04 Presentatie Opvolgingsonderzoek subsidiebeleid en gebiedsgericht werken

Rekenkamer

Opvolgingsonderzoek subsidiebeleid en gebiedsgericht werken Datum 17 november 2021

Rekenkamer

Onderzoek 2015: Subsidiebeleid Onderzoek 2018: Gebiedsgericht werken Hoe hebben de aanbevelingen uit eerdere onderzoeken doorwerking gekregen in beleid? Start onderzoek 28-10-2020

pagina 2

Rekenkamer

Vraagstelling Wat is er gedaan met de aanbevelingen uit het onderzoek naar het subsidiebeleid en het gebiedsgericht werken? Deelvragen: 1. Wat was de centrale vraagstelling en hoe luiden de aanbevelingen van de onderzoeken naar subsidiebeleid en gebiedsgericht werken? 2. Op welke wijze hebben de raad en het college zich uitgesproken over de aanbevelingen uit het rapport? 3. In hoeverre zijn de aanbevelingen door de raad en het college overgenomen? 4. Zijn er afspraken gemaakt over de implementatie van de aanbevelingen? 5. Op welke wijze is de raad geïnformeerd over de aanbevelingen in het vervolgtraject? 6. Zijn de aanbevelingen uiteindelijk vertaald in beleid? pagina 3

Rekenkamer

Opzet van het onderzoek • Studie (beeld)verslagen vergaderingen, actieplannen, raads-, college- en beleidsdocumenten • Interviews met raadsleden, Griffie, verantwoordelijke portefeuillehouder met ambtelijke ondersteuning • Casusdossier namens college Normenkader: Er is spraken van goede doorwerking als: 1. college ondersteunt aanbevelingen in bestuurlijke reactie (zowel aanbevelingen aan college als aanbevelingen aan de raad); 2. raad neemt aanbevelingen over en geeft opdracht aan het college tot uitvoering; 3. college pakt uitwerking van overgenomen aanbevelingen op: resultaten worden zichtbaar in beleids- en/of uitvoeringspraktijk. pagina 4

Rekenkamer

Bevindingen subsidiebeleid: • Aanbevelingen zijn ondersteund in bestuurlijke reactie

• Raad heeft de aanbevelingen overgenomen • Ondanks goede voornemens zijn, mede als gevolg van het niet definiëren van het implementatieproces, de aanbevelingen uit het rekenkameronderzoek in de loop der tijd achter de horizon verdwenen en kan de rekenkamer niet beoordelen of de aanbevelingen zijn opgepakt.

pagina 5

Rekenkamer

Bevindingen Gebiedsgericht werken: • Aanbevelingen zijn ondersteund in bestuurlijke reactie

• Raad heeft de aanbevelingen overgenomen (en had geen behoefte aan een motie om de uitvoering te bekrachtigen) • In de afgelopen 2 jaar zijn geen raadsvoorstellen met beleid(saanpassingen) over of vanuit gebiedsgericht werken (GWW) opgesteld. De wethouder heeft aangegeven aan de gang te gaan met een gebiedsagenda en zelfsturing 2.0 , maar hoe aan de aanbevelingen van de rekenkamer een vervolg gaat worden gegeven is niet geconcretiseerd of vastgelegd.

pagina 6

Rekenkamer

Borging opvolging aanbevelingen via cyclische benadering (Deming cirkel)

PLANNEN: naar aanleiding van de feitelijke bevindingen die de rekenkamer rond een bepaald onderwerp van onderzoek heeft geconstateerd stelt de rekenkamer conclusies en aanbevelingen op. Deze aanbevelingen geven een basis voor (verdere) verbetering van de gemeentelijke taken en processen. DOEN: op basis van de door de raad aangenomen aanbevelingen uit een rekenkamerrapport kan het college worden gevraagd om een verbeterplan (plan-van-aanpak) met verbeteracties op te stellen. CONTROLEREN: de raad kan het college vragen om periodiek te rapporteren over de stand van zaken van de voorgenomen acties uit het verbeterplan. ACTUALISEREN: de raad kan op basis van de (voortgang van) het verbeterplan eventueel (bij)sturen via haar kaderstellende en controlerende rol. pagina 7

Rekenkamer

Bij rekenkamerrapporten wordt de activiteit PLANNEN ingevuld maar wordt aan de verdere activiteiten (DOEN, CONTROLEREN, ACTUALISEREN) niet, voor de raad duidelijk herkenbaar, aandacht besteed. Dit maakt het voor de raad lastig om hun kaderstellende en controlerende rol adequaat in te vullen. pagina 8

Rekenkamer

Suggesties voor operationaliseren borgingsproces: 1. Vraag het college om verbeterplan; 2. Maak één portefeuillehouder hoofdverantwoordelijk; 3. Zet verbeterplan op voorraadagenda van de raad (raadsplanning); 4. Hoe wil raad vorderingen monitoren? Bv jaarstukken, analoog aan moties en toezeggingen, analoog voortgangsrapportages van de majeure projecten of …? 5. Bepaal als raad wie op welk moment een rol heeft in borgingsproces (raad, college, portefeuillehouder, Griffie, Presidium, rekenkamer, werkgroep…); 6. Vraag college bij beleidsaanpassing in raadsvoorstel link te leggen met overgenomen aanbeveling(en). pagina 9

Rekenkamer

Hoofdconclusies:

• Bij beide casussen (subsidies en GWW) zijn de aanbevelingen van de rekenkamer (‘zorg voor een heldere, SMART geformuleerde kaderstelling’) niet herkenbaar in de beleidsvoorbereidende initiatieven, waardoor de rekenkamer niet kan vaststellen dat er gehandeld wordt in de geest van de eerdere aanbevelingen van de rekenkamer. • Bij beide casussen is/wordt in dialoog getreden met betrokkenen via dialoogsessies (subsidiebeleid) en een conferentie (GWW), maar de rol van de raad hierbij is niet helder. pagina 10

Rekenkamer

Conclusies Subsidiebeleid:

• Geen afspraken over implementatie van aanbevelingen en tijdpad daarvoor -> implementatie is niet meer als zelfstandig beleidstraject zichtbaar voor de raad; • Het opstellen van een viertal uitgangspunten voor dialoog met subsidieontvangers is geen kaderstelling voor beleid; • Het college heeft niet herkenbaar naar de raad gecommuniceerd waarom de aanbevelingen niet zijn meegenomen in nieuwe kaderstelling (ASV 2020); • De raad stelt geen vragen over het niet implementeren van aanbevelingen. pagina 11

Rekenkamer

Conclusies GWW: • De raad ziet een rol voor zichzelf in het toetsen of raadsvoorstellen voldoen aan heldere kaderstelling (evt. voorstel terugsturen); • Geen meerderheid in de raad voor 2 ingediende moties om te komen tot aanscherping beleid; • De raad heeft geen concrete afspraken gemaakt over de doorwerking van conclusies en aanbevelingen. Er worden wel initiatieven ontplooid door het college:  welk (nieuw) beleid ligt hier aan ten grondslag?  welke relatie bestaat er tussen dat beleid en de eerder overgenomen aanbevelingen? pagina 12

Rekenkamer

Conclusies opvolging aanbevelingen: Slechts onderdeel PLANNEN van Deming cirkel wordt ingevuld

Als de raad complete invulling wenst: 1. Hoe wil de raad geïnformeerd worden over opvolging aanbevelingen? 2. Welke rolverdeling ziet de raad hierbij? 3. Sluit aan bij cultuur van gemeente pagina 13

Rekenkamer

Aanbeveling 1 aan de raad: vraag bij elk rekenkameronderzoek om een verbeterplan (plan-van-aanpak) met verbeteracties (bij raadsvoorstel) en geef termijn aan Aanbeveling 2 aan de raad: Maak duidelijke afspraken over de behandelwijze van rekenkamerrapporten door de raad: controleren is een taak/rol van de gehele raad.

Aanbeveling 3 aan de raad: geef vorm (samen met college en Griffie) aan borgingsproces

pagina 14

Rekenkamer

Bestuurlijke reactie: Hoewel het college niet alle conclusies van de rekenkamer onderschrijft, geeft zij aan graag met u in gesprek te willen gaan over de invulling van de aanbevelingen van de rekenkamer in relatie tot de p&C cyclus en eventueel de Ontwikkelagenda van uw raad.

pagina 15