10. (AUDIT) RIB inzake 1e rapportage 2021 ontwikkelplan financiële functie.pdf

Aan: Gemeente Vijfheerenlanden T.a.v. de leden van de auditcommissie Postbus 11 4140 AA Leerdam

Ons kenmerk

: 289336

Onderwerp

: 1e rapportage 2021 ontwikkelplan financiële functie

Datum : 28 april 2021

Geachte leden van de raad, In november 2020 is een aanvulling op het ontwikkelplan financiële functie door directie en college vastgesteld. De auditcommissie is over dit besluit schriftelijk geïnformeerd. Doel van deze aanvulling is om medewerkers van het team financieel beleid tijdelijk te laten ondersteunen door medewerkers van het team control. Daarmee wordt beoogd de gewenste ontwikkeling van de financiële functie binnen de gemeente Vijfheerenlanden intern te ondersteunen, waardoor voorkomen kan worden, dat hiervoor veel duurdere externe ondersteuning noodzakelijk is. Afgeleide doelstelling is om het team financieel beleid per ultimo 2021 weer volledig zelforganiserend te laten zijn. In het besluit van november 2020 is ook aangekondigd, dat er sprake zou kunnen zijn van het opnieuw prioriteren van de actiepunten uit het ontwikkelplan. Daarvoor is bij deze 1e rapportage 2021 over het ontwikkelplan financiële functie door ons inderdaad gekozen. Deze nieuwe prioritering treft u onderstaand aan. 1.

Evaluatiemomenten Bij de aanvulling op het ontwikkelplan financiële functie is ook door het college besloten dat de tijdelijke invulling van de aansturing van de financiële functie in 2021 driemaal wordt geëvalueerd. Te weten na afronding van iedere fase. Dat betreft: 31 mei 2021; 31 juli 2021 en uiteindelijk ook 31 december 2021. Sowieso zal eind 2021 de tijdelijke invulling van de aansturing van de financiële functie worden beëindigd en een definitieve oplossing worden gekozen. De daarbij behorende (belangrijkste) resultaten zijn: Fase 1: tijdige en kwalitatief goede oplevering jaarstukken en analyse begroting 2021. Fase 2: tijdige en kwalitatief goede oplevering van kadernota en bestuursrapportage Fase 3: succesvolle implementatie positiedocument en nieuwe taakverdeling team financieel beleid.

2.

Aanpassing prioriteiten ontwikkelplan financiële functie Als onderdeel van het ontwikkelplan financiële functie is eind 2019 een lange lijst met actiepunten opgesteld. Een niet onaanzienlijk deel van deze actiepunten is inmiddels al uitgevoerd. Desalniettemin is de lijst met openstaande punten nog substantieel. De nog openstaande actiepunten zijn beoordeeld op prioriteit. Dit betekent dat de lijst opnieuw is beoordeeld waarbij is gekomen tot een aanpassing van de fasering van actiepunten. Om de lijst ook realiseerbaar te maken is er een extra jaar aan de uitvoering van de actiepunten vastgeplakt. Daarbij zijn de voor de (door)ontwikkeling van de financiële functie minder essentiële - maar uiteindelijk wel gewenste - actiepunten naar 2022 verschoven. Met het doorschuiven van een deel van de actiepunten naar 2022, wordt er overigens geen jaar vastgeplakt aan het bereiken van de gewenste ontwikkeldoelstellingen. Eind 2021 moet er dus weer sprake zijn van een zelforganiserend team financieel beleid.

Gemeente Vijfheerenlanden / Postbus 11, 4140 AA Leerdam / 088 – 599 7000 / vijfheerenlanden.nl / info@vijfheerenlanden.nl



Prioriteit 1: gereed eind juni 2021 In het eerste halfjaar van 2021 worden die activiteiten uitgevoerd die noodzakelijk zijn om tot een verbetering te komen van de uitvoering van een aantal belangrijke financiële processen. Die verbetering zit onder meer in het actualiseren van een aantal kaderstellende documenten, het opnieuw vastleggen van een aantal werkprocessen c.q. werkinstructies die de afgelopen jaren aan verandering onderhevig zijn geweest, de ontwikkeling van de financiële functie binnen en buiten het team financiën (bijvoorbeeld door het voorbereiden van opleidingen), het standaardiseren van een aantal werkprocessen in het kader van de financiële advisering en het vaststellen van het IC plan 2021, waarin onder meer de invoering van het rechtmatigheidstraject 2021 wordt beschreven. Nr. 2

Naam Actualiseren financiële verordening

4

Notitie kostprijscalculatie

4a 7

Uurtarieven Implementatie notities commissie BBV Actualiseren treasurystatuut Uitwerken standaard proces budgetgesprekken

9 14

17

Waarborgen kennis Gemeentefonds

18

Beschrijving standaard proces Gemeentefonds

26e

Procesbeschrijving * Memoriaal

26g

Procesbeschrijving * Tussenrekeningen Procesbeschrijving * Aangifte BTW Procesbeschrijving * Correcties Vaststellen managementinformatie reguliere financiële processen

26k 26l 27

29a 29b 29c 29d 29e 29f 30c 30f 30h 30i 30j 31

Procesbeschrijving * Heffing / aanslagoplegging Procesbeschrijving * Invordering Procesbeschrijving * Kwijtschelding Procesbeschrijving * Banken Procesbeschrijving * Bezwaren Procesbeschrijving * Correcties Procesbeschrijving * Memoriaal Procesbeschrijving * SPUK regeling Procesbeschrijving * Algemene uitkering Procesbeschrijving * SiSa Procesbeschrijving * Aansluitcontroles Beschrijving financiële afsluitingsprocessen

37

Ontwikkelen verplichtingenadministratie

41

IC plan invoering rechtmatigheidstraject 2021

45

Begrotingswijziging

Omschrijving Het actualiseren van de financiële verordening. De actualisering dient plaats te vinden op basis van de analyse van de controle 2018 en 2019 en het verwerken van de actuele BBV regelgeving. Het opstellen van een notitie waarin de algemene principes van gemeentelijke kostprijscalculatie worden vastgesteld. Eenduidige en goed onderbouwde uurtarieven Het in het kader van het jaarrekeningproces 2020 implementeren van in 2019 en 2020 vernieuwde regelgeving van de commissie BBV. Het actualiseren en moderniseren van het treasurystatuut. Het beschrijven (en invoeren) van het proces "budgetgesprekken" voor de adviseurs van het team Financiën. Dit moet leiden een wijze van werken die maakt dat budgetgesprekken door alle adviseurs op vergelijkbare wijze worden voorbereid en uitgevoerd en dat de resultaten en conclusies op gelijke en tijdige wijze worden vastgelegd en afgestemd (met verantwoordelijken). Het vergroten van de kennis van het Gemeentefonds. Enerzijds door het vergroten van de kennis van de trends en ontwikkelingen (gekoppeld aan het verdeelmodel) die leiden tot wijzigingen in de baten uit het Gemeentefonds. Anderzijds door het vergroten van de kennis over welke gemeentelijke budgetten "gekoppeld zijn" aan het Gemeentefonds.

Het beschrijven (en invoeren) van het proces "Gemeentefonds" gericht op een gestandaardiseerde analyse van Gemeentefondscirculaires inclusief de daarbij behorende afstemming met betrokken en verantwoordelijken. * Memoriaal (salarissen, burgerzaken, belastingen, Helsdingen, WMO, WIL, internetkassa en marktgelden (pinnen) * Tussenrekeningen * Aangifte BTW * Correcties Het vaststellen van een periodiek op te leveren standaardrapportage met management informatie over de uitvoering van het financieel administratieve proces. * Heffing / aanslagoplegging * Invordering * Kwijtschelding * Banken * Bezwaren * Correcties * Memoriaal * SPUK regeling * Algemene uitkering * SiSa * Aansluitcontroles Het vastleggen van afsluitingsprocessen waarbij per proces de elementaire functiescheiding; de IC punten en de (eventueel relevante) management informatie wordt vastgelegd. Het betreft de volgende processen: Het vaststellen van het PvE (inclusief gewenste functionaliteit) voor de inrichting van een verplichtingenadministratie. Een goede koppeling tussen contractenadministratie en crediteurenadministratie moet uitgangspunt zijn. Het betreft hierbij zowel lasten als baten) Het in overleg met de (nog nieuw aan te wijzen) accountant opstellen en uitvoeren van een IC plan 2021 waarbinnen alle VIC activiteiten 2021 planmatig zijn opgenomen.

Onderdeel van dit plan is ook een beschrijving van het controleframework dat in 2021 wordt ingevoerd om te kunnen voldoen aan professionele eisen om over 2021 zelf een verklaring te kunnen afgeven over de mate van rechtmatigheid van de gemeente Vijfheerenlanden. Het vaststellen (i.o.m. met de Auditcommissie) van de doelstelling, opzet, inhoud en vormgeving van begrotingswijzigingen. Het inrichten van een logboek begrotingswijzigingen.

46

Financiële paragraaf college- en raadsvoorstellen

48d

Procesbeschrijving * Begrotingswijzigingen Invulling (met formatie) taakonderdeel treasury

52

53

Invulling (met formatie) taakonderdeel verzekeringen

54

Opstellen werkafspraken team Financiën ter waarborging van kwaliteit producten

56

Invulling geven aan rollen spelverdeler, teamcontroller en netwerker binnen team Financiën Aanwijzen eigenaren van de twee JIP communities en opstellen communicatieprogramma Inventarisatie van trainings- en opleidingsbehoefte budgethouders, concern-, team- en businesscontrollers en PAV'ers

61

62

64

Opstellen programma ter ontwikkeling van ambtelijke en bestuurlijke sensitiviteit financieel adviseurs

67

Opstellen trainingsprogramma in vaardigheden en vakkennis (waaronder BBV) voor medewerkers team Financiën



Het vaststellen (i.o.m. met de Auditcommissie) van de doelstelling, opzet, inhoud en vormgeving van de financiële paragraaf bij college- en raadsvoorstellen. Taakstellend is dat deze conform de BBV zijn en zodanig duidelijk zijn dat deze probleemloos verwerkt kunnen worden in de begroting en in het financieel systeem. * Begrotingswijzigingen Het verbijzonderen van de werkzaamheden die behoren hij het taakveld treasury, het regelen van de daarvoor benodigde formatie en het aanwijzen en trainen van de verantwoordelijken. Het verbijzonderen van de werkzaamheden die behoren hij het taakveld verzekeringen, het regelen van de daarvoor benodigde formatie en het aanwijzen en trainen van de verantwoordelijken. Het maken van werkafspraken met als doel dat de kwaliteit van de producten van het team Financiën beter gewaarborgd wordt. De daarvoor benodigde vaardigheden en competenties moeten hierbij in beeld worden gebracht. Het aanwijzen van de roleigenaren binnen het team Financiën en het in beeld brengen van de hiervoor benodigde vaardigheden en competenties. Het aanwijzen van eigenaren (redacteuren) van de twee communities die actief de JIP groep beheren, conform een vooraf vastgesteld communicatieprogramma met doelstellingen. Een inventarisatie van gewenste en noodzakelijke trainingen en opleidingen die bij voorkeur inhuis gegeven worden.

Dit betreft bijvoorbeeld trainingen of informatiebijeenkomsten wat betreft BBV, het gemeentelijke financieel beleid, BTW en VPB en de mogelijkheden van het financieel systeem en rapportagetools. Dit programma is gericht om de financieel adviseurs meer inzicht te geven in de werking van de ambtelijke en bestuurlijke organisatie. Dit door de financieel adviseurs in direct gesprek te krijgen met beleidsambtenaren, managers en bestuurders (waaronder ook raadsleden) over de vraagstukken en dilemma's waarmee zij (wederzijds) te maken hebben en de rol die de financieel adviseurs kunnen spelen bij het signaleren, analyseren en oplossen daarvan. Een inventarisatie van gewenste en noodzakelijke trainingen en opleidingen die bij voorkeur inhuis gegeven worden. Dit betreft bijvoorbeeld trainingen of informatiebijeenkomsten wat betreft BBV, het gemeentelijke financieel beleid en de mogelijkheden van het financieel systeem en rapportagetools.

Prioriteit 2: gereed eind 2021 In het tweede halfjaar van 2021 verschuift de prioriteit naar het uitvoeren van het opleidingsprogramma (dit in de veronderstelling, dat de belemmeringen in verband met corona dan achter de rug zijn), het verbinden van de financiële functie door het actiever gebruik van intranet (JIP), het beschrijven van het merendeel van de overige financiële processen (ter borging van de juiste uitvoering hiervan, niet ter verbetering hiervan) en wordt begonnen met de doorontwikkeling van de P&C cyclus. Dit betreft in ieder geval de (opzet van de) kadernota en de (opzet van de) bestuursrapportages. Dit laatste zal samen met de Auditcommissie geschieden. Nr. 6

Naam Opstellen nota investeren, activeren en afschrijven

12

Opstellen programma budgetplannen

13

Uitwerken technieken ZeroBase budgetting

26

Beschrijving processen financiële administratie

26a 26b 26c

Procesbeschrijving * Crediteuren Procesbeschrijving * Debiteuren Procesbeschrijving * Treasury (geldleningen, schatkistbankieren, liquiditeitenbeheer en projectfinanciering) Procesbeschrijving * Banken Procesbeschrijving * Inning

26d 26f

Omschrijving Het opleveren van een nieuwe beleidsnota waarin het beleid wordt vastgelegd betreffende de vraag wat een project is en wat niet en ook wordt vastgelegd wat de gemeentelijke kaders zijn betreffende projectmatig werken en het activeren en afschrijven van gemeentelijke activa. Het uitwerken van een verbeterprogramma gericht op een betere en meer inhoudelijke onderbouwing van de gemeentelijke budgetten. Zowel betreffende lasten als baten. Standaardisering van onderbouwingen is daarbij geen doelstelling. Het inventariseren van technieken, vaardigheden en competenties die door de adviseurs van het team Financiën kunnen worden toegepast om een volwaardig gesprekspartner te kunnen zijn van de overige teams bij de beoordeling van en het gesprek over de budgetplannen van de teams. Het vastleggen van alle financieel administratieve processen waarbij per proces de elementaire functiescheiding; de IC punten en de (eventueel relevante) management informatie wordt vastgelegd. Het betreft de volgende processen: * Crediteuren * Debiteuren * Treasury (geldleningen, schatkistbankieren, liquiditeitenbeheer en projectfinanciering)

* Banken * Inning

26h

33

Procesbeschrijving * Journaalposten overige applicaties Procesbeschrijving * Verwerken rekening courant SVN Procesbeschrijving * Verzamelkostenplaatsen RC en energie Procesbeschrijving * Contante geldstromen Procesbeschrijving * Gemeenschappelijke regelingen Procesbeschrijving * IV3 Procesbeschrijving * Vennootschapsbelasting Procesbeschrijving * Doeluitkeringen Procesbeschrijving * Grondexploitatie Procesbeschrijving * Vaste activa Procesbeschrijving * Reserves en voorzieningen Procesbeschrijving * Verzekeringen Procesbeschrijving * Rentetoerekening Procesbeschrijving * Periodeafsluiting Ontwikkelen subsidieadministratie

35

Ontwikkelen contractadministratie

38

Inrichten en implementeren verplichtingenadministratie

42

Kadernota

44

Bestuursrapportages

47

Jaarstukken

55

Training voor financieel adviseurs team Financiën ter ontwikkeling van de voor kwaliteitscontrole benodigde vaardigheden Training voor roleigenaren team Financiën ter ontwikkeling van daarvoor benodigde competenties Instellen JIP community budgethouders, concern-, businessen teamcontrollers en financieel adviseurs Instellen JIP community medewerkers team Financiën en PAV'ers Opleidingsprogramma (inhuis) voor budgethouders, concern-, businessen controllers en PAV'ers Uitvoeren programma ter ontwikkeling van ambtelijke en bestuurlijke sensitiviteit financieel adviseurs Training adviesvaardigheden voor financieel adviseurs team Financiën

26i 26j

26m 30a 30b 30d 30e 30g 30k 30l 30m 30n 31a

57

59

60

63

65

66

68

Uitvoeren van trainingsprogramma in vaardigheden en vakkennis (waaronder BBV) voor medewerkers team Financiën

* Journaalposten overige applicaties * Verwerken rekening courant SVN * Verzamelkostenplaatsen RC en energie

* Contante geldstromen * Gemeenschappelijke regelingen * IV3 * Vennootschapsbelasting * Doeluitkeringen * Grondexploitatie * Vaste activa * Reserves en voorzieningen * Verzekeringen * Rentetoerekening * Periodeafsluiting Het in overleg met de subsidieverstrekkende teams vaststellen van het PvE (inclusief gewenste functionaliteit) voor de inrichting van een subsidieadministratie. Bij de inrichting moet de te leveren managementinformatie een uitgangspunt zijn. Het in overleg met de inkoopfunctie vaststellen van het PvE (inclusief gewenste functionaliteit) voor de inrichting van een contractadministratie. Bij de inrichting moet de te leveren managementinformatie een uitgangspunt zijn. Het inrichten en implementeren van een administratie (onderdeel van de crediteurenadministratie) waarbinnen alle inkooptransacties worden vastgelegd inclusief relevante verwijzingen naar het zaaksysteem. Daarbij kan overwogen worden om alleen verplichtingen boven een bepaalde grens verplicht te registreren. Het vaststellen (samen met de Auditcommissie) van de doelstelling, opzet, inhoud en vormgeving van de Kadernota. Daarbij is ook duidelijk welke teams/medewerkers voor de totstandkoming van welke onderdelen van de Kadernota verantwoordelijk zijn. Het vaststellen (i.o.m. met de Auditcommissie) van de doelstelling, opzet, inhoud en de vormgeving van de Bestuursrapportage.

Daarbij is ook duidelijk welke teams/medewerkers voor de totstandkoming van welke onderdelen van de Bestuursrapportage verantwoordelijk zijn. Het vaststellen (i.o.m. met de Auditcommissie) van de doelstelling, opzet, inhoud en vormgeving van de Jaarstukken. Daarbij is ook duidelijk welke teams/medewerkers voor de totstandkoming van welke onderdelen van de Jaarstukken verantwoordelijk zijn. Het trainen van vaardigheden en technieken ten behoeve van kwaliteitscontrole door de adviseurs van het team Financiën.

Het trainen van vaardigheden en competenties door de roleigenaren van het team Financiën. Het realiseren van een actieve JIP community. Doel van deze community is een snelle en gelijke informatieverstrekking aan alle betrokken medewerkers, waarbij er niet alleen "gezonden" wordt, maar ook "ontvangen." Het realiseren van een actieve JIP community. Doel van deze community is een snelle en gelijke informatieverstrekking aan alle medewerkers, waarbij er niet alleen "gezonden" wordt, maar ook "ontvangen." Het uitvoeren van dit trainingsprogramma.

Het uitvoeren van dit trainingsprogramma.

Het uitvoeren van een training adviesvaardigheden voor financieel adviseurs waarbij oplossingsgericht adviseren centraal staat en de daarvoor vereiste competenties worden getraind (waaronder LSD). Het uitvoeren van dit trainingsprogramma.



Prioriteit 3: gereed eind 2022 In 2022 zal het activiteitenprogramma dan worden afgesloten met de afronding van de doorontwikkeling van de door ontwikkeling van de P&C cyclus. Dit in samenwerking met de auditcommissie. Afhankelijk van de uitkomsten van deze doorontwikkeling zal dan ook worden beoordeeld in hoeverre de P&C cyclus kan worden gedigitaliseerd. Daarmee wordt bedoeld dat het digitale document dan uiteindelijk leidend is en niet meer het papieren (of pdf) document. Met de in 2021 verkregen inzichten zal in 2022 ook een projectadministratie worden ingericht, een subsidieadministratie en een contractregistratie. Daarbij zal worden beoordeeld in hoeverre onze huidige systemen deze gewenste functionaliteit kunnen leveren, of dat hiervoor de aanschaf van nieuwe applicaties noodzakelijk is. Dit moet ook bezien tegen de achtergrond dat uiterlijk in 2022 het financieel systeem opnieuw aanbesteed moet worden. Een deel van de naar 2022 door te schuiven actiepunten betreft de inrichting van eventuele nieuwe administraties binnen het financieel systeem (zoals een projectenadministratie, een contractenadministratie en een subsidieadministratie). Vanzelfsprekend is het niet zinvol om dit al te doen voor de aanbesteding.

De mogelijkheid is immers reëel aanwezig, dat als gevolg van de aanbesteding een nieuwe financieel systeem moet worden geïmplementeerd en de implementatie van deze nieuwe administraties dan opnieuw moet gebeuren. Nr. 7a

Naam Notitie grondexploitatie

15

Ontwikkelen projectadministratie

16

Inrichten projectadministratie

28

Opstellen Handboek administratie

31b 32

Procesbeschrijving * Jaarafsluiting Onderzoek naar mogelijkheden tot automatisering van afsluitingsprocessen en (V)IC controles Inrichten en implementeren subsidieadministratie

34

36

Inrichten en implementeren contractadministratie

43

Begroting

48

Beschrijven processen planning & control

48a 48b 48c

Procesbeschrijving * Kadernota Procesbeschrijving * Begroting Procesbeschrijving * Bestuursrapportages Procesbeschrijving * Jaarstukken

48e

3.

Omschrijving Het verwerken van de in de Notitie grondexploitaties van de commissie BBV opgenomen richtlijnen wat betreft onder meer de waardering van en winstneming bij grondexploitaties. Het in overleg met de teams projectleiders (RO + BOR) vaststellen van het PvE (inclusief gewenste functionaliteit) voor de inrichting van een projectadministratie. Het binnen SAP Civision inrichten en implementeren van een volwaardige projectadministratie. Hiermee moeten de projectbegroting en projectuitvoering van de gemeentelijke projecten financieel en inhoudelijk bewaakt kunnen worden. Het vaststellen van een handboek met daarin opgenomen de per financieel administratief proces beschikbare standaardboekingen. * Jaarafsluiting Het vaststellen van een rapportage waarin de mogelijkheden worden gepresenteerd om binnen SAP/Civision de (controle) werkzaamheden in het kader van afsluitingsprocessen en de uitvoering van IC en VIC te automatiseren en te versnellen. Het inrichten en implementeren van een administratie waarbinnen alle te verstrekken en te ontvangen subsidies worden vastgelegd inclusief relevante verwijzingen naar het zaaksysteem. Het inrichten en implementeren van een administratie waarbinnen alle inkoop- en verkoopcontracten worden vastgelegd inclusief relevante verwijzingen naar het zaaksysteem. Het vaststellen (i.o.m.

met de Auditcommissie) van de doelstelling, opzet, inhoud en vormgeving van de Begroting. Daarbij is ook duidelijk welke teams/medewerkers voor de totstandkoming van welke onderdelen van de Begroting verantwoordelijk zijn. Het vastleggen van de processen die worden doorlopen in het kader van het opstellen van planning & controlproducten waarbij per proces ook de elementaire functiescheiding wordt vastgelegd. Speciale aandacht moet daarbij worden besteed aan wie, wanneer, waarover besluit. Het betreft de volgende processen: * Kadernota * Begroting * Bestuursrapportages * Jaarstukken

Stand van zaken uitvoering ontwikkelplan financiële functie In deze rapportage wordt gerapporteerd over de in het eerste halfjaar van 2021 voorgenomen actiepunten (prioriteit). Te zien is dat alle actiepunten groen zijn aangeduid en dus naar verwachting tijdig worden opgeleverd. Dit resultaat is wel afhankelijk van de tijdige afronding en vaststelling van de jaarstukken 2020. De oplevering van deze jaarstukken verloopt voorspoedig en de accountant zal naar verwachting conform afspraak in de 2e week van april kunnen gaan beginnen met de controle. In de hoop dat deze controle voorspoedig verloopt, ontstaat er in het tweede kwartaal van 2021 voldoende ruimte om de actiepunten met prioriteit 1 op te pakken en voor de zomervakantie af te ronden.

4.

Rapportage en evaluatie In 2020 is de voortgang in de uitvoering van het ontwikkelplan financiële functie tweemaandelijks gerapporteerd. De gerealiseerde verbetering is zichtbaar geworden in de oplevering van de jaarstukken 2019, in de probleemloze accountantscontrole 2019 en in de tijdige oplevering van de bestuursrapportages 2020 en de programmabegroting 2021. Desondanks moet ook geconstateerd worden dat in 2020 niet alle voorgenomen actiepunten ook daadwerkelijk zijn opgeleverd. Voor zover dat niet het geval is geweest, zullen deze in 2021 worden opgeleverd. De oplevering van deze actiepunten is veelal voorzien in de eerste helft van 2021. Het is zaak om regelmatig de voortgang te meten van de uitvoering van het ontwikkelplan financiële functie én van de ontwikkeling van het team financieel beleid. Daarbij is het wenselijk dat dit regelmatig gebeurt, maar niet in een te hoge frequentie. Een evaluatie aan het einde van ieder kwartaal is daarbij passend. De evaluatie moet zowel tot doel hebben om de kwaliteit en tijdigheid van de in het betreffende kwartaal opgeleverde activiteiten te beoordelen alsook de wijze waarop deze tot stand zijn gekomen. En om de eventuele noodzaak tot bijsturing in beeld te brengen.

De kwaliteit en tijdigheid moeten daarbij zowel topdown worden beoordeeld (vanuit college en directie/netwerkmanagers) als bottom up (vanuit het perspectief van medewerkers van het team financieel beleid). De medewerkers financieel beleid kunnen daarbij ook reflecteren op de wijze waarop deze producten tot stand zijn gekomen en de bereidheid tot, en kwaliteit (bijvoorbeeld wat betreft tijdigheid, volledigheid en bruikbaarheid van uitgewisselde informatie en producten) van samenwerking (van binnen én buiten het team), die daarbij is ervaren. Deze beoordeling wordt uitgevoerd door het afnemen van een driemaandelijkse enquête. In deze enquête wordt ieder kwartaal een aantal standaardvragen voorgelegd aan een vast panel bestaande uit belangrijke partners en klanten van het team financieel beleid en de medewerkers van het team financieel beleid zelf. Bij de belangrijke partners en klanten betreft het bijvoorbeeld management en college, maar ook budgetbeheerders en PAV’ers. Iedere drie maanden wordt dus als het ware een 360 graden feedback onderzoek uitgevoerd. Door de ontwikkeling (trend) van de uitkomsten van de driemaandelijkse enquête te volgen, kan beoordeeld worden of de feitelijke ontwikkeling conform de gewenste ontwikkeling is.

De uitkomsten van de enquête én van de rapportage betreffende de stand van zaken van de actiepunten worden aan het college en de auditcommissie voorgelegd. De eerste enquête zal na vaststelling van de eerste rapportage worden uitgevoerd. Dit betreft dan de nulmeting naar de situatie per eind 2020. Ten behoeve van de tweede rapportage wordt voor de tweede keer de enquête uitgevoerd. Het betreft de volgende vragen: Nr. Vraag

1 2 3 4 5

6

7

8

9

Planning & Controlcyclus Planningen voor P&C producten zijn voor mij duidelijk en worden tijdig afgestemd. Het is duidelijk wat er van mij verwacht wordt bij de totstandkoming van P&C producten. Er wordt regelmatig met mij gecommuniceerd over de voortgang van de totstandkoming van P&C producten. P&C producten zijn logisch opgebouwd, goed leesbaar en bestuurlijk bruikbaar. Door college en raad bij P&C producten te nemen besluiten, zijn duidelijk en worden tijdig met mij afgestemd c.q. teruggekoppeld. Advisering Financieel adviseurs worden tijdig betrokken bij de totstandkoming van college- en raadsvoorstellen met financiële consequenties De advisering over en de toetsing van college- en raadsvoorstellen door de financieel adviseurs gebeurt op professionele, duidelijke en consistente wijze De door college en raad te nemen besluiten zijn duidelijk geformuleerd en toegelicht, consistent en voldoen aan weten regelgeving Wanneer er als gevolg van een college- of raadsbesluit sprake is van een wijziging van de begroting op kostenplaats en/of kostensoortniveau wordt deze wijziging van de begroting door de financieel adviseurs met PAV'ers, budgetbeheerder en/of budgethouders vooraf goed voorbereid en afgestemd.

Adviseu PAV'ers Teamco Stellers Manager College rs ntrollers s

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

Budgetsturing door teams 10 Ons team heeft goed vastgelegd wat het uitvoeringsplan is. We weten dus vooraf waar we ons budget dit jaar aan besteden. 11 Binnen ons team is de samenwerking tussen PAV'ers en budgetbeheerders goed. Wij delen altijd informatie over mee- en tegenvallers bij de uitvoering van de begroting. 12 De netwerkmanager (budgethouder) is goed op de hoogte van onze budgetten. Hij/zij wordt door mijn team regelmatig geïnformeerd over de stand van zaken bij de uitvoering van de begroting en de daarbij behorende risico's. 13 De portefeuillehouder (wethouder) wordt regelmatig geïnformeerd over de stand van zaken bij de uitvoering van de begroting en de daarbij behorende risico's. 14 Binnen de teams waarvoor ik verantwoordelijk ben is het budgetbeheer en het risicomanagement goed georganiseerd. Vakkennis, vaardigheden en competenties 15 Binnen mijn team(s) is voldoende financiële kennis beschikbaar. Wij weten ook wat de gemeentelijke financiële regels en kaders zijn. 16 Over het algemeen zijn de PAV'ers waarmee ik samenwerk goed op de hoogte van de gemeentelijke budgetregels, de inrichting van de begroting en de financiële procedures en systemen. 17 Over het algemeen zijn de teamcontrollers waarmee ik samenwerk goed op de hoogte van de gemeentelijke budgetregels, de inrichting van de begroting en de financiële procedures en systemen.

18 Over het algemeen zijn de financieel adviseurs waarmee ik samenwerk goed op de hoogte van de gemeentelijke budgetregels, de inrichting van de begroting en de financiële procedures en systemen. 19 Ikzelf heb nog een ontwikkelbehoefte op het gebied van financiën wat betreft vakkennis, vaardigheden of competenties.

20 21 22 23 24

Afstemming en samenwerking binnen team financieel beleid De prioriteiten wat betreft mijn werkzaamheden en die van mijn team op de korte termijn (enkele weken) zijn duidelijk. De prioriteiten wat betreft mijn werkzaamheden en die van mijn team op de langere termijn (dit jaar) zijn duidelijk. Er is sprake van een goede afstemming van inhoudelijke vraagstukken en klussen binnen het team. Ik kan altijd een beroep doen op collega's als ik vragen van inhoudelijke of procesmatige aard heb. Collega's helpen mij wanneer ik het te druk heb. Bijvoorbeeld bij het stellen van prioriteiten of door het overnemen van werkzaamheden.

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X X X X X

Met vriendelijke groet, het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Vijfheerenlanden, de secretaris,

de locoburgemeester,

{{signer1}} 28/04/2021 14:56:18 CEST

{{signer2}} 28/04/2021 18:10:51 CEST

Signed By: n.van.ameijde@vijfheerenlanden.nl ID: ae3a53f8-0c34-45c8-b962-0ae401aae717 Auth: Consent

N. (Nanette) van Ameijde-Poortman

X

Signed By: m.verweij@vijfheerenlanden.nl ID: ae3a53f8-0c34-45c8-b962-0ae401aae717 Auth: Consent

M.F. M. (Marcel) Verweij

X