Factsheet samenwerking Venray-Horst ad Maas-tbv raden

Factsheet Samenwerking Venray-Horst aan de Maas Algemeen Wat is de aanleiding voor deze samenwerking? Welk probleem lost die op? Gemeenten krijgen steeds meer taken die ook nog eens steeds complexer worden. Iedere gemeente moet investeren in zijn dienstverlening én de onderliggende bedrijfsvoering, alleen al om de vele ontwikkelingen bij te kunnen benen die zich in hoog tempo voordoen. Denk aan informatie- en privacybescherming, noodzakelijke doorontwikkelingen op het gebied van informatievoorziening, extra eisen voor de uitvoering van (complexe) wettelijke taken van burgerzaken zoals fraude en adresonderzoek, snelle ontwikkelingen in de digitale dienstverlening. Venray en Horst aan de Maas hebben hierbij dezelfde opgaven en uitdagingen. Een vervolg van de samenwerking biedt beide gemeenten voordelen op het gebied van de 3 K’s: minder kwetsbaarheid, behoud of verbetering van kwaliteit en kostenbeheersing (‘minder meerkosten’). Bijvoorbeeld: - we organiseren uitwijkmogelijkheden bij piekbelasting of een calamiteit of langdurige uitval van personeel door bijv. ziekte - we realiseren de vervanging van personeel met specifieke expertise in plaats van de huidige (kwetsbare) eenmansfuncties - we zetten schaarse specialismen efficiënt in - we beheersen de kosten m.n. op het gebied van Informatievoorziening / ICT: minder meerkosten.

Welke taken worden complexer? De complexiteit zit niet alleen in de snel voortschrijdende techniek en wettelijke eisen, maar ook in het kunnen verwerven en behouden van de kennis en vaardigheden van medewerkers op dat niveau. Dat geldt in hoge mate voor onze taken op het gebied van Informatievoorziening / ICT: - De digitalisering neemt verder toe en wordt steeds meer onderdeel van onze dienstverlening. Dit betekent dat het op een veilige manier verwerken en beschikbaar stellen van gegevens steeds meer aandacht vraagt en complexer wordt. - We gaan steeds meer aanvragen van inwoners en bedrijven geautomatiseerd verwerken (robotisering). - We gaan meer doen met Kunstmatige Intelligentie (AI), ook binnen onze dienstverlening. De aandacht is daarbij gericht op het voorspellen van ontwikkelingen door middel van data/informatie. Waardoor we nog beter in control blijven. - We werken steeds meer in ketens met andere overheidsinstanties. Dat vraagt om informatieveiligheid, geautomatiseerde uitwisseling van gegevens en het meenemen van medewerkers daarin. Ook binnen de vakgebieden van Burgerzaken en Financiën zien we dat taken steeds complexer worden. De samenwerking Horst a/d Maas en Venray zorgt ervoor dat we kunnen investeren in opleiding en specialisatie. Zonder samenwerking blijven we vooral generalist op deze vakgebieden. Dat gaat ten koste van de kwaliteit en de doorlooptijd.

En/of we moeten daarvoor externe expertise inhuren, wat meer kosten met zich meebrengt. Voorbeeld Burgerzaken: De vader van meneer P. in Venray heeft hem ontkend in de Basisregistratie Personen (BRP). Meneer P. is erkend door een ‘nieuwe vader’. Dit leidt tot een wijziging van de achternaam.

Dit werkt door naar alle kinderen en kleinkinderen. Eén kind woont in Venray. Twee kinderen en twee kleinkinderen in Horst aan de Maas. Eén kind heeft ervoor gekozen de nieuwe achternaam niet over te nemen. De correctie moet wel bij zijn oudergegevens worden aangepast. Ook werkt deze wijziging door naar het huwelijk van dit kind, dat in Horst aan de Maas heeft plaatsgevonden. Deze mutatie is mede complex omdat de persoonslijst vanaf geboorte opnieuw chronologisch correct moet worden opgebouwd: Alle stappen die daarvoor nodig zijn, moeten met de juiste brondocumentomschrijvingen worden toegevoegd bij in totaal 12 categorieën. Dit betekent dat er in totaal 39 stappen moeten worden gedaan om deze mutatie correct te registreren in de BRP. Door de geslachtsnaamwijziging vervallen de reisdocumenten van alle personen waarvan de naam wijzigt. Die moeten direct na mutatie vervallen verklaard worden. Betrokkenen moeten vervolgens (op eigen kosten) nieuwe documenten aanvragen. Ten slotte moeten alle brondocumenten per persoon correct gearchiveerd en geregistreerd worden. We krijgen regelmatig aanvragen voor de erkenning van een kind/ongeboren vrucht en een ontkenning van het vaderschap waarbij de niet-Nederlandse nationaliteit een rol speelt.

Het komt vaak voor dat inwoners uit het betreffende land bij de gemeente komen voor de erkenning van de ongeboren vrucht terwijl de moeder getrouwd is met een andere man. Het aanvragen van een echtscheiding duurt in dat land namelijk erg lang. Het gevolg is dat er op dat moment geen erkenning plaats kan vinden. Het kind wordt dan geboren met de naam van de ex-partner en de ex-partner als vader. Ontkenning van het vaderschap volgt dan via de rechtbank. Welke resultaten zijn tot nu toe gehaald in de onderlinge samenwerking? Onder andere: - Gezamenlijke ICT-infrastructuur inclusief Servicedesk en systeem- en netwerkbeheer (1 team voor 2 gemeenten). De digitale werkplekomgeving is daarvoor nagenoeg ‘gelijkgetrokken’. De samenwerking binnen Informatievoorziening is dus al heel intensief, met een teamhoofd in Horst aan de Maas die deze ook deze rol heeft in Venray. - Gezamenlijk een volledig digitaal HR-systeem aanbesteed, opgebouwd en ingericht (met gescheiden personeelsadministraties). - Samen een medewerker salarisadministratie in dienst. - Samen een privacy officer in dienst. - Toegenomen collegiale afstemming en kennisdeling, ook op directie- en managementniveau. We vinden elkaar makkelijker en beter dan voorheen dus komen eerder tot goede oplossingen. Welke zaken worden de komende jaren samen opgepakt? Dit wordt per vakdomein uitgewerkt in jaarlijkse uitvoeringsprogramma’s.

Denk aan: - Gezamenlijke invulling van specialistische functies omdat die schaars zijn op de arbeidsmarkt of omdat we als individuele gemeente niet die omvang hebben om daar zelf een volwaardige functie voor te bieden. - Informatievoorziening: verder gelijktrekken van ICT-systemen en applicaties i.v.m. uitwijkmogelijkheid, om piekbelasting te kunnen spreiden en efficiënte interne dienstverlening vanuit 1 team. - KCC/Burgerzaken: aanbesteding telefonieplatform / telefooncentrale, harmoniseren systemen, implementeren wettelijke wijzigingen, werven en opleiden personeel. - HRM: gezamenlijk aanbesteden bedrijfsarts, opstellen strategisch personeelsbeleid, visie op talentontwikkeling en opleidingsplan, werving schaarse specialismen (bijvoorbeeld fiscaal medewerker) - Financiën: gezamenlijke aanbesteding en inrichting van financiële pakketten, dus met name zaken op het gebied van financieel beheer, werven en/of opleiden (specialistisch) personeel voor bijvoorbeeld treasury en btw.

2

De 3 K’s Wat houdt meer kwaliteit en minder kwetsbaarheid in? - De samenwerking maakt specialisatie mogelijk. We hoeven daarbij als individuele gemeente niet alle specialisaties alleen in huis te hebben maar delen die met de andere gemeente. Samenwerken komt daarmee ten goede aan de kwaliteit en de doorlooptijd van onze dienstverlening. - Door processen en systemen op elkaar af te stemmen, kunnen medewerkers van beide gemeenten elkaars werk kunnen overnemen en/of bijspringen bij calamiteiten, piekbelasting of bijvoorbeeld ziekte. Het gaat daarbij ook om kwetsbare functies waarvoor we als individuele gemeente geen dubbele bezetting hebben. - We delen functies die schaars zijn op de arbeidsmarkt. Samen zijn we interessanter voor potentiële kandidaten o.a. qua omvang van het dienstverband en qua omvang van de organisatie. - Samen doen we investeringen die voor de individuele gemeente moeilijker haalbaar zijn. Of waarvoor we anders moeten gaan voor een ‘second best’-oplossing. Denk aan kwaliteit van opleidingen en de toenemende investeringen voor applicaties en systemen. - Door samen te werken maken we het mogelijk onze systemen te delen in geval van een calamiteit. We maken gebruik van elkaars kennis en ervaring op het gebied van bijv. functioneel beheer, Informatiebeheer, informatiearchitectuur, systeembeheer en helpdesk.

Waar zijn ‘minder meerkosten’ te behalen? De kosten voor de snel voortschrijdende digitalisering op het gebied van Informatievoorziening gaan de komende jaren onvermijdelijk verder stijgen. Door samen in te zetten op die ontwikkelingen loopt die stijging minder snel op. Met andere woorden: we hebben minder meerkosten. Door - specialistische kennis samen aan te nemen en te delen - lagere tarieven vanwege een hoger aanbestedingsvolume - investeringen te delen en - efficiënter beheer van systemen en applicaties. Voorbeelden: Horst aan de Maas en Venray werken steeds meer flexibel (plaats- en tijdonafhankelijk). Dat vraagt een robuust online werkplatform. Beide organisaties zetten hiervoor Microsoft Office365 in. Het ontwikkelen en beheren van een online platform vraagt specialistische kennis en ervaring. Samen waarborgen we de continuïteit daarvan. Daarnaast is er minder ontwikkel- en beheercapaciteit nodig. Dat scheelt iedere gemeente ca. 2 fte. Dus we maken minder kosten en we zijn minder kwetsbaar. Horst aan de Maas en Venray hebben samen een toekomstbestendige ICT-infrastructuur ontwikkeld. Die voldoet aan de laatste eisen voor informatiebeveiliging en bedrijfscontinuïteit. Een dergelijke complexe omgeving vraagt specialistische kennis. Door het volume van de samenwerking is die te werven en te verantwoorden.

Een soortgelijke omgeving voor beide gemeenten afzonderlijk zou alleen haalbaar zijn tegen fors hogere kosten voor ontwikkeling en beheer. Hier scheelt de samenwerking de individuele gemeenten ieder ca. 8 fte. Daarbij zouden er per gemeente extra kosten bijkomen voor bijvoorbeeld een extern rekencentrum voor uitwijkvoorzieningen. Venray en Horst aan de Maas vervangen hun internetsysteem (CMS) door een gelijk systeem. De gezamenlijke aanbesteding geeft ons een steviger onderhandelingspositie bij leveranciers om aan te sluiten bij onze specifieke wensen en behoeften. Daarnaast levert het grotere volume een kostenvoordeel op. Ten slotte wordt het beheer van dit systeem gezamenlijk efficiënter georganiseerd.

3

Voor het datagedreven werken heeft Horst aan de Maas een forse investering gedaan in systemen en specialistisch personeel. Zij ontwikkelen onder andere dashboards die dagelijks worden gebruikt in o.a. het Sociaal Domein. Venray wil iets soortgelijks ontwikkelen. Door samen te werken worden investeringen en specialistische kennis gedeeld. Daardoor maken we samen minder kosten dan alleen. Het scheelt ca. 1 fte (minder) en er is sprake van lagere investeringen in systemen (hardware en software), omdat ook die systemen gedeeld worden. Beide gemeenten gaan hun post- en archiveringsproces verder automatiseren door het toepassen van ‘slimme’ scan- en registratiesoftware. Op termijn van circa 1 à 2 jaar resulteert dit in een efficiencyvoordeel van circa 3 fte voor de gezamenlijke gemeentes. Daarbij komt dat de postverwerking en archivering sneller en nauwkeuriger gaat, zodat er minder fouten gemaakt worden in de behandeling van o.a. vergunningsaanvragen en uitkerings- en zorgaanvragen. Door dit samen op te pakken delen we bovendien kennis en de nodige ontwikkelcapaciteit.

Overeenkomst: Regeling zonder meer Waarom is een juridisch construct nodig? Samengevat: een publiekrechtelijke overeenkomst zoals de ‘Regeling zonder meer’ voorkomt dat we als samenwerkende gemeenten belasting- en aanbestedingsplichtig zijn voor de activiteiten die we tegen betaling voor elkaar uitvoeren. Hoe je het wendt of keert: zodra een activiteit wordt uitgevoerd door de ene partij voor de andere, is er volgens de wet sprake van een overeenkomst. Spreek je niets af, dan is het een (mondelinge) overeenkomst naar privaatrecht. Het aangaan van een dienstverleningsovereenkomst is dus óók een juridisch construct. Weliswaar niet publiekrechtelijk maar privaatrechtelijk. Als het bovendien om een dienst gaat die ook door een marktpartij kan worden uitgevoerd, dan zijn we bij een privaatrechtelijke overeenkomst ook nog eens aanbestedingsplichtig (aanbestedingsregels EU). Gaat het om courante diensten zoals HRM en IV, dan moet de opdracht op de markt in concurrentie worden aangeboden. Een privaatrechtelijke overeenkomst heeft nadelen. Het uitvoeren van een taak voor een andere gemeente tegen een vergoeding - bijvoorbeeld op basis van een dienstverleningsovereenkomst - wordt gezien als economische activiteit waarvoor omzetbelasting en/of vennootschapsbelasting moet worden betaald. De activiteiten worden door de wetgever dan niet gezien als een reële samenwerking.

Hoe groter de omvang van de samenwerking, hoe groter dit risico. Voor een bestuurlijke samenwerking is dit risico er niet. Daarvoor geldt namelijk een vrijstelling voor de vennootschapsbelasting (vpb-vrijsteling). Waarom een ‘Regeling zonder meer’? De Regeling zonder meer is de lichtste vorm van een publiekrechtelijke overeenkomst. Hiermee scheppen we duidelijkheid en voorkomen we dat de samenwerking wordt gezien als ‘begeven op de economische markt’, met de daarbij behorende BTW- en/of vennootschapsplicht-discussie. Ook voor marktpartijen maken we hiermee duidelijk dat uitvoering wordt gegeven aan een samenwerking tussen deze aanbestedende diensten met het oog op de verwezenlijking van hun gemeenschappelijke doelstellingen. Tegelijkertijd biedt deze samenwerkingsvorm ons de ruimte om op natuurlijke momenten samen te werken aan zaken die op dat moment opgepakt moeten worden. We beperken daarmee financiële en organisatorische consequenties aan de voorkant. Tenslotte wordt met deze samenwerkingsvorm de regeldruk binnen de organisaties beperkt en de zwaarte van de governance geminimaliseerd.

4

Waarom een programmatische aanpak? We maken daarmee gebruik van natuurlijke investerings- en ontwikkelmomenten. Dat zijn ontwikkelingen waar we als gemeente sowieso mee aan de slag moeten en investeringen die we in de komende jaren – dus ook ‘alleen’ – moeten doen. Dit voorkomt dat de samenwerking een forse capaciteitsvraag legt bij de ambtelijke organisatie. Ook leggen we op deze manier geen zware financiële investering aan de voorkant neer. Welke afspraken worden er gemaakt over uittreding van een van beide partijen uit deze samenwerking? In de overeenkomst wordt vastgelegd dat een van de deelnemende gemeente kan besluiten de samenwerking te beëindigen. Daarbij wordt een termijn gehanteerd van ontbinding van 1 jaar om de zaken netjes met elkaar te regelen. De contractuele verplichtingen in het kader van de samenwerking worden gerespecteerd en uitgediend. Bij beëindiging van de samenwerking wordt een ontbindingsdocument opgesteld waarin de wederzijdse en gezamenlijke verplichtingen worden vastgelegd. Vervolgens worden afspraken gemaakt over de ontbindingsvoorwaarden. Uitgangpunt hierbij is (gebruikelijk in dergelijke samenwerkingen) dat in billijkheid afspraken worden gemaakt over verdeling van investeringen en kosten.

Financiën Wat kost deze samenwerking in euro’s? De totale incidentele kosten zijn € 150.000 voor een programmamanager en op enkele plekken (vervanging) van uren voor de trekkers van de vakdomeinen gedurende twee jaar. Die taken worden bij voorkeur intern ingevuld. De kosten en baten voor de concrete projecten binnen de vier vakdomeinen worden opgenomen in de uitvoeringsprogramma’s. Wat is er financieel met deze samenwerking te winnen? De samenwerking heeft financiële opbrengsten in de zin van ‘minder meerkosten’. Want dat de kosten voor bedrijfsvoering en met name ICT gaan oplopen, is een feit. Samen beperken we die toename. Voorbeelden hiervan vindt u onder de paragraaf De 3K’s. We sluiten niet uit dat het zelfs financieel (netto) wat gaat opleveren. Maar we zijn deze samenwerking aangegaan vanwege de 3 K’s waarbij de K’s van kwaliteit en kwetsbaarheid zwaar wegen. Doordat we door de programmatische aanpak aan de voorkant niet zwaar investeren, zijn ook de financiële rendementen vooraf minder hard in te schatten. In de uitvoeringsprogramma’s per vakdomein worden de kosten en baten in beeld gebracht. Zie verder onder andere de voorbeelden genoemd op bladzijde 3 en 4 over de ‘minder meerkosten’. Willen we op termijn meer financieel rendement behalen, dan is een intensievere samenwerking nodig. Dat zien we ook bij gemeenten die in vergelijkbare trajecten zitten.

Dat is een optie, op basis van behaalde successen en positieve ervaringen. Dit nemen we mee in de evaluatie medio 2022. Wat kan deze samenwerking bijdragen aan de lastendruk voor inwoners? De ontwikkeling van de lastendruk voor inwoners is afhankelijk van heel veel factoren buiten deze samenwerking. Zoals keuzes binnen ons stelsel van belastingen en heffingen en de inhoudelijke keuzes en ambities van de gemeente. Een van de beoogde doelen van deze samenwerking is kostenbeheersing. Dat de kosten voor bedrijfsvoering oplopen is onvermijdelijk (nieuwe taken, complexer, technische en digitale doorontwikkelingen t.b.v. dienstverlening enz). Maar we willen de stijging beperken. Doen we dat niet, dan kunnen deze kosten gaan meetellen in de lastendruk voor inwoners of moeten we keuzes maken in onze dienstverlening.

5

Hoe worden de inverdienen over beide gemeenten verdeeld? De inverdieneffecten komen ten goede aan de gemeente(n) waar de voordelen worden bereikt.

Dienstverlening Wat levert deze samenwerking de inwoners en ondernemers op? Inwoners en ondernemers mogen ervan uit gaan dat de bedrijfsvoering van hun gemeente op orde is en (kosten)efficiënt is ingericht. Dat informatie die ze nodig hebben actueel is, dat hun gegevens bij ons veilig zijn, dat onze medewerkers kennis van zaken hebben en complexe vragen kunnen beantwoorden, enzovoort. Dat is niet meer dan normaal. Deze samenwerking draagt eraan bij dat we dit ook in de toekomst kunnen garanderen binnen acceptabele kosten. Daarnaast draagt het investeren in en doorontwikkelen van onze dienstverlening bij aan de verbetering van de kwaliteit van onze dienstverlening bijvoorbeeld op het terrein van diensten die we digitaal op een veilige manier willen aanbieden. Moeten inwoners van Venray binnenkort naar Horst aan de Maas voor hun paspoort of andersom? Nee, de huidige kanalen om in contact te komen met je eigen gemeente (gemeentehuis, telefoonnummer, website enz.) blijven zoals die zijn. Op het gebied van Burgerzaken en Klantcontactcentrum is het wel de ambitie om bijvoorbeeld de digitale dienstverlening verder samen door te ontwikkelen en om taken in de backoffice samen te voegen ten behoeve van meer kwaliteit en minder kwetsbaarheid.

Organisatie Gaat er niet veel te veel energie zitten in deze samenwerking? Natuurlijk kost het, zeker in het begin, energie. Maar doorontwikkelen moeten we sowieso, ook als we niet samenwerken. We kiezen bewust voor een aanpak waarbij we inspelen op kansen die zich voordoen en die beide gemeenten willen benutten. We werken daarom op basis van een realistisch programma. Dat loopt tot en met 2024. Elk van de vier vakgebieden werkt in deze periode in zijn eigen tempo aan zijn eigen opdracht. We sluiten daarbij aan bij ‘natuurlijke’ momenten. Bijvoorbeeld de noodzakelijke vervanging van een applicatie of een vacature. We stellen ieder jaar per vakgebied een uitvoeringsprogramma vast met de concrete doelen en resultaten en projecten / acties. Daarop wordt strak gestuurd door o.a. de beide gemeentesecretarissen en de programmamanager. Is dit een opstapje naar een ambtelijke fusie? Nee. Om de samenwerking onomkeerbaar en niet vrijblijvend te maken, leggen we hierover afspraken vast in een lichte juridische samenwerkingsovereenkomst waarbij er géén rechtspositionele gevolgen zijn voor de medewerkers. Zij blijven in dienst van hun eigen organisatie. Na 1,5 jaar evalueren we hoe deze samenwerkingsvorm in de praktijk werkt.

6