1. (AZ) RIB stand van zaken nwe gemeentehuis 20220628.pdf

Gemeente Vijfheerenlanden T.a.v. de leden van de Gemeenteraad Postbus 11 4140 AA Leerdam

Ons kenmerk

: 460572

Onderwerp

: RIB Huisvesting VHL

Datum

: 28 juni 2022

Geachte leden van de raad, De gemeente Vijfheerenlanden heeft de ambitie om de organisatie en bestuur in één gemeentehuis te huisvesten. Op basis van de, op 4 februari 2021, door de raad vastgestelde kaders en een uitgebreide scenariostudie die in de periode 2020 – 2021 tot stand zijn gekomen heeft de vorige gemeenteraad op 6 oktober 2021 gekozen voor het scenario “Renovatie gemeentehuis Leerdam”. In maart 2022 is de vorige gemeenteraad door middel van een raadsinformatiebrief (RIB), met datum 9 maart 2022, geïnformeerd over het vervolgproces. Daarmee wordt toegewerkt naar een definitief ontwerp en kredietaanvraag. Ook is in deze brief het Plan van Aanpak “Ontwerpfase nieuwe huisvesting VHL” ter informatie met de raad gedeeld. Inmiddels is uw nieuwe raad geïnstalleerd en is het proces met betrekking tot de nieuwe huisvesting verder gevorderd. Dit vormt gezamenlijk een goed moment om u te voorzien van een update over het proces. Graag nemen we u in deze informatiebrief mee in de stappen die vanaf maart 2022 tot nu gezet zijn en welke vervolgstappen de komende periode uitgewerkt worden. Ruimtelijke onderzoeken In de afgelopen periode zijn diverse verkennende ruimtelijke onderzoeken uitgevoerd.

Doel van de ruimtelijke onderzoeken is om te inventariseren of er onvoorziene risico’s zijn die van invloed zijn op de vorm van voorbereiden van het ontwerpproces en aanbesteding van de aannemer. De verkennende ruimtelijke onderzoeken zijn inmiddels afgerond. De resultaten leiden op dit moment niet tot aanpassingen in de risicoparagraaf voor het project. Tijdens het ontwerpproces wordt op een aantal thema’s een verdiepend onderzoek uitgevoerd. Het gaat hierbij op dit moment om: nader onderzoek flora en fauna, QuickScan naar de impact van trillingen van het treinverkeer op het gebouw, een geotechnisch bodemonderzoek en een nader milieukundig bodemonderzoek. Definitieve keuze voor een traditioneel proces Op 31 mei 2022 zijn de resultaten van de ruimtelijke onderzoeken besproken met het college. Op basis van de resultaten is definitief vastgesteld dat het project voorbereid wordt op basis van een traditionele bouworganisatie en contractvorm. Deze aanpak komt overeen met de aanpak die in de vorige RIB met de gemeenteraad gedeeld is.

Gemeente Vijfheerenlanden/ Postbus 11, 4140 AA Leerdam/ 088 – 599 7000/ vijfheerenlanden.nl/ info@vijfheerenlanden.nl

Opstellen programma van eisen Gelijktijdig aan bovenstaande stappen is de projectorganisatie gestart met het opstellen van het programma van eisen (hierna PvE) voor het nieuwe gemeentehuis. Om te komen tot een integraal PvE is een aanpak vastgesteld die werkt met vertegenwoordiging uit de organisatie, zogenaamde ambassadeurs. In dit proces worden ook de ruimtelijke eisen (ruimtestaat en ruimteclustering), functionele eisen en technische eisen voor het gebouw uitgewerkt. De griffie wordt betrokken bij het programma van eisen als het gaat om de griffieruimten. Voor het programma van eisen voor de openbaar toegankelijke ruimten betrekken wij graag een vertegenwoordiging van de raad. Via uw griffie leggen wij hiervoor het benodigde contact. Vervolgstappen De projectorganisatie beoogt in het begin van het 4e kwartaal 2022 het PvE af te ronden. Het PvE wordt vervolgens binnen de stuurgroep vastgesteld. Na vaststelling van het PvE wordt de Europese aanbesteding van de architect opgestart. De aanbesteding van de architect zal in Q1 2023 worden afgerond. Onderdeel van de gunningscriteria voor de architectenselectie zal het onderwerp participatie zijn. Dit betekent dat er aan de architecten bij inschrijving gevraagd wordt, om na te denken over hoe de belanghebbenden, waaronder ook de raad en inwoners, meegenomen worden in het ontwerpproces.

Na de architectenselectie wordt het ontwerpproces opgestart. Meer details zijn opgenomen in het eerder genoemde plan van aanpak.

Figuur 1. Tijdlijn ontwerpfase

Communicatie en betrokkenheid raad De door de gemeenteraad, op 6 oktober 2021, vastgestelde financiële en kwalitatieve kaders zijn uitgangspunten voor het doorlopen van het proces. Bij afwijkingen op deze kaders wordt de wijziging of maatregel aan de gemeenteraad voorgelegd. Bij afronding van het PvE en het opstarten van de Europese aanbesteding zal de raad opnieuw geïnformeerd worden via een RIB.

Met vriendelijke groet, het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Vijfheerenlanden, de secretaris,

de burgemeester,

{{signer1}} 28/06/2022 11:00:23 CEST

{{signer2}} 29/06/2022 00:25:08 CEST

Signed By: N. van Ameijde <n.van.ameijde@vijfheerenlanden.nl> ID: b56e5c3d-4aec-407c-85ff-4efa1f990153 Auth: Scribble

N. (Nanette) van Ameijde-Poortman

Signed By: S. Frohlich <s.frohlich@vijfheerenlanden.nl> ID: b56e5c3d-4aec-407c-85ff-4efa1f990153 Auth: Scribble

S. (Sjors) Fröhlich