgesteld. N.a.v. een vraag over de wijzigingen van functies, geeft de heer Huberts aan dat hij waarnemend netwerkmanager Financiën en control is. De heer Stroeve heeft tijdelijk de functie van concerncontroller.

3.3

Afsprakenlijst deel II

4.1

Ingekomen stukken Planning P&C-cyclus 2021

4

De afsprakenlijst wordt vastgesteld en zal worden aangepast.

De P&C cyclus die is opgenomen in de financiële verordening wordt gevolgd. Eind 2021/ begin 2022 zal de P&C cyclus opnieuw worden besproken. Daarin kunnen de volgende punten worden meegenomen: - tijdstip 2e Berap;

- begrotingsindicatoren; - basis op orde.

5

6

4.2

Stand van zaken rechtmatigheid inhuur van tijdelijk personeel

Er worden vragen gesteld over: - het gebruikte systeem; - het Das-systeem; - social return of investments; - het aantal inhuur via niet-preferred suppliers; en - rechtmatigheid inhuur.

4.3

Lange termijn financiering Stedin

Het is nog duidelijk hoe het proces gaat verlopen omdat het stuk nog niet is ontvangen. Er wordt verzocht om de afwegingen mee te nemen als het wordt voorgelegd aan de raad.

4.4

Proces preventief financieel toezicht Overleg met rekenkamer Vijfheerenlanden over o.a. (lopende en aankomende) onderzoeken

Er worden over dit punt geen vragen gesteld.

Jaarplanning auditcommissie 2021

De voorzitter van de rekenkamer geeft kort de lopende en aankomende voorstellen weer. Zij heeft twee vragen aan de auditcommissie: 1. wie verzorgt de monitoring van de aanbevelingen?; en 2. hoe vindt de afstemming van onderzoeken met de accountant en organisatie plaats? Ad 1. De wethouder zegt toe dat het college deze taak op zich neemt. Ad 2. De afstemming vindt plaats in de auditcommissie en zal voor oktober opnieuw worden geagendeerd. De voorzitter van de rekenkamer zegt toe per half jaar de raad te informeren over de oplevering van rapporten. De jaarplanning wordt aangepast. Het onderwerp jaarplanning zal iedere vergadering op de agenda worden geplaatst om te bespreken. - Het dekkingsplan wordt geagendeerd voor 24 februari

7

Wat verder nog ter tafel komt

Er wordt gevraagd wanneer duidelijk is wat de herverdeling van het gemeentefonds voor Vijfheerenlanden betekent. Het is wachten op de berekeningen van 2019. Nu is gebruik gemaakt van de cijfers van de drie voormalige gemeenten. De

verwachting is dat dit binnen enkele weken bekend is. In het verlengde hiervan wordt door de leden aangegeven zorgen te hebben over de consequenties voor de gemeente, bovenop de claim van Niemans. De leden willen de organisatie verzoeken een grofmazige berekening van de geschatte herberekening gemeentefonds te presenteren voor 23 februari, zodat ook dit punt 24 februari besproken kan worden. De griffier zal dit verzoek uitzetten. 8

Sluiting

De voorzitter sluit de vergadering om 22.02 uur.

Vastgesteld in de vergadering van de auditcommissie van d.d. 24.03.2021 De commissiegriffier,

O. (Odette) Wevers