2. RIB inzake aanbieding accountantsrapport Jaarstukken 2021 21.06.2022.pdf

Aan: Gemeente Vijfheerenlanden T.a.v. de leden van de Gemeenteraad Postbus 11 4140 AA LEERDAM

Ons kenmerk

: 460921

Onderwerp

: Raadsinformatiebrief inzake Datum aanbieding accountantsrapport over Jaarstukken 2021

: 21 juni 2022

Geachte leden van de raad, Bijgevoegd treft u het rapport van onze accountant aan, wat betreft de controle van de jaarstukken 2021. De accountant verstrekt een goedkeurende controleverklaring bij de jaarrekening 2021 op de aspecten getrouwheid en rechtmatigheid. In 2020 was er wat betreft beide aspecten van de accountantsverklaring nog sprake van een verklaring met beperking. Er is in 2021 dus sprake van zichtbare vooruitgang. Deze vooruitgang wordt vooral verklaard door verdere verbeteringen in de bedrijfsvoering van de gemeentelijke organisatie. Dit betreft vooral verbeteringen op een vijftal belangrijke onderdelen, te weten het sociaal domein, het fysiek domein, HRM, de financiële functie en inkoop. Bij het sociaal domein betreft dit het doorvoeren van ingrijpende aanpassingen in de werkprocessen en de wijze van sturing op de uitvoering hiervan. Dit in combinatie met het opstellen van een nieuwe (zero based) begroting voor het sociaal domein, waarin ook eerder vastgestelde taakstellingen zijn verwerkt. Bij het fysiek domein betreft dit aanpassingen in werkprocessen in voorbereiding op de invoering van de Omgevingswet per 1 januari 2023. Bij HRM betreft dit het nieuw beschrijven van alle belangrijke werkprocessen en de digitalisering hiervan. Dit alles in het kader van de invoering van een nieuw personeelsmanagementsysteem.

Bij de financiële functie betreft dit het beschrijven en verbeteren van werkprocessen en de doorontwikkeling van de financiële functie, waaronder het team financieel beleid. Bij inkoop betreft dit de verbetering van de in het zaaksysteem opgenomen inkooptool en de actieve monitoring op de uitvoering van het inkoopproces. Hieronder wordt ingegaan op een aantal belangrijke bevindingen van de accountant. Dit betreft bevindingen die de rechtmatigheid en getrouwheid kunnen beïnvloeden. Deze bevindingen zijn - waar zinvol - geclusterd naar domein. Sociaal domein De accountant constateert, dat er in 2021 een fors tekort is ontstaan op de kosten voor jeugdzorg. Dit betreft een tekort van € 5,1 miljoen ten opzichte van de primaire begroting en € 2,0 miljoen ten opzichte van de bijgestelde begroting. Ook constateert de accountant,

Gemeente Vijfheerenlanden / Postbus 11, 4140 AA Leerdam / 088 – 599 7000 / vijfheerenlanden.nl / info@vijfheerenlanden.nl

dat wat betreft de uitvoering van de jeugdzorg, de informatievoorziening vanuit RBL nog niet altijd toereikend is. Wel stelt de accountant daarbij, dat er sprake is van zichtbare verbetering. Ook constateert de accountant, dat de prestatielevering van zorg nog niet volledig kan worden vastgesteld en dat daarom nog steeds gesteund moet worden op de productieverantwoordingen van deze zorgverleners. Deze constateringen van de accountant moeten bezien worden tegen de achtergrond van een andere constatering van de accountant, namelijk dat de interne beheersing in het sociaal domein in 2021 is verbeterd. Dit betreft zowel de interne beheersing rond de uitvoering van de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) als de uitvoering van de Jeugdwet. De accountant constateert, dat er zichtbaar goede stappen voorwaarts zijn gemaakt in de interne beheersing van de processen en de waarborging van de rechtmatigheid in de dienstverlening. Hierdoor zijn er minder fouten en onzekerheden geconstateerd. Deze constateringen van de accountant zijn voor ons herkenbaar. De verbetering van de rechtmatigheid en getrouwheid van het sociaal domein is onderdeel van een lopend proces dat inhoudelijk zal worden afgerond in 2023. In 2021 zijn bijvoorbeeld ingrijpende aanpassingen doorgevoerd in de werkprocessen van het sociaal domein en in de wijze van sturing op de uitvoering hiervan.

Zo zijn dashboarden ingericht om de uitvoering van de werkprocessen Wmo en Jeugdzorg te kunnen monitoren en sturen. Ook is een nieuwe (zero based) begroting voor het sociaal domein opgesteld. Hierin zijn ook eerder vastgestelde taakstellingen verwerkt. Dit alles in aanvulling op de al in 2019 en 2020 geharmoniseerde regelgeving, waaronder verordeningen en uitvoeringsbesluiten. Met dit alles is de harmonisatie en ontwikkeling van het sociaal domein echter nog niet afgerond. Het jaar 2022 zal zich gaan kenmerken door een verdere inhoudelijke doorontwikkeling van interne beheersing binnen de sociale teams. Attentiepunten daarbij zijn het versterken van de gemeentelijke regierol naar zorgaanbieders en (mede als uitvloeisel hiervan) het verder ontwikkelen van de rol van de professional in het sociaal team/team Wmo. Dit vanuit overwegingen van effectiviteit, efficiency en kostenbeheersing. Dit verbeterproces van de interne beheersing zal doorlopen tot in 2023. De opbrengsten hiervan, in de vorm van een betere interne beheersing, zijn al zichtbaar geworden in 2021 en zullen verder zichtbaar gaan worden in 2022 en 2023. Inkoop De accountant constateert dat in 2021 de onrechtmatigheden bij aanbestedingen fors zijn verminderd.

De accountant constateert echter ook, dat de prestatielevering binnen het inkoopproces aandacht blijft vragen, omdat de (vaststelling van de) prestatielevering van inkopen namelijk niet altijd zichtbaar in het proces wordt vastgelegd Ook deze constateringen van de accountant zijn voor ons herkenbaar. De verbetering van de inkoopprocessen is afgerond in 2021. De forse vermindering van de onrechtmatigheden bij de uitvoering van onze inkoopprocessen is dan ook het resultaat van de in 2020 en 2021 doorgevoerde maatregelen, waaronder het aanstellen van een inkoopcoördinator, het inhoudelijk verbeteren van de inkoopprocessen (en het beter faciliteren van deze processen door het zaaksysteem) en het verbeteren van de monitoring op de uitvoering van deze processen. Wat betreft het onderwerp prestatieleveringen van inkopen is inmiddels (zoals de accountant ook al opmerkt) een notitie opgesteld voor de organisatie met aangepaste regelgeving. Dit als uitwerking van de nieuwe financiële verordening. Processen Aanvullend op de bevindingen bij het proces jeugdzorg (zie sociaal domein) adviseert de accountant, om ook bij de processen belastingen en heffingen en huren en pachten een aantal verbeteringen aan te brengen. Dit ter versterking van de interne beheersing en ter vermindering van de aan deze processen verbonden financiële risico’s.

Ook vraagt de accountant aandacht voor het onderwerp fraude. De gemeente beschikt niet over een (actuele) frauderisicoanalyse. Zeker met de ambitie om over 2022 te komen tot een

rechtmatigheidsverantwoording adviseert de accountant dan ook om een interne frauderisicoanalyse op te stellen. Ook dit betreft herkenbare aanbevelingen. Het proces huren en pachten is al onderwerp van verbetering. Een nieuwe procesbeschrijving is gemaakt en een nieuw en geharmoniseerd overzicht (tevens dienend als standenregister) van alle actuele huur- en pachtcontracten is opgesteld. Het nieuwe proces wordt in de loop van 2022 ingevoerd. Een (nieuwe) frauderisicoanalyse vormt onderdeel van de in 2022 op te leveren nieuwe nota risicomanagement en weerstandsvermogen. Vanaf 2023 zullen in het IC uitvoeringsplan de speerpunten van de nieuwe frauderisicoanalyse worden verwerkt en daarmee dus ook onderwerp van controle worden. Financiële positie Tenslotte constateert de accountant, dat de financiële positie (en in het bijzonder de solvabiliteit) van de gemeente Vijfheerenlanden voldoende is, maar wel aandacht vraagt. Dit omdat deze ten opzichte van soortgelijke gemeenten, de gemeenten in de provincie Utrecht en in Nederland achterblijft. Ook dit betreft een herkenbare aanbeveling. In ons nieuwe coalitieakkoord hebben wij inmiddels als expliciete doelstelling benoemd een solvabiliteit van 20%. Dit in combinatie met een weerstandsratio van 2,5. Wij voorzien de komende jaren een geleidelijke aanwending van reserves, als gevolg waarvan onze solvabiliteit zal gaan dalen.

Gelet daarop hebben wij in ons coalitieakkoord als expliciete maatregel opgenomen, dat wij de komende jaren zich voordoende rekeningvoordelen gaan toevoegen aan onze reserves. Daarmee hopen wij het negatieve effect van de aanwending van reserves te kunnen compenseren en houden wij onze solvabiliteit in stand. Tot slot De accountant complimenteert in zijn rapport regelmatig de gemeente Vijfheerenlanden en de gemeentelijke organisatie met de geboekte resultaten en de gerealiseerde vooruitgang. Wij geven dit compliment ook graag terug aan onze accountant en willen deze bedanken voor de prima samenwerking die in de afgelopen anderhalf jaar is ontstaan. Onderlinge afspraken worden in een vroegtijdig stadium gemaakt, wederzijdse verwachtingen worden vroegtijdig duidelijk gemaakt en als gevolg daarvan is er sprake van een efficiënte en effectieve controle. Dit laatste is ook in financieel opzicht zichtbaar, doordat er wat betreft de controle 2021 geen sprake is geweest van meerwerkkosten. Met vriendelijke groet, het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Vijfheerenlanden, de secretaris,

de burgemeester,

{{signer1}} 23/06/2022 13:19:59 CEST

{{signer2}} 23/06/2022 14:02:57 CEST

Signed By: n.van.ameijde@vijfheerenlanden.nl ID: 5a514a92-2314-49e1-8c0e-9f87d1554c78 Auth: Consent

N. (Nanette) van Ameijde-Poortman

Signed By: s.frohlich@vijfheerenlanden.nl ID: 5a514a92-2314-49e1-8c0e-9f87d1554c78 Auth: Consent

S. (Sjors) Fröhlich

Bijlage: Accountantsverslag 2021 Gemeente Vijfheerenlanden (concept)