Bijlage 1 KPI-verslag Venray 2020-2021

Rapportage horizontaal toezicht archief- en informatiebeheer gemeente Venray (KPI-verslag) over de periode 2020-2021

Datum: juni 2022 Auteur: Paul van Meegeren, gemeentearchivaris

1

Samenvatting

Goed informatiebeheer is een basisvoorwaarde voor zorgvuldige beleids- en besluitvorming en voor de verantwoording aan de gemeenteraad. Zonder goed informatiebeheer is democratische controle niet mogelijk. De informatie moet correct, vindbaar en toekomstproof zijn. Het archiveren van digitale informatie brengt tal van nieuwe uitdagingen met zich mee. Dat geldt zowel voor de duurzaamheid van digitale informatie als voor het beheersbaar houden van de exponentieel gegroeide hoeveelheid informatie. Die informatie neemt ook een steeds grotere verscheidenheid van vormen aan: van Word/pdf-documenten tot databases, audiovisuele bestanden en uitingen op social media. In de praktijk blijkt het niet eenvoudig om grip te krijgen op digitale informatie omdat de gemeente een groot aantal werkprocessen kent waarbij veel actoren betrokken zijn. Alle medewerkers binnen de gemeente spelen een rol in het correct opmaken, vastleggen en gebruiken van informatie. In het kader van de Wet revitalisering generiek toezicht en de Archiefwet legt het college van B&W tweejaarlijks verantwoording af aan de gemeenteraad en de provincie Limburg. Dit gebeurt op basis van de VNG handreiking ‘Horizontale verantwoording Archiefwet 1995 via Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s)’.

In het KPI-verslag wordt het gemeentelijk archief- en informatiebeheer getoetst aan de hand van acht indicatoren die zowel betrekking hebben op het digitale als het papieren archiefbeheer. In het KPI-verslag over 2018-2019 zijn een aantal tekortkomingen geconstateerd op het gebied van digitaal informatiebeheer. In de periode 2020-2021 zijn een aantal verbeterprocessen gestart, maar deze zijn nog niet afgerond: • Het verouderde zaaksysteem Verseon is nog steeds in de lucht. Er is besloten om af te zien van een upgrade van Verseon. Naar verwachting zal het zaaksysteem in 2022/2023 afgesloten worden onder gelijktijdige implementatie van zijn opvolger, de zogenaamde Taakgenerieke applicatie (TGA). • Er zijn geen nieuwe applicaties gekoppeld aan het Document Managementsysteem (DMS – Corsa Nxt). Wellicht is het niet noodzakelijk om alle vakapplicaties aan het DMS te koppelen. Randvoorwaarde is wel dat het archiefbeheer, in het bijzonder de vernietiging van documenten, binnen de applicatie dan goed geregeld is. Hiervoor moeten per applicatie afspraken worden gemaakt. • Het onderzoek naar het optimaliseren van het proces van bestuurlijke besluitvorming is nog niet afgerond. Ook is er nog geen besluit genomen inzake de duurzame bewaring van videotulen. • Er vindt nog geen vernietiging plaats van digitale documenten.

Wel is er gestart met een conversietraject voor documenten uit Verseon waardoor het mogelijk wordt deze te vernietigen zodra de bewaartermijn verlopen is. • Er heeft nog geen onderzoek plaatsgevonden naar het overzetten van afgesloten documenten/dossiers op afdelingsschijven naar de beveiligde omgeving van het DMS zodat digitale duurzaamheid gegarandeerd is. Een aantal verbeterprocessen is vertraagd omdat er voorrang is gegeven aan technische aanpassingen van de systemen, in het bijzonder de verplaatsing van de Corsa-omgeving naar de cloud. Ook was het thuiswerken in de coronaperiode een handicap voor het

2

invoeren van het nieuwe zaaksysteem (TGA) waarvan het welslagen voor een groot deel wordt bepaald door goede communicatie en voorlichting. Op 22 juni 2020 is het Handboek vervanging door het college vastgesteld. Op grond hiervan vindt vervanging plaats van papieren documenten (ingekomen post en interne documenten) door digitale reproducties. De papieren documenten worden na drie maanden vernietigd, enige uitzonderingen daargelaten. Positief is de in gang gezette samenwerking met de gemeente Horst aan de Maas op gebied van informatiebeheer en informatievoorziening als onderdeel van een bredere samenwerking op het terrein van bedrijfsvoering. Na het uitvoeren van een zogenaamde IST-analyse (waar staat iedere gemeente op dit moment) zal er worden gewerkt aan het opstellen van gezamenlijke kaders en richtlijnen en het stroomlijnen van werkprocessen. Naar verwachting zal deze samenwerking een belangrijke kwaliteitsimpuls geven om te kunnen voldoen aan de huidige en toekomstige eisen op het gebied van informatiebeheer.

3

Hoofdstuk 1 - Lokale regelingen Hoofdvraag: Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? De gemeentelijke regelingen zijn op orde. De herziening van de Archiefwet, die vermoedelijk op 1 januari 2024 in zal gaan, zal worden aangegrepen om de Archiefverordening en de Beheerregeling informatiebeheer te actualiseren. Het team Informatiebeheer werkt vanaf 2021 intensief samen met het team Informatievoorziening van de gemeente Horst aan de Maas, als onderdeel van een bredere samenwerking op het gebied van bedrijfsvoering. Deze samenwerking zal in de komende jaren verder verdiept worden.

1.1. Archiefverordening a. Beschikt de gemeente over een geactualiseerde, door de gemeenteraad vastgestelde archiefverordening die voldoet aan de vigerende wet- en regelgeving?

b. Is deze medegedeeld aan Gedeputeerde Staten?

Ja. De archiefverordening is vastgesteld in 2019 en zal worden geactualiseerd na de inwerkingtreding van de nieuwe Archiefwet. De archiefverordening is gebaseerd op de modelarchiefverordening van de VNG. Ja

1.2. Beheerregeling informatiebeheer Beschikt de gemeente over een door het college als archiefzorgdrager vastgestelde Beheerregeling informatiebeheer inzake het beheer van de archiefbewaarplaats en van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden? Toelichting: Een beheerregeling (of besluit) informatiebeheer is niet bij wet verplicht, maar wordt vrijwel altijd in een Archiefverordening verplicht gesteld (vgl. het VNG model daarvoor).

Ja, de Beheerregeling informatiebeheer is op 22 juni 2020 door het college van BenW vastgesteld.

1.3. Strategisch informatie overleg (SIO) Heeft het college als archiefzorgdrager een Strategisch informatie overleg (SIO) ingesteld? Toelichting: Taken voor het SIO zijn in ieder geval vaststelling van een Hotspotmonitor (KPI 6.3.d) en advisering inzake vervreemding van archiefbescheiden die geen gevolg is van uitvoering van nieuwe wetgeving (KPI 6.5.c). Daarnaast kunnen bij het SIO andere taken en/of bevoegdheden worden belegd (zie Handreiking).

Binnen de gemeente fungeert het periodiek overleg van Informatiebeheer en Informatisering (IBI-overleg) feitelijk als Strategisch Informatieoverleg (SIO). Vaststelling van een hotspotmonitor heeft niet plaatsgevonden. Van vervreemding van archiefbescheiden is in de

4

verslagperiode geen sprake geweest. 1.4. Wijziging overheidstaken Treft het college als archiefzorgdrager voorzieningen omtrent de archiefbescheiden bij opheffing, samenvoeging, splitsing of overdracht van taken aan een ander (tijdelijk) overheidsorgaan? Zo ja, welke? Toelichting: (Juridische) voorzieningen die de zorgdrager zou moeten treffen zijn het opstellen van een akte van terbeschikkingstelling, of een verklaring van overbrenging dan wel vervreemding. Daarnaast moet de gemeentelijke organisatie zorgen voor het afsluiten van archieven en de (voorbereiding van) terbeschikkingstelling, overbrenging of vervreemding.

Hier is in de verslagperiode geen sprake van geweest.

1.5. Gemeenschappelijke regelingen en andere samenwerkingsverbanden a. Treft het college als archiefzorgdrager, bij de instelling van een gemeenschappelijke regeling of ander samenwerkingsverband waarin de gemeente participeert, voorzieningen omtrent de zorg voor de archiefbescheiden? Toelichting: Het gaat hier om het op afstand zetten van de uitvoering van taken in gemeenschappelijke regelingen (GR). Dit kan alleen door middel van mandaat. Het college blijft dan archiefzorgdrager. [Wanneer een gemeente taken of bevoegdheden op basis van delegatie onderbrengt in een GR, is sprake van de overdracht van taken zoals bedoeld in KPI 1.4. Het college is dan niet langer archiefzorgdrager.] Als medeoprichter van een GR is het college verantwoordelijk voor opname van een archiefparagraaf in de GR-tekst waarin tenminste de bestuurlijke verantwoordelijkheid wordt belegd voor het GR-archief. Als zorgdrager moet het college regels stellen aan creatie en beheer van gemeentelijke archiefbescheiden bij de GR, bijvoorbeeld door middel van dienstverleningsovereenkomsten. Sinds de invoering van de Aw 1995 zijn andere samenwerkingsverbanden in zwang gekomen waarover de wet niets zegt. Het is echter verstandig bij deze KPI ook te kijken naar het op afstand zetten van de uitvoering van taken in overheidsstichtingen en -NV’s en in publiek-private samenwerkingsverbanden (BV, NV, VOF).

De getroffen / nog te treffen beveiligingsmaatregelen wat betreft archiefbescheiden behorende bij uitgeplaatste taken worden hier niet bevraagd, en behoren tot het domein van informatiebeveiliging op grond van de BIO.

Het college is als archiefzorgdrager betrokken bij twee gemeenschappelijke regelingen: gemeenschappelijke regeling Werkvoorzieningschap Noord-Limburg West en de Modulaire gemeenschappelijke regeling sociaal domein LimburgNoord.

b. Zijn alle gemeenschappelijke regelingen waaraan de gemeente deelneemt opgenomen in het landelijke GR-

Ja, de gemeente heeft de benodigde informatie aangeleverd

5

De archiefparagraaf van het GR NLW is tot nu toe een dode letter gebleven. In overleg met NLW wordt een dienstverleningsovereenkomst opgesteld waarin het archieftoezicht wordt uitgewerkt.

Op het archief- en informatiebeheer van de MGR Sociaal Domein Limburg-Noord wordt toezicht uitgeoefend. Tweejaarlijks vindt rapportage aan de provincie plaats.

register, en is er overzicht over de andere samenwerkingsverbanden waarin de gemeente participeert? Toelichting: Voor nadere uitleg van het landelijke GRregister, ook in relatie tot art. 27 van de Wgr, zie https://www.koopoverheid.nl/vooroverheden/gemeenten-provincies-enwaterschappen/gemeenschappelijke-regelingen.

aan KOOP ten behoeve van het landelijke GR-register. Een overzicht van samenwerkingsverbanden is opgenomen bij “Verbonden partijen” in de gemeentelijke begroting.

1.6. Mandaatregeling archiefzorg Beschikt de gemeente over vastgestelde mandaten op grond van de Archiefwet, bedoeld om namens de zorgdrager besluiten te nemen, niet zijnde regelgeving/het stellen van regels? Toelichting: Bijvoorbeeld voor vervangen van archiefbescheiden of voor opstellen en ondertekenen van vernietigingslijsten.

Ja, dit maakt onderdeel uit van de officiële mandaatregeling van de gemeente. Bevoegdheden worden conform mandaatregeling uitgevoerd.

1.7. Uitbesteden archiefbeheer(staken) Indien (aspecten van) het archiefbeheer/archiefbeheerstaken zijn uitbesteed aan een privaatrechtelijke partij of een publiekrechtelijke partij, zijn hiervan dan dienstverleningsovereenkomsten waarin rekening gehouden wordt met de wettelijke gemeentelijke eindverantwoordelijkheid? Toelichting: Denk bij het uitbesteden van archiefbeheertaken of -diensten aan: inhuur personeel; huur archiefruimte, archiefbewaarplaats of e-depot; het extern laten bewerken of restaureren van papieren archieven; het laten hosten van digitale gegevens. Wanneer de hele documentaire informatievoorziening is uitbesteed (bijvoorbeeld in een shared service centre) of het beheer van de statische archieven is uitbesteed aan een externe archieforganisatie, dan is sprake van een op afstand gezette taak als bedoeld in KPI 1.5

Uitbesteding van archiefbeheer beperkt zich tot het extern plaatsen van vernietigbare archiefbestanden bij de bedrijven Archive IT in Reuver en Karmac in Lelystad. Hierover zijn afspraken gemaakt in dienstverleningsovereenkomsten.

1.8. Publicatie en bekendmaking Doet de gemeente haar publicaties en bekendmakingen via DROP (Decentrale Regelgeving en Officiële Publicaties) en / of op https://www.officielebekendmakingen.nl/gemeenteblad? Toelichting: De inwerkingtreding van de Wet elektronische publicaties is gepland voor 1 januari 2021. Vanaf dat moment moeten regelingen en bekendmakingen van de overheid via DROP op https://www.officielebekendmakingen.nl/gemeenteblad worden gepubliceerd. DROP wordt beheerd door KOOP, Kennis- en Exploitatiecentrum voor Officiële Overheidspublicaties, zie https://www.koopoverheid.nl/voor6

Ja

overheden/gemeenten-provincies-en-waterschappen/drop

Hoofdstuk 2 – Middelen en mensen Hoofdvraag: Kan de gemeente beredeneerd aangeven, gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer, hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau? Informatiebeheer is een integraal onderdeel geworden van het primaire proces. Voor het team Informatiebeheer is vooral een coördinerende taak weggelegd die vraagt om een pro-actieve opstelling: het bieden van kaders en structuur voor het beheer van documenten, het uitvoeren van toezicht op de naleving van afspraken t.a.v. duurzaam informatiebeheer en het bieden van hulp bij het vinden van de juiste informatie. In samenwerking met Horst aan de Maas is een transformatieproces gestart waarin gekeken wordt welke kennis, kunde en competenties passen bij de huidige en toekomstige eisen op het gebied van informatiebeheer.

2.1. Middelen Hoeveel middelen stelt het college na goedkeuring door de raad ter beschikking om de kosten te dekken die zijn verbonden aan de uitoefening van de zorg voor c.q het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en het toezicht daarop? Toelichting: De volgende kostensoorten zijn relevant: loon personeel, externe inhuur personeel, opleiding personeel, materialen voor het papieren archief (zippels, verpakking e.d.), externe bewerking archieven, vernietiging, bouw/inrichting archiefruimte (ook digitaal), huur archiefruimte of opslag, externe digitalisering archieven, scanners, software DMS/RMA, software DSP/ZTC, archiefdienst of aansluiting bij externe archieforganisatie (archiefbewaarplaats), aansluiting documentenwacht. Er zijn geen kengetallen beschikbaar.

Het overgrote deel van de kosten die gemeente maakt voor informatiebeheer valt onder de overheadkosten en kan niet worden uitgesplitst. Voor de overgedragen archieven is € 24.430 beschikbaar voor restauratie, digitalisering en het onderhoud van de erfgoedwebsite RooyNet.

2.2. Mensen, kwantitatief ten behoeve van beheer a. Hoeveel mensen (fte’s) stelt het college na goedkeuring door de raad ter beschikking om de kosten te dekken die zijn verbonden aan de uitoefening van de zorg voor c.q. het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en

7

De basiscapaciteit van het team Informatiebeheer is ongewijzigd gebleven (9,37 fte). Daarnaast draagt elke medewerker in de organisatie een verantwoordelijkheid voor het juist omgaan met informatie

toezicht daarop? Toelichting: Er zijn geen kengetallen beschikbaar

en voert (vrijwel) elke medewerker in meer of mindere mate taken uit op het gebied van informatiebeheer.

b. Zijn er achterstanden in de wettelijk verplichte werkzaamheden? Toelichting: Het gaat hier om structurele achterstanden die binnen de dagelijkse uitvoering van de beheerwerkzaamheden met de normale personeelsbezetting en toegekende middelen niet zijn weg te werken. Voorbeelden niet-overgebrachte archieven: • analoge en digitale dossiervorming in behandelfase; • dossierregistratie; • beheer (ook materieel) van afgehandelde analoge en digitale dossiers; • bijhouden van een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van de analoge c.q. digitale archiefbescheiden; • de (voorbereiding van de) vernietiging van archiefbescheiden; • de (voorbereiding van de) overbrenging van de archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats. Voorbeelden overgebrachte archieven: • ontsluiting; • materiële verzorging (o.a. zuurvrije verpakking), • aanbrengen van openbaarheidsbeperkingen; • beschikbaarstelling aan het publiek; • inrichten van – of op andere wijze voorzien in – een beheeromgeving voor digitale archiefbescheiden (digitaal depot, e-depot). Let op: particuliere archieven die zijn opgenomen in de bewaarplaats vallen onder het regime van de Archiefwet. Dus ook achterstanden bij de particuliere archieven vermelden.

Met betrekking tot de analoge archiefbestanden beperken de werkzaamheden zich tot:

c. Zijn er aanmerkingen geweest vanuit het interbestuurlijk toezicht door de provincie?

Nee

- nabewerking en materiële verzorging archiefblok 2001-2009/2010-2019 van de gemeente Venray - materiële verzorging en overdracht archiefblok 1991-2000 van de gemeente Venray - nabewerking, materiële verzorging en overdracht archiefblok 1990-2009 gemeente Meerlo-Wanssum - materiële verzorging van het bestand bouwvergunningen

2.3. Mensen, kwalitatief ten behoeve van beheer a. Kan het college als archiefzorgdrager het kwaliteitsniveau waaronder de opleiding van het onder 2.2 bedoelde personeel aangeven alsmede hun mogelijkheden voor bij- en nascholing? (Zie ook 4.2.)

8

In de verslagperiode heeft geen bij- en nascholing plaatsgevonden.

b. Kunnen alle soorten wettelijk verplichte werkzaamheden naar behoren worden gedaan?

In oktober hebben de gemeente Horst aan de Maas en Venray afspraken gemaakt over intensieve samenwerking op het gebied van informatiebeheer/informatievoorziening. Einddoel: één proces, één systeem, één team. De samenwerking zal zorgen voor een vermindering van de kwetsbaarheid en verhoging van het kwaliteitsniveau.

c. Zijn er aanmerkingen geweest vanuit het interbestuurlijk toezicht door de provincie?

Nee

2.4. Mensen, kwantitatief ten behoeve van toezicht Hoeveel formatieruimte heeft het college als archiefzorgdrager vastgesteld voor het toezicht op het beheer van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden? Dit betreft de gemeentearchivaris met de gemeentelijke archiefinspecteurs en/of andere medewerkers.

Het toezicht op het beheer van de nietovergedragen archiefbestanden maakt deel uit van het takenpakket van de gemeentearchivaris.

Hoofdstuk 3 – archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot Hoofdvraag: Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde? Voor het fysieke archief zijn de bewaaromstandigheden voor zowel het te bewaren als het te vernietigen archief op orde. Een aantal vernietigbare bestanden staat extern geplaatst. Deze zullen in 2022-2023 terug worden gehaald naar Venray. Zodra de gemeentelijke informatiehuishouding in kaart is gebracht en voor (clusters van) werkprocessen afspraken zijn gemaakt voor duurzaam archiefbeheer (incl. archiefvernietiging) zal onderzoek plaatsvinden naar langdurige digitale opslag (e-depot). Hiervoor zijn nog geen concrete initiatieven ontplooid.

3.1. Archiefruimte(n) en applicaties a. Beschikt de gemeente over een of meer (analoge) archiefruimten waarvan is vastgesteld dat deze aan alle in de Archiefregeling en -besluit genoemde eisen voldoen?

Ja

b. Gebruikt het college deze archiefruimte(n) ten behoeve van de te bewaren op termijn naar de archiefbewaarplaats over te brengen archiefbescheiden?

Ja

c. Beschikt het college over applicaties - DMS / RMA en vakapplicaties - waarmee de noodzakelijke

Ja, de gemeente beschikt over een

9

informatiebeheertaken kunnen worden uitgevoerd? Toelichting: Onder informatiebeheertaken verstaan we de onderdelen van het beheer die in hoofdstuk 6 t/m 8 van deze handreiking aan de orde komen. De normen ISO-16175-2 (internationaal) en NEN2082 (nationaal) bevatten te stellen eisen aan applicaties gebruikt voor informatiebeheer. De getroffen / nog te treffen beveiligingsmaatregelen wat betreft digitale informatie in DMS / RMA en vakapplicaties worden hier niet bevraagd, want behoren tot het domein van informatiebeveiliging op grond van de BIO.

DMS/RMA waaraan een aantal vakapplicaties is gekoppeld.

3.2. Archiefbewaarplaats (voor analoge archiefbescheiden) a. Is door het college als archiefzorgdrager een eigen gemeentelijke, een intergemeentelijke of een buiten de gemeente gelegen archiefbewaarplaats aangewezen waarvan is vastgesteld dat deze aan alle in de Archiefbesluit- en regeling en genoemde eisen voldoen?

Ja

b. Gebruikt het college deze archiefbewaarplaats ten behoeve van de te bewaren overgebrachte archiefbescheiden?

Ja

3.3. E-depot(s) a. Beschikt de gemeente over een eigen gemeentelijk, een intergemeentelijk of een buiten de gemeente gelegen e-depot voor de bewaring van digitale archiefbescheiden dat aan de eisen op basis van de Archiefregeling voldoet? Toelichting: E-depot is een niet-wettelijke benaming voor de digitale archiefbewaarplaats, dat is een voorziening voor opslag, beheer en beschikbaarstelling van permanent te bewaren digitale archiefbescheiden. Hierin kunnen ook langer te bewaren, maar op termijn vernietigbare, archiefbescheiden worden bewaard. Een e-depot bestaat niet per se uit één voorziening bij een archiefdienst, maar kan ook uit verschillende omgevingen of applicaties bij archiefdienst en/of archiefvormer bestaan. Geef in dat geval aan hoe opslag en beheer per omgeving zijn geregeld en, in het geval van overgebracht archief, hoe de beschikbaarstelling is geregeld. De getroffen / nog te treffen beveiligingsmaatregelen wat betreft digitale informatie in edepot(s) worden hier niet bevraagd, want behoren tot het domein van informatiebeveiliging op grond van de BIO. Voor meer informatie over certificering van e-depots, zie de website daarover van het Netwerk Digitaal erfgoed (NDE), https://wegwijzercertificering.nl/nl/

Nee

b. Gebruikt het college dit e-depot ten behoeve van de te bewaren archiefbescheiden?

Niet van toepassing

3.4. Onderdeel gemeentelijk rampenplan

10

Beschikt de gemeente/regio over een risicoprofiel, beleids- en crisisplan waarin ten minste procedures met betrekking tot de verplaatsing of veiligstelling van objecten met een cultuurhistorische waarde zoals (te bewaren) archiefbescheiden zijn opgenomen? Toelichting: Het regionaal risicoprofiel is een inventarisatie en analyse van de in een veiligheidsregio aanwezige risico’s, inclusief relevante risico’s uit aangrenzende gebieden. Het risicoprofiel moet zijn vastgesteld door de veiligheidsregio (en is daar ook op te vragen). De Handreiking onderscheidt zes vitale belangen. Punt 6 betreft de veiligheid van cultureel erfgoed.

De gemeente beschikt niet over een risicoprofiel, beleidsen crisisplan. Vanuit de Veiligheidsregio is zover bekend geen actie ondernomen op dit gebied.

3.5. Plan veiligheid, calamiteiten en ontruiming a. Heeft de gemeente een veiligheidsplan voor de archiefruimten en archiefbewaarplaats met een calamiteitenplan en ontruimingsplan, en een veiligheidsplan voor het e-depot (of de e-depots)? Toelichting: De getroffen / nog te treffen beveiligingsmaatregelen wat betreft digitale informatie in edepot(s) en (andere) applicaties worden hier niet bevraagd, want behoren tot het domein van informatiebeveiliging op grond van de BIO. De VNG Informatiebeveiligingsdienst (IBD) heeft een aantal zogenaamde operationele kennisproducten beschikbaar voor aspecten van informatiebeveiliging, zie https://www.informatiebeveiligingsdienst.nl/kennisproductenibd/

De gemeente is aangesloten bij de calamiteitendienst van het bedrijf VANWAARDE.

b. Heeft de gemeente daarin een verzamelplaats aangewezen voor te ontruimen analoge archiefbescheiden op basis van prioriteiten in het collectieplan? (zie ook 3.4.)

Nee

Intern is een procedure vastgesteld voor de melding van calamiteiten en de evacuatie van de depots.

Hoofdstuk 4 – Interne kwaliteitszorg en toezicht Hoofdvraag: Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding? De gemeente beschikt niet over een kwaliteitssysteem dat aan alle eisen voldoet. Op operationeel niveau is er in afgelopen jaren veel werk verzet om alle processen, procedures en activiteiten in kaart te brengen. Het betrof hier een coproductie van team Informatiebeheer en team Kwaliteit. Op tactisch en strategisch niveau moeten er nog belangrijke stappen gezet worden. Naar verwachting zal de samenwerking met Horst aan de Maas, waar de interne kwaliteitszorg al verder ontwikkeld is, deze doorontwikkeling ten goede komen. Kwalitatief goed informatiebeheer heeft continue aandacht nodig en staat of valt met goede communicatie binnen de organisatie. We werken bij bepaalde teams met vaste aanspreekpunten (floorwalkers) om de kwaliteit van het informatiebeheer op de werkvloer te verbeteren. Ook vindt er continue monitoring plaats van de kwaliteit van documenten die in het DMS worden opgenomen. 11

4.1. Kwaliteitssysteem archiefbeheer a. Maakt het college als zorgdrager voor het beheer van te bewaren archiefbescheiden gebruik van een kwaliteitssysteem waarvoor toetsbare eisen zijn geformuleerd? Toelichting: Een kwaliteitssysteem is het geheel van organisatorische structuur, verantwoordelijkheden, procedures, processen en voorzieningen die nodig zijn voor het ten uitvoer brengen van de kwaliteitszorg. De archiefwetgeving schrijft niet voor hoe een kwaliteitssysteem vormgegeven moet worden, maar stelt in de toelichting op de Archiefregeling dat “elke overheidsorganisatie kwaliteitseisen stelt aan informatie en archiefmanagement in overeenstemming met haar verantwoordelijkheden en uitvoering van taken”. De organisatie moet kunnen aantonen dat beschreven is waar verantwoordelijkheden zijn belegd, hoe taken dienen te worden uitgevoerd om een vooraf bepaalde kwaliteit te bereiken en dat regelmatig interne toetsing en evaluatie plaatsvinden

Nee. Wel zijn er elementen van een kwaliteitssysteem geïmplementeerd. In samenwerking met team Kwaliteit zijn alle processen, procedures en activiteiten in kaart gebracht. De inzet van zogenaamde floorwalkers zorgt ervoor dat behandelaars op de werkvloer geïnstrueerd worden over goed informatiebeheer.

b. Zo ja, welk systeem? c. Zo ja, voldoet het beheer van de archiefbescheiden aan de eisen van dat kwaliteitssysteem? 4.2. Archieforganisatie/kwaliteitszorg/benchmark a. Is er door de gemeente een (gemeentelijke of regionale) archiefinstelling aangewezen ten behoeve van de uitvoering van het beheer van de archiefbescheiden in de archiefbewaarplaats?

Nee, dit wordt in eigen beheer gedaan.

b. Werkt de archieforganisatie bij haar dienstverlening op basis van een kwaliteitszorgsysteem? Toelichting: Let op: Een archieforganisatie moet daarnaast, net als een gemeente, beschikken over een kwaliteitssysteem voor het beheer van archiefbescheiden (zie KPI 4.1 op basis van Ar art. 16).

Niet van toepassing

c. Doet de archieforganisatie mee aan landelijke benchmarking?

Nee

4.3. Gekwalificeerde gemeentearchivaris a. Heeft het college als archiefzorgdrager een gemeentearchivaris aangewezen voor het toezicht op het beheer van niet-overgebrachte archiefbescheiden en het beheer van de wel-overgebrachte? Toelichting: De Wet Normalisatie Rechtspositie Ambtenaren (Wnra) treedt met ingang van 1 januari 2020

12

Ja

in werking. De Archiefwet wordt daarop aangepast (art. 32 voor gemeenten). In de praktijk betekent het dat benoemingsbesluiten vanaf 2020 moeten worden omgezet in aanwijzingsbesluiten. b. Zo ja, is deze in het bezit van een diploma archivistiek?

Ja

4.4. Verslag toezicht archiefbeheer Brengt de gemeentearchivaris regelmatig verslag uit aan het college als archiefzorgdrager van de wijze waarop hij het toezicht op het beheer van de niet-overgebrachte archiefbescheiden uitoefent en zijn bevindingen daarbij? Toelichting: Regelmatig betekent periodiek conform de Archiefverordening. In de modelverordening is jaarlijks of tweejaarlijks opgenomen.

Ja, in de vorm van het KPIverslag

4.5. Verslag beheer archiefbewaarplaats Brengt de gemeentearchivaris regelmatig verslag uit aan het college als archiefzorgdrager van de wijze waarop het beheer van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden uitoefent en zijn bevindingen daarbij? Toelichting: Regelmatig betekent periodiek conform de Archiefverordening. In de modelverordening is jaarlijks of tweejaarlijks opgenomen.

Nee, er is geen sprake van een afzonderlijk verslag. Wel wordt er in de jaarrekening verantwoording afgelegd voor de uitgaven aan het overgedragen archief (hoofdzakelijk restauratie van archiefstukken en digitalisering)

Hoofdstuk 5 – Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden Hoofdvraag: Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context en toegankelijkheid en de duurzaamheid van de archiefbescheiden? De ordening van de documenten vindt deels planmatig plaats met waarborgen voor de authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van de documenten. Dit betreft vooral de documenten die worden opgeslagen in het Document Managementsysteem (Corsa Nxt) of een van de vakapplicaties, al dan niet gekoppeld aan het DMS. Punt van zorg blijven de documenten die worden opgeslagen op afdelingsschijven en in mailboxen. Hier bevinden zich belangrijke permanent te bewaren archiefbestanden waarvoor niks is geregeld met betrekking tot digitale duurzaamheid.

5.1. Geordend overzicht analoog en digitaal Beschikt de gemeente over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van (te bewaren) archiefbescheiden, geordend overeenkomstig de ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur? 13

Dit is deels aanwezig. Van de analoge archiefbestanden is een

Toelichting: Naast post- of dossierregistratie-, zaak- en documentmanagementsystemen, die over archieffunctionaliteit beschikken conform NEN 2082, zijn meestal tal van andere informatiesystemen in gebruik die wij hier samenvatten onder de noemer 'vakapplicaties'. Bij deze KPI zijn twee zaken van belang. 1) de mate waarin de gemeente het gehele informatiebeheer in kaart heeft. Kijk niet alleen naar het post- of dossierregistratie-, zaak- of documentmanagementsysteem, ook de gemeentelijke website, verplicht digitaal te bewaren ruimtelijke plannen en andere applicaties waarin zich te bewaren archiefbescheiden bevinden, moeten in het overzicht zijn opgenomen. Denk daarom aan het opvragen van een compleet overzicht van vakapplicaties die in gebruik zijn. 2) hoe groot het percentage archiefbescheiden is dat ter archivering wordt aangeboden (capture). In hoeverre leggen medewerkers bijvoorbeeld werkarchieven aan (in mailprogrammatuur, op netwerkschijven of op papier) die niet bij de afdeling DIV of in een te archiveren applicatie terechtkomen? De hoeveelheid e-mails die wordt gearchiveerd in vergelijking met het totaal aantal e-mails dat de organisatie binnenkomt kan als indicatie dienen. Let ook op projecten die op andere locaties worden uitgevoerd en op het gebruik van sociale media.

Voor overgebrachte archieven kan gekeken worden naar de mate waarin aanwinsten en nog te bewerken archieven zijn opgenomen in het archiefbeheersysteem.

overzicht in Excel beschikbaar met metadata. In de informatiearchitectuur wordt vastgelegd welke applicaties worden ingezet en hoe deze gerelateerd. In de I-navigator wordt per proces bijgehouden welke informatiesystemen hierbij betrokken zijn. Een aandachtspunt blijven complexe dossiers en vertrouwelijke documenten die door medewerkers op afdelingsschijven en in mailsystemen worden opgeslagen en niet zijn opgeslagen in een duurzame beheeromgeving. Hoe groot het percentage archiefdocumenten is dat ter archivering wordt aangeboden is niet bekend. Wel blijkt uit een steekproef dat op de afdelingsschijven belangrijke permanent te bewaren stukken staan (collegebesluiten; projectdossiers; contracten; kabinetsstukken etc.)

5.2. Authenticiteit en context analoog en digitaal a. Heeft het college als archiefzorgdrager ervoor gezorgd dat van elk der ontvangen of opgemaakte (te bewaren) archiefbescheiden met behulp van metagegevens(schema) de hierna volgende metagegevens kunnen worden vastgesteld? Toelichting: Voor nadere uitleg over metagegevens, zie https://www.gemmaonline.nl/index.php/Verdieping_metagegevens. 14

Nee, de gemeente beschikt niet over een vastgesteld metagegevensschema. Wel worden in de praktijk metagegevens

Invulling van KPI 5.2a.1 – 5.2a.5: Niet-overgebrachte archieven: Gegevens over archiefbescheiden worden vastgelegd in de metadatavelden van systemen. KPI 5.2 moet op verschillende niveaus worden beantwoord: 1) of de gebruikte postregistratie-, zaak- of documentmanagementsystemen en vakapplicaties beschikken over de vereiste metadatavelden om de hieronder bij KPI 5.2a.1 t/m 5.2a.5 geformuleerde vereisten vast te leggen. In dat geval kan worden volstaan met het kijken naar systeemspecificaties; 2) of de gemeente deze metadatavelden ook gebruikt; en 3) of deze metadatavelden consequent en kwalitatief goed zijn ingevuld. Voor dit laatste is een uitgebreider onderzoek noodzakelijk (bijvoorbeeld met behulp van een steekproef). Geef aan op welk niveau de KPI is beantwoord. Overgebrachte archieven: Voor overgebrachte archieven moeten de metagegevens zijn geborgd door een toegang (inventaris of plaatsingslijst op dossierniveau) per archief en een beheersysteem voor de gehele collectie.

vastgelegd bij opname van documenten in het postregistratiesysteem (Kofax), het DMS (Corsa-Nxt)/Verseon en diverse applicaties voor de vakafdelingen. Hiervan zijn per systeem overzichten beschikbaar.

a.1. de inhoud, structuur en verschijningsvorm; Toelichting: In de meeste (maar lang niet alle) gevallen voldoen als beschrijving van inhoud, structuur en verschijningsvorm metadata over: - Identificatiekenmerk; - Uiterlijke vorm (bijvoorbeeld omslag, doos) resp. aggregatieniveau (bijvoorbeeld zaakdossier); - Inhoudsomschrijving; - Datering. Eisen aan inhoud, structuur en verschijningsvorm zijn soms al vastgelegd in de sjablonen die voor digitale documenten worden gebruikt.

Ja

a.2. wanneer, door wie en uit hoofde van welke taak of werkproces het werd ontvangen of opgemaakt;

Ja

a.3. de samenhang met andere archiefbescheiden;

Ja

a.4. de uitgevoerde beheeractiviteiten;

Ja

a.5. de besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur inzake de archiefbescheiden. Toelichting: Dit moet worden vastgelegd wanneer men kiest voor emulatie als bewaarstrategie. Emulatie is de methode waarbij de technische omgeving die noodzakelijk is voor het uitvoeren van oude programma’s, softwarematig wordt nagebootst. Als gekozen wordt voor open formaten zijn deze gegevens minder relevant.

Ja. We hanteren zoveel mogelijk de voorkeursen geaccepteerde formaten van het Nationaal Archief.

Van alle overgebrachte archieven is een inventaris of plaatsingslijst beschikbaar.

5.3. Systeem voor duurzame toegankelijkheid analoog en digitaal Waarborgt het archiveringssysteem de toegankelijke staat van (te bewaren) archiefbescheiden zodanig dat elk van de archiefbescheiden binnen een redelijke termijn kan worden 15

Ja, voor zover de documenten zijn opgenomen in het DMS

gevonden en leesbaar of waarneembaar te maken is? Toelichting: Het archiveringssysteem moet minimaal doorzoekbaar zijn met behulp van een van de onder 5.2a.1, 5.2a.2 en 5.2a.3 genoemde metagegevens. Wat als redelijke termijn beschouwd kan worden, hangt mede af van het werkproces. Voor de overgebrachte archieven is beoordeling van ‘redelijke termijn’ afhankelijk van de afspraken die zijn vastgelegd in een Handvest Dienstverlening.

of een van de vakapplicaties.

5.4. Duurzame materialen en gegevensdragers analoog Gebruikt de gemeente duurzame (fysieke en audiovisuele) materialen en gegevensdragers bij het opmaken en beheren van (te bewaren) archiefbescheiden? Toelichting: Onder duurzaamheid verstaat men het “leesbaar en interpreteerbaar houden gedurende de wettelijk bepaalde bewaartermijn”.

Ja; voor het duurzaam beheer van de videotulen wordt naar een oplossing gezocht.

5.5. Duurzame verpakkingsmaterialen bij opslag analoog Gebruikt de gemeente duurzame verpakkingsmaterialen voor de opslag van blijvend te bewaren archiefbescheiden? Toelichting: Onder verpakkingsmaterialen verstaan we: archiefmappen en – omslagen, tabstroken, archiefdozen, etiketten.

Ja

5.6. Systeem voor duurzaamheid analoog Waarborgt het archiveringssysteem c.q zijn er naast 5.4 en 5.5 zodanige voorzieningen dat bij het raadplegen van te bewaren archiefbescheiden na ten minste honderd jaar geen noemenswaardige achteruitgang te constateren zal zijn. Dat wil zeggen: worden de archiefbescheiden in goede materiële staat gebracht en gehouden? Toelichting: Voor papieren archiefbescheiden is het creëren van goede condities voor bewaring (zoals het verpakken in zuurvrije materialen en opslag in een archiefruimte die aan de eisen voldoet) in principe voldoende om te zorgen dat bewaarde bescheiden bij raadpleging na 100 jaar ‘geen noemenswaardige achteruitgang’ laten zien. Voor overgebrachte archieven is het regelmatig ompakken van papieren archieven noodzakelijk en het monitoren (en vastleggen) van de klimaatcondities van de bewaarplaats.

Ja; documenten worden in zuurvrije materialen verpakt. De klimaatcondities in de archiefdepots zijn volgens de voorschriften.

5.7. Opbouw duurzaam digitaal informatiebeheer Werkt de gemeente bij de opbouw van duurzaam digitaal informatiebeheer op basis van standaarden? Toelichting: Het gebruik van RODIN is geen wettelijke verplichting. In de GIBIT heeft met name art. 28 betrekking op archivering. Een essentieel onderdeel van duurzaam beheer, informatiebeveiliging, is genormeerd in de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO), zie daarvoor https://www.informatiebeveiligingsdienst.nl/product/baselineinformatiebeveiliging-overheid-bio/

16

Nee

5.8. Aanvullende metagegevens digitaal Zijn er aanvullende metagegevens ontworpen en geïmplementeerd? Toelichting: Onder ‘aanvullende’ metagegevens verstaat de archiefwetgeving technische metadata, die worden gebruikt om informatiedragers technisch te beschrijven. In het TMLO zijn ze te vinden onder element nummer 21. Voor zover technische metadata systematisch worden vastgelegd, moeten ze zijn opgenomen in het metagegevensschema (zie KPI 5.2).

Er zijn geen specifieke aanvullende metadata gedefinieerd.

5.9. Opslagformaten Worden opslagformaten gebruikt die aan een open standaard voldoen, tenzij dit redelijkerwijs niet kan worden verwacht?

Ja, we hanteren hierbij de voorkeurs- en geaccepteerde formaten van het Nationaal Archief.

5.10. Functionele eisen Zijn de functionele eisen wat betreft gedrag i.v.m authenticiteit van de digitale archiefbescheiden vastgesteld en geïmplementeerd? Toelichting: In een digitale omgeving moet in bepaalde gevallen ook het 'gedrag' van archiefbescheiden worden vastgelegd. Het gaat vooral om informatieobjecten waarvan de functionaliteiten niet vanzelf bewaard blijven bij een conversie of migratie (zoals 3Dbestanden, rekenbladen, afbeeldingen, audio- en videobestanden en websites). De gemeente moet dus weten welke afwijkende informatieobjecten in de organisatie gebruikt worden en kiezen voor opslag in gestandaardiseerde open formaten die functionele eisen/gedrag behouden. Dit zou onderdeel moeten uitmaken van de bewaarstrategie.

Ook hier hanteren we de handreiking van het Nationaal Archief over voorkeurs- en geaccepteerde formaten. Voor inkomende documenten hanteren we de regel dat we het origineel opslaan zoals het ontvangen is, in verband met de authenticiteit. In bepaalde gevallen zetten we daar een bestand naast dat geconverteerd is naar een duurzamer formaat. Het origineel blijft echter bewaard.

5.11. Voorzieningen compressie en encryptie a. Zijn voorzieningen getroffen voor de toegankelijkheid en ordening van de archiefbescheiden in het geval men gebruik maakt van compressie- en/of encryptietechnieken? Toelichting: Voor uitleg van deze begrippen zie http://nl.wikipedia.org/wiki/Datacompressie en http://nl.wikipedia.org/wiki/Encryptie. Gebruik van compressietechniek is alleen toegestaan voor zover verlies van informatie geen invloed heeft op de in de in de Archiefregeling gestelde eisen voor toegankelijke en geordende staat. Het meest

17

Ja, we zorgen er voor dat er geen essentiële informatie verloren gaat.

wenselijke is als de compressie verliesvrij ongedaan kan worden gemaakt (lossless compressie). b. En zijn deze voorzieningen voldoende beveiligd tegen inbreuk door derden?

Ja, waar van toepassing betreft het applicaties/ netwerkomgeving die conform BIO beveiligd worden.

c. Wordt in geval van encryptie bij overbrenging van archiefbescheiden aan de beheerder van de archiefbewaarplaats de encryptiesleutel verstrekt?

Dit is in de praktijk nog niet voorgekomen

Hoofdstuk 6 – Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden Hoofdvraag: Weegt de gemeente zorgvuldig af of vorm, inhoud en/of context van bescheiden van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie? De gemeente past vanaf 2021 vervanging toe op fysieke archiefbescheiden. Deze vervanging wordt uitgevoerd volgens een vast protocol. Archiefvernietiging beperkt zich nog steeds tot analoge documenten. Conversie van digitale documenten uit het zaaksysteem Verseon, waar om technische redenen geen archiefvernietiging mogelijk is, naar het Document Managementsysteem (Corsa Nxt) maakt het vanaf 2023 mogelijk ook deze documenten te vernietigen zodra de bewaartermijn is verlopen.

6.1. Vervanging, besluiten en verklaringen a. Past de gemeente vervanging toe [vervangen van papieren archiefbescheiden door digitale reproducties of omgekeerd waarna de vervangen bescheiden worden vernietigd]? Toelichting: Het besluit dient te worden gepubliceerd (Gemeenteblad).

Ja, vanaf 2021 past de gemeente vervanging toe op de inkomende, interne en uitgaande documenten. De te vervangen bescheiden worden vernietigd conform het vervangingsprotocol. Het college heeft het vervangingsbesluit genomen en gepubliceerd.

b. Zo ja, waarborgt het college als archiefzorgdrager dat de vervanging geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens? Toelichting: Bij de beschrijving van de reikwijdte van het vervangingsproces moet ook worden vermeld of het gaat om retrospectieve vervanging, dat wil zeggen vervanging van archiefbescheiden die zijn gevormd voorafgaand aan het besluit, of om routinematige vervanging, dat wil zeggen vervanging van archiefbescheiden door digitale

Ja, er wordt volgens een vast protocol gewerkt, met vervanging van archiefbescheiden door digitale reproducties.

18

reproducties als onderdeel van de digitalisering van de gehele informatiehuishouding. c. Zo ja, heeft het college als archiefzorgdrager een verklaring tot vervanging van op termijn te vernietigen en van blijvend te bewaren archiefbescheiden opgemaakt en het besluit daarover op de juiste wijze bekend gemaakt?

Ja

6.2. Converteren en migreren a. Wordt er tijdig geconverteerd/gemigreerd in het geval niet meer aan de eisen t.a.v. geordende en toegankelijke staat van de archiefbescheiden voldaan zal gaan worden? Toelichting: Conversie is het omzetten van gegevens van het ene bestandsformaat naar het andere, migratie is het overgaan naar andere software. De tijdigheid van een conversie of migratie kan alleen worden vastgesteld in relatie tot een ICT-protocol waarin is beschreven wanneer en waarom een conversie of migratie wenselijk is. Dit zou onderdeel moeten uitmaken van een bewaarstrategie.

Conversie/migratie vindt op ad hoc-basis plaats. Als een applicatie wordt afgesloten vindt er overleg plaats wat er met de data moet worden gedaan. Bij grote applicaties (bijvoorbeeld het zaaksysteem Verseon) wordt door een projectgroep een functioneel ontwerp conversie en een testplan gemaakt. Hiervoor is geen vast protocol.

b. Is er een verklaring van de conversie of migratie opgemaakt? Toelichting: De verklaring moet een specificatie bevatten van de digitale archiefbestanden die zijn geconverteerd/gemigreerd en aangeven op welke wijze en met welk resultaat is getoetst of nadien aan de eisen voor geordende en toegankelijke staat wordt voldaan. Het is wenselijk dat getoetst wordt op informatiebehoud van gegevens, raadpleegbaarheid van meegemigreerde brondocumenten en functionaliteit van het systeem.

Een formele verklaring van conversie/migratie wordt niet opgemaakt. Wel wordt op basis van het testplan gerapporteerd aan de opdrachtgever van de projectgroep en om akkoord gevraagd.

6.3. Archiefselectielijst, hotspotmonitor en stukkenlijst a. Past het college als archiefzorgdrager waardering en selectie toe op de gemeentelijke archiefbescheiden?

Ja

b. Maakt het college als archiefzorgdrager bij waardering en selectie van de gemeentelijke archiefbescheiden gebruik van de voor Nederlandse gemeenten geldende selectielijst? Toelichting: Voor archiefbescheiden gedateerd tot en met 1995 geldt de Lijst van voor vernietiging in aanmerking komende stukken in gemeentearchieven (1983). Voor archiefbescheiden gedateerd 1996 tot en met 2016 is dat de Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen

Ja

19

opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996 (2005, geactualiseerd juni 2012). Voor archieven uit 2017 tot en met 2019 geldt de lijst uit 2017. Voor jongere archieven geldt de lijst uit 2020. c. Werkt de gemeente aanvullend met een facultatieve stukkenlijst?

Nee

d. Is er een Hotspotmonitor vastgesteld? Toelichting: Een Hotspotmonitor is integraal onderdeel van de (inter)gemeentelijke selectielijst 2017 ev.

Nee

6.4. Vernietiging en verklaringen a. Vernietigt het college als archiefzorgdrager de daartoe in aanmerking komende archiefbescheiden? Toelichting: De archiefzorgdrager is verplicht de archiefbescheiden waarvan de bewaartermijn is verstreken te vernietigen, uitzonderingen daargelaten. Dit geldt ook voor kopieën en back-ups.

Gedeeltelijk. De vernietiging van analoge archiefdocumenten vindt op reguliere basis plaats. Hiervoor wordt een verklaring van vernietiging opgesteld. Vernietiging van digitale documenten uit het DMS (CorsaNxt) heeft nog niet plaatsgevonden. Digitale documenten uit het oude zaaksysteem (Verseon) worden in 2022 geconverteerd naar Corsa waarna vernietiging mogelijk is. Er is geen zicht op de vernietiging van digitale documenten in vakapplicaties die niet gekoppeld zijn aan Corsa.

b. Maakt het college als archiefzorgdrager verklaringen van vernietiging op die ten minste een specificatie van de vernietigde archiefbescheiden en de grond en wijze van vernietiging bevatten?

Ja, voor de vernietiging van analoge archiefdocumenten wordt een verklaring opgesteld met specificatie van de dossiers, vernietigingsgrond en wijze van vernietiging.

6.5. Vervreemding, besluiten en verklaringen a. Heeft het college als archiefzorgdrager in de afgelopen 5 jaar archiefbescheiden vervreemd, niet als gevolg van de uitvoering van nieuwe wetgeving waarin de vervreemding van lopende dossiers/zaken expliciet wordt voorgeschreven? Toelichting: Van vervreemding [overdracht van eigendom] is sprake wanneer archiefbescheiden worden overgedragen aan een andere organisatie (zorgdrager of niet-overheidsorganisatie). In de meeste gevallen gebeurt dit als gevolg van de uitvoering van nieuwe wetgeving waarin de vervreemding van lopende dossiers/zaken

20

Nee

expliciet wordt voorgeschreven. In dat geval is geen machtiging van vervreemding door de minister noodzakelijk. b. Zo ja, heeft de zorgdrager daarvoor tevoren een machtiging van de minister van OCW ontvangen?

Niet van toepassing

c. Zo ja, heeft de zorgdrager het Strategisch Informatieoverleg (SIO), of als dat er niet is: de juiste deskundigen, geraadpleegd bij de voorbereiding van het besluit tot vervreemding? Toelichting: Bij de voorbereiding van een besluit tot vervreemding moeten tenminste worden betrokken: een door de zorgdrager aangewezen persoon binnen de gemeentelijke organisatie die verantwoordelijk is voor de informatiehuishouding en de gemeentearchivaris, mits deze is benoemd.

Niet van toepassing

d. Zo ja, heeft de zorgdrager een verklaring van de vervreemding opgemaakt en het besluit tot vervreemding op de juiste wijze bekend gemaakt? Toelichting: Het besluit dient te worden gepubliceerd (Gemeenteblad).

Niet van toepassing

Hoofdstuk 7 – Overbrenging van archiefbescheiden Hoofdvraag: Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet ‘te bewaren archiefbescheiden na bij wet vastgestelde termijn overbrengen, tenzij met redenen omkleed’ correct in de praktijk? Met betrekking tot de overbrenging van archiefbescheiden is er sprake van een kleine achterstand. Het archiefblok 1991-2000 zal in 2022 formeel worden overgedragen. 7.1. Overbrenging na bij wet vastgestelde termijn a. Zijn alle te bewaren archiefbescheiden waarvan de wettelijke overbrengingstermijn is verstreken overgebracht naar de daarvoor aangewezen openbare archiefbewaarplaats of e-depotvoorziening?

Nee.

b. Zo nee, welke archiefbescheiden zijn niet overgebracht?

Het archiefblok 1991-2000 van het gemeentebestuur Venray

c. Zo nee, wat is de reden c.q. zijn de redenen, principieel en/of praktisch, van de niet-tijdige overbrenging?

Overbrenging heeft om praktische redenen nog niet plaatsgevonden. Het blok is al bewerkt en bevat alleen permanent te bewaren dossiers. Voorafgaand aan de

21

formele overbrenging moet nog materiële verzorging plaatsvinden en opname van de archiefbeschrijvingen in de applicatie voor digitaal archiefbeheer. Dit is voorzien voor 2022. 7.2. Verklaringen van overbrenging Maakt het college als archiefzorgdrager, samen met de beheerder van de archiefbewaarplaats, van alle overbrengingen een verklaring op?

Ja

7.3. Niet-overbrengen vanwege bedrijfsvoering Heeft het college als archiefzorgdrager voor archiefbescheiden die om redenen van bedrijfsvoering niet binnen de wettelijke overbrengingstermijn overgebracht kunnen worden een machtiging tot opschorting van overbrenging aangevraagd en ontvangen van gedeputeerde staten?

Niet van toepassing

Hoofdstuk 8 – Terbeschikkingstelling van overgebrachte archiefbescheiden Hoofdvraag: Voldoet de gemeente in de praktijk aan de openbaarheidseisen van de Archiefwet? Voor het overgebrachte archief (historische archieven en collecties) voldoet de gemeente aan de openbaarheidseisen van de Archiefwet. 8.1. Beschikbaarheid originelen en dubbelen a. Zijn de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden voor eenieder kosteloos te raadplegen?

Ja

b. Kan eenieder al dan niet op eigen kosten afbeeldingen, afschriften en bewerkingen van de archiefbescheiden (laten) maken?

Ja

c. Heeft het college als archiefzorgdrager regels opgesteld over de genoemde kosten?

Ja

d. Is in de regels over kosten rekening gehouden met de bepalingen daarover in de Wet hergebruik Overheidsinformatie (Who)? Toelichting: In beginsel mogen voor levering van alle digitaal aanwezige, niet beperkt openbare, informatie ten hoogste de marginale kosten van vermenigvuldiging,

Ja. Scans van openbare documenten met persoonsinformatie (akten burgerlijke stand en bevolkingsregisters) zijn gratis downloadbaar

22

verstrekking en verspreiding in rekening worden gebracht. 8.2. Beperking openbaarheid na overbrenging a. In beginsel zijn archiefbescheiden openbaar op het moment van overbrenging, binnen de wettelijke overbrengingstermijn. Heeft het college als archiefzorgdrager de eventuele beperking van de openbaarheid van bepaalde archiefbescheiden na overbrenging schriftelijk gemotiveerd op basis van artikel 15 van de Archiefwet? Toelichting: De beperkingsgronden zijn: eerbiediging persoonlijke levenssfeer; belang van de Staat of zijn bondgenoten; voorkomen van onevenredige bevoor- of benadeling van betrokken natuurlijke of rechtspersonen dan wel van derden.

Bij de overbrenging van het archiefblok 1942-1990 is door het college van bepaalde documenten de openbaarheid beperkt. Bij de overbrenging van het archiefblok 1991-2000 vindt een screening plaats of beperking van de openbaarheid noodzakelijk is.

b. Heeft het college als archiefzorgdrager tevoren advies ingewonnen van de beheerder van de archiefbewaarplaats?

Ja

c. Heeft het college als archiefzorgdrager bij de beperking van de openbaarheid rekening gehouden met de bepalingen in de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)?

Bij de overbrenging van het archiefblok 1991-2000 vindt een screening plaats of beperking van de openbaarheid op grond van de AVG noodzakelijk is.

d. Heeft het college als archiefzorgdrager voldoende rekening gehouden met artikel 15a van de Archiefwet die de beperking van de openbaarheid van archiefbescheiden inzake milieu-informatie inperkt?

Bij de overbrenging van het archiefblok 1991-2000 vindt een screening plaats of beperking van de openbaarheid op grond van artikel 15a van de Archiefwet noodzakelijk is.

e. Hebben het college als archiefzorgdrager en de beheerder van de archiefbewaarplaats het besluit tot de beperking aan de openbaarheid van bepaalde overgebrachte archiefbescheiden opgenomen in de verklaring van overbrenging?

Ja

8.3. Beperking openbaarheid langer dan 75 jaar Heeft het college als archiefzorgdrager voor de archiefbescheiden die ouder zijn dan 75 jaar en die het toch niet openbaar wil maken een machtiging tot opschorting van openbaarmaking aangevraagd en ontvangen van gedeputeerde staten?

Niet van toepassing

8.4. Afwijzing raadpleging of gebruik a. Heeft de beheerder van de archiefbewaarplaats regels geformuleerd omtrent afwijzing van raadpleging of gebruik van de archiefbescheiden wegens de slechte materiële toestand ervan of de onveiligheid van de 23

In het Bezoekersreglement Gemeentearchief, vastgesteld in

verzoeker? Toelichting: Dit moet zijn opgenomen in het klanten- of bezoekersreglement.

2007, zijn hierover regels opgenomen.

b. In geval er verzoeken tot levering van informatie op grond van de Wet hergebruik werd geweigerd, is die weigering dan gemotiveerd?

Niet van toepassing

c. Heeft de beheerder van de archiefbewaarplaats de afwijzing van een verzoek tot levering van informatie op grond van de Wet hergebruik Overheidsinformatie (Who) gemotiveerd?

Niet van toepassing

8.5. Uitleningen aan overheidsorgaan en deskundige instelling a. Voldoet de beheerder van de archiefbewaarplaats aan zijn wettelijke verplichting om de overgebrachte archiefbescheiden voor bepaalde tijd uit te lenen aan het archiefvormende overheidsorgaan?

Ja

b. Heeft de beheerder van de archiefbewaarplaats inhoudelijke en financiële voorwaarden geformuleerd waaraan de uitlening van archiefbescheiden aan deskundige externe instellingen is verbonden? Toelichting: Dit moet zijn opgenomen in het klanten- of bezoekersreglement.

Niet van toepassing

8.6. Regulering fysiek bezoek en gebruik a. Is er een reglement voor het fysieke bezoek en gebruik van de publieksruimte bij de archiefbewaarplaats? Toelichting: Dit moet zijn opgenomen in het klanten- of bezoekersreglement.

Ja

b. Zo ja, maakt de archieforganisatie daarbij gebruik van een kwaliteitshandvest?

Nee

8.7. Regulering digitaal bezoek en gebruik Beschikt de archieforganisatie over een digitale frontoffice met tenminste een toegang tot de collectie (registratie) en het bezoek- en gebruiksreglement?

24

Het gemeentearchief maakt gebruik van de erfgoedwebsite www.rooynet.nl voor het online aanbieden van openbare persoonsinformatie, bibliotheekcatalogus, beeldbank, archiefinventarissen en krantenarchief.