14. (AZ) RIB Jaarverslag Gegevensbescherming 2021

Aan: Gemeente Vijfheerenlanden T.a.v. de leden van de Gemeenteraad Postbus 11 4140 AA LEERDAM

Ons kenmerk

: 462519

Onderwerp

: Jaarverslag 2021 Gegevensbescherming

Datum

: 19 juli 2022

Geachte leden van de raad, De Functionaris Gegevensbescherming (FG) heeft een jaarverslag opgesteld waarin staat beschreven welke acties en maatregelen de gemeente in 2021 heeft genomen om de doelstellingen en beginselen uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) te behalen en te waarborgen. Verantwoordelijk Het college is verantwoordelijk voor het merendeel van de verwerkingen van persoonsgegevens binnen de gemeente. De gemeenteraad is echter zelf verantwoordelijk voor de verwerkingen binnen de raad en de griffie. Bijgevoegd jaarverslag sturen wij de raad dan ook toe in verband met enerzijds uw rol als controlerend orgaan van het college en anderzijds uw rol als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke. Terugblik In 2021 zijn weer een aantal goede stappen gezet op privacygebied. Tegelijk is duidelijk geworden dat niet alle zaken goed kunnen worden uitgevoerd. In het verslag wordt dit aan de hand van diverse ontwikkelingen nader toegelicht. Toekomst Samengevat doet de FG in het jaarverslag een aantal aanbevelingen waarvan het college heeft besloten deze over te nemen en de organisatie opdracht te geven de aanbevelingen uit te voeren. Het gaat hier om de volgende aanbevelingen: 1. Betrek de medewerkers van het subteam Privacy en Informatieveiligheid (vroegtijdig) bij regionale samenwerkingen en vertrouw op interne kennis; 2.

Stel (kritische) vragen aan verwerkers, zowel vóór het aangaan van een overeenkomst als tijdens de uitvoering ervan; 3. Bespreek de verwerkersovereenkomst voordat de hoofdovereenkomst wordt aangegaan; 4. Ken nieuwe medewerkers autorisaties toe die bij de functie horen en niet automatisch alle autorisaties die de vorige medewerker had; 5. Zet de huidige bewustwordingscampagne voort, aangevuld met een interactiever karakter zoals e-learning, phishing en/of escaperoom; 6. Creëer bewustwording voor beveiligingsincidenten, met name datalekken, en (de noodzaak voor) het melden hiervan;

Gemeente Vijfheerenlanden / Postbus 11, 4140 AA Leerdam / 088 – 599 7000 / vijfheerenlanden.nl / info@vijfheerenlanden.nl

7. Controleer alle gegevens in het register van verwerkingen op compleetheid en juistheid; 8. Maak een planning voor de uitvoering van nieuwe DPIA’s en DPIA’s die moeten worden herzien; 9. Voorzie de betrokken teams van voldoende kennis en capaciteit voor de uitvoering van specifieke eisen rondom Wpg-verwerkingen; 10. Vergroot de capaciteit van de privacybeheerder binnen team Control, dan wel stel (een) privacybeheerder(s) binnen de teams aan. Aanbeveling 1 tot en met 4 zijn belegd bij de teams in samenspraak met de netwerkmanagers. Aanbevelingen 5 en 6 zijn belegd bij de FG, CISO en privacybeheerder. Aanbevelingen 7 en 8 worden opgepakt door de privacybeheerder en FG in samenspraak met de teams. Ter uitvoering van aanbevelingen 9 en 10 wordt door de FG, CISO en privacybeheerder in samenspraak met de teams en netwerkmanagers een nadere inventarisatie uitgevoerd en op basis daarvan wordt gekeken naar een passend vervolgtraject. Bovenstaande aanbevelingen zijn eveneens van toepassing op verwerkingen waarvoor de raad verantwoordelijk is. We gaan ervan uit dat u deze aanbevelingen onderstreept. De FG, CISO en privacybeheerder zullen de griffie als team in de uitvoering van deze aanbevelingen meenemen. Privacy is een groot goed en heeft organisatie breed ieders aandacht. Men is op de hoogte van de regelgeving en handelt hier naar.

Adequaat omgaan met persoonsgegevens is een blijvend proces en zal aandacht blijven vergen van zowel bestuur, management als medewerkers. Met vriendelijke groet, het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Vijfheerenlanden, de secretaris,

de loco-burgemeester,

Signed By: n.van.ameijde@vijfheerenlanden.nl {{signer1}} 19/07/2022 11:16:32 CEST

Signed By: t.van.maanen@vijfheerenlanden.nl {{signer2}} 19/07/2022 12:06:23 CEST

ID: e89bcb9f-bf29-47e8-844b-6b6c23da77c6 Auth: Consent

ID: e89bcb9f-bf29-47e8-844b-6b6c23da77c6 Auth: Consent

N. (Nanette) van Ameijde-Poortman

A. (Ton) van Maanen

Bijlage: Jaarverslag 2021 Functionaris Gegevensbescherming Vijfheerenlanden