03 Rekenkamer Venray - Onderzoeksrapport Opvolgingsonderzoek subsidiebeleid en gebiedsgericht werken

Rekenkamer

Aan: Gemeenteraad Cc aan: Griffier, College van B&W, Gemeentesecretaris, MT, OR

Datum: Behandeld: Bijlage(n):

23-10-2021 Jolanda de Kreij 1

Kenmerk uw brief: Ons kenmerk:

niet van toepassing 2021-012

Onderwerp: Onderzoeksrapport ‘Opvolgingsonderzoek subsidiebeleid en gebiedsgericht werken’ Geachte leden van de gemeenteraad, De rekenkamer Venray biedt u hierbij het eindrapport aan van het ‘Opvolgingsonderzoek subsidiebeleid en gebiedsgericht werken’. De rekenkamer Venray heeft voor een tweetal (eerder door de rekenkamer onderzochte) casussen (kortweg aangeduid met: ‘gebiedsgericht werken ’en ‘subsidiebeleid (onderzoek 2015)’1 bezien: of en hoe aanbevelingen aan de gemeenteraad, aan het college, de ambtelijke organisatie en/of de griffie opvolging krijgen en doorvertaald worden in beleid. Hoofdconclusie van de rekenkamer Venray De hoofdconclusie in het rapport is dat de eerdere aanbevelingen van de rekenkamer (‘zorg voor een heldere, SMART geformuleerde kaderstelling’) niet herkenbaar zijn in de beleidsvoorbereidende initiatieven, waardoor de rekenkamer niet kan vaststellen dat er gehandeld wordt in de geest van de eerdere aanbevelingen van de rekenkamer. De rekenkamer heeft ook geconstateerd dat het (blijvend) sluitend maken van de cyclus (PLANNENDOEN-CONTROLEREN-ACTUALISEREN) in de gemeente Venray onvoldoende wordt opgepakt. Bij rekenkamerrapporten wordt de activiteit PLANNEN ingevuld maar wordt aan de verdere activiteiten (DOEN, CONTROLEREN, ACTUALISEREN) niet, voor de raad duidelijk herkenbaar, aandacht besteed.

Dit maakt het voor uw raad lastig om uw kaderstellende en controlerende rol adequaat in te vullen.

1

- in 2015 heeft de rekenkamercommissie onderzoek gedaan naar de omvang, doeltreffendheid en verantwoording van het Venrayse subsidiebeleid; - in 2018 heeft de rekenkamercommissie het gebiedsgericht werken onder de loep genomen en een aantal aanbevelingen gedaan, met name gericht op kaderstelling.

Rekenkamer

Aanbevelingen

De rekenkamer doet uw raad een drietal procesgerichte aanbevelingen, ter versterking van uw controlerende rol: -

-

Aanbeveling 1: neem standaard in een raadsvoorstel dat wordt opgesteld bij een rekenkamerrapport op dat het college wordt gevraagd om, aansluitend bij de door de raad aangenomen aanbevelingen, binnen een door de raad aangegeven termijn, een verbeterplan (plan-vanaanpak) met verbeteracties wordt aangeboden aan de raad. Aanbeveling 2: maak duidelijke afspraken over de wijze van behandeling van rekenkamerrapporten door de raad. Controle en toezicht op naleving van aanbevelingen uit rekenkamerrapporten regarderen uw hele raad en staan los van politiek-bestuurlijke verhoudingen in de raad. Aanbeveling 3: geef samen met het college en de Griffie vorm aan het borgingsproces van aanbevelingen uit rekenkamerrapporten en betrek hierbij eventueel de door de rekenkamer geformuleerde suggesties hierbij.

Bestuurlijke reactie en nawoord rekenkamer Het college van B&W van Venray heeft een bestuurlijke reactie op het rapport gegeven, die u kunt terugvinden in het rapport. Hoewel het college niet alle conclusies van de rekenkamer onderschrijft, geeft zij aan graag met u in gesprek te willen gaan over de invulling van de aanbevelingen van de rekenkamer in relatie tot de p&C cyclus en eventueel de Ontwikkelagenda van uw raad. De rekenkamer ziet de reactie van het college als een goede opening om aan de slag te gaan met de conclusies en aanbevelingen uit bijgaand eindrapport. De rekenkamer heeft voor het operationaliseren van het borgingsproces, vrijblijvend, enkele suggesties opgenomen in het rapport, zodat u als raad in de juiste positie komt (kaderstellen en daarna monitoren en controleren). De rekenkamer acht het echter voorbehouden aan u, als raad, om te bepalen of en welke (proces)veranderingen u wilt doorvoeren zodat een blijvende koppeling wordt gelegd tussen rekenkameronderzoeken (wat is er gebeurd?, hoe is het vertaald?) en de procesborging van de opvolging ervan. Vervolgproces De rekenkamer stelt u voor om het rapport, indien gewenst in haar aanwezigheid, te bespreken in uw commissievergadering en in de raad.

Hiertoe wordt een raadsvoorstel opgesteld, waarbij uw raad wordt voorgesteld om de conclusies te onderschrijven en de aanbevelingen over te nemen en in uitvoering te nemen. De rekenkamer biedt u aan om het rapport toe te lichten voorafgaand aan uw commissievergaderingen, waarbij u de gelegenheid heeft om vragen te stellen. Hiervoor kan een teams-bijeenkomst worden ingepland door de Griffie. Met vriendelijke groet, namens de rekenkamer Venray,

Judith Hendrickx voorzitter rekenkamer gemeente Venray Pagina 2

Rekenkamer

Opvolgingsonderzoek subsidiebeleid en gebiedsgericht werken rekenkamer Venray

Eindrapport Vastgesteld door rekenkamer Venray op 21 oktober 2021

Rekenkamer

Opvolgingsonderzoek subsidiebeleid en gebiedsgericht werken rekenkamer Venray

INHOUDSOPGAVE 1.

Samenvatting .................................................................................................................. 3

2.

Inleiding.......................................................................................................................... 3

3.

Doel en reikwijdte van het onderzoek ............................................................................. 3

4.

Onderzoeksvragen .......................................................................................................... 4

5.

Opzet van het onderzoek en onderzoeksproces ............................................................... 4

6.

Normenkader.................................................................................................................. 5

7.

Bevindingen .................................................................................................................... 5

8.

9.

7.1.

Bevindingen onderzoek ‘subsidiebeleid (onderzoek 2015)’ ......................................................................... 5

7.2.

Bevindingen onderzoek ‘gebiedsgericht werken’ ...................................................................................... 10

7.3.

Relatie met normenkader NVRR ................................................................................................................ 13

7.4.

Ontwikkelagenda raad .............................................................................................................................. 13

7.5.

Borging van de opvolging van aanbevelingen uit rekenkameronderzoeken ............................................. 14

Conclusies ..................................................................................................................... 16 8.1.

Overkoepelende conclusies ........................................................................................................................ 16

8.2.

Conclusies specifiek voor het onderzoek ‘subsidiebeleid (onderzoek uit 2015)’ ........................................ 17

8.3.

Conclusies specifiek voor het onderzoek ‘gebiedsgericht werken’............................................................. 18

Aanbevelingen .............................................................................................................. 18

10. Bestuurlijke reactie ....................................................................................................... 19 11. Bijlage A: Begrippenlijst ................................................................................................ 22 12. Bijlage B: INTERVIEWS................................................................................................... 23 13. Bijlage C: Aanbevelingen uit het onderzoek ‘Gebiedsgericht werken’ ............................. 24 14. Bijlage D: Aanbevelingen uit het onderzoek subsidiebeleid ............................................ 25 15. Bijlage E: Initiatieven gebiedsgericht werken ................................................................. 27 Kernwoorden: Lerende organisatie, doorwerking aanbevelingen, opvolgingsonderzoek, subsidiebeleid, gebiedsgericht werken, GWW

Pagina 2

Rekenkamer

Opvolgingsonderzoek subsidiebeleid en gebiedsgericht werken rekenkamer Venray

1. SAMENVATTING De rekenkamer Venray heeft voor een tweetal (eerder door de rekenkamer onderzochte) casussen (kortweg aangeduid met: ‘gebiedsgericht werken ’en ‘subsidiebeleid (onderzoek 2015)’ bezien: of en hoe aanbevelingen aan de gemeenteraad, aan het college, de ambtelijke organisatie en/of de griffie opvolging krijgen en doorvertaald worden in beleid. Dit is onderzocht aan de hand van de volgende hoofdvraag (en een zestal deelvragen): Wat is er gedaan met de aanbevelingen uit het onderzoek naar het subsidiebeleid en het gebiedsgericht werken? De hoofdconclusie is dat de eerdere aanbevelingen van de rekenkamer (‘zorg voor een heldere, SMART geformuleerde kaderstelling’) niet herkenbaar zijn in de beleidsvoorbereidende initiatieven, waardoor de rekenkamer niet kan vaststellen dat er gehandeld wordt in de geest van de eerdere aanbevelingen van de rekenkamer. De overige conclusies en de aanbevelingen zijn te lezen in de hoofdstukken 8. en 9. De bestuurlijke reactie is opgenomen in hoofdstuk 10. De rekenkamer Venray heeft naar aanleiding van de bestuurlijke reactie besloten om in de oplegbrief aan de raad een nawoord op te nemen. 2. INLEIDING De gemeenteraad heeft een kaderstellende en controlerende taak. Dat betekent onder andere dat de raad vinger aan de pols houdt of het college raadsbesluiten uitvoert.

De rekenkamer beoogt met haar onderzoeken bij te dragen aan de versterking van de rol van de raad. Bij de behandeling van rekenkamerrapporten worden aanbevelingen aan de gemeenteraad, aan het college, de ambtelijke organisatie en/of de griffie, in de regel overgenomen door de raad (raadsbesluit). De rekenkamer Venray heeft voor een tweetal casussen onderzocht (kortweg aangeduid met: ‘gebiedsgericht werken’ en ‘subsidiebeleid (onderzoek 2015)’1 of en hoe de uitvoering van het raadsbesluit is opgepakt en of dit heeft geleid tot het gewenste effect. Onderzoek naar de doorwerking van onderzoeksrapporten is voor de rekenkamer zelf óók van belang, omdat dit inzicht geeft in de mate waarin de aanbevelingen zijn opgepakt door raad, college en/of organisatie. Gehanteerde afkortingen/begrippen zijn toegelicht in bijlage A. 3. DOEL EN REIKWIJDTE VAN HET ONDERZOEK In 2015 heeft de rekenkamercommissie2 onderzoek gedaan naar de omvang, doeltreffendheid en verantwoording van het Venrayse subsidiebeleid en in 2018 heeft de rekenkamercommissie het gebiedsgericht werken onder de loep genomen.

1

2

Dit heeft betrekking op twee door de rekenkamercommissie Venray opgeleverde onderzoeken, zijnde: het in april 2018 opgeleverde onderzoek ‘Gebiedsgericht werken in Venray’ en het op 27 januari 2015 opgeleverde onderzoek ‘Gericht beleid? Een onderzoek naar de omvang, doeltreffendheid en verantwoording van het Venrayse subsidiebeleid’. Per 1 januari 2020 is de rekenkamercommissie in de gemeente Venray opgevolgd door de rekenkamer Venray.

Pagina 3

Rekenkamer

Opvolgingsonderzoek subsidiebeleid en gebiedsgericht werken rekenkamer Venray

In voorliggend onderzoek is de rekenkamer nagegaan in hoeverre in de periode 2016-2020 gevolg gegeven is aan de aanbevelingen van beide onderzoeken. De rekenkamer richt zich met dit opvolgingsonderzoek op de feitelijke instrumentele doorwerking van het rekenkamerrapport naar subsidiebeleid. Dat betekent dat er wordt gekeken in hoeverre de conclusies en aanbevelingen overgenomen zijn, vastgesteld zijn via een raadsbesluit en een concreet aantoonbaar vervolg (door de raad, het college, de ambtelijke organisatie en/of griffie) is gegeven in vervolgtrajecten en in het beleid van de gemeente Venray. Met voorliggend onderzoeksrapport wil de rekenkamer de controlerende taak van de gemeenteraad ondersteunen. 4. ONDERZOEKSVRAGEN Om het doel van het onderzoek te realiseren worden de volgende onderzoeksvragen beantwoord: Wat is er gedaan met de aanbevelingen uit het onderzoek naar het subsidiebeleid en het gebiedsgericht werken? Deelvragen: 1. Wat was de centrale vraagstelling en hoe luiden de aanbevelingen van de onderzoeken naar subsidiebeleid en gebiedsgericht werken? 2. Op welke wijze hebben de raad en het college zich uitgesproken over de aanbevelingen uit het rapport? 3. In hoeverre zijn de aanbevelingen door de raad en het college overgenomen? 4. Zijn er afspraken gemaakt over de implementatie van de aanbevelingen? 5.

Op welke wijze is de raad geïnformeerd over de aanbevelingen in het vervolgtraject? 6. Zijn de aanbevelingen uiteindelijk vertaald in beleid? 5. OPZET VAN HET ONDERZOEK EN ONDERZOEKSPROCES Het onderzoek is uitgevoerd door bestudering van (beeld) verslagen van vergaderingen, vervolg(actie)plannen, raads-, college- en beleidsdocumenten van de gemeente en het houden van interviews (digitaal via MS-Teams) met een aantal raadsleden, de Griffie en de verantwoordelijke portefeuillehouder met ambtelijke ondersteuning (zie verder bijlage B.). Per brief van 28 oktober 2020 zijn de gemeenteraad en de directie van de gemeente Venray geïnformeerd over de start van het onderzoek en is het college gevraagd om medewerking te verlenen aan het onderzoek. Namens het college is, op aanvraag van de voorzitter van de rekenkamer, een casusdossier ter beschikking gesteld. Het concept-onderzoeksrapport is door de voorzitter van de rekenkamer Venray voorgelegd aan de gemeentesecretaris om eventuele feitelijke onjuistheden te kunnen corrigeren. Dit heeft in 2 slagen plaatsgevonden (juni 2021 en september 2021). Het concept-rapport is daar op volgend door de voorzitter van de rekenkamer Venray voorgelegd aan het college om hen in de gelegenheid te stellen om te reageren op de Pagina 4

Rekenkamer

Opvolgingsonderzoek subsidiebeleid en gebiedsgericht werken rekenkamer Venray

bevindingen, conclusies en aanbevelingen in voorliggend rapport. De bestuurlijke reactie is integraal opgenomen in hoofdstuk 10 van voorliggend rapport. 6. NORMENKADER In april 2018 heeft de NVRR een nieuw model gepresenteerd voor het meten en verklaren van de doorwerking van een rekenkamerproduct en voor het trekken van lessen daaruit3. Voor het doorwerkingsonderzoek heeft de rekenkamer zich laten inspireren door het model van de NVRR. Er is sprake van goede doorwerking als achtereenvolgens aan drie voorwaarden is voldaan: 1. Het college ondersteunt de aanbevelingen van de rekenkamercommissie in zijn bestuurlijke reactie. Daarbij gaat het zowel om aanbevelingen aan het college als om aanbevelingen aan de raad omdat die vaak een gerichte opdracht aan het college inhouden; 2. De raad neemt de aanbevelingen van de rekenkamercommissie over en geeft waar nodig opdracht aan het college tot uitvoering; 3. Het college neemt de uitwerking de overgenomen aanbevelingen ter hand en wel op een zodanige manier dat de resultaten goed zichtbaar worden in de beleids- en/of uitvoeringspraktijk. 7.

BEVINDINGEN

7.1. Bevindingen onderzoek ‘subsidiebeleid (onderzoek 2015)’ In het rekenkamerrapport “Gericht beleid” wordt verslag gedaan van het onderzoek in 2015 van de RKC Venray naar het subsidiebeleid van de gemeente Venray. Eerder in 2005 was ook een rekenkamerrapport over het subsidiebeleid verschenen, ”De subsidie de baas”, waarbij vooral aandacht was besteed aan de rechtmatigheid van het subsidiebeleid (er was nog geen Algemene Subsidie Verordening, die is in 2008 door de raad vastgesteld). In 2015 concludeert de RKC dat er sinds het eerdere rapport in 2005 veel is geïnvesteerd in de rechtmatigheid van de subsidieverstrekking en dat deze sterk is verbeterd, maar dat er weinig is verbeterd waar het gaat om doeltreffendheid en doelmatigheid: ‘Algemeen kan de conclusie worden getrokken dat ten aanzien van het subsidiebeleid de kaderstellende taak van de raad niet uit de verf komt wat betreft doelmatigheid en doeltreffendheid’. Conclusies van het onderzoek zijn (samengevat): - ‘De rekenkamercommissie concludeert dat in de beleidsregels van de verschillende beleidsvelden onvoldoende helder omschreven is wat de beleidsdoelen zijn die met het instrument subsidie gerealiseerd moeten worden’. ‘De rekenkamercommissie concludeert dat in het subsidietraject weinig tot geen aandacht besteed wordt aan het evalueren van subsidies.” (doeltreffendheid)

3

NVRR (april 2018), Handreiking meten van doorwerking rekenkamerproducten. De Nederlandse Vereniging van Rekenkamers en Rekenkamercommissies stelde in samenwerking met lokale rekenkamers een model samen voor het meten van doorwerking van rekenkamerproducten. Dit model bevat o.a. het bereik van het product, de effecten die het product teweeg heeft gebracht en de mate en het type van doorwerking en verklaringen hiervoor.

Pagina 5

Rekenkamer

-

-

Opvolgingsonderzoek subsidiebeleid en gebiedsgericht werken rekenkamer Venray

‘De rekenkamercommissie concludeert dat het voor de raad niet mogelijk is om op basis van de verantwoording van de subsidieontvangers te toetsen of de oorspronkelijke beleidsdoelstellingen gerealiseerd worden’. ‘De rekenkamer concludeert dat wel informatie ter kennisname naar de raad gestuurd wordt maar dat deze informatie gefragmenteerd is en weinig overzicht biedt’. ‘De rekenkamercommissie concludeert dat er verbeteringen zijn aan te brengen in het interne proces van subsidieverstrekking en verwerking’.

De bevindingen per deelvraag zijn onderstaand beschreven: 1. Wat was de centrale vraagstelling en hoe luiden de aanbevelingen van de onderzoeken naar subsidiebeleid In het onderzoek ‘subsidiebeleid’ uit 2015 staat de volgende vraagstelling centraal: in hoeverre heeft de gemeente Venray inzicht in de doeltreffendheid van de verstrekte subsidies? De centrale vraagstelling is onderverdeeld in 5 (sub)onderzoeksvragen die elk beantwoord zijn in het onderzoek. De rekenkamercommissie is positief over het voornemen om het stelsel van subsidieverstrekking te herzien en geeft daarbij kort samengevat de volgende aanbevelingen mee: - ‘Versterk de kaderstellende rol van de raad ten aanzien van het subsidiebeleid….’. - ‘Versterk de mogelijkheden van de raad om haar controlerende taak uit te oefenen door verbetering van de informatievoorziening aan de raad over het subsidieproces….’. - ‘Communiceer naar subsidieontvangers duidelijker welke doelen men met het verstrekken van de subsidie men wil realiseren en wat men verwacht van de bijdrage die de subsidieontvanger daarvoor gaat leveren’. - ‘Onderzoek waar in het interne proces van subsidieverstrekking mogelijkheden zijn voor versterking en verbetering…’. De integrale tekst van de aanbevelingen is opgenomen in bijlage D. 2.

Op welke wijze hebben de raad en het college zich uitgesproken over de aanbevelingen uit het rapport? In de bestuurlijke reactie (28 januari 2016) reageert het college positief op de conclusies en aanbevelingen uit het rapport en geeft het aan dat het reeds opdracht heeft gegeven om het totale gemeentelijke subsidiebeleid te herijken. ‘Het rapport is voor de gemeente Venray een waardevol document geworden, waar wij dankbaar gebruik van zullen maken bij de herijking van het subsidiebeleid. Uw conclusies en aanbevelingen geven ons een goed inzicht in de werking van het huidige subsidiestelsel’. ‘Uw aanbevelingen: - Versterk de kaderstellende rol van de gemeenteraad - Versterk de controlerende mogelijkheden van de gemeenteraad - Controleer of gemeentelijke doelen gerealiseerd worden door subsidieverlening (lees: doelmatigheid) - Central, afdeling overstijgende, coördinatie en aansturing van subsidieprocessen, Pagina 6

Rekenkamer

Opvolgingsonderzoek subsidiebeleid en gebiedsgericht werken rekenkamer Venray

- Probeer het subsidieproces efficiënter in te richten, onderschrijven wij dan ook volledig en worden voor ons belangrijke ijkpunten voor het herziene subsidiebeleid.’ Op 23 februari 2016 is het rapport aan de orde geweest in de raadsvergadering en heeft de raad kennis genomen van het rapport en ingestemd met de conclusies en aanbevelingen. 3. In hoeverre zijn de aanbevelingen door de raad en het college overgenomen? Al tijdens het rekenkameronderzoek in 2015 werd een start gemaakt met de herziening/herijking van het vigerende subsidiebeleid. In de bestuurlijke reactie (28 januari 2016) reageert het college positief op de conclusies en aanbevelingen uit het rapport en geeft het aan de aanbevelingen volledig te onderschrijven en deze te zien als belangrijke ijkpunten voor het herziene subsidiebeleid. Ongeveer gelijktijdig met de aanbieding van het rekenkamerrapport in februari 2016 heeft het college een advies voorgelegd aan de raad waarin wordt voorgesteld om de herijking van het subsidiebeleid breed aan te pakken en de raad gevraagd wordt in te stemmen met de voorgestelde procesaanpak. Twee dagen voor de aanbieding van het rekenkamerrapport heeft de raad al ingestemd met de voorgestelde procesgang voor herijking van het subsidiebeleid (23 februari 2016).

Het proces is globaal en verdeeld in 5 fases, waarbij alleen voor de eerste fase (Inzicht en bewustwording vraagstuk) een tijdpad wordt aangegeven: 1e kwartaal 2016. Voor de overige fases zal het tijdpad later worden bepaald. ”Aan de hand van de inventarisatie, fase 1, wordt de omvang en reikwijdte van het proces concreet bepaald”. Op 23 februari 2016 heeft de raad kennis genomen van het rapport en ingestemd met de conclusies en aanbevelingen. 4. Zijn er afspraken gemaakt over de implementatie van de aanbevelingen? Op 16-06-2016 deelt het college mee aan de raad dat als gevolg van prioritering van de werkzaamheden het proces van herijking van het subsidiebeleid vertraging heeft opgelopen (de eerste fase had al doorlopen zullen zijn) maar: ‘De conclusies van het rekenkameronderzoek en de behandeling hiervan in de gemeenteraad hebben het college doen besluiten tot het aanbrengen van een versnelling in het voorgenomen proces. Dit betekent dat de werkzaamheden voor de herijking van het subsidiebeleid met voorrang worden opgepakt en vervolgd. De resultaten en bevindingen uit het rekenkameronderzoek worden daarin nadrukkelijk meegenomen.’ Het college geeft aan dat de herijking binnen de lopende collegeperiode zal plaats vinden.

In het 1e kwartaal van 2017 zal een raadsvoorstel worden ingediend tot vaststelling van de uitgangspunten van het subsidiebeleid en wordt het uitvoeringsprogramma opgesteld.

Pagina 7

Rekenkamer

Opvolgingsonderzoek subsidiebeleid en gebiedsgericht werken rekenkamer Venray

5. Op welke wijze is de raad geïnformeerd over de aanbevelingen in het vervolgtraject? Op 6 september 2016 ontvangt de raad een adviesnota waarin de raad gevraagd wordt kennis te nemen van de stand van zaken en in te stemmen met 4 algemene uitgangspunten voor de dialoog met betrokken partijen. De 4 uitgangspunten zijn:  voor wat hoort wat;  subsidie als stimulans;  kwalitatieve ontwikkeling;  samenwerking. Andere uitgangspunten voor de dialoog met subsidieontvangers zijn:  uitgangspunten zijn gebaseerd op reeds vastgesteld beleid;  aansluiting op de huidige tijdgeest;  basis voor de dialoog;  keuze voor de dialoog;  zo groot mogelijke deelname ten behoeve van een breed draagvlak. Voor het communicatietraject wordt de raad gevraagd een budget van € 25.000,- te reserveren. Op 1 november 2016 stemt de raad in met deze aanpak via dialoog-aanpak. In 2017 worden vier dialoogbijeenkomsten gehouden en een verdiepingssessie met verengingen, raadsleden en ambtenaren. Vervolgens ontvangt de raad op 19 maart 2018 een brief van het college over de stand van zaken met betrekking tot het traject ‘Verbeteren subsidiebeleid’. In de brief wordt aangegeven dat verbetering van het subsidiebeleid geen bezuinigingsbeleid is maar wel kan leiden tot een herverdeling, waarbij gezocht wordt naar een zo groot mogelijk draagvlak.

‘Daarbij heeft u de ambitie uitgesproken om meer aan de voorkant van het proces betrokken te worden om zo uw kaderstellende rol uit te kunnen oefenen. Hieraan is door u concreet invulling gegeven door het formuleren van voorlopige uitgangspunten. Deze dienden als basis voor de brede dialoog met subsidieontvangers en niet-subsidieontvangers. Deze voorlopige uitgangspunten zijn afgeleid van de herijkte Strategische Visie Venray: -voor wat hoort wat -subsidie als stimulans -kwalitatieve ontwikkeling -samenwerking’. Het college deelt de raad mee dat het niet mogelijk is de oorspronkelijke opzet van het proces te volgen omdat de ‘opbrengst uit de dialoog’ onvoldoende duidelijkheid biedt (de opzet was dat de raad zou aangeven of de uitgangspunten aanpassing en/of aanvulling behoeven).

Pagina 8

Rekenkamer

Opvolgingsonderzoek subsidiebeleid en gebiedsgericht werken rekenkamer Venray

‘Passend in de lijn van het proces en ten behoeve van een zo groot mogelijk draagvlak is in overleg met de werkgroep burgercontacten besloten om deze onderwerpen in de vorm van co-creatie met een vertegenwoordiging van de verenigingen verder aan te scherpen. De resultaten uit deze bijeenkomsten verwachten wij medio 2018 aan u voor te kunnen leggen. Op basis hiervan wordt u als raad in de gelegenheid gesteld de aanpassing/aanvulling op de eerder aangegeven uitgangspunten aan ons mee te geven ten behoeve van het afrondende raadsvoorstel.’ Op 18 september 2018 besluit de raad de (eerder voorlopig genoemde) uitgangspunten definitief vast te stellen. De raad wordt gevraagd: - ‘het college opdracht te geven om in lijn met de uitgangspunten tot een nadere uitwerking te komen zodanig dat deze uitgangspunten toepasbaar zijn voor het instrument subsidie -het college opdracht te geven om te komen tot een implementatieplan om het verbeterde subsidiebeleid uit te kunnen rollen’. Op 17 september 2019 is de raad via een raadsinformatiebrief geïnformeerd dat het college op 16 september het nieuwe subsidiebeleid evenementen heeft vastgesteld (nadat het concept beleid is voorgelegd aan 85 evenementenorganisaties, waarvan er 18 gereageerd hebben). Op de zelfde wijze worden op 2 maart 2020 nieuwe criteria voor subsidie natuureducatie door het college vastgesteld.

In de raadsvergadering van 5 november 2019, bij de behandeling van de programma begroting, is het subsidiebeleid aan de orde geweest en heeft de raad in een motie het college gevraagd om in het 2e kwartaal 2020 een voorstel voor een herziene ASV (algemene subsidieverordening, daterend uit 2007) ter vaststelling aan de raad voor te leggen. In een motie (PvdA) wordt erop gewezen dat afronding van het traject in 2019 gepland stond en dat verenigingen en organisaties willen weten waar ze met betrekking tot subsidie aan toe zijn en dat het de participatie van burgers bij de totstandkoming geen goed doet als ze nog langer op resultaten moeten wachten. Per raadsinformatiebrief van 23 januari 2020 is de gemeenteraad door het college geïnformeerd met een update over het subsidie-instrument, waarbij aangehaakt wordt op de 4 eerder genoemde uitgangspunten. Op 7 juli 2020 wordt de ASV 2020 vastgesteld en de ASV 2007 ingetrokken. De aanpassingen zijn :  De vier uitgangspunten zijn opgenomen en met het aangenomen amendement op 7 juli 2020 is hier het uitgangspunt ‘inclusie’ aan toegevoegd;  Bepalingen zijn verduidelijkt;  Gebruik van begrippen is eenduidig doorgevoerd;  Bepalingen over staatssteun en de mogelijkheid tot verlaging van het subsidieplafond zijn opgenomen (modelverordening VNG); Pagina 9

Rekenkamer

Opvolgingsonderzoek subsidiebeleid en gebiedsgericht werken rekenkamer Venray

 Bepalingen uit het BNRS (besluit nadere regels subsidieverstrekking) die zien op de hoofdstructuur van het subsidieproces zijn nu in de ASV opgenomen;  De vereiste van toestemming voor een bepaalde rechtshandeling van de subsidieontvanger was dubbel geregeld. Op 7 september 2020 stelt het college het BNRS (Besluit Nadere Regels Subsidieverstrekking) vast, dat in gaat op 1 januari 2021. 6. Zijn de aanbevelingen uiteindelijk vertaald in beleid? In 2018 deelt het college aan de raad mee dat in overleg met de werkgroep burgercontacten is besloten tot een andere aanpak: een proces van co-creatie (van beleid) met een vertegenwoordiging van verenigingen en organisaties. De raad wordt gevraagd de vier uitgangspunten voor de discussie met de belanghebbenden vast te stellen. In het raadsvoorstel wordt dit omschreven als kaderstelling. Vanaf dat moment verdwijnt het rekenkamerrapport achter de horizon en wordt er niet meer aan gerefereerd. De herziening van de ASV (Algemene Subsidieverordening) in 2020 vindt plaats na een motie van de raad omdat verenigingen en organisaties aandringen op duidelijkheid omtrent hun subsidies. Bij die herziening spelen de aanbevelingen uit het rekenkamerrapport, voor zover traceerbaar door de rekenkamer, geen rol. Geen van de aanbevelingen uit het rekenkamerrapport 2015 is tot op heden vertaald in beleid. 7.2.

Bevindingen onderzoek ‘gebiedsgericht werken’ De rekenkamercommissie van de gemeente Venray heeft in 2018 onderzoek uitgevoerd naar het gebiedsgericht werken. De primaire onderzoeksperiode was 2010-2016, waarbij het zwaartepunt lag bij de periode 2013-2016. Het doel van het onderzoek was “inzicht te bieden in enerzijds de resultaten van het gebiedsgericht werken in de gemeente Venray afgezet tegen de geformuleerde doelen, en anderzijds de kosten die gepaard zijn gegaan met de kanteling van werken”. Op basis van de bevindingen heeft de rekenkamercommissie (samenvattend) geconcludeerd dat kosten, opbrengsten en resultaten van het beleid niet vast te stellen zijn. Er zijn vooraf geen heldere, meetbare doelstellingen geformuleerd. Bovendien zijn beleid en invulling gaandeweg veranderd. De kaderstelling bij het beleid schoot tekort, zowel bij de implementatie als bij tussentijdse wijzigingen. Controle was daardoor moeilijk. De bevindingen per deelvraag zijn onderstaand beschreven: 1. Wat was de centrale vraagstelling en hoe luiden de aanbevelingen van de onderzoeken naar subsidiebeleid en gebiedsgericht werken? In het onderzoek naar ‘gebiedsgericht werken’ zijn twee hoofddoelen geformuleerd die zijn vertaald naar twee centrale onderzoeksvragen: a. Wat zijn de resultaten en opbrengsten van gebiedsgericht werken in de gemeente vanaf 2010, afgezet tegen de geformuleerde doelen? b.

Welke kosten zijn er gepaard gegaan met de transitie en worden deze kosten terugverdiend? Pagina 10

Rekenkamer

Opvolgingsonderzoek subsidiebeleid en gebiedsgericht werken rekenkamer Venray

Aan de hand van het onderzoek en het beantwoorden van de (sub) onderzoeksvragen is de Rekenkamercommissie tot een aantal aanbevelingen gekomen. Deze aanbevelingen zijn opgesplitst in aanbevelingen voor het college en de gemeenteraad. En een aantal aanbevelingen voor zowel de raad als het college. De aanbevelingen zijn opgenomen in bijlage C. 2. Op welke wijze hebben de raad en het college zich uitgesproken over de aanbevelingen uit het rapport? Het college heeft haar zienswijze op het rapport laten weten via een bestuurlijke reactie die is toegevoegd aan het onderzoek. Daarin bedankt het college de rekenkamer voor het rapport en geeft ze aan de samenvattende conclusies te onderschrijven. Het college herkent zich in de aanbevelingen van raad en college. En geeft aan deze ook ter harte te zullen nemen. Wel geeft het college haar eigen reflectie op het rapport. Zo heeft het college o.a. vragen over de metingen en de meetresultaten. Meten we de juiste dingen en meten we dat goed? Op 18 december 2018 heeft de gemeenteraad een besluit genomen over het rapport. In het besluit werd het college gevraagd om kennis te nemen van het onderzoeksrapport en de conclusies en aanbevelingen te onderschrijven. Tijdens deze vergadering hebben de fracties van de VVD en VENRAY Lokaal een motie4 en de fractie D66 een motie5 ingediend.

Met het argument dat heldere kaderstelling onderdeel is van de gangbare gang van zaken binnen het college heeft de wethouder beide moties ontraden. De raad dient een raadsvoorstel terug te sturen als zij van mening is dat heldere kaderstelling ontbreekt. Achter dit standpunt schaarde zich het grootste deel van de gemeenteraad. De gemeenteraad was tevreden met het antwoord van de wethouder dat zij aan de slag gaat met de aanbevelingen. Er was bij de raad dan ook geen behoefte meer aan een motie om dit te bekrachtigen. 3. In hoeverre zijn de aanbevelingen door de raad en het college overgenomen? Het college heeft de aanbevelingen van de Rekenkamercommissie onderschreven en overgenomen. En geeft aan, aan de slag te gaan met het opstellen van een gebiedsagenda waarin de meetbare doelstellingen, zoals welke effecten wil je bereiken, onderdeel van uit zal maken. De gemeenteraad is in meerderheid van mening dat zij de verantwoordelijkheid heeft om te controleren of nieuw beleid voldoet aan heldere kaderstelling, wat controle en sturing mogelijk maakt. En indien dat niet het geval is moet zij de voorstellen terugsturen aan het college. 4. Zijn er afspraken gemaakt over de implementatie van de aanbevelingen?

4

Deze motie roept het college op: Zich maximaal in te spannen om bij voorstellen voor nieuw beleid helder de doelstelling en de kaders aan te geven conform aanbevelingen van de rekenkamerdommissie.

5

Deze motie roept het College op: - de aanbevelingen van de rekenkamercommissie te volgen voor zover deze betrekking hebben op de daadwerkelijk meetbare resultaten; - ruimte te scheppen voor het optimaal stimuleren en realiseren van de niet meetbare maar gewenste effecten, in de breedste zin, binnen of ten gevolge van deze projecten.

Pagina 11

Rekenkamer

Opvolgingsonderzoek subsidiebeleid en gebiedsgericht werken rekenkamer Venray

Met betrekking tot de implementatie van de aanbevelingen gaat de wethouder aan de slag met het opstellen van een gebiedsagenda. Waarin de effecten, zoals: wat wil je bereiken, meetbaar moeten zijn. In algemene zin zijn er geen concrete afspraken gemaakt over de implementatie van aanbevelingen. De raad wordt door het college geïnformeerd via raadsinformatiebrieven. Het SMART formuleren van doelen en het verbeteren van documenten in de planning en control cyclus wordt besproken in de auditcommissie. Het opvolgen van de aanbevelingen van gebiedsgericht werken wordt omschreven als een continue proces van verbetering: “er zijn stappen gezet maar de aanbevelingen zijn tot op heden niet in zijn geheel geïmplementeerd”. 5. Op welke wijze is de raad geïnformeerd over de aanbevelingen in het vervolgtraject? De raad heeft via de wethouder (op 18 december 2018) vernomen dat ze aan de slag gaat met de gebiedsagenda en zelfsturing 2.0. Daarbuiten zijn geen mededelingen richting de raad gegaan over het vervolgtraject. Sturen op eigen agenda en vroegtijdig betrokken zijn bij totstandkoming van beleid is ook een thema op de ontwikkelagenda van de raad. Tijdens elke presidiumvergadering wordt de planning van de raad besproken en wordt gesproken over thema’s die vooruitlopend op besluitvorming geagendeerd kunnen worden. Daarmee wordt invulling gegeven aan de kaderstellende rol van de raad.

De raad en de auditcommissie werken aan de ontwikkeling van de Planning en Control cyclus waarbij ook het helder en SMART formuleren van doelen en het kunnen vergelijken van verschillende documenten en jaarschijven onderwerp van gesprek is. 6. Zijn de aanbevelingen uiteindelijk vertaald in beleid? De gemeenteraad heeft in haar vergadering van december 2018 het rekenkameronderzoek besproken De gemeenteraad heeft geen concrete afspraken gemaakt over de doorwerking van de conclusies en aanbevelingen: er zijn geen afspraken gemaakt over een plan van aanpak of een termijn waarop de aanbevelingen van de rekenkamer worden opgepakt. In de afgelopen 2 jaar zijn geen raadsvoorstellen met beleid(saanpassingen) over of vanuit GGW opgesteld. De wethouder heeft aangegeven aan de gang te gaan met een gebiedsagenda en zelfsturing 2.06, maar hoe aan de aanbevelingen van de rekenkamer een vervolg gaat worden gegeven is niet geconcretiseerd of vastgelegd.

6

Het college is wel gestart met een pilot voor een gebiedsagenda in de wijk Landweert en de organisatie van een conferentie (naar verwachting najaar 2021) op het gebied van zelfsturing, GGW en participatie. De (kaderstellende) rol van de raad bij deze initiatieven is niet duidelijk. Zie voor een nadere toelichting op genoemde initiatieven, bijlage E.

Pagina 12

Rekenkamer

Opvolgingsonderzoek subsidiebeleid en gebiedsgericht werken rekenkamer Venray

7.3. Relatie met normenkader NVRR Er is sprake van goede doorwerking als achtereenvolgens aan drie voorwaarden is voldaan: Norm 1

2

3

Het college ondersteunt de aanbevelingen van de rekenkamercommissie in zijn bestuurlijke reactie (zowel raad als college) De raad neemt de aanbevelingen van de rekenkamercommissie over en geeft waar nodig opdracht aan het college tot uitvoering Het college neemt de uitwerking van de overgenomen aanbevelingen ter hand en wel op een zodanige manier dat de resultaten goed zichtbaar worden in de beleids- en/of uitvoeringspraktijk.

‘subsidiebeleid (onderzoek 2015)’ Ja Bestuurlijke reactie 28-01-2016

‘gebiedsgericht werken’ Ja Bestuurlijke reactie 23-10-2018

Ja Raadsbesluit 23-02-2016

Ja Raadsbesluit 18-12-2018 De raad had geen behoefte aan een motie om de uitvoering te bekrachtigen Ondanks goede Er zijn geen voornemens zijn, mede als raadsvoorstellen gevolg van het niet opgesteld en aangeboden definiëren van het aan de raad (peildatum 2 implementatieproces, de februari 2021). De aanbevelingen uit het rekenkamer Venray kan rekenkameronderzoek in daarmee niet beoordelen de loop der tijd achter de of de aanbevelingen zijn horizon verdwenen en kan opgepakt. de rekenkamer niet beoordelen of de aanbevelingen zijn opgepakt.

7.4. Ontwikkelagenda raad Sturen op eigen agenda en vroegtijdig betrokken zijn bij totstandkoming van beleid is een thema op de ontwikkelagenda van de raad. Tijdens elke presidiumvergadering wordt de planning van de raad besproken en wordt gesproken over thema’s die vooruitlopend op besluitvorming geagendeerd kunnen worden. Daarmee wordt invulling gegeven aan de kaderstellende rol van de raad. De raad en de auditcommissie werken aan de ontwikkeling van de Planning en Control cyclus waarbij ook het helder en SMART formuleren van doelen en het kunnen vergelijken van verschillende documenten en jaarschijven onderwerp van gesprek is.

Pagina 13

Rekenkamer

Opvolgingsonderzoek subsidiebeleid en gebiedsgericht werken rekenkamer Venray

7.5. Borging van de opvolging van aanbevelingen uit rekenkameronderzoeken De Deming-cirkel beschrijft vier activiteiten die op alle verbeterprocessen in organisaties van toepassing zijn. Het cyclische karakter garandeert dat de kwaliteitsverbetering continu onder de aandacht is. PLANNEN: naar aanleiding van de feitelijke bevindingen die de rekenkamer rond een bepaald onderwerp van onderzoek heeft geconstateerd stelt de rekenkamer conclusies en aanbevelingen op. Deze aanbevelingen geven een basis voor (verdere) verbetering van de gemeentelijke taken en processen. DOEN: op basis van de door de raad aangenomen aanbevelingen uit een rekenkamerrapport kan het college worden gevraagd om een verbeterplan (plan-van-aanpak) met verbeteracties op te stellen. CONTROLEREN: de raad kan het college vragen om periodiek te rapporteren over de stand van zaken van de voorgenomen acties uit het verbeterplan. ACTUALISEREN: de raad kan op basis van de (voortgang van) het verbeterplan eventueel (bij)sturen via haar kaderstellende en controlerende rol.

De vier activiteiten uit de Deming-cirkel heeft de rekenkamer Venray vertaald vanuit de opzet van reguliere7 rekenkamerrapporten (dus los van de specifieke inhoud van een rapport). Deze zijn: PLANNEN: naar aanleiding van de feitelijke bevindingen die de rekenkamer rond een bepaald onderwerp van onderzoek heeft geconstateerd stelt de rekenkamer conclusies en aanbevelingen op. Deze aanbevelingen geven een basis voor (verdere) verbetering van de gemeentelijke taken en processen.

7

reguliere onderzoeksrapporten zijn rekenkamerrapporten die conclusies en aanbevelingen bevatten (dus bijvoorbeeld geen vooronderzoeken, verkennende onderzoeken en informerende publicaties).

Pagina 14

Rekenkamer

Opvolgingsonderzoek subsidiebeleid en gebiedsgericht werken rekenkamer Venray

DOEN: op basis van de door de raad aangenomen aanbevelingen uit een rekenkamerrapport kan het college worden gevraagd om een verbeterplan (plan-van-aanpak) met verbeteracties op te stellen. CONTROLEREN: de raad kan het college vragen om periodiek te rapporteren over de stand van zaken van de voorgenomen acties uit het verbeterplan. ACTUALISEREN: de raad kan op basis van de (voortgang van) het verbeterplan eventueel (bij)sturen via haar kaderstellende en controlerende rol. De rekenkamer constateert dat het (blijvend) sluitend maken van de cyclus in de gemeente Venray onvoldoende wordt opgepakt. Bij rekenkamerrapporten wordt de activiteit PLANNEN ingevuld maar wordt aan de verdere activiteiten (DOEN, CONTROLEREN, ACTUALISEREN) niet, voor de raad duidelijk herkenbaar, aandacht besteed. Dit maakt het voor de raad lastig om haar kaderstellende en controlerende rol adequaat in te vullen. De rekenkamer acht het voorbehouden aan de raad om te bepalen of zij hier veranderingen in wil doorvoeren zodat een blijvende koppeling wordt gelegd tussen het rekenkameronderzoek (wat is er gebeurd?, hoe is het vertaald?) en de procesborging van de opvolging ervan. De rekenkamer meent er wel goed aan te doen om de raad, vrijblijvend, enkele suggesties te doen voor het operationaliseren van het borgingsproces (waar aan de orde in samenspraak met het college): 1.

vraag het college om bij elk rekenkamerrapport, binnen een door de raad bepaalde termijn, een verbeterplan op te (laten) stellen en maak hier één portefeuillehouder hoofdverantwoordelijk voor. Dit verbeterplan moet, waar mogelijk per conclusie/aanbeveling en bij voorkeur inclusief de bredere doorwerking naar andere beleidsterreinen , duidelijk maken hoe de opvolging van de aanbeveling ‘landt’ in de organisatie; 2. laat het college in het verbeterplan duidelijk en op SMARTe8 wijze aangeven wanneer en wat wordt aangepakt, welke verandering wordt beoogd, welke doelstellingen/streefwaarden worden gehanteerd en hoe de voortgang wordt gemonitord (en met welke indicatoren). Dit helpt de raad in haar controlerende rol; 3. laat de Griffie het verbeterplan inclusief afspraken over aanlevertermijn op de voorraadagenda van de raad (raadsplanning) zetten. Dit vormt de informatieborging bij de overgang naar een nieuwe raadsperiode of bij het aantreden van nieuwe raadsleden; 4. bepaal als raad welke mogelijkheden het beste passen om de opvolging van de aanbevelingen via de vorderingen in het plan van aanpak te monitoren, bijvoorbeeld via opname van de stand van zaken in de jaarstukken, analoog aan de werkwijze bij het monitoren van moties en toezeggingen, analoog aan de werkwijze bij de voortgangsrapportages van de majeure projecten of … (door de raad zelf in te vullen); 8

SMART: specifiek, meetbaar, acceptabel, resultaatgericht, tijdgebonden.

Pagina 15

Rekenkamer

Opvolgingsonderzoek subsidiebeleid en gebiedsgericht werken rekenkamer Venray

5. bepaal als raad wie op welk moment een rol heeft in het borgingsproces (raad, college, portefeuillehouder, Griffie, Presidium, rekenkamer, werkgroep, …); 6. indien een rekenkameronderzoek leidt tot beleidsaanpassing, vraag het college dan om in het raadsvoorstel duidelijk aan te geven in hoeverre rekening is gehouden met de aanbeveling(en) van de rekenkamer. 8. CONCLUSIES Bij beide onderzoeken hebben zowel het college als de raad de aanbevelingen uit de onderzoeksrapporten ‘gebiedsgericht werken’ en ‘subsidiebeleid (onderzoek uit 2015)’ overgenomen. De rekenkamer heeft de conclusies uitgesplitst naar: -

conclusies specifiek voor het onderzoek ‘gebiedsgericht werken’ conclusies voor het onderzoek ‘subsidiebeleid (onderzoek uit 2015)’ overkoepelende conclusies

8.1. Overkoepelende conclusies 1. Op grond van de gemeentewet is het de raad die moet controleren of de financiële middelen die de gemeente tot zijn beschikking heeft, op doelmatige en doeltreffende manier worden besteed. Het is daarbij belangrijk dat raadsleden weten wat er speelt in de samenleving, maar daarna is het aan de raad om de kaders voor het beleid vast te stellen. Bij beide onderwerpen van onderzoek is/wordt in dialoog getreden met betrokkenen via dialoogsessies (subsidiebeleid) en een nog te organiseren conferentie (GWW). Bij deze beleidsvoorbereidende acties is de rol van de raad niet helder: zijn raadsleden deelnemer aan de dialoog? zijn zij waarnemer? worden de resultaten vertaald in beleidsvoorstellen en zo ja, hoe en wanneer wordt de raad hierbij betrokken en kan zij haar kaderstellende rol invullen? Ook de aanbevelingen van de rekenkamer (‘zorg voor een heldere, SMART geformuleerde kaderstelling’) zijn niet herkenbaar in de beleidsvoorbereidende initiatieven, waardoor de rekenkamer niet kan vaststellen dat er gehandeld wordt in de geest van de eerdere aanbevelingen van de rekenkamer. 2.

De rekenkamer constateert dat binnen de gemeente Venray bij rekenkamerrapporten slechts een deel van de Deming-cirkel (PLANNEN-D0EN-CONTROLEREN-ACTUALISEREN) wordt ingevuld (onderdeel PLANNEN) maar dat aan de verdere onderdelen (DOEN, CONTROLEREN, ACTUALISEREN) geen nadere invulling wordt gegeven. Als de raad dit wel wenselijk acht, is het aan de raad om duidelijk aan te geven hoe zij geïnformeerd wil worden over de opvolging van aangenomen aanbevelingen uit rekenkamerrapporten en welke rolverdeling zij daarbij ziet. De rekenkamer heeft hiervoor een aantal suggesties gedaan, maar de raad is (waar aan de orde in samenspraak met het college) aan zet om hier een keuze in te maken die uitvoerbaar is en past bij de cultuur van de gemeente Venray.

Pagina 16

Rekenkamer

Opvolgingsonderzoek subsidiebeleid en gebiedsgericht werken rekenkamer Venray

8.2. Conclusies specifiek voor het onderzoek ‘subsidiebeleid (onderzoek uit 2015)’ 1. Bij de behandeling van het rekenkamerrapport in de raad heeft de raad de conclusies en de aanbevelingen van het rapport onderschreven maar dat heeft er niet toe geleid dat er afspraken gemaakt zijn over de implementatie van de aanbevelingen en een tijdpad waarin dat zal plaatsvinden. De raad heeft het college daar niet om gevraagd en het college heeft volstaan met de mededeling dat de aanbevelingen een belangrijk ijkpunt zullen zijn in het herijkingsproces van het subsidiebeleid. Gevolg hiervan is dat de implementatie van de aanbevelingen niet meer als een zelfstandig beleidstraject herkenbaar is, maar onderdeel is gaan uitmaken van een breed opgezet proces waar nog geen vorm aan is gegeven en waarvan ook het tijdspad niet is vastgelegd. 2.

Er is nog geen zicht op de implementatie van de aanbevelingen van het rekenkameronderzoek. In juni 2016 heeft het college besloten het proces te versnellen om het binnen de dan lopende collegeperiode af te ronden (voorjaar 2017 zou een voorstel naar de raad gaan). Niet duidelijk is of het proces in de huidige collegeperiode zal worden afgerond.

3.

Subsidies zijn een middel om beleidsdoelen te realiseren. In de kaderstelling van het subsidiebeleid van de gemeente dient te worden aangegeven wanneer en onder welke voorwaarden de gemeente dit middel wil inzetten en welk doel zij daarmee voor ogen heeft. Het doel dient zodanig concreet geformuleerd te zijn dat achteraf controle mogelijk is op de realisatie van de doelstelling. Het vast stellen van uitgangspunten voor de dialoog met de subsidieontvangers kan van uit dit perspectief niet beschouwd worden als een kaderstelling voor het subsidiebeleid.

4.

Ondanks goede voornemens zijn, mede als gevolg van het niet definiëren van het implementatieproces, de aanbevelingen uit het rekenkameronderzoek in de loop der tijd achter de horizon verdwenen en is tot op heden geen van de aanbevelingen gerealiseerd. Er bestaat geen zicht op de wijze waarop de aanbevelingen uit het rekenkameronderzoek geïmplementeerd gaan worden in nieuw subsidiebeleid. Ook bij de herziening van de Algemene Subsidieverordening spelen de aanbevelingen uit het rekenkamerrapport geen rol. Tot op heden heeft het college niet duidelijk herkenbaar naar de raad gecommuniceerd dat er redenen zijn om de aanbevelingen niet ten uitvoer te brengen (bijvoorbeeld: ongewenst, onuitvoerbaar, voortschrijdend inzicht).

5.

De raad heeft, voor zover door de rekenkamer heeft kunnen nagaan, geen vragen gesteld over het niet implementeren van de aanbevelingen in de afgelopen vijf jaar.

Pagina 17

Rekenkamer

Opvolgingsonderzoek subsidiebeleid en gebiedsgericht werken rekenkamer Venray

8.3. Conclusies specifiek voor het onderzoek ‘gebiedsgericht werken’ 1. Het college heeft via een bestuurlijk reactie laten weten dat zij de samenvattende conclusies uit het rekenkamerrapport ‘gebiedsgericht werken’ onderschrijft. Ze herkent zich in de aanbevelingen van de raad en het college en is voornemens hieraan een vervolg geven. De raad ziet ook nadrukkelijk een rol voor zichzelf in het toetsen of de raadsvoorstellen voldoen aan heldere kaderstelling. En de raad is van mening dat indien een voorstel op dit punt onvoldoende concreet en scherp is, ze het raadsvoorstel terug moet sturen. 2.

Zowel de conclusies als de aanbevelingen van het rapport ‘gebiedsgericht werken’ zijn door de raad ongewijzigd vastgesteld. Voor twee ingediende moties om te komen tot aanscherping van beleid op dit punt was geen meerderheid in de raad te vinden.

3.

De gemeenteraad heeft geen concrete afspraken gemaakt over de doorwerking van de conclusies en aanbevelingen: er zijn geen afspraken gemaakt over een plan van aanpak of een termijn waarop de aanbevelingen van de rekenkamer worden opgepakt en worden vertaald in (nieuw) beleid. De wethouder heeft wel aangegeven aan de gang te gaan met een gebiedsagenda en zelfsturing 2.0. De basis voor dit handelen is de rekenkamer niet duidelijk: welk (nieuw) beleid ligt hier aan ten grondslag? en welke relatie bestaat er tussen dat beleid en de eerder overgenomen aanbevelingen? De rekenkamer heeft geconstateerd dat er namelijk (nog) geen raadsvoorstellen opgesteld en vastgesteld door de raad. Hierdoor kan de rekenkamer niet beoordelen in hoeverre de aanbevelingen als het gaat om het meegeven van heldere kaders en controleerbare doelstellingen, in het vervolg van ‘gebiedsgericht werken’ ook daadwerkelijk zijn opgevolgd.

9. AANBEVELINGEN De rekenkamer doet naar aanleiding van het onderzoek een drietal procesgerichte aanbevelingen aan de raad, ter versterking van haar controlerende rol: Aanbeveling 1 aan de raad: neem standaard in een raadsvoorstel dat wordt opgesteld bij een rekenkamerrapport op dat het college wordt gevraagd om, aansluitend bij de door de raad aangenomen aanbevelingen, binnen een door de raad aangegeven termijn, een verbeterplan (plan-van-aanpak) met verbeteracties wordt aangeboden aan de raad. Aanbeveling 2 aan de raad: maak duidelijke afspraken over de wijze van behandeling van rekenkamerrapporten door de raad. Controle en toezicht op naleving van aanbevelingen uit rekenkamerrapporten regarderen de hele raad en staan los van politiek-bestuurlijke verhoudingen in de raad. Aanbeveling 3 aan de raad: geef samen met het college en de Griffie vorm aan het borgingsproces van aanbevelingen uit rekenkamerrapporten en betrek hierbij eventueel de door de rekenkamer geformuleerde suggesties hierbij.

Pagina 18

Rekenkamer

10.

Opvolgingsonderzoek subsidiebeleid en gebiedsgericht werken rekenkamer Venray

BESTUURLIJKE REACTIE

Pagina 19

Rekenkamer

Opvolgingsonderzoek subsidiebeleid en gebiedsgericht werken rekenkamer Venray

Pagina 20

Rekenkamer

Opvolgingsonderzoek subsidiebeleid en gebiedsgericht werken rekenkamer Venray

Pagina 21

Rekenkamer

11.

Opvolgingsonderzoek subsidiebeleid en gebiedsgericht werken rekenkamer Venray

BIJLAGE A: BEGRIPPENLIJST

ASV Algemene subsidieverordening BNRS Besluit Nadere Regels Subsidies college het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Venray DRO Dorpsradenoverleg GWW Gebiedsgericht werken MS-Teams applicatie om digitaal te kunnen vergaderen NVRR Nederlandse Vereniging Rekenkamers en Rekenkamercommissies RIGO Profiel met beschrijving van de leefbaarheid in wijken en dorpen. SMART Specifiek, meetbaar, acceptabel, resultaatgericht, tijdgebonden WRO Wijkradenoverleg

Pagina 22

Rekenkamer

12.

Opvolgingsonderzoek subsidiebeleid en gebiedsgericht werken rekenkamer Venray

BIJLAGE B: INTERVIEWS

Interview raadsleden

Interview Griffie

Interview portefeuillehouder

Deelnemers H. Bisschops (raadslid) B. Künen (raadslid) T. Zandbergen (raadslid) J. Derikx (raadslid) J. Hendrickx (vz rekenkamer Venray) L. van Drooge (lid rekenkamer Venray) J. de Kreij (secretaris/onderzoeker rekenkamer Venray) S. Boere (Griffier gemeente Venray) J. Hendrickx (vz rekenkamer Venray) L. van Drooge (lid rekenkamer Venray) J. de Kreij (secretaris/onderzoeker rekenkamer Venray) A. Thielen (wethouder Sociale zaken, Jeugd en Leefbaarheid) M. de Bruijn (teammanager) W. van der Bas (beleidsmedewerker gebiedsgericht werken) A. van Uden (projectleider ruimtelijke en maatschappelijke ontwikkeling) J. Hendrickx (vz rekenkamer Venray) L. van Drooge (lid rekenkamer Venray) J. de Kreij (secretaris/onderzoeker rekenkamer Venray)

Pagina 23

Datum 25 januari 2021

27 januari 2021

27 januari 2021

Rekenkamer

Opvolgingsonderzoek subsidiebeleid en gebiedsgericht werken rekenkamer Venray

13. BIJLAGE C: AANBEVELINGEN UIT HET ONDERZOEK ‘GEBIEDSGERICHT WERKEN’ Aanbevelingen uit het onderzoek ‘Gebiedsgericht werken in Venray’, april 2018: 1. Aan het college: Zie er op toe dat wanneer nieuw beleid aan de raad wordt voorgelegd ter besluitvorming dat dit beleidsvoornemen voorzien is van een heldere, eenduidige kaderstelling. In deze kaderstelling dienen in grote lijnen de volgende vragen aan de orde te komen: - Hoe ziet het eindresultaat er uit ( meetbaar), wanneer zijn we tevreden? - Op welk tijdstip denken we dit te bereiken, hoe is de fasering? - Wat is de doelgroep van het beleid, alle inwoners of een specifiek segment? - Met wie gaan we het realiseren, wie zijn de partners, hoe is de taakverdeling? - Wat gaat het kosten, wat zijn de onzekerheden van de begroting, risico? - Hoe gaan we de voortgang meten, monitoren? - Hoe wordt er gerapporteerd aan de raad over de voortgang, resultaten? - Welke evaluatiemomenten worden in het traject opgenomen? 2. Aan de raad: Wanneer nieuw beleid ter besluitvorming aan u wordt voorgelegd controleer dan, voorafgaand aan de besluitvorming, of de kaderstelling hiervan zodanig is geformuleerd dat u op basis van deze kaderstelling kunt controleren of de uitvoering van de beleidsvoornemens op doelmatige en doeltreffende wijze plaats kan vinden.

Dat betekent dus dat de in de kaderstelling eenduidig is vastgelegd hoe wordt omgegaan met de in aanbeveling 1 geformuleerde vragen. 3. Aan het college: Wanneer het tijdens het traject van uitvoering van voorgenomen beleid op basis van gewijzigde omstandigheden of op basis van voortschrijdend inzicht gewenst is het accent van beleid te wijzigen doe dat dan op basis van een nieuwe kaderstelling waarin de onder aanbeveling 1 geformuleerde vragen opnieuw worden beantwoord. 4. Aan college en raad: Wanneer bij de uitvoering van beleid beslissingsbevoegdheid wordt gedelegeerd of gemandateerd naar andere partijen zoals dat gebeurd is bij zelfsturing leg dan duidelijk vast binnen welke kaders dit plaatsvindt aangezien de raad ook in dit geval verantwoordelijk blijft voor de doeltreffende en doelmatige uitvoering van beleid en besteding van middelen

Pagina 24

Rekenkamer

Opvolgingsonderzoek subsidiebeleid en gebiedsgericht werken rekenkamer Venray

14. BIJLAGE D: AANBEVELINGEN UIT HET ONDERZOEK SUBSIDIEBELEID Aanbevelingen uit het onderzoek ‘Gericht beleid? Een onderzoek naar de omvang, doeltreffendheid en verantwoording van het Venrayse subsidiebeleid’, 27 januari 2015: Aanbeveling 1: Versterk de kaderstellende rol van de raad ten aanzien van het subsidiebeleid. Dit zou kunnen door subsidiebesluiten, zeker die van de professionele instellingen en de grotere subsidies aan de raad voor te leggen, waarbij het de taak van de raad is om vast te stellen of de subsidie aansluit op de beleidsdoelstellingen van het betreffende beleidsveld en of helder is vastgelegd welke resultaten (mede) door middel van de subsidie gerealiseerd zullen worden. Met ander woorden : de raad gaat akkoord met de subsidieverstrekking nadat zij heeft vastgesteld dat aan de voorwaarden is voldaan om na verloop van tijd te kunnen controleren of de verstrekte subsidie doeltreffend is geweest. Die voorwaarden houden in dat helder is aangegeven hoe de subsidieverstrekking aansluit op de beleidsdoelstellingen van het betreffende beleidsveld, dat zo SMART mogelijk is aangegeven welke resultaten van de subsidieverstrekking verwacht wordt binnen welke termijn, op welke wijze de monitoring van de resultaten geschiedt, op welke termijn er evaluatie van de subsidieverstrekking plaats vindt.

Aanbeveling 2: Versterk de mogelijkheden van de raad om haar controlerende taak uit te oefenen door verbetering van de informatievoorziening aan de raad over het subsidieproces. Dit zou kunnen door in een nieuwe ASV vast te leggen dat er periodieke terugkoppeling (jaarlijks, tweejaarlijks) dient plaats te vinden over het uitgevoerde subsidiebeleid. Terugkoppeling waaruit de doeltreffendheid en doelmatigheid van het gevoerde beleid is af te lezen. Dit om de gemeenteraad in de positie te brengen dat ze haar controlerende taak goed kan uitvoeren. In een periodieke nota subsidiebeleid, gebaseerd op ambtelijke evaluaties en daaruit voortvloeiende vaststellingen van subsidies door het college, kunnen per beleidsveld de maatschappelijke doelen, de maximum budgetten, de subsidiecriteria e.d. en voor een volledig beeld ook de indirecte subsidies worden opgenomen. Op basis van een dergelijke nota kan de gemeenteraad besluiten of er aanpassingen in/op zowel het inhoudelijke beleid als het subsidiebeleid nodig zijn. Aanbeveling 3: De gemeente kan naar subsidieontvangers duidelijker communiceren welke doelen men met het verstrekken van de subsidie wil realiseren en wat men verwacht van de bijdrage die de subsidieontvanger daaraan gaat leveren.

Een subsidieontvanger (zeker de professionele) dient in de verantwoording achteraf aan te tonen dat ze die bijdrage aan deze doelrealisering ook daadwerkelijk hebben geleverd. Omdat dit laatste voor uitvoerende organisaties lastig kan zijn, is het aan te bevelen dat de gemeente zelf degelijke beleidsevaluaties op betreffende beleidsterreinen laat uitvoeren. Mocht daarbij blijken dat de subsidieverstrekking niet effectief is, kan deze worden stopgezet, anders worden ingevuld of worden vervangen door andere instrumenten.

Pagina 25

Rekenkamer

Opvolgingsonderzoek subsidiebeleid en gebiedsgericht werken rekenkamer Venray

Aanbeveling 4: Onderzoek waar in het interne proces van subsidieverstrekking mogelijkheden zijn voor versterking en verbetering, onder andere door het aanstellen van één functionaris die alle subsidies afdelingsoverstijgend kan coördineren en eindverantwoordelijk is voor dit proces. Naast goede communicatie over te realiseren doelstellingen met externen, zijn eenduidige afspraken gewenst over onder andere: hoe informatie over subsidies aan “Planning en control” moet worden aangeleverd; hoe deze informatie verwerkt moet worden en waar ze wordt geboekt ; hoe om te gaan met subsidies van andere overheden. Daarnaast kan het subsidieproces door duidelijke regels efficiënter worden ingericht. Op dit moment wordt er veel geïnvesteerd in de rechtmatigheid van het subsidieproces en wordt veel overleg gevoerd met medewerkers van juridische zaken, communicatie, planning en control e.d. Onderzoek of hier een effiency-slag te maken is.

Pagina 26

Rekenkamer

Opvolgingsonderzoek subsidiebeleid en gebiedsgericht werken rekenkamer Venray

15. BIJLAGE E: INITIATIEVEN GEBIEDSGERICHT WERKEN Om ervaring op te doen met het opstellen van een gebiedsagenda is gestart met een pilot ‘gebiedsagenda’ in de wijk Landweert. Daarnaast is het plan om in nauwe samenwerking met een begeleidingsgroep een conferentie te organiseren met vertegenwoordigers van Raad, college, ambtenaren, externe partners (w.o. dorps- en wijkraden) en initiatiefnemers om een gezamenlijke ambitie en werkwijze te bepalen op het gebied van zelfsturing, GGW en participatie. De gebiedsagenda is niet alleen van de gemeente, maar ook van bewoners en partners. Het is een gezamenlijke uitvoeringsagenda. De ervaringen in Landweert worden in deze fase nu gebruikt voor het verfijnen van de informatieverzameling en analyse (zie hieronder, stap a). De gebiedsagenda kent een cyclus en bestaat uit de volgende stappen: a) Informatieverzameling en analyse (vooralsnog 1x per 3 jaar). Het kan dat gedurende een periode thema’s erbij komen of verdwijnen. Het is een dynamische agenda. Dat wordt bepaald bij stap d. Voor het bepalen van de effecten zijn er instrumenten beschikbaar, zoals de RIGO-profielen die 2-jaarlijks de leefbaarheid beschrijft in wijken en dorpen.