BenW-nota Rapportage toezicht archief- en informatiebeheer (KPI-verslag) 2020-2021

B en W Adviesnota

Onderwerp

Rapportage horizontaal toezicht archief- en informatiebeheer gemeente Venray (KPIverslag) over de periode 2020-2021

Zaaknummer

Z22001266

Teammanager

Stefan Maas

B & W datum

09 augustus 2022

Afdeling/Team

Bedrijfsvoering/Informatiebeheer

Naam steller

Irmgard Gijsen

Portefeuillehouder

Jan Jenneskens

Besproken met

Ja, met Jan Jenneskens op 25-07-

portefeuillehouder

2022

Openbaarheid

Deze adviesnota is openbaar

Bevoegd orgaan

B&W

Per direct.

Ter bespreking Aanbieden via de Griffie aan de Raad

ADVIES 1. Kennis te nemen van de Rapportage horizontaal toezicht archief- en informatiebeheer (KPIverslag) over de periode 2020-2021 2. De rapportage doorzenden aan de gemeenteraad en daarna aan Gedeputeerde Staten van de provincie Limburg.

1

B en W Adviesnota Samenvatting In het kader van de Wet revitalisering generiek toezicht en de Archiefwet legt het college van B&W periodiek verantwoording af aan de gemeenteraad en de provincie Limburg over de zorgverplichting voor het archief- en informatiebeheer. Dit gebeurt op basis van een Rapportage horizontaal toezicht archiefen informatiebeheer (KPI-verslag), opgesteld door de gemeentearchivaris. In het KPI-verslag wordt het gemeentelijk archief- en informatiebeheer getoetst aan de hand van acht indicatoren. Deze indicatoren hebben zowel betrekking op het digitale als het papieren archiefbeheer. De huidige rapportage heeft betrekking op de periode 2020-2021. Belangrijkste conclusie uit de rapportage is dat er in de verslagperiode stappen zijn gezet om de digitale informatiehuishouding verder op orde te brengen. Een aantal verbeterprocessen is nog niet afgerond of moet nog worden opgestart:  De Taakgenerieke Applicatie (TGA Corsa) is aangeschaft en er is een start gemaakt met een uitrol per team. Hiervoor is een werkgroep opgezet die deze uitrol initieert, waarmee de generieke processen per team aangesloten worden op de TGA en de opleiding voor alle medewerkers is gegarandeerd.  Er zijn in de verslagperiode geen nieuwe applicaties gekoppeld aan het Document Management Systeem (Corsa Nxt). Wellicht is het niet noodzakelijk om alle vakapplicaties aan het DMS te koppelen.

Randvoorwaarde is wel dat het archiefbeheer, in het bijzonder de vernietiging van documenten, binnen de applicatie goed geregeld is. Hiervoor moeten per applicatie afspraken worden gemaakt.  Het onderzoek naar het optimaliseren van het proces van de bestuurlijke besluitvorming loopt nog steeds. Hiervoor is een projectgroep opgericht die verschillende scenario’s uitwerkt.  Het Document Management Systeem Corsa Nxt is naar de Cloud gebracht waardoor er minder storingen zijn in het berichtenverkeer en daarmee ook de documentopslag en het werken met de applicaties verbeterd is. Hierdoor zijn een aantal verbeterprocessen vertraagd.  Er is gestart met het uitfaseren van het zaaksysteem Verseon. Documenten en metadata worden geconverteerd naar Corsa.  Het Handboek vervanging is geïmplementeerd en de papieren documenten worden na drie maanden vernietigd.  Er heeft nog geen onderzoek plaatsgevonden naar het overzetten van afgesloten documenten/dossiers op afdelingsschijven naar het DMS zodat digitale duurzaamheid gegarandeerd is.  Samenwerking met de gemeente Horst aan de Maas is gestart. Dit levert naar verwachting een kwaliteitsimpuls op die gemeente beter in staat stelt om te voldoen aan de huidige en toekomstige eisen op het gebied van informatiebeheer

Ontwikkelingen in 2022 In 2021/2022 is gewerkt aan een verdere verbetering van het Informatiebeheer:  De eerste teams (Kwaliteit, Informatiebeheer, Geo en Financiën) zijn inmiddels aangesloten op de TGA, waarmee de procesafhandeling van deze teams geborgd is, inclusief het digitale archief.  Verdere uitwerking van de scenario’s voor de module bestuurlijke besluitvorming die het bedrijf Notubiz aanbiedt. Hiermee wordt het duurzaam beheer van collegestukken geborgd. In deze module Bestuurlijke Besluitvorming zit tevens de module Digitaal Archiveren, dit voor het duurzaam beheren van de videotulen van de gemeenteraad en commissies.  De eerste conversie van documenten en metadata uit Verseon naar Corsa heeft plaatsgevonden. Hiermee borgen we de vernietiging van documenten uit ons archief waarvan de bewaartermijn verlopen is en voldoen we aan de wettelijke verplichtingen op dit gebied. Volgens planning is de uitfasering van Verseon eind 2022 gereed.  Het project Grip op Informatie is opgestart dat een beleidskader wil bieden voor het op orde brengen en houden van informatiebeheer voor zowel Venray als Horst a/d Maas.

2

B en W Adviesnota 

 



De samenwerking met de gemeente Horst aan de Maas komt steeds verder op stoom. Er is een analyse gemaakt van de huidige (Ist) en de gewenste (Soll) situatie. Nieuwe projecten worden in de gezamenlijkheid opgepakt, onder andere op het gebied van het postproces. Een advies over verder optimalisering van het postproces wordt kwartaal 4 van 2022 verwacht. Het driehoeksoverleg van de teams Kwaliteit, Informatiebeheer en medewerkers Functioneel Beheer is ingericht. Hiermee kunnen we proceswijzigingen of nieuwe processen borgen. De aanschaf van elke nieuwe applicatie wordt getoetst aan het document Project StartArchitectuur (PSA) waarbij ook rekening wordt gehouden met de consequenties voor informatiebeheer. Gestart met een gerichte ontwikkeling van kennis en competenties van de collega’s binnen Informatievoorziening (waaronder Informatiebeheer).

Doorkijk naar 2023 en verder  Alle gemeentelijke processen zijn ingericht in de Taakgenerieke Applicatie Corsa (TGA) dan wel een Taakspecifieke Applicatie (TSA)  De samenwerking met Horst aan de Maas is inmiddels verder gevorderd, nieuwe projecten zijn opgepakt zoals de opzet van een Kwaliteitshandboek. In dit handboek is onder andere een risico-analyse opgenomen. Op grond van een zogenaamde risicoklasse kan worden bepaald welke processen prioriteit genieten bij het borgen van duurzaam informatiebeheer.  Verdere ontwikkeling van kennis en competenties binnen Informatievoorziening (waaronder Informatiebeheer).

Beoogd resultaat - Inzicht verkrijgen in de stand van zaken op het gebied van gemeentelijk archief- en informatiebeheer. - Toetsing van het gemeentelijk archief- en informatiebeheer aan de wet- en regelgeving op dit gebied. - Uitvoering geven aan de zorgverplichting van et college voor het archief- en informatiebeheer.

Argumenten 1. Kennis te nemen van de uitkomsten van de rapportage van de gemeentearchivaris. Deze rapportage is een van de instrumenten om het college te ondersteunen in zijn zorgtaak voor het gemeentelijk archief- en informatiebeheer en het borgen van de duurzame toegankelijkheid van digitale informatie. De rapportage wordt aan de Commissie Werken en Besturen ter bespreking aangeboden. 2. De provincie Limburg te informeren over de huidige stand van zaken met betrekking tot het gemeentelijk archief- en informatiebeheer.

Risico’s De gemeente loopt (juridische) risico’s bij gebrekkige dossiervorming en inadequaat (digitaal) archiefbeheer. Goed informatiebeheer is essentieel voor de ondersteuning van de bedrijfsvoering, de verantwoording aan de gemeenteraad en de burgers en het vastleggen van de geschiedenis van de gemeente.

Kanttekeningen n.v.t.

3

B en W Adviesnota Communicatie n.v.t.

Financiële gevolgen n.v.t.

Personele/organisatorische gevolgen n.v.t.

Juridische gevolgen Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de uitvoering van de Archiefwet en de daarop gebaseerde regelgeving.

Rechtmatigheid n.v.t.

Fatale termijnen n.v.t.

Vervolgtraject besluitvorming De volgende rapportage, met evaluatie van de aanbevelingen, vindt plaats in 2024.

Evaluatie n.v.t.

Bijlagen Rapportage horizontaal toezicht archief- en informatiebeheer (KPI-verslag) over de periode 2020-2021.

Naslagwerk n.v.t.

4