Benw-nota toezicht archief- en informatiebeheer

B en W Adviesnota Onderwerp

Rapportage horizontaal toezicht archief- en informatiebeheer gemeente Venray (KPIverslag) over de periode 2018-2019

Zaaknummer

522152

Teammanager

Ruud Steegh

B & W datum

14-12-2020

Afdeling/Team

Bedrijfsvoering/Informatiebeheer

Naam steller

Irmgard Gijsen

Portefeuillehouder

Jan Jenneskens

Besproken met

Ja, met Jan Jenneskens op 07-12-

portefeuillehouder

2020

Openbaarheid

Deze adviesnota is openbaar

Bevoegd orgaan

B&W

Per direct.

Ter bespreking Aanbieden via de Griffie aan Commissie Werken en Besturen

ADVIES 1.

Kennis te nemen van de Rapportage horizontaal toezicht archief- en informatiebeheer (KPIverslag) over de periode 2018-2019 en deze ter bespreking aan de Commissie Werken en Besturen aan te bieden.

2.

De rapportage ter kennis van Gedeputeerde Staten van de provincie Limburg te brengen.

B en W Adviesnota Samenvatting In het kader van de Wet revitalisering generiek toezicht en de Archiefwet legt het college van B&W periodiek verantwoording af aan de gemeenteraad en de provincie Limburg over de zorgverplichting voor het archief- en informatiebeheer. Dit gebeurt op basis van een Rapportage horizontaal toezicht archiefen informatiebeheer (KPI-verslag), opgesteld door de gemeentearchivaris. In het KPI-verslag wordt het gemeentelijk archief- en informatiebeheer getoetst aan de hand van acht indicatoren die door de VNG zijn ontwikkeld. Deze indicatoren hebben zowel betrekking op het digitale als het papieren archiefbeheer. De eerste KPI-rapportage is uitgebracht over het verslagjaar 2013. De huidige rapportage heeft betrekking op de jaren 2018-2019. Belangrijkste conclusie uit de rapportage is dat er in de verslagperiode belangrijke stappen zijn gezet om de digitale informatiehuishouding op orde te brengen:  Vanaf eind 2018 beschikt de gemeente over een Document Managementsysteem (Corsa van BCT). Het DMS fungeert als centrale documentenbibliotheek.  In 2019 zijn de processen vergunningverlening (applicatie Squit XO), de processen van het Sociaal Domein (diverse applicaties) en de processen van Burgerzaken (applicatie iBurgerzaken) in kaart gebracht.

De applicaties waarin deze processen worden afgehandeld zijn via een zogenaamde ESB-verbinding gekoppeld aan het Document Managementsysteem zodat de documentopslag voldoet aan de wettelijke normen. Deze taakvelden beslaan een belangrijk deel van de gemeentelijke documentenstroom.  Medewerkers van team Informatiebeheer bewaken de kwaliteit van gearchiveerde zaken. Documenten waarvan de bewaartermijn verstreken is worden vernietigd. Ontwikkelingen in 2020 In 2020 is gewerkt aan een verdere verbetering van het informatiebeheer:  Er is een zogenaamde Taakgenerieke Applicatie (TGA) aangeschaft voor alle werkprocessen waarvan de documentopslag nu nog niet geborgd is. Deze werkprocessen zijn volledig in kaart gebracht.  Het Programma Processen en Informatie is met een jaar verlengd omdat er meer tijd nodig is gebleken voor een zorgvuldige uitvraag van de resterende werkprocessen en er prioriteit is gegeven aan een technische aanpassing van de systemen (verplaatsing van de Corsaomgeving naar de cloud) om een stabielere werkomgeving te kunnen bieden.  Er loopt een onderzoek naar het optimaliseren van het proces van de bestuurlijke besluitvorming. In het kader hiervan wordt bekeken of er een aparte applicatie moet komen voor de documentopslag die mogelijk ook kan worden ingezet voor de duurzame bewaring van videotulen.

 De werkprocessen van het taakveld Belastingen zijn beschreven en de nieuwe applicatie (VRIS) hiervoor is geïmplementeerd.  Op 22 juni 2020 heeft het college de Beheerregeling informatiebeheer vastgesteld. In het kader hiervan is een Strategisch Informatieoverleg (SIO) opgericht voor de bespreking van vraagstukken die de gehele gemeentelijke informatievoorziening bestrijken.  Op 22 juni 2020 is ook het Handboek vervanging door het college vastgesteld. Op grond hiervan vindt vervanging plaats van papieren documenten (ingekomen post en interne documenten) door digitale reproducties. De papieren documenten worden na drie maanden vernietigd, enige uitzonderingen daargelaten. Doorkijk naar 2021  Eind 2021 zijn alle gemeentelijke processen in beeld gebracht en is de documentopslag conform wet- en regelgeving. In het eerste kwartaal van 2021 start de implementatie van de Taakgenerieke Applicatie (TGA).  In het driehoeksoverleg van de teams Kwaliteit, Informatiebeheer en medewerkers Functioneel Beheer wordt verder gewerkt aan het ontwikkelen van een instrumentarium voor de kwaliteitsbewaking van de gemeentelijke informatievoorziening. In voorbereiding is de

B en W Adviesnota



 

opstelling van een risico-analysemodel voor informatiebeheer. Op grond van een zogenaamde risicoklasse kan dan worden bepaald welke processen prioriteit genieten bij het borgen van duurzaam informatiebeheer. In het eerste kwartaal van 2021 start een onderzoek naar het overzetten van afgesloten digitale bestanden op afdelingsschijven naar de beveiligde omgeving van het Document Managementsysteem. Het huidige zaaksysteem (Verseon) krijgt in het tweede kwartaal van 2021 een upgrade zodat vernietiging van digitale documenten mogelijk wordt. Informatiebeheer maakt deel uit van de beoogde samenwerking met Horst aan de Maas op een aantal terreinen. Er wordt gewerkt aan het opstellen van gezamenlijke kaders en richtlijnen en de stroomlijning van de inrichting van informatiebeheer. Op de rol staan o.a. het ontwikkelen van een gezamenlijk postproces met automatische postverwerking en het op één lijn brengen van de procesafhandeling en archivering in de belangrijke applicatie Squit 2020 (vergunningverlening, toezicht en handhaving). Dit zal een belangrijke impuls geven aan de kwaliteitsverbetering van het informatiebeheer en de huidige kwetsbaarheden ondervangen.

Beoogd resultaat -

Inzicht verkrijgen in de stand van zaken op het gebied van het gemeentelijk archief- en informatiebeheer. Toetsing van het gemeentelijk archief- en informatiebeheer aan de wet- en regelgeving op dit gebied. Uitvoering geven aan de zorgverplichting van het college voor het archief- en informatiebeheer.

Argumenten 1. Kennis te nemen van de uitkomsten van de rapportage van de gemeentearchivaris. Deze rapportage is een van de instrumenten om het college te ondersteunen in zijn zorgtaak voor het gemeentelijk archief- en informatiebeheer en het borgen van de duurzame toegankelijkheid van digitale informatie. De rapportage wordt aan de Commissie Werken en Besturen ter bespreking aangeboden. 2. De provincie Limburg te informeren over de huidige stand van zaken met betrekking tot het gemeentelijk archief- en informatiebeheer.

Risico’s De gemeente loopt (juridische) risico’s bij gebrekkige dossiervorming en inadequaat (digitaal) archiefbeheer. Goed informatiebeheer is essentieel voor de ondersteuning van de bedrijfsvoering, de verantwoording aan de gemeenteraad en de burgers en het vastleggen van de geschiedenis van de gemeente.

Kanttekeningen n.v.t.

Communicatie n.v.t.

Financiële gevolgen n.v.t.

Personele/organisatorische gevolgen n.v.t.

Juridische gevolgen Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de uitvoering van de Archiefwet en de daarop gebaseerde regelgeving.

B en W Adviesnota

Rechtmatigheid n.v.t.

Fatale termijnen n.v.t.

Vervolgtraject besluitvorming De volgende rapportage, met evaluatie van de aanbevelingen, vindt plaats in 2022.

Evaluatie n.v.t.

Bijlagen Rapportage horizontaal toezicht archief- en informatiebeheer (KPI-verslag) over de periode 2018-2019.

Naslagwerk n.v.t.