10. RIB (AUDIT) inzake bestuurlijke reactie op management letter 2021.pdf

Aan: Gemeente Vijfheerenlanden T.a.v. de leden van de Auditcommissie van de Gemeenteraad Postbus 11 4140 AA Leerdam

Ons kenmerk

: 357623

Onderwerp

: Bestuurlijke reactie op Management Letter 2021

Datum

: 14 december 2021

Geachte leden van de Auditcommissie, Bijgevoegd treft u de Management Letter 2021 aan. In de Management Letter worden door onze accountant de resultaten van de interim-controle 2021 gepresenteerd. Tijdens de interim-controle beoordeelt de accountant vooral de kwaliteit van de interne beheersing van onze gemeentelijke organisatie. De Management Letter kan dus worden gezien als een onafhankelijke externe rapportage op de kwaliteit van onze interne beheersing. In de Management Letter 2020 (van februari 2021) constateerde onze (toen nieuw aangewezen) accountant dat de ontwikkelopgave van de gemeente Vijfheerenlanden wat betreft de verbetering van de interne beheersing substantieel was. Tegelijkertijd constateerde de accountant dat de prioriteiten op het gebied van verbetering van de interne beheersing veelal al in scope waren bij de gemeentelijke organisatie en ook waren opgenomen in diverse verbeter- en ontwikkelplannen. Ook constateerde de accountant grote betrokkenheid van bestuur en organisatie bij deze ontwikkelopgave. In het accountantsverslag bij het jaarverslag 2020 (van juli 2021) constateerde de accountant verdere vooruitgang. Meest in het oog lopend daarbij was het feit, dat het traject van jaarrekeningcontrole goed was verlopen. Het jaarverslag was tijdig opgeleverd en voor het eerst zonder noemenswaardige inzet van externen.

Het feit dat het oordeel van de accountant voor zowel rechtmatigheid als getrouwheid van het jaarverslag 2020 een verklaring met beperking betrof, had dan ook niet het totstandkomingsproces als oorzaak. In de nu voorliggende Management Letter 2021 (van november 2021) constateert de accountant dat er weer flinke stappen vooruit zijn gezet op het gebied van interne beheersing. Dit betreft bijvoorbeeld de sturing op de uitvoering van het prioriteitenplan bedrijfsvoering, het vaststellen van het IC plan 2021 en de uitvoering daarvan, de kwaliteit van analyse en conclusievorming van de uitgevoerde audits in het kader van de IC, de vastlegging van werkprocessen, de interne beheersing van het sociaal domein en het tijdig opstellen van het normenkader 2021. De accountant constateert dat de positieve energie en de daadwerkelijke wil om de organisatie te willen ontwikkelen nog steeds onverminderd aanwezig zijn. Wij zijn dan ook blij met de voorliggende Management Letter 2021. Dat laat

Gemeente Vijfheerenlanden / Postbus 11, 4140 AA Leerdam / 088 – 599 7000 / vijfheerenlanden.nl / info@vijfheerenlanden.nl

natuurlijk onverlet, dat de accountant nog steeds een flink aantal aanbevelingen doet. Het zijn weliswaar geen nieuwe aanbevelingen, maar het aantal is nog altijd zodanig dat we mogen constateren dat we goed op weg zijn, maar er in 2022 nog wel het nodige werk verzet moet worden. Hieronder wordt ingegaan op de belangrijkste aanbevelingen van de accountant. Interne controle De accountant constateert dat er bij de verbijzonderde interne controle (VIC) van de gemeente Vijfheerenlanden grote stappen vooruit zijn gezet. Als verdere verbetermogelijkheden geeft de accountant in overweging om de VIC activiteiten beter te integreren in de organisatie (1), om de VIC organisatie ook kwalitatief en kwantitatief uit te breiden (2) en om een interne frauderisicoanalyse uit te voeren (3). De eerste aanbeveling onderschrijven wij. Dit zal het komende jaar ook zeker gebeuren. Het feit dat dit mogelijk is, is niet alleen het resultaat van het wegwerken van de achterstanden van de afgelopen jaren en de goede kwaliteit van onze VIC activiteiten, maar ook van het feit dat de 1e lijncontroles (“first line of defence”) inmiddels zichtbaar beter worden uitgevoerd. Wat betreft het tweede advies erkennen wij dat de kwantitatieve capaciteit van de VIC moet worden uitgebreid. Dit wordt begin 2022 geregeld. Wij zijn echter tevreden over de kwaliteit van de VIC.

Een tevredenheid die door de accountant in de Management Letter ook wordt bevestigd. Met een VIC van 2 fte en een concerncontroller (nu tijdelijk waarnemend netwerkmanager) die in 2022 weer volledig terug is in positie moet de VIC functie kwalitatief en kwantitatief voldoende zijn bemenst. Wat betreft het derde advies hebben wij bij de reactie op het accountantsrapport 2020 al toegezegd een frauderisicoanalyse te gaan uitvoeren als onderdeel van de in het tweede kwartaal van 2022 aan de nieuwe Gemeenteraad voor te leggen vernieuwde Nota risicomanagement. Kwaliteit P&C cyclus Net als in het accountantsrapport 2020 adviseert de accountant in de Management Letter 2021 om de informatieve waarde van de producten van de gemeentelijke planning & control (P&C) cyclus te verbeteren (1) en om opzet en samenhang van de gemeentelijke P&C cyclus verder door te ontwikkelen (2). In onze reactie op het accountantsrapport 2020 hebben wij al aangegeven, dat wij deze aanbevelingen gaan oppakken. Dit voornemen is immers begin 2020 al opgenomen in het Ontwikkelplan financiële functie. In het 1e kwartaal van 2022 gaan wij ons - samen met de Auditcommissie - buigen over wenselijke verbeteringen in de opzet en inrichting van onze P&C documenten. De door de accountant gemaakte opmerkingen en gedane aanbevelingen zullen zeker helpen bij dit gesprek.

Het is ons streven om in de loop van 2022 alle P&C producten inhoudelijk te verbeteren en mede in te richten op de informatiebehoefte van de raad. Wanneer deze informatiebehoefte bekend is, zullen wij ook onderzoeken in hoeverre (een deel van) het P&C proces kan worden geautomatiseerd door de aanschaf van een daartoe bedoeld informatietool. Sociaal domein In het accountantsrapport 2020 formuleerde de accountant een aantal stevige aanbevelingen wat betreft de interne beheersing van het sociaal domein. Aanbevelingen die overigens vrijwel gelijk waren aan de aanbevelingen van onze vorige accountant in het accountantsrapport 2019. Dat was ook begrijpelijk, omdat de interne controles 2019 pas in oktober 2020 waren afgerond. Met andere woorden: toen was al ruim driekwart van het begrotingsjaar 2020 verstreken. In onze bestuurlijke reactie op het accountantsrapport 2020 hebben wij dan ook aangegeven, dat het onze verwachting was dat de gewenste verbetering van de interne beheersing vooral vanaf het begrotingsjaar 2021 zichtbaar zou gaan worden. Deze verbetering is in oktober 2020 gestart met het vaststellen van het

verbeterplan bedrijfsvoering sociaal domein. De belangrijkste verbeterpunten uit het verbeterplan zijn de kwaliteit van de verantwoording van de besteding van budgetten, het monitoren van de zorgvraag en de kwaliteit van de werkprocessen. Zo zijn in april en mei 2021 de werkprocessen Wmo en Jeugdzorg volledig herzien. Deze herziening wordt formeel afgerond in het eerste kwartaal van 2022 wanneer de profielen van alle medewerkers worden herzien en wordt vastgelegd in hoeverre medewerkers voorzieningen mogen verstrekken in combinatie met de toepassing van het vierogen-principe en de administratieve en dus rechtmatige borging. De accountant bevestigt in de Management Letter 2021 dat deze vooruitgang inmiddels duidelijk zichtbaar is. Het verbeterplan bedrijfsvoering sociaal domein zal echter pas eind 2022 volledig zijn uitgevoerd. Het is dan ook vanzelfsprekend dat de accountant in de Management Letter 2021 nog een aantal belangrijke aanbevelingen doet.

Dit betreft onder meer de toetsing van de effectiviteit van de genomen maatregelen ter reparatie van de achterstanden bij de uitvoering van de jeugdzorg (1), het maken van afspraken met RBL betreffende de aansturing, verantwoording en controle van de prestatieleveringen (2), het verbeteren van de controle van prestatieleveringen door RBL op leveranciers kleiner dan € 50.000 (3) en het invoeren van schriftelijke cliëntervaringsonderzoeken voor het sociaal domein (4). Aan al deze aanbevelingen geven wij gevolg c.q. zijn wij voornemens gevolg te gaan geven. Daarbij zullen wij in eerste instantie aanbeveling (3) en (4) aan elkaar koppelen. Waar RBL kleine zorgleveranciers (vanuit een oogpunt van vermindering van administratieve lastendruk) niet dwingt om hun zorgprestaties aan te tonen met een rapportage van de controlerend accountant van de zorgleverancier, zullen wij de prestaties van dergelijke kleine zorgleveranciers steekproefsgewijs gaan controleren met cliëntervaringsonderzoeken. Daarmee krijgen wij ook beter zicht op de prestaties van dergelijke kleine zorgleveranciers, waar onze aandacht tot nu toe nog vooral uitgaat naar de grotere zorgleveranciers. Wat betreft aanbeveling (2) constateren wij verbetering in de samenwerking met RBL.

Er is inmiddels een regionale driehoek waarin de gemeente Vijfheerenlanden periodiek overleg heeft met RBL over de samenwerking en financiële ontwikkeling. Daarnaast zijn er sinds het tweede kwartaal van dit jaar gezamenlijke accountgesprekken van de gemeente Vijfheerenlanden met RBL en de grote zorgaanbieders. In die gesprekken worden zowel het financiële beeld als de zorgprestaties besproken. Ook met de nieuwe regionale inkoop Wmo begeleiding en jeugdzorg wordt de samenwerking met RBL meer in één lijn gebracht qua contracten, sturing en verantwoording. Desalniettemin vraagt de complexiteit van de jeugdzorg mogelijk ook om een herziening van de organisatievorm en aansturing van RBL. Wij zijn hierover met onze partnergemeenten in gesprek. Inkopen en aanbesteden In onze bestuurlijke reactie op het accountantsrapport 2020 hebben wij de verwachting uitgesproken dat in 2021 de onrechtmatigheid op inkoop en aanbesteden substantieel zal gaan dalen. Dit op grond van het feit dat in 2020 alle belangrijke inhuurcontracten zijn vernieuwd en er door het vernieuwen van vrijwel alle beheerplannen openbare ruimte ook gestart kon worden met het harmoniseren en (rechtmatig) aanbesteden van de daaronder vallende inkoopcontracten. De accountant bevestigt in de Management Letter onze verwachting.

Ter verdere verbetering van het inkoopproces adviseert de accountant in de Management Letter 2021 om in het zaaksysteem een goedkeuringsprocedure op te nemen voor die gevallen waar er sprake is van een afwijking van de (conform de gids proportionaliteit) voorgeschreven aanbestedingsvorm. Dit advies is ook bij de Management Letter 2020 al door de accountant gegeven. In reactie hierop is als extra controle de inkoopmonitor 2021 opgezet. Die monitor wordt regelmatig uitgevoerd en is bijvoorbeeld in de derde dasboardrapportage in het DT/MT van 27 september jl. besproken. Uit de monitoring komt naar voren dat het risico van onrechtmatigheid op inkoop en aanbesteding acceptabel en beheersbaar is geworden. Tot en met

augustus 2021 zijn bijvoorbeeld ongeveer 225 inkoopzaken in het zaaksysteem geregistreerd, waarbij er slechts in enkele gevallen sprake was van een (overigens door het college goedgekeurde) afwijking van de gids proportionaliteit. Vooralsnog zullen we dan ook geen aanpassingen in de inkooptool van het zaaksysteem doorvoeren. Treasury Wat betreft het onderwerp treasury adviseert de accountant om een treasurer aan te wijzen. Op dit moment is de treasuryfunctie ingevuld door middel van het twee keer twee ogen principe waarbij een medewerker van het team financiële administratie én een medewerker van het team financieel beleid conform artikel 16 van het treasurystatuut treasury-activiteiten uitvoeren respectievelijk autoriseren. Dit werkt goed. Wanneer formeel een medewerker moet worden aangewezen in de rol van treasurer zal dit conform het gestelde in artikel 16 van het statuut de medewerker financiële administratie worden. Sowieso willen wij echter de huidige werkwijze bestendigen. Wij verwachten dat vanaf 2022 een meerjarige liquiditeitenplanning kan worden opgesteld en bewaakt. Dit conform het gestelde in artikel 3 van het treasurystatuut. Grondbeleid De accountant constateert dat de gemeente Vijfheerenlanden geen Nota grondbeleid heeft en ook geen Meerjarenperspectief grondbeleid (MPG).

De accountant adviseert derhalve om in ieder geval gedetailleerde en gekwantificeerde analyses te maken van de risico’s binnen de grondexploitaties. In de Programmabegroting 2022 hebben wij al uitgelegd, dat wij een Nota grondbeleid zullen gaan opstellen als uitvoering van de in voorbereiding zijnde Omgevingsvisie. In die Omgevingsvisie zal onze ruimtelijke opgave zichtbaar worden gemaakt. Sowieso actualiseren wij jaarlijks alle grondexploitaties waardoor deze altijd op basis van actuele cijfers worden verwerkt in de paragraaf grondexploitaties van zowel begroting als jaarverslag. Wat betreft het advies van de accountant om gedetailleerde en gekwantificeerde analyses te maken van de risico’s binnen onze grondexploitaties merkt de accountant terecht op, dat wij een dergelijke analyse jaarlijks al uitvoeren bij onze grootste grondexploitatie Broekgraaf (deze bedraagt circa 60% van de gemeentelijke investeringen in gronden). Wij zullen een dergelijke risicoanalyse voortaan ook gaan uitvoeren bij onze (in omvang) tweede grondexploitatie De Weide IV en bij de grondexploitatie Voorzieningencluster Leerdam. Bij de overige grondexploitaties (Gaasperwaard, Meerkerk IV en Sluiseiland betreft het in de komende jaren af te sluiten grondexploitaties. Bij deze grondexploitaties is het uitvoeren van risicoanalyses niet meer zinvol.

Aanbesteding nieuw financieel systeem De accountant adviseert om de verplichtingenadministratie in gebruik te nemen (1) en om een register van verstrekte subsidies (2) in te richten. Voorts wijst de accountant op het feit dat de toepassing van het tijdschrijven binnen onze organisatie verbeterd kan worden (3). Binnen de gemeente Vijfheerenlanden wordt de verplichtingenadministratie toegepast voor projecten. Verdere verbeteringen in de inrichting en het gebruik van het financieel systeem zullen echter worden doorgevoerd na afronding van de aanbesteding van het nieuwe financieel systeem. Het contract van het huidige financieel systeem loopt eind 2022 immers af en dat betekent dat de voorbereidingen zijn gestart voor een nieuwe Europese aanbesteding. In het programma van eisen wordt de gewenste functionaliteit van bijvoorbeeld een verplichtingenadministratie, een subsidieregister, een contractenadministratie en een geïntegreerde urenmodule verwerkt. De bedoeling is om de gunning medio 2022 te kunnen verrichten, zodat de tweede helft van 2022 gebruikt kan worden voor inrichting en testen en het systeem in 2023 in gebruik kan worden genomen. Wij bevestigen de constatering dat het urenschrijven verbeterd kan worden. In de tweede dashboardrapportage 2021 is hierover aan het MT gerapporteerd, waarna de instructie is

aangepast en we het urenschrijven nadrukkelijker zijn gaan volgen. Dit heeft weliswaar geleid tot een verbetering, maar het blijft een aandachtspunt. Daarom zal begin 2022 een notitie aan de directie worden aangeboden waarin de praktijk van het urenschrijven zal worden getoetst en voorstellen tot verbetering worden gedaan. Het uitgangspunt daarbij is dat altijd uren geschreven moeten worden in geval er sprake is van dekking van deze uren uit projecten of declarabele activiteiten. Data-analyse De accountant geeft aan graag met de organisatie in gesprek te willen gaan hoe dataanalyse kan helpen in het effectief en efficiënt controleren van processen om te komen tot een goed onderbouwde rechtmatigheidsverantwoording. De accountant wil zijn data-analyse tools daarvoor aan ons beschikbaar stellen. Wij zullen zeker gebruik gaan maken van dit aanbod. De gemeente Vijfheerenlanden heeft overigens in 2021 binnen de formatie ruimte vrijgemaakt om een data-analist aan te trekken. Dit om onze huidige data beter te structureren, uit te breiden met gewenste data en dit in te zetten voor de verbetering van het huidige, en de ontwikkeling van toekomstig beleid op zowel het gebied van het sociaal domein als ruimtelijke ordening en bedrijfsvoering (waaronder dus rechtmatigheid). Met vriendelijke groet, het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Vijfheerenlanden, de secretaris,

de burgemeester,

{{signer1}} 16/12/2021 21:43:31 CET

{{signer2}} 16/12/2021 21:46:29 CET

Signed By: n.van.ameijde@vijfheerenlanden.nl ID: d0d03b29-2efb-4b31-9302-298bef48861d Auth: Consent

N. (Nanette) van Ameijde-Poortman

Bijlage: Management Letter 2021

Signed By: s.frohlich@vijfheerenlanden.nl ID: d0d03b29-2efb-4b31-9302-298bef48861d Auth: Consent

S. (Sjors) Fröhlich