13. (AZ) RIB inzake Bestuurlijk reactie op accountantsrapport jaarstukken 2020.pdf

De gemeenteraad van de gemeente Vijfheerenlanden Postbus 11 4140 AA LEERDAM

Ons kenmerk

: 295738

Onderwerp

: Bestuurlijke reactie op Accountantsrapport 2020

Datum

: 30 juni 2021

Geachte leden van de raad, In uw vergadering van 13 juli aanstaande, behandelt u de Jaarstukken 2020 van de gemeente Vijfheerenlanden en stelt u deze vast. In deze brief treft u onze bestuurlijke reactie aan op de door de accountant gemaakte opmerkingen. Accountantsverklaring De accountant geeft bij de Jaarstukken 2020 een verklaring af met beperking wat betreft getrouwheid en rechtmatigheid. Deze verklaring is wat betreft rechtmatigheid gelijk aan die van 2019, maar wat betreft getrouwheid niet. In 2019 was de verklaring hierover nog goedkeurend. De bevindingen van onze nieuwe accountant wat betreft de Jaarstukken 2020 komen grotendeels overeen met de bevindingen van onze voormalige accountant wat betreft de Jaarstukken 2019. Dit is op zich ook niet verwonderlijk. De Jaarstukken 2019 zijn immers pas medio november 2020 door uw raad vastgesteld. Ook zijn toen de bevindingen 2019 pas beschikbaar gekomen. Daardoor is er niet de gelegenheid geweest om met de bevindingen 2019 tot zichtbare verbeteringen in de bedrijfsvoering 2020 te komen. De tijd ontbrak daar immers voor. Sowieso heeft in 2020 de focus ook meer gelegen op het continueren van de dienstverlening (bijvoorbeeld in het sociaal domein) onder moeilijke en beperkende corona-omstandigheden, dan op het verbeteren van de werkprocessen/rechtmatigheid.

In de aan de Jaarstukken 2021 ten grondslag liggende interne controles moet die verbetering wel zichtbaar gaan worden. Hieronder gaan wij dieper in op een aantal bevindingen van de accountant. In het eerste deel betreft het een reactie op een aantal algemene (organisatiebrede) bevindingen. Daarbij wordt ook ingegaan op de oorzaak van de verklaring met beperking wat betreft de getrouwheid van de Jaarstukken 2020. In het tweede deel wordt expliciet ingezoomd op de bevindingen wat betreft de uitvoering van het sociaal domein. ALGEMENE BEVINDINGEN Verloop jaarrekeningcontrole De accountant constateert dat het traject van jaarrekeningcontrole goed is verlopen. Dat is verheugend. Voor het eerst in drie jaar zijn de Jaarstukken tijdig voor controle voorgelegd aan de accountant en kunnen deze ook tijdig worden vastgesteld door de raad. In

1

tegenstelling tot voorgaande jaren is dit ook gebeurd zonder noemenswaardige inzet van externen. Er zijn dus grote stappen vooruit gezet door onze organisatie. Dat betekent nog niet, dat we hiermee ook klaar zijn met de gewenste ontwikkeling van de financiële functie binnen onze organisatie. Dit is een proces in uitvoering, waarover de Auditcommissie regelmatig wordt geïnformeerd. Wij voorzien afronding van dit ontwikkelproces in de loop van 2022. Bij de (ontwikkeling van de) financiële functie betreft het overigens niet alleen de teams Financiën maar betreft het ook het financiële bewustzijn van de overige teams. Ook de accountant constateert, dat de organisatie zeker nog stappen moet zetten in de verbetering van de financiële functie. Maar de aanbevelingen die de accountant daarbij doet, zijn al onderdeel van ons ontwikkelplan en in focus. Wij zijn dus op de goede weg. Informatieve waarde programmaverantwoording en paragrafen De accountant constateert dat de Jaarrekening en het Jaarverslag verenigbaar zijn en voldoen aan de eisen van het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV). Dit is goed en daarmee is een basis op orde. Tegelijkertijd constateert de accountant dat de informatiewaarde van de programmaverantwoording en de kwaliteit van de paragrafen vanuit het perspectief van de informatiebehoefte van de raad verbeterd kunnen worden.

Dit is een herkenbare conclusie die wij ook kunnen onderschrijven. Wij willen de doelstellingen in de begroting anders gaan vastleggen om de informatiewaarde van de programmateksten in de jaarrekening (en tussentijdse informatie via de bestuursrapportages) te kunnen gaan verhogen. Dit met de viertrapsraket: scherpe doelstelling > onzekerheid (risico en kansen) > doen (maatregel/actie) > meten via indicatoren. Wij hebben er echter bewust voor gekozen om bij het opstellen van de Jaarstukken 2020 de opzet van programma’s en paragrafen van de Jaarstukken 2019 en de Programmabegroting 2020 als uitgangspunt te nemen. Onderdeel van het ontwikkelplan financiële functie is echter, dat in de tweede helft van dit jaar de organisatie zich - samen met de Auditcommissie - gaat buigen over wenselijke verbeteringen in de opzet en inrichting van onze planning & control (P&C) documenten. De door de accountant nu gemaakte opmerkingen zullen zeker helpen bij dit gesprek. Het is ons streven om in 2022 alle P&C producten inhoudelijk te verbeteren en mede in te richten conform de informatiewensen van de raad. Ook zullen wij dan beoordelen in hoeverre (een deel van) het P&C proces kan worden geautomatiseerd. Risicomanagement De accountant doet ook inhoudelijke aanbevelingen wat betreft de opzet van de paragraaf weerstandsvermogen en de wijze van risicovaststelling.

Ook dit zijn herkenbare aanbevelingen. Het programma om het risicomanagement binnen de gemeente Vijfheerenlanden te verbeteren is momenteel in uitvoering. De Auditcommissie is hierover geïnformeerd. De prioriteit ligt nu op het verbreden van de kennis over risicomanagement binnen onze organisatie, op gedragsverandering (risicoleiderschap/-gestuurd werken) en op het actualiseren en verbeteren van risicobeschrijvingen, -waarderingen en beheersing. Dit verbeterprogramma wordt afgerond met een vernieuwde Nota risicomanagement die in 2022 aan de nieuwe raad zal worden aangeboden. Onderdeel van deze nieuwe nota zal ook zijn een frauderisico-inventarisatie. Inkoop Onderdeel van het rechtmatigheidsoordeel van de accountant betreft de rechtmatigheid op inkoop. Begin dit jaar is uw raad al geïnformeerd over het feit, dat er in 2020 sprake zal zijn van onrechtmatigheid bij inhuur. Onrechtmatigheden betreffen vooral het feit dat (gelet op het uitgavenpatroon van de afgelopen vier jaar, dus 2 jaar de gemeente Vijfheerenlanden en 2 jaar de drie voormalige gemeenten) er sprake had moeten zijn van Europese aanbestedingen en dit in de praktijk in het verleden niet altijd is gebeurd c.q. niet hoefde te gebeuren. De geconstateerde onrechtmatigheid betreft vooral onrechtmatigheid bij inhuur en bij het beheer van de openbare ruimte.

De onrechtmatigheid bij inhuur zal in 2021 substantieel worden verminderd en op een juiste wijze van aanbesteding wordt dit jaar extra gestuurd. Alle belangrijke inhuurcontracten zijn inmiddels vernieuwd en op de juiste wijze aanbesteed. Ook zijn in 2020 de inkoopprocessen ingrijpend vernieuwd en is in de

2

loop van 2020 de inkoopfunctie verbeterd. Nu in 2021 alle beheerplannen openbare ruimte ook zijn of worden geharmoniseerd en vernieuwd, kan een vergelijkbare actie ook bij de lopende contracten beheer openbare ruimte gaan plaatsvinden. In 2021 worden dan ook de lopende contracten grondig beoordeeld. Dit zal gebeuren tijdens de interim controle 2021. Over de resultaten van deze beoordeling zal de Auditcommissie worden geïnformeerd. Waar noodzakelijk zullen contracten worden herzien of Europese aanbestedingen worden opgestart. Wij verwachten dan ook dat de onrechtmatigheid op inkoop substantieel zal gaan dalen. Sociaal domein Hieronder wordt (in het tweede deel van deze bestuurlijke reactie) expliciet ingegaan op de bevindingen van de accountant met betrekking tot het sociaal domein. Er is hierover echter ook nog een algemene opmerking te maken. De bevindingen van de accountant met betrekking tot 2020 zijn - net als de bevindingen van de voormalige accountant wat betreft 2019 - voor een zeer belangrijk deel gebaseerd op eigen gemeentelijk onderzoek dat is uitgevoerd door onze IC medewerker. De bevindingen van deze medewerker wat betreft 2020 en 2019 komen voor een belangrijk deel overeen. De bevindingen 2020 zullen nog worden gedeeld met de Auditcommissie. De omvang van de onzekerheid die door de accountant wordt berekend, verschilt echter flink.

Waar bijvoorbeeld bij de Wmo de omvang van de onzekerheid in 2019 een bedrag van circa € 0,4 miljoen bedroeg, bedraagt deze in 2020 een bedrag van circa € 2,9 miljoen. Dit is een belangrijke verklaring voor het feit dat er in 2020 sprake is van een beperking op getrouwheid, waar er in 2019 nog sprake was van een goedkeurende verklaring op getrouwheid. In het tweede deel van deze bestuurlijke reactie wordt meer in detail ingegaan op de inhoudelijke bevindingen van de accountant met betrekking tot het sociaal domein. BEVINDINGEN SOCIAAL DOMEIN Corona Voor het Sociaal Team VHL heeft de corona-crisis in 2020 een enorme impact gehad in de werkwijze en in de samenwerking met zorgaanbieders. Ook is de vraag om zorg gaandeweg het jaar veranderd. Er is gekozen voor het zo veel mogelijk verlenen van goede zorg aan onze inwoners. Dit heeft veel gevraagd van het Sociaal Team qua flexibiliteit, creativiteit en inzet. Daarvoor is afgelopen najaar nog extra tijdelijke capaciteit ingezet om aan de groeiende vraag naar zorg tegemoet te kunnen komen. Het is dan ook niet verwonderlijk dat deze onverwachte ontwikkelingen veel impact hebben gehad op de sinds eind 2020 opgestarte verbetertrajecten.

Daarbij speelt ook nog de invulling van een eerder afgesproken structurele personele taakstelling voor 2021 en de overstap van aanbieder van jeugdzorg van de aanbieder in de provincie Zuid Holland naar de regio Lekstroom (richtdatum 1 januari 2022). Aanpak bevindingen accountant In oktober 2020 is binnen het sociaal domein gestart met het verbeterplan bedrijfsvoering sociaal domein. Aanleiding daarvoor waren de geconstateerde fouten in de begroting sociaal domein en de bevindingen van de accountant bij de controle van de jaarstukken 2019. De belangrijkste verbeterpunten uit het verbeterplan zijn de kwaliteit van de verantwoording van de besteding van budgetten, het monitoren van de zorgvraag en het verbeteren van de werkprocessen. Het doel hiervan is het verbeteren van de informatiehuishouding en het vergroten van de grip op de kosten. Interne beheersing in het sociaal domein is en wordt verbeterd Vanaf april 2021 wordt gewerkt met een nieuw werkproces Wmo en Jeugdzorg. De verbeteringen zorgen ervoor dat de verantwoording over aangevraagde en verleende zorg substantieel is verbeterd. Het vaststellen van het recht op zorg door middel van beschikkingen maakt hier ook onderdeel van uit. Naast het verbeteren van de werkprocessen wordt ook ingezet op de kwaliteitsverbetering van de professionals, juist op het vlak van de verantwoording.

Om die slag te kunnen maken worden de professionals

3

door de kwaliteitsmedewerkers ondersteund. Ondersteunende opleidingen om het nieuwe werkproces goed uit te voeren zijn in de eerste helft van 2021 gevolgd. Het gaat daarbij om opleidingen over wet en regelgeving, het opstellen van beschikkingen en de vaststelling en het gebruik van PGB’s. Inmiddels controleren de kwaliteitsmedewerkers het nieuwe werkproces steekproefsgewijs. Daarnaast wordt op deze nieuwe werkwijze in het najaar een eerste interne controle (IC) verricht. Op basis van die bevindingen wordt het werkproces (indien nodig) verder verbeterd. Het doel is rechtmatig te handelen in 2022 voor de Wmo. De verbeteringen in het werkproces voor Jeugdzorg zijn nog niet zover, maar zijn naar verwachting in de 2e helft van dit jaar in beeld en voorzien van een aanpak. Hierbij wordt ook rekening gehouden met de benodigde aanpassingen van de nieuwe regionale inkoop Jeugdzorg binnen de Lekstroom-regio. Vanaf februari 2021 is de monitoring zodanig ingericht dat de uitgaven van de Wmo en de zorgvraag-ontwikkeling goed én gespecificeerd in beeld zijn. Rapportages worden sindsdien gebruikt om de periodieke overleggen met de zorgaanbieders te ondersteunen. Prestatielevering van zorg niet volledig vastgesteld Het administratieve systeem van de uitbetaling van pgb’s via de Sociale VerzekeringsBank (SVB) is landelijk vastgesteld.

Er is door het Rijk gekozen voor verantwoording vooraf in plaats van achteraf. Door de gemeente Vijfheerenlanden wordt daarom niet meer expliciet elk pgb gecontroleerd op de prestatielevering. Bij een pgb voor woonvoorzieningen, rolstoelen en vervoersvoorzieningen wordt deze prestatielevering gecontroleerd aan de hand van de factuur die overlegd moet worden door de inwoner. Bij zorg komt de prestatielevering wel terug in de herindicatie voor de zorg. In 2020 zijn bijvoorbeeld alle pgb’s voor huishoudelijke ondersteuning opnieuw vastgesteld, nadat in het gesprek met de inwoner de ingezette zorg aan bod is gekomen. Daarom zijn wij van mening dat er wel voldoende gecontroleerd is op een prestatielevering. De accountant geeft echter aan dat een eigen (vastgelegde) controle achteraf op de prestatielevering toch noodzakelijk is. Dit verschil van opvatting zullen wij tijdens de interim controle 2021 samen met de accountant gaan verdiepen. Herzien normenkader Mede op basis van de bevindingen van onze eigen interne controles is geconstateerd dat het vastgestelde normenkader waaraan de verantwoording wordt getoetst, niet goed meer past bij de huidige werkwijze en verantwoording. Dit wordt veroorzaakt doordat op een aantal punten de Verordeningen Wmo en jeugdhulp, ook in de ogen van de accountant, verder gaan dan noodzakelijk is.

Ook zijn een aantal in de verordeningen opgenomen regels in de praktijk niet goed uitvoerbaar. Dat draagt dan ook bij aan de geconstateerde tekortkomingen. Inmiddels is gestart met de verkenning naar vereenvoudiging van de controleregels voor Wmo en jeugdzorg. Dit moet gaan leiden tot een herziening van de verordeningen door de raad in het 4e kwartaal 2021. Vanaf 2022 zal het effect daarvan zichtbaar zijn in de controles en bijdragen aan vermindering van de administratieve last. Samenwerking met RBL dient verder vormgegeven te worden De constatering dat de onderlinge samenwerking met de RBL nog niet voldoende is ingericht is in regionaal verband al opgepakt. Enerzijds zijn er het afgelopen jaar grote verbeteringen bereikt door de RBL in de kwartaalrapportages. Anderzijds is de behoefte aan intensievere samenwerking tussen de gemeente(n) en de RBL veel groter geworden. Dit vanuit het doel om grip op kosten te krijgen. Er is nu een regionale driehoek waarin de gemeente periodiek overleg heeft met de RBL over de samenwerking en financiële ontwikkeling. Daarnaast zijn er sinds het tweede kwartaal van dit jaar gezamenlijke accountgesprekken van de gemeente Vijfheerenlanden met de RBL en zorgaanbieders. In die gesprekken worden zowel het financiële beeld als de zorgprestaties besproken.

Ook met de nieuwe regionale inkoop Wmo begeleiding en jeugdzorg wordt de samenwerking met de RBL meer in één lijn gebracht qua contracten, sturing en verantwoording. De aanbesteding zal in delen starten vanaf begin 2022. De RBL is in de afgelopen jaren steeds belangrijker geworden als partner in het sociale domein. Deze

4

ontwikkeling vraagt ook om een herziening van de organisatievorm en aansturing van de RBL. Intussen heeft het Rijk aangegeven te komen met een voorstel hoe zij de Jeugdzorg wil gaan reorganiseren. Regionaal is afgesproken om die ontwikkeling eerst af te wachten.

Met vriendelijke groet, het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Vijfheerenlanden, de secretaris,

de burgemeester,

Signed By: n.van.ameijde@vijfheerenlanden.nl {{signer1}} 30/06/2021 13:10:10 CEST

Signed By: s.frohlich@vijfheerenlanden.nl {{signer2}} 30/06/2021 15:44:59 CEST

ID: d64dc8d9-691e-4b1d-a5f3-bec1782cbb00 Auth: Consent

N. (Nanette) van Ameijde-Poortman

ID: d64dc8d9-691e-4b1d-a5f3-bec1782cbb00 Auth: Consent

S. (Sjors) Fröhlich

5