03c Bijlage 3 Communicatieplan nieuwe gemeenteraad

Communicatieplan nieuwe gemeenteraad v 0.2 1 februari 2022 Inleiding Gedurende de raadsperiode 2018-2021 sprak de gemeenteraad, via diverse overleggen, herhaaldelijk de wens uit om als collectief* te willen communiceren. Belangrijkste doelen: het vergroten van de zichtbaarheid van de raad en meer bekendheid geven aan de inhoud van het raadswerk. Toch is de raadscommunicatie tot nu toe niet goed van de grond gekomen. Dat heeft zeker niet met onwil te maken, maar met het gegeven dat het lastig blijkt om als collectief te communiceren over inhoud. In tegenstelling tot het college van B&W, dat als collectief besluiten neemt en daarover communiceert, bestaat de raad uit meerdere fracties met diverse politieke standpunten. De mogelijkheden om als collectief te communiceren over inhoudelijke onderwerpen zijn dan beperkt. In een brainstorm op 7 december 2021 besprak de raadswerkgroep Burgercontacten, samen met een vertegenwoordiger van Team Communicatie, de mogelijkheden om toch op een goede manier invulling te geven aan de wens van de raad om als collectief te communiceren. De uitkomst van deze sessie is verwoord in dit communicatieplan dat aangeboden wordt aan de nieuwe gemeenteraad in 2022. Doel van raadscommunicatie De raad wil met de inzet van communicatie de volgende doelen bereiken: 1.

Zichtbaarheid van de raad vergroten Wie zijn de raadsleden en wat is hun achtergrond (human interest)? Waarom vinden zij het raadswerk belangrijk? Waar zetten de raadsleden zich voor in? Hoe zijn de raadsleden te bereiken? 2. Bekendheid vergroten van de rol en het werk van de raad Wat is de functie van de raad? Welke onderdelen van het raadswerk zijn er? Hoe gaat het besluitvormingsproces in zijn werk? Waar gaat de raad wel en niet over? En wat doet de raad zoal? Dit communicatieplan gaat niet in op de communicatiedoelstellingen en –activiteiten van de individuele fracties. Die vallen onder de eigen verantwoordelijkheid van de diverse raadsfracties. Strategie Communiceren vanuit de raad als collectief betekent dat de voltallige raad zich kan vinden in de communicatieboodschappen van de raad. En ook dat de woordvoerders namens de voltallige raad spreken. Dit vraagt om goede afstemming gezien de samenstelling en de diversiteit aan standpunten binnen de raad. Niet alle onderwerpen lenen zich hiervoor. Daarom is het voorstel om in de aankomende raadsperiode te kiezen voor een communicatiestrategie via 2 sporen:

* Collectief: daarmee wordt bedoeld, het namens de raad als bestuursorgaan communiceren. Hiermee wordt niet bedoeld de communicatie door de diverse fracties.

1) Kennismaken met nieuwe raadsleden in 2022 Via diverse, wekelijkse publicaties in een speciale rubriek in weekblad Peel en Maas gaan we nieuwe raadsleden introduceren bij de inwoners van Venray. De raadsleden krijgen de gelegenheid om meer van zichzelf te laten zien en iets te vertellen over hun motivatie voor het raadswerk. We kiezen bewust voor publicatie in printmedia en niet voor sociale media vanwege het algoritme en mogelijke ongelijke exposure die dit met zich mee kan brengen. We geven met deze kennismaking invulling aan de doelstelling om de zichtbaarheid van de raad en de individuele raadsleden te vergroten. 2) Het agenderen van communicatiethema’s via een contentkalender De raadswerkgroep Burgercontacten blijft ook in de nieuwe raadsperiode actief en zal bij iedere bijeenkomst het onderwerp communicatie agenderen. Aan de hand van een contentkalender worden in de raadswerkgroep communicatiethema’s benoemd en de timing (planning) en inhoudelijke boodschappen met elkaar afgestemd. Per onderwerp bepaalt de raadswerkgroep wie de communicatie organiseert en uitvoert, wie woordvoerder is (kan ook een duo zijn, zoals besproken) en wie evt. met Team Communicatie nadere afspraken maakt. In alle gevallen bevat de communicatieboodschap geen politieke kleur. De focus ligt in eerste instantie op het belichten van de diverse aspecten van het raadswerk.

Toch kunnen ook beleidsinhoudelijke zaken de revue passeren, denk bijvoorbeeld aan een werkbezoek. Hiermee geeft de raad invulling aan de doelstelling om het raadswerk beter onder de aandacht te brengen van de inwoners. Communicatiemiddelen De raad kan diverse beschikbare communicatiekanalen– en middelen inzetten. Hieronder een overzicht van de meest gangbare middelen, maar maatwerk is altijd mogelijk: Communicatiemiddel

Mogelijkheden

Goed om te weten

Website gemeente

Plaatsen van nieuwsberichten van de gemeenteraad, bijvoorbeeld over werkbezoeken.

Een nieuwsbericht is alleen geschikt als er nieuwswaarde is. Stem hierover eerst af met Team Online dat eindverantwoordelijk is voor de content op de website. Denk ook aan geschikt, nieuwswaardig beeldmateriaal en voorzie het nieuwsbericht van een quote van een woordvoerder namens de raad.

Sociale media gemeente Venray (Facebook, Twitter, Instagram, LinkedIn)

Afhankelijk van de inhoud en doelgroep van de boodschap kun je beeld en tekst delen via de social mediakanalen van de gemeente.

Doorlinken naar meer informatie op de website is mogelijk.

Als de gemeenteraad informatie/nieuws wil delen

Raadsleden hebben zelf geen toegang tot het intranet.

Vennet (interne communicatie via intranet)

De eindredactie van de social mediakanalen ligt bij Team Communicatie. In onderling overleg vindt afstemming plaats over de te plaatsen content.

Weekblad Peel en Maas

Hallo Venray (tweewekelijks)

Omroep Venray

met (een groep) medewerkers van de gemeente, kan de raad hiervoor het intranet gebruiken.

De eindredactie van Vennet ligt bij Team Communicatie. In onderling overleg vindt afstemming plaats over de te plaatsen content.

Gratis content Via een zelf opgesteld persbericht deel je nieuws met de redactie van de Peel en Maas. Of je vraagt of de redactie interesse heeft in een redactioneel artikel/interview.

Gratis content Bij het aanleveren van gratis content bepaalt de redactie van de Peel en Maas of het bericht gepubliceerd wordt. Dit hangt af van de nieuwswaarde.

Betaalde content Wekelijks neemt de gemeente tegen betaling pagina’s af bij de Peel en Maas (gemeentepagina).

Betaalde content Bij betaalde content is plaatsing gegarandeerd. De eindredactie van de gemeentepagina ligt bij Team Communicatie. In onderling overleg vindt afstemming plaats over de te plaatsen content.

Gratis content Via een zelf opgesteld persbericht deel je nieuws met de redactie van de Hallo. Of je vraagt of de redactie interesse heeft in een redactioneel artikel/interview.

Gratis content Bij het aanleveren van gratis content bepaalt de redactie van de Hallo of het bericht gepubliceerd wordt. Dit hangt af van de nieuwswaarde.

Betaalde content Het is mogelijk om advertentieruimte te kopen.

Betaalde content Bij betaalde content is plaatsing gegarandeerd. Team Communicatie kan ondersteunen in de opmaak van een advertentie volgens de huisstijl.

De omroep biedt mogelijkheden om via de radio informatie over het raadswerk te geven, bijvoorbeeld met een interview.

Eventueel kan Team Communicatie adviseren en ondersteunen.

Bij afwegingen over de in te zetten middelen kan de raadswerkgroep altijd een beroep doen op de medewerkers van Team Communicatie voor advies en ondersteuning. Planning Voor wat betreft de kennismaking met nieuwe raadsleden is het voorstel om, na de installatie van de nieuwe raad, wekelijks een ander raadslid in de schijnwerpers te zetten in weekblad Peel en Maas. Een format hiervoor wordt met de nieuwe raad afgestemd. Om het raadswerk onder de aandacht te brengen, gaat de raadswerkgroep Burgercontacten aan de hand van een jaarplanning een contentkalender vullen. In de kalender worden diverse onderdelen van het raadswerk in de planning opgenomen aangevuld met actualiteiten die spelen en die de raad ook voor het voetlicht wil brengen.

Begroting Als de gemeenteraad gebruik wil maken van betaalde publicaties, dan zijn daar kosten aan verbonden. Voorgesteld wordt om in het eerste jaar op voorhand € 5.000,- te begroten voor raadscommunicatie en de daarop volgende jaren € 2.500,- (Het eerste jaar is meer budget nodig om de raadsleden voor te stellen op de gemeentepagina). Evaluatie Tijdens de bijeenkomsten van de raadswerkgroep Burgercontacten worden ook de communicatieactiviteiten geëvalueerd en waar nodig de aanpak bijgesteld. Ook hierbij is advies en ondersteuning vanuit Team Communicatie op afroep beschikbaar.