BenW-nota Eindrapportage Borggraaf

B en W Adviesnota Onderwerp

Eindrapportage onderzoek de Borggraaf

Zaaknummer B & W datum

8 februari 2021

Teammanager

Ernst-Jan Meerbeek

Afdeling/Team

Stad Dorpen en Wijken/Maatschappelijke ontwikkeling

Naam steller

Marij Theelen

Portefeuillehouder

Besproken met

Ja, met Anne Thielen op 30-11-2020,

portefeuillehouder

en diverse keren daarna.

Openbaarheid

Deze adviesnota is openbaar

Anne Thielen

Na informeren betrokkenen. Openbaar op 11 februari 2021

Bevoegd orgaan

College Ter agendering naar Commissie Leven (bespreekpunt/geen beslispunt raad)

ADVIES 1. 2. 3. 4.

Te besluiten de aanbevelingen van de eindrapportage Borggraaf over te nemen. Te besluiten voor het vervolgtraject een overgangsperiode van 2 jaar te nemen. Te besluiten voor de begeleiding van het vervolgtraject een procesbegeleider aan te stellen en hiervoor een bijdrage van € 50.000 beschikbaar te stellen. Te besluiten dat de werkgroep Digilab uit het pand Borggraaf gaat en dat hiervoor een geschikte ruimte gezocht wordt in het gemeentehuis, bij het gemeentearchief.

Samenvatting Op 21 mei 2017 heeft “De Borggraaf, het Huys van Venray” haar deuren geopend aan het Mgr. Goumansplein te Venray. De Borggraaf biedt op de begane grond ruimte aan het Venrays Museum, VVV, Archeologische werkgroep en een Digiwerkgroep. Het pand is bedoeld een “thuis” te zijn voor alle stichtingen en verenigingen die een gezamenlijk doel nastreven; namelijk het conserveren en behouden, archiveren, tentoonstellen en op diverse manieren toegankelijk maken van het Venrayse cultuur-historische erfgoed. In de afgelopen drie jaar ontstonden er helaas verschillen van inzicht over de manier van samenwerken en samenwonen in de Borggraaf. Ook binnen de betrokken stichtingen en verenigingen zelf leidden die verschillen tot ongewenste situaties en zelfs tot terugtredende besturen of bestuursleden. Dit alles heeft niet alleen effect op de separate stichtingen en verenigingen maar zeker ook op de realisatie van het gezamenlijke doel. Omdat de betrokken organisaties er zelf niet uitkwamen, is de urgentie ontstaan om hier als gemeente op in te grijpen.

B en W Adviesnota Het college heeft besloten onderzoek te laten doen naar de genoemde onwerkbare situatie en er is een opdracht geformuleerd om dit onderzoek uit te besteden aan een onafhankelijk bureau. De onderzoeksopdracht luidde als volgt: • Onderzoek de huidige situatie van de verschillende bewoners van “De Borggraaf” en zoek naar een manier om effectief en efficiënt samen te werken aan het behoud, beheer en presentatie van Venrays cultuurhistorisch erfgoed, waarbij voorwaarde is dat de partijen onder één dak blijven. • Stel een advies op voor een organisatiemodel waarin alle daarvoor essentiële componenten zijn opgenomen. Dit model dient toetsbaar te zijn aan de Governancecode Cultuur. Het onderzoeksbureau Living Past heeft deze opdracht gekregen en heeft alle, meest betrokken, partijen geïnterviewd. Hierdoor is een heel goed beeld ontstaan van de problemen, die in de afgelopen jaren zijn ontstaan. Op basis van deze gesprekken én op basis van vergelijkend onderzoek in Nederland zijn duidelijke conclusies en aanbevelingen opgesteld, om de toekomst van de Borggraaf te kunnen waarborgen. Het zijn aanbevelingen voor een andere organisatiestructuur en voor bestuurlijke vernieuwing.

Daarnaast worden kansen beschreven om te komen tot een bruisende accommodatie voor de bijna 50 Venrayse organisaties, die enthousiast en met passie aan de slag zijn met het Venrayse cultuur-historische erfgoed. Er is op dit gebied veel om trots op te zijn in Venray, maar dat wordt zo niet altijd gezien of beleefd. Er liggen nu kansen om samen een stip op de horizon te zetten en te werken aan het bijzondere Venrayse erfgoed binnen het pand de Borggraaf, met ook een positieve, dynamische uitstraling naar buiten. De eindrapportage is begin november opgeleverd en is verwoord in bijlage 1. Het rapport bevat aanbevelingen voor: • Het ontvlechten van de organisaties met duidelijkheid over taken en verantwoordelijkheden. • Het beginnen met een schone lei met nieuwe mensen die vooruit willen. • Het gebouw; los praktische problemen op. • Een samenwerking vanuit respect voor elkaars ideeën en expertise. • De inzet van verbetering in de huidige samenstelling van de bewoners van De Borggraaf. Deze levert onvoldoende synergie op. • Gerichte inzet van professionals om het bereiken van alle doelen te verhogen. • Voortbouwen op gedeelde doelen en thema’s. • Vernieuwing, innovatie, creativiteit en verbinding met nieuwe netwerken. • Het opstellen van een gedragen cultuurhistorische visie op meerdere niveaus. Dit alles staat aan de basis van een succesvolle toekomst voor de Borggraaf.

Het rapport is hiermee een breed advies geworden en voldoet ruimschoots aan de opdracht. Wij adviseren het college de conclusies en aanbevelingen van het rapport dan ook over te nemen. Voorgesteld wordt om een overgangsperiode van 2 jaar te hanteren om met bovenstaande punten aan de slag te gaan. Deze tijd is nodig om het geheel tot een succes te kunnen maken. Het voorstel is om hiervoor een professionele procesbegeleider, een drijvende kracht, aan te stellen, gelet op de complexiteit van het dossier, en de middelen hiervoor te dekken uit de post onvoorzien. Deze ontwikkeling wordt meegenomen in de nieuwe Kunst en Cultuurnota die volgens planning in voorjaar 2021 naar de raad gaat. Daarom adviseren we om dit te agenderen voor de commissie Leven als bespreekpunt.

B en W Adviesnota Beoogd resultaat Een duidelijke en gedragen organisatiestructuur en een aantrekkelijk gebouw, waar cultuurhistorische organisaties elkaar graag ontmoeten en (van elkaar) leren, en waar bewoners en bezoekers aan Venray graag komen om kennis op te doen van de rijke gastvrije cultuurhistorie van Venray en/of tijdelijke exposities te bezoeken. Argumenten 1. Het opgeleverde rapport voldoet aan de opdracht, heeft draagvlak en geeft richting. Er ligt een veelomvattend rapport, waarin uitgebreid onderzoek is gedaan naar de ontstane situatie en de organisatiestructuur. Er is gesproken met in totaal 54 personen van de volgende organisaties, gemeente Venray; Venrays Museum: bestuur en RvA, Venrays Museum: management, werkgroepen, RooyNet, VVV/TRPV, Digilab/fotografen, Historisch Platform Venray (voormalig) bestuur en overige gebruikers Borggraaf, HPV-leden en Cultura Venray. Het nu voorliggend rapport vormt een weerspiegeling van de gevoerde gesprekken.

De aanbevelingen omvatten de volgende punten: * Opzetten koepel/netwerkorganisatie * Beheer en bestuur Borggraaf * Bestuurskracht vergroten * Rol van de gemeente * Rol van DigiLab * Rol van Rooynet (taken en positie) Er zijn op deze punten conclusies en aanbevelingen gedaan, die verder reiken en waarmee een stip op horizon gezet wordt. Deze conclusies en aanbevelingen zijn helder en vormen een goed uitgangspunt voor de vervolgstappen, die nog nodig zijn. 2. Er is een overgangsperiode van 2 jaar nodig om met de aanbevelingen aan de slag te gaan en om de in de het voorgaande argument genoemde stappen te kunnen zetten. Er moet stevig gewerkt gaan worden mét alle betrokken organisaties. Dat moet zorgvuldig gebeuren. Het kost tijd om dat goed te kunnen doen en ook echt te werken aan de basis voor een dynamisch, goed samenwerkend cultuur-historisch veld in Venray. Voorziene processtappen en tijdsinschatting in grote lijnen:  Q 1 2021 Aan de hand van de voorliggende rapportage terug naar het gesproken veld en het veranderproces (vergroten bestuurskracht) stevig in gang zetten. Gebruikers en gebouw bij elkaar brengen. SWOT analyse en snel aan de slag. Wervingscampagne nieuwe bestuursleden en vrijwilligers en opzet netwerkorganisatie voorbereiden en opstarten.

 Q 2 2021 Het proces om te komen tot een gezamenlijke missie/visie voor pand Borggraaf en samenwerking daarbinnen faciliteren. (formeren kerngroep, werkgroepjes en werkbezoeken organiseren).  Q 3 en Q4 2021 Opstellen en presenteren gedragen cultuur-historische visie.  2022 Begeleiden nieuwe organisatiestructuur en werken aan aanvullende functies en inhoudelijk versterkende uitingen in het pand Borggraaf. Tevens nazorg zodat borging van de ingezette koers is verzekerd. 3.1 Het uitvoeren van de geadviseerde stappen in de overgangsperiode vraagt om een professionele begeleiding. De eerder genoemde uit te voeren vervolgstappen zijn te complex om aan een of meerdere vrijwilligers in het cultuur-historische veld over te kunnen laten. Dit vergt nog

B en W Adviesnota een gedegen proces dat in een keer goed geregisseerd moet worden, zeker gezien de huidige situatie. Het voorstel is daarom om de professionele begeleiding van het voorziene vervolgtraject te faciliteren (16-20 uur per week voor het jaar 2021 en nog 4-6 uur per week voor het nazorgtraject in 2022) 3.2 er is sprake van een gedeelde verantwoordelijkheid De opdracht omvat in ieder geval het bewerkstellingen van een cultuurverandering, vernieuwing van organisaties en het werken aan een gezamenlijk nieuw doel. Het is belangrijk dat alle partijen hieraan een bijdrage gaan leveren, zowel inhoudelijk als financieel. Het (demissionair) bestuur HPV kan zich vinden in het rapport en de conclusies en aanbevelingen erin. Het bestuur van het Venrays Museum heeft om moverende redenen aangegeven het rapport niet te willen onderschrijven. Het bestuur heeft dit middels een brief nogmaals bevestigd en kritische kanttekeningen geplaatst. Het niet hebben van een gedragen rapport is natuurlijk betreurenswaardig. Maar alle partijen hebben baat bij een stevig fundament voor de toekomst. Een positief kritische houding in het vervolgtraject is de inbreng die van iedereen wordt verwacht. Over de opdracht vindt nog overleg plaats met de belangrijkste partijen en de concept opdrachtformulering zal in samenspraak worden opgesteld.

Deze zal naar verwachting eind februari worden voorgelegd aan uw college en ook beschikbaar zijn voor bespreking in de commissie Leven. 4. Uit het onderzoek is gebleken dat de werkgroep Digilab beperkt aanwezig is in het pand Borggraaf en relatief veel ruimte inneemt. De ruimte die vrij komt kan straks gebruikt worden voor andere doeleinden die meer kunnen bijdragen aan de uitstraling en presentatie. Te denken valt hier aan het geven van workshops en educatie voor de jeugd. In de vervolgfase wordt gekeken naar een geschikte plek bij het gemeentearchief. Risico’s Het blijft een gevoelig en precair proces waarbij stichtingen en verenigingen wordt gevraagd te veranderen. Veranderingen kunnen weerstand oproepen. Het is de taak van de procesbegeleider om hiermee rekening te houden en de voortgang van het traject en het einddoel te bewaken. Kanttekeningen 2021-2022 wordt een overgangsperiode, waarna in 2023 de nieuwe organisatiestructuur pas volledig operationeel is. Communicatie Betrokken organisaties zijn op de hoogte gesteld dat besluitvorming in het college is voorzien begin februari en dat het rapport daarna pas openbaar wordt. Er wordt een persbericht opgesteld. Financiën De kosten van 40.000,- euro voor 2021 te dekken uit onvoorzien, de kosten voor 2022 van 10.000,- euro meenemen bij de begroting van 2022. Verwerking vindt plaats bij Berap I van 2021.

Personele/organisatorische gevolgen N.v.t. Juridische gevolgen N.v.t.

B en W Adviesnota Rechtmatigheid N.v.t. Fatale termijnen N.v.t. Vervolgtraject besluitvorming - aanstellen extern procesbegeleider. - afstemming met het cultuur-historische veld. Evaluatie Er wordt een routekaart/projectaanpak opgesteld door de procesbegeleider. Aan de hand daarvan zal halverwege de overgangsperiode een tussenevaluatie gedaan worden, waarna aan het einde van 2022 een eindevaluatie wordt opgesteld en aangeboden aan het college. Bijlagen Bijlage 1: het onderzoeksrapport van Living Past. Bijlage 2: de opdracht aan Living Past. Bijlage 3: persbericht Naslagwerk