19. (AZ) Vastgestelde afsprakenlijst deel I en II 13.09.2022.pdf
Tekst van het document
oa el Tl
[THT]
ee aa
Auditcommissie Conceptafsprakenlijst deel | 13 september 2022 Aanvang 20.00 uur
NR
ONDERWERP
AFSPRAKEN
1
Opening
De voorzitter opent de vergadering meteen hartelijk welkom aan de aanwezigen. Afwezig: Kemal Koyuncu
2
Mededelingen
3
Vaststellen
Er zijn geen mededelingen
3.1
Agenda
Wordt ongewijzigd vastgesteld
3.2
Afsprakenlijst deel |
De afsprakenlijsten deel | van 07.06.2022 wordt
3.3
Afsprakenlijst deelII
ongewijzigd vastgesteld.
De afsprakenlijst wordt vastgesteld en zal worden getipdatet.
4
Ingekomen stukken 4.1
RIB inzake claim REMU
In de RIB wordt de raad geinformeerd over de voortgang van de juridische claim van de REMU als
gevolg van de verkoop van de aandelen Eneco. De concerncontroller geeft een toelichting. De leden
stellen enkele vragen over 1. Wat is de bezwaartermijn waarbinnen REMU aandeelhouders in Europa een zaak kunnen aanspannen, mochten zij toch nog in hoger beroep willen gaan? 2. In de paragraaf weerstandvermogen is hetrisico van de REMU zaak op 25% gezet. Tot welk percentage daalt dit risico, nu binnen Nederland voor de REMU alle beroepsmogelijkheden zijn uitgeput?
De Concerncontroller heeft op deze vragen schriftelijk geantwoord: - ad1. Naar nu blijkt is, in tegenstelling tot wat eerder was gedacht, een zaak aanspannen bij het Europees Hof niet mogelijk.
De Hoge Raad heeft de klachten, waarvoor cassatie wasaangetekend tegenhetarrest verworpen. Dus leidt dat niet tot vernietiging van het arrest. Ter aanvulling is bijgaand uitspraak en de raadsinformatiebrief, zoals gezonden aan de gemeenteraad van Utrechthierover bij gesloten (zie bijlage).
- ad 2. Nu alle mogelijkheden voor een vervolgprocedureuitgeput zijn, zal het risico naar nihil worden afgewaardeerd.
Voorstellen nieuwe netwerkmanager van de
financiéle teams:
Annette Put stelt zich voor en roept de leden op om bij vragen contact met haar op te nemen. Zij zegt toe
haar contactgegevenste delen.
Annette Put Teerenstra Controleplan
accountant
Voor ligt het controleplan van de accountant. Het betreft nog een concept. De leden worden gevraagd speerpunten mee te geven. Pas vanaf 2023 zal het
college de rechtmatigheid afgeven, voor nu ligt het nog bij de accountant. De accountantgeeft een toelichting. De leden stellen
vragen over:
- het normenkader;
- de aanbestedingsrisico lokale partijen; - de speerpunten vanuit de raad; en - grondexploitaties.
In het kader van het normenkader wordt afgesproken dat er een voorlichting komt over eventuele toevoegingen aan het normenkader,zoals
bijvoorbeeld het inkoopbeleid. De concerncontroller
zegt toe het normenkader ter opiniéring naar de raad te sturen zodat kan worden bekeken wat is gewijzigd t.o.v. 2021. De leden geven aan het normenkader liever begin hetjaar te willen ontvangen, metalle actualisaties, en niet aan het
eind van hetjaar. Er wordt afgesprokendat in januari 2023 het normenkader wordt gestuurd en
halverwegehetjaar een actualisatie zal plaatsvinden. De speerpunten die aan de accountant worden meegegeven vanuit de auditcommissie zijn: - Financiéle risico’s;
- Functiescheiding; - opvallende zaken vanuit andere gemeenten (die ook van toepassing zijn op Vijfheerenlanden);
- Tariefstelling (213a-onderzoek).
De accountant zal de speerpunten verwerken en de definitieve versie van het controleplan de leden
toesturen. Doorontwikkeling P&Ccyclus
Eind augustus is de doorontwikkeling als voorstel aangeboden aan de raad. Een eerste bespreking over het voorstel heeft plaatsgevonden in de commissie AZ van 7 september. Het voorleggen van een definitief voorstel aan de raad is niet wat in de vorige auditcommissie is besproken. Er wordt afgesproken
een amendementvoorte bereiden waarmee een duidelijke scheiding wordt gemaakt tussen het aantal voorgestelde programma’s begroting en de doorontwikkeling. De voorzitter zegt toe deze op te maken en voor te leggen aan de overige leden en
voorafgaand aan de behandeling van dit punt in de raad een korte toelichting te geven. Graag spreekt de auditcommissie verder over de
doorontwikkeling van de P&C-cyclus. Vooral het teruggaan van tweenaar één tussenrapportage behoeft meerdiscussie. De leden vragen de
accountant of hij voorbeelden kent van gemeenten met maar één tussenrapportage. Deze kent hij niet, maar raad de leden aan te kijken naar de cyclus van de gemeenteHollands Kroon. (Stuur) indicatoren begroting
Dit punt zal worden meegenomen in het verdere overleg inzake de doorontwikkeling P&C-cyclus.
Jaarplanning
Er wordt gesproken over het verzoek vanuit de organisatie om alle technische vragen over de 2° Berap en de begroting schriftelijk af te handelen. Er
auditcommissie 2022
wordt afgesproken om de toelichting op de
producten in een openbaresessie te laten plaatsvinden, maar technische vragen (zowel
financieel als beleidsinhoudelijk) schriftelijk af te handelen. 10
Wat verder nog ter tafel
N.a.v. een gesprek over de inbreng van de adviseurs,
komt
wordt afgesproken meeraan de voorkant de verwachtingen te communiceren.
11.
Sluiting
Vastgesteld in de verga:
Commissiegriffier,
O. (Odette) Wevers
De voorzitter sluit de vergadering om 22.14 uur.
de auditcommissie van d.d. 10.04.2022
Afsprakenlijst deelII Bijgewerkt tot de vergadering van de auditcommissie 4 oktober 2022
datums afspraak
| 07.01.2020
wie
Degriffie zal een voorstel voor
griffie
____Voortgang/afgedaan_ Er is over
opleidingen voorleggen aan de commissie
gesproken, maar verdere uitwerking
es | 06.10.2020
09.02.2021
Agenderen voor 1°
griffie
09.02.2021: Dit punt
commissievergadering: inplannen
zal later in het jaar
kennismaking/overleg met de toezichthouder
van 2021 worden geagendeerdals fysieke bijeenkomst
Monitoring van aanbevelingen van
_—— derekenkamer 28.06.2021 Wethouder Middelkoop zegt toe eventuele aanscherpingen die vanuit de commissie AZ komen op
___ mogelijkis.
College
Wethouder
de reactie van hetcollege in de bespreking met de toezichthouder
_meetenemenn
28.06.2021
De netwerkmanager Financién zegt
toe de bevindingen uit de
Organisatie
:
besprekingen met de accountant voor de controle 2020/2021 voor te leggen aan de auditcommissie ter
bespreking,
28.06.2021
In het najaar zaleen meet en greet
_—_organisatie /
Verzoek is
methet team Financién worden
griffie
neergelegd bij de
georganiseerd
Netwerkmanager Financién, maar er is
a i
a
oe
31.08.2021
De wethouder zegt toe de auditcommissie meer te betrekken bij de Interne Controle van de organisatie.
31.08.2021
De accountantzegt toe, in het kader van de zelfsturende organisatie, extra aandacht te hebben voor de
wijze waarop de 1° lijn sturing geeft aan de beheersing van de
processen.
oo Wethouder
Accountant
nog geen datum
geprikt,
21.12.2021 | De accountantzegt toe in het
Accountant
accountantsverslag de eerder
gemaakte toezegging over het meer visualiseren van de 1° lijn, opnieuw
mee te nemen.
21.12.2021 ‘De wethouder zegt toehet
Wethouder
aanvullende stuk waar hetcollege
om heeft verzocht, ook ter informatie aan de auditcommissie toe te lichten. 10.05.2022
Bij de concerncontroller wordt nagevraagd watde statusis van de evaluatie Financiéle Functie
13.09.2022. Het normenkader zal ter opiniéring aan de raad worden gestuurd zodat
kan worden bekeken watis gewijzigd t.o.v. 2021. Daarnaastzal in januari 2023 het normenkader
worden gestuurd en halverwegehet jaar zal een actualisatie plaatsvinden.
griffie
Hierop is tijdens de bespreking van agendapunt 4.2 van 7 juni antwoord
gegeven. Concerncontroller