1. (AUDIT) Managementletter gemeente Vijfheerenlanden 2020.pdf

Wij raden u aan om op korte termijn het toegangsbeheer en beveiliging van Civision Middelen te verbeteren door: • Het toevoegen, verwijderen en aanpassen van useraccounts te laten verlopen volgens een vaste procedure waarbij minimaal de netwerkmanager Financiën goedkeuring geeft voor de wijziging; • Het aantal useraccounts met uitgebreide rechten te analyseren, en terug te brengen dat maximaal drie; • De wachtwoordinstellingen in te richten conform de Handreiking Wachtwoordbeleid BIO.

ICT-continuïteitsplan niet aanwezig U heeft nog geen geformaliseerd organisatiebreed ITcontinuïteitsplan. Hierdoor bestaat een risico op langdurige discontinuïteit in het geval van calamiteiten. Wij raden u aan om dit plan op korte termijn op te stellen, waarbij minimaal de volgende aspecten aan de orde moeten komen: • Rollen en verantwoordelijkheden voor de continuïteit van uw IT-infrastructuur en applicaties; • Risicoanalyse en hoe deze risico’s geheerst worden; • Draaiboeken in het geval van een calamiteit; • Testplannen; • Herstelactiviteiten.

Onze bevindingen ten aanzien van uw fiscale beheersing Belangrijkste boodschappen

Evaluatie van uw interne beheersing Ontwikkelplannen VIC

P&C cyclus Processen en IT-organisatie

Fiscaal Ontwikkelingen

Vooruitblik naar de jaarrekeningcontrole Bijlagen

Fiscale volwassenheid kan verder worden ontwikkeld Als onderdeel van onze controle hebben wij samen met de belastingadviseurs van DUROI een nulmeting uitgevoerd ten aanzien van de fiscale beheersing van de organisatie. Bij deze nulmeting hebben tien medewerkers van de gemeente op verschillende niveaus een vragenlijst ingevuld. De scores zijn door ons gevalideerd en vervolgens afgezet tegen het landelijk gemiddelde van de Nederlandse gemeenten. De uitkomst van deze nulmeting hebben wij hieronder weergegeven:

Op basis van de uitkomst is zichtbaar dat de fiscale volwassenheid van gemeente Vijfheerenlanden verbeterd kan worden. Naar onze mening kan de organisatie verdere stappen zetten in haar fiscale volwassenheid door de volgende onderwerpen in de organisatie te verankeren. • Opstellen van fiscaal beleid dat wordt gesteund en uitgedragen door de top van de organisatie ten behoeve van kaderstelling en draagvlak; • Identificeren en actief bewaken van fiscale risico’s; • Fiscale beheersing waar mogelijk integreren in de bedrijfsprocessen; • Waarborgen dat voldoende kennis in de organisatie aanwezig is voor de dagelijkse fiscale operatie, inclusief de mogelijkheid voor medewerkers voor de toegang tot relevante fiscale informatie en korte lijnen naar een extern adviseur om benodigde expertise in te schakelen; • Controle van de werking van fiscale beheersmaatregelen opnemen in de (verbijzonderde) interne controle; • Vormgeven van de fiscale beheersing in de reguliere planning & control cyclus. Wij raden u aan om bovenstaande stappen concreet uit te werken in een plan van aanpak. Gezien de dynamische situatie waarin uw organisatie zich bevindt, raden wij u aan om samen met de netwerkmanagers dit plan van aanpak te prioriteren en op te nemen in de overkoepelende projectplanning.

Onze bevindingen ten aanzien van uw fiscale beheersing Belangrijkste boodschappen

Evaluatie van uw interne beheersing Ontwikkelplannen VIC

P&C cyclus Processen en IT-organisatie

BTW-labeling herzien In 2020 heeft een onderzoek plaatsgevonden naar de juistheid van de administratieve toepassing van het BTWregime. Hieruit is gebleken dat aan diverse producten en objecten onjuiste BTW-codes gekoppeld waren in Civision Middelen. Inmiddels zijn maatregelen genomen om de onjuistheden te corrigeren en herhaling in de toekomst te voorkomen, waaronder: • het opstellen van een was-wordt lijst met BTW-codes per product / object; • het inrichten van afzonderlijke kostenplaatsen per vastgoedobject; en • het systematisch aanleggen van een (fiscaal) dossier voor het gemeentelijk vastgoed.

Fiscaal Ontwikkelingen

Vooruitblik naar de jaarrekeningcontrole Bijlagen

Ten tijde van het schrijven van onze rapportage was nog niet berekend wat de totale financiële impact is van de onjuiste BTW-labeling. Overigens willen wij u graag wijzen op het arrest van de Hoge Raad uit juni 2020 over een gemeente die een begraafplaats exploiteert. Uit dit arrest volgt dat het enkel handelen op basis van een wettelijke taak niet langer voldoende is om te handelen als overheid. Gemeenten moeten daarnaast ook gebruikmaken van overheidsbevoegdheden. Dit roept de vraag op of dit niet breder speelt bij meerdere activiteiten die nu gelabeld zijn als compensabel. Wij adviseren om de huidige activiteiten onder de loep te nemen en te beoordelen in hoeverre de btw-labeling die in april 2020 heeft plaatsgevonden nog juist en houdbaar is.

Actuele ontwikkelen met effect op uw bedrijfsvoering Belangrijkste boodschappen

Evaluatie van uw interne beheersing

Ontwikkelingen Algemeen Rechtmatigheidsverantwoording

BBV Fiscaal Vooruitblik naar de jaarrekeningcontrole Bijlagen

Resolutie “Herstel van bestuurlijk en financieel vertrouwen” unaniem aangenomen Vrijdag 12 februari 2021 vond de Algemene Ledenvergadering plaats van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG). Tijdens deze vergadering hebben de leden van de VNG de resolutie “Herstel van bestuurlijk en financieel vertrouwen” unaniem aangenomen. Deze resolutie bevat de afspraken die de VNG namens de gemeenten met het nieuwe kabinet wil maken. De kern van de resolutie is het uitgangspunt dat de financiële positie van gemeenten eerst op orde moet zijn voordat met een nieuw kabinet afspraken gemaakt kunnen worden over betrokkenheid van gemeenten bij de ambities van het nieuwe kabinet. Om de huidige problemen in de toekomst te voorkomen is de VNG van mening dat de bestuurlijke verhoudingen herijkt moeten worden. Uiteraard is nog onbekend hoe een nieuw kabinet zal reageren op deze brief, maar vanuit de zijde van de VNG is een duidelijk standpunt ingenomen. Aanvullende brief over de verwerking compensatie december 2020 In december 2020 is een aanvullend pakket compensatie medeoverheden december 2020 bekendgemaakt. Deze brief bevat een aantal afspraken over 2020, 2021 en 2022 die nog niet in de decembercirculaire konden worden verwerkt. Over de verwerking van deze afspraken in de verdeling van het gemeentefonds worden gemeenten naar verwachting in maart 2021 geïnformeerd.

Het gaat hier onder andere om de middelen Perspectief jeugd en jongeren en de Tijdelijke Ondersteuning Noodzakelijke Kosten (TONK).

Tozo en signalen van het Inlichtingenbureau U heeft de uitvoering van de Tozo ondergebracht bij GR Avres. Wij hebben met de accountant van GR Avres afspraken gemaakt over de controleaanpak en rapportering ten aanzien van deze regeling. Hieronder hebben wij kort inzicht gegeven in de actuele ontwikkelen ten aanzien van de controle van deze regeling. In de Nota verwachtingen accountantscontrole 2020 is extra aandacht geschonken aan de afhandeling van signalen van het Inlichtingenbureau van het ministerie van SZW, de zogeheten IB-signalen. Uit de Nota verwachtingen accountantscontrole 2020 blijkt dat van gemeenten wordt verwacht dat zij in aanvulling op het bestaande M&O beleid, specifiek aandacht aan de Tozo besteden. Een gemeente die reeds beschikt over een goede opzet en een goed werkend M&O beleid kan dit M&O beleid doortrekken naar de Tozoregeling. Daarin zal dan wel extra aandacht nodig zijn voor specifieke risicofactoren en -afwegingen inzake de Tozo. De uitvoering van het M&O-beleid (én het controleplan) loopt ook door in 2021. Afhandeling van IB-signalen in 2021 (na sluiting van de administratie van de gemeente over 2020) met gevolgen voor eerder afgegeven beschikkingen Tozo, worden verantwoord in de SiSa-bijlage over 2021. Uiteraard moet de gemeente aan het Tozo M&O beleid én het controleplan IBsignalen in 2021 uitvoering blijven geven.

Bij niet naleving zal de accountant de gevolgen meenemen in de accountantscontrole in 2021 en daarover rapporteren in diens verslag van bevindingen over 2021.

Actuele ontwikkelen met effect op uw bedrijfsvoering Belangrijkste boodschappen

Evaluatie van uw interne beheersing

Ontwikkelingen Algemeen Rechtmatigheidsverantwoording

BBV Fiscaal Vooruitblik naar de jaarrekeningcontrole Bijlagen

Nieuwe verdeling gemeentefonds De afgelopen twee jaar hebben de fondsbeheerders in nauwe samenwerking met de VNG gewerkt aan een verdeelvoorstel voor het gemeentefonds. Een nieuwe verdeling is nodig omdat de huidige verdeling niet meer goed aansluit bij de kosten van gemeenten. Dit geldt vooral voor het sociaal domein. Daarnaast is de manier waarop de verdeling rekening houdt met de verschillen in eigen inkomsten tussen gemeenten sinds 1997 niet meer geactualiseerd. Ook bestaat er al langer de behoefte de verdeling eenvoudiger te maken. Op 2 februari hebben de fondsbeheerders advies gevraagd over het integrale verdeelvoorstel aan de Raad voor het Openbaar Bestuur. Na ontvangst van het advies van de Raad voor het Openbaar Bestuur zullen de fondsbeheerders de VNG om advies vragen. Dit ter voorbereiding op de besluitvorming door het volgende kabinet. Invoering van de nieuwe verdeling is voorzien per 1 januari 2023. De komende periode organiseert de VNG in samenwerking met het ministerie van BZK een reeks informatiesessies waarin een toelichting wordt gegeven op het verdeelvoorstel.

Met de adviesaanvraag zijn ook de voorlopige uitkomsten per gemeente van de nieuwe verdeling openbaar geworden. Op basis hiervan lijkt de nieuwe verdeling voor gemeente Vijfheerenlanden negatief uit te pakken. De analyse van het ministerie van BZK heeft plaatsgevonden op de situatie uit 2017. Op dat moment was er nog geen sprake van een fusiegemeente. De werkelijke impact voor Vijfheerenlanden zal pas inzichtelijk zijn na publicatie van de macroeconomische effecten van het begrotingsjaar 2019.

Invoering rechtmatigheidsverantwoording in 2021 nog niet definitief Belangrijkste boodschappen

Evaluatie van uw interne beheersing

Ontwikkelingen Algemeen Rechtmatigheidsverantwoording

BBV Fiscaal Vooruitblik naar de jaarrekeningcontrole Bijlagen

Proces invoering Rechtmatigheidsverantwoording in 2021 Sinds 1 februari 2021 ligt het wetsvoorstel waarmee de rechtmatigheidsverantwoording wordt ingevoerd voor advies voor bij de Raad van State. De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording maakt onderdeel uit van de tweede Nota van Wijziging bij het voorstel tot wijziging van de gemeentewet, provinciewet en de comptabiliteitswet 2016, in verband met het afschaffen van de decentrale rekenkamerfunctie en het uitbreiden van de bevoegdheden van rekenkamers. Op 27 januari 2021 heeft de Tweede Kamer besloten om de wijziging van de gemeentewet niet controversieel te verklaren. Na het uitbrengen van het advies van de Raad van State zal het voor behandeling aangeboden worden aan de Tweede Kamer. Op dit moment is niet bekend op welke termijn dit zal plaatsvinden. Derhalve is de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording in 2021 nog niet definitief.

Notitie Rechtmatigheidsverantwoording Op 14 december 2020 heeft de Commissie BBV de nieuwe notitie Rechtmatigheidsverantwoording ter consultatie aangeboden aan collegeleden en raadsleden. De commissie had hierbij concreet de volgende vragen: • Is de rol van de raad u voldoende duidelijk? • Is het u voldoende duidelijk over welke criteria het college zich dient te verantwoorden? • Zijn de keuzemogelijkheden met betrekking tot de verantwoordingsgrens u voldoende duidelijk? • Zijn de gevolgen van de keuzemogelijkheden met betrekking tot de verantwoordingsgrens u voldoende duidelijk? • Heeft u andere zaken die (aanvullende) toelichting nodig hebben? De consultatieperiode is op 27 januari 2021 gesloten. Wij hebben van de commissie begrepen dat alle reacties in februari 2021 zullen worden beoordeeld. Wij verwachten dat de definitieve Notitie Rechtmatigheidsverantwoording dit voorjaar wordt gepubliceerd.

Nieuwe uitspraken van Commissie BBV voor u samengevat Belangrijkste boodschappen

Evaluatie van uw interne beheersing

Ontwikkelingen Algemeen

De Commissie BBV buigt zich over vragen vanuit de gemeenten, provincies en waterschappen over onder andere de toepassing van het BBV in de jaarrekening. Onlangs heeft zij drie antwoorden gepubliceerd die gevolgen hebben voor de jaarrekening van gemeente Vijfheerenlanden. Het gaat om de volgende onderwerpen: De verantwoording van de opbrengsten eigen bijdragen WMO in de jaarrekening Uit het antwoord blijkt dat, ondanks de problemen bij het CAK, de verantwoording van de opbrengsten eigen bijdragen WMO op kasbasis blijft. Het is dus niet toegestaan om een overlopende post in de balans op te nemen.

Rechtmatigheidsverantwoording

BBV Fiscaal Vooruitblik naar de jaarrekeningcontrole Bijlagen

De opschorting van het dividend van BNG De BNG bank heeft met betrekking tot het vastgestelde dividend over 2019 op zeer nadrukkelijke aanbeveling van de ECB op 4 september 2020 besloten de uitkering van het dividend over het boekjaar 2019 op te schorten tot in ieder geval na 31 december 2020. Verder heeft de bank aangegeven dat het de uitdrukkelijke intentie van BNG is om het dividend na genoemde datum uit te keren. Mocht dat te zijner tijd door onvoorziene ontwikkelingen niet mogelijk blijken of niet geoorloofd zijn, dan zal de bank met een aangepast voorstel komen. Uit het antwoord van de commissie blijkt dat de gemeente desalniettemin het door de BNG vastgestelde dividendbedrag over 2019 in de jaarrekening 2020 als opbrengst moet verantwoorden. Er ontstaat daarom een vordering op de balans voor het dividendbedrag. Mocht de bank in de toekomst besluiten dat om de werkelijke dividenduitkering af te laten wijken van de vaststelling, dan dient het verschil te worden verwerkt in het jaar van het herziene vaststellingsbesluit.

De verwerking van het corona compensatiepakket 2020 In het antwoord heeft de commissie de conclusie getrokken dat gemeenten het financiële effect van het aanvullende compensatiepakket als opbrengst verwerken in de jaarrekening 2021. Voor het inzicht dat de jaarrekening 2020 moet geven, dienen gemeenten in de jaarrekening 2020 bij de algemene uitkering wel een toelichting op te nemen op het aanvullend compensatiepakket en de ter zake gehanteerde overwegingen/grondslagen om deze compensatie in 2021 te verwerken.

Diverse fiscale ontwikkelingen uitgelicht Belangrijkste boodschappen

Evaluatie van uw interne beheersing

Ontwikkelingen Algemeen Rechtmatigheidsverantwoording

BBV Fiscaal Vooruitblik naar de jaarrekeningcontrole Bijlagen

Vennootschapsbelasting Reclameconcessies Recent heeft de Belastingdienst het standpunt ingenomen dat de activiteit ‘reclame’ belastingplichtig is voor de vennootschapsbelasting. Onder deze activiteit wordt verstaan ‘het middels privaatrechtelijke contracten gelegenheid geven tot het doen van reclameuitingen’. In deze discussie draait het om de vraag of er ten aanzien van de reclameactiviteiten sprake is van zogenoemd ‘normaal vermogensbeheer’ of dat sprake is van het verlenen van een dienst. De Belastingdienst neemt het standpunt in dat er sprake is van een dienst en dat derhalve sprake is van een onderneming in fiscale zin, waardoor de reclameopbrengsten belast zouden zijn voor de vennootschapsbelasting. Via de VNG is een gerechtelijke procedure in voorbereiding. Gemeenten kunnen zich bij deze procedure aansluiten. Wij raden u aan om het mogelijke effect voor gemeente Vijfheerenlanden op korte termijn in kaart te brengen. Verkoop van reststromen Ten aanzien van de inzameling van huishoudelijk afval maakt de Belastingdienst een onderscheid tussen twee activiteiten: de inzameling en ‘het zich ontdoen van huishoudelijk afval tegen een positieve opbrengst’ (verkoop van reststromen). De inzameling is niet belastingplichtig voor de vennootschapsbelasting omdat geen sprake is van deelname aan het economische verkeer.

Dit is echter wel het geval ten aanzien van de verkoop van reststromen. Op het moment dat de ingezamelde reststromen ‘overgaan’ van de onbelaste activiteit inzameling naar de belaste activiteit verkoop van reststromen dienen de reststromen te worden gewaardeerd op de waarde in het economische verkeer.

De Belastingdienst heeft in overleg met de Nederlandse Vereniging van Reinigings- en afvalverwijderings Deskundigen (NVRD) een vaststellingsovereenkomst (VSO) opgesteld waarin is bepaald dat de waarde in het economische verkeer mag worden gesteld op 99% van de verkoopopbrengst. Per saldo leidt dit ertoe dat vennootschapsbelasting is verschuldigd over de ‘winst’ ter hoogte van 1% van de opbrengsten. Indien de inzameling van huisvuil is uitbesteed aan een samenwerkingsverband tussen gemeenten, dient te worden beoordeeld of de winstmarge moet worden aangegeven bij de gemeente of bij de inzamelaar. Wij hebben begrepen dat er momenteel overleg wordt gevoerd tussen de Belastingdienst en de NVRD over een nieuwe VSO. Vermoedelijk wordt de 1%regel hierbij herijkt. Nota van wijziging vennootschapsbelasting ingediend Middels een nota van wijziging heeft de staatssecretaris van Financiën het wetsvoorstel voor de aanpassing van de verliesverrekeningsregels in het kader van de vennootschapsbelasting ingediend. Het wetsvoorstel houdt in dat verliezen met ingang van 1 januari 2022 onbeperkt voorwaarts verrekenbaar zijn. Hierbij geldt dat verliezen slechts volledig verrekenbaar zijn met winsten tot € 1 miljoen. Winsten boven dat bedrag kunnen voor maximaal 50% worden verrekend. Voorgaande geldt ook voor de verliezen die ultimo 2021 nog voorwaarts verrekenbaar zijn.

Er komt dus geen overgangsregeling voor verliezen die zijn ontstaan in de jaren voor 2022. De termijn voor achterwaartse verliesverrekening van één jaar blijft overigens ongewijzigd. Ook voor de achterwaartse verliesverrekening gaat de ‘50%-grens’ gelden.

Diverse fiscale ontwikkelingen uitgelicht Belangrijkste boodschappen

Evaluatie van uw interne beheersing

Ontwikkelingen Algemeen Rechtmatigheidsverantwoording

BBV Fiscaal Vooruitblik naar de jaarrekeningcontrole Bijlagen

Loonbelasting Wet DBA Op 16 november jl. is de zesde voortgangsbrief ‘Werken als zelfstandige’ gepubliceerd. Eerder was al bekendgemaakt dat het wetsvoorstel Minimumtarief voor zelfstandigen en het wetsvoorstel Zelfstandigenverklari ng niet verder uitgewerkt zullen worden. In hoofdlijnen is uit het vooronderzoek naar voren gekomen dat deze maatregelen grote administratieve lasten met zich brengen, voor veel onduidelijkheid zorgen, geen draagvlak hebben en niet uitvoerbaar en handhaafbaar zijn voor de uitvoerende instanties. De webmodule blijft wel in stand. Met de webmodule ontwikkelt het kabinet een instrument om opdrachtgevers duidelijkheid, en waar mogelijk zekerheid, te geven over de kwalificatie van de arbeidsrelatie voor de loonheffingen. De pilot voor de webmodule is op 11 januari 2021 gestart. Dit betekent dat de evaluatie van de pilot in de zomer van 2021 kan plaatsvinden en er een beslissing kan worden genomen over het verdere vervolg van de webmodule. Na afloop van de pilot beslist het kabinet op welk moment de handhaving (gefaseerd) wordt opgestart. Dit zal echter niet eerder zijn dan 1 oktober 2021. Overigens betekent het dit niet dat de Belastingdienst en de Inspectie SZW in een eerder stadium geen toezicht zullen houden (zoals bedrijfsbezoeken afleggen, voorlichting geven en boekenonderzoeken doen).

De Belastingdienst kan gedurende deze periode echter alleen handhaven (correcties aanbrengen en/of boetes opleggen) indien er sprake is van kwaadwillendheid of indien aanwijzingen niet binnen een redelijke termijn zijn opgevolgd.

Reis- en onkostenvergoeding Per 1 januari a.s. vervalt de goedkeuring van de staatssecretaris van Financiën om vaste onbelaste reiskosten- en andere vaste vergoedingen ongewijzigd door te blijven betalen op basis van de aangenomen feiten waar de vergoeding op gebaseerd is wanneer deze feiten zijn gewijzigd. Dit geldt bijvoorbeeld voor medewerkers die op locatie werkten, maar nu thuiswerken. Dit betekent voor veel organisaties dat de reis- en onkostenvergoeding voor medewerkers onder de loep dient te worden genomen. Daarbij komt ook de uitdaging van het thuiswerken en eventuele vergoedingen voor het thuiswerken. Wij hebben begrepen dat binnen uw organisatie reeds in maart 2020 heeft plaatsgevonden. Aanpassing vrije ruimte werkkostenregeling Vanaf 2021 is de vrije ruimte vastgesteld op 1,7% over het bedrag tot en met € 400.000 van de fiscale loonsom. Over het restant van de fiscale loonsom wordt een vrije ruimte van 1,18% (2020: 1,2%) berekend. Vrijgekomen middelen worden aangewend ter dekking van de voorgestelde verruiming van de gerichte vrijstelling voor scholingskosten.

Diverse fiscale ontwikkelingen uitgelicht Belangrijkste boodschappen

Evaluatie van uw interne beheersing

Ontwikkelingen Algemeen Rechtmatigheidsverantwoording

BBV Fiscaal Vooruitblik naar de jaarrekeningcontrole Bijlagen

Omzetbelasting Exploitatie begraafplaatsen door gemeenten De Hoge Raad heeft in juni 2020 beslist dat gemeenten bij de exploitatie van begraafplaatsen handelen als btwondernemer. Hierdoor kan de situatie ontstaan dat gemeenten zich naar aanleiding van de btw-belaste exploitatie van de begraafplaats in een teruggaafpositie bevinden, omdat de btw op de kosten de btw op de opbrengsten overschrijdt. In dat geval kan het wijsheid zijn om, in afwachting van de uitspraak van het verwijzingshof, tijdig bezwaar aan te tekenen tegen de nog openstaande aanslagen en de nog openstaande dan wel nog in te dienen btw-aangiften.

BTW op kosten voor re-integratie volledig compensabel In juli 2020 heeft de Hoge Raad beslist dat gemeenten de btw op kosten voor re-integratieactiviteiten (volledig) kunnen compenseren bij het Btw-compensatiefonds. Dit leidt tot een ruimere compensatiemogelijkheid dan tot op heden mogelijk was op basis van het beleid van de Belastingdienst. Ons advies is om de rechten over het verleden – in principe tot vijf jaar terug – veilig te stellen (voor zover nog niet gebeurd) door een verzoek om aanvullende teruggaaf van compensabele btw in te dienen bij de Belastingdienst.

Correctie ten aanzien van financiële bijdragen van Stichting Afvalfonds Aan het einde van 2019 heeft de staatssecretaris van Financiën het standpunt ingenomen dat de financiële bijdragen die gemeenten ontvangen van de Stichting Afvalfonds voor het gescheiden inzamelen van verpakkingsmateriaal een btw-belaste vergoeding vormt. Dit leidt er toe dat alle gemeenten in 2020 een correctie (met terugwerkende kracht tot 1 januari 2015) hebben moeten uitvoeren. Hierin moet de (ten onrechte) gecompenseerde btw worden terugbetaald en in aftrek worden gebracht in de btw-aangifte en moet de btw op bijdragen van Stichting Afvalfonds alsnog op aangifte worden voldaan. Ondanks dat de Stichting Afvalfonds heeft aangegeven de btw alsnog aan de gemeenten te betalen, leidt dit toch tot een financieel nadeel, omdat de ontvanger heeft aangegeven rente in rekening te (moeten) brengen over de te maken correcties. Wij hebben begrepen dat de correctie binnen uw gemeente heeft plaatsgevonden.

Sociaal domein kan effect hebben op doorlooptijd controle Belangrijkste boodschappen

Evaluatie van uw interne beheersing

Ontwikkelingen Vooruitblik naar de jaarrekeningcontrole Sociaal domein Signalen jaarrekening

Terugkoppeling afspraken Bijlagen

Inmiddels is het sociaal domein al enige jaren onderdeel van de gemeentelijke bedrijfsvoering. In het hoofdstuk evaluatie van de interne beheersing hebben wij onze bevindingen ten aanzien van de processen binnen het sociaal domein besproken. Voor de planning van de controle is voornamelijk de afhankelijkheid van derden van invloed op wanneer de gemeentelijke jaarrekening kan worden afgerond. Hierbij kan onderscheid gemaakt worden in: Wmo - Zorg in natura (ZIN) Ook voor 2020 steunt u op de productieverantwoordingen met controleverklaring van de zorgaanbieders. Dit betekent voor onze controle dat onze controle op de prestatielevering van de zorg naar verwachting medio mei (week 20) voor het eerst kan plaatsvinden. Jeugdwet - Zorg in natura (ZIN) De uitvoering van de Jeugdwet is uitbesteed aan de Regionale Backoffice Lekstroom (RBL). U heeft met de RBL afspraken gemaakt over de wijze en het moment waarop zij verantwoording aflegt over de inkomsten en uitgaven ten behoeve van uw gemeente. Deze verantwoording is voorzien van een controleverklaring van een onafhankelijke accountant. Wij hebben het werkprogramma van de accountant van de RBL beoordeeld en akkoord bevonden. Op 3 juni 2021 zullen wij een review uitvoeren op de door hen uitgevoerde controlewerkzaamheden.

Participatiewet, inclusief de Tozo De uitvoering van de Participatiewet, inclusief de Tozo, is uitbesteed aan de Gemeenschappelijke Regeling Avres (Avres). U heeft met Avres afspraken gemaakt over de wijze en het moment waarop zij verantwoording aflegt over de inkomsten en uitgaven ten behoeve van uw gemeente. Deze verantwoording is voorzien van een controleverklaring van een onafhankelijke accountant. Wij hebben de accountant van Avres specifieke instructies gestuurd op basis waarvan zij de controle zullen uitvoeren van de uitgaven die gemaakt zijn ten behoeve van uw gemeente. Ten behoeve van onze controle van de jaarrekening van de gemeente, zullen wij een review uitvoeren op de werkzaamheden die zij hebben uitgevoerd. Deze review dient nog gepland te worden.

Persoonsgebonden Budgetten (PGB) De verantwoording van de PGB-bestedingen wordt ontvangen van de Sociale Verzekeringsbank (SVB). Omdat de verantwoording van de SVB niet specifiek gericht is op de uitgaven ten behoeve van uw gemeente, dient u zelfstandig werkzaamheden uit te voeren om de juistheid en rechtmatigheid van de PGB- uitgaven vast te stellen. Wij deze specifieke werkzaamheden besproken met uw VIC, en vastgesteld dat zij onderdeel zijn van het controleplan van de VIC. Wij zullen de uitkomsten van deze werkzaamheden beoordelen.

Sociaal domein kan effect hebben op doorlooptijd controle Belangrijkste boodschappen

Evaluatie van uw interne beheersing

Ontwikkelingen Vooruitblik naar de jaarrekeningcontrole Sociaal domein Signalen jaarrekening

Terugkoppeling afspraken Bijlagen

Controle van het Sociaal Domein in coronatijd De controle van het Sociaal Domein in 2020 is een bijzondere controle omdat zowel u als wij rekening moeten houden met de implicaties van Covid-19 op de toegang tot zorg, de zorgverlening en de vaststelling van de prestatielevering. In dat kader zijn op landelijk niveau specifieke afspraken gemaakt tussen VNG, zorgaanbieders, I-Sociaal domein, met betrokkenheid van het ministerie van VWS, BZK en de NBA. Voor de verantwoording en afrekening van de jeugdzorg en Wmo zorg in natura in de jaarrekening van gemeenten gelden drie sporen: • Spoor 1 is de verantwoording van (alle) geleverde zorg, op basis van het (gewijzigde) landelijk accountantsprotocol financiële verantwoording Wmo en Jeugdwet 2020. • Spoor 2 is de vaststelling van de hoogte van de continuïteitsbijdrage en de meerkosten, op basis van wederzijdse overeenstemming tussen enerzijds de gemeente en anderzijds de zorgleverancier. • Spoor 3 zorgt ervoor dat een zorgaanbieder geen disproportioneel financieel voordeel mag hebben van de getroffen overheidsmaatregelen.

Spoor 1 Bij de lasten voor de geleverde zorg kan de gemeente zekerheid krijgen bij de prestatielevering door de zorgaanbieder via de productieverantwoordingen. Dit proces is voor 2020 feitelijk niet gewijzigd behoudens de volgende aandachtspunten: • In het controleprotocol 2020 is extra aandacht gevraagd voor het controleren van het recht op zorg. Door de SDO is voor dit onderwerp recent een specifieke notitie opgesteld; • Ook zijn in het controleprotocol 2020 aanvullende risico’s onderkend die een rol spelen bij de controle van de zorgaanbieder. Het gaat bijvoorbeeld om risico’s dat gedeclareerde en verantwoorde productie (gedeeltelijk) niet is geleverd, meerkosten die verband houden met de productie, facturatie van andere zorgvormen en de juiste en volledige toerekening van productie aan de periode; • Van gemeenten wordt verwacht dat zij bestaande contracten naleven of aanpassen. Daarbij dient een afwegingskader gehanteerd te worden waaruit blijkt welke meerkosten verband houdend met de productie en/of andere zorgvormen passend zijn binnen een toewijzing. Ook kan het college aanvullend besluiten welke alternatieve vormen van dienstverlening geaccepteerd worden, als zijnde leveringen die vallen binnen de gesloten overeenkomsten.

Sociaal domein kan effect hebben op doorlooptijd controle Belangrijkste boodschappen

Evaluatie van uw interne beheersing

Ontwikkelingen Vooruitblik naar de jaarrekeningcontrole Sociaal domein Signalen jaarrekening

Terugkoppeling afspraken Bijlagen

Spoor 2 Spoor 2 ziet toe op de bestaande contractpartners van de gemeenten waarmee aanvullende en andere afspraken zijn gemaakt op basis van de formats van I-sociaal domein zowel voor declaratie van meerkosten als de continuïteitsbijdrage. Afspraken voor meerkosten kunnen een periode van maart -december 2020 beslaan. De continuïteitsbijdrage geldt voor de periode van maart 2020 tot en met juni 2020. Gemeenten dienen meerkosten te dekken binnen de kaders van de vastgestelde begroting en binnen de overeengekomen aanbesteding. De continuïteitsbijdrage ziet toe op voortzetting van de financiering van de omzet, op het niveau van vóór de corona-crisis, met als uitsluitend doel de instandhouding van de zorgcapaciteit, daar waar er als gevolg van Covid-19 (deels) geen prestaties geleverd kunnen worden aan cliënten. Voor de verantwoording van de continuïteitsbijdragen zijn net als voor de meerkosten, formats door I-sociaal domein ontwikkeld. Afhankelijk van hoe de gemeente de mandatering heeft ingeregeld dient de Gemeenteraad, en in ieder geval het college, expliciet te zijn betrokken bij het besluit tot toekenning van deze bijdrage. Door deze handelswijze blijft de schriftelijke communicatie onderdeel van het inkooptraject en kan het als een inkooptransactie worden verantwoord.

Zowel voor de meerkosten als de continuïteitsbijdrage dienen gemeenten en zorgaanbieders voorafgaand aan het opstellen van de gemeentelijke jaarrekening overeenstemming te bereiken over de verantwoording en afrekening. Gemeenten is geadviseerd daarmee niet te wachten op de jaarrekening 2020 van de zorgaanbieder maar deze afrekening tijdig te organiseren. Landelijk is geadviseerd om de afrekening voor 1 april 2021 te laten indienen.

Spoor 3 In een bijlage bij de jaarrekening 2020 dient de zorgaanbieder te laten zien dat geen disproportioneel financieel voordeel is verkregen vanuit de combinatie van overheidsmaatregelen voor de continuïteit, garanties, compensaties en/of meerkosten, waaronder de vergoeding volgens sporen 1 en 2 vanuit gemeenten. Deze bijlage is geen onderdeel van de jaarrekening, maar wordt als bijlage daarbij opgenomen in de jaarstukken en valt dus buiten de reikwijdte van de controle van de accountant van de zorgaanbieder, Gemeenten is geadviseerd niet te wachten op de jaarrekening 2020 van de zorgaanbieder voor de beoordeling van deze bijlage. Van zorgaanbieders wordt verwacht tijdig in te grijpen en terug te betalen als het totaal aan vergoedingen op basis van Covid-19 maatregelen leidt tot disproportioneel financieel voordeel (vóór 1 april 2021). De afrekening met de zorgaanbieders zal verwerkt worden in 2021 en effecten worden meegenomen in de zorgovereenkomsten over 2021.

Signalen jaarrekening Belangrijkste boodschappen

Evaluatie van uw interne beheersing

Ontwikkelingen Vooruitblik naar de jaarrekeningcontrole Sociaal domein Signalen jaarrekening

Terugkoppeling afspraken Bijlagen

Normenkader voldoet nog niet aan de daaraan te stellen eisen Wij hebben het door het college vastgestelde normenkader 2020 ontvangen. Ten opzichte van het normenkader 2019 zijn meerdere (maar niet alle) wetten, verordeningen en besluiten verwijderd die uitsluitend regels bevatten met betrekking tot handelingen en beslissingen van nietfinanciële aard, en derhalve geen onderdeel van het normenkader uitmaken. Het huidige concept kan derhalve op dit punt nog verder verbeterd worden. Daarnaast hebben wij geconstateerd dat niet alle relevante wet- en regelgeving is opgenomen in het normenkader. Voorbeelden hiervan zijn: • Regeling specifieke uitkering gemeentelijke hulp gedupeerden toeslagenproblematiek. • Wet op de Vennootschapsbelasting 1969 • Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo). Wij adviseren u om op korte termijn het normenkader te herzien, en daar alle wetten en verordeningen op te nemen voor zover die bepalingen bevatten over financiële beheershandelingen. Tevens raden wij u aan om het normenkader aan uw VIC en ons voor te leggen voordat het aan u ter vaststelling wordt voorgelegd, zodat onduidelijkheden in een vroegtijdig stadium kunnen worden besproken.

Prestaties door derden niet nagekomen wegens corona In zijn algemeenheid geldt voor het proces inkopen als aandachtspunt dat mogelijk werkzaamheden geen doorgang hebben gevonden, er dus geen prestatie is geleverd en facturen in dat geval onterecht zijn betaald. De vraag voor de organisatie en de accountant is of er formele afstemming met de leverancier heeft plaatsgevonden omtrent gewijzigde afspraken in coronatijd, bijvoorbeeld in de vorm van een addendum op bestaande contractuele afspraken. Ter voorbereiding op de jaarrekeningcontrole vragen wij u om een inventarisatie te maken van inkoopcontracten waar in afwijking van het oorspronkelijke contract prestaties anders of niet zijn geleverd en welke afspraken over de facturering zijn gemaakt met de leverancier. Denk hierbij aan: • Doorbetaalde inhuur (deels coulant mee omgegaan) • Catering en koffie (kantine dicht, automaten uitgezet) • Schoonmaak (stopgezet of juist extra) • Beveiliging (pand dicht, geen receptie nodig) • Werkzaamheden aan panden (vastgoed) of sportparken die langdurig dicht zijn geweest. • Overige bijdragen aan gemeenschappelijke regelingen (activiteiten niet doorgegaan of extra bijdragen nodig). Om de rechtmatigheid van afspraken te kunnen vaststellen vragen wij om schriftelijke vastleggingen te overleggen van gewijzigde afspraken met leveranciers.

Daarnaast raden wij u aan om tussentijdse informatie te beoordelen over de kostenontwikkeling bij uw gemeenschappelijke regelingen om te beoordelen of een aanvullende last moet worden opgenomen in uw jaarrekening 2020. Daar waar het om materiële bedragen dient ook nagegaan te worden of er voldaan is aan de aanbestedingswet en staatssteunregels.

Signalen jaarrekening Belangrijkste boodschappen

Evaluatie van uw interne beheersing

Ontwikkelingen Vooruitblik naar de jaarrekeningcontrole Sociaal domein Signalen jaarrekening

Terugkoppeling afspraken Bijlagen

Risico op ongeoorloofde staatssteun door corona In het verlengde van het voorgaande punt bestaat er een verhoogd risico op staatssteun. De Commissie BADO heeft in haar Notitie effecten en risico’s corona voor de jaarrekening 2020 het standpunt ingenomen dat gemeenten zelf belast zijn met de beoordeling van het staatssteunrisico. Enerzijds betekent dit dat gemeenten bestaande contracten moeten beoordelen en moeten toezien op het voorkomen van cumulatie van steun. De stappen die gezet moeten worden kunnen als worden samengevat: • Is er sprake van compensatie voor niet-geleverde diensten? • Zijn de uitgevoerde diensten vergoed op basis van de overeenkomst? • Is er een besluit of andere communicatie ter bevestiging van de continuering van betaling, waarin de betreffende afweging is vastgelegd? • Tot welk bedrag is de compensatie verstrekt? • Heeft de gemeente bij verstrekking van compensatie de vraag gesteld of de onderneming reeds staatssteun heeft aangevraagd of verkregen? • Bestaat de mogelijkheid tot compensatie van niet geleverde diensten op basis van de overeenkomst binnen het kader van de Aanbestedingswet? • Zo ja, beperkt staatssteunrisico. • Zo nee, staatssteunrisico; controle op Tijdelijk steunkader Covid-19 in combinatie met een melding, of toepassing van de AGVV of de demiminis-verordening. Dat betekent een analyse per dossier.

Deze discussie speelt dus zowel op het gebied van verstrekte subsidies als op het gebied van overheidsopdrachten in vrijwel alle door de decentrale overheid als gevolg van Covid-19 gecompenseerde sectoren.

Corona paragraaf in de jaarrekening De Commissie BADO heeft in haar Notitie effecten en risico’s corona voor de jaarrekening 2020 de suggestie gedaan om een Covid-19 paragraaf op te nemen als aanvulling op de zeven verplicht gestelde paragrafen. Het doel van deze paragraaf is om aan gebruiker van de jaarrekening in één onderdeel overzichtelijk en integraal toe te lichten welke gevolgen Covid-19 op de gemeente heeft (gehad) en welke maatregelen, activiteiten en werkzaamheden de gemeente ondernomen zijn op deze gevolgen het hoofd te bieden. De Covid-19-paragraaf kan worden ingedeeld op basis van de negen hoofdstukken van de taakvelden en de taakvelden zoals deze zijn voorgeschreven volgens het BBV. Per onderdeel kunnen dan de maatschappelijke en financiële gevolgen worden toegelicht. Wij steunen de suggestie van de Commissie BADO, en geven in overweging om een dergelijke specifieke pararaaf op te nemen in de jaarrekening 2020.

Het controleproces en voorbereidingen voor de jaareindecontrole Belangrijkste boodschappen

Om aan uw behoeften te voldoen en om het proces van de jaareindecontrole verder te verbeteren, vinden wij het belangrijk om het proces regelmatig te evalueren en onze observaties te delen

Evaluatie van uw interne beheersing

Onderwerp

Ontwikkelingen Vooruitblik naar de jaarrekeningcontrole

Observatie

Hoe we tijdens de interim-controle hebben samengewerkt en welke feedback is ontvangen.

Tijdens onze interim-controle hebben we een zeer goede samenwerking met uw medewerkers ervaren. Wij hebben tijdens de Week van Q intensief samengewerkt met een brede afvaardiging van uw organisatie. Na afloop hiervan zijn onze bevindingen besproken met de concerncontroller. Dit heeft eraan bijgedragen dat wij in deze periode een goed beeld van de processen hebben kunnen vormen.

Vooruitkijken naar de jaareindecontrole.

Ter ondersteuning van uw voorbereiding voor onze jaareindecontrole hebben een gedetailleerde lijst met op te leveren documentatie besproken met uw coördinator Jaarrekening. Een tijdige levering van alle items voor het begin van de controle is nodig om een soepel controleproces te bewerkstelligen en om tijdsoverschrijdingen te voorkomen. Wij hebben afgesproken dat wij de concept jaarrekening en het afsluitdossier op 5 april zullen ontvangen.

Sociaal domein Signalen jaarrekening

Terugkoppeling afspraken Wij ervaren het als zeer proactief en prettig dat belangrijke thema’s in de verslaggeving in een vroegtijdig stadium met ons worden afgestemd.

Bijlagen Afhankelijkheid derde partijen

Gedurende het jaarrekeningtraject zijn wij afhankelijk van informatie van uw organisatie, maar ook van informatie van (de accountants van) externe partijen. Dit betreffen de volgende partijen: • RBL: verantwoording uitgaven Jeugdwet; • GR Avres: verantwoording uitgaven Participatiewet en Tozo; • Zorginstellingen binnen het sociaal domein: verantwoording uitgaven Wmo. Wij hebben reeds contact gelegd met (de accountants van) RBL en GR Avres waarbij er goede afspraken zijn gemaakt over de tijdigheid en toereikendheid van de informatie.

Belangrijkste boodschappen

Onze communicatie over de belangrijkste voorwaarden en aandachtspunten van de controle Als uw accountant vinden wij het van belang om u te laten zien op welke wijze wij de belangrijkste voorwaarden en aandachtspunten van de controle aan u rapporteren. Deze hebben we opgenomen in onderstaande tabel.

Evaluatie van uw interne beheersing

Vereiste communicatie grond van controlestandaarden

Controleplan

Ontwikkelingen

Mededeling over de verantwoordelijkheden van de accountant.



Bevestiging van de onafhankelijkheid van Q-Concepts



Vooruitblik naar de jaarrekeningcontrole Bijlagen Communicatie

Rapportage interimbevindingen

Accountantsverslag



Eventuele significante tekortkomingen in de interne controle.





Eventuele ontdekte of vermoede fraude





Niet-naleven van wet- en regelgeving



Schriftelijke bevestigingen gevraagd van het management.



Alle zaken die van invloed zijn op de vorm en inhoud van de controleverklaring.



Standpunt van de accountant over belangrijke kwalitatieve aspecten van de verslaggeving door het college



Rapporteren over significante moeilijkheden, aangelegenheden en overige zaken die van belang zijn voor het toezicht op de financiële verslaggevingsproces



Niet gecorrigeerde afwijkingen



Significante aangelegenheden die naar voren komen tijdens de controle in verband met verbonden partijen van de entiteit.



Beschrijving van de reikwijdte en timing van de controle, waaronder significante risico’s.



