18. (AZ) Vastgestelde Afsprakenlijst deel I en II 07.06.2022.pdf

Conceptafsprakenlijst deel | 7 juni 2022 Aanvang 20.00 uur

NR

ONDERWERP

AFSPRAKEN

1

Opening

De voorzitter opent de vergadering meteen hartelijk welkom aan de aanwezigen. Afwezig: Kemal Koyuncu

2

Mededelingen

3

Vaststellen

Er zijn geen mededelingen

3.1

Agenda

Wordt gewijzigd vastgesteld. Agendapunt 5 komt te vervallen omdat het punt managementletter reeds in het najaar is besproken.

3.2

Afsprakenlijst deel |

De afsprakenlijsten deel | van 22.02.2021 en 10.05.2022 worden ongewijzigd vastgesteld. N.a.v. agendapunt 4.2 (22.02.2022) Memo stand van zaken teams Financieel Beleid en team Control,

wordt gevraagd naar de huidige stand van zaken. De concerncontroller geeft antwoord: - basis is op orde, maar er zijn nog aandachtspunten; - er is een goede stap vooruit gezet met het financiéle systeem;

- de doorontwikkeling van de P&C-cyclusis ingezet. In het algemeen kan worden gezegd dat de teams nu meer ontwikkelingsgericht werken.

3.3.

4

Afsprakenlijst deel II

De afsprakenlijst wordt vastgesteld en zal worden getipdatet.

Ingekomen stukken

4.1

Raadsinformatiebrief maartbrief

In de RIB wordt de raad geinformeerd over de voorlopige uitwerking van de maartbrief.

“ m

mremmc : Cj 222171 Ti:

a m

Auditcommissie

gemeentefonds

De concerncontroller geeft een toelichting. De leden stellen enkele vragen over: - het accres uit de maartbrief; en - de aanmelding bij BZK om deel uit te maken van een beperkte groep gemeenten met beperkte

financiéle draagkracht waarbij een aangepast ingroei-pad van de herverdeeleffecten mogelijk wordt gemaakt.

4.2

Memo toezegging

afhandeling technische vragen inzake P&Cproducten

In de memo worden 3 scenario’s/opties voorgelegd

om de technische voorronde af te handelen. De

leden kiezen unaniem voor optie 3: de financieel

technische vragen worden in een openbare

vergadering van de auditcommissie behandeld, de

overige inhoudelijke technische vragen kunnen schriftelijk worden gesteld (door alle raads- en commissieleden). De griffie zal de keuze voor optie 3 voorleggen aan hetpresidium. Accountantscontrole Jaarrekening 2021

De accountant geeft een korte toelichting. Het rapport is nog in concept omdatRBL nogniet gereed is met de controle. In principe zal de accountant een

goedkeurendeverklaring afgeven. Er bestaat nog een probleem als het gaat om onzekerheden, voornamelijk in het Sociaal Domein. Daarbij geeft de

accountantaan dat hetwel is verbeterdt.o.v. het jaar ervoor. De leden gaan in op de volgende punten: - administratieve last in het Sociaal Domein; - de ontwikkelingen met RBL; - fysieke domein en dan met name de grondexploitaties en de risico’s; - budget accountant;

- risicoanalyse bij de claim REMU; en - de voortgang op de aanbevelingen van de accountant. Pilot Rechtmatigheid

Vanaf boekjaar 2021 worden colleges zelf verantwoordelijk voor het afgeven van een rechtmatigheidsverklaring op de jaarrekening. De

accountantzal vanaf dan de

rechtmatigheidsverklaring beoordelen. De concerncontroller geeft aan dat reeds jaar is

proefgedraaid met het kunnen geven van een

rechtmatigheidsverklaring. Alles gaat goed al heeft het maken van een formele rapportage nog niet plaatsgevonden. 7

Jaarplanning auditcommissie 2022

De volgende vergaderdata worden aangepast: - 23 augustus naar 13 september; - 27 september naar 4 oktober.

8

Benoemen vicevoorzitter

Tirtsa Kamstra wordt unaniem verkozen tot vicevoorzitter.

9

Wat verder nogtertafel

- Typefout in de Jaarrekening op pagina 80/81. Deze

komt

wordt aangepast. - Er wordt gevraagd naar een toelichting op artikel 2 in de Financiéle verordening inzake de Programmaindeling. De concerncontroller geeft aan dat er na de

zomer een voorstel naar de raad komt. Er wordt gevraagd of de aankomende begroting wordt aangepastals er wordt gekozen voor een nieuwe indeling. Ook wordt aandacht gevraagd voor het kunnen vergelijken van cijfers. De wethouder geeft aan dat vlak na de zomer opiniérend zal worden gesproken over de programma-indeling en de vaststelling gebeurt gelijktijdig met de vaststelling van de begroting. - Voor de volgende vergadering zal het onderwerp vervangende leden worden geagendeerdals alle

leden zijn benoemd. - verzoek van de leden om eerder informatie te

ontvangen en in de afsprakenlijst duidelijkere conclusies neer te schrijven. - procesvoorstellen kunnen bij het presidium worden neergelegd. De voorzitter zegt toe het verzoek dat stukken tijdig moeten worden aangeleverd mee te nemen naar het presidium. Het vergaderschema van de raad zou meer gevolgd moeten worden. 10

Sluiting

De voorzitter sluit de vergadering om 22.26 uur.

Vastgesteld in de vergadering yan de auditcommissie van d.d. 13.09.2022

De commissiegriffier, O. (Odette) Wever.

Afsprakenlijst deelII Bijgewerkt tot de vergadering van de auditcommissie 7 juni 2022 datum

afspraak

07.01.2020

De griffie zal een voorstel voor opleidingen voorleggen aan de commissie

06.10.2020

Duidelijk voor de organisatie op

wie griffie

Dhr. Van Doorn

beschrijvingen in de Berap.

06.10.2020

Agenderen voor 1° commissievergadering: inplannen kennismaking/overleg met de toezichthouder

griffie

09.02.2021

Per half jaar wordt de raad

Vz. Rekenkamer

09.02.2021

Monitoring van aanbevelingen van de rekenkamer

College

24.02.2021

De ruweinformatie over de

Organisatie

ontvangst naar de auditcommissie gestuurd. De geanalyseerde gegevens zullen via het college aan de raad

11.05.2021

Wethouder Middelkoop zegt toe

Organisatie

Wethouder

eventuele aanscherpingen die vanuit de commissie AZ komen op de reactie van het college in de bespreking met de toezichthouder

28.06.2021

mee te nemen. De netwerkmanager Financién zegt

toe de bevindingen uit de

besprekingen met de accountant voor de controle 2020/2021 voor te

Dit is een

Dit is gebeurd in een RIB van september 2021

functie een bijlage te voegen waarop de afgeronde zakenzijn opgenomen.

28.06.2021

te pakken. 09.02.2021: Dit punt zal later in het jaar van 2021 worden geagendeerdals fysieke bijeenkomst mogelijk is.

structurele afspraak en kan daarmee van delijst.

rapporten van de rekenkamer

worden aangeboden. Er wordt afgesprokenbij de volgende rapportage ontwikkelplan financiéle

Is aan de nieuwe

leden van de auditcommissie om dit naar behoefte op

papier zetten wat wordt bedoelt met

herverdeling wordt direct na

Er is over gesproken, maar verdere uitwerking

is noodzakelijk

de verbeteringen voor de

geinformeerd over de oplevering van

Voortgang/afgedaan

Organisatie

Dit heeft plaatsgevonden.

leggen aan de auditcommissie ter

28.06.2021

bespreking.

ee

In het najaar zal een meet en greet methet team Financién worden

georganiseerd

| organisatie / griffie

Verzoek is

neergelegd bij de Netwerkmanager

Financién, maar er is

nog geen datum

31.08.2021

De wethouder zegt toe de “Wethouder — auditcommissie meer te betrekken bij de Interne Controle van de organisatie.

31.08.2021

De accountant zegt toe, in het kader ;

_geprikt.

Accountant —

van de zelfsturende organisatie, extra

aandachtte hebbenvoor de wijze waaropde 1° lijn sturing geeft aan de beheersing van de processen.

21.12.2021

De accountant zegt toe in het accountantsverslag de eerder gemaakte toezegging over het meer visualiseren van de 1° lijn, opnieuw

| Accountant —

mee te nemen.

21.12.2021

De wethouder zegt toe het

aanvullende stuk waar het college om

Wethouder

heeft verzocht, ook ter informatie aan de auditcommissie toe te lichten.

21.12.2021

De heer Wolting doet een voorzet met vragen aan de accountanten het

Dhr. Wolting

college over de problemen met RBL.

10.05.2022

Is aan de nieuwe leden van de auditcommissie om dit naar behoefte op te pakken.

Bij de concerncontroller wordt nagevraagd watde status is van de

evaluatie Financiéle Functie

griffie