17. (AZ) Bijlage bij RIB Audit 2021 betalingsverkeer.docx

Betalingsve rkeer, tijdigheid van betalen Regelgeving, beleid en wijze van uitvoering

1

O. INHOUDSOPGAVE 1. 1.1 1.2 1.3

Inleiding Verordening artikel 213a Onderzoek naar het betalingsverkeer Uitvoering

3 3 3 3

2. 2.1 2.2 2.3

Betalingsverkeer, tijdigheid van betalen Tijdigheid van betalen Landelijke cijfers Reikwijdte van het onderzoek

4 4 4 4

3. 3.1 3.2 3.3

Opdracht audit Onderzoeksvraag Normenkader Wijze van uitvoering

5 5 5 6

4. 4.1 4.2 4.3 4.4

Resultaten toetsing normenkader Inleiding Gemeentelijk beleid Rechtmatigheid van beleid Naleving wetgeving en beleid

7 7 7 8 9

5. 5.1 5.2 5.3

Samenvatting, conclusies en aanbevelingen Samenvatting en onderzoeksopzet Conclusies Aanbevelingen

2

13 13 13 14

1. INLEIDING 1.1

Verordening artikel 213a Artikel 213a van de Gemeentewet verplicht tot periodiek onderzoek naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur. Anders dan het onderzoek door de Lokale Rekenkamer gaat het hierbij om zelfonderzoek. Toetsing op doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde gemeentelijk beleid is van belang voor de algemene oordeelsvorming over het gevoerde beleid. Het is in de Gemeentewet de verantwoordelijkheid van de raad om regels te stellen die waarborgen dat deze onderzoeksverplichting op een zinvolle wijze wordt ingevuld. Dit is gebeurd door middel van het vaststellen van de Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid gemeente Vijfheerenlanden. Deze zogenaamde Verordening artikel 213a is door de raad in juni 2019 vastgesteld en op 1 juli 2019 in werking getreden. In de verordening is bepaald dat het college jaarlijks (minimaal) één onderwerp op doelmatigheid en één onderwerp op doeltreffendheid moet beoordelen. Bij doelmatigheid gaat het dan om het antwoord op de vraag of wij als gemeente de gewenste prestaties hebben bereikt met zo min mogelijke inzet van middelen (efficiency).

Met een onderzoek naar de doeltreffendheid wordt een antwoord gegeven op de vraag in hoeverre het de gemeente is gelukt om de gewenste prestaties en beoogde maatschappelijke effecten van het beleid daadwerkelijk te bereiken (effectiviteit).

1.2

Onderzoek naar het betalingsverkeer In de jaarlijkse programmabegroting wordt inzicht gegeven in het onderzoekprogramma ex artikel 213a voor het betreffende begrotingsjaar. Daarin wordt per onderzoek ook inzicht gegeven in de onderzoeksopdracht en de overwegingen daarbij. In de Programmabegroting 2020 is onder meer een onderzoek naar het betalingsverkeer, meer in het bijzonder de tijdigheid van betalen, opgenomen. Een onderzoeksplan is in maart 2021 door het college vastgesteld. Het is vervolgens ook ter informatie aan de raad toegezonden. Het onderzoek is in het onderzoeksplan als volgt gemotiveerd: “De overheid dient een betrouwbare partner te zijn. Ook in het privaatrechtelijke verkeer met anderen dient de overheid te handelen in overeenstemming met de uitgangspunten van behoorlijk bestuur. In contractuele zin dient de overheid haar verplichtingen tijdig na te komen. Dit geldt dus ook voor de betalingen op grond van verplichtingen die de gemeente is aangegaan.” Het onderzoek heeft betrekking op het jaar 2020.

1.3

Uitvoering De uitvoering van het onderzoek is vertraagd. Het was de bedoeling om het onderzoek in 2020 uit te voeren. Over de redenen waarom dit niet is gelukt, is de raad tweemaal geïnformeerd. In maart 2021 is het plan van aanpak ter uitvoering van dit onderzoek door het college vastgesteld en ter informatie aan de raad toegezonden. Het onderzoek is uitgevoerd in de periode maart t/m juni 2021. Vaststelling van dit onderzoeksrapport heeft plaatsgevonden in het college van 27 juli 2021. Vervolgens is het rapport ter informatie aan de raad toegezonden. Ook wordt het rapport ter kennis gebracht van de Rekenkamer Vijfheerenlanden.

3

2. BETALINGSVERKEER, TIJDIGHEID VAN BETALEN 2.1

Tijdigheid van betalen Rekeningen op tijd betalen zou normaal moeten zijn. Daarmee geeft de overheid het goede voorbeeld. Aandacht voor het hanteren van redelijke, snelle betaaltermijnen is belangrijk. Uitblijvende betalingen zijn immers voor bedrijven die goederen of diensten hebben geleverd een kostenpost. Zeker kleinere bedrijven zijn kwetsbaar, liquiditeitsproblemen kunnen snel optreden. Iedere dag dat een rekening sneller wordt betaald, is dan ook direct winst voor een bedrijf. Overheden kunnen ondernemers dus helpen met het op peil houden van de liquiditeit van hun onderneming, als ze op tijd de facturen voldoen. Iedere dag dat een rekening sneller wordt betaald, is ook winst voor een overheidsorganisatie. Een overheid die snel betaalt, wint aan betrouwbaarheid en heeft zijn financiële positie en zijn financiële processen beter op orde. Snel betalen is dus niet alleen een kwestie van fatsoen, maar ook een bewijs van efficiëntie en effectiviteit.

2.2

Landelijke cijfers Door het Ministerie van Economische Zaken wordt de tijdigheid van betalen door overheden jaarlijks gemonitord. Zowel van de rijksoverheid, de provinciale overheden als de gemeentelijke overheden wordt gemonitord wat de ontwikkeling is van het betalingsgedrag. De monitoringcijfers over de laatste jaren laten een licht positieve ontwikkeling zien in het betaalgedrag. In 2019 betaalde de rijksoverheid ruim 95% van zijn facturen binnen 30 dagen. Dit percentage is sinds 2017 vrijwel gelijk gebleven. De provincies betaalden in 2019 ruim 92% van hun facturen binnen 30 dagen. Ook dit percentage is sinds 2017 redelijk constant gebleven. Bij gemeenten is echter nog veel progressie te boeken: 50% van de gemeenten betaalde in 2019 90% van zijn facturen binnen 30 dagen. In 2017 was dan nog 45%. 23% van de gemeenten betaalde in 2019 tussen de 85% en 90% van zijn facturen binnen 30 dagen. In 2017 was dat 22%. Gemeenten boeken dus vooruitgang, maar die is wel traag.

2.3

Reikwijdte van het onderzoek Bij de gemeente Vijfheerenlanden is het jaar 2020 administratief afgesloten. 2020 was het eerste jaar waarin de gemeente Vijfheerenlanden niet met administratieve problemen werd geconfronteerd. Administratieve problemen die in de jaren 2018 en 2019 zeker ook hun weerslag hebben gehad op de tijdigheid van betalen. 2020 is dus een prima jaar om te onderzoeken in hoeverre de gemeente Vijfheerenlanden zijn betalingsverplichtingen wat betreft tijdigheid van betaling nakomt. Onderwerp van onderzoek is het betalingsbeleid van, en de uitvoering daarvan door de gemeente Vijfheerenlanden. Daarbij worden alle privaatrechtelijke betalingen 2020 (“facturen”) als onderzoeksobject aangemerkt. Er wordt dus niet gekeken naar de tijdigheid van betaling van subsidies. Dit betreft immers geen privaatrechtelijke betalingen. Bovendien worden over de bevoorschotting en betaling van subsidies veelal aparte afspraken gemaakt.

4

3. OPDRACHT AUDIT 3.1

Onderzoeksvraag Deze audit betreft primair een onderzoek naar de efficiency en effectiviteit van het betalingsbeleid. Het doel van het onderzoek is om het (in)formeel geformuleerde dan wel gehanteerde betalingsbeleid van de gemeente Vijfheerenlanden in kaart te brengen en te onderzoeken in hoeverre dit gemeentelijke betalingsbeleid voldoet aan wet- en overige regelgeving en in hoeverre er in de praktijk ook overeenkomstig dit gemeentelijke betalingsbeleid wordt gewerkt. Door het college is bij de vaststelling van het plan van aanpak de volgende onderzoeksvraag vastgesteld: “Welk beleid en/of werkwijze hanteert de gemeente Vijfheerenlanden ten aanzien van het betalingsverkeer en wordt er in overeenstemming met dit beleid en/of werkwijze gehandeld?’’ Deze onderzoeksvraag is onderverdeeld in drie onderdelen die zijn onderzocht: A.

Gemeentelijk beleid

B.

Rechtmatigheid van beleid Naleving wetgeving en beleid

C.

3.2

Welk beleid en/of werkwijze is door de gemeente Vijfheerenlanden vastgesteld, dan wel wordt impliciet gehanteerd? Voldoet dit gemeentelijke beleid aan wet- en overige regelgeving? Hoe wordt door de gemeente Vijfheerenlanden uitvoering gegeven aan dit beleid en/of werkwijze?

Normenkader Deze drie onderdelen zijn op hun beurt nader uitgewerkt in een normenkader. Dit normenkader beschrijft de normen, kaders en uitgangspunten, die de beleidsmatige en financiële beheersing van een onderwerp waarborgen. In het normenkader zijn de specifieke instrumenten en randvoorwaarden beschreven die - indien aanwezig en toegepast - een goede beleidsmatige en financiële beheersing van het inhuurvraagstuk veronderstellen. De aanwezigheid (en de inhoud) en de toepassing van deze instrumenten en randvoorwaarden zijn in dit onderzoek onderzocht. A. 1. 2.

Gemeentelijk beleid Er is expliciet gemeentelijk beleid met betrekking tot betalingsverkeer en betaaltermijnen. Indien er geen expliciet gemeentelijk beleid is met betrekking tot betalingsverkeer en betaaltermijnen dan is er in ieder geval wel sprake van impliciet beleid (voortvloeiend uit ander beleid of besluiten).

B. 3. 4.

Rechtmatigheid van beleid Er is wetgeving wat betreft het betaalgedrag van overheden. Deze wetgeving is op adequate wijze vertaald en toegepast in het gemeentelijk beleid met betrekking tot betalingsverkeer en betaaltermijnen van de gemeente Vijfheerenlanden.

C. 5.

Naleving wetgeving en beleid De wetgeving en het gemeentelijke beleid zijn vertaald en vastgelegd in het administratieve werkproces met betrekking tot betalingen. Op de uitvoering van de wetgeving en gemeentelijk beleid wordt actief gestuurd.

6.

5

7.

3.3

Minimaal 90% van de door de gemeente Vijfheerenlanden in 2020 ontvangen facturen wordt binnen 30 dagen betaald.

Wijze van uitvoering Het onderzoek is uitgevoerd door middel van een combinatie van literatuuronderzoek (deskresearch), data-analyse en interviews. Het onderzoek is gestart met een literatuuronderzoek. In deze fase zijn de relevante wet- en regelgeving verzameld en de voor het onderzoek relevante gemeentelijke stukken van de gemeente opgevraagd en geanalyseerd. Het betreft bijvoorbeeld de Wet ter implementatie van de Richtlijn 2011/7/EU, de Mandaatregeling Vijfheerenlanden, de Budgethouderregeling Vijfheerenlanden en de Algemene inkoopvoorwaarden Vijfheerenlanden. Vervolgens is een data-analyse uitgevoerd. Vanuit de crediteurenadministratie 2020 is een overzicht opgesteld van alle in het boekjaar 2020 betaalde privaatrechtelijke facturen. Van deze facturen is de doorlooptijd vastgesteld, waarbij in aantallen en percentages zichtbaar is gemaakt hoe snel een factuur na dagtekening is verwerkt en betaalbaar gesteld. Dit is in vijf categorieën gepresenteerd: 1-15 dagen, 16-30 dagen, 31-45 dagen, 46-60 dagen en 61 dagen en langer. Met betrekking tot de laatste drie categorieën is per categorie een steekproef getrokken van vijf facturen. Deze zijn onderzocht om zicht te krijgen op de mogelijke oorzaken van vertraagde betalingen. De resultaten van het voorgaande zijn vervolgens geverifieerd bij een aantal verantwoordelijke sleutelpersonen bij de gemeente Vijfheerenlanden.

Dit betreft de verantwoordelijk portefeuillehouder, de gemeentesecretaris, medewerkers van het team financiële administratie en de gemeentelijk adviseur AO/IC.

6

4. RESULTATEN TOETSING NORMENKADER 4.1

Inleiding In dit hoofdstuk wordt per onderdeel van het in paragraaf 3.2 toegelichte normenkader beoordeeld of, en zo ja op welke wijze, voldaan wordt aan het gestelde in het normenkader.

4.2

Gemeentelijk beleid 1.

Er is expliciet gemeentelijk beleid met betrekking tot betalingsverkeer en betaaltermijnen.

Het van toepassing zijnde (door de raad vastgestelde) gemeentelijk beleid kan worden onderscheiden in drie bronnen. Dit betreft: a.

b.

c.

2.

Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2019 gemeente Vijfheerenlanden: dit beleid is door de gezamenlijke colleges van Leerdam, Vianen en Zederik op 16 oktober 2018 vastgesteld. In het inkoop- en aanbestedingsbeleid VHL zijn geen expliciete zaken geregeld wat betreft betalingsverkeer en de betalingstermijnen. Wel wordt in paragraaf 3.1 van dit beleid (het algemeen juridisch kader) benadrukt dat de gemeente de relevante wet- en regelgeving zal naleven. Daarbij worden genoemd Europese wet- en regelgeving en ook het Burgerlijk Wetboek (het wettelijke kader voor overeenkomsten). Financiële verordening gemeente Vijfheerenlanden 2019: In de Financiële verordening gemeente Vijfheerenlanden 2019 zijn geen expliciete zaken geregeld wat betreft betalingsverkeer en betalingstermijnen. Wel wordt in artikel 15 (financieringsfunctie) aangegeven: “het college biedt de raad minimaal eens in de vier jaar een geactualiseerd treasurystatuut aan. De nota wordt door de raad vastgesteld.” Voorts wordt in artikel 23 de opzet en werking van de administratie beschreven en worden in artikel 24 de uitgangspunten voor de financiële organisatie beschreven. Maar daarin wordt niet ingegaan op de organisatie van het betalingsverkeer.

Treasurystatuut gemeente Vijfheerenlanden 2019: aan de in artikel 212 van de Gemeentewet opgenomen bepaling “dat de financiële verordening regels bevat voor de algemene doelstelling en de te hanteren richtlijnen en limieten van de financieringsfunctie” is door de gemeente Vijfheerenlanden invulling gegeven door het vaststellen van een afzonderlijk treasurystatuut. Dit treasurystatuut gemeente Vijfheerenlanden 2019 bevat de kaders voor het financieringsbeleid van de gemeente. In artikel 2 van het treasurystatuut worden de doelstellingen van de treasuryfunctie van de gemeente Vijfheerenlanden toegelicht. In artikel 13 wordt de organisatie van het saldoen liquiditeitenbeheer beschreven. Daarbij worden een aantal specifieke richtlijnen opgesomd waaronder in lid 5 van dit artikel: “de gemeente streeft naar een uiterste betalingstermijn van 30 dagen. Hierbij wordt zo veel mogelijk rekening gehouden met de betalingsvoorwaarden van de leverancier.” In artikel 15 worden de uitgangspunten van de administratieve organisatie en de interne controle beschreven. Dit betreft onder meer de eenduidige vastlegging van de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de treasury-activiteiten (waaronder het betalingsverkeer), de toepassing van functiescheiding en de vastlegging daarvan in een jaarlijks te actualiseren mandatenregister.

Indien er geen expliciet gemeentelijk beleid is met betrekking tot betalingsverkeer en betaaltermijnen dan is er in ieder geval wel

7

sprake van impliciet beleid (voortvloeiend uit ander beleid of besluiten). a.

b.

4.3

Mandaat- en volmachtregeling Vijfheerenlanden: in deze verordening (de “mandaatverordening”) is in paragraaf 7 (financiën en belastingen) in artikel 7.44 opgenomen dat het nemen van beslissingen en de uitvoering van taken op grond van het Treasurystatuut is opgedragen aan de verantwoordelijk medewerker van het team Financiën en Belastingen conform de mandaten genoemd in de bijlage bij het Treasurystatuut. Dit betekent dat in de Mandaatverordening geen aanvullende mandaten of bepalingen zijn opgenomen wat betreft het betalingsverkeer. Algemene Inkoopvoorwaarden gemeente Vijfheerenlanden 2019: in dit document zijn in artikel 18 (facturering en betaling) bepalingen opgenomen over de eisen waaraan facturen dienen te voldoen en over de tijdigheid van betalen door de gemeente Vijfheerenlanden. Wat betreft dit laatste is in artikel 18.2 opgenomen dat “de contractant hanteert een betalingstermijn van dertig dagen na de ontvangst van de factuur of zoveel langer of korter als overeengekomen tussen partijen in de overeenkomst. De gemeente zal binnen de gehanteerde betalingstermijn de factuur van de contractant betalen.” In artikel 18.3 is daar nog aan toegevoegd dat “indien de goederen of diensten niet beantwoorden aan de overeenkomst is de gemeente bevoegd om de betaling naar rato van de tekortkoming geheel of gedeeltelijk op te schorten.”

Rechtmatigheid van beleid 3.

Er is wetgeving wat betreft het betaalgedrag van overheden.

Van toepassing zijnde wetgeving kan worden onderscheiden in twee bronnen. Dit betreft: a.

b.

4.

Europese wetgeving: In de op 23 februari 2011 door het Europees Parlement vastgestelde Richtlijn 2011/7/EU betreffende de bestrijding van betalingsachterstand bij handelstransacties wordt in artikel 4, lid 3a vastgelegd dat bij transacties tussen ondernemingen en overheidsinstanties de betalingstermijn niet langer is dan 30 dagen na de datum van ontvangst door de schuldenaar van de factuur. In artikel 5 van de Richtlijn wordt daarbij de mogelijkheid geboden om betalingsregelingen met betaling in termijnen overeen te komen. In artikel 6 wordt vastgelegd dat de schuldeiser bij niet tijdige betaling een vergoeding voor invorderingskosten in rekening mag brengen. Nationale wetgeving: Deze Europese richtlijn is bij Wet van 13 december 2012 omgezet in bepalingen van nationaal recht door wijziging van Boek 6 van het Burgerlijk Wetboek. Dit door toevoeging van een nieuw artikel, te weten artikel 119b, dat speciaal is bedoeld voor betalingen door overheidsinstanties. In lid 2 van dit artikel is onder meer opgenomen dat “indien geen uiterste datum van betaling is overeengekomen, is de wettelijke rente van rechtswege verschuldigd: vanaf 30 dagen na aanvang van de dag, volgende op die waarop de schuldenaar de factuur heeft ontvangen (lid2a).

In lid 2b wordt vervolgens bepaald dat indien de factuur is verzonden voordat de bijbehorende prestatie is geleverd, deze termijn gaat lopen “vanaf 30 dagen na aanvang van de dag, volgende op die waarop de prestatie is ontvangen.” Deze wetgeving is op adequate wijze vertaald en toegepast in het gemeentelijk beleid met betrekking tot betalingsverkeer en betaaltermijnen van de gemeente Vijfheerenlanden.

8

In Europese regelgeving is vastgelegd dat de betalingstermijn 30 dagen dient te zijn, na ontvangst van de factuur, waarbij de mogelijkheid wordt geboden om betalingsregelingen te treffen. In het Burgerlijk Wetboek is dit vertaald in de bepaling, dat indien geen uiterste datum van betaling is overeengekomen, de wettelijke rente van rechtswege verschuldigd is vanaf 30 dagen na aanvang van de dag, volgende op die waarop de schuldenaar de factuur heeft ontvangen. De gemeente Vijfheerenlanden heeft deze wetgeving in het Treasurystatuut (met een vooral interne werking) vertaald in een uiterste betalingstermijn van 30 dagen, waarbij zo veel mogelijk rekening wordt gehouden met de betalingsvoorwaarden van de leverancier) en in de gemeentelijke Inkoopvoorwaarden (met een vooral externe werking) met de expliciete bepaling een betalingstermijn van 30 dagen te hanteren. Uit de vergelijking van de van toepassing zijnde wetgeving met de vertaling daarvan in het beleid van de gemeente Vijfheerenlanden kan dus worden geconcludeerd, dat deze vertaling in gemeentelijk beleid op adequate wijze is geschied. 4.4

Naleving wetgeving en beleid 5.

De wetgeving en het gemeentelijke beleid zijn vertaald en vastgelegd in het administratieve werkproces met betrekking tot betalingen.

In het werkproces en in het financieel systeem zijn waarborgen opgenomen die maken, dat een tijdige betaling van facturen door de gemeente Vijfheerenlanden wordt bevorderd. Wat betreft het financieel systeem betreft dit een geautomatiseerd rappel dat naar budgetbeheerders (1e akkoord) en/of budgethouders (2e akkoord) wordt verzonden 14 dagen na de datum die op de factuur is opgenomen (documentdatum). Daarnaast wordt maandelijks door de financiële administratie een overzicht gedraaid van facturen die 30 dagen of meer (na documentdatum) openstaan. Op basis van deze lijst worden de betreffende budgetbeheerders en/of budgethouders wederom gerappelleerd. Het is de ervaring van de financiële administratie, dat deze rappels dan alsnog leiden tot het snel afdoen van de betreffende (te lang) openstaande facturen. Daar waar facturen dan niet alsnog snel worden afgedaan, is vaak een inhoudelijk vraagstuk aan de orde tussen opdrachtgever (gemeente Vijfheerenlanden) en crediteur. Deze inhoudelijke redenen worden vanaf dat moment opgetekend in het financieel systeem. Door de financiële administratie wordt twee keer per week een betalingsrun gedraaid. Alle geautoriseerde facturen worden na goedkeuring betaald. Tot en met 2020 werden goedgekeurde facturen betaald op zijn vroegst 14 dagen na de documentdatum. Deze handelswijze is beëindigd in 2021.

Vanaf 2021 worden alle facturen betaald in de eerstvolgende betalingsrun na goedkeuring van de factuur. Door de financiële administratie wordt ook actief ingespeeld op vakantieperiodes. Één tot twee weken voor het begin van een vakantieperiode wordt door de financiële administratie een bericht op het intranet JIP geplaatst, waarin budgetbeheerders en –houders worden opgeroepen alle in hun workflow nog openstaande facturen af te wikkelen. De ervaring leert dat er gevolg wordt gegeven aan deze oproepen. 6.

Op de uitvoering van de wetgeving en gemeentelijk beleid wordt actief gestuurd.

Onder actieve sturing wordt begrepen, sturing door management en/of bestuur. In 2018 en 2019 is ambtelijk en bestuurlijk intensief gestuurd op de uitvoering van het crediteurenproces. Dit werd veroorzaakt door de grote administratieve achterstanden bij de afwikkeling van facturen als gevolg van de (onvoldoende) invoering van het nieuwe financiële systeem per 1 januari 2018. In die periode 9

werd bijvoorbeeld twee keer per maand gerapporteerd aan de directie over de omvang van de achterstanden en over effectiviteit van de maatregelen om deze achterstanden aan te pakken. Begin 2019 waren alle achterstanden ingelopen en is de inrichting van het crediteurenproces geoptimaliseerd. In de loop van 2019 is de rapportagefrequentie afgebouwd en met ingang van 2020 zijn de rapportages stopgezet. Reguliere rapportages over de uitvoering van processen zijn zinvol wanneer er sprake is van een verbeternoodzaak en dus -opgave bij de betreffende processen. Deze verbeternoodzaak ontbreekt inmiddels bij het crediteurenproces. Het proces verloopt goed, er zijn geen administratieve achterstanden, er worden geen klachten van crediteuren ontvangen over het betaalgedrag van de gemeente en het aantal ontvangen herinneringen c.q. incassotrajecten is beperkt. Ook hebben de accountants wat betreft 2019 en 2020 geen opmerkingen gemaakt over de wijze van uitvoering van het crediteurenproces en over de tijdigheid van betalen. Ook uit de interne controles komen geen signalen. De uitvoering van het crediteurenproces is vanzelfsprekend wel regelmatig onderwerp van gesprek in het teamoverleg van het team financiële administratie. 7.

Minimaal 90% van de door de gemeente Vijfheerenlanden in 2020 ontvangen facturen wordt binnen 30 dagen betaald.

In de jaarlijkse monitor van het Ministerie van Economische Zaken naar het betaalgedrag van overheden wordt als norm gehanteerd, dat 90% van de door overheden ontvangen facturen tijdig (dus binnen 30 dagen) betaald moet worden. Zoals in paragraaf 2.2 is toegelicht, lukte dit in 2019 50% van de gemeenten. Van belang is dus om te weten of de gemeente Vijfheerenlanden in 2020 aan deze norm heeft voldaan. In 2020 zijn 13.553 facturen verantwoord via de crediteurenadministratie van de gemeente Vijfheerenlanden. Hiervan betrof een aantal van 354 via de crediteurenadministratie verrekende subsidiebetalingen. Deze zijn in het onderzoek verder niet meegenomen. Er resteren dus 13.199 echte facturen. Hiermee is een totaalbedrag van € 205,5 miljoen aan uitgaven gemoeid. Verreweg de grootste factuur hiervan betreft de 1e betaling Niemans van € 41,9 miljoen. Termijn 0 -15 dagen 16 – 30 dagen 31 – 45 dagen 46 – 60 dagen 61 dagen e.v. Totaal

Aantal facturen

Totaal Bedrag (€)

% Aantal facturen

% Bedrag

9.099 2.668 569 309 554 13.199

148.895.000 41.819.000 6.325.000 5.578.000 2.841.000 205.458.000

68,9 % 20,2 % 4,3 % 2,3 % 4,2 % 100,0 %

72,5 % 20,4 % 3,1 % 2,7 % 1,4 % 100,0 %

% bedrag excl. Niemans 65,4 % 25,6 % 3,9 % 3,4 % 1,7 % 100,0 %

Uit de bovenstaande tabel kan worden geconcludeerd, dat het de gemeente Vijfheerenlanden in 2020 “ogenschijnlijk” net niet is gelukt om aan de norm te voldoen: 89,1% van de in 2020 betaalde facturen is binnen de wettelijke termijn van 30 dagen betaald. Wanneer wordt gekeken naar het totaal van de betaalde bedragen, dan is 92,9% op tijd betaald. De term “ogenschijnlijk” is hier echter relevant. De wet spreekt immers over 30 dagen na ontvangst van de factuur. De voorgaande vergelijking is echter gemaakt door de betalingsdatum te vergelijken met de documentdatum (dus de datum die op de factuur staat vermeld). Dit is veelal de totstandkomingsdatum van de factuur en dus niet de ontvangstdatum van de factuur. Met de toename van digitaal factureren wordt dit verschil vanzelfsprekend minder relevant, maar de gemeente Vijfheerenlanden ontvangt jaarlijks nog altijd een substantieel (weliswaar dalend) aantal papieren facturen. De ontvangstdatum hiervan wordt niet geregistreerd.

10

Bij een substantieel aantal facturen is sprake van een te late betaling door de gemeente Vijfheerenlanden. Om te kunnen beoordelen wat in de praktijk oorzaken zijn van een te late betaling is voor alle drie de categorieën waarbij er sprake is van een te late betaling (dus 31-45 dagen; 46-60 dagen en 61 dagen en verder) een steekproef van vijf facturen getrokken, dus vijftien facturen in totaal. De resultaten van deze steekproef kunnen als volgt worden weergegeven: Documen tnr. 0010410 0004139 0011739 0004965 0005083 0009681 0002239 0013511 0000968 0001398 0004812 0004328 0009561 0005756 0002593

€ 158 1.361 6.360 1.061 9.998 257 105 17.623 3 700 17.301 207 262 1.527 566

Betaalt ermijn 33 34 36 39 42 48 50 53 55 58 68 76 88 100 134

Document Importdat datum um 1-10-20 5-10-20 13-3-20 6-4-20 5-10-20 9-11-20 3-4-20 1-5-20 31-3-20 7-5-20 2-9-20 16-9-20 5-2-20 24-2-20 1-11-20 17-12-20 24-1-20 27-1-20 3-2-20 4-2-20 29-4-20 30-4-20 5-2-20 15-4-20 4-9-20 14-9-20 23-2-20 26-5-20 31-10-19 2-3-20

1e akkoord 28-10-20 10-4-20 9-11-20 7-5-20 8-5-20 12-10-20 24-3-20 21-12-20 3-3-20 5-2-20 1-7-20 16-4-20 15-9-20 2-6-20 9-3-20

2e akkoord 30-10-20 14-4-20 9-11-20 11-5-20 11-5-20 16-10-20 25-3-20 22-12-20 10-3-20 5-2-20 3-7-20 17-4-20 15-9-20 2-6-20 9-3-20

Definitief geboekt 2-11-20 14-4-20 10-11-20 11-5-20 11-5-20 19-10-20 26-3-20 24-12-20 17-3-20 12-2-20 5-7-20 18-4-20 16-9-20 2-6-20 9-3-20

Betaling Noot 3-11-20 16-4-20 10-11-20 12-5-20 12-5-20 20-10-20 26-3-20 24-12-20 19-3-20 1-4-20 6-7-20 21-4-20 1-12-20 2-6-20 13-3-20

1 1 1 1 1, 2 1, 3 1 4 5 6 1 1, 7 1 1, 8

Uit de voorgaande tabel is af te leiden dat de betaling van een factuur een aantal stappen doorloopt. De factuur wordt gemaakt door de crediteur (documentdatum) en vervolgens verzonden aan de gemeente Vijfheerenlanden. Het team financiële administratie van de gemeente Vijfheerenlanden ontvangt de factuur, registreert deze in het financieel systeem (importdatum) en zet de factuur door naar het inhoudelijk verantwoordelijke team. Aldaar geeft de budgetbeheerder zijn akkoord (1e akkoord) waarna de factuur wordt doorgezet naar de verantwoordelijk netwerkmanager die ook zijn akkoord geeft (2e akkoord). Vervolgens wordt de factuur weer doorgezet naar het team financiële administratie waar de factuur definitief wordt geboekt (definitief geboekt) en klaargezet voor betaling. Op de eerstvolgende betalingsdatum wordt vervolgens de factuur betaald (betaling). Bij ieder van deze stappen kunnen vertragingen optreden. Dit is te zien in de tabel. In de tabel zijn een aantal noten opgenomen die verwijzen naar de onderstaande opmerkingen. Deze verklaren deels of geheel de oorzaak van de vertraagde betaling. Noot 1.

2. 3.

Toelichting Bij deze facturen is de vertraging tussen de documentdatum en de importdatum groter dan 5 dagen. Daarvoor kunnen meerdere oorzaken worden aangewezen. Dit betreft oorzaken die echter niet vanuit de financiële administratie zijn te achterhalen. Oorzaken kunnen zijn:  Factuur is rechtstreeks door de crediteur naar een medewerker in de organisatie gestuurd en pas later bij de crediteurenadministratie terecht gekomen.  Factuur is onjuist geadresseerd.  Factuur is opgevraagd omdat van de crediteur een herinnering is ontvangen, (waarbij de oorspronkelijke factuur niet is ontvangen) en in behandeling genomen.  Factuur is teruggestuurd omdat de daarin opgenomen gegevens (bijvoorbeeld het bedrag) onjuist waren. De correcte factuur is vervolgens van de crediteur ontvangen met de oorspronkelijke “oude” documentdatum. Deze factuur is door de budgetbeheerder (1e akkoord) twee keer (achteraf ten onrechte) afgekeurd. Deze factuur is in eerste instantie (op basis van op de factuur opgenomen onjuiste informatie) na registratie door de financiële administratie aan de verkeerde budgetbeheerder toegezonden. Daardoor is het 1e akkoord vertraagd.

11

4. 5. 6. 7. 8.

Bij deze factuur kwam de factuur niet overeen met de betaalopdracht. Dit is vervolgens gecorrigeerd, waarna de factuur opnieuw in routing is geplaatst. Bij deze factuur heeft betaling plaatsgevonden op basis van automatische incasso. Het betaalmoment is dus niet bepaald door de gemeente Vijfheerenlanden, maar door de crediteur. Bij deze factuur diende verrekening plaats te vinden met een nog te ontvangen creditnota. Pas nadat de creditnota is ontvangen is de factuur voorzien van een 1e akkoord en verder in routing gegaan. Deze betaling betreft de 4e termijn van een veel eerder ontvangen factuur. Deze factuur is op 24-12-2019 al handmatig betaald. De factuur was echter nog niet geboekt. Nadat de factuur op 9-3-2020 is geboekt is deze vereffend met de betaling van 24-12-2019 op vereffeningsdatum 13-3-2020.

De voorgaande toelichting op de oorzaak van de vertraagde betaling van facturen leidt tot de conclusie, dat deze oorzaken velerlei zijn. Maar bij veel te laat betaalde facturen speelt als algemene oorzaak, dat de periode tussen de documentdatum en de periodedatum meer dan gewenst (5 dagen) is. In tegenstelling tot de boekjaren 2018 en (begin) 2019 is er in het boekjaar 2020 geen sprake geweest van achterstanden in het registreren van facturen. Dit is dus geen verklaring voor de te late betaling. Dat betekent, dat de meest waarschijnlijke verklaring voor de soms optredende langere periodes tussen de op de factuur opgenomen documentdatum en de in het financieel systeem vastgelegde registratiedatum is, dat er bij de crediteur sprake is van vertraging tussen het maken van de factuur (documentdatum) en het verzenden van deze factuur aan de gemeente Vijfheerenlanden. In de praktijk betekent dit, dat de gemeente Vijfheerenlanden voldoet aan de door het Ministerie van Economische Zaken gehanteerde norm dat minimaal 90% van de door de gemeente Vijfheerenlanden ontvangen facturen binnen 30 dagen na ontvangst van de factuur wordt betaald.

12

5. SAMENVATTING, CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN 5.1

Samenvatting en onderzoeksopzet Rekeningen op tijd betalen zou normaal moeten zijn. Voor de overheid geldt een wettelijke verplichting om rekeningen binnen 30 dagen te betalen. Overheden helpen ondernemers daardoor met het op peil houden van de liquiditeit van hun onderneming. Maar iedere dag dat een rekening sneller wordt betaald, is ook winst voor een overheidsorganisatie. Een overheid die snel betaalt, wint aan betrouwbaarheid en heeft zijn financiële positie en zijn financiële processen beter op orde. Snel betalen is dus ook een bewijs van efficiëntie en effectiviteit. Het Ministerie van Economische Zaken hanteert de norm, dat 90% van de ontvangen facturen door de overheden binnen 30 dagen betaald moet zijn. Uit gegevens van dit ministerie blijkt, dat in 2019 de rijksoverheid ruim 95% van zijn facturen binnen deze termijn betaalde. De provincies betaalden in 2019 ruim 92% van hun facturen binnen deze termijn. Bij gemeenten is echter nog progressie te boeken: 50% van de gemeenten betaalde in 2019 90% van zijn facturen binnen 30 dagen, 23% van de gemeenten betaalde in 2019 tussen de 85% en 90% van zijn facturen binnen 30 dagen. Deze audit betreft een onderzoek naar de efficiency en effectiviteit van het betalingsbeleid. Daarbij is het betalingsbeleid van de gemeente Vijfheerenlanden in kaart gebracht en onderzocht in hoeverre dit voldoet aan wet- en regelgeving.

Door het college is bij de vaststelling van het plan van aanpak de volgende onderzoeksvraag vastgesteld: “welk beleid en/of werkwijze hanteert de gemeente Vijfheerenlanden ten aanzien van het betalingsverkeer en wordt er in overeenstemming met dit beleid en/of werkwijze gehandeld?’’ Deze onderzoeksvraag is onderverdeeld in drie onderdelen: A.

Welk beleid en/of werkwijze is door de gemeente Vijfheerenlanden vastgesteld, dan wel wordt impliciet gehanteerd? Voldoet dit gemeentelijke beleid aan wet- en overige regelgeving? Hoe wordt door de gemeente Vijfheerenlanden uitvoering gegeven aan dit beleid en/of werkwijze?

B. C. 5.2

Conclusies In het onderstaande overzicht zijn alle onderdelen van het normenkader beknopt weergegeven. Per onderdeel wordt aangegeven wat de conclusie is. Een “Ja” betekent, dat conform het uitgangspunt zoals opgenomen in het normenkader is gehandeld c.q. dat hieraan wordt voldaan. Een “Nee” betekent dat er niet conform het uitgangspunt, zoals opgenomen in het normenkader, is gehandeld c.q. dat hieraan niet wordt voldaan. Nr.

Normenkader

A. 1.

Gemeentelijk beleid Er is expliciet gemeentelijk beleid met betrekking tot betalingsverkeer en betaaltermijnen. Indien er geen expliciet gemeentelijk beleid is met betrekking tot betalingsverkeer en betaaltermijnen dan is er in ieder geval wel sprake van impliciet beleid (voortvloeiend uit ander beleid of besluiten). Rechtmatigheid van beleid Er is wetgeving wat betreft het betaalgedrag van overheden.

2.

B. 3.

Conclusie

13

Ja Ja

Ja

4. C. 5. 6. 7.

Deze wetgeving is op adequate wijze vertaald en toegepast in het gemeentelijk beleid met betrekking tot betalingsverkeer en betaaltermijnen van de gemeente Vijfheerenlanden. Naleving wetgeving en beleid De wetgeving en het gemeentelijke beleid zijn vertaald en vastgelegd in het administratieve werkproces met betrekking tot betalingen. Op de uitvoering van de wetgeving en gemeentelijk beleid wordt actief gestuurd. Minimaal 90% van de door de gemeente Vijfheerenlanden in 2020 ontvangen facturen wordt binnen 30 dagen betaald.

Ja

Ja Ja/Nee Ja

Uit het bovenstaande overzicht blijkt dat de gemeente Vijfheerenlanden wat betreft het gemeentelijk betalingsbeleid en de uitvoering daarvan, handelt conform het normenkader. Het proces is goed ingericht, er wordt gehandeld conform wetgeving, en de gemeente Vijfheerenlanden voldoet in de praktijk aan de norm van het Ministerie van Economische Zaken dat 90% van de facturen binnen 30 dagen na ontvangst van de factuur moet zijn betaald. Dit betekent dat actieve (bij)sturing door management of bestuur niet noodzakelijk is. Vandaar dat er bij norm C6 ook “Ja/Nee” is opgenomen. De “Ja” betreft de periode 2018-2019. De “Nee” de periode 2020-2021. “Nee” is in dit kader goed nieuws. De noodzaak tot actieve (bij)sturing ontbreekt immers sinds 2020. 5.3

Aanbevelingen De bovenstaande bevindingen laten zien dat de gemeente Vijfheerenlanden een tijdige betaling van facturen nastreeft en daar zijn beleid en werkproces ook op heeft ingericht. Desondanks kan er één aanbeveling worden gegeven, die mogelijk nog aan een verdere versnelling van het feitelijke betalingsgedrag kan bijdragen. Dit betreft de volgende aanbeveling: Aanbeveling 1: rappeltermijn Neem in het maandelijks door de financiële administratie op te stellen overzicht van facturen die te lang openstaan alle facturen op, die ouder zijn dan 20 dagen na documentdatum. Toelichting Nu wordt dit overzicht maandelijks opgesteld en worden hier alle facturen in opgenomen die ouder zijn dan 30 dagen na documentdatum. De rappellering die op basis van dit overzicht wordt uitgevoerd blijkt zeer effectief te zijn. Dat betekent dat wanneer deze lijst wordt opgesteld en daarin alle facturen worden opgenomen die ouder zijn dan 20 dagen na factuurdatum (bij een gelijkblijvende effectiviteit van rappellering) de tijdigheid van betalen door de gemeente Vijfheerenlanden verder kan verbeteren. In het begin zal dit meer werk betekenen voor het team financiële administratie, omdat de lijst immers langer wordt. Maar bij een effectieve rappellering zal uiteindelijk de lengte van de lijst afnemen en dus ook het extra werk voor de medewerkers van de financiële administratie.

In dat geval zal het zeker ook leiden tot een versnelling van het feitelijke betalingsgedrag.

14