12. (AZ) RIB Publicatie aanbesteding adviseurs gemeentehuis VHL - ondertekend.pdf

Aan: Gemeente Vijfheerenlanden T.a.v. de leden van de Gemeenteraad Postbus 11 4140 AA Leerdam

Ons kenmerk

: 547526

Onderwerp

: RIB – Publicatie aanbesteding adviseurs gemeentehuis VHL

Datum

: 4 oktober 2022

Geachte leden van de raad, De gemeente Vijfheerenlanden heeft de ambitie om de organisatie en bestuur in één gebouw te huisvesten. Op basis van de kaders en scenariostudie, die in de periode 2020 – 2021 tot stand zijn gekomen, is door de voormalige gemeenteraad op 6 oktober 2021 gekozen voor het scenario “Renovatie en uitbreiding gemeentehuis Leerdam”. In juli 2022 bent u met een raadsinformatiebrief (RIB) geïnformeerd over het proces dat toewerkt naar een definitief ontwerp en kredietaanvraag voor deze werkzaamheden. Met deze brief informeren we u over de volgende stap in het proces. Op 5 oktober 2022 wordt de aanbesteding voor de ontwerppartners opgestart. Wat besteden we aan? De volgende ontwerp- en advieswerkzaamheden worden separaat, in twee opdrachten, aanbesteed (de ontwerppartners):  Bouwkundige ontwerp- en advieswerkzaamheden (architect/interieurarchitect in combinatie met bouwkundig constructeur);  Installatietechnische ontwerp- en advieswerkzaamheden (installatieadviseur in combinatie met bouwfysisch adviseur voor een gezond binnenklimaat). Manier van aanbesteden Het betreft een Europese niet-openbare aanbesteding, die in twee fasen wordt doorlopen:  Selectiefase;  Gunningsfase. Selectiefase – Selectie van vijf partijen per opdracht In de selectiefase kunnen partijen een aanmelding indienen om mee te doen aan de aanbesteding.

Voor zowel de bouwkundige als installatietechnische ontwerp- en advieswerkzaamheden wordt gezocht naar een partij die ervaring heeft met gelijkwaardige projecten qua omvang en technische complexiteit. Bij het indienen van een aanmelding tonen partijen deze ervaring aan met referentieproject(en). Van de partijen die voldoende ervaring hebben, wordt (via vooraf opgestelde selectiecriteria) een selectie gemaakt van de vijf meest geschikte partijen voor beide opdrachten.

Gemeente Vijfheerenlanden / Postbus 11, 4140 AA Leerdam / 088 – 599 7000 / vijfheerenlanden.nl / info@vijfheerenlanden.nl

Gunningsfase – Contractering van één partij per opdracht De vijf partijen per opdracht die uitgenodigd worden voor de gunningsfase mogen een inschrijving indienen. Met visiestukken geven zij hun visie op de opgave weer. Er wordt nog niet verwacht dat er een ontwerp opgeleverd wordt door de partijen. We willen het ontwerp graag samen en integraal met de organisatie en stakeholders vormgeven tijdens het ontwerpproces. Daartoe wordt onder andere een visie op dit participatieproces van de architect gevraagd tijdens de gunningsfase. De beoordeling van de inschrijvingen leidt tot één contractpartij voor de bouwkundige ontwerp- en advieswerkzaamheden (architect met partners) en één partij voor de installatietechnische ontwerp- en advieswerkzaamheden. Planning en vervolgstappen De aanbestedingsprocedure wordt op 5 oktober 2022 opgestart door het publiceren van de selectieleidraad. Begin november worden de aanmeldingen verwacht. De gunningsfase wordt de in de loop van november opgestart. Er wordt verwacht dat halverwege Q1 2023 bekend is aan welke partijen de ontwerp- en advieswerkzaamheden gegund worden. Na gunning starten de ontwerpwerkzaamheden. Participatie raad en inwoners In deze aanbestedingsprocedure is geen sprake van participatie.

Na contractering van de ontwerppartners wordt er middels een, samen met de ontwerpende partijen, op te stellen participatieplan invulling gegeven aan participatie. Zoals eerder toegelicht wordt er mede om deze reden nog geen ontwerp gevraagd van de partijen die mee doen aan het de aanbesteding. Communicatie raad en inwoners Inwoners en de pers worden geïnformeerd over het opstarten van de aanbesteding via een persbericht. Uw gemeenteraad wordt geïnformeerd via deze RIB. Na afronding van de gunningsfase zal de raad en pers geïnformeerd worden over de partijen aan wie de opdracht gegund is. We zijn verheugd dat we nu de volgende stap in het project nieuwe huisvesting voor de gemeente Vijfheerenlanden kunnen zetten en kijken vol belangstelling uit naar de creatieve ideeën en visies die door de partijen ingediend gaan worden. Met vriendelijke groet, het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Vijfheerenlanden, de secretaris, Signed By: n.van.ameijde@vijfheerenlanden.nl

04/10/2022 21:13:07 CEST {{signer1}} ID: a41efe2f-2d57-4090-bf26-4242c268b0af Auth: Consent

N. (Nanette) van Ameijde-Poortman

de burgemeester, Signed By: s.frohlich@vijfheerenlanden.nl

04/10/2022 22:07:47 CEST {{signer2}} ID: a41efe2f-2d57-4090-bf26-4242c268b0af Auth: Consent

S. (Sjors) Fröhlich