13. (AZ) Rekenkamerbrief landelijk rekenkameronderzoek DoeMee 2021.pdf
Tekst van het document
Aan: Gemeente Vijfheerenlanden T.a.v. de leden van de Gemeenteraad Postbus 11 4140 AA Leerdam
Ons kenmerk
:
Onderwerp
: Rekenkamerbrief landelijk Datum rekenkameronderzoek DoeMee 2021
: 15 maart 2022
Geachte leden van de raad, Voor u ligt een zogenaamde rekenkamerbrief. Dit is voor rekenkamers een gebruikelijke manier van rapporteren, maar een primeur voor de gemeente Vijfheerenlanden. Ons doel met deze vorm van rapporteren is om u kernachtig, in enkele pagina’s, te informeren over onze bevindingen van kleinere onderzoeken die wij hebben uitgevoerd. Met deze eerste rekenkamerbrief rapporteren wij over het landelijke onderzoek naar de toepassing van de Wet Openbaarheid van Bestuur (WOB) bij decentrale overheden. Aan dit onderzoek hebben 93 decentrale overheden meegedaan en is uitgevoerd onder de verantwoordelijkheid van de Nederlandse Vereniging van Rekenkamers en Rekenkamercommissies (NVRR). De eindrapportage van dit onderzoek beslaat 89 pagina’s en als bijlagen bij dit onderzoek zijn fact-sheets met de data van alle deelnemers en data over de situatie in Vijfheerenlanden. Gezien de omvangrijke hoeveelheid informatie leek het de rekenkamer wenselijk om in deze brief de belangrijkste bevindingen over de situatie in Vijfheerenlanden voor u samen te vatten.
De centrale vraagstelling van het onderzoek luidt: Hoe geven de decentrale overheden vorm aan de afhandeling van Wob-verzoeken, in hoeverre gebeurt dit rechtmatig, hoe wordt hierover verantwoording afgelegd, hoe is actieve openbaarmaking geregeld en hoe verhoudt zich dat tot de eisen die de Wet open overheid straks gaat stellen. Het onderzoek besteedt aandacht aan vijf onderstaande thema’s.
1. 2. 3. 4. 5.
Het voor de behandeling van Wob-verzoeken vastgestelde beleid en de organisatie-inrichting. De behandeling van Wob-verzoeken in de organisatie Rechtsbescherming bij het behandelen van Wob verzoeken De verantwoording aan de volksvertegenwoordiging over Wob-verzoeken Hoe wordt vormgegeven aan de plicht tot “actieve openbaarheid” (= uit eigen beweging openbaar maken van informatie).
Per thema noem ik de belangrijkste bevindingen voor Vijfheerenlanden en vergelijk deze bevindingen met de landelijke uitkomsten om zo de bevinding nader te duiden. 1. Het voor de behandeling van Wob-verzoeken vastgestelde beleid en de organisatie-inrichting.
Gemeente Vijfheerenlanden / Postbus 11, 4140 AA Leerdam / 088 – 599 7000 / vijfheerenlanden.nl / info@vijfheerenlanden.nl
Uit het onderzoek blijkt dat de meeste overheden geen beleid hebben voor de afhandeling van Wob-verzoeken. Wel heeft 72% van de onderzochte overheden werkinstructies en/of procesbeschrijvingen op papier staan. Vijfheerenlanden past in het landelijke beeld. Er is geen beleid voor Wob- verzoeken opgesteld. Wel zijn er werkinstructies, mandaat- en delegatiebesluiten en modelbrieven beschikbaar. De onderzoeksresultaten naar de behandeling van Wob verzoeken (zie punt 2) schetsen een beeld dat ook zonder dit beleid de afhandeling van Wob-verzoeken binnen Vijfheerenlanden goed verloopt. De rekenkamer ziet op grond van deze reden geen aanleiding voor het opstellen van beleid. De werkinstructies voor afhandeling van de verzoeken worden door de respondenten van Vijfheerenlanden als goed/voldoende beoordeeld, evenals de capaciteit voor de afhandeling door de interne organisatie. Bij dit laatste punt steekt Vijfheerenlanden in positieve zin af tegen de landelijke resultaten. Van de medewerkers die de vragenlijst hebben ingevuld, is 42% niet tevreden met de capaciteit die beschikbaar is voor de behandeling van Wobverzoeken. De meeste overheden (79 van de 93) hebben informatie over de Wob op hun website staan. Vijfheerenlanden hoort bij de 14 overheden die geen informatie over de afhandeling van WOB verzoeken op de website hebben staan. Aanbeveling 1.
Uit oogpunt van service en transparantie beveelt de rekenkamer aan de website hierop aan te passen en informatie over de Wob op te nemen. Denk daarbij aan informatie zoals: uitleg aan inwoners of andere belanghebbenden, informatie over wijze van indienen van verzoeken, het verloop van de procedure en onderdelen van rechtsbescherming. Overheden hebben op basis van artikel 8 en 9 van de bestaande wetgeving (Wob) een verantwoordelijkheid voor actieve openbaarheid (= het geven van informatie uit eigen beweging). Bijvoorbeeld, door de informatie die via een Wob verzoek is opgevraagd niet alleen naar de verzoeker te sturen maar ook direct openbaar te maken via de website van de gemeente. De verantwoordelijkheid voor actieve openbaarmaking is slechts bij 14% van de overheden belegd door middel van interne afspraken. Ook in Vijfheerenlanden worden uitkomsten van Wob verzoeken niet via de website openbaar gemaakt. De komst van de Wet Open Overheid (WOO) maakt het noodzakelijk hier aandacht aan te besteden. Zie ook punt 5 van deze brief en de aanbeveling hierover. 2. Behandeling van Wob-verzoeken Om een beeld te krijgen van de wijze waarop Wob-verzoeken worden afgehandeld binnen een gemeente is per deelnemende gemeente tien afgehandelde dossiers van Wobverzoeken opgevraagd. Welke dossiers dat betrof is slechts gedeeltelijk door de onderzoekers vooraf bepaald.
De ambtenaren van Vijfheerenlanden hadden dus enige vrijheid zelf een selectie te maken van de dossiers die voor de steekproef zijn gebruikt. De dossiers zijn door de onderzoekers onder andere beoordeeld op de onderwerpen in onderstaande tabel.
Dossiers VHL
Compleet dossier?
Info verstrekt?
Binnen termijn afgehandeld?
Bezwaar gemaakt/ met succes?
Dossier 1
Ja
Ja
Ja
Nee
Dossier 2
Ja
Ja
Ja
Nee
Dossier 3
Nee, besluit ontbreekt
Nee
Ja
Ja, zonder succes
Dossier 4
Ja
Ja
Ja
Ja, zonder succes
Dossier 5
Ja
Ja
Ja
Nee
Dossier 6
Ja
Ja
Ja
Nee
Dossier 7
Ja
Ja
Ja
Nee
Dossier 8
Ja
Ja
Ja
Nee
Dossier 9
Ja
Nee
Nee
Nee
Dossier 10
Ja
Nee
Ja
Ja, zonder succes
Landelijke gemiddelden
83% van landelijke dossier waren compleet
75% van landelijke dossiers in steekproef zijn binnen termijn afgehandeld.
Naast de informatie in deze tabel zijn onderstaande bevindingen uit de steelproef gebleken: - Het college heeft zich in alle gevallen van de steekproef zich gehouden aan algemene wet bestuursrecht en de algemene beginselen van behoorlijk bestuur; - Het oordeel van de onderzoekers over de leesbaarheid van de VHL besluiten was “goed”; - De onderzoekers constateren dat er geen onnodige drempels zijn opgeworpen om de verzoeker te ontmoedigen bij zijn verzoek; Op basis van de steekproef bij de onderzochte dossiers concluderen we dat in Vijfheerenlanden de Wob-verzoeken bovengemiddeld goed worden afgehandeld.
3. Rechtsbescherming Een Wob-verzoek moet in principe binnen vier weken worden afgehandeld. Een bestuursorgaan kan deze termijn één keer met vier weken verlengen (een uitzondering geldt voor milieuzaken). Het landelijk gemiddelde van het aantal Wob verzoeken dat in de periode 2018-2020 niet binnen de termijn is afgehandeld ligt op 34% 1, volgens het dossieren vragenlijstonderzoek. In dezelfde periode geldt voor Vijfheerenlanden een percentage van 17% van Wob verzoeken die niet op tijd zijn afgehandeld. Dit is een duidelijk betere
1
Dit percentage wijkt af van het percentage in de tabel. Dat wordt veroorzaakt doordat het percentage dat in de tabel genoemd wordt alleen betrekking heeft op de dossiers die in de steekproef betrokken zijn. Het percentage dat hier genoemd wordt gaat over alle Wob verzoeken in de onderzoeksperiode 2018-2020.
prestatie dan de overige onderzochte overheden. In de periode 2018-2020 is landelijk in gemiddeld 13% van de gevallen bezwaar gemaakt tegen het besluit op het Wob-verzoek. In 30% van deze gevallen is dit besluit herroepen en is de informatie alsnog (deels) openbaar gemaakt. In de periode 2018-2020 is in Vijfheerenlanden bij 9% van de besluiten op Wob verzoeken bezwaar gemaakt. In geen van de gevallen is door de bezwaarcommissie besloten het besluit te herroepen en de informatie alsnog openbaar te maken. Om rechtsbescherming te borgen heeft 66% van de gemeenten een externe bezwaarcommissie. Slechts 16% van deze bezwaarcommissies geeft in hun jaarverslagen specifieke informatie over Wob-bezwaren. Dit landelijke beeld komt overeen met de situatie in Vijfheerenlanden. Er is een externe bezwaarcommissie actief die de ook bezwaren in het kader van Wob verzoeken behandelt. Deze commissie houdt jaarverslagen bij, echter zonder specifieke informatie over Wob bezwaren.
4.
De verantwoording aan de volksvertegenwoordiging over Wob-verzoeken
In het onderzoek is bekeken of er een regeling is over de vorm, frequentie en moment van informeren van de volksvertegenwoordiging over Wob-verzoeken. Vanuit de gedachte dat dit van belang is voor de controlerende rol van de raad. Bij 75% van de overheden blijkt hierover geen afspraken te zijn. Dit geldt ook voor Vijfheerenlanden. Informatie wordt alleen op verzoek verstrekt aan de raad. Aanbeveling 2: De rekenkamer adviseert de raad om hier verandering in aan te brengen, mede met het oog op de komst van de nieuwe Wet Open Overheid (WOO). De raad zou zich jaarlijks op de hoogte moeten stellen van de WOB verzoeken en het verloop van de afhandeling. Dit kan op hoofdlijnen en bijvoorbeeld via een kengetal in de begroting of een passage in de jaarlijkse verantwoording over de bezwaarschriften.
5.
De actieve openbaarheid (uit eigen beweging openbaar maken van informatie). In het onderzoek is dit aspect meegenomen mede vanwege de komst van de WOO per 1 mei 2022. Deze wet heeft als doel de overheid transparanter te maken en verplicht onder andere gemeenten om een actieve houding aan te nemen in het openbaar maken van informatie. Openbaarheid is immers een belangrijk uitgangspunt voor democratie. Uit het onderzoek blijkt dat Vijfheerenlanden net als 90% van de andere onderzochte overheden bezig is met het treffen van voorbereidingen in de informatie huishouding om te voldoen aan deze wet. Uit de bevinding bij punt 1 van deze brief blijkt dat informatie die voortvloeit uit Wob-verzoeken ook door Vijfheerenlanden niet uit eigen beweging openbaar gemaakt worden op bijvoorbeeld de website. Er moeten dus nog stappen gezet moeten worden om te komen tot “openbaar maken uit eigen beweging”. Met ingang van de wet open overheid wordt dit verplicht. Aanbeveling 3: Houd aandacht voor het actief openbaar maken van informatie. Een eerste goede stap is om de informatie over besluiten over Wob verzoeken via de website openbaar te maken. Voorzitter van de rekenkamer, Signed By: kvdberg@ziggo.nl
15/03/2022 16:47:33 CET {{Signer1}} ID: 750d00c3-5eb2-40d8-b1d1-68469679e0d6 Auth: Consent
K. van den Berg
Bijlage 1 Informatie Wob-verzoeken Vijfheerenlanden over de periode 2018 - 2020? Jaar
Landelijk gemiddelde gemeenten
Achtergrond indieners
Gericht aan
2018*
Aantal WOB verzoeken VHL 45
39
37 college, 2 raad, 6 heffingsambtenaar
2019
22
49
2020
23
54
30 burgers, 2 journalisten, 6 onderzoeker, 7 overig 16 burgers, 2 journalisten, 1 onderzoeker, 3 overig 12 burgers, 2 journalisten, 1 onderzoeker, 8 overig
Totaal
90
142
*Cijfer van de drie gemeente samen
21 college, 1 heffingsambtenaar
22 college, 1 heffingsambtenaar