20. (AUDIT) bijlage: Memo college organisatie financiële teams.docx

Memo Aan

: College van B&W

Van

: Directie

Onderwerp

: Stand van zaken team financieel beleid en team control

Datum

: 11 januari 2022

Geachte collegeleden, Door het vaststellen van het plan van aanpak team financieel beleid in november 2020 heeft u ingestemd met een tijdelijk nauwere samenwerking tussen het team financieel beleid en medewerkers van het team control. Onderdeel van het plan van aanpak was ook het aanwijzen van de concerncontroller als waarnemend netwerkmanager met een aantal inhoudelijke verantwoordelijkheden. De samenwerking is reeds twee keer gemonitord en zal eind januari nog een derde (en laatste) keer worden gemonitord. Maar nu al kan geconcludeerd worden, dat de samenwerking succesvol is geweest en dat het team financieel beleid weer beschouwd kan worden als een goed en zelforganiserend team. Dit blijkt onder meer uit het feit dat de P&C-producten het afgelopen jaar goed, tijdig en zonder noemenswaardige inhuur zijn opgeleverd en de inhoudelijke expertise en senioriteit binnen het team per 1 januari a.s. met drie volwaardige adviseurs A is gewaarborgd. Beëindiging bijzondere samenwerking Dat betekent, dat de bijzondere vorm van samenwerking tussen het team financieel beleid en medewerkers van het team control kan worden beëindigd en dat vanaf 1 januari 2022 de business controllers van het team control en de concerncontroller weer in hun eigen team en rol werkzaam kunnen zijn.

Daarbij wordt wel opgemerkt dat één van de twee business controllers van het team control per 1 januari is overgestapt naar het team financieel beleid als financieel adviseur A. Daarmee is de adviserende capaciteit van het team financieel beleid structureel flink versterkt, vooral ook wat betreft de advisering over het sociaal domein. Openstaande punten Er is echter nog wel sprake van een drietal openstaande punten. Deze worden hieronder kort toegelicht. In de daarop volgende paragrafen worden de oplossingen en eventuele acties besproken. 1.

Aansturing van het ontwikkelplan financiële functie, er is nog geen nieuwe netwerkmanager De netwerkmanager financiën is ook verantwoordelijk voor de aansturing van het ontwikkelplan financiële functie. De eigenlijke netwerkmanager van de vier teams (financiële administratie, financieel beleid, belastingen en control) is enkele maanden geleden afgekeurd. Dit betekent, dat er geen waarnemend netwerkmanager meer hoeft te worden aangesteld, maar een nieuwe netwerkmanager kan worden geworven. De interne werving heeft echter geen kandidaten opgeleverd en ook de externe werving is teleurstellend verlopen. Hieruit is geen benoembare kandidaat voortgekomen.

2.

Wijze van uitvoering treasurystatuut en opstellen liquiditeitenplanning In zijn management letter adviseert de accountant om een treasurer aan te wijzen en om een liquiditeitenplanning op te stellen en deze actief te bewaken. In de bestuurlijke reactie op de management letter is toegezegd dat dit in 2022 zal worden uitgevoerd.

3.

Kwaliteit en omvang van de VIC functie In zijn management letter geeft de accountant wat betreft de VIC functie (verbijzonderde interne controle) aan buitengewoon tevreden te zijn over de medewerker AO/IC van het team control. De accountant geeft echter ook aan, dat de capaciteit van één fte voor AO/IC voor een gemeente met een omvang als Vijfheerenlanden onvoldoende is en versterkt moet worden. Dat betreft in ieder geval een uitbreiding naar twee fte. Ook geeft de accountant aan dat de VIC functie kwalitatief versterkt moet worden.

Aansturing van het ontwikkelplan financiële functie, er is nog geen nieuwe netwerkmanager Zoals hierboven al is opgemerkt is de netwerkmanager financiën ook verantwoordelijk voor de aansturing van het ontwikkelplan financiële functie. De vacature netwerkmanager financiën heeft extern twee keer twee weken opengestaan. De eerste keer via traditionele wervingskanalen, de tweede keer via aanvullende kanalen. Het resultaat op de werving is teleurstellend en heeft niet geleid tot vervulling van de vacature. Nu er geen geschikte kandidaten zijn, staat een tweetal opties open: • •

Er wordt ingehuurd. Dit is echter een dure optie, waarbij gedacht moet worden aan tarieven van € 125 – 150 per uur of meer. Dit is een tijdelijke oplossing. De ervaring heeft geleerd dat dit geen duurzame resultaten oplevert in de teamontwikkeling. De concerncontroller blijft tijdelijk nog de rol vervullen van waarnemend netwerkmanager, daarbij eventueel ondersteund door een collega-netwerkmanager. De concerncontroller draagt echter geen beleidsinhoudelijke verantwoordelijkheden meer. Ook dit is een tijdelijke oplossing.

Het betreft dus bij beide opties tijdelijke oplossingen. Er is namelijk besloten om de vacature opnieuw open te stellen op basis van een iets aangepast vacatureprofiel. Het verdient de voorkeur om als overbrugging de concerncontroller (daarbij eventueel ondersteund door een colleganetwerkmanager) in positie te houden als waarnemend netwerkmanager (maar zonder beleidsinhoudelijke verantwoordelijkheden, de inhoud is nu immers goed belegd in het team financieel beleid). Dit om te voorkomen dat de medewerkers van de vier teams voor de zevende keer in vier jaar tijd met een nieuwe (tijdelijke) netwerkmanager te maken krijgen. Een openstaand vraagpunt is dan echter de aansturing van het ontwikkelplan financiële functie. Voorkomen moet immers worden, dat de concerncontroller alsnog beleidsinhoudelijke verantwoordelijkheden op financieel gebied gaat dragen. Dit kan echter worden opgelost door de formele verantwoordelijkheid hiervoor te beleggen bij de directie. Wijze van uitvoering treasurystatuut en opstellen liquiditeitenplanning Op dit moment is de treasuryfunctie ingevuld door middel van het twee keer twee ogen principe waarbij een medewerker van het team financiële administratie én een medewerker van het team financieel beleid conform artikel 16 van het treasurystatuut treasury-activiteiten uitvoeren respectievelijk autoriseren. Dit werkt goed.

Maar formeel is geen van beide medewerkers aangewezen als treasurer. Wanneer formeel één van beide medewerkers moet worden aangewezen in de rol van treasurer, dan zal dit conform het gestelde in artikel 16 van het treasurystatuut de medewerker financiële administratie worden. Dit zal in 2022 gaan gebeuren. Maar sowieso zal de huidige werkwijze bestendigd worden. In het kader van de bestuurlijke reactie op de management letter is ook toegezegd om in 2022 een meerjarige liquiditeitenplanning op te stellen en vanaf dan actief te gaan bewaken. Dit conform het gestelde in artikel 3 van het treasurystatuut. De meerjarige liquiditeitenplanning zal in januari worden gemaakt en vanaf dan bewaakt. De ruimte hiervoor is ontstaan doordat de (financiële) basis op orde is en ook de formatie van de teams financiële administratie en financieel beleid op orde is en vrijwel volledig bezet. Kwaliteit en omvang van de VIC functie De accountant geeft in zijn management letter aan, dat de omvang van de voor AO/IC bestemde formatie minimaal verdubbeld moet worden tot 2,0 fte. Gelet op de financiële situatie van de gemeente Vijfheerenlanden én op de huidige omvang van de overhead is het minder voor de hand liggend dat deze uitbreiding gestalte krijgt door uitbreiding van het team control ten laste van de algemene middelen.

De mogelijkheid bestaat echter om de binnen het team control aanwezige vacature van business controller (als gevolg van de overstap van één van de twee business controllers naar het team financieel beleid) intern (binnen het team) in te vullen. De daardoor binnen het team vrijkomende formatieplaats kan worden bestemd om de capaciteit voor AO/IC te verdubbelen. De accountant maakt in zijn management letter ook opmerkingen over een gewenste versterking van de kwaliteit van de VIC functie. Dit betreft vooral kwaliteitsversterking door het aanleren van bepaalde kennis en vaardigheden met betrekking tot specifiek aan te wijzen onderdelen van het VIC proces, waaronder het op basis van een risicoanalyse aanwijzen van de risicovolle processen, het per proces bepalen van de omvang van de steekproef, het bepalen van de wijze waarop de steekproef getrokken wordt en het bepalen van de scope van het onderzoek van het betreffende

proces. Dit zijn de werkzaamheden waarvan de accountant in zijn (concept, in de definitieve versie is deze tekst aangepast) management letter 2021 aangeeft dat deze uitgevoerd moeten worden door “een professional met een auditachtergrond, die de vaktechnische kennis heeft om het proces van risicoanalyse tot rapportage te begeleiden”. Deze kennis kan worden opgedaan door het door medewerkers gericht volgen van een beperkt aantal cursussen. De concerncontroller beoordeelt de voortgang van dit ontwikkeltraject. De concerncontroller begeleidt en beoordeelt daarbij ook de kwaliteit van het jaarlijks op te stellen interne controleplan, waarna dit kan worden vastgesteld door de directie en college en ter informatie kan worden aangeboden aan de Auditcommissie.