19. (AZ) Jaarrekening_2020_RAZU.pdf
Tekst van het document
Jaarrekening 2020
29 juni 2021
Inhoud 3
Voorwoord
3
1. Inleiding 1.1. Algemeen 1.2. Resultaat 1.3. Indeling en opzet jaarrekening 2020 (leeswijzer)
3 4 4
5 5 5
8
10
13 13 13 13 13
14 14 14
15 Afbeelding voorzijde: Een van de acht nog aanwezige zegelfragmenten aan een charter uit 1557 in het Weeskamerarchief Wijk bij Duurstede, gefotografeerd door vrijwilliger Winfried Leeman. RAZU - Archief 076, inventarisnr. 19-9 Bezoekadres Karel de Grotestraat 30 3962 CL in Wijk bij Duurstede Postadres Regionaal Archief Zuid-Utrecht Postbus 64 3960 BB Wijk bij Duurstede
2. Programmaverantwoording 2.1 Doel en taken van het RAZU 2.2 Beheer en behoud (B&B) 2.2.1 Inventarisatie 2.2.2 Digitalisering 2.2.3 Acquisitie 2.2.4 Depotbeheer & materiële zorg 2.3 Toezicht en advisering (T&A) 2.3.1 E-depot 2.3.2 Datalek 2.4 Dienstverlening en cultuureducatie (D&C) 2.4.1 Dienstverlening 2.4.2 Cultuureducatie 3. Paragrafen 3.1. Inleiding 3.2. Weerstandsvermogen en risico’s 3.3. Financiering en treasury 3.4. Bedrijfsvoering 3.4.1. Overheaddienstverlening 3.4.2. Huisvesting 3.4.3. Personeel en vrijwilligers 3.5. Onderhoud kapitaalgoederen 3.6. Verbonden partijen 3.7. Grondbeleid
22
4. Jaarrekening 4.1. Uitgangspunten samenstelling jaarrekening 4.2. Programmarekening 4.3. WNT-verantwoording 2020 RAZU 4.4. Balans per 31 december 2020 4.5. Toelichting op de balans 4.6. Niet uit de balans blijkende rechten en verplichtingen 4.7. Controleverklaring accountant
26
5. Vaststellingsbesluit
27 28 30
Bijlage 1: Verdeelsleutels en bijdragen Bijlage 2: Specificatie van de lasten en baten Bijlage 3: De lasten en baten per taakveld
15 15 17 18 19 21
Telefoon: 088 5300 170 E-mail: info@razu.nl
2
Voorwoord
Hoofdstuk 1: Inleiding
Voor u ligt de jaarrekening 2020 van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht (RAZU). Deze nieuwe naam is het gevolg van de toetreding van de gemeente Vijfheerenlanden tot het intergemeentelijk samenwerkingsverband op archiefgebied.
1.1. Algemeen Deze jaarrekening is de eerste van het RAZU, als rechtsopvolger van de gemeenschappelijke regeling (GR) Regionaal Historisch Centrum (RHC) Zuidoost Utrecht. De gewijzigde GR trad, met terugwerkende kracht, op 1 januari 2020 in werking. Sinds de oprichting in september 1996 heeft de regionale archiefdienst verschillende namen en regelingen gekend.
Geen van de zes deelnemende gemeenten heeft een zienswijze ingediend over de ontwerpjaarrekening 2020. De jaarrekening is daarom ongewijzigd vastgesteld.
Het bestuur vergaderde in 2020 tweemaal, op 16 april en 16 december. Voorafgaand daaraan vond ambtelijk overleg plaats. De belangrijkste onderwerpen waren de toetreding van Vijfheerenlanden, de coronacrisis, het datalek, financiën en personeel.
Naast dit verslag, dat financiën en inhoud combineert, verschijnen: •
Een onder een breed publiek digitaal verspreid inhoudelijk jaarbericht met afbeeldingen;
•
Zes verslagen over de taak Toezicht en advisering voor de colleges van burgemeester en wethouders van de aangesloten gemeenten Bunnik, Houten, Utrechtse Heuvelrug, Rhenen, Vijfheerenlanden en Wijk bij Duurstede.
Op 28 juni 2019 stelde het bestuur de oorspronkelijke programmabegroting 20202023 vast. Op 16 april 2020 werd de eerste begrotingswijziging 2020 goedgekeurd, die incidenteel een flinke daling van de gemeentelijke bijdragen liet zien. Sinds 2020 vindt een kwaliteitsslag en versobering van de financiële jaarstukken plaats. Mede met het oog daarop is eind van het jaar gekozen voor een nieuwe financiële dienstverlener. Er kwamen nog geen nieuwe richtlijnen voor GR’s van de provincie Utrecht. Het jaar 2020 was het tweede van de implementatie van het beleidsplan Vooruit met het verleden, dat voor de vierjarige periode 2019-2022 geldt. Hoewel langs alle 17 actielijnen uit dit plan weer belangrijke stappen zijn gezet, zijn niet alle voorziene speerpunten en werkzaamheden uit het programmaplan voor 2020 (onderdeel van de programmabegroting 2020-2023) uitgevoerd. Dit was een gevolg van de extra werkzaamheden voor Vijfheerenlanden, de coronapandemie en het datalek. Er vonden enkele verschuivingen plaats en een drietal nieuwe deelplannen kon nog niet worden gemaakt. Wel is er een nieuwe financiële dienstverleningsovereenkomst gesloten. De uitgevoerde acties en de daarmee behaalde resultaten zijn uitvoerig te vinden in hoofdstuk 2, het programmaplan.
Om de aansluiting bij eerdere en andere rapportages of notities en de samenhang en leesbaarheid te behouden, zijn de 17 actielijnen gecombineerd met de drie hoofdtaken van de organisatie (zie h. 2, p. 5).
3
Samengevat zijn de volgende resultaten geboekt: •
De uitbreiding met Vijfheerenlanden is in alle opzichten goed verlopen;
•
De nieuwe website verbeterde de dienstverlening op afstand aanzienlijk;
•
Het eerste jaar van de e-depotpilot leverde belangrijke nieuwe inzichten op;
•
De inpassing van vier nieuwe medewerkers in de organisatie verliep naadloos;
•
Er vonden wel verschuivingen in de werkzaamheden plaats, maar er is zeker niet minder geproduceerd, behalve door de vrijwilligers.
of programma moet staan (zie hiervoor bijlage 3). Bovendien moeten de overheadkosten en incidentele lasten en baten separaat in beeld worden gebracht. De voorgelegde jaarrekening 2020 is conform deze voorschriften opgesteld. In de voorschriften (hoofdstuk 3) wordt een aantal paragrafen verplicht gesteld. Deze bieden een dwarsdoorsnede van de jaarrekening. De jaarrekening (hoofdstuk 4) geeft na de balans en toelichting hierop een overzicht van de resultaten van de programma’s. Daarbij hoort een verschillenanalyse tussen de begroting 2020 en de werkelijke baten en lasten 2020.
1.2 Resultaat
Het positieve jaarrekeningresultaat voor bestemming bedraagt € 584.451.
Het positieve jaarrekeningresultaat na bestemming van de vooruit ontvangen bijdrage vanuit de prestatieovereenkomst met de gemeente Vijfheerenlanden bedraagt € 61.577.
De mutaties in de reserves bedragen per saldo € 522.874 negatief, zodat er een nog te bestemmen resultaat is van positief € 61.577.
Voorgesteld wordt om dit positieve saldo voor € 57.812 toe te voegen aan een te vormen bestemmingsreserve personeel en het restant ad € 3.765 toe te voegen aan de bestemmingsreserve digitalisering.
Een nadere toelichting op de verschillen tussen begroting en rekening wordt gegeven in hoofdstuk 4, de jaarrekening. Voorgesteld wordt om het positieve saldo van de jaarrekening voor € 57.812 toe te voegen aan een te vormen bestemmingsreserve personeel en het restant ad € 3.765 toe te voegen aan de bestemmingsreserve digitalisering.
Een nadere toelichting op de verschillen tussen begroting en rekening wordt gegeven in hoofdstuk 4, de jaarrekening.
1.3 Indeling en opzet jaarrekening 2020 (leeswijzer) Het verslag over het jaar 2020 is ingedeeld volgens het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) en bestaat uit de volgende onderdelen: •
Voorwoord;
•
Inleiding;
•
Programmaverantwoording 2020;
•
Verplichte paragrafen;
•
Jaarrekening 2020, het financieel verslag 2020 bestaande uit de programmarekening;
•
Balans en toelichting;
•
Vaststellingsbesluit;
•
Bijlagen (verdeelstaat, specificatie lasten en baten en verdeling per taakveld).
Eind 2017 heeft de provincie Utrecht ons laten weten dat in de begrotingen weer een overzicht van de baten en lasten per taakveld 4
Hoofdstuk 2: Programmaverantwoording onderdelen kort inhoudelijk toegelicht en worden de in 2020 geleverde prestaties en diensten beschreven.
2.1. Doel en taken van het RAZU Het RAZU heeft een tweeledig doel: het uitvoeren van de Archiefwet 1995 voor de gemeenten en het vervullen van de functie van regionaal kennis- en informatiecentrum op historisch gebied door het opbouwen, beheren en voor het publiek beschikbaar stellen van een brede collectie historische bronnen.
2.2 Beheer en behoud (B&B) – Actielijnen 9 t/m 12 De beheer- en behoudstaak heeft betrekking op de oudere (ook wel genoemd statische, historische of openbare) archieven en collecties van de aangesloten gemeenten en op die van particuliere organisaties.
In het beleidsplan voor de jaren 2019-2022 (Vooruit met het verleden) wordt gewerkt met 17 actielijnen en met acties die concretiseren wat we moeten doen om onze missie waar te maken.
Hierbij kunnen de volgende onderdelen worden onderscheiden:
Vooruit met het verleden beschrijft deze missie als volgt: Het RAZU maakt kennis van informatie. Voor de aangesloten gemeenten is het RAZU zowel een strategische als een uitvoerende partner op het gebied van de kwaliteit en rechtmatigheid van het informatiebeheer. Samen zorgen gemeenten en RAZU dat de gemeentelijke archieven houdbaar, bruikbaar en betrouwbaar blijven, ook op lange termijn. Voor de burgers in het verzorgingsgebied is het RAZU een publieksgerichte erfgoedinstelling die met en voor hen historische informatie veiligstelt, verrijkt en laagdrempelig toegankelijk maakt en zo bijdraagt aan het vergroten van de regionaalhistorische kennis. De activiteiten van het RAZU die voortvloeien uit dit doel of deze missie laten zich in drie hoofdtaken of programma’s onderbrengen: •
Beheer en behoud (B&B: de actielijnen 9-12);
•
Toezicht en advisering (T&A: de actielijnen 1-4);
•
Dienstverlening en cultuureducatie (D&C: de actielijnen 5-8).
•
Inventarisatie en digitalisering: het toegankelijk maken en verpakken van de archieven en collecties;
•
Acquisitie: het verwerven van voor de historie en cultuur van de regio waardevolle archieven en collecties van particulieren;
•
Depotbeheer: het zorgen voor een schoon, opgeruimd, overzichtelijk ingericht en klimatologisch goed functionerende en veilige archiefbewaarplaats met voldoende ruimte voor aanwinsten en een actueel archievenoverzicht;
•
Conservering en restauratie: het voorkomen of stopzetten van verval of verlies, dan wel het terugbrengen in de oorspronkelijke staat van beschadigde archiefstukken.
In Vooruit met het verleden, het beleidsplan voor de jaren 2019-2022, betreft dit de vier actielijnen 9, 10, 11 en 12 uit hoofdstuk 4 (Het RAZU als geheugen van de regio) en een deel van actielijn 16 uit hoofdstuk 5 (Het RAZU als moderne organisatie). 2.2.1
Inventarisatie
De reguliere en extra werkzaamheden voor de gemeente Vijfheerenlanden zorgden, samen met de coronapandemie, voor een verschuiving in de geplande inventarisatiewerkzaamheden. Het goede basisniveau wat betreft de toegankelijkheid van de uitgebreide collectie van het RAZU kon worden gehandhaafd.
Vanwege het extra werk dat moest worden gedaan voor Vijfheerenlanden, het datalek en de coronapandemie lukte het ook in 2020 nog niet om voor verschillende taakgebieden/ actielijnen deelplannen te maken. Daarbij gaat het met name om een nieuw digitaliseringsplan, acquisitieplan en restauratieplan. Dat is jammer, maar niet onoverkomelijk. Het RAZU moet wendbaar genoeg zijn om in te spelen op de veranderende vragen en behoeften van partners en publiek.
Voor Vijfheerenlanden zijn in dit eerste jaar van hun aansluiting bij de archiefdienst 19 overheidsarchieven uit de jaren 1442-2009 geïnventariseerd. De twee grootste waren het archief van het Stadsbestuur Ameide (1442-1811) en van het Gemeentebestuur Tienhoven (1931-1985). De inventaris op het
Per taakveld worden hierna de verschillende 5
archief van het Gemeentebestuur DriebergenRijsenburg (1931-2005; 191 strekkende meter) is aanzienlijk verbeterd. Alle stukken zijn opnieuw genummerd, de beschrijvingen deels gewijzigd en vele onregelmatigheden verholpen. Eind 2020 is begonnen met het meerjarenproject om 219 meter archief van de gemeente Houten uit de jaren 1962-2005 samen te voegen en beter te inventariseren. In Houten zelf wordt gewerkt aan het gedeelte uit de jaren 2006-2015.
(particuliere) archieven die geheel zonder enige vorm van toegang waren. Op 164 inventarisnummers uit zestien van onze archieven zijn door vrijwilligers nadere toegangen in de vorm van een volledige transcriptie of een regest gemaakt. Daarbij waren vooral charters uit het oudste bestuursarchief van Wijk bij Duurstede (13001811) en uit de Collectie Losse Aanwinsten (1378-2020). Bovendien is verder gewerkt aan het transcriberen van de raadsnotulen van Rhenen en Wijk bij Duurstede.
Vanwege de aanvullingen betreffende Vijfheerenlanden en een voor 2021 gepland digitaliseringsproject zijn de vier notariële archiefbestanden uit de periode 1620-1935 samengevoegd en hernummerd. Ook alle stukken van de Dorpsgerechten (1505-1811) werden opnieuw, doorlopend genummerd.
De beschrijving van de vele klein-formaat-foto’s en negatieven had in 2020 duidelijk te lijden onder de coronacrisis. Ongeveer de helft van het werk van onze vrijwilligers kon gelukkig ook buiten kantoor doorgaan. De werkgroep uit Rhenen is inmiddels op de helft met het beschrijven van de circa 40.000 negatieven uit de collectie van Cord Otting (1968-2004). De fotowerkgroep in Houten slaagde er dit jaar zelfs in om de beschrijving van vrijwel alle Houtense afbeeldingen te voltooien.
De inventarisatie van de bouwvergunningen van Maarn-Maarsbergen (1928-2005) is afgerond. Van de 5.421 bouwvergunningen Amerongen (1929-2005) is ongeveer een derde bewerkt. Wat de particuliere archieven betreft, kwamen nieuwe toegangen gereed op 17 archieven van Vijfheerenlanden, waaronder die van het Hofje van Aerden (1769-1934), de Nederlandse Hervormde Gemeente Oosterwijk (1649-1963) en de Nederlandse Hervormde Gemeente Kedichem (1648-1985).
2.2.2 Digitalisering
De voortschrijdende digitalisering en verbeterde toegankelijkheid van onze verschillende soorten bronnen zorgt ervoor dat de archiefdienst en zijn collectie steeds drempellozer toegankelijk worden. Archiefgebruikers vragen om steeds meer en beter doorzoekbare bronnen op hun scherm. Dat geldt zowel voor de inwoner die alleen een bouwtekening van zijn huis nodig heeft als voor de diepgravende, historische onderzoeker.
Uit de andere vijf gemeenten ging het om nieuwe toegangen op het archief van: Perspectief 21 Bunnik (1995-2016), de Collectie C. van de Brug (ca. 1900-2020), de Classis Zeist van de PKN (2004-2018), de Historische Kring Tussen Rijn en Lek (19662019), de Moestuinvereniging De Wildbaan te Driebergen-Rijsenburg (1985-1999), de Stichting Streekmuziekschool Zuidoost-Utrecht (19711989), de afdeling Rhenen en Elst van het Rode Kruis (1933-1995), de Lionsclub Bunnik (19752009), de Driebergse Damvereniging (19332006), de familie De Leeuw (1781-1950) en van het Beraad van Kerken Wijk bij Duurstede (19822015).
Hiervoor kwam al ter sprake dat in 2020 nog geen nieuw digitaliseringsplan kon worden geschreven. Ook is nog geen begin gemaakt met het scannen van de notariële archieven, het verbeteren van de indexen op de doop-, trouw- en begraafregisters en het laten zien en horen van beeld- en geluidsdocumenten via de website.
Behalve aan het toegankelijk maken van deze meestal kleine archieven, is in 2020 ook gewerkt aan het verbeteren en verwerken van aanvullingen op tien andere particuliere archieven. Het belangrijkste daarvan waren het archief van: de Familie Van Heijst (1593-2020), de Familie Schoenmaker-Dijkman (1806-2013), de Nederlandse Hervormde Gemeente Cothen (1641-2005) en de Nederlandse Hervormde Gemeente Werkhoven (1636-2004).
Op 1 februari 2020 is de nieuwe website van het RAZU met het webadres www.razu. nl. opgeleverd. De site is veel moderner en toegankelijker dan de oude. De centrale zoekfunctionaliteit biedt bezoekers direct de mogelijkheid om in alle onderdelen van de collectie te zoeken. Het overzetten van de digitale afbeeldingen met hun catalogi en de gedigitaliseerde kranten uit Atlantis van Deventit naar MAIS-Flexis van DE REE Archiefsystemen kostte nog wel de nodige tijd en geld. Bezoekers krijgen nu echter onze hele (digitaal toegankelijke) collectie op dezelfde manier te zien en structureel is dit goedkoper.
Bovendien zijn de jaarlijkse aanvullingen op de Collectie Losse Aanwinsten (1378-2020) en de documentatiecollecties verwerkt. Eind 2020 telde het RAZU nog maar 20 6
De oude website (www.rhczuidoostutrecht. nl) blijft nog even draaien in verband met de migratie van de nadere toegangen. Daar is in 2020 veel energie in gestoken door medewerkers en vrijwilligers, zodat aan het eind van het jaar ongeveer de helft van alle regesten en transcripties was overgezet naar de nieuwe site.
Kerk Nederland (2004-2018), de Gereformeerde kerk van Bunnik en Odijk (1944-2010) en de Sportvereniging RAP te Driebergen-Rijsenburg (1951-2020). Daarnaast kregen we aanvullingen op vijftien al aanwezige bestanden. Het belangrijkste waren de toevoegingen aan een zestal protestantse kerkarchieven van Bunnik en Vechten, Cothen, Driebergen-Rijsenburg, Langbroek, MaarnMaarsbergen en Oosterwijk. Bovendien kon het archief van het Oude Mannen- en Vrouwenhuis te Vianen uit de periode 1644-1991 worden gecompleteerd dankzij de oud-rentmeester.
Er kwamen vorig jaar maar liefst 51 nieuwe toegangen online beschikbaar (waarvan 36 van rechtsvoorgangers van de gemeente Vijfheerenlanden) en 16 gewijzigde toegangen. Dit is 11% van het totaal aantal van 606 gepubliceerde toegangen.
Ook zijn weer interessante losse stukken over de hele regio aan de Collectie Losse Aanwinsten toegevoegd. Daarbij waren een Liber amicorum uit 1979 voor vertrekkend burgemeester F.R.M. Meltzer van Bunnik, enkele voorwerpen van de Wijkse gemeentesecretaris A.C. van Kerkhof uit 1958 en 1968 en oorlogsverslagen van het Bunnikse verzet.
Daarnaast verschenen er 164 nieuwe nadere toegangen (indexen, regesten en transcripties), deels vergezeld van scans van de originele documenten. Het grootse deel betrof de charters. Eind 2019 is het RAZU begonnen met een meerjarenproject waarbij alle circa 2.000 charters met hun zegels worden gefotografeerd en getranscribeerd.
De aanwas aan overheidsarchief bedroeg 20 meter. Daarbij was het bestuursarchief van Heien Boeicop uit de periode 1939-1985, notarieel archief van Driebergen en Vianen uit 1925-1935 en enkele aanvullingen op de gemeentelijke archieven uit Rhenen en Vijfheerenlanden.
Ruim 3.000 scans van vooral charters zijn in 2020 toegevoegd, waardoor het totaal op 48.598 scans kwam. Daarmee zijn 25 overheidsarchieven, 21 particuliere archieven en drie documentatiecollecties voorzien van scans. Aan de beeldbank zijn 3.575 afbeeldingen van Houten en Rhenen toegevoegd, waardoor het totaal aantal gepubliceerde digitale beelden eind 2020 op 35.206 uitkwam. Hiervan zijn enkele honderden auteursrechtelijk afgeschermd.
De collectie beeldmateriaal van het RAZU bevat zowel fysieke als digitale afbeeldingen, en zowel stilstaand als bewegend beeld. Het geheel is zoveel mogelijk verdeeld over TopografischHistorische Atlassen (THA’s) per plaats of gemeente.
De digitale bibliotheekcatalogus is vorig jaar met 137 titels aangevuld, zodat de teller op 10.584 boeken en tijdschriftenseries kwam te staan.
In 2020 zijn 1289 beelden over en uit de hele regio ontvangen. Vooral foto’s en prentbriefkaarten, maar ook affiches, kaarten, prenten, tekeningen, films en kalenders. Bijzonder waren de schenking van een grote prentbriefkaarten- en fotocollectie van Bunnik en omgeving en van een album met 118 foto’s uit 1963-1964 van de bouw van een nieuwe brug over de Kromme Rijn in Bunnik.
2.2.3 Acquisitie
Het RAZU verwerft interessante archieven en collecties van particuliere organisaties en personen om ze goed te bewaren en aan het publiek ter beschikking te stellen. Vanwege de coronabeperkingen zijn niet alle acquisities in 2020 uitgevoerd of afgerond. Een nieuw acquisitieplan kwam er nog niet.
Onze twee vaste fotografen, Hans Dirksen en Winfried Leeman, leverden in 2020 samen 944 foto’s aan. Een deel daarvan laat de gevolgen van de coronamaatregelen zien in het dagelijkse leven op straat, markt en school en voor de weinige evenementen die wel doorgang vonden, zoals Koningsdag, de dodenherdenking op 4 mei en de kermis. Daarnaast waren er foto’s van het bezoek van enkele ooggetuigen van de bevrijding aan de tentoonstelling Jong en Bevrijd in het Stadsmuseum Rhenen en van bouwhistorisch interessante onderdelen in enkele panden in de binnenstad van Wijk bij Duurstede die werden gerestaureerd.
In 2020 is circa 32 strekkende meter aan dergelijke niet-overheidsstukken geschonken of langdurig in bruikleen gegeven. Daarbij waren negen geheel nieuwe archieven en collecties: het archief van de Wereldwinkel Doorn (19732019),de Collectie C. van de Brug uit Bunnik (ca. 1900-2020), de afdeling Langbroek van de Christelijk Nationale Werkmansbond (19131939), Woonzorgcentrum De Ridderhof in Amerongen (1961-ca. 2015), de Stichting Jan Blanken Vianen (2018), de Kasteeltoren Vuylcop (1969-1999), de Classis Zeist van de Protestantse
Aan de bibliotheek zijn door schenking en 7
aankoop 137 nieuwe titels toegevoegd. Daarbij waren veel publicaties over Leerdam. Bovendien kwamen er enkele tientallen aanvullingen op de documentatiecollecties Algemeen, Cothen, Houten, Rhenen en Vianen. 2.2.4
Vijfheerenlanden kon worden voltooid. 2.2.5.
Conservering en restauratie
Er zijn in 2020 geen stukken gerestaureerd, vooral door de beperkte capaciteit bij Hoogduin Papierrestauratoren in Delft als gevolg van de coronamaatregelen. In 2021 zal de schade voor wat betreft de archieven van Vijfheerenlanden zoveel mogelijk worden ingehaald. Hiervoor is een aparte bestemmingsreserve gevormd. Het jaar daarop komen ook de te restaureren archiefstukken van de andere vijf gemeenten aan de beurt.
Depotbeheer & materiële zorg
In de archiefbewaarplaats van het RAZU in Wijk bij Duurstede bevindt zich nu bijna 4,4 strekkende kilometer aan collectie. De bezettingsgraad daalde van 79% tot 76%. Dit was vooral het gevolg van het compacter plaatsen van de particuliere archieven en van het beeldmateriaal in de Topografisch-Historische Atlassen. Daarnaast was de aanwas in dit coronajaar relatief klein (60 meter). Ongeveer 24% van de totale capaciteit van 5.762 meter planklengte is nog vrij.
2.3 Toezicht en advisering (T&A) – Actielijnen 1 t/m 4 De tweede hoofdtaak van de archiefdienst is toezicht en advisering aan de deelnemende gemeenten over de kwaliteit van hun informatiehuishouding. Dit betreft de jongere papieren en digitale archieven die nog niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
In 2019 is in kaart gebracht hoeveel papieren archief de komende 10 jaar nog te verwachten is van de zes deelnemende gemeenten. Geschat wordt dat de papieren collectie van het RAZU tot zo’n 7 strekkende kilometer zal groeien. Dit is zonder de aanwas aan particuliere archieven. Met het oog daarop neemt het RAZU vanaf 2021 de archiefbewaarplaats van de gemeente Wijk bij Duurstede weer in gebruik.
Het RAZU speelt een belangrijke rol in de uitvoering van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht, waarbij nauw wordt samengewerkt met de provinciale toezichthouder. Ook voeren we inspecties uit in het kader van de Archiefwet en de bijbehorende Archiefverordeningen van onze gemeenten. Met dit tweevoudige toezicht houdt de archiefdienst de gemeenten binnen de kaders van de wet- en regelgeving en
Ongeveer 264 meter archief is in 2020 geëtiketteerd, circa de helft van 2019. Dit was vooral het gevolg van het vertrek van een vrijwilliger. Het in betere omslagen en dozen verpakken van de archieven van
Afbeelding 1 - Verdeling van de totale, fysieke collectie van het RAZU in soorten archieven en collecties (in meters en %) eind 2020 8
kan direct aan de gemeentebesturen worden gerapporteerd.
de uitvoeringsplannen in het kader van beleidsontwikkeling en de inrichting en uitvoering van processen voor informatiebeheer. Verder kwam er een intern advies over de overbrenging en ontsluiting van (bouw) archieven.
Op 1 mei 2020 ging de eerste archiefinspecteur die bij het RAZU werkte vervroegd met pensioen en trad zijn opvolgster aan. Bovendien kwam er een tweede informatieadviseur bij. De inspecteur en adviseurs voeren de eerste vier actielijnen uit Vooruit met het verleden, het beleidsplan voor 2019-2022, uit. De uitvoering ligt op schema en in het geval van het e-depot zelfs voor op de planning.
Eind 2020 rondde een van de adviseurs de opleiding Archival and Information Studies, voorheen de Archiefschool, aan de Universiteit van Amsterdam af. Tenslotte kan nog worden vermeld dat het RAZU samen met de gemeenten is begonnen met het verzamelen van informatie die een representatief beeld moet geven van de coronacrisis.
De inspectiewerkzaamheden bestonden vooral uit verschillende soorten inspecties van de niet naar een archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden van onze zes gemeenten en de enige gemeenschappelijke regeling. Daarbij hoort ook het adviseren over verbeterplannen en relatiebeheer. In 2020 is een begin gemaakt met een onderzoek naar het herstel van de achterstanden bij de wettelijke overbrenging van overheidsarchieven. Van de meeste gemeenten ontvingen wij vernietigingsvoorstellen ter beoordeling. Met een aantal is gesproken over het opstellen van archiefbewerkingsplannen. Ook zijn in 2020 weer zes jaarverslagen geschreven en is waar nodig hulp geboden aan onze deelnemers.
2.3.1. E-depot
Na een jaar voorbereiding startte in januari 2020 de pilot e-depot. Twee jaar lang kijken het RAZU en de gemeenten naar vraagstukken en oplossingen voor het nieuw te bouwen digitale archief. Wat voor soft- en hardware is hiervoor nodig? Kan alle informatie in één systeem? Hoe bepaal je wat een digitaal archiefstuk is, als dit geen document is? In dit proefproject spelen twee van onze zes gemeenten, Wijk bij Duurstede en Vijfheerenlanden, een voortrekkersrol. Samen met hen heeft het RAZU in 2020 uitgebreid getest met de opname van dossiers uit Zaaksysteem.nl, een procesbegeleidingssysteem, in de e-depotmodule van DE REE Archiefsystemen. Daarnaast zijn er testen uitgevoerd met de opname van gedigitaliseerde bouwdossiers. Beide tests zijn in uitgebreide eindrapporten gedocumenteerd en besproken met de deelnemers. De belangrijkste vraagstukken zijn voorlopig verkend en worden in 2021 uitgebreid beantwoord. Het eerste jaar van de pilot leverde interessante nieuwe inzichten op, zowel op technisch als op inhoudelijk gebied. Deze leiden tot een verschuiving van de projectdoelen in het laatste jaar.
Voor de gemeenschappelijke regeling Regionale ICT-Dienst Utrecht (RID-Utrecht) is in 2020 een eerste nulmeting uitgevoerd naar de kwaliteit van het informatiebeheer. We woonden diverse bijeenkomsten bij met onze gemeenten (ook in Strategisch Informatie Overleg-verband) en met regionale partners. Vanaf maart 2020 moest dit grotendeels digitaal. Na overleg met de gemeenten is najaar 2020 gestart met een nieuwe vorm van samenwerken: ‘de werkgroep’. De eerste werkgroep stond in het teken van het handboek vervanging en wordt in 2021 voortgezet. De deelnemers wisselen kennis uit met het doel om een volledig handboek vervanging te maken voor alle deelnemende gemeenten. Zo’n handboek beschrijft hoe papieren stukken vervangen mogen worden door digitale versies. Een ander project waarbij het RAZU is betrokken, is de vervanging van de personeelsdossiers van de bij de RID-Utrecht aangesloten gemeenten. Het RAZU vervult hierbij de rol van adviseur en inspecteur, om zo voor alle gemeenten in een keer een goed handboek en toekomstig positief advies voor vervanging te kunnen leveren. Het project bleek in 2020 net niet afgerond te kunnen worden.
2.3.2. Datalek
Op zaterdag 26 september 2020 voerde een Wijkse historisch onderzoeker archiefdozen met kopieën van archiefstukken berustende bij het RAZU af via een publiek toegankelijke papiercontainer op een sportpark in Wijk bij Duurstede. Deze gebeurtenis leidde tot een breed onderzoek, eerst door de gemeente Wijk bij Duurstede en het RAZU, later door twee onafhankelijke onderzoekers: privacy advocaat ’t Hart van Van Benthem & Keulen en archiefspecialist Loef van Loef Advies.
Daarnaast zijn er grote en kleine adviezen gegeven over onder andere de inrichting van bestuurlijke procesdossiers in zaaksystemen, de inrichting van kwaliteitssystemen en 9
In december zijn de onderzoeksrapporten aan het bestuur voorgelegd. Het bleek dat noch de gemeente noch het RAZU juridisch verantwoordelijk waren voor dit incident, maar dat het naar alle waarschijnlijkheid wel als een datalek van de onderzoeker kan worden aangemerkt. De gemeente en het RAZU besloten om toch hun maatschappelijke verantwoordelijkheid te nemen. Daarom heeft het RAZU de melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens onverplicht doorgezet en hebben de gemeente en het RAZU begin januari 2021 een persbericht uitgedaan met de belangrijkste conclusies en een oproep. Ook zijn de drie onderzoeksrapporten gepubliceerd.
Het bezoek aan de studiezaal daalde dit jaar met 35% tot 550 bezoeken. Het aantal bezoekers steeg met 11% tot 400 (2019: 359 personen). De meeste tijd was fysiek bezoek niet of slechts bij uitzondering mogelijk. Het aantal aangevraagde archiefstukken bleef nagenoeg gelijk met 3.287, gemiddeld 5,5 per bezoek. Donderdag bleef de favoriete bezoekdag. De top vijf van meest geraadpleegde archieven op de studiezaal bestond in 2020 uit: het bestuursarchief Houten 1982-2005, de Dorpsgerechten 1505-1811, het Stadsgerecht Rhenen 1461-1812, het Familiearchief De Wijkerslooth de Weerdesteyn 1418-1939 en het archief van het Gemeentebestuur Bunnik 19641994.
Het datalek kostte veel tijd en geld, niet alleen vanwege de onderzoeken, maar ook door de ontstane onrust en de publiciteit. Behalve de drie medewerkers van het team T&A en de directeur-archivaris, was daarbij ook onze nieuwe, externe Functionaris Gegevensbescherming betrokken.
Het RAZU leende 455 stukken uit aan de gemeenten en derden (in 2019: 744 stukken), een daling met 39%. Daarbij zijn de 4.700 Rhenense bouwvergunningen die naar een scanbedrijf gingen niet meegeteld. De ambitie van het RAZU om een historisch kennis- en informatiecentrum voor de regio te zijn, komt tot uiting in een groeiend aantal vragen per e-mail en telefoon. Het aantal verzoeken per e-mail en telefoon die minder dan 15 minuten kostten, bedroeg 2.106 (in 2018: 750; in 2019: 1.000). Daarnaast waren er 20 vragen waarvan de beantwoording meer tijd van de studiezaalmedewerkers vroeg (in 2018: 46; in 2019: 19). Deze royale verdubbeling van de dienstverlening op afstand is zowel te verklaren uit de incidentele coronamaatregelen als uit de meer structurele, stijgende vraag naar gemeentelijke bouwvergunningen.
In januari 2021 is het RAZU gestart met het opstellen van een Privacy Programma. Dit is een groot project waarin zowel het beleid als de eigen collectie worden doorgelicht en herzien. Het doel is om zo beter aan te sluiten bij het gemeentelijk beleid op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens.
2.4 Dienstverlening en cultuureducatie (D&C) – Actielijnen 5 t/m 8 De transformatie van de archiefdienst tot een modern historisch informatiecentrum voor de regio komt met name tot uiting in de grotere aandacht voor (digitale) publieke dienstverlening en voor culturele en educatieve activiteiten.
De nieuwe website van het RAZU ging in februari 2020 live en bewees in dit bijzondere jaar direct zijn onmisbaarheid voor onze informatieverstrekking en dienstverlening aan het publiek. De site gaf in 2020 225.810 pagina’s weer tijdens 175.954 unieke sessies. In 76% van de gevallen werd meer dan één pagina op de website bezocht.
Deze derde hoofdtaak van het RAZU is als volgt onder te verdelen: •
Het bieden van (fysieke) toegang tot de archieven en collecties, het geven van informatie en advies en het mogelijk maken van raadpleging op de studiezaal;
•
Dienstverlening op afstand (via de website, e-mail, facebook en telefoon);
•
Cultuureducatie: het deelnemen aan cultuurhistorische activiteiten, bij voorkeur samen met musea, historische verenigingen, bibliotheken en dergelijke.
2.4.1
Van de bezoekers duikt 67,5% direct de collectie in. De top vijf van meest geraadpleegde onderdelen wordt gevormd door de: kranten (25,6%), beeldbank (24,5%), zoeken (dit is de verzameling zoekingangen; 24,3%), homepage en bouwdossiers (7,3%). Afbeelding 2 laat zien dat 83,7% van onze paginaweergaven mensen betrof op zoek naar informatie uit onze collectie en om welke onderdelen dat ging.
Dienstverlening
Sinds maart 2020 kwamen de bezoekersaantallen van de site zelden onder de 200 per dag. De vijf topdagen waren: 27 december, 9 juni, 11 juni, 28 juli en 19 december met tussen de 1.820 en 1.572 websitebezoekers.
De dienstverlening op locatie liep door de coronacrisis noodgedwongen terug, terwijl die op afstand flink toenam. 10
Vanaf juni is er een stabiele lijn te zien met maandelijks tussen de 20.000 en 26.000 bezoeken. Het overgrote deel van de bezoekers (88,9%) komt uit Nederland. Afbeelding 3 toont de verdeling per Nederlandse provincie. De Verenigde Staten en China vormen met 1,9% en 1,6% nummer twee en drie. In totaal wisten mensen uit 93 verschillende landen de informatie op de website van het RAZU te vinden. Het RAZU maakt maar bescheiden gebruik van sociale media. In 2016 is begonnen met wekelijkse tekstjes met foto’s op Facebook. Eind 2020 waren er structureel 101 volgers, opnieuw zo’n tien meer dan een jaar eerder. De top vijf van best bekeken berichten bestond uit: een krantenbericht uit De Vijfheerenlanden van 1920 over een ‘nat pak’, een bericht over onze nieuwe website en naam, twee berichten over het project Jong en Bevrijd en een bericht over nieuwe archieftoegangen van Vijfheerenlanden. De digitale Nieuwsbrief is in 2020 twee keer aan 605 potentiële belangstellenden toegestuurd. 20% van hen heeft deze daadwerkelijk geopend.
Afbeelding 2 - Bezoekersaantallen (als percentage van het geheel) per websiteonderdeel
Afbeelding 3 - Bezoekersaantallen (als percentage van het geheel) naar provinciale herkomst 11
2.4.2
Cultuureducatie
Om de drempel voor het gebruik van de rijke collectie van het RAZU te verlagen en de lokale en regionale cultuurhistorie door zoveel mogelijk mensen te laten beleven, wordt projectmatig samengewerkt met andere erfgoedorganisaties, zoals historische verenigingen, musea en comités Open Monumentendag. De Vriendenstichting van het RAZU vormt daarbij een onmisbare partner. Het jaar 2020 stond vooral in het teken van de viering van 75 jaar vrijheid. Het belangrijkste was ‘Jong en Bevrijd. Ooggetuigen van WO II vertellen’. In dit project vertelt, namens het RAZU, Winfried Leeman samen met het Stadsmuseum Rhenen en het Stadsmuseum Woerden in woord, beeld en geluid de verhalen van twintig Utrechtse ooggetuigen van de Tweede Wereldoorlog. Door de gedeeltelijke sluiting van de musea en het verbod op evenementen en bijeenkomsten is er meer online gepresenteerd en gecommuniceerd, om toch een zo groot mogelijk publiek te trekken. De producten bestonden uit een brochure, documentaires, exposities, een online tentoonstelling en een onderwijspakket. Een deel ervan is ook later nog te gebruiken. Daarnaast is bijgedragen aan een provinciaal en landelijk fotoproject over de oorlog en aan een speciale uitgave van de Libelle met een verhaal over verzetsvrouw Loek Caspers.
Leerlingen van een middelbare school in Wijk bij Duurstede zijn ontvangen en geholpen met hun profielwerkstuk en er is geadviseerd over joodse oorlogsslachtoffers. Alle andere publieksactiviteiten en interne en externe bijeenkomsten kwamen te vervallen. Natuurlijk ging het werk aan activiteiten die voor 2021 en later zijn gepland wel zoveel mogelijk door.
12
Hoofdstuk 3:
Paragrafen
3.1 Inleiding
geachte financiële beheersverordening (op grond van de Gemeentewet, artikel 212, 213 en 213a) werd, in overleg met de provinciaal toezichthouder, afgezien. In de huidige GR is in artikel 18 opgenomen dat het Treasurystatuut 2012 van kracht blijft en een financiële beheersverordening onnodig wordt geacht.
Conform het BBV zijn de voorgeschreven paragrafen in deze rekening opgenomen. Een aantal paragrafen is weliswaar verplicht, maar het RAZU verricht geen activiteiten die daarin behoren te worden opgenomen. Dit betreft de drie onderdelen: Onderhoud kapitaalgoederen (3.5), Verbonden partijen (3.6) en Grondbeleid (3.7).
Sinds begin 2013 is een deel van de liquide middelen op een spaarrekening gezet, maar rente levert dat al jaren niet of nauwelijks meer op.
3.2 Weerstandsvermogen en risico’s
Het RAZU is gehouden aan de regels van het ministerie van Financiën over het verplicht schatkistbankieren. Voor zover de gelden het drempelbedrag van € 250.000 overstijgen, worden deze gelden aangehouden op een rekening-courant bij ’s Rijks schatkist. Eind 2020 bedroeg het rekeningsaldo € 543.896.
Deze paragraaf beschrijft de middelen en mogelijkheden waarover het RAZU beschikt om niet begrote risico’s of tegenvallers te dekken en een overzicht van de risico’s waarvoor geen maatregelen zijn getroffen en die van betekenis kunnen zijn voor de financiële positie. Het RAZU heeft op de balans geen eigendommen, zodat in dat opzicht geen risico aanwezig is. Een eventueel negatief exploitatiesaldo wordt door de deelnemende gemeenten afgewikkeld conform de artikelen 26 tot en met 28 van de gemeenschappelijke regeling (GR). In feite is daarmee een groot deel van de risico’s afgedekt.
3.4 Bedrijfsvoering Deze paragraaf geeft inzicht in de stand van zaken en de beleidsvoornemens voor wat betreft de bedrijfsvoeringsonderdelen personeel, informatisering, automatisering, communicatie, organisatie, financieel beheer en huisvesting.
De archieven en collecties die zich in de archiefbewaarplaats bevinden, zijn niet verzekerd. Dat is een keuze die door veel archiefdiensten en musea wordt gemaakt, gezien de beperkte risico’s en de hoge verzekeringskosten.
3.4.1
Overheaddienstverlening
In de loop van de jaren is de dienstverleningsovereenkomst uit oktober 2012 met de gemeente Wijk bij Duurstede voor de overhead op het gebied van financiën, ICT, receptie, post- en facilitaire zaken, en overige advisering steeds verder uitgekleed. Op 1 juli 2016 werd voor de ICT al een aparte overeenkomst met de gemeente Houten gesloten. Eind 2020 is ook de financiële dienstverlening beëindigd, zodat Wijk bij Duurstede vanaf 2021 alleen nog de receptie, post- en facilitaire zaken voor het RAZU regelt. Dit moet in 2021 nog wel worden geregeld. Met het bedrijf NonProfitSupport (NPS) uit Leersum is in januari 2021 een nieuwe overeenkomst gesloten voor de financiële administratie en het opstellen van de jaarstukken.
Vanwege de onzekerheid over de incidentele en structurele kosten die het RAZU moet maken voor digitalisering en het toekomstige e-depot, zijn hiervoor twee bestemmingsreserves gevormd. Deze zijn tot op heden door het bestuur jaarlijks gevuld uit het positieve resultaat van de jaarrekening. De onttrekkingen bleven in 2020 beperkt. Het in de begroting voor 2020 genoemde bedrijfsrisico vanwege de mutaties in het personeelsbestand, bleek per saldo positief uit te pakken.
De personeelsdiensten worden sinds 2012 verleend door de gemeente Houten, omdat daar het personeel toen in dienst kwam.
3.3 Financiering en treasury In deze paragraaf worden de beleidsvoornemens ten aanzien van het risicobeheer van de financieringsportefeuille opgenomen. Het RAZU kent geen eigen financiering, de deelnemende gemeenten betalen bij voorschot hun bijdrage.
In 2020 moesten incidenteel extra kosten worden gemaakt voor adviezen over het datalek en hulp bij het opstellen van de jaarstukken. Het overheadbudget is daardoor dit jaar met € 3.000 overschreden.
In mei 2012 stelde het bestuur van het RAZU een Treasurystatuut vast. Van de eerder noodzakelijk 13
3.4.2
Tenslotte kan worden vermeld dat in de bestuursvergadering van april 2020 het gewijzigde Normenkader 2020 is vastgesteld.
Huisvesting
Het personeel en de bezoekers maken gebruik van de kantoor- en studiezaalruimten in het Wijkse gemeentehuis. Aansluitend daaraan is een archiefbewaarplaats voor het RAZU gebouwd, die in mei 2011 in gebruik is genomen. De archiefbewaarplaats is eigendom van de gemeente Wijk bij Duurstede en wordt voor een periode van 40 jaar kostendekkend verhuurd aan het RAZU. In 2014 en in 2019 is extra kantoorruimte gehuurd, vanwege de uitbreiding van personeel en vrijwilligers. In 2020 werd de ruimte op de eerste etage verbouwd, waarbij de kosten ruim binnen de begroting bleven. Vanwege de uitbreiding met Vijfheerenlanden wordt vanaf 2021 het grootste deel van de oude archiefbewaarplaats van de gemeente Wijk bij Duurstede gehuurd. 3.4.3
3.5 Onderhoud kapitaalgoederen Het RAZU heeft geen activiteiten die betrekking hebben op deze paragraaf.
3.6 Verbonden partijen Er zijn geen activiteiten die betrekking hebben op deze paragraaf.
3.7 Grondbeleid Het RAZU heeft geen activiteiten die betrekking hebben op deze paragraaf.
Personeel en vrijwilligers
Het personeelsbestand van het RAZU onderging in 2020 een flinke verandering en verjonging. Op 1 mei ging de archiefinspecteur met pensioen en trad zijn opvolgster in dienst, samen met de tweede informatieadviseur. Bovendien werden twee medewerkers in deeltijd voor de bouwvergunningen en studiezaal aangesteld. Dit laatste was mede noodzakelijk, omdat een van de twee archiefmedewerkers volledig wordt ingezet voor het wegwerken van de inventarisatieachterstanden van Vijfheerenlanden. Hiervoor is in 2020 een prestatieovereenkomst gesloten met een looptijd van tien jaar. Het aantal medewerkers steeg hierdoor van acht tot elf, de formatieomvang van 7 fte naar circa 9. De leeftijd van de personeelsleden varieert nu tussen de 27 jaar en de 65 jaar. Alle medewerkers zijn in vaste of tijdelijke dienst van de gemeente Houten en worden langdurig gedetacheerd bij het RAZU. De salariskosten worden volledig door het RAZU betaald, behalve voor twee medewerkers die voor de helft door andere organisaties worden betaald. Eind 2020 telde het RAZU nog 31 van de 37 vrijwilligers waarmee het jaar werd begonnen. Een tiental stopte definitief of tijdelijk, maar er kwamen ook enkele nieuwe vrijwilligers bij. Vanwege de coronamaatregelen is er vooral thuis gewerkt. Naar schatting leverden onze vrijwilligers dit jaar 56% van wat ze in 2019 voor het RAZU deden (4.693 uur of 652 werkdagen).
Daarmee dragen ze nog altijd in belangrijke mate bij aan de behaalde jaarresultaten. De vrijwilligers ontvangen een reiskostenvergoeding en kerstpakket en zijn gratis lid van de Vriendenstichting.
14
Hoofdstuk 4: Jaarrekening 4.1. Uitgangspunten samenstellen jaarrekening
Overlopende passiva
Onder de overlopende passiva worden de te betalen kosten en vooruit ontvangen bedragen opgenomen. Onder deze vooruit ontvangen bedragen worden ook de ontvangen voorschotten van Nederlandse en Europese overheidslichamen voor een specifiek bestedingsdoel opgenomen. Overlopende passiva worden tegen nominale waarde opgenomen.
Hierna komen de uitgangspunten aan de orde die zijn gehanteerd bij het opstellen van de jaarrekening. Toepassing Besluit Begroting en Verantwoording
Het BBV heeft een vernieuwing doorgemaakt. Dit heeft geleid tot een wijzigingsbesluit dat van kracht werd voor Gemeenten en Provincies ingaande de begroting 2017. Voor Gemeenschappelijke Regelingen en dus ook voor het RAZU werd dit besluit een jaar later van kracht. Met het vernieuwde BBV is rekening gehouden in deze jaarrekening.
Overige activa en passiva
De waardering van de overige activa en passiva geschiedt in het algemeen op nominale waarden. Wanneer hiervan wordt afgeweken is dit in de toelichting bij de desbetreffende post vermeld.
In bijlage 3 is de verdeling van lasten en baten per taakveld opgenomen.
Grondslagen resultaatbepaling
Vorderingen
De lasten en baten worden zoveel mogelijk toegerekend aan de periode waarop deze betrekking hebben.
De vorderingen zijn opgenomen tegen de nominale waarde. Dubieuze vorderingen worden vermeld in de toelichting bij de betreffende post. Voor oninbare vorderingen wordt een voorziening gevormd.
4.2 Programmarekening
Overlopende activa
Het exploitatieresultaat van de jaarrekening 2020 is per saldo € 61.577 positief of voordelig. Er is wel meer aan de reserves onttrokken dan begroot.
Onder de overlopende activa worden de vooruitbetaalde bedragen, de nog van Nederlandse en Europese overheidslichamen te ontvangen voorschotbedragen en overige nog te ontvangen bedragen opgenomen tegen nominale waarde.
De belangrijkste verschillen tussen het verwachte exploitatieresultaat van de (gewijzigde) begroting 2020 en het werkelijke exploitatieresultaat van de jaarrekening 2020 betreffen de:
Reserves
Reserves worden gevormd conform de door het bestuur van het RAZU genomen besluiten. Dit geldt eveneens voor de onttrekkingen. Belangrijke afwijkingen zijn vermeld in de toelichting op de balans. Bestemmingsreserves zijn de voor een specifiek doel afgezonderde bestanddelen van het eigen vermogen.
•
Personeelslasten: in 2020 is, mede vanwege de coronacrisis, geen extra personeel ingehuurd voor de inventarisatiewerkzaamheden die zijn vastgelegd in de prestatieovereenkomst met Vijfheerenlanden. Het werk is door het huidige personeel uitgevoerd, wat uiteraard gevolgen heeft voor de reguliere werkzaamheden. De dekking vanuit de prestatieovereenkomst voor deze extra personeelskosten zal dan ook, na instemming van het bestuur, toegevoegd worden aan een nieuw te vormen bestemmingsreserve personeel;
•
Overheadkosten: een nadelig saldo van € 3.000 (inhuur diensten) vanwege eenmalige extra kosten voor adviseurs over het datalek en de financiële jaarstukken;
•
Digitaliseringskosten: een nadelig saldo van € 20.704, met name door incidentele migratiekosten voor de nieuwe website.
Voorzieningen
Voorzieningen worden gevormd met een bepaald doel. Er is een min of meer (on)zekere verplichting die te zijner tijd een schuld kan worden. Netto vlottende schulden met een rente-typische looptijd korter dan een jaar
Onder de netto vlottende schulden worden afzonderlijk opgenomen de bank- en girosaldi, de kasgeldleningen, crediteuren en overige schulden tegen nominale waarde.
15
Aangezien deze kosten worden verrekend via de bestemmingsreserve digitalisering zijn er geen budgettaire gevolgen. De omvang van de overschrijding cq. onttrekking was tevoren niet te voorzien; •
Restauratiekosten: van de begrote € 10.000 uit de bestemmingsreserve is ook dit jaar niets uitgegeven. Omdat deze kosten worden verrekend via de reserve restauraties zijn er geen budgettaire gevolgen;
•
Overige inkomsten: een voordelig saldo van ruim € 632.000 als gevolg van de vooruit ontvangen bijdrage vanuit de prestatieovereenkomst die in augustus 2020 met de gemeente Vijfheerenlanden gesloten is. Deze bijdrage is toegevoegd aan de bestemmingsreserve. In de begroting 2020 was met deze post nog geen rekening gehouden.
Het jaarrekeningresultaat 2020 na bestemming is € 61.577 positief.
Staat van baten en lasten over 2020
16
4.3 WNT Verantwoording 2020 RAZU Op 1 januari 2013 is de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) ingegaan. Deze verantwoording is opgesteld op basis van de volgende, op het Regionaal Archief Zuid-Utrecht van toepassing zijnde regelgeving, het algemene WNT-maximum. Het bezoldigingsmaximum in 2020 voor het RAZU is € 201.000. Het weergegeven toepasselijke WNT-maximum per persoon of functie is berekend naar rato van de omvang (en voor topfunctionarissen tevens de duur) van het dienstverband, waarbij voor de berekening de omvang van het dienstverband nooit groter kan zijn dan 1,0 fte. Uitzondering hierop is het WNT-maximum voor de leden van het bestuur; dit bedraagt voor de voorzitter 15% en voor de overige leden 10% van het bezoldigingsmaximum.
17
4.4 Balans per 31 december 2020 (Voor resultaatverdeling)
18
4.5 Toelichting op de balans
19
20
4.6 Niet uit de balans blijkende rechten en verplichtingen Met de gemeente Wijk bij Duurstede is in mei 2011 een huurovereenkomst voor de archiefbewaarplaats en kantoorruimten aangegaan voor 40 jaar. De huur van extra kantoorruimte is in 2014 en 2019 vastgelegd in twee supplementen van wijziging. In november 2020 werd een nieuwe overeenkomst gesloten voor de huur van een groot deel van de archiefbewaarplaats van de gemeente Wijk bij Duurstede vanaf 2021 voor tien jaar. De verplichting voor de archiefbewaarplaats bedraagt € 21.000 excl. BTW per jaar.
In augustus 2020 is een prestatieovereenkomst met Vijfheerenlanden gesloten voor het wegwerken van de achterstanden in het bewerken van de archieven van de drie voormalige gemeenten Leerdam, Vianen en Zederik in maximaal tien jaar.
Het personeel is in dienst van de Gemeente Houten en wordt vanuit deze gemeente gedetacheerd bij het RAZU. Deze detacheringsovereenkomst geldt voor onbepaalde tijd. De in 2012 met de gemeente Wijk bij Duurstede afgesloten overeenkomst voor de overhead (zie ook hoofdstuk 3: Overheaddienstverlening) is eind 2020 grotendeels ontbonden. Met NPS is in januari 2021 een nieuwe overeenkomst gesloten voor de financiële dienstverlening. De verplichting bedraagt circa € 19.000 excl. BTW per jaar. Deze overeenkomst wordt met telkens een jaar verlengd, tenzij deze zes maanden voor het verstrijken van het kalenderjaar schriftelijk wordt opgezegd. Vanaf juli 2016 was voor het ICT-onderdeel al een contract met de gemeente Houten gesloten, dat tot januari 2022 loopt.
21
4.7 Controleverklaring van de accountant
CONTROLEVERKLARING VAN DE ONAFHANKELIJKE ACCOUNTANT Aan: het bestuur van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht
A. Verklaring over de in het jaarverslag opgenomen jaarrekening 2020 Ons oordeel Wij hebben de jaarrekening 2020 van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht te Wijk bij Duurstede gecontroleerd. Naar ons oordeel: -
geeft de in dit jaarverslag opgenomen jaarrekening een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van het vermogen van Regionaal Archief ZuidUtrecht per 31 december 2020 en van het resultaat over 2020 in overeenstemming met het Besluit Begroten en Verantwoorden en de bepalingen bij of krachtens de WNT.
-
zijn de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties over 2020 in alle van materieel belang zijnde aspecten rechtmatig tot stand gekomen in overeenstemming met de begroting en met de relevante wet- en regelgeving, zoals opgenomen in het normenkader.
De jaarrekening bestaat uit: 1.
de balans per 31 december 2020;
2.
de staat van baten en lasten over 2020; en
3.
de toelichting met een overzicht van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaggeving en andere toelichtingen.
De basis voor ons oordeel Wij hebben onze controle uitgevoerd volgens het Nederlands recht, waaronder de Nederlandse
controlestandaarden,
het
Besluit
accountantscontrole
decentrale
overheden en het Controleprotocol WNT. Onze verantwoordelijkheden op grond hiervan zijn beschreven in de sectie 'Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de jaarrekening'. Wij zijn onafhankelijk van Regionaal Archief Zuid-Utrecht zoals vereist in de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO) en andere voor de opdracht relevante onafhankelijkheidsregels in Nederland. Verder hebben wij voldaan aan de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA). Wij vinden dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel.
22
Geen controlewerkzaamheden verricht ten aanzien van de anticumulatiebepaling van artikel 1.6a WNT en artikel 5 lid 1(j) Uitvoeringsregeling WNT In overeenstemming met het Controleprotocol WNT 2020 hebben wij geen controlewerkzaamheden verricht op gegevens in de WNT-verantwoording, of het ontbreken daarvan, op grond van de anticumulatiebepaling van artikel 1.6a WNT en artikel 5 lid 1 onderdeel j Uitvoeringsregeling WNT. Dit betekent dat wij niet hebben gecontroleerd of er wel of niet sprake is van een normoverschrijding door een leidinggevende
topfunctionaris
vanwege
eventuele
dienstbetrekkingen
als
leidinggevende topfunctionaris bij andere WNT-plichtige instellingen alsmede of de in dit kader vereiste toelichting juist en volledig is. B. Verklaring over de in het jaarverslag opgenomen andere informatie Naast de jaarrekening en onze controleverklaring daarbij, omvat het jaarverslag andere informatie, waaronder de verantwoording van de programmabegroting. Op grond van onderstaande werkzaamheden zijn wij van mening dat de andere informatie:
Gereserveerd voor de accountantscontrole
-
met de jaarrekening verenigbaar is en geen materiële afwijkingen bevat.
-
alle informatie bevat die op grond van het in Nederland geldende Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten is vereist.
Wij hebben de andere informatie gelezen en hebben op basis van onze kennis en ons begrip, verkregen vanuit de controle of anderszins, overwogen of de andere informatie materiële afwijkingen bevat. Met onze werkzaamheden hebben wij voldaan aan de vereisten in de Nederlandse Standaard 720. Deze werkzaamheden hebben niet dezelfde diepgang als onze controlewerkzaamheden bij de jaarrekening. Het bestuur is verantwoordelijk voor het opstellen van de andere informatie, waaronder de verantwoording van de programmabegroting in overeenstemming met het Besluit Begroten en Verantwoorden. C. Beschrijving van verantwoordelijkheden met betrekking tot de jaarrekening Verantwoordelijkheden van het bestuur Het bestuur is verantwoordelijk voor het opmaken en getrouw weergeven van de jaarrekening in overeenstemming met de in Nederland geldende Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en de bepalingen bij of krachtens de WNT. Deze verantwoordeiijkheid houdt onder meer in dat de jaarrekening zowel de baten en lasten als de activa en passiva getrouw dient weer te geven en dat de in de
23
jaarrekening verantwoorde beton, lasten on balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Rechtmatige totstandkoming betekent in overeenstemming met de begroting en met de relevante wet- en regelgeving, zoals opgenomen in hot normenkader. Het bestuur is tevens verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing die het bestuur noodzakelijk acht om het opmaken van de jaarrekening mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fouten of fraude. Bij het opmaken van de jaarrekening moet het bestuur afwegen of de rechtspersoon in staat is om haar werkzaamheden in continuïteit voort te zetten. Op grond van genoemd verslaggevingsstelsel moet het bestuur de jaarrekening opmaken op basis van de continuïteitsveronderstelling, tenzij het bestuur het voornemen heeft om de rechtspersoon te liquideren of de bedrijfsactiviteiten te beëindigen of als beëindiging het enige realistische alternatief is. Het bestuur moet gebeurtenissen en omstandigheden waardoor gerede twijfel zou kunnen bestaan of de rechtspersoon haar bedrijfsactiviteiten in continuïteit kan Gereserveerd voor de accountantscontrole voortzetten, toelichten in de jaarrekening.
Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de jaarrekening Onze
verantwoordelijkheid
is
het
zodanig
plannen
en
uitvoeren
van
een
controleopdracht dat wij daarmee voldoende en geschikte controle-informatie verkrijgen voor het door ons af te geven oordeel. Onze controle is uitgevoerd met een hoge mate maar geen absolute mate van zekerheid waardoor het mogelijk is dat wij tijdens onze controle niet alle materiële fouten en fraude ontdekken. Afwijkingen kunnen ontstaan als gevolg van fraude of fouten en zijn materieel indien redelijkerwijs kan worden verwacht dat deze, afzonderlijk of gezamenlijk, van invloed kunnen zijn op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze jaarrekening nemen. De materialiteit beïnvloedt de aard, timing en omvang van onze controlewerkzaamheden en de evaluatie van het effect van onderkende afwijkingen op ons oordeel. Wij hebben deze accountantscontrole professioneel kritisch uitgevoerd en hebben waar relevant professionele oordeelsvorming toegepast in overeenstemming met de Nederlandse
controlestandaarden
en
ethische
voorschriften,
de
onafhankelijkheidseisen en het Controleprotocol WNT. Onze controle bestond onder andere uit: -
het identificeren en inschatten van de risico’s dat de jaarrekening afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fouten of fraude, het in reactie op deze risico’s bepalen en uitvoeren van controlewerkzaamheden en het verkrijgen van
24
controle-informatie die voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. Bij fraude is het risico dat een afwijking van materieel belang niet ontdekt wordt groter dan bij fouten. Bij fraude kan sprake zijn van samenspanning, valsheid in geschrifte, het opzettelijk nalaten transacties vast te leggen, het opzettelijk verkeerd voorstellen van zaken of het doorbreken van de interne beheersing; -
het verkrijgen van inzicht in de interne beheersing die relevant is voor de controle met als doel controlewerkzaamheden te selecteren die passend zijn in de omstandigheden. Deze werkzaamheden hebben niet als doel om een oordeel uit te spreken over de effectiviteit van de interne beheersing van de entiteit;
-
het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor financiële verslaggeving en het evalueren van de redelijkheid van schattingen door het bestuur en de toelichtingen die daarover in de jaarrekening staan;
-
het vaststellen dat de door het bestuur gehanteerde continuïteitsveronderstelling aanvaardbaar is. Tevens het op basis van de verkregen controle-informatie vaststellen of er gebeurtenissen en omstandigheden zijn waardoor gerede twijfel zou kunnen bestaan of de rechtspersoon haar activiteiten in continuïteit kan voortzetten. Als wij concluderen dat er een onzekerheid van materieel belang bestaat, zijn wij verplicht om aandacht in onze controleverklaring te vestigen op de Gereserveerd voor de accountantscontrole
relevante gerelateerde toelichtingen in de jaarrekening. Als de toelichtingen inadequaat zijn, moeten wij onze verklaring aanpassen. Onze conclusies zijn gebaseerd op de controle-informatie die verkregen is tot de datum van onze controleverklaring. Toekomstige gebeurtenissen of omstandigheden kunnen er echter toe leiden dat een rechtspersoon haar continuïteit niet langer kan handhaven; -
het evalueren van de presentatie, structuur en inhoud van de jaarrekening en de daarin opgenomen toelichtingen;
-
het evalueren of de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de onderliggende transacties en gebeurtenissen.
Wij communiceren met de directie en het bestuur onder andere over de geplande reikwijdte en timing van de controle en over de significante bevindingen die uit onze controle naar voren zijn gekomen, waaronder eventuele significante tekortkomingen in de interne beheersing. Leersum, 15 maart 2021 Van Ree Accountants w.g. J.K.J. van Egdom MSc Registeraccountant
25
Hoofdstuk 5: Vaststellingsbesluit In aanmerking nemende dat: •
aan de betreffende bepalingen uit de gemeenschappelijke regeling is voldaan;
•
de deelnemende gemeenten hebben ingestemd met de ontwerp-jaarrekening 2020;
•
deze jaarrekening de instemming van het bestuur heeft gekregen;
heeft het bestuur besloten: •
het positieve exploitatieresultaat van € 61.577 voor € 57.812 toe te voegen aan een te vormen bestemmingsreserve personeel en het restant ad € 3.765 toe te voegen aan de bestemmingsreserve digitalisering;
•
in te stemmen met de in de jaarrekening 2020 opgenomen stortingen in en onttrekkingen aan de reserves;
•
de jaarrekening 2020 vast te stellen.
Aldus vastgesteld in de vergadering van 29 juni 2021.
De voorzitter,
De secretaris,
J.A. van der Pas
M.A. van der Eerden-Vonk
26
Bijlage 1: Verdeelsleutels en bijdragen
De twee grondslagen (inwoneraantal en hoeveelheid archief) voor de verdeling van de kosten over de zes deelnemers worden steeds voor een periode van vijf jaar vastgesteld. Het jaar 2020 is het laatste van de vijfjarige periode 2016-2020. Eind 2019 heeft het bestuur een nieuwe verdeelsleutel vastgesteld voor de periode 2021-2025.
27
Bijlage 2: Specificatie van de lasten en baten
28
29
Bijlage 3: De lasten en baten per taakveld
30