09 Accountantsverslag 2019

Uitkomsten accountantscontrole 2019 Verslag aan het algemeen bestuur en de directie Veiligheidsregio Limburg-Noord | 8 juli 2020

Ernst & Young Accountants LLP Buitenplaats Vaeshartelt, Weert 11 6222 PG Maastricht, Netherlands Postbus 100 6200 AC Maastricht, Netherlands

Tel: +31 88 407 10 00 Fax: +31 88 407 34 55 ey.com

VERTROUWELIJK Het algemeen bestuur en de directie van Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Limburg-Noord Postbus 11 5900 AA VENLO

Maastricht, 8 juli 2020

REQ4616987/JvdS/ps

Geachte leden van het algemeen bestuur en de directie, Dit rapport bevat de onderwerpen waarvan wij het van belang vinden om met u te delen alsmede de onderwerpen waar wij vanuit wet- en regelgeving verplicht zijn om over te rapporteren. Dit verslag is uitsluitend bestemd voor gebruik door het algemeen bestuur, dagelijks bestuur en de directie en mag niet door anderen worden gebruikt. Het concept van dit verslag is d.d. 19 maart 2020 besproken met de concerncontroller en de specialist AO/IC. Hoogachtend, Ernst & Young Accountants LLP Digitaal ondertekend door Nicole Anna Josephina Silverentand DN: cn=Nicole Anna Josephina Silverentand, c=NL, o=Nicole Anna Josephina Silverentand, email=nicole.silverentand@nl.ey.com Datum: 2020.07.08 16:33:17 +02'00'

drs. N.A.J. Silverentand RA

Ernst & Young Accountants LLP is een limited liability partnership opgericht naar het recht van Engeland en Wales en geregistreerd bij Companies House onder registratienummer OC335594. In relatie tot Ernst & Young Accountants LLP wordt de term partner gebruikt voor een (vertegenwoordiger van een) vennoot van Ernst & Young Accountants LLP. Ernst & Young Accountants LLP is statutair gevestigd te 6 More London Place, London, SE1 2DA, Verenigd Koninkrijk, heeft haar hoofdvestiging aan Boompjes 258, 3011 XZ Rotterdam, Nederland en is geregistreerd bij de Kamer van Koophandel Rotterdam onder nummer 24432944. Op onze werkzaamheden zijn algemene voorwaarden van toepassing, waarin een beperking van de aansprakelijkheid is opgenomen.

Inhoudsopgave 1.

Kernpunten van onze rapportage

4

2.

Risicogebieden en controle-aanpak

6

3.

Analyse financieel resultaat

10

4.

Aandachtsgebieden en bevindingen in onze controle

12

5.

Overige aangelegenheden

15

Bijlage: Controleverschillen

19

Bijlage: Rechtmatigheidsbeheer

21

Bijlage: Wij zijn onafhankelijk

23

………………………………………….…………………………………………………………………………………………………………………

1

Kernpunten van onze rapportage Goedkeurend oordeel ten aanzien van getrouwheid

Naar ons oordeel geeft de jaarrekening van de Veiligheidsregio Limburg-Noord een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van zowel de baten en lasten over 2019 als van de activa en passiva per 31 december 2019 in overeenstemming met het besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV).

Goedkeurend oordeel ten aanzien van rechtmatigheid

Voorts zijn wij van oordeel dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties over 2019 rechtmatig tot stand zijn gekomen in overeenstemming met de begroting en met de relevante wet- en regelgeving, waaronder de van toepassing zijnde verordeningen.

Verantwoording WNT

Ongecorrigeerde controleverschillen

Jaarverslag is opgesteld in overeenstemming met het BBV en bevat geen materiële inconsistenties met de jaarrekening

Wij hebben de WNT- Verantwoording van de Veiligheidsregio Limburg-Noord gecontroleerd met inachtneming van het Controleprotocol WNT. Wij concluderen dat de opgenomen toelichting in de jaarrekening voldoet aan de daaraan te stellen eisen. Er resteren in de jaarrekening twee ongecorrigeerde controleverschillen met betrekking tot getrouwheid van in totaal € 69.714. Deze worden in de bijlage toegelicht. In totaal resteren in de jaarrekening 2019 € 490.500 aan ongecorrigeerde controleverschillen met betrekking tot aanbestedingsrechtmatigheid. De totale rechtmatigheidsfouten bedragen € 560.214 aangezien de getrouwheidsfouten tevens meegerekend worden bij de rechtmatigheidsfouten. Deze controleverschillen zijn beneden de materialiteitsgrenzen en hebben daarom geen invloed op ons oordeel. Wij hebben vastgesteld dat het jaarverslag overeenkomstig het BBV is opgesteld en met de jaarrekening verenigbaar is en het jaarverslag in het licht van de tijdens het onderzoek van de jaarrekening verkregen kennis en begrip omtrent de gemeenschappelijke regeling en haar omgeving geen materiële onjuistheden bevat. Met onze werkzaamheden hebben wij voldaan aan de vereisten in de gemeentewet en de Nederlandse Standaard 720. Deze werkzaamheden hebben niet dezelfde diepgang als onze controlewerkzaamheden bij de jaarrekening.

Veiligheidsregio Limburg-Noord

VERTROUWELIJK

4

………………………………………….……………………………………………………………………………………………………………..……. Paragraaf ter benadrukking

Op basis van het NBA Alert (NBA Alert 42 maart 2020), dat gepubliceerd is ten aanzien van het effect van corona op de jaarverslaggeving en de controlewerkzaamheden, heeft EY nadere procedures ingericht en een benadrukkingsparagraaf in de controleverklaring opgenomen waarin verwezen wordt naar de toelichtingen die zijn opgenomen in de jaarrekening.

Belangrijkste risicogebieden in de controle

De belangrijkste risicogebieden in onze controle, waarop in dit verslag nader wordt ingegaan, zien toe op de volgende onderwerpen: • Management override – voorzieningen en overlopende passiva • Controle van de toelichting van de Wet Normering Topinkomens (WNT) • Controle op Naleving Europese aanbestedingsregels • Controle van de toelichting van de Single Information Single Audit (SiSa)

Veiligheidsregio Limburg-Noord

VERTROUWELIJK

5

………………………………………….…………………………………………………………………………………………………………………

2

Risicogebieden en controle-aanpak Wij hanteren een top-down en risk-based controleaanpak. Dat houdt in dat wij ons concentreren op het eindproduct waarbij wij onze controleverklaring afgeven, dat wil zeggen de jaarrekening van de Veiligheidsregio Limburg-Noord (hierna: de Veiligheidsregio). Daarnaast bepalen wij waar in de jaarrekening de kans op materiële onjuistheden het grootst is en voeren wij daar standaard meer procedures uit dan elders. Deze werkwijze is in overeenstemming met de Nederlandse normen voor controleopdrachten. Op deze en navolgende pagina’s gaan wij in op de belangrijkste risicogebieden en onze werkwijze. Risico

Opvolging tijdens de controle

Belangrijkste waarnemingen / conclusie

Management override – voorzieningen en overlopende passiva Vanwege de unieke positie van het management bestaat er een mogelijkheid om boekhoudkundige gegevens te manipuleren en frauduleuze financiële overzichten op te (laten) stellen door interne controles te negeren. Hoewel het risiconiveau van onderneming tot onderneming verschilt achten wij dit risico bij iedere onderneming aanwezig. Het risico op “management override” onderkennen wij bij de Veiligheidsregio ten aanzien van de voorzieningen en de overlopende passiva.

Veiligheidsregio Limburg-Noord

Wij hebben de controle van de voorzieningen en overlopende passiva uitgevoerd door middel van een gegevensgerichte controle aanpak. Specifieke controlewerkzaamheden ten aanzien van dit risico betreffen: • detailcontrole aan de hand van onderhoudsplannen; • voortgezette balanscontrole; • afgrenzingswerkzaamheden • analyse van de memoriaalboekingen voorzieningen en overlopende passiva; • beoordelen van AB/BD notulen.

VERTROUWELIJK

De Veiligheidsregio heeft zelf een afgrenzingsanalyse uitgevoerd om de juiste afgrenzing vast te stellen. Op basis van onze controlewerkzaamheden zijn er geen bevindingen geconstateerd ten aanzien van management override.

6

………………………………………….………………………………………………………………………………………………………………… Wet normering topinkomens Als gevolg van de complexe wet- en regelgeving en de lage materialiteit is het risico aanwezig dat de Veiligheidsregio niet voldoet aan de Wet Normering Topinkomens.

Wij hebben de in de WNT-verantwoording in de jaarrekening opgenomen bezoldigingsgegevens van de binnen uw organisatie geïdentificeerde leidinggevendeen toezichthoudende topfunctionarissen gecontroleerd met inachtneming van het controleprotocol WNT 2019.

De Veiligheidsregio heeft de WNT verantwoording voor 2019 correct toegelicht. Geen controlewerkzaamheden verricht ten aanzien van de anticumulatiebepaling van artikel 1.6a WNT en artikel 5 lid 1(j) Uitvoeringsregeling WNT In overeenstemming met het Controleprotocol WNT 2019 hebben wij geen controlewerkzaamheden verricht op gegevens in de WNT-verantwoording, of het ontbreken daarvan, op grond van de anticumulatiebepaling van artikel 1.6a WNT en artikel 5, lid 1 onderdeel j Uitvoeringsregeling WNT. Dit betekent dat wij niet hebben gecontroleerd of er wel of geen sprake is van een normoverschrijding door een leidinggevende topfunctionaris vanwege eventuele dienstbetrekkingen als leidinggevende topfunctionaris bij andere WNT-plichtige instellingen, alsmede of de in dit kader vereiste toelichting juist en volledig is. Dit hebben wij in onze controleverklaring ook kenbaar gemaakt in een paragraaf overige aangelegenheden. Met betrekking tot deze gegevens is het de verantwoordelijkheid van de Veiligheidsregio om navraag te doen in hoeverre deze leidinggevende topfunctionaris tevens een dienstbetrekking heeft bij meerdere WNT-plichtige instelling(en) als topfunctionaris, niet zijnde een toezichthoudende topfunctionaris.

Veiligheidsregio Limburg-Noord

VERTROUWELIJK

7

………………………………………….………………………………………………………………………………………………………………… Indien dit het geval is dient de leidinggevende topfunctionaris bij iedere WNT-instelling waarbij hij een dienstbetrekking heeft te informeren over de overige WNT-instellingen waarbij hij een dienstbetrekking heeft, zodat dit door de WNT-instellingen openbaar kan worden gemaakt. Deze meldplicht geldt alleen voor de topfunctionaris als hij minstens een van deze dienstbetrekkingen is aangegaan op of na 1 januari 2018. Rechtmatigheid Europese aanbestedingen Het naleven van de complexe aanbestedingswetgeving is een verhoogd aandachtsgebied in onze controle. Gezien de complexiteit van wet- en regelgeving en omvang van de inkopen in relatie tot de jaarrekeningmaterialiteit zien wij een verhoogd risico op een materiële rechtmatigheidsfout in de jaarrekening van de Veiligheidsregio.

Wij hanteren een volledig gegevensgerichte controleaanpak, waarbij wij – op basis van een overzicht met alle ontvangen facturen in 2019 – vaststellen in welke mate inkopen in 2019 al dan niet rechtmatig hebben plaatsgevonden.

In 2019 heeft de Veiligheidsregio diverse Europese aanbestedingsprocedures gestart en volbracht. Het merendeel van de inkopen die de Veiligheidsregio aangaat kennen een langdurig karakter waarbij Europees aanbestede contracten zijn overeengekomen. Wij hebben enkele fouten geconstateerd ten aanzien van het rechtmatig aanbesteden van contracten volgens de Europese aanbestedings wet- en regelgeving. Wij hebben in de bijlage onze bevindingen uitgewerkt. Deze onrechtmatigheden hangen samen met de onrechtmatige verlenging van een contract en de inhuur van medewerkers. Wij hebben € 490.500 opgenomen in ons overzicht van ongecorrigeerde controleverschillen. Wij zijn van mening dat de organisatie voorafgaand aan ieder inkooptraject een duidelijke inkoopstrategie moet uitwerken waaruit blijkt waarom een bepaalde aanbestedingsvorm is gekozen. Tijdens onze controle is het zeer tijdrovend gebleken dat de organisatie deze informatie achteraf moest verzamelen bij diverse medewerkers binnen de Veiligheidsregio. Daarnaast zijn de inhoudelijke onderbouwingen zeer beperkt of niet aanwezig.

Veiligheidsregio Limburg-Noord

VERTROUWELIJK

8

………………………………………….………………………………………………………………………………………………………………… Wij benadrukken dat het interne inkoop- en aanbestedingsbeleid van de Veiligheidsregio niet is opgenomen in het normenkader. In onze controle evalueren wij derhalve niet in welke mate inkopen hebben plaatsgevonden in overeenstemming met het interne inkoop- en aanbestedingsbeleid. Single Information Single Audit (SiSa) Als gevolg van de complexiteit van de van toepassing zijnde wet- en regelgeving in het kader van SiSa bestaat een verhoogde kans dat de SISAverantwoording niet correct wordt ingevuld met als gevolg dat de in de SiSa-verantwoording verantwoorde baten en lasten onjuist, onvolledig en/of onrechtmatig worden verantwoord of onjuist worden gepresenteerd.

Veiligheidsregio Limburg-Noord

Wij hanteren een volledig gegevensgerichte controleaanpak, waarbij wij vaststellen of de SiSa-verantwoording correct is ingevuld en dat de verantwoorde baten en lasten juist, volledig en rechtmatig verantwoord en gepresenteerd zijn.

VERTROUWELIJK

De Veiligheidsregio heeft de SiSa-verantwoording voor 2019 correct toegelicht. De verantwoorde baten zijn juist, volledig en rechtmatig verantwoord en gepresenteerd.

9

………………………………………….…………………………………………………………………………………………………………………3

Analyse financieel resultaat Resultaat van de Veiligheidsregio

Het gerealiseerd resultaat voor mutatie in de reserves over het jaar 2019 van de Veiligheidsregio bedraagt € 918.000. Dit betreft een voordelig resultaat van € 853.000 ten opzichte van een begroot resultaat van € 65.000 voordelig. Na onttrekking aan de reserves voor een bedrag van € 144.000 en toevoeging aan reserves voor een bedrag van € 417.000 bedraagt het gerealiseerd resultaat € 646.000 voordelig. Op bijna alle programma’s is er sprake van een overschrijding dan wel onderschrijding. Wij constateren de hoogste overschrijding bij programma Brandweerzorg die veroorzaakt wordt door toename van vrijwilligerskosten en personeelskosten inzake preparatie en incidentenbestrijding als gevolg van de stijging van aantal inzetten. Daarnaast is de opleidingscapaciteit uitgebreid en zijn de kosten hoger dan begroot als gevolg van borging paraatheid, harmonisatie 24-uursdienst, en bovenformatieve medewerkers als gevolg van arbeidsziekte. Voor een nadere toelichting van het resultaat van dit programma en andere programma’s verwijzen wij naar de toelichting zoals opgenomen in het jaarverslag en in de jaarrekening.

Eigen vermogen

Het eigen vermogen stijgt per 31 december 2019 met € 962.000. Per 31 december 2019 bedragen de bestemmingsreserves van de Veiligheidsregio € 3.067.000 (2018: € 3.102.000). De mutatie in de bestemmingsreserves bestaan voornamelijk uit een toevoeging van circa € 206.000 aan de Egalisatiereserve Kapitaallasten Brandweerzorg, een toevoeging van circa € 104.000 aan de Reserve assurantie eigen risico, en een onttrekking van circa € 350.000 aan de Reserve nieuwe huisvesting. De Egalisatiereserve Kapitaallasten Brandweerzorg is gevormd om kapitaallasten in de periode 2017-2020 van brandweermaterieel te egaliseren. De Reserve assurantie eigen vermogen is gevormd met als doel het risico van een deel van de verzekering materieel zelf te dragen. Inzake de Reserve nieuwe huisvesting heeft het algemeen bestuur in haar vergadering van 5 juli 2019 besloten om het saldo in deze reserve per 31 december 2018 ad € 350.000 in te zetten ter dekking van het tekort van de jaarrekening 2018. Hierbij is tevens besloten deze bestemmingsreserve op te heffen. Naast de bovengenoemde bestemmingsreserves bedraagt de algemene reserve per 31 december 2019 € 58.000 (2018: 361.000). De mutatie bestaat uit het overige gedeelte van het negatieve resultaat van 2018 welke, na de onttrekking van €350.000 aan de reserve nieuwe huisvesting, overblijft.

Veiligheidsregio Limburg-Noord

VERTROUWELIJK

10

………………………………………….………………………………………………………………………………………………………………… Financiële positie

De algemene reserve bedraagt per 31 december 2019 € 58.000. Hierdoor kunnen eventuele tekorten beperkt opgevangen worden door middel van de algemene reserve. Per 31 december 2019 bedraagt de benodigde weerstandscapaciteit € 1.250.000. De beschikbare weerstandscapaciteit bedraagt € 1.765.000 bestaande uit de algemene reserve, de reserve transitiekosten schaalvergroting meldkamer, en het resultaat over het boekjaar. Het bestuur is van mening dat al deze reserves vrij aanwendbaar zijn. In boekjaar 2018 is er een tekort geconstateerd in het weerstandsvermogen. Hier is in reeds opvolging aan gegeven door het algemeen bestuur. Het algemeen bestuur heeft besloten de algemene reserve van € 1.250.000 aan te houden. Het algemeen bestuur heeft ingestemd met de aanvulling van de algemene reserve door het ophogen van de gemeentelijke bijdrage gedurende 4 jaar met € 152.500 per jaar ingaande het begrotingsjaar 2018. Eventuele positieve resultaten die in de periode van 4 jaar worden behaald, worden in mindering gebracht op de bijdrage van het daaropvolgende jaar. De vermogenspositie van de Veiligheidsregio kan tot uitdrukking worden gebracht door middel van het solvabiliteitspercentage (eigen vermogen/totaal balanstotaal). Het solvabiliteitspercentage over 2019 bedraagt 7,0% (2018: 5,3%). De toename van de solvabiliteit is voornamelijk het gevolg van een stijging in het eigen vermogen.

Veiligheidsregio Limburg-Noord

VERTROUWELIJK

11

………………………………………….…………………………………………………………………………………………………………………4

Aandachtsgebieden en bevindingen in onze controle Financiële impact wet arbeidsmarkt in balans

Vanaf 1 januari 2020 veranderen de regels rond arbeidscontracten en ontslag. Dit is geregeld in de Wet arbeidsmarkt in balans (WaB). In deze wet zijn onder meer nieuwe bepalingen opgenomen ten aanzien van de transitievergoeding en de gelijkheid van rechtsposities en arbeidsvoorwaarden voor payrollwerknemers. De Veiligheidsregio heeft een impact analyse uitgevoerd van deze wet op haar organisatie. Momenteel is het nog onduidelijk of deze wet ook van toepassing is op Veiligheidsregio’s. Voorzichtigheidshalve heeft de Veiligheidsregio een reservering opgenomen hieromtrent. De financiële impact van deze reservering op de jaarrekening 2019 van de Veiligheidsregio is beperkt.

Compensatie transitievergoeding bij ontslag langdurige arbeidsongeschiktheid

Op 10 juli 2018 is de wet (Staatsblad 2018, 234) aangenomen die compensatie regelt voor de transitievergoeding die werkgevers moeten betalen bij het beëindigen van de arbeidsovereenkomst van werknemers bij ziekte of langdurige arbeidsongeschiktheid. De Veiligheidsregio is nagegaan in hoeverre een reservering voor transitievergoedingen uit hoofde van deze wet gevormd moet worden en concludeert dat deze niet benodigd is.

Overschrijding drempelbedrag schatkistbankieren

Wij hebben geconstateerd dat de Veiligheidsregio in het vierde kwartaal van 2019 het drempelbedrag heeft overschreden met € 109.000. De overschrijding in het vierde kwartaal is ontstaan doordat op 31 december 2019 het saldo van één van de bankrekeningen niet afgeroomd is naar de BNG-rekening. De Veiligheidsregio heeft de overschrijding van het drempelbedrag en de oorzaak hiervan correct toegelicht in de jaarrekening.

Veiligheidsregio Limburg-Noord

VERTROUWELIJK

12

………………………………………….………………………………………………………………………………………………………………… Overige werkzaamheden rechtmatigheid

Onze bevindingen in het kader van rechtmatigheid Wij hebben bij de controle over 2019 de rechtmatigheid getoetst conform de bepalingen van het BADO en de kadernota rechtmatigheid. Bij onze controle hebben wij aandacht gegeven aan de volgende onderwerpen: • de naleving van het voorwaardencriterium; • de begrotingsrechtmatigheid; • het misbruik-en-oneigenlijk-gebruikcriterium; • de niet-financiële beheershandelingen. Ten aanzien van de Europese aanbestedingen hebben wij bij onze controle geen onregelmatigheden aangetroffen welke van materiële aard zijn. Wij merken echter op dat een verdere verbeterslag ten aanzien van de naleving van de Europese wet- en regelgeving op het gebied van aanbestedingen wenselijk is. Dit als gevolg van enkele constateringen die wij tijdens onze controle hebben gedaan. Wij hebben in de bijlage onze bevindingen uitgewerkt.

Aanvaardbaarheid van de grondslagen van waardering en resultaatbepaling

Naar onze mening zijn de door het dagelijks bestuur gekozen waarderingsgrondslagen aanvaardbaar en consistent toegepast met betrekking tot de significante jaarrekeningposten en bijzondere transacties. Dit geldt tevens voor het tijdstip waarop die transacties hebben plaatsgevonden, de periode waarin zij zijn verantwoord en de desbetreffende toelichtingen in de jaarrekening. Het dagelijks bestuur heeft in de jaarrekening 2019 de voorschriften van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) gevolgd. Dit betekent dat geen materiële alternatieve verwerkingswijzen zijn gehanteerd.

Significante schattingsposten

Veiligheidsregio Limburg-Noord

De belangrijkste schattingsposten binnen de jaarrekening van de Veiligheidsregio betreffen de waardering van de onderhoudsvoorziening Bedrijfsgebouwen en de onderhoudsvoorziening Brandweerkazernes. Deze onderhoudsvoorzieningen zijn gevormd voor toekomstig groot onderhoud van de bedrijfsgebouwen en de brandweerkazernes. Aan de onderhoudsvoorzieningen liggen onderhoudsplannen ten grondslag. Volgens de BBV kunnen voorzieningen die vooraf gevormd worden om lasten groot onderhoud gelijkmatig te verdelen over begrotingsjaren, alleen gevoed worden op basis van een recent beheerplan. Een groot deel van de onderhoudsplannen dateert van 2015, voornamelijk voor de brandweerkazernes. Onder een recent beheerplan wordt een beheerplan verstaan van maximaal vijf jaar oud ten opzichte van het verslagleggingsjaar. Tussentijdse bijstelling van het beheerplan binnen de vijf jaar is verplicht. Derhalve adviseren wij u om deze onderhoudsplannen te actualiseren in 2020.

VERTROUWELIJK

13

………………………………………….………………………………………………………………………………………………………………… Daarnaast adviseren wij u om onderhoudsplannen op te stellen voor de nieuwe kazernes in eigendom. Het is immers niet toegestaan een voorziening te vormen zonder een geactualiseerd onderhoudsplan. Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor het maken van schattingen bij het opmaken van de jaarrekening. Wij kunnen instemmen met de door de het algemeen bestuur gemaakte inschattingen en waarderingsgrondslagen. De schattingsonzekerheid in de jaarrekening van de Veiligheidsregio wordt in zijn geheel als gemiddeld beschouwd. Continuïteit

Veiligheidsregio Limburg-Noord

De jaarrekening is opgesteld op basis van een continuïteitsveronderstelling. Wij hebben geen indicaties waargenomen waaruit blijkt dat deze veronderstelling niet passend is.

VERTROUWELIJK

14

………………………………………….………………………………………………………………………………………………………………… 5

Overige aangelegenheden Wij betrekken het risico op fraude en niet-naleving van wet- en regelgeving in onze controle Het management is verantwoordelijk voor het voorkomen en het ontdekken van fraude en niet-naleving van wet- en regelgeving door de implementatie van passende en toereikende interne controlemaatregelen. Het algemeen bestuur is verantwoordelijk voor het toezicht op het management, inclusief het toezicht op de interne controleomgeving. Het is onze verantwoordelijkheid om een controle zo te plannen en uit te voeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat, waaronder fraude of niet-naleving van wet- en regelgeving. Daarom houden wij bij onze controle ook rekening met het risico van fraude en niet-naleving van wet- en regelgeving. Onze werkzaamheden zijn niet primair gericht op het opsporen van fraudes of onregelmatigheden in uw organisatie. Indien onze werkzaamheden aanwijzingen opleveren voor opgetreden fraudes of onregelmatigheden, dan rapporteren wij u daar direct over. Tijdens onze controle heeft het management van de Veiligheidsregio ons op de hoogte gebracht van een frauduleuze activiteit van een medewerker. Wij hebben deze kwestie uitvoerig besproken met het management, welke passende maatregelen heeft getroffen. Daarnaast is de impact op de jaarrekening zeer beperkt.

Wij informeren het bestuur over illegale handelingen waarbij het hoger kader is betrokken en over fraude en illegale handelingen (of deze nu door het hoger kader of door andere werknemers zijn veroorzaakt) die een onjuistheid van materieel belang in de jaarrekening tot gevolg hebben. Gedurende de controle zijn geen punten gesignaleerd ten aanzien van feitelijke of vermoedelijke niet-nakoming van wet- en regelgeving of statuten, voor zover deze van belang worden geacht voor de mate waarin het bestuur in staat is haar taken te vervullen.

Significante tekortkomingen Wij hebben inzicht verkregen in de opzet van de interne beheersomgeving (voor zover relevant voor onze opdracht). Wij hebben een gegevensgerichte controleaanpak toegepast. Dit betekent dat wij de operationele effectiviteit van de (belangrijkste) interne beheersmaatregelen niet hebben getoetst. Wij hebben op basis van de uitgevoerde procedures geen significante tekortkomingen vastgesteld. Wel onderkennen wij enkele aandachtspunten in de primaire bedrijfsprocessen van de Veiligheidsregio. Wij hebben deze toegelicht in de managementletter welke wij hebben verstrekt op 9 januari 2020.

Veiligheidsregio Limburg-Noord

VERTROUWELIJK

15

………………………………………….………………………………………………………………………………………………………………… Ons beeld van uw IT-omgeving Onze controle hebben wij niet primair gericht op het afgeven van een oordeel over de continuïteit en de betrouwbaarheid van uw geautomatiseerde dataverwerking (of onderdelen daarvan). Wij zijn ook niet geïnstrueerd door het management om hiernaar te kijken. De jaarrekeningcontrolewerkzaamheden hebben echter geen significante tekortkomingen geïdentificeerd ten aanzien van de continuïteit en de betrouwbaarheid van uw geautomatiseerde gegevensverwerking. Wij hebben bij het uitvoeren van de jaarrekeningcontrole geen indicaties onderkend van het misbruiken van bevoegdheden op applicatieniveau. Wel hebben wij enkele aandachtspunten inzake de IT-omgeving van de Veiligheidsregio. Wij verwijzen hiervoor naar de management letter welke wij hebben verstrekt op 9 januari 2020.

Aandacht voor cybersecurity Cybersecurity krijgt voortdurend meer aandacht binnen organisaties. Gedeeltelijk komt dit door het hoge tempo van ontwikkelingen op het vlak van cybersecurity, maar ook door het toenemende aantal van cybersecurityincidenten wereldwijd. Financiële rapporteringsprocessen worden geraakt door cybersecurityrisico’s. Hierbij moet je denken aan het doorbreken van functiescheiding, het kunnen omzeilen van geautoriseerde controles, vroegtijdige publicatie van financiële cijfers of zelfs impact op de continuïteit van de organisatie. Al met al, cybersecurityrisico’s zijn in toenemende mate van invloed op de naar buiten toetredende onderdeel van de organisatie, zoals klanten en leveranciers. Cybersecurityrisico’s kunnen zichzelf manifesteren als resultaat van de bedreigingen, zoals: • Denial-of-Service (DoS) aanvallen. • Ransomware, onbewust beveiligen van data en het vragen van losgeld. • Malware, die zorgen voor verstoringen of het volledig stoppen van geautomatiseerde systemen. • Hacken, om informatie te verkrijgen of het verstoren van processen. Wij hebben in het kader van onze jaarrekening controle geen specifieke werkzaamheden verricht ten aanzien van cyberrisico’s. Desalniettemin willen wij aandacht vragen voor de ontwikkelen op dit gebied waaronder identificatie van risico’s en het identificeren van een respons op deze risico’s.

Veiligheidsregio Limburg-Noord

VERTROUWELIJK

16

………………………………………….…………………………………………………………………………………………………………………

Jaarverslag, toelichtingen op jaarrekening en andere informatie Jaarverslag en toelichtingen op de jaarrekening Wij hebben vastgesteld dat het jaarverslag; • alle informatie bevat die op grond van het BBV is vereist; • met de jaarrekening verenigbaar is en geen materiële afwijkingen bevat op basis van de verkregen kennis bij de jaarrekeningcontrole.

Veiligheidsregio Limburg-Noord

VERTROUWELIJK

17

Bijlagen

…………………………………………….…………………………………………………………………………………………………………………

1

Bijlage: Controleverschillen Tijdens onze controle hebben wij verschillen tussen bedragen, classificaties, presentatie en toelichtingen vastgesteld. Dit kan zijn: • op de waardering of presentatie van posten van de jaarrekening; • zoals ze naar onze mening moeten worden gewaardeerd of gepresenteerd in overeenstemming met het BBV. Hieronder hebben wij een samenvatting opgenomen van de materiële verschillen die zijn geïdentificeerd tijdens onze controle tot de datum van dit accountantsverslag. De eerste tabel bevat verschillen die door het management zijn gecorrigeerd. De tweede tabel bevat verschillen die niet zijn gecorrigeerd. Wij hebben beoordeeld in hoeverre de verschillen het gevolg zijn van tekortkomingen in de interne beheersomgeving en dit opgenomen in een aparte kolom in de tabel.

Gecorrigeerde controleverschillen Beschrijving van het controleverschil

§

Bedrag in euro’s / referentie Effect van deze bevinding op de evaluatie van de interne beheersomgeving naar de wet- en regelgeving

Te hoge vordering inzake vooruitbetaalde

€ 82.349

kosten. Deze kosten hebben betrekking op 2019.

§

Reclass - Overboeking van ING naar BNG

€ 170.000

bank wel bij BNG bank geboekt maar niet

de interne beheersomgeving. Wij hebben geen tekortkomingen vastgesteld in het financiële afsluitingsproces. Uitsluitend het eerste controleverschil heeft resultaatimpact,

bij ING. Hierdoor liquide middelen te hoog

namelijk hogere kosten in 2019. De overige gecorrigeerde controleverschillen betreffen

gepresenteerd en overige vorderingen

re-classificaties en een bevinding in een toelichting.

(kruisposten) te laag. §

Wij hebben beoordeeld in hoeverre dit controleverschil voortvloeit uit een tekortkoming in

Toelichtingen - De niet in de balans opgenomen verplichtingen met betrekking tot de huur en

€ 47.151

service/onderhoudskosten van de brandweerkazernes te laag weergegeven.

Ongecorrigeerde controleverschillen

Veiligheidsregio Limburg-Noord

VERTROUWELIJK

19

…………………………………………….………………………………………………………………………………………………………………… Wij hebben de ongecorrigeerde controleverschillen met het management besproken. Wij zijn van mening dat alle verschillen door het management moeten worden aangepast. Wij kunnen ons vinden in het standpunt van de directie om deze niet aan te passen, gezien deze bedragen niet van materieel belang zijn voor het getrouwe beeld van de jaarrekening.

Beschrijving van het controleverschil

Te hoge verantwoording van de vooruitontvangen

Bedrag in € / referentie naar Effect van deze bevinding op de evaluatie van de interne beheersomgeving de wet- en regelgeving € 33.372

baten Subsidie VIC Initieel een onderhoudsvoorziening gevormd voor

Wij hebben beoordeeld in hoeverre dit controleverschil voortvloeit uit een tekortkoming in € 36.342

verkocht pand (Mook). Dit is gecorrigeerd naar

de interne beheersomgeving. Wij hebben geen tekortkomingen vastgesteld in het financiële afsluitingsproces. De bovenste twee controleverschillen hebben resultaatimpact, namelijk een hoger resultaat in 2019. De derde controlebevinding heeft

een verplichting, in plaats van een dotatie in de

betrekking op onrechtmatige inkopen. Deze is in onderstaande bijlage nader toegelicht.

voorziening Onrechtmatige aanbestedingen (rechtmatigheidsbevindingen)

Veiligheidsregio Limburg-Noord

€ 490.500

VERTROUWELIJK

20

………………………………………….………………………………………………………………………………………………………………… 2

Bijlage: Rechtmatigheidsbeheer Bevindingen aanbestedingen Op basis van de door ons uitgevoerde werkzaamheden hebben wij een aantal bevindingen. Deze bevindingen worden hieronder verder toegelicht. De afgelopen jaren is de controle op de naleving van aanbestedingsregels, mede ingegeven door wijzigingen in de regelgeving en aandacht van toezichthouders steeds verder geïntensiveerd. Naar aanleiding van de controle van de aanbestedingsrechtmatigheid waarbij wij de deskundigheid van een aanbestedingsjurist hebben ingeschakeld, hebben wij de conclusie getrokken dat voor een bedrag van € 490.500 aan onrechtmatige inkopen hebben plaatsgevonden. Deze onrechtmatigheden hangen samen met de onrechtmatige verlenging van een contract en de inhuur van medewerkers. Wij hebben deze bedragen opgenomen in ons overzicht van ongecorrigeerde controleverschillen. Wij zijn van mening dat de organisatie voorafgaand aan een inkooptraject een duidelijke inkoopstrategie moet uitwerken waaruit blijkt waarom een bepaalde aanbestedingsvorm is gekozen. Tijdens onze controle is het zeer tijdrovend gebleken dat de organisatie deze informatie achteraf moest verzamelen bij diverse medewerkers binnen de Veiligheidsregio. Daarnaast zijn de inhoudelijke onderbouwingen zeer beperkt of niet aanwezig.

Begrotingscriterium De jaarrekening en het jaarverslag dienen te worden opgemaakt in overeenstemming met het BBV. Conform de hiervoor geldende voorschriften zijn wij nagegaan of het jaarverslag de minimale wettelijke voorgeschreven informatie bevat en of de inhoud van dit verslag geen tegenstrijdigheden bevat met de door ons gecontroleerde jaarrekening. Wij zijn nagegaan of de financiële beheershandelingen tot stand zijn gekomen binnen de grenzen van de door het algemeen bestuur geautoriseerde begroting. Uit de staat van baten en lasten blijkt voor enkele programma’s dat de gerealiseerde lasten hoger zijn dan de begrote lasten. Wij stellen vast dat de gerealiseerde lasten passend zijn binnen de programmabegroting. Afwijkingen van de gerealiseerde lasten ten opzicht van de gewijzigde begroting zijn in de jaarrekening toegelicht door het dagelijks bestuur. Wij hebben dan ook geen afwijking geconstateerd met betrekking tot begrotingsrechtmatigheid.

Misbruik of oneigenlijk-gebruik criterium In de externe en interne regelgeving zijn diverse bepalingen opgenomen die erop zijn gericht om misbruik en oneigenlijk gebruik te voorkomen. Gedurende onze controle hebben wij geen aanwijzing ontvangen van misbruik en/of oneigenlijk gebruik die invloed heeft op de rechtmatigheid van baten en lasten en balansmutaties.

Veiligheidsregio Limburg-Noord

VERTROUWELIJK

21

………………………………………….………………………………………………………………………………………………………………… Niet-financiële beheershandelingen vallen buiten de scope van rechtmatigheidscontrole Handelingen en beslissingen van niet-financiële aard vallen buiten de scope van de rechtmatigheidscontrole door de accountant. De accountant toetst deze handelingen en beslissingen niet inhoudelijk door gegevensgericht onderzoek. Volstaan wordt in dit kader met het beoordelen van het interne systeem van risicoafwegingen. Binnen dit systeem moeten voorwaarden zijn geschapen om risico’s goed te kunnen beoordelen en in de tijd te kunnen volgen. Wij hebben een beeld gevormd over de wijze van totstandkoming van de inventarisatie van de risico’s en de getrouwe weergave van de hieruit mogelijk voortvloeiende financiële gevolgen in de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing van het jaarverslag. Voor boekjaar 2019 heeft de Veiligheidsregio ervoor gekozen deze paragraaf beknopter te presenteren. Hierin zijn wel de relevantste risico’s beschreven.

Veiligheidsregio Limburg-Noord

VERTROUWELIJK

22

………………………………………….………………………………………………………………………………………………………………… 3

Bijlage: Wij zijn onafhankelijk Onafhankelijkheid van onze klanten is één van de fundamenten in ons beroep. Wij monitoren voortdurend dat wij voldoen aan de onafhankelijkheidseisen die op ons van toepassing zijn. Op basis hiervan bevestigen wij dat Ernst & Young Accountants LLP en de personen die deel uitmaken van het controleteam voldoen aan de geldende onafhankelijkheidseisen. Onderstaande tabel specificeert de bedragen die EY in rekening heeft gebracht voor dienstverlening aan de Veiligheidsregio Limburg-Noord: Geleverde diensten (bedrag in €1,000)

Ernst & Young Accountants LLP

EY Netwerk in Nederland

Totaal

Controlediensten

43.500

0

43.500

Andere Assurance diensten

5.750

0

5.750

Totale diensten

49.250

0

49.250

Overzicht van de gebudgetteerde en werkelijke controle uren

Werkelijke controle uren

partner

35

manager

70

Overige teamleden

770

Totaal aantal controle uren

875

Veiligheidsregio Limburg-Noord

VERTROUWELIJK

23

………………………………………….………………………………………………………………………………………………………………… Financiële relaties

0 Financiële relaties kunnen betrekking hebben op relaties van EY als onderneming met de Veiligheidsregio Limburg-Noord, evenals relaties van individuen (persoonlijke onafhankelijkheid). Daarom voert EY werkzaamheden uit om vast te stellen of een “covered person” met betrekking tot de Veiligheidsregio of EY-lid verboden financiële regelingen heeft met de Veiligheidsregio. Er zijn geen dergelijke relaties geconstateerd tijdens het boekjaar.

Andere onafhankelijkheidskwesties Andere onafhankelijkheidskwesties kunnen bestaan uit: • Zakelijke relaties • Werkrelaties • Andere persoonlijke relaties • Geschenken en gastvrijheid • Juridische procedures Wij zijn niet op de hoogte van dergelijke kwesties die redelijkerwijs van invloed geacht kunnen worden te zijn op onze onafhankelijkheid met betrekking tot de Veiligheidsregio.

Gebruik van niet-EY-accountants en -specialisten Wij hebben bij de uitvoering van onze controle geen gebruik gemaakt van niet-EY-accountants of externe specialisten die niet onafhankelijk zijn van de Veiligheidsregio.

Langdurige betrokkenheid Om alle schijn van afhankelijkheid te vermijden, mogen de externe accountant en (senior) managers in het team maximaal zeven achtereenvolgende jaren in het team actief zijn. Daarna zullen zij intern rouleren. Onze betrokkenheid in jaren laat het volgende beeld zien: ► drs. N.A.J. Silverentand RA betrokken bij opdracht sinds boekjaar 2016; ► M.G.H. Horbach MSc RA, betrokken sinds boekjaar 2017. Dit betekent dat er geen sprake is van langdurige betrokkenheid van de senior teamleden op deze opdracht. Wij brengen u tijdig op de hoogte van belangrijke teamwisselingen. Intern beschikken wij over degelijke overdrachtsprocedures zodat u geen hinder ondervindt van een teamwisseling.

Veiligheidsregio Limburg-Noord

VERTROUWELIJK

24