1. (AUDIT) Aanbiedingsbrief Auditcommissie ML 2020.pdf

Aan: Gemeente Vijfheerenlanden T.a.v. de leden van de Auditcommissie Postbus 11 4140 AA Leerdam

Ons kenmerk

: 259389

Onderwerp

: Aanbieding management letter 2020

Datum

: 16 maart 2021

Geachte leden van de Auditcommissie, In november jl. heeft de raad ingestemd met het gunnen van de opdracht tot controle van de gemeentelijke jaarstukken aan een nieuwe accountant, te weten Q-concepts. In december jl. is Q-concepts gestart met een uitgebreide kennismaking met de organisatie. Deze kennismaking is gecombineerd met het uitvoeren van een interim controle. In de Management Letter 2020 worden flink wat onderwerpen door de accountant gepresenteerd, die door de accountant vanuit een oogpunt van interne beheersing als belangrijk worden omschreven. En die zin is de Management Letter een overzicht van prioriteiten op het gebied van interne beheersing. Door de accountant wordt zelf al geconstateerd, dat deze prioriteiten veelal al in scope zijn bij de gemeentelijke organisatie en opgenomen zijn in de diverse verbeter- en ontwikkelplannen. Daarmee is de Management Letter een bevestiging van onze prioriteiten. Desalniettemin zijn wij verheugd met de conclusie van de accountant, dat er een grote en belangrijke beweging voorwaarts is gezet in het verbeteren van de interne beheersing binnen de gemeente Vijfheerenlanden. En natuurlijk onderschrijven wij, dat er ook nog flinke stappen gezet moeten worden.

Wat door de accountant echter ook expliciet wordt opgemerkt is, dat de uitvoering van deze ontwikkelplannen veelal naast elkaar verloopt, een totaaloverzicht van deze plannen niet zichtbaar aanwezig lijkt te zijn en coördinatie en regie binnen de organisatie lijkt te ontbreken. Wat nu hierover kan worden opgemerkt is, dat er met ingang van 1 januari 2021 een MT bedrijfsvoering is ingericht, dat expliciet tot doel heeft om deze coördinatie en aansturing vorm te gaan geven en uit te voeren. In dit MT zitten de verantwoordelijk directeur en de meest betrokken netwerkmanagers. De resultaten daarvan zullen in het eerste halfjaar van 2021 zichtbaar worden. Het is overigens niet zo, dat er geen sprake is van aansturing van de gemeentelijke verbeter- en ontwikkelopgave. Die is er vanzelfsprekend wel, maar dit gebeurt in het reguliere overleg van directie met netwerkmanagers en is niet altijd zichtbaar in de vorm van rapportages. Maar het aandachtspunt van verbetering van de onderlinge afstemming van de verschillende verbeter- en ontwikkelplannen wordt door ons onderschreven. Een deel van de bevindingen van de accountant komt voort uit door onszelf bij de interne controles 2019 gedane bevindingen en aanbevelingen. Denk daarbij aan de bevindingen met betrekking tot de uitvoering van het sociaal domein. Momenteel zijn de interne controles 2020 volop in uitvoering.

Deze worden conform planning uiterlijk eind april

Gemeente Vijfheerenlanden/ Postbus 11, 4140 AA Leerdam / 088 – 599 7000 /vijfheerenlanden.nl / info@vijfheerenlanden.nl

aanstaande volledig afgerond. Bij deze interne controles 2020 zal ook worden beoordeeld of er al iets zichtbaar is gedaan met de opvolging van de naar aanleiding van de interne controles 2019 gedane aanbevelingen. Daarbij moet overigens wel beseft worden, dat de interne controles 2019 pas in oktober 2020 zijn afgerond. Met andere woorden: toen was al ruim driekwart van het begrotingsjaar 2020 verstreken. Wij gaan er dan ook van uit, dat de gewenste verbetering vooral in het begrotingsjaar 2021 zichtbaar zal gaan worden. Door de accountant wordt ook gesignaleerd, dat er van enige vertraging sprake lijkt te zijn in de uitvoering van onze verbeter- en ontwikkelopgave. Hierbij moet worden bedacht, dat in 2020 in verband met corona veel tijd en aandacht van het management is geschonken aan het operationeel houden van de organisatie, het gemotiveerd houden en faciliteren van medewerkers (bijvoorbeeld in de combinatie van werk- met zorgtaken) en het waar mogelijk op peil houden van de productie. Dit is onvermijdelijk ten koste gegaan van de aandacht voor verbetering en -ontwikkeling. Mede ook, doordat de mogelijkheden daartoe flink waren beperkt als gevolg van het thuiswerken en het niet meer kunnen volgen van opleidingen en ontwikkeltrajecten.

Het was in de drie voormalige gemeenten goede gewoonte om de door de accountant aan de organisatie uitgebrachte Management Letter ook te delen met de raad. Veelal door deze ter beschikking te stellen aan de Auditcommissies. Wij zien geen reden om van deze goede gewoonte af te wijken. Vandaar dat wij u hierbij de Management Letter 2020 ter informatie aanbieden. Vanzelfsprekend kunt u deze in uw vergadering ook bespreken met onze accountant. Met vriendelijke groet, het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Vijfheerenlanden, de secretaris, de burgemeester, Signed By: n.van.ameijde@vijfheerenlanden.nl {{signer1}} 16/03/2021 16:43:19 CET ID: daf17f72-32f4-4ba1-9d99-75410db1cb3c Auth: Consent

N. (Nanette) van Ameijde-Poortman

Signed By: s.frohlich@vijfheerenlanden.nl {{signer2}} 16/03/2021 16:49:24 CET ID: daf17f72-32f4-4ba1-9d99-75410db1cb3c Auth: Consent

S. (Sjors) Fröhlich